PROFFIX EINFÜHRUNG
Stand Oktober 2020 www.proffix.net 1 / 66
PROFFIX Einführung Übersicht über die Zusammenarbeit der einzelnen PROFFIX Module im Beispiel von der
Adresserstellung bis zur Rechnungsstellung.
Verwenden Sie für die aufgeführten Beispiele die Demodatenbank von PROFFIX.
Daten nur einmal erfassen und durchgängig verwalten ........................................................4
Allgemeiner Aufbau ...............................................................................................................4
Tastenkombinationen ........................................................................................................5
Suchfelder .........................................................................................................................5
Suche innerhalb der sichtbaren Tabelle ........................................................................6
Suche ausblenden .........................................................................................................6
Tabellen und Funktionen ...................................................................................................6
Spaltenreihenfolge .........................................................................................................6
Spaltenbreite .................................................................................................................6
Spalten ein- oder ausblenden ........................................................................................7
Daten sortieren ..............................................................................................................8
Daten gruppieren ...........................................................................................................8
Nach dieser Spalte gruppieren ......................................................................................8
Gruppierungsfeld anzeigen ............................................................................................9
Mehrfache Gruppierung .................................................................................................9
Gruppierung ausblenden ............................................................................................. 10
Gruppierungsfeld ausblenden ..................................................................................... 10
Filter pro Spalte ........................................................................................................... 10
Autofilterzeile ............................................................................................................... 11
Filteroptionen ............................................................................................................... 11
Filter ausblenden ......................................................................................................... 12
Infofenster ....................................................................................................................... 13
Daten exportieren ............................................................................................................ 14
search.ch ......................................................................................................................... 14
twixtel .............................................................................................................................. 15
Easymonitoring................................................................................................................ 16
Doppelte Adressen suchen ............................................................................................. 17
Adresse erfassen ................................................................................................................ 19
Registerkarte Allgemein .................................................................................................. 20
PROFFIX EINFÜHRUNG
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Registerkarte Kommunikation ......................................................................................... 21
Registerkarte Debitoren .................................................................................................. 21
Registerkarte Kreditoren ................................................................................................. 22
Registerkarte Kontakt ..................................................................................................... 22
Registerkarte Notizen ...................................................................................................... 23
Registerkarte Dokumente ............................................................................................... 23
Registerkarte Zusatzfelder .............................................................................................. 24
Registerkarte Adressgruppen ......................................................................................... 24
Registerkarte Webshop................................................................................................... 25
Registerkarte Aktivitäten ................................................................................................. 25
Lagerartikel erfassen ................................................................................................ 26
Registerkarte Allgemein .................................................................................................. 27
Registerkarte Preise ........................................................................................................ 28
Registerkarte Bestände ................................................................................................... 28
Registerkarte Verbuchung............................................................................................... 29
Registerkarte Notizen ...................................................................................................... 29
Registerkarte Dokumente ............................................................................................... 30
Registerkarte Zusatzfelder .............................................................................................. 30
Registerkarte Lieferanten ................................................................................................ 31
Registerkarte Stückliste .................................................................................................. 31
Registerkarte Optionen ................................................................................................... 32
Registerkarte Bilder ......................................................................................................... 32
Registerkarte Aktivitäten ................................................................................................. 33
Auftragsdokument erstellen ................................................................................................ 34
Offerte erstellen ............................................................................................................... 34
Auftragskopf ................................................................................................................ 34
Auftragsposition .......................................................................................................... 34
Auftragsfuss ................................................................................................................ 35
Auftragsdokument speichern und drucken ................................................................. 35
Dokument schliessen .................................................................................................. 36
Auswahlfelder und Suche ............................................................................................ 36
Auftragsdokument weiterbearbeiten ................................................................................... 37
Suche nach Dokumenten ................................................................................................ 37
Weitere Lagerartikel hinzufügen ...................................................................................... 37
Auftragsdokumente umwandeln und bearbeiten ................................................................ 38
Offerte in Auftragsbestätigung umwandeln und weiterbearbeiten .................................. 38
Position ändern ............................................................................................................... 39
Position kopieren ............................................................................................................. 39
Position löschen .............................................................................................................. 39
Positionen verschieben/löschen ...................................................................................... 40
Positionen verschieben ................................................................................................ 40
Positionen löschen ...................................................................................................... 40
Positionen aktualisieren................................................................................................... 41
Preise aktualisieren ...................................................................................................... 41
Steuercodes aktualisieren............................................................................................ 41
Position suchen ............................................................................................................... 42
Auftragsbestätigung in eine Rechnung umwandeln ........................................................ 42
Dokumentenfluss von der Offerte bis zur Rechnung ....................................................... 42
Was geschieht im Hintergrund in anderen Modulen? ......................................................... 43
Artikel- und Lagerverwaltung .......................................................................................... 43
Adressverwaltung ............................................................................................................ 43
Debitoren- und Finanzbuchhaltung ................................................................................. 43
CRM ................................................................................................................................ 44
Übersicht der Auftragspositionen ....................................................................................... 44
Artikel .............................................................................................................................. 45
Freie Position................................................................................................................... 45
Optionen .......................................................................................................................... 46
Rapport ........................................................................................................................... 46
Text ................................................................................................................................. 47
Gesamtrabatt .................................................................................................................. 47
PROFFIX EINFÜHRUNG
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Subtotal ........................................................................................................................... 48
Bild .................................................................................................................................. 48
Occasions-Objekt ........................................................................................................... 49
Seitenumbruch ................................................................................................................ 49
Gutschein verkaufen ....................................................................................................... 49
Rückstand/Reservation ................................................................................................... 50
Dokumentpositionen aus anderen Dokumenten ............................................................. 50
Externe Dokumentpositionen (Scanner) .......................................................................... 51
Auftragsfuss ........................................................................................................................ 51
Kondition ..................................................................................................................... 51
Lieferart ....................................................................................................................... 52
Vertreter ....................................................................................................................... 52
Fusstext ....................................................................................................................... 52
Alles rund ums Dokument .................................................................................................. 53
Dokumente verwalten ..................................................................................................... 53
Dokument suchen ....................................................................................................... 53
Neues Dokument ......................................................................................................... 53
Dokument kopieren ..................................................................................................... 53
Dokument speichern ................................................................................................... 53
Dokument abbrechen .................................................................................................. 53
Dokument löschen ....................................................................................................... 53
Weiterverarbeitung des Dokuments ................................................................................ 54
Dokument speichern, drucken, neu ............................................................................. 54
Dokument drucken ...................................................................................................... 54
Dokument Vorschau .................................................................................................... 54
Dokument als E-Mail versenden .................................................................................. 54
Adressen anpassen ..................................................................................................... 54
Adressetiketten drucken .............................................................................................. 54
Artikeletiketten drucken ............................................................................................... 55
Zusatzkosten und Zusatzinfos erfassen .......................................................................... 55
Porto definieren ........................................................................................................... 55
Kleinmengenzuschlag definieren ................................................................................. 55
Zusatzfelder erfassen .................................................................................................. 56
Aktivität definieren ........................................................................................................... 56
Zahlungen ....................................................................................................................... 57
Rechnung aufsplitten ................................................................................................... 57
Zahlung definieren ....................................................................................................... 57
Gutschein einlösen ...................................................................................................... 58
Vorauszahlung definieren............................................................................................. 59
Rückstände/Reservationen ............................................................................................. 60
Ganzes Dokument reservieren ..................................................................................... 60
Rückstände bilden ....................................................................................................... 60
Rückstände/Reservationen liefern ............................................................................... 61
Listen .................................................................................................................................. 61
Zu den Listen wechseln................................................................................................... 61
Benutzerdefiniertes PROFFIX Layout ................................................................................. 62
Darstellung in Navigation ändern .................................................................................... 63
Neue Gruppe hinzufügen ................................................................................................ 63
Neue Verknüpfung erstellen ............................................................................................ 63
Favoriten ......................................................................................................................... 64
Massenmutation ................................................................................................................. 65
Erklärungen Symbole
Aufgabe
Hinweise
Notizen
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Daten nur einmal erfassen und durchgängig verwalten
PROFFIX ist eine modular aufgebaute Administrationssoftware für KMU. Die
branchenunabhängige Business-Software lässt sich jederzeit nach Ihren Bedürfnissen mit
einzelnen Modulen erweitern. Die Module arbeiten eng miteinander zusammen.
Angefangen bei der Basis – der «Adressverwaltung» über die einzelnen Module wie die
«Auftragsbearbeitung», «Debitoren-und Kreditorenbuchhaltung» und vielen weiteren,
fliessen die Finanzzahlen aller Module schlussendlich in die «Finanzbuchhaltung».
Allgemeiner Aufbau
Tabelle individuell anpassbar
− Spalten ein-/ausblenden: Rechtsklick auf Spaltenüberschrift – «Spaltenauswahl»
− Spaltenreihenfolge ändern: Spaltenüberschriften mit gedrückter Maustaste an
gewünschte Stelle ziehen
− Spaltenbreite ändern: Spaltentrennlinie schieben oder Doppelklick
für die optimale Breite
− Sortieren: Klick auf Spaltenüberschrift. Ein erneuter Klick wechselt zwischen
auf- und absteigender Sortierung
/ Suche starten (Ctrl+F)
Su
ch
-
maske
Navigation /
Wechseln zu einzelnen Modulen
Su
ch
resultat
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Tastenkombinationen
− Ctrl+A Alles markieren
− Ctrl+C Kopieren
− Ctrl+V Einfügen
− Ctrl+Alt+V Text ohne Formatierung einfügen / Inhalte einfügen
− Ctrl+X Ausschneiden
− Ctrl+S Speichern
− Ctrl+F Suchen
− Ctrl+Shift+F In Ergebnis suchen
− Ctrl+N / Insert Neuer Datensatz
− Ctrl+K Datensatz kopieren
− Ctrl+D Datensatz ändern
− Ctrl+L Datensatz löschen
− PageDown Datensatz einfügen/speichern
− Ctrl+M / Leertaste Datensatz markieren
− Ctrl+P Drucken
− Ctrl+Shift+P Bildschirmvorschau
− Ctrl+R Zusatzfelder
− Ctrl+Z Rückgängig
− Ctrl+Y Wiederherstellen
− Ctrl+Q Auftragsbearbeitung / Vorher eingegebene Suchkriterien im Fenster
Dokumente suchen nochmals aufrufen
− Ctrl+Shift+Y Suchmaske leeren
− Ctrl+Alt+L zu Listen des aktiven Moduls wechseln
− F1 PROFFIX Hilfe
− F2 Tagesdatum
− F3 Telefonwahl aufrufen
− F4 Datensatz in Tabelle suchen / Suchfenster öffnen
− F5 Ansicht aktualisieren
− F6 Kalender
− F7 Finanzübersicht
− F8 Disposition
− F9 Preise berechnen
− F10 CRM-Infofenster
− F11 Suchfenster Archiv
− F12 Schrift als Vorgabe für alle Textfelder definieren
− Ctrl+F12 Schrift als Vorgabe pro Textfeld definieren
(Fokus bei Schriftdefinition – Schriftart, -grösse)
− Ctrl+Shift+F12 Pro Textfeld gespeicherte Schriftvorgabe löschen
− Ctrl+F12 Text editieren (Fokus in Textfeld)
− +/- Tag +/-
− Shift und +/- Monat +/-
− Ctrl und +/- Jahr +/-
− Eine detaillierte Einleitung/Beschreibung der PROFFIX Funktionen kann in der
PROFFIX Hilfe F1 aufgerufen werden
Suchfelder In der Regel ist bei jedem Modul auf dem Hauptfenster eine Suchmaske mit den
dazugehörigen Suchfeldern. Hier kann nach den entsprechenden Daten gesucht werden.
1. Gewünschte Suchkriterien ausfüllen
2. Klick auf «Suchen» (Ctrl+F)
3. Daten werden in der Tabelle angezeigt
Gruppe
Schnellzugriff
Multifunktions-
leiste
Registerkarte
Sym
bo
l
Modul-Leiste
PROFFIX EINFÜHRUNG
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Suche innerhalb der sichtbaren Tabelle
1. Rechtsklick auf beliebige Spaltenüberschrift
2. Klick auf den Befehl «Suche einblenden»
3. Suchkriterium eingeben
4. Suchkriterium wird in Suchresultat gelb markiert
Suchparameter
Mit verschiedenen Suchparametern kann die Suche präzisiert werden.
− Suchbegriff1 Suchbegriff2 ODER
− Suchbegriff1 +Suchbegriff2 UND
− "Suchbegriff1 Suchbegriff2" Suche nach Zeichenfolge (mehrere Wörter)
− -Suchbegriff1 aus der Suche ausschliessen
Suche ausblenden
1. Rechtsklick auf beliebige Spaltenüberschrift
2. Klick auf den Befehl «Suche ausblenden»
Tabellen und Funktionen In PROFFIX werden die Daten in Tabellen gespeichert und dargestellt. Die Darstellung
kann wie folgt aussehen. Diverse Einstellungen sind mit solchen Tabellen möglich. Diese
werden anschliessend beschrieben.
Spaltenreihenfolge
Die Reihenfolge der Spalten kann benutzerdefiniert eingestellt werden.
1. Linksklick auf Spaltenkopf
2. Mit gedrückter Maus an die gewünschte Position schieben
3. Maustaste loslassen, sobald die Spalte an der gewünschten Position liegt
Spaltenbreite
Die Breite der Spalten kann benutzerdefiniert eingestellt werden.
1. Maus an den rechten Rand der gewünschten Spalte bis der Mauszeiger ändert
2. Mit gedrückter Maustaste den Spaltenrand nach rechts oder links ziehen
Suche über
Datenbank
Suche im
Suchresultat
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− Mit Doppelklick auf den Spaltenrand wird die Breite optimal an den Inhalt angepasst
− Mit Rechtsklick auf einen Spaltenkopf kann die «Optimale Spaltenbreite» oder die
«Optimale Spaltenbreite (alle Spalten)» gewählt werden
Spalten ein- oder ausblenden
Spalten können ein- oder ausgeblendet werden.
Spalte ausblenden
1. Rechtsklick auf den Spaltenkopf der Tabelle
2. «Spalte entfernen» wählen
Spalte einblenden
1. Rechtsklick auf den Spaltenkopf der Tabelle
2. «Spaltenauswahl» wählen
3. Spalte markieren und mit gedruckter Maustaste in den Spaltenkopf an der
gewünschten Position ziehen
− Es können auch Spalten mit gedrückter linker Maustaste aus dem Tabellenkopf
entfernt werden.
PROFFIX EINFÜHRUNG
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Daten sortieren
Daten können aufsteigend oder absteigend sortiert werden.
1. Linksklick auf den Spaltenkopf des Feldes für eine aufsteigende Sortierung
2. Ein zweites Mal auf den Spaltenkopf für eine absteigende Sortierung klicken
− Für eine Mehrfachsortierung werden der Reihe nach mit gedrückter «Shift»-Taste die
Spaltenköpfe markiert. Mit einem Rechtsklick auf den Spaltenkopf wird aufsteigend
oder absteigend sortieren gewählt
− Mit den Funktionen können nach der angeklickten Spalte sortieren resp. die
Sortierungen wieder entfernt werden
Daten gruppieren
Das Suchresultat kann nach einer beliebigen Spalte gruppiert werden.
Nach dieser Spalte gruppieren
1. Rechtsklick auf gewünschte Spaltenüberschrift
2. Klick auf den Befehl «Nach dieser Spalte gruppieren»
PROFFIX EINFÜHRUNG
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Gruppierungsfeld anzeigen
1. Rechtsklick auf beliebige Spaltenüberschrift
2. Klick auf den Befehl «Gruppierungsfeld anzeigen»
3. Gewünschte Spalte in Gruppierungszeile ziehen
Mehrfache Gruppierung
1. Weitere Spalte in Gruppierungszeile ziehen oder rechte Maustaste auf die
gewünschte Spaltenüberschrift – «Nach dieser Spalte gruppieren»
− Die Sortier- und Filterfunktionen stehen auch in der Gruppierungszeile zur Verfügung.
PROFFIX EINFÜHRUNG
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Gruppierung ausblenden
1. Rechtsklick auf Feld in Gruppierungsfeld
2. Klick auf den Befehl «nicht nach dieser Spalte gruppieren»
− Das Feld kann aus dem Gruppierungsfeld herausgezogen werden.
Es ist darauf zu achten, dass das Feld in die Tabelle gezogen wird, ansonsten wird
dieses in der Tabelle nicht mehr angezeigt und muss wieder über die Spaltenauswahl
eingeblendet werden.
Gruppierungsfeld ausblenden
1. Rechtsklick auf beliebige Spaltenüberschrift
2. Klick auf den Befehl «Gruppierungsfeld ausblenden»
Filter pro Spalte
1. Klick auf Filter-Symbol pro Spalte
2. Gewünschten Wert/Eintrag wählen
PROFFIX EINFÜHRUNG
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Autofilterzeile
1. Rechtsklick auf beliebige Spaltenüberschrift – «Zeige Autofilter Zeile»
− Die Autofilterzeile kann auch wieder mit Rechtsklick auf beliebige Spaltenüberschrift –
«Verstecke Autofilter Zeile» ausgeblendet werden. Die Filterkriterien werden somit
wieder gelöscht.
− Ist ein Filter angewendet, wird das Filter-Symbol in der Spaltenüberschrift in blau
angezeigt.
Filteroptionen
1. Klick auf Symbol vorne des Feldes
2. Gewünschte Option auswählen z.B. «enthält» oder «ist gleich»
PROFFIX EINFÜHRUNG
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Filter ausblenden
Ausgewählten Filter entfernen
1. Rechtsklick auf die gewünschte Spaltenüberschrift
2. Klick auf Befehl «Filter entfernen»
Alle Filter entfernen
1. Rechtsklick auf beliebige Spaltenüberschrift
2. Klick auf Befehl «Alle Filter entfernen»
Einstellungen zurücksetzen
Die individuell eingerichteten Spalten, Ansichten und Sortierungen lassen sich jederzeit
wieder in die Grundeinstellung zurücksetzen.
PROFFIX EINFÜHRUNG
Stand Oktober 2020 www.proffix.net 13 / 66
Infofenster In der Artikel- und Lagerverwaltung können beliebige Infofenster definiert werden. Diese
stellen dem Benutzer in der Artikel- und Lagerverwaltung die Artikelangaben zur
Verfügung, die er definiert hat.
Infofenster anzeigen
1. Klick auf Modul «Artikel- und Lagerverwaltung»
2. Gewünschten Artikel suchen und auswählen
3. Klick auf Register «Artikelinfo»
4. Klick auf Register «Liste», um wieder in die Standardansicht zu wechseln
Infofenster definieren
1. Klick auf Modul «Adressverwaltung»
2. Klick auf Register «Datei» und anschliessend auf «Einstellungen» (Ctrl+E)
3. Klick auf Schaltfläche «Infofenster»
4. Gewünschtes Infofenster auswählen
5. Klick auf Symbol «Infofenster ändern»
6. Gewünschte Spalten aktivieren, die im Infofenster angezeigt werden sollen
7. Reihenfolge mit blauen Pfeilen rechts anpassen
8. Klick 2x auf Schaltfläche «Ok»
− Diese Infofenster stehen auch in der «Artikel- und Lagerverwaltung» zur Verfügung
PROFFIX EINFÜHRUNG
Stand Oktober 2020 www.proffix.net 14 / 66
Daten exportieren Die in der Tabelle angezeigten Daten lassen sich in Text-Dateien, Excel-Dateien oder
andere Formate exportieren.
1. Rechtsklick auf die Tabelle
2. «ausgewählte Daten exportieren» oder «alle Daten exportieren» wählen
3. Gewünschtes Exportformat wählen
4. Speicherort und Dateiname festlegen
− Die Daten können auch in die Windows-Zwischenablage kopiert werden, um diese
anschliessend in einer beliebigen Windows-Anwendung wieder einzufügen.
search.ch Nutzung bei search.ch anmelden
1. Klick auf Modul «Adressverwaltung»
2. Klick auf Registerkarte «Datei» und anschliessend auf «Einstellungen» (Ctrl+E)
3. Klick auf Schaltfläche «search.ch»
4. Suche definieren
keine Suche in search.ch / Suche in search.ch kann manuell über das Symbol «In
search.ch suchen» gestartet werden
Eingabeaufforderung vor der Suche / wenn bei der Adresssuche in PROFFIX keine
Adresse den Suchkriterien entsprechen, erscheint eine Meldung ob in search.ch
gesucht werden soll. Das Suchfenster für die Suche in search.ch wird aufgerufen.
Achtung, da search.ch die Suchergebnisse pro Tag auf 1000 beschränken, ist es
sinnvoll die Suche so gut wie möglich einzugrenzen
automatisch in search.ch / wenn bei der Adresssuche in PROFFIX keine Adresse den
Suchkriterien entspricht, wird automatisch in search.ch gesucht. Diese Option ist bei
search.ch nicht zu empfehlen, da die Suchergebnisse pro Tag auf 1000 beschränkt
sind
5. Feldzuweisungen definieren
6. Klick auf Schaltfläche «Schlüssel anfordern» rechts neben dem Feld «API-Schlüssel»
7. Antrag an search.ch ausfüllen
8. search.ch sendet eine E-Mail mit dem API-Schlüssel
9. Per E-Mail zugestellter API-Schlüssel von search.ch in PROFFIX eintragen
10. Klick auf Schaltfläche «Ok»
11. Klick in Gruppe «Einstellungen» auf Symbol «Änderungen speichern» (Ctrl+S)
PROFFIX EINFÜHRUNG
Stand Oktober 2020 www.proffix.net 15 / 66
Suche in search.ch starten
1. Klick auf Modul «Adressverwaltung»
2. Suchkriterien eingeben
3. Klick auf Registerkarte «Start»
4. Klick in Gruppe «Adresse» auf Symbol «Suchen» (Ctrl+F)
5. Entspricht keine der vorhandenen Adressen den eingegebenen Suchkriterien, so
erscheint folgende Meldung, wenn in den Einstellungen bei search.ch die Option
«Eingabeaufforderung vor der Suche» aktiviert ist
6. Klick auf Schaltfläche «Ja»
7. Das Suchfenster für die Suche in search.ch wird angezeigt und die bereits
eingegebenen Suchkriterien in der Suchmaske übernommen
8. Evtl. Suchkriterien eingrenzen, da search.ch die Suchergebnisse pro Tag auf 1000
beschränkt
9. Klick auf Schaltfläche «Suchen»
10. Gewünschte Adresse in der Liste auswählen
11. Klick auf Schaltfläche «Ok»
12. Das Adress-Erfassungsfenster wird geöffnet und die Daten wie Name, Vorname,
Adresse, Telefonnummer etc. aus search.ch übernommen
13. Adressangaben ergänzen
14. Klick auf Schaltfläche «Ok», um die Adresse zu speichern
twixtel Die twixtel Telefonbuch-CD kann beim Erfassen neuer Adressen nützlich sein.
Einstellungen
1. Klick auf Modul «Adressverwaltung»
2. Klick auf Registerkarte «Datei» und anschliessend auf «Einstellungen» (Ctrl+E)
3. Klick auf Registerkarte «Adressverwaltung»
4. Klick auf Schaltfläche «twixtel»
5. Einstellungen definieren
6. Klick auf Schaltfläche «Ok», um die Definition zu speichern
PROFFIX EINFÜHRUNG
Stand Oktober 2020 www.proffix.net 16 / 66
Adresse in twixtel suchen und Daten für Neuerfassung übernehmen
Ist eine twixtel Telefon-CD im Einsatz und wurden in PROFFIX die obenstehenden
Einstellungen vorgenommen, steht diese bei der Suche nach Adressen als Quelle neben
der in PROFFIX erfassten Adressen zur Verfügung. Die Daten können aus twixtel für eine
Neuerfassung einer Adresse übernommen werden.
1. Klick auf Registerkarte «Start»
2. Klick in Gruppe «Adresse» auf Symbol «In twixtel suchen»
3. Suchfelder ausfüllen
4. Klick auf Schaltfläche «Suchen»
5. Gewünschte Adresse auswählen
6. Klick auf Schaltfläche «Ok»
7. Die Adresserfassungsmaske wird gestartet und die Daten aus twixtel übernommen
8. Daten ergänzen
9. Klick auf Schaltfläche «Ok», um Adresse zu speichern
− Sofern die Einstellungen für twixtel vorgenommen wurden (siehe obenstehende
Beschreibung) wird in der Adressverwaltung bei der Suche einer Adresse in twixtel
gesucht, wenn keine Adresse in der PROFFIX Adressdatenbank gefunden wurde.
Easymonitoring Es besteht die Möglichkeit, die Adressen im schweizerischen Handelsregister überwachen
zu lassen, d.h. alle Publikationen im Handelsregister zu diesen Adressen werden
automatisch abgeholt und als Notiz in PROFFIX gespeichert. Zusätzlich gibt es die
Möglichkeit, fällige Rechnungen an ein Inkasso zu übergeben. Diese Dienste werden über
das Internet abgewickelt. Nähere Informationen dazu unter www.easymonitoring.ch.
1. Klick auf Modul «Adressverwaltung»
2. Klick auf Registerkarte «Datei» und anschliessend auf «Einstellungen» (Ctrl+E)
3. Klick auf Registerkarte «Adressverwaltung»
4. Klick auf Schaltfläche «Easymonitoring»
5. Einstellungen definieren
6. Bei einer verfügbaren Anmeldung, auf «Anmeldung prüfen» klicken. Feld «Benutzer-
ID» leer lassen
7. Adressen bei «Monitoring Adressen» hinzufügen
PROFFIX EINFÜHRUNG
Stand Oktober 2020 www.proffix.net 17 / 66
8. Gewünschte Adresse auswählen
9. Klick auf Schaltfläche «Ok»
− Die automatische Synchronisation wird jeden Tag beim ersten Programmstart
ausgeführt
− Die manuelle Synchronisation, muss manuell in der Adressverwaltung gestartet
werden
− Es braucht eine Anmeldung bei Easymonitoring für die Dienstleistung. Die Preise sind
unter www.easymonitoring.ch ersichtlich. Dazu wird die Funktion «Paket neu
anmelden» genutzt
− Neuerfasste Adressen können direkt im Register «Debitoren» für das Monitoring
markiert werden
− Wenn eine fällige Rechnung an das Inkasso übergeben wird, wird der gewünschte
Mahnstatus für diese Funktion definiert
Doppelte Adressen suchen Wenn die Doppelsuche eingeschaltet ist, wird automatisch beim Speichern einer neuen
Adresse geprüft, ob ähnliche Adressen vorhanden sind.
1. Klick auf Modul «Adressverwaltung»
2. Klick auf Registerkarte «Datei» und anschliessend auf «Einstellungen» (Ctrl+E)
3. Klick auf Registerkarte «Adressverwaltung»
4. Klick auf Schaltfläche «Doppelsuche»
5. Option «Doppelsuche aktivieren» wählen
6. Felder für die Doppelsuche definieren
7. Klick auf «Ok», um die Definition zu speichern
Manuelle Suche
1. Klick auf Modul «Adressverwaltung»
2. Klick auf Registerkarte «Extras» und anschliessend auf «Einstellungen» (Ctrl+E)
3. Klick in Gruppe «Pflege» auf Symbol «Doppelte Adressen suchen» (Ctrl+U)
4. Klick auf Schaltfläche «Suche»
5. Adresse markieren
6. Klick auf Schaltfläche «Zusammenführen»
PROFFIX EINFÜHRUNG
Stand Oktober 2020 www.proffix.net 18 / 66
7. Gewünschte Adresse markieren
8. Felder für das Kopieren markieren
9. Klick auf «Ok», um das Kopieren zu speichern
10. Meldung «Wollen Sie diesen Vorgang wirklich ausführen» mit «Ja» bestätigen
− Wenn die Doppelsuche nicht mit allen Adressen durchgeführt werden soll, dann kann
eine entsprechende Abfrage definiert werden
− Wenn auch die gelöschten Adressen für die Prüfung benötigt werden, dann muss die
Option «inkl. gelöschte» aktiviert werden
− Beim Zusammenführen von Adressen, wenn beide Adressen einen Hauptkontakt
definiert haben, wird nur der Hauptkontakt der Zieladresse als neuer Hauptkontakt
gesetzt.
Definieren Sie die Einstellungen der Adressverwaltung und beachten Sie dabei folgende
Punkte:
− Stellen Sie das Format ein, damit die Telefonnummern wie folgt dargestellt werden:
+41 (56) 1002233
− Definieren Sie eine andere Bezeichnung für eine der fünf Adresszeilen
− Richten Sie sich die Spalten ein, die in die Zwischenablage gespeichert werden sollen
− Aktivieren Sie die Doppelsuche und definieren Sie nach welchen Feldern gesucht
werden soll (z.B. Name / Firma; Ort; PLZ)
PROFFIX EINFÜHRUNG
Stand Oktober 2020 www.proffix.net 19 / 66
− Erfassen Sie eine neue Adress-Vorgabe
− Definieren Sie nach Ihren Bedürfnissen ein Infofenster
Erstellen Sie Ihre eigene Adresse und beachten Sie dabei folgende Punkte:
− Erstellen Sie Ihre eigene Adresse mit einer E-Mail-Adresse und Telefonnummer
− Sie sind gleichzeitig Lieferant und Kunde. Ergänzen Sie die Daten entsprechend
− Steuercode Debitoren: 10 (MWST 7.7% inkl.)
− Kondition Debitoren: 30 Tage
− Sammelkonto Debitoren: 1100
− Ertragskonto: 3200
− Steuercode Kreditoren: 25 (VST inkl. 7.7% Warenaufwand)
− Sammelkonto Kreditoren: 2000
− Aufwandkonto: 4200
− Kondition Kreditoren: 10 Tage
− Erfassen Sie eine beliebige Notiz
− Erstellen Sie eine neue Gruppe unter Dokumente und verknüpfen Sie darin eine
beliebige Datei
− Füllen Sie die Zusatzfelder der Gruppe «Liegenschaften» aus
− Markieren Sie mindestens zwei Adressgruppen
Adresse erfassen
1. Klick auf Modul «Adressverwaltung»
2. Klick auf Registerkarte «Start»
3. Klick in Gruppe «Adresse» auf Symbol «Neu» (Ctrl+N oder Insert)
PROFFIX EINFÜHRUNG
Stand Oktober 2020 www.proffix.net 20 / 66
Registerkarte Allgemein Allgemeine Adressdaten
− Die Briefanrede wird automatisch erstellt, sobald die Anrede gewählt wurde. Diese
kann für persönliche Anreden in E-Mails oder Briefen verwendet werden. Die
Briefanrede kann pro Anrede in den Hilfstabellen definiert werden (Hilfstabellen –
Allgemein – Anrede)
PROFFIX EINFÜHRUNG
Stand Oktober 2020 www.proffix.net 21 / 66
Registerkarte Kommunikation Kontaktdaten wie Telefonnummern, E-Mail-Adresse usw.
− Ein Doppelklick auf die E-Mail-Adresse öffnet eine neue E-Mail und übernimmt die
Adresse im Feld «An»
− Ein Doppelklick auf die Internetseite öffnet die Internetseite im Browser
− Mit der PROFFIX Option Telefonintegration kann mit Klick auf Symbol «Nummer
wählen» (F3) direkt die Nummer aus dem aktivierten Feld gewählt werden
− Kommunikationsbezeichnung «E-Mail Post Barcode» sendet Sendungsnummer zur
Paketverfolgung an E-Mail Adresse zu.
Registerkarte Debitoren Informationen für die Rechnungsstellung an die Adresse.
PROFFIX EINFÜHRUNG
Stand Oktober 2020 www.proffix.net 22 / 66
Registerkarte Kreditoren Lieferanten-Informationen inkl. Bankverbindungen
Registerkarte Kontakt Kontaktpersonen inkl. Telefonnummern und E-Mail-Adressen. Die Kontaktpersonen
können beispielsweise mit PROFFIX CRM direkt angeschrieben werden (per E-Mail oder
Brief)
PROFFIX EINFÜHRUNG
Stand Oktober 2020 www.proffix.net 23 / 66
Registerkarte Notizen Notizen zur Adresse mit hinterlegbaren Alarmfunktionen. Diese Notizen können wahlweise
mit dem CRM-Modul verknüpft werden.
Registerkarte Dokumente Übersicht mit Verweisen auf Dokumente aus verschiedenen Modulen wie
Auftragsbearbeitung (Lieferscheine, Rechnungen usw.), CRM (Briefe und E-Mails) sowie
andere Dokumente, die der Adresse hinterlegt werden können.
PROFFIX EINFÜHRUNG
Stand Oktober 2020 www.proffix.net 24 / 66
Registerkarte Zusatzfelder Zusätzliche Infos auf der Adresse ablegen. Zusatzfelder können beliebig erstellt werden
(«Datei» – «Einstellungen» – Registerkarte «Datenbank» – gewünschte Tabelle auswählen –
Schaltfläche «Zusatzfelder»).
− Zusatzfelder können später z.B. auf Listen ausgedruckt werden
Registerkarte Adressgruppen Adressen einer oder mehreren Adressgruppen zuweisen. Mit den Symbolen rechts der
Adressgruppenübersicht, können die Adressgruppen verwaltet werden (neu erstellen,
kopieren, ändern, löschen).
Unter «Preiszuweisungen» können der Adresse Preislisten, Preisklassen und Preisgruppen
zugewiesen werden. Diese Angaben werden für die PROFFIX Preisverwaltung benötigt,
um kunden- und artikelspezifische Preise und Rabatte zu definieren.
PROFFIX EINFÜHRUNG
Stand Oktober 2020 www.proffix.net 25 / 66
Registerkarte Webshop Falls der PROFFIX Webshop im Einsatz ist, können die Benutzer verwaltet werden, die
zum Webshop Zugriff haben.
Registerkarte Aktivitäten Mit PROFFIX CRM können Aktivitäten (Termine und Aufgaben) erstellt werden. Wenn
PROFFIX CRM im Einsatz ist, werden die Aktivitäten der jeweiligen Adresse in dieser
Registerkarte angezeigt.
PROFFIX EINFÜHRUNG
Stand Oktober 2020 www.proffix.net 26 / 66
− Die Angaben in den Registerkarten «Debitoren» und «Kreditoren» sind vielfach für alle
Adressen identisch. Es können Standard-Werte als Vorgaben definiert werden, die
beim Hinzufügen einer neuen Adresse automatisch abgefüllt werden. Dies sind nur
Vorschläge, die am entsprechenden Ort geändert werden können. Vorgaben lassen
sich für alle Adressen oder pro Land oder pro Adressgruppe definieren.
Vorgaben neu laden
Erfasste Angaben als Vorgaben speichern
Vorgaben für Debitoren und Kreditoren verwalten
Kopieren Sie die vorher erstellte Adresse und ändern Sie lediglich die Strasse. Suchen Sie
anschliessend die doppelten Adressen und führen Sie dann die doppelten Adressen
zusammen, behalten Sie die zuerst erstellte Adresse.
Lagerartikel erfassen − Mindestangaben:
Registerkarte «Allgemein», Artikelnummer und Bezeichnung
Registerkarte «Bestände», Lager- und Rechnungseinheit
− empfehlenswerte Definitionen:
Registerkarte «Preise», Einkaufspreis und Verkaufspreis1
Registerkarte «Verbuchung», Steuercode Verkauf und Einkauf sowie Ertrags- und
Aufwandkonto
Erfassen Sie einen neuen Lagerartikel «USB-Stick» und beachten Sie dabei folgende
Angaben:
− Lagerartikel
− Negativbestand aktivieren
− Lager- und Rechnungseinheit: Stk.
− Einkaufpreis CHF 4.00
− Verkaufspreis CHF 10.00
− Steuercode Verkauf 1 MWST 7.7% exkl.
− Steuercode Einkauf: 25 VSt 7.7% inkl. Warenaufwand
− Ertragskonto: 3200
− Aufwandskonto: 4200
− Lieferant: Hauptlieferant (Adresse erfassen)
Lagerartikel erfassen
1. Klick auf Modul «Artikel- und Lagerverwaltung»
2. Klick auf Registerkarte «Start»
3. Klick in Gruppe «Artikel» auf Symbol «Neu» (Ctrl+N oder Insert)
4. Im Feld «Artikel» Nummer oder Abkürzung eingeben
5. Bezeichnung 1 definieren
6. Option «Lagerartikel» aktivieren
PROFFIX EINFÜHRUNG
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Registerkarte Allgemein Allgemeine Infos zum Artikel wie Bezeichnung usw.
− Gelöschte Artikel sind mit der Option «gelöscht» gekennzeichnet. Diese Artikel
können reaktiviert werden, indem die Option «gelöscht» ausgeschaltet wird. Achtung!
Wenn ein gelöschter Artikel nochmals gelöscht wird, wird dieser definitiv aus der
Datenbank entfernt.
− Ist die Option «kein Bestand» aktiviert, werden keine Lagerbewegungen für diesen
Artikel erstellt. Dies kann z.B. für Dienstleistungen verwendet werden. Diese Option
kann nur geändert werden, wenn der aktuelle Lagerbestand 0 beträgt.
− Soll beim Verkauf dieses Artikels kein Rabatt angewendet werden, so kann die Option
«kein Rabatt» aktiviert werden. Achtung! Der Gesamtrabatt im Auftrag berücksichtigt
diese Option nicht.
− Mit der Option «Kein Kassenverkauf» kann der Artikel für den Verkauf im Kassen-
Programm gesperrt werden. Dieser ist über die Kasse nicht verfügbar und kann nicht
verkauft werden.
− Die Option «Lagerartikel» gibt an, ob es sich um einen Lagerartikel handelt. Diese
Angabe kann z.B. beim Drucken einer Inventarliste berücksichtig werden.
− Mit der Option «Negativbestand» kann definiert werden, ob der Lagerbestand des
Artikels unter 0 fallen darf oder nicht. Ist die Option ausgeschaltet, kann verhindert
werden, dass Artikel verkauft werden, bevor sie eingebucht wurden.
− Ist die Option «Seriennummer» aktiviert, muss beim Buchen eines Lagereingangs-
und -ausgangs für jedes einzelne Teil die Seriennummer angegeben werden. Diese
Option kann nur geändert werden, wenn der aktuelle Lagerbestand des Artikels 0 ist
und die PROFFIX Option «Chargen- und Seriennummernverwaltung» lizenziert ist.
− Wenn die Chargen-Verwaltung für diesen Artikel aktiviert werden soll, kann die Option
«Charge» aktiviert werden. Beim Buchen eines Lagereingangs oder Lagerausgangs
muss dann die Chargen-Nummer angeben werden. Diese Option kann nur geändert
werden, wenn der aktuelle Lagerbestand des Artikels 0 ist und die PROFFIX Option
«Chargen- und Seriennummernverwaltung» lizenziert ist.
− Soll der Artikel im Webshop zur Verfügung stehen, kann die Option «Webshop»
aktiviert werden.
− Die Option «Basis installieren» ist nur sichtbar, wenn das Modul
«Kundeninstallationsverwaltung» installiert ist. Mit dieser Option kann bestimmt
werden, ob der Artikel bei der Funktion «Installieren ab Dokument» berücksichtigt wird
oder nicht.
− Wenn die Option «nur einmal installieren» aktiviert ist, wird jeder Artikel einzeln in der
Kundeninstallationsverwaltung installiert. Mit dieser Option wird definiert, ob der
Artikel nur einmal installiert wird. In diesem Fall wird das Mengenfeld in der
installierten Basis abgefüllt.
PROFFIX EINFÜHRUNG
Stand Oktober 2020 www.proffix.net 28 / 66
Registerkarte Preise Preisinformationen des Artikels (Einkauf-, Einstands- und Verkaufspreise)
Registerkarte Bestände Bestandes- und Bestellinformationen des Artikels. Die Lager- und Rechnungseinheit sind
Pflichtfelder, diese müssen pro Artikel definiert werden. Die Angaben zu den Beständen
und zum Bestellvorschlag kommt bei Bestellungen mit der PROFFIX Einkaufsverwaltung
zu tragen.
PROFFIX EINFÜHRUNG
Stand Oktober 2020 www.proffix.net 29 / 66
Registerkarte Verbuchung Daten für die Verbuchung wie Steuercode und Kontierung (Ertrags- und Aufwandskonto).
Das Ertragskonto und der gewählte Steuercode wird in der «Auftragsbearbeitung»
verwendet, wenn ein Lagerartikel hinzugefügt wird.
− Die Angaben in der Registerkarte «Verbuchung» sind vielfach für Lagerartikel
identisch. Es können Werte als Vorgaben definiert werden, die beim Hinzufügen eines
neuen Lagerartikels automatisch abgefüllt werden. Diese lassen sich für alle
Lagerartikel pro Klasse, Gruppe, Untergruppe und Sammelartikel definieren. Es sind
Vorschläge, die am entsprechenden Ort geändert werden können.
Vorgaben neu laden
erfasste Angaben als Vorgaben speichern
Vorgaben für Debitoren und Kreditoren verwalten
Registerkarte Notizen Notizen zum Lagerartikel mit hinterlegbaren Alarmfunktionen. Diese Notizen können
wahlweise mit dem CRM-Modul verknüpft werden.
PROFFIX EINFÜHRUNG
Stand Oktober 2020 www.proffix.net 30 / 66
Registerkarte Dokumente Übersicht mit Verweisen auf Dokumente aus verschiedenen Modulen wie der
Auftragsbearbeitung (Lieferscheine, Rechnungen usw.), Einkaufsverwaltung (Bestellungen)
sowie andere Dokumente, welche dem Lagerartikel hinterlegt werden können.
Registerkarte Zusatzfelder Zusätzliche Infos auf dem Lagerartikel ablegen. Zusatzfelder können beliebig erstellt
werden («Datei» – «Einstellungen» – Registerkarte «Datenbank» – gewünschte Tabelle
auswählen – Schaltfläche «Zusatzfelder»)
− Zusatzfelder können später z.B. auf Listen ausgedruckt werden
PROFFIX EINFÜHRUNG
Stand Oktober 2020 www.proffix.net 31 / 66
Registerkarte Lieferanten Lieferanten-Informationen wie individuelle Einkaufspreise, Artikelnummern beim
Lieferanten usw.
Registerkarte Stückliste Stücklisten kommen z.B. in der Produktion zum Einsatz. Sie bestehen aus einem
Stücklistenkopf (Endprodukt z.B. Velo) und einzelnen Stücklistenpositionen (Einzelteile
z.B. Sattel, Rad), die in der Registerkarte «Stückliste» eingetragen werden. Verkauft
werden nicht die Einzelteile (Stücklistenpositionen), sondern das fertige Produkt (der
Stücklistenkopf).
Bundles funktionieren ähnlich wie Stücklisten. Diese können beispielsweise für Verkäufe in
Sets verwendet werden. Im Sortiment sind die Artikel «Licht vorne» für CHF 50.00 und das
«Licht hinten» für CHF 80.00. Diese Artikel werden einzeln oder im Set verkauft. Werden
beide Artikel im Set gekauft, erhält der Kunde einen ermässigten Preis (Set-Preis
CHF 110.00)
− Voraussetzung: PROFFIX Option «Stücklisten/Bundles/Optionen»
PROFFIX EINFÜHRUNG
Stand Oktober 2020 www.proffix.net 32 / 66
Registerkarte Optionen Optionen sind Artikel, die z.B. als Zubehör zum Artikel verwendet werden. Nicht nur
Artikel, sondern auch Texte können dem Lagerartikel als Option hinterlegt werden. In der
Auftragsbearbeitung stehen Ihnen beim Einfügen eines Artikels die Optionen zur Auswahl.
− Voraussetzung: PROFFIX Stücklisten/Bundles/Optionen
Registerkarte Bilder Verweise auf Bilddateien des Artikels. Diese können in der Auftragsbearbeitung angezeigt
bzw. gedruckt werden oder auch für den PROFFIX Webshop verwendet werden.
− Mit Klick auf Bildvorschau, wechselt jeweils der Anzeigemodus zwischen
Originalgrösse, anpassen und Zoom.
PROFFIX EINFÜHRUNG
Stand Oktober 2020 www.proffix.net 33 / 66
Registerkarte Aktivitäten Mit PROFFIX CRM können Aktivitäten (Termine und Aufgaben) erstellt werden. Wenn
PROFFIX CRM im Einsatz ist, werden die Aktivitäten des jeweiligen Artikels angezeigt.
Wechseln Sie zu den Einstellungen der «Artikel und Lagerverwaltung» und nehmen Sie die
notwendigen Änderungen vor, um folgende Punkte zu erfüllen:
− Richten Sie nach Ihren Bedürfnissen die Suchfelder ein
− Benennen Sie «Bezeichnung 3» in «Material» um
− Die «Bezeichnung 5» sollte nicht angezeigt werden
− Die Währungsumrechnung sollte auf VKP1 und VKP2 aktiviert sein
− Erfassen Sie eine neue Artikel-Vorgabe (siehe Seite 29)
− Definieren Sie nach Ihren Bedürfnissen ein Infofenster
PROFFIX EINFÜHRUNG
Stand Oktober 2020 www.proffix.net 34 / 66
Auftragsdokument erstellen
Für die Erstellung von Offerten, Lieferscheinen, Rechnungen usw. verwenden Sie das
PROFFIX Modul «Auftragsbearbeitung».
Das Fenster ist wie folgt aufgebaut:
Erstellen Sie in der «Auftragsbearbeitung» eine erste Offerte für den Stammkunden Markus
und fügen Sie folgende Lagerpositionen hinzu:
− 1 x USB Stick
− 1 x Zubehör 2 (Artikel-Nr. 20.002)
Offerte erstellen 1. Klick auf das Modul «Auftragsbearbeitung»
2. Klick auf Registerkarte «Start»
3. Klick in Gruppe «Dokument» auf Symbol «Neu» (Ctrl+N) – nur nötig, wenn das Feld
«Dokument-Nr.» nicht leer ist.
Auftragskopf
4. Dokumenttyp «Offerte» auswählen
5. Adresse definieren – im Feld «Adresse», Name des Kunden eingeben
(z.B. Stammkunde) und mit «Enter» bestätigen.
Beim Stammkunden ist ein Alarmtext hinterlegt, dieser erscheint bei der Auswahl der
Adresse. Wichtige Informationen werden darin angezeigt.
6. Referenztext eintragen
Auftragsposition
7. Klick auf Registerkarte «Start»
8. Klick in Gruppe «Position» auf Symbol «Neu» (Ctrl+T oder Insert)
9. gewünschten Lagerartikel einfügen (z.B. 20.002)
Menge eingeben (z.B. 1 Stück)
10. Klick auf Schaltfläche «Ok» (PageDown)
Weitere Artikel hinzufügen oder das Fenster mit «Abbrechen» schliessen
− Fehlende Artikel oder Adressen können direkt aus der Auftragsbearbeitung erfasst
werden (F4-Taste drücken)
Au
ftra
gs-
ko
pf
Au
ftra
gs-
po
sitio
nen
Au
ftra
gs-
fuss
PROFFIX EINFÜHRUNG
Stand Oktober 2020 www.proffix.net 35 / 66
Auftragsfuss
Kondition, Lieferart usw. werden aufgrund der auf der Adresse hinterlegten Angaben
vorgeschlagen. Diese können manuell angepasst und, falls die gewünschte Kondition
nicht zur Verfügung steht, erfasst werden.
1. Klick auf das Symbol «Suchfenster öffnen» (F4)
2. Klick in Gruppe «Kondition» auf Symbol «Neu» (Ctrl+N oder Insert)
Auftragsdokument speichern und drucken
Beim Ausdruck oder bei der Vorschau wird das Dokument automatisch gespeichert und
eine fortlaufende Dokumentnummer vergeben.
Vorschau am Bildschirm
1. Klick auf Registerkarte «Start»
2. Klick in Gruppe «Dokument» auf Symbol «Vorschau» (Ctrl+Shift+P)
3. Klick auf Symbol «Drucken»
4. Klick auf Schaltfläche «Starten»
1. Klick auf Registerkarte «Start»
2. Klick in Gruppe «Dokument» auf Symbol «Drucken» (Ctrl+P)
PROFFIX EINFÜHRUNG
Stand Oktober 2020 www.proffix.net 36 / 66
Dokument schliessen
1. Klick auf Registerkarte «Start»
2. Klick in Gruppe «Dokument» auf Symbol «Abbrechen» (Ctrl+B)
Auswahlfelder und Suche
Die Auswahlfelder sind am Symbol «Suchfenster öffnen» rechts neben dem Eingabefeld
erkennbar.
Diese Auswahlfelder bieten verschiedene Möglichkeiten, um zur Auswahl zu gelangen.
1. Suchkriterium direkt ins Eingabefeld eingeben
2. Mit «Enter» bestätigen
3. Falls das Suchkriterium eindeutig ist, wird der Datensatz direkt übernommen. Wenn
nicht, erscheint eine Auswahl.
Oder
1. Cursor in z.B. das Adressfeld positionieren
2. Klick auf Symbol «Suchfenster öffnen» oder die Befehlstaste F4 drücken.
3. Suchkriterien in den Suchfeldern eingeben
4. Klick in Gruppe «Adresse» auf Symbol «Suchen» (Ctrl+F) die Suche starten.
5. Datensatz mit einem Doppelklick übernehmen (Ctrl+B).
− Sind keine Suchkriterien angegeben und wird anschliessend die Suche gestartet,
werden alle Datensätze (z.B. Adresse oder Lagerartikel) angezeigt.
PROFFIX EINFÜHRUNG
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Auftragsdokument weiterbearbeiten
Suchen Sie nach der erfassten Offerte gemäss Seite 34 und führen Sie folgende Schritte
durch:
− Fügen Sie zwei Lagerartikel «Ordner weiss» und «Ordner schwarz» (Menge je 5 Stück)
der Offerte hinzu
− Speichern Sie die Offerte und schauen Sie dieses in der Vorschau am Bildschirm an
Suche nach Dokumenten Nach Referenztext
1. Klick auf Modul «Auftragsbearbeitung»
2. Im Feld «Dokument-Nr.» einen Teil des Referenztextes eingeben
3. Mit «Enter» die Eingabe bestätigen
4. Wenn mehrere Dokumente auf das eingegebene Stichwort zutreffen, erscheint eine
Auswahl. Mit einem Doppelklick auf das gewünschte Dokument, kann dieses geöffnet
werden.
Nach Dokumentnummer
1. Klick auf Modul «Auftragsbearbeitung»
2. Im Feld «Dokument-Nr.» die Dokument-Nummer eingeben
3. Mit «Enter» die Eingabe bestätigen
Mithilfe der Suchmaske
1. Klick auf Modul «Auftragsbearbeitung»
2. Klick auf Registerkarte «Start»
3. Klick in Gruppe «Dokument» auf Symbol «Suchen» (Ctrl+F)
4. Suchkriterien eingeben
5. Klick in Gruppe «Dokument» auf Symbol «Suchen» (Ctrl+F)
6. Doppelklick auf gewünschte Offerte, um diese zu öffnen
Weitere Lagerartikel hinzufügen 1. Klick auf Registerkarte «Start»
2. Klick in Gruppe «Position» auf Symbol «Neu» (Ctrl+T oder Insert)
3. Klick auf Symbol «Suchfenster öffnen» (F4) rechts neben dem Feld «Artikel»
4. Sollen alle Artikel der Lagerverwaltung angezeigt werden, können die Suchfelder leer
gelassen und die Suche mit Klick in Gruppe «Artikel» auf Symbol «Suchen» (Ctrl+F)
gestartet werden
5. Im Feld «Suchfeld» den Suchbegriff eingeben und bestätigen Sie mit «Enter»
6. Artikel in der Auswahl auswählen
7. Klick auf «Ok»
8. Weitere Artikel hinzufügen und jeweils mit Klick auf «Ok» bestätigen
9. Fenster mit «Abbrechen» schliessen (Esc)
PROFFIX EINFÜHRUNG
Stand Oktober 2020 www.proffix.net 38 / 66
− Die Preise der Ordner sollten aktualisiert worden sein auf CHF 0.98. Im Modul
«Preisverwaltung» wurde definiert, dass bei Ordnern, unabhängig von der Farbe, ab
10 Stück pro Bestellung 2% Rabatt gewährt wird.
Vorschau am Bildschirm: So sollte die Offerte nun aussehen
Auftragsdokumente umwandeln und bearbeiten
Dokument umwandeln
− Suchen Sie nach der erfassten Offerte und wandeln Sie diese in eine
Auftragsbestätigung um. Schauen Sie diese am Bildschirm an.
− Löschen Sie die Auftragsposition «Ordner Weiss» und schauen Sie diese wieder am
Bildschirm an
− Frage: Wie hoch ist nun der Preis der restlichen 5 Ordner? Der Rabatt von 2% Rabatt
gilt erst ab 10 Stück. Wieso bleibt der Preis auf CHF 0.98?
− Aktualisieren Sie anschliessend die Preise und kontrollieren Sie diese nochmals in der
Vorschau am Bildschirm
− Wandeln Sie anschliessend die Auftragsbestätigung in eine Rechnung um. Wieso
erscheint das Fenster Rückstand?
Offerte in Auftragsbestätigung umwandeln und weiterbearbeiten 1. Offerte suchen
2. Dokumenttyp ändern
3. Klick auf Registerkarte «Start»
4. Klick in Gruppe «Dokument» auf Symbol «Vorschau» (Ctrl+Shift+P)
Mit der Offerte wurde im Hintergrund automatisch eine Aufgabe im Modul PROFFIX CRM
gespeichert. Damit wurde die Nachfassung für die Offerte terminiert. Mit der Umwandlung
der Offerte in eine Auftragsbestätigung ist die Aufgabe «Offerte nachfassen» hinfällig. Bei
der Umwandlung erscheint die Frage, ob die zugewiesene Aufgabe auf erledigt gesetzt
werden soll. Mit Klick auf die Schaltfläche «Ja» erhält die Aufgabe im CRM den Status
«erledigt».
− Das neue Dokument (in der Aufgabe eine Auftragsbestätigung) wird separat
abgespeichert und erhält eine neue Nummer.
− Änderungen, welche an das neue Dokument vorgenommen werden, haben keinen
Einfluss auf das Ursprungsdokument (in der Aufgabe die Offerte).
− Die Preise, welche offeriert wurden sind verbindlich. Aus diesem Grund wird, wenn ein
Dokument umgewandelt wird (z.B. von einer Offerte in eine Auftragsbestätigung) der
Preis nicht automatisch angepasst.
− Preise können mit der Funktion «Preise aktualisieren» aktualisiert werden.
PROFFIX EINFÜHRUNG
Stand Oktober 2020 www.proffix.net 39 / 66
Position ändern Ausgewählte Position bearbeiten
1. Gewünschte Position auswählen
2. Klick auf Registerkarte «Start»
3. Klick in Gruppe «Position» auf Symbol «Ändern» (Ctrl+D)
− Mit einem Doppelklick auf die entsprechende Position, kann diese auch geändert
werden.
− Positionen können bearbeitet werden bis…
− eine Zahlung auf die Rechnung verbucht wurde
− ein Dokumentstatus mit der Option gesperrt zugewiesen ist
− ein anderer Benutzer das Dokument oder die dazugehörige Rechnung in den
Debitoren bearbeitet
− das Dokument bereits in ein anderes umgewandelt wurde
− eine Splittrechnung bezahlt wurde (In diesem Fall können nur noch neue
Positionen hinzugefügt sowie die Splittrechnungen definiert werden)
Position kopieren Ausgewählte Position kopieren. Die neue Position wird ans Ende der Dokumentpositionen
gestellt.
1. Gewünschte Position auswählen
2. Klick auf Registerkarte «Start»
3. Klick in Gruppe «Position» auf Symbol «Kopieren» (Ctrl+Shift+K)
4. Evtl. Änderungen anbringen
5. Klick auf Schaltfläche «Ok»
Position löschen Ausgewählte Position(en) löschen. Mit Ctrl- oder Shift-Taste lassen sich mehrere
Positionen auswählen.
1. Gewünschte Position(en) auswählen
2. Klick auf Registerkarte «Start»
3. Klick in Gruppe «Position» auf Symbol «Löschen» (Ctrl+I oder Delete)
4. Meldung «Wollen Sie die Positionen wirklich löschen?» mit «Ja» bestätigen
PROFFIX EINFÜHRUNG
Stand Oktober 2020 www.proffix.net 40 / 66
Positionen verschieben/löschen Bei Auftragsdokumenten mit vielen Auftragspositionen, können einfach Positionen
verschoben oder gelöscht werden.
Positionen verschieben
1. Klick auf Registerkarte «Start»
2. Klick in Gruppe «Position» auf Symbol «Verschieben, löschen» (Ctrl+Shift+D)
3. Gewünschte Position(en) auswählen
4. Klick auf Symbol «Positionen verschieben» (Ctrl+O)
5. Position auswählen, vor welcher die zu Verschiebende(n) eingefügt werden soll(en)
6. Klick 2x auf Schaltfläche «Ok»
− Es können auch mehrere Positionen ausgewählt und diese in einem Schritt
verschoben werden.
Positionen löschen
1. Klick auf Registerkarte «Start»
2. Klick in Gruppe «Position» auf Symbol «Verschieben, löschen» (Ctrl+Shift+D)
3. Gewünschte Position(en) auswählen
4. Klick auf Symbol «Positionen löschen» (Delete)
5. Meldung «Positionen wirklich löschen» mit «Ja» bestätigen
6. Klick auf Schaltfläche «Ok»
PROFFIX EINFÜHRUNG
Stand Oktober 2020 www.proffix.net 41 / 66
Positionen aktualisieren
Preise aktualisieren
Wenn ein bestehendes Dokument kopiert oder umgewandelt wird, so werden die Preise
vom Vorgabe-Dokument übernommen. Haben die Preise auf den Artikeln unterdessen
geändert, können die Preise automatisch aktualisiert werden. Dabei werden die aktuellen
Preise von den Artikeln ermittelt und aktualisiert.
1. Klick auf Registerkarte «Extras»
2. Klick in Gruppe «Aktualisieren» auf Symbol «Preise» (Ctrl+J)
3. Gewünschte Verarbeitungsart wählen
4. Preise auswählen, die aktualisiert werden sollen
5. Klick auf Schaltfläche «Ok»
automatisch mit Kontrolle
Preise werden aktualisiert und in einer Tabelle zur Kontrolle bzw. zur Bearbeitung in einem
separaten Fenster angezeigt.
automatisch
Preise werden aktualisiert und direkt in Positionen übertragen.
manuell
Preise werden nicht aktualisiert und mit «Ok» erscheint ein separates Fenster, in welchem
dann die Preise tabellarisch korrigiert werden können.
Steuercodes aktualisieren
Wenn ein bestehendes Dokument kopiert oder umgewandelt wird, so werden die
Steuercodes vom Vorgabe-Dokument übernommen. Sind die Steuercodes nicht mehr
gültig, können die Steuercodes automatisch aktualisiert werden. Dabei werden die
Nachfolge-Steuercodes ermittelt und aktualisiert.
1. Klick auf Registerkarte «Extras»
2. Klick in Gruppe «Aktualisieren» auf Symbol «Steuercodes» (Ctrl+Shift+J)
3. Gewünschte Verarbeitungsart wählen, um zu definieren wie die Aktualisierung
erfolgen soll
4. Klick auf Schaltfläche «Ok»
automatisch mit Kontrolle
Steuercodes werden aktualisiert und in einer Tabelle zur Kontrolle bzw. zur Bearbeitung in
einem separaten Fenster angezeigt.
automatisch
Steuercodes werden aktualisiert und direkt in Positionen übertragen.
manuell
Steuercodes werden nicht aktualisiert und mit «Ok» erscheint ein separates Fenster, in
welchem dann die Codes tabellarisch korrigiert werden können.
PROFFIX EINFÜHRUNG
Stand Oktober 2020 www.proffix.net 42 / 66
Position suchen In Auftragsdokumenten mit vielen Positionen, die schwierig zu überblicken sind, kann
schnell und einfach nach einer bestimmten Position gesucht werden.
1. Klick auf Registerkarte «Start»
1. Klick in Gruppe «Position» auf Pfeil beim Symbol «Suchen» (Ctrl+Shift+F)
2. Suchbegriff oder Position eingeben
3. Klick auf Schaltfläche «Ok»
Auftragsbestätigung in eine Rechnung umwandeln 1. Auftragsbestätigung suchen
2. Dokumenttyp ändern
3. Klick auf Registerkarte «Start»
4. Klick in Gruppe «Dokument» auf Symbol «Vorschau» (Ctrl+Shift+P)
Mit der «Dokument Vorschau» wird das Auftragsdokument gespeichert. Bei einem
Lieferschein oder einer Rechnung werden die Lagerausgänge gebucht. Der Artikel
«Zubehör 2» ist nicht im Lager verfügbar und wird deshalb als Rückstand verbucht.
1. Klick auf Schaltfläche «Ok», um den Rückstand zu bilden
Rückstände auflösen
Der Rückstand kann nach dem Wareneingang ausgeliefert d.h. aufgelöst werden.
− Um Rückstände und Reservationen zu verwalten wird die PROFFIX Option
«Rückstände/Reservationen/Teilrechnungen» benötigt.
Dokumentenfluss von der Offerte bis zur Rechnung Im Feld «Dokumenttyp» können Dokumente nicht nur umgewandelt werden (z.B. von einer
Auftragsbestätigung in eine Rechnung). Auch die dazugehörigen Dokumente des aktiven
Auftragsdokuments stehen zur Verfügung. Mit Klick auf das gewünschte Dokument wird
zu diesem gewechselt.
Dokumente, welche in ein anderes Dokument umgewandelt wurden, können nicht mehr
geändert werden.
Wurde eine Offerte in eine Auftragsbestätigung umgewandelt und anschliessend die
Auftragsbestätigung angepasst, z.B. die Menge geändert, so gelten die vorgenommenen
Änderungen nur für das aktuelle und die daraus folgenden Dokumente. Die Offerte bleibt
unverändert.
PROFFIX EINFÜHRUNG
Stand Oktober 2020 www.proffix.net 43 / 66
Was geschieht im Hintergrund in anderen Modulen?
Mit dem aufgezeigten Beispiel wurde eine Offerte erstellt, diese in eine
Auftragsbestätigung umgewandelt und anschliessend daraus eine Rechnung erstellt.
Durch dieses Vorgehen werden im Hintergrund folgende Aktionen getätigt:
Artikel- und Lagerverwaltung Bei der Umwandlung in eine Rechnung wurden im Modul «Artikel- und Lagerverwaltung»
Lagerausgänge der verwendeten Lagerpositionen verbucht.
Artikel, welche aufgrund von fehlendem Lagerbestand noch nicht geliefert werden können,
werden als Rückstand vorgemerkt.
(Voraussetzung: Option «Rückstände/Reservationen/Teilrechnungen»)
Adressverwaltung Bei der Erstellung eines Dokuments in der «Auftragsbearbeitung» wird in der
«Adressverwaltung» im Register «Dokumente» jedes erstellte Dokument in der Übersicht
aufgenommen.
Debitoren- und Finanzbuchhaltung Sobald in der «Auftragsbearbeitung» eine Rechnung erstellt wird, ist die Buchung in der
Debitoren- und Finanzbuchhaltung durchgängig vorhanden.
Kontrollieren Sie, ob die Buchung im PROFFIX Modul «Finanzbuchhaltung» vorhanden ist.
Buchungen in der Debitoren- und Finanzbuchhaltung einsehen
1. Klick auf Modul «Debitorenbuchhaltung»
2. Klick ins Feld «Buchungsdatum von» Befehlstaste F2 drücken (aktuelles Datum)
3. Klick auf Registerkarte «Start»
4. Klick in Gruppe «Buchung» auf Symbol «Suchen»
Buchungen können solange geändert werden bis…
− Zahlung erfolgt ist
− MWST abgerechnet wurde
− oder die Buchungsperiode aufgrund von Monats- oder Jahresabschluss gesperrt
wurde
PROFFIX EINFÜHRUNG
Stand Oktober 2020 www.proffix.net 44 / 66
CRM Beim Speichern der Offerte wurde eine Aktivität (Aufgabe) für die Nachfassung der Offerte
im CRM gespeichert.
Falls das PROFFIX CRM mit Outlook verknüpft ist, wird die Aufgabe auch gleich im
Outlook bei den Aufgaben gespeichert.
Mit der Umwandlung der Offerte in ein Folgedokument, im Beispiel in eine
Auftragsbestätigung, ist die Aufgabe «Offerte nachfassen» hinfällig. Bei der Umwandlung
erscheint die Frage, ob die zugewiesene Aufgabe auf erledigt gesetzt werden soll.
Übersicht der Auftragspositionen
Die einzelnen Auftragspositionen können innerhalb des Auftragsdokuments mit gedrückter
Maustaste an die gewünschte Stelle verschoben werden.
Erstellen Sie in der «Auftragsbearbeitung» eine Offerte für den Stammkunden Markus und
fügen Sie folgende Positionen hinzu:
− Zubehör 2
− Je 5 Ordner Weiss und Schwarz und 10 Ordner Gelb
− Subtotal 1
− 1 Artikel 10.001 mit 2 Zubehör 1
− Freie Position (2 Stück à CHF 10.–)
− Rapportposition (10 Stunden, Stundenlohn Vorarbeiter)
− Subtotal 2
− Gesamtrabatt von 5%
PROFFIX EINFÜHRUNG
Stand Oktober 2020 www.proffix.net 45 / 66
Artikel Hinzufügen eines Artikels aus der «Artikel- und Lagerverwaltung»
1. Klick auf Registerkarte «Start»
2. Klick in Gruppe «Position» auf Symbol «Neu» (Ctrl+T oder Insert)
− Fehlende Artikel können mit Klick auf das Symbol «Suchfenster öffnen» (F4) rechts
neben dem Feld «Artikel» direkt erfasst werden. Klick in Gruppe «Artikel» auf Symbol
«Neu» (Ctrl+N oder Insert)
Freie Position Die «Freie Position» kann dann verwendet werden, wenn Artikel verkauft werden, die im
Lager nicht gespeichert werden sollen. Die Eingabemaske ist identisch mit derjenigen der
Artikelposition. Mit dem Unterschied, dass kein Artikel eingegeben werden muss und
entsprechend auch keine Lagerausgänge gebucht werden.
1. Klick auf Registerkarte «Start»
2. Klick in Gruppe «Position» auf Pfeil beim Symbol «Neu»
3. Klick auf Symbol «Freie Position» (Ctrl+Shift+T)
PROFFIX EINFÜHRUNG
Stand Oktober 2020 www.proffix.net 46 / 66
Optionen Hinzufügen einer Option eines Lagerartikels. Wenn ein Lagerartikel mit Optionen in der
Auftragsbearbeitung eingefügt wird, erscheint ein separates Fenster mit der Auswahl der
passenden Optionen. Auch Notizen können als Option definiert werden.
1. Klick auf Registerkarte «Start»
2. Klick in Gruppe «Position» auf Pfeil beim Symbol «Neu»
3. Klick auf Symbol «Option» (Ctrl+Shift+O)
Rapport Mit dieser Position können Leistungen verrechnet oder diese als Soll-Werte gespeichert
werden. Diese stehen anschliessend für Soll-/Ist-Auswertungen von Projekten zur
Verfügung. (Voraussetzung: PROFFIX Modul «Leistungsverwaltung»)
1. Klick auf Registerkarte «Start»
2. Klick in Gruppe «Position» auf Pfeil beim Symbol «Neu»
3. Klick auf Symbol «Rapport» (Ctrl+Shift+R)
Ob die Position auf «als verrechnet» oder als «Soll-Werte» gespeichert werden, ist
abhängig von den Einstellungen bei den Dokumenttypen.
− Verrechnet: Option «Rapport speichern» und «Debitorenbuchung»
− Soll-Wert: Option «Rapport speichern»
PROFFIX EINFÜHRUNG
Stand Oktober 2020 www.proffix.net 47 / 66
Text Hinzufügen von weiteren Bemerkungen.
1. Klick auf Registerkarte «Start»
2. Klick in Gruppe «Position» auf Pfeil beim Symbol «Neu»
3. Klick auf Symbol «Text» (Ctrl+Shift+X)
− Mit Klick auf Symbol «Suchfenster öffnen» (F4) rechts neben dem Feld «Auftragstext»
können Texte gespeichert und zu einem späteren Zeitpunkt wiederverwendet werden.
Gesamtrabatt Rabatt über gesamtes Dokument, von einem Subtotal oder einer Position
1. Klick auf Registerkarte «Start»
2. Klick in Gruppe «Position» auf Pfeil beim Symbol «Neu»
3. Klick auf Symbol «Gesamtrabatt» (Ctrl+Shift+G)
− Verbuchung aufteilen Rabatt gemäss Kontierung der Auftragspositionen aufteilen
− Automatisch rechnen Bei Änderungen an Auftragsdokument Rabatt neu berechnen
PROFFIX EINFÜHRUNG
Stand Oktober 2020 www.proffix.net 48 / 66
Subtotal Zwischentotal zwischen Positionen einfügen
1. Klick auf Registerkarte «Start»
2. Klick in Gruppe «Position» auf Pfeil beim Symbol «Neu»
3. Klick auf Symbol «Subtotal» (Ctrl+Shift+S)
− danach auf 0 setzen
Die Zwischensumme wird auf 0 gesetzt, d.h. dass das nächste Subtotal erst nach
dieser Position zu summieren beginnt.
− von Anfang an rechnen
Das Subtotal wird immer von Anfang des Dokumentes gerechnet. Somit kann eine
Zwischensumme eingefügt werden, auch wenn vorher ein Subtotal mit der Option
«danach auf 0 setzen» vorhanden ist.
− Rekapitulation
Am Ende des Dokuments werden alle Subtotale nochmals ausgewiesen.
Beispiel einer Offerte
Bild Grafiken in Auftragsdokument einfügen
1. Klick auf Registerkarte «Start»
2. Klick in Gruppe «Position» auf Pfeil beim Symbol «Neu»
3. Klick auf Symbol «Bild» (Ctrl+Shift+B)
4. Bezeichnung des Bildes definieren und Bilddatei auswählen
− Die Bilder werden nicht in der Datenbank gespeichert. Es wird lediglich eine
Verknüpfung zum Bild gespeichert. Aus diesem Grund sollten keine Bilder gelöscht
oder verschoben werden, die in einem Dokument verwendet wurden, da diese sonst
beim Ausdruck nicht mehr angezeigt werden können.
PROFFIX EINFÜHRUNG
Stand Oktober 2020 www.proffix.net 49 / 66
Occasions-Objekt Für Handel mit Occasions-Objekten.
Seit 01.01.2010 muss eine steuerpflichtige Person beim Verkauf von Occasions-Objekten
das ganze Entgelt versteuern. Beim Kauf eines Occasions-Objekts kann dafür entweder
die Vorsteuer geltend gemacht werden (Kauf von einer MWST-pflichtigen Person) oder ein
fiktiver Vorsteuerabzug eingefordert werden (Kauf von Privatperson).
Für den fiktiven Vorsteuerabzug steht ein spezieller Steuercode zur Verfügung.
So wird schlussendlich nur auf die Differenz MWST bezahlt.
Kauf von Occasionsobjekt
1. Klick auf Registerkarte «Start»
2. Klick in Gruppe «Position» auf Pfeil beim Symbol «Neu»
3. Klick auf Symbol «Occasions-Objekt» (Ctrl+Shift+M)
4. Klick auf Symbol «Suchfenster öffnen» (F4) rechts neben dem Feld Artikel
5. Gewünschten Artikel suchen (Ctrl+F)
6. Doppelklick auf gewünschten Artikel, um diesen zu übernehmen
7. Seriennummer eingeben
8. Menge positiv bei Dokumenttyp «Gutschrift mit Lager»
Menge negativ bei Dokumenttyp «Lieferschein» oder «Rechnung»
9. Klick auf Schaltfläche «Ok», um Auftragsposition zu speichern
Verkauf von Occasionsobjekt
1. Klick auf Registerkarte «Start»
2. Klick in Gruppe «Position» auf Pfeil beim Symbol «Neu»
3. Klick auf Symbol «Occasions-Objekt» (Ctrl+Shift+M)
4. Klick auf Symbol «Suchfenster öffnen» (F4) rechts neben dem Feld «Occasions-
Objekt»
5. Doppelklick auf gewünschtes Occasions-Objekt
6. Klick auf Schaltfläche «Ok», um Auftragsposition zu speichern
Seitenumbruch Manueller Seitenumbruch einfügen
1. Klick auf Registerkarte «Start»
2. Klick in Gruppe «Position» auf Pfeil beim Symbol «Neu»
3. Klick auf Symbol «Seitenumbruch» (Ctrl+U)
Gutschein verkaufen 1. Klick auf Registerkarte «Start»
2. Klick in Gruppe «Position» auf Pfeil beim Symbol «Neu»
3. Klick auf Symbol «Gutschein» (Ctrl+Shift+H)
4. Klick auf Symbol «Suchfenster öffnen» (F4) rechts neben dem Feld «Gutschein-Nr.»
5. Klick in Gruppe «Gutschein» auf Symbol «Neu» (Ctrl+N oder Insert)
6. Gutschein definieren
7. Buchungsart «Diverse (ein)» sowie das Konto «Gutscheine» wählen
8. Klick auf Schaltfläche «Ok», um Gutschein zu generieren
9. Doppelklick auf Gutschein, um diesen der Rechnung hinzuzufügen
10. Klick auf Schaltfläche «Ok»
Wie Gutscheine eingelöst werden können, ist auf Seite 58 beschrieben
PROFFIX EINFÜHRUNG
Stand Oktober 2020 www.proffix.net 50 / 66
Rückstand/Reservation Artikel aus Rückstand oder Reservation in Auftragsdokument einfügen. Es werden die
Rückstände und Reservationen der im Auftragsdokument ausgewählten Adresse
angezeigt.
1. Klick auf Registerkarte «Start»
2. Klick in Gruppe «Position» auf Pfeil beim Symbol «Neu»
3. Klick auf Symbol «Rückstand/Reservation» (Ctrl+Shift+N)
4. Klick auf Symbol Suchen (Ctrl+F)
− Grüner Hintergrund = Positionen, welche geliefert werden können
− Roter Hintergrund = Positionen, welche noch nicht geliefert werden können
− Violetter Hintergrund = Positionen, für welche eine Teillieferung gemacht werden
kann
Dokumentpositionen aus anderen Dokumenten Dokumentposition aus einem anderen Dokument einfügen
1. Klick auf Registerkarte «Start»
2. Klick in Gruppe «Position» auf Pfeil beim Symbol «Neu»
3. Klick auf Symbol «Dokumentpositionen» (Ctrl+Y)
4. Suchkriterien eingeben
5. Klick auf Schaltfläche «Suchen»
6. Gewünschte Position(en) auswählen
7. Klick auf Schaltfläche «Ok»
PROFFIX EINFÜHRUNG
Stand Oktober 2020 www.proffix.net 51 / 66
Externe Dokumentpositionen (Scanner) Dokumentpositionen aus einer Datei einlesen. Kommt dann zur Anwendung, wenn z.B. ein
Scanner im Lager im Einsatz ist.
1. Klick auf Registerkarte «Start»
2. Klick in Gruppe «Position» auf Pfeil beim Symbol «Neu»
3. Klick auf Symbol «Externe Dokumentdefinition» (Ctrl+Shift+I)
4. Gewünschte Dokumentdefinition wählen
5. Evtl. Option «Datei auswählen» aktivieren / Dies ist nötig, wenn der Dateiname oder
Speicherort der zu importierenden Datei nicht immer der gleiche ist.
6. Klick auf Schaltfläche «Ok»
7. Gewünschte Datei auswählen
8. Klick auf Schaltfläche «Öffnen»
Auftragsfuss
Kondition
Die Zahlungskonditionen, welche bei der Adresse im Register «Debitoren» hinterlegt sind,
werden bei der Auswahl einer Adresse in das Auftragsdokument übernommen. Die
Kondition kann pro Dokument angepasst werden.
− Fehlt eine bestimmte Kondition? Mit Klick auf das Symbol «Suchfenster öffnen» (F4)
rechts neben dem Feld «Kondition» können die Konditionen verwaltet werden. Klick
anschliessend in Gruppe «Kondition» auf Symbol «Neu» (Ctrl+N oder Insert) oder
«Kopieren» (Ctrl+K), um die fehlende Kondition zu erfassen.
PROFFIX EINFÜHRUNG
Stand Oktober 2020 www.proffix.net 52 / 66
Lieferart
Falls auf der Adresse eine Lieferart hinterlegt ist, wird diese in der Auftragsbearbeitung
übernommen. Diese kann pro Auftragsdokument definiert werden.
In der Versandart können die Versandkosten inkl. Kontierung angegeben werden und die
Versandspesen werden hinzugefügt.
In der Vorschau am Bildschirm (Ctrl+Shift+P) oder auf dem Ausdruck (Ctrl+P) sind die
Versandspesen als separate Position ausgewiesen.
− Fehlende Lieferarten können direkt über das Symbol «Suchfenster öffnen» (F4) rechts
neben dem Feld «Lieferart» erfasst werden.
Vertreter
Das PROFFIX Modul «Provisionsverwaltung» berechnet die Provisionsabrechnungen
aufgrund von Vertretern. Diese können einer Adresse, einem Auftragsdokument, den
einzelnen Auftragspositionen usw. zugewiesen werden. In der Provisionsverwaltung wird
definiert, welche Vertreterangaben für die Berechnung der Provision massgebend sind.
Fusstext
Zusätzlicher Text, welcher am Ende des Dokumentes angezeigt wird.
− Es besteht die Möglichkeit, Textvorlagen zu speichern. Klick auf das Symbol
«Suchfenster öffnen» (F4) rechts neben dem Feld «Fusstext», um diese zu erstellen
und aufzurufen.
PROFFIX EINFÜHRUNG
Stand Oktober 2020 www.proffix.net 53 / 66
Alles rund ums Dokument
Dokumente verwalten
Dokument suchen
Suche nach bereits erfassten Auftragsdokumenten
1. Klick auf Registerkarte «Start»
2. Klick in Gruppe «Dokument» auf Symbol «Suchen» (Ctrl+F)
3. Gewünschte Suchkriterien definieren
4. Klick in Gruppe «Dokument» auf Symbol «Suchen» (Ctrl+F)
Hinweise
− Klick auf gewünschtes Dokument und anschliessend in Gruppe «Ansicht» auf Symbol
«Dokumentpositionen» (Ctrl+Shift+X), um die dazugehörigen Positionen anzuzeigen
− Mit Doppelklick auf das gewünschte Dokument (Ctrl+B), wird dieses geöffnet und
kann, falls es noch nicht gesperrt ist, angepasst werden. Gründe für die Sperrung sind
auf Seite 39 unter «Position ändern» zu finden.
− Mit der Tastenkombination (Ctrl+Q) kann vorab eingegebene Suchkriterien im
Suchfenster der Auftragsdokumente nochmals geladen werden.
Neues Dokument
Neues Auftragsdokument erstellen
1. Klick auf Registerkarte «Start»
2. Klick in Gruppe «Dokument» auf Symbol «Neu» (Ctrl+N)
Dokument kopieren
Aktuelles Dokument kopieren oder nach gewünschtem Dokument suchen und dieses
kopieren.
1. Klick auf Registerkarte «Start»
2. Klick in Gruppe «Dokument» auf Symbol «Kopieren» (Ctrl+K)
3. Ist bereits ein Dokument aktiv, erscheint die Frage, ob das aktuelle Dokument kopiert
werden soll. Ist kein Dokument aktiv, wird direkt die Suchmaske gestartet.
Dokument speichern
Aktuelles Dokument speichern. Es muss mindestens eine Position hinzugefügt sein, damit
das Dokument gespeichert wird. Beim Speichern eines neuen Dokumentes wird
automatisch eine fortlaufende Dokumentnummer vergeben.
1. Klick auf Registerkarte «Start»
2. Klick in Gruppe «Dokument» auf Symbol «Speichern» (Ctrl+S)
− Gespeichert wird das Dokument automatisch, wenn die «Vorschau» gestartet,
das Dokument gedruckt oder per E-Mail versendet wird.
Dokument abbrechen
Änderungen, welche seit der letzten Speicherung vorgenommen wurden, werden
verworfen.
1. Klick auf Registerkarte «Start»
2. Klick in Gruppe «Dokument» auf Symbol «Abbrechen» (Ctrl+B oder Esc)
Dokument löschen
Aktuelles Dokument löschen oder nach gewünschtem Dokument suchen und dieses
löschen.
1. Klick auf Registerkarte «Start»
2. Klick in Gruppe «Dokument» auf Symbol «Löschen» (Ctrl+L)
3. Ist ein Dokument aktiv, wird das aktuelle Dokument gelöscht. / Ist die ganze
Auftragsmaske leer, wird direkt die Suchmaske gestartet.
PROFFIX EINFÜHRUNG
Stand Oktober 2020 www.proffix.net 54 / 66
Weiterverarbeitung des Dokuments
Dokument speichern, drucken, neu
Diese Funktion vereint 3 Schritte in einem – Dokument speichern, Dokument drucken und
Auftragserfassungsmaske leeren, damit gleich ein neues Dokument erfasst werden kann.
1. Klick auf Registerkarte «Start»
2. Klick in Gruppe «Dokument» auf Symbol «Speichern, drucken, neu» (Ctrl+H)
Dokument drucken
Aktuelles Dokument drucken. Änderungen am Dokument werden damit automatisch
gespeichert.
1. Klick auf Registerkarte «Start»
2. Klick in Gruppe «Dokument» auf Symbol «Drucken» (Ctrl+P)
Dokument Vorschau
Aktuelles Dokument am Bildschirm als Vorschau anzeigen lassen. Änderungen am
Dokument werden damit automatisch gespeichert.
1. Klick auf Registerkarte «Start»
2. Klick in Gruppe «Dokument» auf Symbol «Vorschau» (Ctrl+Shift+P)
Dokument als E-Mail versenden
Ein E-Mail-Fenster wird geöffnet und das aktuelle Dokument wird als PDF-Dokument als
Anhang hinzugefügt. Falls bei der Adresse eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist, wird diese
als Empfänger vorgeschlagen.
1. Klick auf Registerkarte «Start»
2. Klick in Gruppe «Dokument» auf Symbol «Als E-Mail senden» (Ctrl+W)
Adressen anpassen
1. Klick auf Registerkarte «Extras»
2. Klick in Gruppe «Anpassen» auf Symbol «Adressen» (Ctrl+Shift+A)
− Die Adressen können auch über das Symbol «Adressen anpassen» rechts am Ende
der Zeile «Adresse» geändert werden.
Im Register «Allgemein» ist die Hauptadresse eingetragen, welche bei der Erstellung des
Auftragsdokumentes gewählt wurden.
Unterscheidet sich die Lieferadresse oder die Rechnungsadresse von der Hauptadresse,
können diese in den jeweiligen Registern definiert werden. Falls der Adresse im Register
«Debitoren» eine Liefer- und/oder Rechnungsadresse zugewiesen ist, werden diese aus
der Adresse gelesen und vorgeschlagen.
In allen drei Registern, kann die Adresse für dieses Dokument bearbeitet oder einen
Kontakt ausgewählt werden. Ist ein Kontakt als «Haupt» definiert, wird dieser automatisch
vorgeschlagen.
− Änderungen an der Adresse in diesem Fenster gelten nur für das aktuelle Dokument
und haben keinen Einfluss auf «Adressverwaltung».
− Es können bei der Lieferadresse und Rechnungsadresse die gewünschten Angaben
direkt im jeweiligen Registerkarten erfasst werden, wenn diese nicht in der
Adressverwaltung gespeichert werden sollen.
Adressetiketten drucken
Etiketten von verwendeten Adressen des Dokumentes drucken (z.B. um Paket zu
beschriften)
1. Klick auf Registerkarte «Start»
2. Klick in Gruppe «Dokument» auf Symbol «Adressetiketten drucken» (Ctrl+Shift+C)
3. Klick auf Schaltfläche «Bildschirm» oder «Drucker»
PROFFIX EINFÜHRUNG
Stand Oktober 2020 www.proffix.net 55 / 66
Artikeletiketten drucken
Etiketten von erfassten Artikeln des aktuellen Dokumentes drucken
1. Klick auf Registerkarte «Start»
2. Klick in Gruppe «Dokument» auf Symbol «Artikelettiketten drucken» (Ctrl+Shift+E)
3. Im Feld «Anzahl Etiketten» definieren, wie viele Kopien pro Artikel gedruckt werden
sollen.
4. Klick auf Schaltfläche «Bildschirm» oder «Drucker»
Zusatzkosten und Zusatzinfos erfassen
Porto definieren
Ist der ausgewählten Lieferart bereits ein Porto hinterlegt, wird dieses übernommen. Das
Porto kann für das aktuelle Dokument angepasst werden.
1. Klick auf Registerkarte «Extras»
2. Klick in Gruppe «Anpassen» auf Symbol «Porto» (Ctrl+M)
3. Porto definieren
4. Klick auf Schaltfläche «Ok»
Kleinmengenzuschlag definieren
Falls der ausgewählten Adresse im Register «Debitoren» ein Kleinmengenzuschlag
zugewiesen ist, wird dieser automatisch in der «Auftragsbearbeitung» übernommen. Beim
Speichern des Dokumentes wird geprüft, ob der Totalbetrag kleiner als der im Zuschlag
definierte Betrag ist. Trifft dies zu, wird der Zuschlags-Betrag dazuaddiert.
Der Betrag kann manuell für das aktuelle Dokument angepasst werden.
1. Klick auf Registerkarte «Extras»
2. Klick in Gruppe «Anpassen» auf Symbol «Kleinmengenzuschlag» (Ctrl+Shift+W)
3. Zuschlag auswählen und evtl. anpassen
4. Klick auf Schaltfläche «Ok»
PROFFIX EINFÜHRUNG
Stand Oktober 2020 www.proffix.net 56 / 66
Zusatzfelder erfassen
Zusatzinfos in Zusatzfeldern des Auftragsdokumentes erfassen.
1. Klick auf Registerkarte «Extras»
2. Klick in Gruppe «Anpassen» auf Symbol «Zusatzfelder» (Ctrl+R)
3. Angaben in Zusatzfeldern erfassen
4. Klick auf Schaltfläche «Ok»
Bestimmte Zusatzfelder können auch direkt im Auftragskopf angezeigt werden. Dies wird
pro Dokumenttyp definiert. Beispiel Dokumenttyp Offerte
Aktivität definieren Einem Dokument kann eine Aktivität (Termin oder Aufgabe) zugewiesen oder eine
bestehende Aktivität des aktuellen Dokuments eingesehen werden. Diese wird, falls
gewünscht auch mit Outlook synchronisiert.
Ist einem Dokumenttyp eine Aktivität zugewiesen, wird die Aufgabe oder der Termin
automatisch für das Dokument erstellt.
− Voraussetzung: PROFFIX Modul «CRM»
1. Klick auf Registerkarte «Extras»
2. Klick in Gruppe «Anpassen» auf Symbol «Aktivität» (Ctrl+G)
3. Aktivität definieren
4. Klick auf Schaltfläche «Ok»
PROFFIX EINFÜHRUNG
Stand Oktober 2020 www.proffix.net 57 / 66
Zahlungen Ist eine Rechnung gestellt und mit dem Kunden wurde eine Teilzahlung vereinbart, kann
die Rechnung beliebig aufgeteilt werden.
Rechnung aufsplitten
1. Klick auf Modul «Auftragsbearbeitung»
2. Bestehende Rechnung aufrufen oder neu erstellen (z.B. Verkauf des Artikels «Zubehör
2» an Stammkunde Markus)
3. Klick auf Registerkarte «Zahlung»
4. Klick in Gruppe «Diverse» auf Symbol «Splittrechnung definieren» (Ctrl+Shift+Q)
5. Klick in Gruppe «Splittrechnung» auf Symbol «Neu» (Ctrl+N oder Insert)
6. 1. Rate definieren und mit «Ok» bestätigen
7. Schritte 5-6 für weitere Raten wiederholen
8. Die Position «Restbetrag» wird automatisch eingefügt, sobald eine Splittrechnung
definiert wurde
9. Position «Restbetrag» auswählen
10. Klick in Gruppe «Splittrechnung» auf Symbol «Ändern» (Ctrl+D)
11. Datum bei Restzahlung definieren und mit «Ok» bestätigen
12. Klick in Gruppe «Splittrechnung» auf Symbol «Speichern» (Ctrl+S)
− Beim Ausdruck oder bei der Vorschau am Bildschirm der Rechnung kann angegeben
werden, welche Splittrechnungen gedruckt bzw. angezeigt werden soll – bei der
Eingabe der Zahl 0 werden alle Splittrechnungen gedruckt / angezeigt.
Zahlung definieren
Beim Erfassen einer Rechnung können Zahlungen (gesamter Betrag oder mehrere
Teilbeträge) direkt gebucht werden, ohne das in die «Debitorenbuchhaltung» gewechselt
werden muss.
1. Klick auf Registerkarte «Zahlung»
2. Klick in Gruppe «Diverse» auf Symbol «Zahlung definieren» (Ctrl+Shift+Z)
3. Klick in Gruppe «Zahlung» auf Symbol «Neu» (Ctrl+N oder Insert)
4. Buchungsdatum definieren
5. Buchungsart und Konto kontrollieren
6. Betrag eingeben
7. Evtl. Buchungstext ergänzen
8. Klick auf Schaltfläche «Ok»
9. Klick in Gruppe «Zahlung» auf Symbol «Speichern» (Ctrl+S)
PROFFIX EINFÜHRUNG
Stand Oktober 2020 www.proffix.net 58 / 66
Gutschein einlösen
Gutscheine können Sie direkt in der «Auftragsbearbeitung» bei einer Rechnung einlösen.
1. Klick auf Registerkarte «Zahlung»
2. Klick in Gruppe «Diverse» auf Symbol «Gutschein einlösen» (Ctrl+Shift+U)
3. Klick in Gruppe «Gutschein» auf Symbol «Neu» (Ctrl+N oder Insert)
4. Buchungsdatum definieren
5. Klick auf Symbol «Suchfenster öffnen» (F4) rechts neben dem Feld «Gutschein-Nr.»
6. Gutschein suchen (Ctrl+F)
7. Doppelklick auf gewünschten Gutschein (Ctrl+B)
8. Buchungsart und Konto kontrollieren
9. Klick auf Schaltfläche «Ok»
10. Klick in Gruppe «Gutschein» auf Symbol «Speichern» (Ctrl+S)
PROFFIX EINFÜHRUNG
Stand Oktober 2020 www.proffix.net 59 / 66
Vorauszahlung definieren
Falls z.B. nach der Erstellung einer Auftragsbestätigung eine Vorauszahlung gewünscht
wird, bevor die Ware geliefert wird, kann auf dem gewünschten Auftragsdokument eine
Vorauszahlung erfasst werden. Diese erstellt beim Speichern des Dokumentes eine
Buchung in der «Debitorenbuchhaltung».
1. Klick auf Registerkarte «Zahlung»
2. Klick in Gruppe «Diverse» auf Symbol «Vorauszahlung definieren» (Ctrl+Shift+V)
3. Klick in Gruppe «Vorauszahlungen» auf Symbol «Neu» (Ctrl+N)
4. Buchungsdatum definieren
5. Buchungsart und Konto kontrollieren, wo das Geld eingegangen ist
6. Betrag definieren
7. Evtl. Buchungstext anpassen
8. Buchungsart für Vorauszahlung wählen
9. Konto und Steuercode für Vorauszahlung kontrollieren
10. Klick auf Schaltfläche «Ok»
11. Klick auf Schaltfläche «Speichern» (Ctrl+S)
− Bei der Umwandlung des Dokumentes in eine Rechnung, wird die Vorauszahlung dem
Rechnungsbetrag automatisch in Abzug gebracht.
PROFFIX EINFÜHRUNG
Stand Oktober 2020 www.proffix.net 60 / 66
Rückstände/Reservationen
Ganzes Dokument reservieren
Mit der Option «Rückstände/Reservationen/Teilrechnungen» können in der
Auftragsbearbeitung einzelne Artikel oder auch das ganze Dokument reserviert werden.
Somit kann sichergestellt werden, dass reservierte Artikel nicht verkauft werden und der
Liefertermin eingehalten werden kann.
− Artikel können nur reserviert werden, wenn der Dokumenttyp keinen Lagerabtrag
vornimmt.
− Voraussetzung: Option «Rückstände/Reservationen/Teilrechnungen»
1. Klick auf Registerkarte «Rückstände/Reservationen»
2. Klick in Gruppe «Diverse» auf Symbol «Ganzes Dokument reservieren»
3. Evtl. Lieferdatum und Reservierungsdatum definieren
4. Klick auf Schaltfläche «Ok»
Rückstände bilden
Wird ein Auftragsdokument, welches einen Lagerabtrag vornimmt, z.B. Lieferschein oder
Rechnung, gespeichert, prüft PROFFIX, ob genügend Lagerbestand vorhanden ist, die
fehlenden werden als Rückstande markiert.
Pro Position können auch manuell Rückstände definiert werden. Dazu kann auf das
Symbol «Rückstände verwalten» (Ctrl+S) rechts neben dem Feld «Menge» geklickt
werden.
PROFFIX EINFÜHRUNG
Stand Oktober 2020 www.proffix.net 61 / 66
Rückstände/Reservationen liefern
Für Artikel, welche im Rückstand oder reserviert sind, kann die Lieferung wie folgt
ausgelöst werden.
1. Klick auf Registerkarte «Rückstände/Reservationen»
2. Klick in Gruppe «Diverse» auf Symbol «Rückstände/Reservationen liefern»
3. Suchkriterien eingeben
4. Klick in Gruppe «Rückstände/Reservationen» auf Symbol «Suchen» (Ctrl+F)
5. Gewünschte Positionen auswählen
6. Klick in Gruppe «Rückstände/Reservationen» auf Symbol «Markieren» (Ctrl+M), um
die ausgewählten Positionen für die Lieferung zu markieren
7. Unter «Lieferung» die Angaben wie «Dokumenttyp», «Datum» usw. definieren
8. Klick in Gruppe «Rückstände/Reservationen» auf Symbol «Speichern» (Ctrl+S)
− Positionen ohne Bestand werden in Rot angezeigt
Listen
In jedem PROFFIX Modul stehen verschiedene Listen zur Verfügung, mit welchen Listen,
Serienbriefe und Etiketten ausgedruckt werden können.
Zu den Listen wechseln 1. Klick auf gewünschtes Modul
2. Klick auf Registerkarte «Listen»
3. Klick auf gewünschtes Symbol/Rubrik
4. Klick auf gewünschte Liste
5. Ausgabe wählen
6. Evtl. mit Suchfeldern Selektion eingrenzen
7. Klick auf Schaltfläche «Ok»
8. Klick auf Schaltfläche «Starten»
PROFFIX EINFÜHRUNG
Stand Oktober 2020 www.proffix.net 62 / 66
− Mit einem Klick auf das Symbol «Bearbeiten» kann zum Listen-Modul gewechselt
werden, wo alle Listen ausgedruckt und auch angepasst werden können. Zuerst
Listenart und anschliessend gewünschte Liste wählen, um die Liste auszudrucken
oder zu bearbeiten.
Benutzerdefiniertes PROFFIX Layout
Die PROFFIX Navigation ist unterteilt in die Gruppen Module, Listen und Diverses.
Unter «Module» befindet sich für jedes installierte Modul ein Symbol.
Unter «Listen» befinden sich sämtliche Auswertungen von allen Modulen. Für jedes
installierte Modul erscheint auch hier ein Symbol.
In der Gruppe «Diverses» befinden sich weitere Module und Hilfsprogramme wie z.B.
«Import», «Export», «Hilfstabellen» oder z.B. «Einstellungen».
Es können Gruppen hinzufügt, entfernt und umbenennt werden.
Definieren Sie die individuellen Benutzereinstellungen und berücksichtigen Sie dabei
folgende Punkte:
− Wählen Sie für die Module in der Navigation die Ansicht «kleine Symbole mit Text»
− Fügen Sie das Modul Debitorenbuchhaltung zum Schnellzugriff hinzu
− Wählen Sie ein beliebiges Erscheinungsbild
− In der Leiste sollte neu zusätzlich das Modul «Einkaufsverwaltung» erscheinen
− Blenden Sie in der Adressverwaltung die gelöschten Adressen ein
− Erstellen Sie die Gruppe «Meine Listen» mit der Verknüpfung «Liste Auswertungen
Debitorenbuchhaltung: Umsatzliste Debitoren»
− Verschieben Sie das Modul «Adressverwaltung» in der Navigation an die zweite Stelle
und geben Sie dem Modul den Namen «Adressen»
− Richten Sie Ihre Favoriten im Modul Adressverwaltung ein
PROFFIX EINFÜHRUNG
Stand Oktober 2020 www.proffix.net 63 / 66
Darstellung in Navigation ändern 1. Rechtsklick auf Gruppe «Modul»
2. Gewünschte Einstellung wählen
Neue Gruppe hinzufügen 1. Rechtsklick auf eine Gruppe z.B. Module
2. Klick auf Befehl «Neue Gruppe hinzufügen»
3. Bezeichnung, Hotkey und Symbol definieren
4. Klick auf «Ok», um die Gruppe zu speichern
Neue Verknüpfung erstellen 1. Rechtsklick in Navigation
2. Klick auf Befehl «Neue Verknüpfung hinzufügen»
3. Felder definieren
4. Klick auf «Ok», um Verknüpfung zu speichern
PROFFIX EINFÜHRUNG
Stand Oktober 2020 www.proffix.net 64 / 66
Startparameter für eine Verknüpfung definieren
Wenn als Verknüpfung eine Liste ausgewählt wird, dann kann dieser Parameter für den
Start mitgegeben werden.
1. Rechtsklick auf gewünschte Verknüpfung
2. Klick auf Befehl «Eigenschaften»
3. Klick auf Symbol «Start-Parameter» rechts neben dem Feld «Parameter»
4. Klick auf Schaltfläche «Ok»
5. Gewünschte Parameter definieren
6. Klick auf Schaltfläche «Ok»
Favoriten Häufig verwendete Symbole können in einer eigenen Registerkarte «Favoriten»
zusammengestellt werden.
1. Rechtsklick auf ein Symbol
2. Klick im Kontextmenü auf «Zu Favoriten hinzufügen»
3. Das Symbol ist im neuen Register «Favoriten» ersichtlich
4. Klick im Kontextmenü auf «Favoriten verwalten»
5. Funktionen hinzufügen, umbenennen oder löschen
6. Klick auf «Ok», um die Favoriten zu speichern
PROFFIX EINFÜHRUNG
Stand Oktober 2020 www.proffix.net 65 / 66
Massenmutation
Mit der Massenmutation lassen sich in einem Schritt für mehrere Adressen Änderungen
anbringen.
Ändern Sie 10 beliebige Adressen via Massenmutation und beachten Sie dabei folgende
Punkte:
− Ändern Sie den Steuercode im Register Debitoren bei allen via Massenmutation auf
85
− Entfernen Sie die Adressgruppe «Interessenten» und fügen Sie die Adressgruppe
«Kunden» hinzu
− Kontrollieren Sie die Adressen
Massenmutation durchführen
1. Klick auf Modul «Adressverwaltung»
2. Gewünschte Adressen suchen und auswählen
3. Klick auf Registerkarte «Extras»
4. Klick in Gruppe «Pflege» auf Symbol «Massenmutation» (Ctrl+M)
5. Unter «Adressfeld» gewünschtes Feld, welches verändert werden soll auswählen
6. Im Feld «neuer Wert» den Wert definieren, welcher für die ausgewählten Adressen
nun gelten soll
7. Klick auf Schaltfläche «hinzufügen»
8. Schritt 5 – 7 für weitere Felder wiederholen
9. Falls Adressgruppen angepasst werden sollen, können mit den Feldern rechts
Adressgruppen hinzugefügt oder gelöscht werden
10. Klick auf Schaltfläche «Ok»
11. Frage mit «Ja» bestätigen, um die definierten Änderungen auf die ausgewählten
Adressen zu übernehmen
− Mit «Telefonformat korrigieren» im Feld «Adressfeld» können alle Telefonnummern
gemäss dem in den Einstellungen definierten Telefonformat ändern.
− Mit «Briefanreden korrigieren» im Feld «Adressfeld» werden die Briefanreden aller
ausgewählten Adressen gemäss der Sprache und der Definition auf der zugewiesenen
Anrede neu abgefüllt. (Siehe Seite 20)
− Massenmutationen stehen ebenfalls in der Artikel- und Lagerverwaltung zur
Verfügung. Da stehen Massenmutationen für den Artikel und den Lieferanten zur
Verfügung.
PROFFIX EINFÜHRUNG
Stand Oktober 2020 www.proffix.net 66 / 66