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Projeto de documentação de lições aprendidas na obra da
REGAP
Mauro Gonçalves Faísca – Eng. Mecânico, PMP
Ilien Calixto Neder – Eng. Mecânico, PMP
Lauro Zanforlin Alves Pereira – Eng. Civil, PMP
Resumo: O objetivo deste projeto consistiu em coletar situações e soluções relevantes
ocorridas durante a execução do contrato, envolvendo as fases de engenharia detalhada,
fornecimento de materiais e equipamentos, construção civil, montagem eletromecânica
e comissionamento de uma planta de refino da Petrobrás, selecionadas para integrar as
bases de conhecimento corporativas das empresas do Consórcio AG-MJ-KTY.
1. Introdução
O contrato consistiu na ampliação da Refinaria Gabriel Passos, em Betim –
MG, visando possibilitar o fornecimento de gasolina adequada às exigências do
CONAMA, com emissões em baixos teores de enxofre. As empresas Construtora
Andrade Gutierrez S.A., Mendes Junior Trading Engenharia S.A. e KTY Consultoria e
Projetos de Instalações Ltda compõem o Consórcio AG-MJ-KTY.
O prazo do contrato foi de 48 meses e os quantitativos principais estão
descritos na figura 1:
O efetivo da obra chegou a 2.200 pessoas no pico, conforme figura 2.
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Figura 2 – Histograma de pessoal
Durante a execução dos serviços algumas interferências surgem, sejam elas
previsíveis ou imprevisíveis e as equipes que trabalham na execução dos serviços são
responsáveis pelas soluções de cada situação que se apresente sem impactar
significativamente nos resultados previstos na fase de contratação, e muitas das vezes
estas soluções não são documentadas formalmente, ficando somente no conhecimento
das pessoas da equipe do projeto envolvidas mais diretamente.
É de extrema importância melhorar os índices correntes de registro destas
soluções, e para tal é necessário aumentar o retorno de todas as experiências adquiridas
para as empresas durante o processo dentro do fechamento do ciclo do projeto, ou seja,
documentar o que funcionou ou não funcionou, o que deu certo e aquilo que deu errado,
como foram contornadas as dificuldades e tratadas as oportunidades.
2. Tema
Como coletar as soluções utilizadas no tratamento das mais diversas
situações positivas ou negativas, previsíveis ou não? E qual a importância desta
coleta e sua divulgação para o crescimento e o futuro da empresa?
3. Justificativa
No decorrer da execução dos serviços, em ambientes nem sempre favoráveis,
sujeito as mais diversas pressões tanto por parte do cliente como por parte das próprias
empresas, em especial a pressão por prazos e custos cada vez mais arrojados nos
empreendimentos modernos, onde a simultaneidade de atividades é uma constante, as
equipes criam soluções para o tratamento das mais diversas situações positivas ou
negativas, previsíveis ou não.
Este conhecimento gerado na prática durante a execução deve ser documentado
pela equipe e encaminhado para a empresa para que seja divulgado, normalmente
usando recursos de intranets e seminários internos de apresentação de casos, pela
própria equipe que fez a documentação. Isto possibilitará seu aproveitamento por outras
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equipes que poderão passar pelas mesmas situações, somando-se ao corpo do
conhecimento das empresas.
4. Projeto de documentação das lições aprendidas
O foco do projeto de documentação das lições aprendidas na obra da REGAP foi
buscar o envolvimento de pessoal de todas as áreas e documentar todas as situações
onde a equipe criou ou melhorou os processos ou procedimentos usados na execução
dos serviços.
5. Implementação e os resultados do projeto de documentação de lições
aprendidas numa obra de montagem industrial
O projeto de documentação das lições aprendidas foi desenvolvido em cinco etapas.
1ª. Etapa :
Montagem / aprovação do modelo e Reunião de apresentação do projeto de
levantamento das lições aprendidas da obra, incluindo pequena apresentação do assunto
pelo PMBOK 4ª Ed para nivelamento conhecimento, apresentação do formulário e
discussão de exemplos.
Nos meses de Março e Abril foi definido um modelo em arquivo MS Word
para preenchimento das informações de lições aprendidas pelo pessoal do Consórcio e
todo o pessoal envolvido no levantamento passou por um treinamento sobre a utilização
do documento, sobre o próprio levantamento e a importância do registro das lições
aprendidas para as empresas.
O modelo, ver figura 3, apresenta 2 quadros de classificação, um indicar a área
e outro para a fase do empreendimento e 4 quadros descritivos, um para descrever a
origem da lição ou o que aconteceu, um para descrição dos impactos por área, um para
descrever o que foi feito ou as ações tomadas e outro para descrever as recomendações
relativas à lição.
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Figura 3 – Formulário de levantamento das lições
Registro de lições aprendidas Nome: Data:
Áreas (marcar) Engenharia
Suprimentos
Construção (Produção)
Planejamento
QSMSR
Administração
Documentação
Descritivo da lição ( O que aconteceu )
Impactos por área
Ações e plano ( O que foi feito )
Recomendações ( Melhorar / Mitigar / Monitorar )
Fase (marcar) Iniciação
Planejamento
Execução
Fechamento
Monitoramento e Controle
Descrever o que aconteceu e como a obra tratou cada item
em destaque como lição, se houve relação com o resultado
do contrato, positivo ou negativo e recomendações para mitigação
em próximos contratos
Associar lições ou sugerir novos itens para o check list de análise de risco para avaliações futuras
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2ª. Etapa :
Envio de e-mails para toda a equipe com o material utilizado na apresentação
do treinamento para preenchimento do formulário do levantamento.
3ª. Etapa :
Consolidação do material retornado pelo pessoal das várias áreas, apresentação
da versão inicial do livro de compilação das lições aprendidas.
Na compilação do material retornado para montagem da versão inicial do livro
de lições, foi gerado também um resumo para facilitar a etapa seguinte de análise
crítica, como mostra a Figura 4 abaixo.
N
u
m
Lição Recomendação Área Fase
3 Emissão do primeiro TAKE OFF de
tubulação, com base na
documentação do FEED,
objetivando atender marcos do
cronograma e fluxo financeiro.
Não comprar materiais com base em
documentação de FEED, licenciadora,
etc.
Engenha
ria
Execuç
ão
7 Vários visores de nível estão
instalados de maneira que o
operador não consegue visualizar a
medição de nível do equipamento
em questão.
Na fase de projeto o responsável pelos
comentários do desenho de
fornecedor deve ficar atento aos
bocais que serão instalados os visores
de nível, e já prever uma solução de
engenharia que poderá ser girar o LG
em direção a escada/plataforma mais
próxima ou colocar uma
plataforma/escada exclusiva para a
visualização do instrumento.
Engenha
ria
Execuç
ão
9 Parafusos curtos na tubulação Programar no PDMS um
comprimentos adicional,
padronizando os comprimentos de ¼”
em ¼”
Constru
ção
(Produç
ão)
Execuç
ão
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Figura 4 – Modelo do resumo das lições aprendidas
Foram documentadas 52 lições pelo pessoal das várias áreas da obra, como
mostrado na Figura 5.
Figura 5 – Compilação das lições aprendidas coletadas por
área e por fases
4ª. Etapa :
Reunião de Análise crítica, para adequação de textos, classificação quanto a
relevância e definição das lições que relevantes, que serão enviadas para a área
corporativa da empresa.
Após a análise crítica, foram selecionadas 19 lições pelo pessoal das várias
áreas da obra, como mostrado na Figura 6.
Figura 6 – Compilação lições aprendidas coletadas por área e por fases, após análise crítica
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5ª. Etapa :
Reunião de apresentação do projeto e seu desenvolvimento, do livro das lições
aprendidas e encaminhamento para implantação do material na Gestão do
Conhecimento Corporativa.
6. Considerações finais
Muito do sucesso das empresas tem relação com sua adaptação ao constante
processo evolutivo presente na sociedade. O registro das lições aprendidas é parte da
Gestão do Conhecimento Corporativa das empresas de sucesso buscando sempre a
máxima efetividade na utilização dos seus recursos. A difusão dos conhecimentos
adquiridos na execução das obras é importante na melhoria de resultados e o ciclo de
documentação é fator de satisfação de seus colaboradores.
7. Cronograma
O Quadro 1, abaixo, mostra o desenvolvimento das atividades do projeto entre
os meses de Março a Junho de 2011.
Quadro 1 – Cronograma das atividades do projeto
8. Referências bibliográficas
PMBOK, 4ª. Ed. - PMI
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