H.WolfProjektmanagement
Projekt
Nach DIN 69901 ist ein Projekt ein
befristetes Vorhaben, das im Wesentlichen
durch die Einmaligkeit seiner Bedingungen in
ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist.
Projektdefinition
[Projektmanagement] 2
Projektmanagement
Nach DIN 69901 ist Projektmanagement
die Gesamtheit der Führungsaufgaben,
Führungstechniken und Führungsmittel zur
Abwicklung eines Projektes.
Projektmanagementdefinition
[Projektmanagement] 3
Projektorganisation
Nach DIN 69901 ist Projektorganisation die
Gesamtheit der Organisationseinheiten und
der aufbau- und ablauforganisatorischen
Regelungen zur Abwicklung eines Projektes.
Projektorganisationsdefinition
[Projektmanagement] 4
In der Projektorganisation wird folgendes festgelegt:• Arbeitseinteilung zwischen Personen und Teams• AKV: Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortlichkeiten• Weisungsbefugnisse, Kontrollrechte und Aufsichtspflichten• Koordinationsinstrumente (z.B. Abstimmungszirkel)
[Projektmanagement] 5
Projektteam-mitglied
Projekt-auftraggeber
Lenkungs-ausschuss
Projekt-leiter
Projektteam-mitgliedProjektteam-
mitglied
Projektteam-mitglied
ExterneBeteiligte
Merkmale eines Projektes
Eindeutige Zielsetzung • Eindeutige Aufgabenstellung / Zielsetzung• Zeitliche Befristung • Einmaligkeit / Neuartigkeit der Aufgabe • Begrenzte Ressourcen• Begrenztes Budget • Projektspezifische Organisation • Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben
[Projektmanagement] 6
Projektmanagement
Nach DIN 69901 ist Projektmanagement
die Gesamtheit der Führungsaufgaben,
Führungstechniken und Führungsmittel zur
Abwicklung eines Projektes.
Projektmanagementdefinition
[Projektmanagement] 7
Projektmanagement Prozess
Projektmanagement
DefinitionProblemanalyse
[Projektmanagement] 8
AbschlussÜbergabe
Dokumentation
RealisierungProjekt-
durchführung
PlanungStuktur- undTerminplanung
Strukturierungsphasen
Phase 1: Projektdefinition
[Projektmanagement] 9
DefinitionAbschluss
Realisierung Planung
Was ist ein Projekt?
Geben Sie ein Beispiel aus der eigenen persönlichen Erfahrung und wenden Sie auf dieses Projekt die Definitionen an!
Aufgabe: • Definieren Sie ein Projekt• Sind die Merkmale des Projekts erfüllt? • Formulieren Sie das Projektziel • Nennen Sie den Zeitplan und die
einzusetzenden Ressourcen
[Projektmanagement] 10
Wichtige Ziele des Projektmanagements
• Transparente Umsetzung der Aufgabenstellung in eine Projektplanung
• Orientierung am Projektziel und Konzentration der Kräfte auf das Projekt
• Reaktion auf Probleme und Konflikte
• Kontrolle der Projektziele
• Anpassung des Projekts an geänderte Rahmenbedingungen
[Projektmanagement] 11
Magisches Dreieck
[Projektmanagement] 12
Sachziel
Terminziel Kostenziel
Ziele sollten SMART sein
Spezifiziert (Sind die Ziele klar beschrieben?)
Messbar (Sind die Ziele messbar?)
Ambitioniert (Stellen die Ziele eine Herausforderung dar?)
Realistisch (Sind die Ziele erreichbar?)
Terminiert (Wann wird gemessen?)
[Projektmanagement] 13
[Projektmanagement] 14
Warum scheitern Projekte?
[Projektmanagement] 15
Prozess des Projektmanagements
Planung
Organisation
[Projektmanagement] 16
Koordination
Steuerung
Kontrolle
Projektmanagment ist die Kunst mit 10 Fingern11 Korken unter Wasser zu halten
Projektbeteiligte (DIN 69905)
Gesamtheit aller Projektteilnehmer, -betroffenen und -interessierten, deren Interessen durch den Verlauf oder das Ergebnis des Projekts direkt oder indirekt berührt sind. Dazu gehören z.B.
[Projektmanagement] 17
• Auftraggeber, • Auftragnehmer, • Projektleiter, • Projektmitarbeiter, • Nutzer des Projektergebnisses, • Arbeitnehmervertretung, • Anwohner, • Naturschutzverbände, • Stadtverwaltung, Banken, Politik usw.
Projektleitung
Die DIN 69901 definiert eine Projektleitung als
„für die Dauer eines Projektes
geschaffene Organisationseinheit, welche
Planung, Steuerung und Überwachung
dieses Projektes verantwortlich ist.“
[Projektmanagement] 18
Aufgaben der Projektleitung
• Projektdefinition
• Projektorganisation
• Projektplanung
• Kommunikation
• Umfeldmanagement
• Projektcontrolling
• Projektdokumentation
• Mitarbeiterführung
[Projektmanagement] 19
Anforderungen an die Projektleitung
[Projektmanagement] 20
WirtschaftlichesFachwissen
Führungs-persönlichkeit
TechnischesFachwissen
Moderator
Konfliktmanager
Anforderungen an die Projektleitung
[Projektmanagement] 21
Fachkompetenz
Managementkompetenz
Persönliche Kompetenz
Soziale Kompetenz
Aufgabe
Geben Sie Beispiele aus der eigenen persönlichen Erfahrung über notwendige Kompetenzen eines Projektleiters zu den folgenden Qualifikationen:
[Projektmanagement] 22
• Managementkompetenz
• Fachkompetenz
• Sozialkompetenz
• Persönliche Kompetenz
Projektmitarbeiter
Nach DIN 69901 werden Projektmitarbeiter
rein formell zu den Aufgabenträger
(Ressourcen) gezählt.
[Projektmanagement] 23
Auswahl der Projektmitarbeiter
Kriterien
[Projektmanagement] 24
Fachkompetenz Teamkompetenz
Erfahrung Herkunft Einsatzzeit
intern extern
Fachkompetenzen der Projektmitarbeiter
[Projektmanagement] 25
Fachkompetenz
• Kreativitätsmethoden • Visualisierungsmethoden • Präsentationsmethoden • Entscheidungstechniken • Dokumentationsverfahren
• Textverarbeitung • Tabellenkalkulation • Grafikprogramme
Kreativitäts- und Problemlösungsmethoden
[Projektmanagement] 26
• Brainstorming
• 635 Methode (6 TN, 3 Ideen, 5x Weiterreichen)
• Mind-Mapping
• Nutzwertanalyse
• Ishikawa-Diagramm (Fischgrät-Diagramm)
Teamkompetenz der Projektmitarbeiter
[Projektmanagement] 27
Teamkompetenz
• Kommunikationsfähigkeit
• Kompromissbereitschaft
• Lernbereitschaft
• Anpassungsfähigkeit
• Kritikbereitschaft
• Empathie (die Fähigkeit, auf andere einzugehen)
Projektteam
Formuierungsphaseforming
[Projektmanagement] 28
Konfliktphasestorming
Konsolidierungsphasenorming
Produktive Phaseperforming
Auflösungsphaseadjourning
Teambildungsphasen
Projektteam
Teamentwicklungsphasen
[Projektmanagement] 29
Kompetenzaufteilung bei Projektorganisationsformen
[Projektmanagement] 30
Stab-Projektorganisation
Matrix-Projektorganisation
ReineProjektorganisation
Kompetenz derLinie
Kompetenz derProjektleitung
Projektstabsorganisation
[Projektmanagement] 31
Leitung
Projekt-leitung
Verwaltung Produktion Verkauf
[Projektmanagement] 32
Projektmatrixorganisation
Leitung
Projekt-leitung
Verwaltung Produktion Verkauf
Reine Projektorganisation
[Projektmanagement] 33
Leitung
Verwaltung Produktion Verkauf Projektleitung
Phase 2: Projektplanung
[Projektmanagement] 34
DefinitionAbschluss
Realisierung Planung
Projektplanung
Die Projektplanung ist ein systematischer
und methodischer Prozess zur
Informationsgewinnung über den zukünftigen
Ablauf des Projektes und zur gedanklichen
Vorwegnahme der zur Projektdurchführung
notwendigen Aktivitäten.
[Projektmanagement] 35
Projektplanung
Planung heißt, Probleme erkennen,
aufzeigen und lösen, bevor sie eintreten!
[Projektmanagement] 36
Einteilung der Planungsphasen
[Projektmanagement] 37
Grobplanung
• Projektstrukturplan• Projektablaufplan
Feinplanung
• Projektterminplan• Kapazitätsplan• Kostenplan• Qualitätsplan
Richtwerte für Projektstrukturpläne
• 5-10 logische Teilaufgaben • 5-10 Arbeitspakete pro Teilaufgabe
Arbeitspakete:
• 1 Verantwortlicher • Mitarbeit: < 8 Personen • Arbeitsaufwand: < 1 Monat (ca. 160 h) • Bearbeitungsdauer: < 3 Monate • 5-7 Meilensteine
[Projektmanagement] 38
Grundsatz des Projektstrukturplanes (PSP):„Vom Groben zum Detail“
[Projektmanagement] 39
Hausbau1. Ebene Projekt
2. Ebene Teilaufgabe
3. Ebene Arbeitspaket
Geplant wird der Bau eines Einfamilienhauses:
Erstellen Sie einen Projektstrukturplan:
• Gliedern Sie dieses Projekt in 3 Teilaufgaben mit je max. 4 Arbeitspakete und stellen Sie Ihr Ergebnis als PSP dar.
• Schätzen Sie die Dauer für die jeweiligen Arbeitspakete in Wochen.• Setzen Sie Meilensteine
[Projektmanagement] 41
Aufgabe
Erstellen Sie ein Balkendiagramm oder einen Netzplan aus Ihrem Projektstrukturplan.
• Ermitteln Sie die Gesamtdauer des Projektes • Ermitteln Sie den kritischen Pfad des Projektes • Geben Sie 2 mögliche Meilensteine an
Nr. Vorgang Vorgänger Dauer10 Planung Installation - 320 Vorbereiten Fundament 10 530 Vorbereitung Elektroinstall. 20 240 Installation Hydraulik 20 150 Montage der Maschine 30,40 460 Abnahme der Maschine 50 170 Erstellen Abnahmeprotokoll 60 180 Schulung der Mitarbeiter 60 290 Entsorgung Verpackung 50 2
[Projektmanagement] 43
Sie sollen in Ihrer Abteilung für die Installation und Inbetriebnahme einer neuen Maschine einen Projektablaufplan erstellen.
Erstellen Sie hierzu einen Balkenplan
[Projektmanagement] 44
Lösung Aufgabe Balkenplan
Nr 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17
10
20
30
40
50
60
70
80
90
[Projektmanagement] 45
Ein Auftrag wurde mithilfe der Netzplantechnik geplant. Die Durchlaufzeit dieses Auftrages soll optimiert werden.
101/A
0 100 0 10
182/B
10 2810 0 28
124/D
28 4028 0 40
16/F
40 4140 0 41
143/C
10 2416 0 30
105/E
24 3430 6 40
Verändern Sie den Netzplan unter folgenden Vorgaben:- Im Vorgang B wird auf zwei identischen Anlagen parallel gefertigt- Der Vorgang E verkürzt sich durch technische Optimierung um
eine Zeiteinheit
[Projektmanagement] 46
Lösung a, b
101/A
0 100 0 10
92a/B
10 1912 2 21
124/D
19 3121 2 33
16/F
33 3433 0 34
143/C
10 2410 0 24
95/E
24 3324 0 33
92b/B
10 1912 2 21
ProjektressourcenplanBeinhaltet:
[Projektmanagement] 47
• Kapazitätsplan• Kostenplan
Kapazitätsplanung
[Projektmanagement] 48
Bei der Kapazitätsplanung geht es um die Planung von Personen und Sachmitteln. Diese müssen • in der richtigen Art und Qualität • in der richtigen Menge • zur richtigen Zeit • am richtigen Ort bereitstehen.
Vorgehensweise:• Ermittlung des Ressourcenbedarfs (Art, Menge, Ort, Zeit) • Ermittlung der verfügbaren Kapazitäten • Soll-Ist-Vergleich • Ausgleich von Kapazitätslücken
AufgabeErstellen Sie für den Bau des Einfamilienhauseseinen Projektressourcenplan
[Projektmanagement] 49
Anhand einer Tabelle kann jeder Aufgabe einer Ressource (Mitarbeiter, Maschine) zugeordnet werden. Dabei können Termineinschränkungen berücksichtigt werden.
Nr Tätigkeit Dauer Ressource Beschränkung1.1 Erdarbeiten 1 Bagger nur Woche 31.2 Fundament ausheben 9 Maurer1.3 Dach decken 3 Zimmerer Urlaub Woche 6-81.4 Fenster und Türen 1 Schreiner
usw.
Beispiel:
Kostenplanung
[Projektmanagement] 50
Ziele des Kostenplans • Ermittlung des gesamten Projektbudgets vor Projektbeginn • Grundlage für die Kalkulation eines Angebots von externen
Projekten • Grundlage für die Überwachung von Projektkosten
Darstellung des Kostenverlaufs Kostenkurve: Kumulierte Kostenkurve:
Risikoanalyse
[Projektmanagement] 51
1. 2. 3.Analysieren Bewerten Entscheiden
Aus
wirk
ung
Wahrscheinlichkeit
ABD C
Arten von Risiken
Technische Risiken Neuartigkeit des Produkts, Schnittstellenprobleme…
Wirtschaftliche Risiken Bonitäts-, Finanzierungs- und Währungsrisiko, ungünstige Marktpreisentwicklung…
Personelle Risiken Personalkapazitäten, Qualifikation der Mitarbeiter…
Umwelt-Risiken geltendes Recht, gesellschaftliche Veränderungen,
Qualitätsrisiken
Terminrisiken
[Projektmanagement] 52
Risiken bewerten
[Projektmanagement] 53
Tragen Sie die hier dargestellten Werte in eine ABCD – Matrix ein.
Risiken übertragen
[Projektmanagement] 54
[Projektmanagement] 55
Phase 3: Realisierung
DefinitionAbschluss
Realisierung Planung
Grundsätze der Projektsteuerung
[Projektmanagement] 56
Grundsätze der Projektsteuerung
[Projektmanagement] 57
Ziel: Frühzeitiges Erkennen von Planabweichungen und Aufzeigen von Abweichungstendenzen
Komponenten der Projektsteuerung: • Zeit • Aufwand und Kosten • Fortschritt • Qualität
Absicherung der Projektsteuerung: • Systematische und durchgängige Projektdokumentation • Dokumentieren der Ergebnisse mit Hilfe des PM-
Berichtswesen
Regelkreisprinzip
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Drei Phasen der Projektüberwachung 1. Ermittlung von Daten, welche die aktuelle Situation im
Projekt ergeben 2. Soll-/Ist-Vergleich: Feststellung von Abweichungen 3. Bewertung: Feststellung von Gründen für Abweichungen
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Phase 4: Projektabschluss
DefinitionAbschluss
Realisierung Planung
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Projektabschluss
Der Projektabschluss ist nach DIN 69905
das formale Ende eines Projektes.
Definition
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Projektabschluss
Auch der Projektabschluss ist zu gestalten, dazu gibt es eine eigene Projektphase • Wesentliche Aktivitäten der Projektabschlussphase • Formaler Projektabschluss • Projektabschlussbericht • Abschlusspräsentation • Projektabschlusssitzung
Projektabnahme durch den Auftraggeber • Freigabe der Projektmitglieder und -ressourcen • Nachbetrachtung der Projektarbeit • Sicherung der im Projekt gesammelten Erfahrungen