PROSEDUR
OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)06
NO. KELUARAN
: 01
PENDAFTARAN KEAHLIAN
PERPUSTAKAAN & KEAHLIAN PERKHIDMATAN
BPD
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 1/19
PROSEDUR PENDAFTARAN KEAHLIAN PERPUSTAKAAN
& KEAHLIAN PERKHIDMATAN BPD PK.PPAS(O)06
NAMA
T/TANGAN
TARIKH
DISEDIAKAN OLEH
MOHAMED FADZLI B MOHD FAUZI
Pustakawan
01/06/2017
DISEMAK OLEH
NIHAYAH HJ EBNI HAJAR
Pengurus Kualiti
01/06/2017
DILULUSKAN OLEH
MASTURA HJ MUHAMAD
Pengarah PPAS
01/06/2017
PROSEDUR
OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)06
NO. KELUARAN
: 01
PENDAFTARAN KEAHLIAN
PERPUSTAKAAN & KEAHLIAN PERKHIDMATAN
BPD
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 2/19
REKOD PINDAAN Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen in iuntuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di dalamnya.
HALAMAN DIPINDA Tarikh No. Para Muka Surat Bentuk Pindaan Diluluskan
PROSEDUR
OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)06
NO. KELUARAN
: 01
PENDAFTARAN KEAHLIAN
PERPUSTAKAAN & KEAHLIAN PERKHIDMATAN
BPD
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 3/19
BIL KANDUNGAN MUKA SURAT 1. Objektif 4
2. Skop 4
3. Rujukan 4 – 5
4. Isu-Isu Risiko 5
5. Definisi 5 – 6
6. Singkatan 6
7. Tindakan dan Tanggungjawab 7 – 10
8. Carta Aliran Kerja 11 - 17
9. Rekod Kualiti 18
10. Lampiran 19
PROSEDUR
OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)06
NO. KELUARAN
: 01
PENDAFTARAN KEAHLIAN
PERPUSTAKAAN & KEAHLIAN PERKHIDMATAN
BPD
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 4/19
1. OBJEKTIF Prosedur ini menyediakan garis panduan bagi mempastikan proses
pendaftaran keahlian berkomputer dan manual dilaksanakan dengan lebih
lancar dan sistematik mengikut Peraturan PPAS.
2. SKOP Prosedur ini digunapakai semasa borang permohonan keahlian atas talian
dan borang bercetak diterima, didaftar dan diaktifkan.
3. ISU-ISU RISIKO 3.1 Masalah server
3.2 Gangguan bekalan elektrik yang mengganggu pendaftaran atas talian
4. RUJUKAN 4.1 MK.PPAS.01 - Manual Kualiti MS ISO 9001:2015
Seksyen 5.1.1 - Am
Seksyen 6.2
Seksyen 7.0
- -
Objektif Kualiti dan Perancangan
Sokongan
Seksyen 8.2.1 - Komunikasi dengan Pelanggan
Seksyen 8.2.2 - Penentuan Keperluan – keperluan
Perkhidmatan yang Hendak Disampaikan
Seksyen 8.2.3 - Semakan Semula Keperluan Berkaitan
Perkhidmatan
Seksyen 8.2.4
Seksyen 8.5.3
- -
Perubahan kepada keperluan berkaitan
Perkhidmatan
PROSEDUR
OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)06
NO. KELUARAN
: 01
PENDAFTARAN KEAHLIAN
PERPUSTAKAAN & KEAHLIAN PERKHIDMATAN
BPD
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 5/19
Seksyen 9.1.2 - Harta Hak Milik Pelanggan Kepuasan
Pelanggan
5. DEFINISI
5.1 Borang Merupakan dokumen yang mengandungi maklumat pelanggan yang
terdiri daripada lima (5) kategori keahlian iaitu:
Bil. Kategori Umur
1. Dewasa 20 tahun ke atas
2. Remaja 13 – 19 tahun
3. Kanak-kanak 0 – 12 tahun
4. BPD 16 tahun ke atas
5. U-Pustaka Tiada had umur
5.1.1 Kad Keahlian PPAS Merupakan sekeping kad pengesahan keahlian perpustakaan yang
digunakan sebagai ID di PPAS.
• Dewasa/ Remaja/ BPD/ Kakitangan PPAS – MyKad
• Tentera/ Polis – Kad PengenalanTentera/ Polis
• Kanak-kanak – MyKid/ Kad Keahlian yang dikeluarkan oleh PPAS
• Warga Asing – Kad Keahlian yang dikeluarkan oleh PPAS
PROSEDUR
OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)06
NO. KELUARAN
: 01
PENDAFTARAN KEAHLIAN
PERPUSTAKAAN & KEAHLIAN PERKHIDMATAN
BPD
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 6/19
5.2 Tempoh Keahlian
• Dewasa/ Remaja/ Kanak-kanak – Tempoh sah keahlian bagi semua
kategori adalah dua tahun.
• Kakitangan PPAS – Tempoh sah keahlian adalah sepanjang
tempoh perkhidmatan.
• BPD – Tempoh sah keahlian adalah setahun.
5.3 Yuran Keahlian BPD Bayaran bagi mendaftar untuk menjadi ahli BPD sebanyak RM25.00
setahun.
6. SINGKATAN PPAS - Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor
Perp. Caw. - Perpustakaan Cawangan
BPP - Bahagian Pentadbiran dan Pengurusan
KB - Ketua Bahagian
PP - Penolong Pustakawan
PemP - Pembantu Pustakawan
PT - PembantuTadbir
PO - Pembantu Operasi
BPD - Bahan Pandang Dengar
PROSEDUR
OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)06
NO. KELUARAN
: 01
PENDAFTARAN KEAHLIAN
PERPUSTAKAAN & KEAHLIAN PERKHIDMATAN
BPD
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 7/19
7. TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB TINDAKAN T/JAWAB
A. Pendaftaran Keahlian Baru (Biasa) 1. Rancang dan selia proses perkhidmatan pendaftaran
keahlian agar dapat dilaksanakan dengan cekap dan
berkesan.
KB
2. Sediakan jadual kakitangan yang bertugas di kaunter. PP 3. Pastikan segala peralatan dalam keadaan baik dan
sempurna
PP/PemP/PO
Pendaftaran Keahlian Secara Manual 4. Terima MyKad/ MyKid/ Kad Pengenalan Tentera/ Polis/
Pasport.
5. Semak sama ada pelanggan pernah menjadi ahli atau
tidak melalui pangkalan data sistem perpustakaan.
6. Sekiranya belum menjadi ahli, edarkan Borang
Pendaftaran Keahlian untuk dilengkapkan oleh pelanggan
baru. (Rujuk Lampiran: PK.PPAS(O)06(L1)).
7. Terima dan semak borang yang telah dilengkapkan.
PP/PemP/PO
8. Kembalikan borang kepada pelanggan jika tidak lengkap.
9. Uruskan proses pendaftaran keahlian seperti berikut:
i. Masuk dan kemaskini maklumat pelanggan ke dalam
pangkalan data.
PP/PemP/PO
PROSEDUR
OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)06
NO. KELUARAN
: 01
PENDAFTARAN KEAHLIAN
PERPUSTAKAAN & KEAHLIAN PERKHIDMATAN
BPD
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 8/19
TINDAKAN T/JAWAB ii. Memaklumkan kepada pengguna berkaitan prosedur
pinjaman dan pemulangan, pembaharuan pinjaman,
tempoh pinjaman dan kadar denda.
PP/PemP/PO
10. Sahkan permohonan. KB/ PP Pengaktifan Pendaftaran Keahlian Atas Talian 11. Terima MyKad/ MyKid/ Kad PengenalanTentera/ Polis.
12. Rekodkan maklumat pendaftaran keahlian atas talian
dalam Borang Pengaktifan Pendaftaran Atas Talian
(Lampiran: PK.PPAS(O)06(L6)).
13. Lakukan tindakan 9 (i-iv).
PP/PemP/PO
14. Maklum kepada pelanggan berkaitan:
i. Keahlian, Pinjaman dan Pembaharuan
ii. Peraturan Perpustakaan dan Denda
iii. Katalaluan
PP/PemP/PO
15. Failkan Borang Pendaftaran Keahlian.
16. Sediakan statistik keahlian.
PP/PemP/PO
B. Pembaharuan Keahlian Perpustakaan Yang Tamat Tempoh
17. Terima borang (Lampiran: PK.PPAS(O)06(L3)) dan kad
keahlian daripada pelanggan.
18. Semak borang dan pastikan ia lengkap.
19. Proses permohonan pembaharuan.
PP/PemP/PO
PROSEDUR
OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)06
NO. KELUARAN
: 01
PENDAFTARAN KEAHLIAN
PERPUSTAKAAN & KEAHLIAN PERKHIDMATAN
BPD
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 9/19
TINDAKAN T/JAWAB 20. Proses pembaharuan keahlian:
i. Kemaskini maklumat pelanggan dalam pangkalan
data.
ii. Aktifkan semula status/ tempoh keahlian dalam
pangkalan data.
iii. Ulang tindakan 9(ii–iii).
PP/PemP/PO
21. Failkan borang.
22. Kemaskini statistik Pembaharuan Keahlian.
PP/PemP
C. Pendaftaran Keahlian BPD Di Perpustakaan Raja Tun Uda
23. Pastikan pelanggan telah berdaftar sebagai ahli biasa
PPAS. 24. Terima Borang Pendaftaran Keahlian untuk BPD yang
telah dilengkapkan. (Lampiran: PK.PPAS(O)06(L4)).
25. Terima bayaran yuran keahlian.
26. Keluarkan resit bayaran.
27. Rekodkan bayaran yuran keahlian.
PP/PemP/PO
28. Sahkan permohonan. KB/PP 29. Failkan borang ke dalam Fail Pendaftaran Keahlian BPD.
30. Kemaskini statistik keahlian BPD.
PP/PemP/PO
31. Serahkan wang kutipan yuran pendaftaran perkhidmatan
BPD kepada KEW/P.
PP/PemP/PO
PROSEDUR
OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)06
NO. KELUARAN
: 01
PENDAFTARAN KEAHLIAN
PERPUSTAKAAN & KEAHLIAN PERKHIDMATAN
BPD
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 10/19
TINDAKAN T/JAWAB D. Pembaharuan Keahlian Perkhidmatan BPD 32. Terima borang untuk pembaharuan keahlian BPD
(Lampiran: PK.PPAS(O)06(L5)).
33. Semak borang dan pastikan maklumat lengkap.
34. Ulang tindakan 25 - 27.
35. Aktifkan semula status/ tempoh keahlian dalam pangkalan
data.
PP/PemP/PO
36. Sahkan permohonan. KB/PP 37. Failkan borang dan kemaskini statistik keahlian BPD.
38. Serahkan wang kutipan bayaran Pembaharuan Keahlian
BPD kepada KEW/P.
PP/PT
PROSEDUR
OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)06
NO. KELUARAN
: 01
PENDAFTARAN KEAHLIAN
PERPUSTAKAAN & KEAHLIAN PERKHIDMATAN
BPD
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 11/19
8. CARTA ALIRAN KERJA A. Pendaftaran Keahlian Baru (Biasa)
TINDAKAN T/JAWAB
KB
- Rancang dan selia proses perkhidmatan
Pendaftaran keahlian.
PPP PP/PemP/PO
- Sediakan jadual kakitangan bertugas di kaunter
- Pastikan segala peralatan dalam keadaan
baik dan sempurna.
PP/PemP/PO
- Terima MyKad/ MyKid/ Kad PengenalanTentera/ Polis/ Pasport
- Semak sama ada pelanggan pernah menjadi ahli atau tidak.
- Pernah?
- Mohon pelanggan isi borang Pendaftaran Keahlian.
Ya
Tidak
Semak keahlian aktif/ luput.
MULA
PROSEDUR
OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)06
NO. KELUARAN
: 01
PENDAFTARAN KEAHLIAN
PERPUSTAKAAN & KEAHLIAN PERKHIDMATAN
BPD
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 12/19
A. Pendaftaran Keahlian Baru (Sambungan) TINDAKAN T/JAWAB
PP/PemP/PO
- Semak dan pastikan borang telah
dilengkapkan dengan betul.
- Lengkap?
- Masukkan dan kemaskini maklumat pelanggan ke dalam pangkalan data
- Maklum kepada pelanggan peraturan
PPAS & kata laluan portal
KB/PPP - Sahkan permohonan
PP/ PT - Failkan borang. - Sediakan statistik keahlian.
A
Arah pelanggan lengkapkan borang
Tidak
Ya
TAMAT
PROSEDUR
OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)06
NO. KELUARAN
: 01
PENDAFTARAN KEAHLIAN
PERPUSTAKAAN & KEAHLIAN PERKHIDMATAN
BPD
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 13/19
A. Pengaktifan Pendaftaran Keahlian Atas Talian TINDAKAN T/JAWAB
PP/PemP/PO
- Terima MyKad/ MyKid/ Kad Pengenalan Tentera/ Polis
- Rekod dalam Borang Pengaktifan Pendaftaran AtasTalian
- Masukkan dan kemaskini maklumat pelanggan ke dalam pangkalan data
- Fail borang.
PP/PemP/PO
- Sediakan statistik keahlian.
TAMAT
MULA
PROSEDUR
OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)06
NO. KELUARAN
: 01
PENDAFTARAN KEAHLIAN
PERPUSTAKAAN & KEAHLIAN PERKHIDMATAN
BPD
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 14/19
B. Pembaharuan Keahlian Perpustakaan TINDAKAN T/JAWAB
PP/ PT/ PAP - Terima borang keahlian.
- Semak dan pastikan borang telah dilengkapkan dengan betul.
- Lengkap?
- Kemaskini maklumat pelanggan dalam
pangkalan data.
PP/PemP/PO
- Aktifkan status/ tempoh keahlian dalam
pangkalan data.
- Failkan borang
- Sediakan statistik pembaharuan keahlian
MULA
Kembalikan boring kepada pelanggan untuk dilengkapkan
Tidak
Ya
TAMAT
PROSEDUR
OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)06
NO. KELUARAN
: 01
PENDAFTARAN KEAHLIAN
PERPUSTAKAAN & KEAHLIAN PERKHIDMATAN
BPD
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 15/19
C. Pendaftaran Keahlian BPD di Perpustakaan Raja Tun Uda TINDAKAN T/JAWAB
PP/ PT/ PO - Pastikan pelanggan telah menjadi ahli biasa
- Ahli?
- Terima borang Pendaftaran Keahlian BPD yang telah dilengkapkan
- Semak dan pastikan borang telah dilengkapkan dengan betul.
- Lengkap?
- Terima bayaran yuran keahlian
- Keluarkan resit bayaran.
- Rekodkan bayaran yuran keahlian.
KB/ PP
- Sahkan permohonan
MULA
Ya
Lengkapkan
Minta pelanggan mendaftar sebagai ahli perpustakaan PPAS
Tidak
Ya
Tidak
A
PROSEDUR
OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)06
NO. KELUARAN
: 01
PENDAFTARAN KEAHLIAN
PERPUSTAKAAN & KEAHLIAN PERKHIDMATAN
BPD
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 16/19
C. Pendaftaran Keahlian Perkhidmatan BPD Di Perpustakaan Raja Tun Uda (Sambungan)
TINDAKAN T/JAWAB
PP/ PT - Failkan borang.
- Kemaskini statistik keahlian BPD.
PP/ PemP/ PO - Serahkan wang kutipan yuran kepada KEW/P.
TAMAT
A
PROSEDUR
OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)06
NO. KELUARAN
: 01
PENDAFTARAN KEAHLIAN
PERPUSTAKAAN & KEAHLIAN PERKHIDMATAN
BPD
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 17/19
D. Pembaharuan Keahlian Perkhidmatan BPD TINDAKAN T/JAWAB
PP/ PT/ PAP
- Terima borang Pembaharuan Keahlian
BPD
- Semak Borang Pembaharuan Keahlian BPD dan pastikan maklumat lengkap
- Lengkap?
- Terima bayaran yuran keahlian
- Keluarkan resit bayaran
- Rekodkan bayaran yuran keahlian
- Aktifkan semula status/ tempoh keahlian dalam pangkalan data
KB/ PPP
- Sahkan permohonan
PP/ PT
- Failkanborang
- Serah wang kutipan yuran kepada KEW/P
MULA
Ya
Lengkapkan Tidak
TAMAT
PROSEDUR
OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)06
NO. KELUARAN
: 01
PENDAFTARAN KEAHLIAN
PERPUSTAKAAN & KEAHLIAN PERKHIDMATAN
BPD
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 18/19
9. REKOD KUALITI
Bil. JenisRekod Lokasi Tempoh Penyimpanan
9.1
9.2
9.3
9.4
9.5
9.6
Fail Pendaftaran Keahlian
Fail Perangkaan Keahlian
(Bangsa/ Pekerjaan)
Fail StatistikKeahlian
Fail Keahlian Baru BPD
Fail Borang Pembaharuan/
Kerosakan/ Kehilangan Kad
Fail Pengurusan Risiko
Semua Pusat
Perkhidmatan
Semua Pusat
Perkhidmatan
Semua Pusat
Perkhidmatan
Perpustakaan Raja Tun
Uda
Semua Pusat
Perkhidmatan
Semua Pusat
Perkhidmatan
5 tahun
5 tahun
5 tahun
5 tahun
5 tahun
5 tahun
PROSEDUR
OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)06
NO. KELUARAN
: 01
PENDAFTARAN KEAHLIAN
PERPUSTAKAAN & KEAHLIAN PERKHIDMATAN
BPD
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 19/19
10. LAMPIRAN
Bil. JenisLampiran Lampiran 10.1
10.2
10.3
10.4
10.5
10.6
Contoh Borang Pendaftaran Keahlian
Contoh Kad Keahlian PPAS
Contoh Borang Untuk Pembaharuan Keahlian
Contoh Borang Pendaftaran Keahlian untuk BPD
Contoh Borang Untuk Pembaharuan Keahlian BPD
Contoh Borang Pengaktifan Pendaftaran Atas
Talian
PK.PPAS(O)06(L1)
PK.PPAS(O)06(L2)
PK.PPAS(O)06(L3)
PK.PPAS(O)06(L4)
PK.PPAS(O)06(L5)
PK.PPAS(O)06(L6)