PROSEDUR
OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)13
NO. KELUARAN
: 01
PENGURUSAN LAWATAN-LAWATAN
RASMI
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 1/12
PROSEDUR
PENGURUSAN LAWATAN-LAWATAN RASMI PK.PPAS(O)13
NAMA T/TANGAN TARIKH
DISEDIAKAN OLEH
ZAINUDDIN B TASIMAN Pegawai Tadbir
NOR CHEMPAWAN BT ABU
Penolong Pustakawan
01/06/2017
DISEMAK OLEH NIHAYAH HJ EBNI HAJAR Pengurus Kualiti 01/06/2017
DILULUSKAN OLEH MASTURA HJ MUHAMAD Pengarah PPAS 01/06/2017
PROSEDUR
OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)13
NO. KELUARAN
: 01
PENGURUSAN LAWATAN-LAWATAN
RASMI
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 2/12
REKOD PINDAAN Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan
dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang
dinyatakan di dalamnya.
HALAMAN DIPINDA Tarikh No. Para Muka Surat Bentuk Pindaan Diluluskan
PROSEDUR
OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)13
NO. KELUARAN
: 01
PENGURUSAN LAWATAN-LAWATAN
RASMI
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 3/12
BIL KANDUNGAN MUKA SURAT
1. Objektif 4
2. Skop 4
3. Rujukan 4
4. Isu-Isu Risiko 5
5. Definisi 5
6. Singkatan 6
7. Tindakan dan Tanggungjawab 7 – 8
8. Carta Aliran Kerja 9 - 10
9. Rekod Kualiti 11
10. Lampiran 12
PROSEDUR
OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)13
NO. KELUARAN
: 01
PENGURUSAN LAWATAN-LAWATAN
RASMI
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 4/12
1. OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan untuk melaksanakan perkara berkaitan
program promosi PPAS yang merangkumi perkara berikut:
i) Merancang aktiviti promosi produk dan perkhidmatan PPAS
ii) Menyediakan jadual aktiviti promosi
iii) Melaksanakan program aktiviti promosi yang telah
dipersetujui
bagi memastikan produk dan perkhidmatan PPAS dikenali.
2. SKOP Prosedur ini digunapakai semasa merancang, menyedia dan
melaksanakan program aktiviti promosi produk dan perkhidmatan
PPAS
3. RUJUKAN 3.1 MK.PPAS.01 - Manual Kualiti MS 9001:2015
Seksyen 5.1.2 - Keutamaan pelanggan
Seksyen 8.2.1 - Komunikasi dengan pelanggan
Seksyen 8.2.2. - Penentuan Keperluan - Keperluan
Perkhidmatan yang hendak disampaikan
Seksyen 7.4 - Komunikasi
Seksyen 7.5.1 - Maklumat dan Dokumentasi
Seskyen 8.5.1. - Kawalan Penyampaian Perkhidmatan
3.2 Piagam Pelanggan PPAS
3.3 Pelan Strategik PPAS
PROSEDUR
OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)13
NO. KELUARAN
: 01
PENGURUSAN LAWATAN-LAWATAN
RASMI
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 5/12
4. ISU – ISU RISIKO
4.1 Kekurangan kakitangan untuk pembawa lawatan
4.2 Lokasi taklimat lawatan
5. DEFINISI
5.1 Promosi Program untuk memperkenalkan dan memberi publisiti
berkaitan produk dan perkhidmatan PPAS melalui aktiviti
seperti pameran, sesi taklimat, seminar, hebahan di media
cetak dan elektronik.
5.2 Kumpulan Sasaran Kumpulan/ individu yang ditetapkan sebagai pelanggan yang
berpotensi menggunakan perkhidmatan perpustakaan
(potential client).
5.3 Gerakan Membaca Kempen/ aktiviti yang terancang untuk galakan membaca
dan menggunakan perkhidmatan perpustakaan.
PROSEDUR
OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)13
NO. KELUARAN
: 01
PENGURUSAN LAWATAN-LAWATAN
RASMI
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 6/12
6. SINGKATAN KUK - Ketua Unit Korporat
KBTM - Ketua Bahagian Teknologi Maklumat
MKSP - Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan
PSM - Bahagian Pentadbiran dan Sumber Manusia
PBGN - Bahagian Perancangan dan Pembangunan
PQ - Pengurus Kualiti
KB - Ketua Bahagian
PP - Penolong Pustakawan
PPTM - Penolong Pegawai Teknologi Maklumat
PemP - Pembantu Pustakawan
PROSEDUR
OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)13
NO. KELUARAN
: 01
PENGURUSAN LAWATAN-LAWATAN
RASMI
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 7/12
7. TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB TINDAKAN T/JAWAB
A. PROMOSI DAN PUBLISITI 1. Menentukan produk dan perkhidmatan PPAS yang akan
dipromosikan.
2. Arahkan PP untuk merancang aktiviti promosi.
KUK
3. Kemukakan kepada Pengarah anggaran kos untuk
kelulusan
4. Menentukan PP untuk mengendalikan program promosi
5. Tubuhkan kumpulan kerja untuk merancang dan
melaksanakan program promosi (jika perlu)
PQ/KUK
6. Sediakan program dan jadual promosi yang
mengandungi aktiviti promosi, produk yang hendak
dipromosikan, tarikh, lokasi, kumpulan sasar dan kit
promosi.
7. Uruskan bahan – bahan publisiti dan promosi
8. Laksanakan promosi yang dirancang
KUK
9. Kaji keberkesanan hasil promosi yang telah dijalankan
berdasarkan aktiviti berikut:
i. Bahan promosi (contoh: brosur, kenyataan akhbar,
powerpoint presentation, dan lain-lain) untuk menilai
kesesuaian bahan promosi;
ii. Maklumbalas Pelanggan
KUK
PROSEDUR
OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)13
NO. KELUARAN
: 01
PENGURUSAN LAWATAN-LAWATAN
RASMI
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 8/12
TINDAKAN T/JAWAB 10. Kemukakan laporan keberkesanan aktiviti promosi di
dalam Mesyuarat Pengurusan PPAS
KUK
11. Ambil langkah penambahbaikan berdasarkan hasil
keberkesanan aktiviti promosi dan keputusan Mesyuarat
Pengurusan PPAS.
KUK
PROSEDUR
OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)13
NO. KELUARAN
: 01
PENGURUSAN LAWATAN-LAWATAN
RASMI
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 9/12
8. CARTA ALIRAN KERJA PROMOSI PRODUK DAN PERKHIDMATAN PPAS
TINDAKAN T/ JAWAB
KUK - Menentukan produk dan perkhidmatan PPAS yang akan dipromosikan
KUK - Arahkan PP untuk merancang aktiviti promosi.
KUK - Kemukakan kepada Pengarah
anggaran kos untuk kelulusan
KUK
KUK
KUK
- Menentukan PP untuk mengendalikan
program promosi - Tubuhkan kumpulan kerja promosi
(jika perlu)
- Sediakan program dan jadual promosi
KUK
- Uruskan bahan – bahan publisiti dan
promosi
MULA
A
PROSEDUR
OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)13
NO. KELUARAN
: 01
PENGURUSAN LAWATAN-LAWATAN
RASMI
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 10/12
8. CARTA ALIRAN KERJA PROMOSI PRODUK DAN PERKHIDMATAN PPAS (Sambungan)
TINDAKAN T/ JAWAB
PP - Laksanakan promosi yang dirancang.
KUK - Kaji keberkesanan hasil promosi yang telah dijalankan
KUK - Kemukakan laporan keberkesanan
aktiviti promosi di dalam Mesyuarat
Pengurusan PPAS
KUK
- Ambil langkah penambahbaikan
berdasarkan hasil keputusan
Mesyuarat Pengurusan PPAS
A
TAMAT
PROSEDUR
OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)13
NO. KELUARAN
: 01
PENGURUSAN LAWATAN-LAWATAN
RASMI
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 11/12
9. REKOD KUALITI
BIL. JENIS REKOD LOKASI TEMPOH
PENYIMPANAN
9.1
9.2
Fail Aduan dan Maklum Balas
Pelanggan
Fail Pengurusan Risiko
PBGN
KORP
5 tahun
5 tahun
PROSEDUR
OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)13
NO. KELUARAN
: 01
PENGURUSAN LAWATAN-LAWATAN
RASMI
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 12/12
10. LAMPIRAN
BIL. JENIS LAMPIRAN LAMPIRAN
10.1
Borang Maklum Balas Pelanggan
PK.PPAS(O)13(L1)