Asug Impact Awards
Projeto AVANCE – Um novo patamar tecnológico para a Ourofino
Autor da Ourofino: Luciano Barros – Diretor de TI
Participação na execução do projeto:
Martin Strempfer (FH) - Diretor do Projeto Juliano Leite Ribeiro (FH) – Gerente de Operações
Luiz Storani (FH) - Gerente do Projeto
[ASUG IMPACT WARDS] Projeto AVANCE – Um novo patamar tecnológico para a Ourofino
Asug Impact Awards
Projeto AVANCE – Um novo patamar tecnológico para a Ourofino
Página 2 de 20
ÍNDICE
1. SUMÁRIO EXECUTIVO ................................................................... 3
2. A OUROFINO AGRONEGÓCIO ....................................................... 4
2.1. OUROFINO AGRONEGÓCIOS EM NÚMEROS ...................................................................................................... 4
3. MOTIVAÇÃO .................................................................................... 5
3.1. PRINCIPAIS DESAFIOS ................................................................................................................................... 5
3.2. BENEFÍCIOS ESPERADOS ............................................................................................................................... 6
4. ESCOLHA DO SOFTWARE ............................................................. 6
4.1. POR QUE A FH? ......................................................................................................................................... 7
4.2. SOLUÇÕES ................................................................................................................................................. 7
5. PREPARAÇÃO E PLANEJAMENTO DO PROJETO ....................... 8
5.1. CAPACITAÇÃO DAS EQUIPES .......................................................................................................................... 9
5.2. ESTRATÉGIA PARA O GO-LIVE ...................................................................................................................... 10
5.3. METODOLOGIA E USO DO SOLUTION MANAGER (SOLMAN) ............................................................................... 10
6. IMPLEMENTAÇÃO .........................................................................11
6.1. FATORES CRÍTICOS DE SUCESSO ................................................................................................................... 12
6.2. BLUEPRINT .............................................................................................................................................. 13
6.3. COMUNICAÇÃO E GESTÃO DA MUDANÇA ...................................................................................................... 14
6.4. PLANO DE TESTES E EXECUÇÃO .................................................................................................................... 14
6.5. GO-LIVE E OPERAÇÃO DO SISTEMA .............................................................................................................. 17
7. CENÁRIO APÓS O PROJETO .......................................................18
8. RESULTADOS ................................................................................19
8.1. BENEFÍCIOS OPERACIONAIS ......................................................................................................................... 19
Asug Impact Awards
Projeto AVANCE – Um novo patamar tecnológico para a Ourofino
Página 3 de 20
1. SUMÁRIO EXECUTIVO
Nos últimos 15 anos, é crescente a preocupação e busca de novos produtos no
mercado farmacêutico animal, desencadeando a necessidade de inovação
tecnológica por parte das empresas do segmento em todos os âmbitos.
Com uma realidade de mercado dinâmica, o desafio das empresas do segmento
está centrado na criação de ambientes corporativos informacionais, que garantam o
dinamismo das corporações e que as mantenham no mercado com agilidade e
assertividade na tomada de decisões.
É possível citar como exemplo a evolução do mercado de produtos e serviços do
setor pet, voltado principalmente para cães e gatos, que cresceu em média 8,5% ao
ano desde 2009. A expectativa é que este setor movimente R$ 12,7 bilhões em
2014, de acordo com o “Estudo Pet Brasil 2012″, elaborado pela consultoria
GS&MD.
Neste cenário, a Ourofino fechou o ano de 2012 posicionada no Brasil como a
terceira empresa do segmento de Saúde Animal. Pensando em inovar, otimizar
processos e evoluir sua plataforma tecnológica, iniciou a busca de um ERP que
atendesse às suas novas iniciativas e amplitude das operações.
Além de ser um sistema robusto, capaz de otimizar os processos da empresa e
contribuir com o crescimento previsto, o SAP ECC está presente na gestão das
empresas líderes de mercado do segmento de atuação da Ourofino, ponto
considerado relevante para a escolha desta solução.
Após a escolha pelo ERP da SAP, a Ourofino Agronegócio iniciou um dos seus mais
desafiadores complexos projetos: O Projeto Avance, como foi batizado o processo
de implementação SAP.
A trajetória de mercado da Ourofino, assim como os desafios de escopo e como o
projeto aconteceu e enriqueceu a companhia, não só em termos de desenvolvimento
tecnológico, mas também com uma nova cultura de gestão e execução de projetos
serão abordados a seguir.
Asug Impact Awards
Projeto AVANCE – Um novo patamar tecnológico para a Ourofino
Página 4 de 20
2. A OUROFINO AGRONEGÓCIO
Uma das maiores empresas do mercado nacional de produtos veterinários, a
Ourofino Agronegócio é considerada uma das mais modernas fábricas do ramo na
América Latina. A empresa também tem atuação expressiva na seleção e
melhoramento de cavalo crioulo, gado gir leiteiro e nelore.
Todas as etapas da fabricação dos produtos da Ourofino baseiam-se nos padrões
internacionais de engenharia que garantem a segurança dos processos e nas
normas nacionais e internacionais que regulamentam a produção farmacêutico-
veterinária: Good Manufacturing Practices (GMP); Ministério da Agricultura, Pecuária
e Abastecimento (Mapa); Food & Drug Administration (FDA) e European Medicines
Agency (EMEA). Por seguir essas práticas, em 2010, a Ourofino foi eleita pela
revista Carta Capital como “A empresa mais admirada do Brasil” em seu segmento,
estando à frente de grandes nomes da área de saúde animal.
Fundada em 1985 pelos sócios Norival Bonamichi e Jardel Massari, a Ourofino
começou como uma distribuidora de produtos veterinários, passando a fabricar seus
próprios medicamentos a partir de 1987.
Atualmente, o grupo possui duas indústrias: a Ourofino Saúde Animal, em Cravinhos
(SP) e a Ourofino Agrociência, em Uberaba (MG), que se tornaram referência em
seus segmentos, além de uma fazenda de experimentação que reúne atividades
como capacitação gratuita de mão de obra, desenvolvimento e estudos de novos
produtos para o setor.
2.1. Ourofino Agronegócios em Números
2 (duas) Plantas Fabris:
o Ourofino Saúde Animal, em Cravinhos (SP); o Ourofino Agrociência, em Uberaba (MG).
Faturamento;
o Aproximadamente R$ 600 milhões em 2012.
Número de Colaboradores em 2013;
o Unidade Cravinhos: 1251 colaboradores o Unidade Uberaba: 257 colaboradores
Asug Impact Awards
Projeto AVANCE – Um novo patamar tecnológico para a Ourofino
Página 5 de 20
3. MOTIVAÇÃO
O. principal fator que motivou a Ourofino a buscar um novo alinhamento estratégico
para o crescimento da empresa (nacional e internacionalmente), aumento de
competitividade e melhoria de processos foi uma análise crítica do mercado e do
cenário interno.
Quando definiu como prioridade o investimento na atualização e aprimoramento do
seu sistema de gestão, a escolha pela implementação do sistema SAP destacou-se
como o ponto estratégico que colaboraria de forma eficaz com o momento da
organização.
O processo de expansão da Ourofino já contemplava a adoção do sistema SAP
como base, e os principais pontos motivadores para investir e realizar o Projeto
Avance foram:
Necessidade de elevar o nível de governança e adoção de melhores práticas;
Aumentar o nível de competitividade da empresa;
Gerar informações estratégicas para auxiliar tomadas de decisões de forma
rápida;
Preparar a Ourofino para novas e grandes oportunidades de mercado.
3.1. Principais Desafios
O grande desafio do projeto seria realizar a implementação em pouco mais de 10
meses, ao mesmo tempo em que a Ourofino preparava o sistema para uma
validação internacional (FDA), o que demandou uma preocupação adicional. O ERP
anterior foi totalmente substituído, exigindo uma gestão de projeto extremamente
profissional, eficiente e atenta a possíveis desvios.
Como o projeto seria uma atividade que teria impacto em todas as áreas da
organização, outros importantes desafios identificados estavam centrados na gestão
dos fatores críticos, tais como:
Consciência em toda a companhia da abrangência do projeto;
Asug Impact Awards
Projeto AVANCE – Um novo patamar tecnológico para a Ourofino
Página 6 de 20
Obediência rigorosa à metodologia do projeto;
Acompanhamento e cumprimento do escopo definido no BBP;
Definição da estratégia de conversão de dados logo no início do projeto;
Critério e atenção no saneamento de dados;
Processo rigoroso de solicitação e aprovação de GAP;
Relação fundamental de confiança entre as partes da Ourofino (TI + área de
negócio + patrocinadores do projeto) e da Ourofino com seus parceiros, como
a FH.
3.2. Benefícios Esperados
O investimento e definição da estratégia de condução do projeto foram definidos
tendo como expectativa alguns pontos cruciais, na sequência descritos:
Elevação do nível de governança corporativa e adoção de melhores práticas
nos processos da companhia;
Integração das informações em uma base única, consistente, segura e que
garanta credibilidade e rastreabilidade das informações;
Possuir uma plataforma integrada e reconhecida mundialmente, que permitiria
à Ourofino se lançar a novos e grandes desafios globais.
4. ESCOLHA DO SOFTWARE
O abrangente escopo do Projeto Avance contemplou a instalação das plataformas
SAP ECC 6.06 EHP6 no banco de dados Sybase ASE, além da implementação dos
módulos de PP, PM, SD, MM, FI, CO, QM, WM, Vistex (IA e DMR), HCM (Folha e
Ponto), EH&S (Segurança do Trabalho), GRC Access Control, GRC NFe, Mobilidade
(Sybase e Afaria) e da Solução Fiscal GUEPARDO. Este foi o primeiro case de
implementação SAP ERP em Sybase ASE em produção no Brasil, e da solução
Vistex DMR para gestão de cadastros.
Os principais motivos que nortearam a Ourofino na escolha pelo SAP ECC foram:
Asug Impact Awards
Projeto AVANCE – Um novo patamar tecnológico para a Ourofino
Página 7 de 20
Ser um sistema capaz de centralizar todos os processos da empresa criando
um relacionamento transparente e integrado, além de facilitar a gestão da
empresa com uma rastreabilidade de dados.
Possuir uma gama de relatórios que auxiliam tomadas de decisão;
Permitir a gestão de um número significativo de tipo de negócios e indústrias;
Contemplar as melhores práticas operacionais mundiais nas áreas de
Produção, Vendas, Estoque, Controladoria, Finanças, Recursos Humanos,
entre outros;
Contemplar gestão de riscos e controles internos como parte das melhores
práticas;
Pela confiabilidade SAP e por ser uma empresa global, que possui um
produto credenciado e com credibilidade mundial, utilizado em empresas e
companhias de todos os setores.
4.1. Por Que a FH?
Após a avaliação de 3 empresas, na fase final da RFP (request for proposal), os
pontos que destacaram a FH para ser a principal parceira na implementação SAP
foram critérios organizacionais, técnicos e financeiros:
• Conhecimento em mais de 1.000 projetos ao redor do mundo;
• Experiência em implementação de projetos inovadores;
• Conhecimento comprovado em implementação de SAP;
• Metodologia própria de implementação baseado no ASAP® - FH Presto.
• Clientes que são referência no mercado;
• Faturamento de mais de 70 milhões de reais em 2012;
• Produto de grande abrangência do escopo funcional, alinhado com a SAP;
• Proposta final arrojada e competitiva.
4.2. Soluções
Na sequência há uma breve descrição das soluções abordadas neste case:
Asug Impact Awards
Projeto AVANCE – Um novo patamar tecnológico para a Ourofino
Página 8 de 20
SAP ECC (ERP Central Component) 6.06 EHP6
A solução SAP ECC tem o objetivo de suportar todas as atividades de negócio de uma organização de forma integrada e eficiente. É a solução mais adequada para grandes corporações, que precisam coordenar e executar as atividades de forma rápida, segura e confiável.
O software é dividido em módulos e cada um é responsável por mais de 1000 processos de negócio. A configuração do sistema se torna possível a partir de 8000 tabelas que administram desde a estrutura corporativa até a política de desconto oferecida aos clientes.
Os módulos SAP implementados na Ourofino foram:
PP – Production Planning and Control
PM – Plant Maintenance
SD – Sales and Distribution
MM – Material Management
FI – Financial Accounting
CO - Controlling
QM – Quality Management
HR – Human Resources
HCM – Human Capital Management
EHS - Environment, Health, and Safety Management
GRC Access Control
GRC NFe
Soluções de parceiros SAP incorporadas ao projeto:
SAP IA e DMR by Vistex: Incentive Administration e Data Management
Mobilidade (Sybase e Afaria)
Solução Fiscal GUEPARDO.
5. PREPARAÇÃO E PLANEJAMENTO DO PROJETO
No final de 2012, a Ourofino levantou os requisitos de negócio para a evolução de
seu ERP, e posteriormente definiu o SAP como solução ERP a ser implementada.
No início de 2013, a FH foi selecionada como a principal parceira de implementação,
homologando o contrato em março e colocando o projeto em andamento em março
de 2013.
Asug Impact Awards
Projeto AVANCE – Um novo patamar tecnológico para a Ourofino
Página 9 de 20
Acompanhando as melhores práticas de implementação, o projeto passou por todas
as fases da metodologia ASAP, que foi a escolhida como base de organização do
Projeto Avance. Como o escopo definido foi extenso, cada analista de projetos da TI
ficou responsável por acompanhar uma ou mais das 11 equipes funcionais, além
das atividades das equipes de Migração de dados, Validação de Sistemas (FDA) e
Gestão da Mudança, que também contaram com o apoio dos analistas da TI.
Outras equipes foram formadas para as atividades paralelas do projeto:
Infraestrutura, Riscos e Controles e um time de desenvolvimento organizando pela
FH. Para acompanhamento executivo do projeto, foram organizados dois comitês:
Executivo e Diretivo.
Todas as atividades foram organizadas no cronograma geral do Projeto Avance, a
principal ferramenta de acompanhamento diário da evolução das atividades.
5.1. Capacitação das Equipes
Um dos fatores de sucesso do Projeto Avance foi o envolvimento intenso de todos.
Para isso, houve grande investimento na capacitação de todas as equipes
envolvidas. Após a indicação dos key users e definição das equipes funcionais
compostas por eles, os consultores e os analistas de TI, foram ministrados
workshops de capacitação em diversos temas chave do projeto:
Jogo de negócios SIM GAME SAP ministrado por Kizze Silva, da SAP
Education;
Workshop dos principais riscos e controles por área: Patrimônio,
Contabilidade, Consolidação, Custos, Formação de Preço, Fiscal e
Planejamento à Produção;
Workshop de processos: capacitação para criação e validação dos fluxos de
processos desenhados na fase de BluePrint;
Workshop de gestão de projetos: conceitos de gestão de projetos baseados
no PMBOK e treinamento da ferramenta Project.
Para repasse do conhecimento e treinamentos dos usuários finais, a Ourofino
disponibilizou uma estrutura especial com 9 salas climatizadas e equipadas
exclusivamente para os cursos, foram realizadas mais de 100 sessões de
Asug Impact Awards
Projeto AVANCE – Um novo patamar tecnológico para a Ourofino
Página 10 de 20
treinamentos, com 2300 avaliações e 2500 manuais criados pelos key users a partir
da solução SAP WPB, que estão disponíveis online para acesso de qualquer
colaborador da companhia.
5.2. Estratégia para o Go-Live
A estratégia para o Go-live foi definida na criação do cronograma do Plano de
Cutover, que contemplou dois grandes blocos de atividades:
configurações/parametrizações e carga de dados. O Go-live, previsto para
03/01/2014, contou com toda a equipe da Ourofino e parceiros para apoio à
empresa e aos usuários finais.
5.3. Metodologia e uso do SAP Solution Manager (Solman)
O SAP Solution Manager (Solman) foi a ferramenta utilizada para acompanhamento
e registro dos ciclos de testes unitários e integrados, gestão de escopo e testes
durante o Projeto Avance. Após a definição do escopo inicial e já adequado ao SAP,
os consultores da FH trabalharam na criação das árvores de processos por módulo
e com a estrutura padrão de Unidades organizacionais, Dados Mestres e Processos
empresariais. Abaixo, a Figura 01 ilustra a estrutura:
Figura 01
Asug Impact Awards
Projeto AVANCE – Um novo patamar tecnológico para a Ourofino
Página 11 de 20
6. IMPLEMENTAÇÃO
A implementação do SAP começou efetivamente em março de 2013, com uma
estrutura física criada especialmente para o Projeto Avance. Foram disponibilizadas
mais 90 posições dedicadas ao projeto, além de salas de reuniões exclusivas e com
layout pensado para facilitar a integração entre as frentes funcionais.
Mais de 40 key users dedicados foram alocados, 90 pessoas diretas dos 20
parceiros envolvidos, além do acompanhamento de dois gerentes de projeto, um por
parte da Ourofino e um por parte da FH.
Para melhor acompanhamento e gestão das atividades por parte dos comitês,
gerências e das próprias equipes funcionais, optou-se pelo método de gestão à
vista, ou de valor agregado. Desta forma, o Painel de Status do Projeto (Figura 02)
mostrava semanalmente o SPI – (Schedule Performance Index), medida da
eficiência ao atender o cronograma de um projeto – de cada uma das equipes do
projeto. O painel exibia o histórico das três semanas anteriores, o indicador da
semana atual e a tendência da semana seguinte.
Figura 02
Com esse painel, foi possível acompanhar visualmente a evolução das frentes:
quando o indicador estava verde, significava que o andamento estava sem atraso;
quando os indicadores estavam amarelos ou vermelhos, era passível aos gerentes
de projeto cobrar maior eficiência e desempenho das equipes.
Asug Impact Awards
Projeto AVANCE – Um novo patamar tecnológico para a Ourofino
Página 12 de 20
Também foram realizadas, semanalmente, reuniões de status com cada equipe
funcional, gestores do projeto e gestores das respectivas áreas de negócio para
detalhamento das atividades realizadas na semana, os pontos de atenção, planos
de ação e alinhamento das atividades da semana seguinte.
Toda a organização e acompanhamento diário do projeto garantiram ao final, um
SPI médio de 0,95, ou seja, um altíssimo Índice de Performance de Prazo,
mostrando que as atividades foram todas executadas de acordo com o tempo
planejado, conforme mostra a evolução do Gráfico 01, abaixo.
Gráfico 01
As etapas chave de implementação estão descritas na sequência.
6.1. Fatores Críticos de Sucesso
Para garantir o cumprimento do escopo dentro do prazo, requisitos e investimentos
definidos, foram estabelecidos como fatores críticos de sucesso os pontos a seguir:
Consciência de toda a companhia da abrangência do projeto;
“Congelamento” das melhorias nos sistemas atuais e de novos projetos
paralelos;
Adaptação dos processos da empresa ao sistema e às melhores práticas que
ele traz;
Asug Impact Awards
Projeto AVANCE – Um novo patamar tecnológico para a Ourofino
Página 13 de 20
Aceitação do ganho no atacado (empresa como um todo) com alguma perda
no varejo;
Obediência rigorosa à metodologia do projeto;
Colaboração mútua e integração inabalável da equipe;
Compromisso das equipes com os prazos do cronograma e manutenção do
SPI acima de 0,95;
Acompanhamento e cumprimento do escopo definido no BBP;
Definição da estratégia de conversão de dados logo no início do projeto;
Critério e atenção no saneamento de dados;
Processo rigoroso de solicitação e aprovação de GAP;
Relação fundamental de confiança entre as partes da Ourofino (TI + área de
negócio + patrocinadores do projeto) e da Ourofino com seus parceiros, como
a FH.
6.2. Blueprint
Os documentos de Blueprint foram elaborados a partir do escopo e das estruturas
criadas no Solman, detalhando como os processos seriam realizados no SAP e as
principais determinações de cada área. Os fluxos de processos foram desenvolvidos
pelos analistas de TI com o apoio dos consultores e posteriormente validados pelas
áreas.
Os fluxos contemplavam não apenas os processos de cada departamento, mas
também as transações utilizadas em cada atividade, os riscos identificados naquele
processo e os controles necessários para a mitigação destes riscos. Outra área que
realizou a validação dos fluxos foi a auditoria interna, de maneira a garantir que
todas os processos contemplados no SAP estavam de acordo com as políticas e
normas internas da companhia.
Após a validação dos Blueprints, os documentos assinados foram digitalizados e os
arquivos finais anexados à estrutura de cada módulo no Solman, garantindo o
registro e a validação do escopo, além do controle de versões da documentação.
Asug Impact Awards
Projeto AVANCE – Um novo patamar tecnológico para a Ourofino
Página 14 de 20
6.3. Comunicação e Gestão da Mudança
Para a condução das atividades de gestão da mudança e comunicados do projeto,
foi definida uma equipe dedicada composta por uma analista de RH, um analista da
E&Y e acompanhamento de um analista da TI. Esta equipe foi responsável pela
criação, execução e acompanhamento do plano de comunicação, que contou com
uma série de e-mails a todos os colaboradores, apresentando cada equipe funcional
do projeto, explicando brevemente suas atividades, quais processos estavam
cobrindo e buscando familiarizar a companhia aos novos termos utilizados no SAP.
Além dos e-mails, parte da comunicação foi realizada com materiais impressos
explicativos a cada início de nova fase do projeto, para que todos estivessem cientes
do andamento das atividades e o que estava sendo executado em cada etapa do
Projeto Avance, com matérias sobre o dia-a-dia do projeto que foram divulgadas no
jornal interno, “Fique por Dentro”, da Ourofino.
Outra atividade importante foi o levantamento e comunicação aos gestores dos
impactos organizacionais em cada departamento, mostrando a necessidade de
contratação ou realocação de colaboradores para atender à demanda que os
processos passariam a exigir ao serem executados no SAP.
O maior desafio desta etapa foi desenvolver o cronograma de treinamentos dos
usuários finais para toda a companhia, considerando as duas plantas e a conciliação
das agendas conforme o turno do colaborador e a lista de treinamentos que ele
precisaria participar. Também foi realizada a contratação de toda a estrutura para
montagem e organização das salas de treinamento que estava dedicada
inteiramente às 96 sessões realizadas para mais de 800 colaboradores, incluindo
presidente, vice presidente, gestores e diretores.
6.4. Plano de Testes e Execução
Para administração dos planos de testes, o trabalho de mapeamento dos planos
com as respectivas transações de cada cenário foi realizado por um analista de TI
da Ourofino e um consultor da equipe FH.
Seguindo as boas práticas, o ambiente foi idealizado de maneira a envolver toda a
equipe de testes (key-users, consultores e gestores) em um mesmo local, conferindo
Asug Impact Awards
Projeto AVANCE – Um novo patamar tecnológico para a Ourofino
Página 15 de 20
maior agilidade ao processo e melhorando a comunicação. A qualidade técnica dos
profissionais e o relacionamento interpessoal contribuíram muito para a realização
desta etapa do projeto.
Seguindo as recomendações da metodologia, os testes foram realizados em duas
fases:
Testes unitários: realizados pelas equipes funcionais do projeto para garantir
que todo o processo específico do módulo estivesse em funcionamento de
acordo com as especificações;
Testes integrados: integração das equipes na operação de todas as
transações do sistema de modo a garantir que toda a cadeia de processos
fosse validada e refletisse na prática o processo de vendas desenhado para a
Ourofino.
Os planos foram cadastrados também por módulo, para facilitar a realização pelas
frentes funcionais e a métrica de acompanhamento e status diário. Também foi
criado o plano “End to End” para testar toda a integração entre os processos das
áreas, desde o planejamento da produção, produção, compras, vendas até a
execução do custo real. Abaixo a Figura 03 ilustra como exemplo os planos do ciclo
3:
Figura 03
Outra maneira de acompanhar a evolução dos testes foi adotar a metodologia
Kanban. Dessa forma, a metodologia conduz a pessoa seguinte que deveria
Asug Impact Awards
Projeto AVANCE – Um novo patamar tecnológico para a Ourofino
Página 16 de 20
continuar o teste e visualmente mostra a evolução ou os gargalos de cada cenário
(ver Figuras 04 e 05):
Figura 04
Figura 05
Ao todo, foram mapeados aproximadamente 400 cenários de teste integrados para o
ciclo 1 e que foram saneados a cada virada de ciclo, mantendo-se os cenários
críticos e que tiveram erros no ciclo anterior.
Asug Impact Awards
Projeto AVANCE – Um novo patamar tecnológico para a Ourofino
Página 17 de 20
Foi realizado e divulgado o planejamento diário dos testes para cada frente,
organizado de forma que as equipes conseguissem testar os cenários do dia
conforme o planejado, e seguir em paralelo com as demais atividades do projeto (ver
Figura 06).
Figura 06
Ao final da fase de testes, foram alcançados 92% dos cenários totais cadastrados
testados, garantindo maior segurança para o início das operações no Go-live.
6.5. Go-Live e Operação do Sistema
A preparação para o Go-live começou em dezembro de 2013, seguindo um
cronograma rígido para as atividades do Plano de Cutover. O acompanhamento era
realizado diariamente e divido em dois blocos: configurações/parametrizações e
carga de dados. Para a validação das cargas, foram criados, no Solman, planos de
validação específicos para esta fase, de forma a controlar o prazo disponibilizado
para a validação e realizar o registro formal das evidências.
20/nov 21/nov 22/nov 23/nov 24/nov 25/nov 26/nov 27/nov 28/nov 29/nov 30/nov 01/dez 02/dez 03/dez 04/dez 05/dez 06/dez 07/dez 08/dez 09/dez 10/dez
qua qui sex sáb dom seg ter qua qui sex sáb dom seg ter qua qui sex sáb dom seg ter
CO CO.V105
FI
FI.V134 (AR)
FI.V136 (AR)
FI.V157 (AA)
FI.V162 (AA)
FI.V121 (AP) FI.V122 (AP)
FI.V124 (AP)
FI.V139 (AR)
FI.V142 (AR)
FI.V144 (AR)
FI.V146 (AR)
FI.V153 (AR)
FI.V155 (AR)
FI.V156 (AR)
FI.V157 (AR)
FI.V126 (AP)
FI.V127 (AP)
FI.V128 (AP)
FI.V172 (TR)
FI.V173 (TR)
FI.V175 (TR)
FI.V177 (TR)
FI.V178 (TR)
FI.V180 (TR)
FI.V181 (TR)
FI.V182 (TR)
FI.V184 (TR)
FI.V167 (AA)
FI.V168 (AA)
FI.V169 (AA)
FI.V170 (AA)
FI.V107 (GL)
FI.V109 (GL)
FI.V110 (GL)
FI.V111 (GL)
FI.V112 (GL)
FI.V113 (GL)
FI.V114 (GL)
FI.V115 (GL)
FI.V116 (GL)
FI.V117 (GL)
FI.V118 (GL)
FI.V119 (GL)
CF CF.V100 CF.V101 CF.V102 CF.V103
TRM TRM.V107 TRM.V111 TRM.V114 TRM.V116 TRM.V118
WM
WM.V100
WM.V101
WM.V102
WM.V103
WM.V105
WM.V106
WM.V107
WM.V108
WM.V109
PM PM.V100
PP
PP.V100
PP.V101
PP.V102
PP.V103
PP.V104
PP.V105
PP.V107
PP.V108
QM QM.V100 QM.V101 QM.V102 QM.V103
SD
SD.V100A - AGRO
SD.V100B - AGRO
SD.V100V - AGRO
SD.V101V - AGRO
SD.V102V - AGRO
SD.V123B - AGRO
SD.V145 - AGRO
SD.V103B - QUÍMICA
SD.V104 - QUÍMICA
SD.V105 - QUÍMICA
SD.V121 - QUÍMICA
SD.123A - QUÍMICA
SD.V127 - QUÍMICA
SD.V115 - SAÚDE
VISTEX IA.V101 IA.V102 IA.V103 IA.V105 IA.V106 IA.V108
MM
MM.V100
MM.V101
MM.V102
MM.V103
MM.V104
MM.V105
MM.V106
MM.V107
MM.V108
MM.V109
MM.V110
DMR DMR.V100 DMR.V101 DMR.V102
IMPORT IMP.V100 IMP.V101 IMP.V102 IMP.V103 IMP.V104
GP
GP.V100
GP.V101
GP.V102
GP.V103
GP.V104
GP.V105
GP.V106
GP.V107
GP.V108
GP.V109
GP.V110
GP.V111
GP.V112
GP.V113
GP.V114
GP.V115
GP.V124
GP.V126
GP.V127
GP.V129
GP.V130
GP.V131
GP.V132
GP.V133
GP.V134
GP.V136
GP.V137
GP.V138
GP.V139
GP.V140
GP.V141
GP.V142
GP.V143
GP.V144
GP.V145
GP.V146
GP.V147
END TO
END
EE.V100 (C2)
EE.V102
PLANEJAMENTO - TESTES INTEGRADOSCICLO 3 - QAS 300 - Versão 21/11
Asug Impact Awards
Projeto AVANCE – Um novo patamar tecnológico para a Ourofino
Página 18 de 20
Em paralelo ao Plano de Cutover, também em dezembro de 2013, a equipe do
projeto seguiu com as atividades do último ciclo de testes integrados, finalização dos
cadastros dos perfis de acesso e treinamentos dos usuários finais.
Um ponto importante referente aos treinamentos foi a nota de corte definida para a
avaliação, ou seja, o colaborador receberia sua senha de acesso ao SAP no dia do
Go-Live somente após realizar as avaliações dos treinamentos que participou e
alcançar aproveitamento maior ou igual a 80%. Esta estratégia visou alcançar o
máximo comprometimento dos usuários para minimizar as dúvidas básicas pós Go-
live que poderiam demandar muito tempo de acompanhamento por parte dos key
users.
O Go-live aconteceu efetivamente com o primeiro faturamento no dia 03/01/14,
todos os key users já estavam em seus departamentos de origem para acompanhar
os primeiros passos dos usuários finais e dar o apoio necessário à operação. Todos
os problemas encontrados foram reportados via chamados pela ferramenta Solman
e eram encaminhados a cada consultor chave do módulo para tratativa conforme a
urgência da solicitação. Isso garantiu agilidade no atendimento das solicitações que
tinham grande impacto nas operações de cada departamento.
7. CENÁRIO APÓS O PROJETO
Após o Go-live e durante os primeiros 60 dias de operação, foi estabelecida uma
dinâmica intensa para acompanhar as demandas de erros e problemas que
ocorreram na operação, porém foram situações comuns em qualquer
implementação. Passado esse período, iniciou-se a organização das solicitações de
melhorias que começaram a surgir conforme os usuários exploravam o sistema.
Atualmente a operação está estabilizada, e a Ourofino já está trabalhando com o
escopo de novos projetos para 2014.
Asug Impact Awards
Projeto AVANCE – Um novo patamar tecnológico para a Ourofino
Página 19 de 20
8. RESULTADOS
O principal objetivo do Projeto Avance foi atingido: consolidar o SAP na companhia e
inovar a cultura de realização de projetos. Toda a metodologia utilizada, divulgada e
seguida no Projeto Avance mostrou à empresa como são essenciais a organização
e o acompanhamento para que o resultado final seja efetivo.
Os níveis de governança já estão em outro patamar e continuam em evolução pela
visibilidade que o SAP proporciona, além da adoção de melhores práticas de
mercado para várias áreas.
Outro ponto de importante destaque foi a realização do projeto no tempo
determinado. A execução do projeto aconteceu nas 4 empresas do grupo, foi
realizada em apenas 10,5 meses com mais de 120.000 horas de trabalho, uma
gama de novas funcionalidades e com performance de cronograma (SPI) acima de
0,95.
8.1. Benefícios Operacionais
O sucesso da implementação da solução do Projeto Avance pode ser medido
através de diversos fatores:
Processo de comissão realizado 100% no ERP com a solução Vistex;
O controle e gestão do ponto dos colaborados passou aos gerentes e
diretores;
Gestão de cargos e salários é realizada no SAP, e não mais em planilhas;
Os processos de medicina e segurança do trabalho passaram a ser
realizados no SAP via módulo EHS;
Solução de mobilidade desenvolvida na plataforma para aprovação de
requisições de compra via iPhone;
Integração e rastreabilidade dos processos comerciais com as demais áreas,
desde o planejamento de produção até a Contabilidade;
Adoção do SAP WPB para criação dos manuais de qualquer sistema utilizado
pela Ourofino e centralização destes documentos de treinamento para online
a qualquer colaborador. Atualmente são 2500 manuais disponíveis;
Asug Impact Awards
Projeto AVANCE – Um novo patamar tecnológico para a Ourofino
Página 20 de 20
Implementação da Solução Fiscal GUEPARDO, desenvolvida pela FH, que
possibilitou a geração de todas as obrigações fiscais em uma ferramenta
única e totalmente integrada ao SAP.
A gestão à vista das equipes, tanto da Ourofino quanto da FH, foi crucial para
garantir a qualidade de execução do Projeto Avance. O sucesso do projeto se tornou
evidente: é um case de sucesso reconhecido no Brasil como o primeiro projeto com
a solução homologada DMR, para gestão de cadastro, e a primeira implementação
SAP ERP em Sybase Ase.
Graças à essa implementação, a Ourofino já percebe a importância da aproximação
das áreas de negócio, pois a integração das soluções SAP exige que diversas áreas
tomem decisões conjuntas para resolver problemas ou implementar melhorias.