KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA PEJABAT KESIHATAN KOTA TINGGI, JOHOR
PROSEDUR PENGURUSAN REKOD NO KELUARAN : 04
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S04 NO PINDAAN : 01
TARIKH KUATKUASA : 14 OGOS 2014
PROSEDUR PENGURUSAN REKOD
NAMA TANDATANGAN
DISEDIAKAN OLEH
Roszanah Binti Kamis Pembantu Tadbir N17
Cetakkan Komputer
DISEMAK OLEH Dr Fazilahton Binti Rajulin Pegawai Perubatan UD54 Ketua Pengawal Dokumen
Cetakkan Komputer
DILULUSKAN OLEH
Dr Hjh Hanihaselah bt Mohd Salleh Pakar Perubatan Keluarga UD54 Wakil Pengurusan
Cetakkan Komputer
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S04
Page | 2 MS ISO 9001:2008
Prosedur Pengurusan Rekod
1.0 OBJEKTIF
Memastikan rekod kerajaan diurus dengan cekap dan teratur selaras dengan peruntukan undang-undang, peraturan dan piawaian yang ditetapkan.
2.0 SKOP
Dasar ini terpakai bagi pengurusan rekod meliputi pewujudan, penggunaan, penyelenggaraan dan pelupusan di Pejabat Kesihatan Kota Tinggi
3.0 RUJUKAN
3.1 Manual kualiti Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi 3.2 Arahan Perkhidmatan Bab 3,Bab 4 dan Bab 5.
3.3 Perintah Am, Pekeliling Kementerian Kesihatan dan PKPA. 3.4 Undang-Undang Malaysia Akta Arkib Negara 2003
3.5 Jadual Pelupusan Rekod Perubatan Kementerian Kesihatan Malaysia 3.6 Panduan Pelupusan Rekod Awam
3.7 Panduan Pelupusan Rekod Perubatan
3.8 Panduan Pelupusan Rekod Kewangan
4.0 TERMINOLOGI
4.1 Rekod
: Dokumen yang menyatakan pencapaian keputusan atau memberikan bukti aktiviti yang telah dilaksanakan
4.2 PKD : Pegawai Kesihatan Daerah
4.3 PPT : Penolong Pegawai Tadbir
4.4 PPP : Penolong Pegawai Perubatan
4.5 PT : Pembantu Tadbir
4.6 KJK : Ketua Jururawat Kesihatan
4.7 JM : Jururawat Masyarakat
4.8 PPK : Pembantu Perawatan Kesihatan
4.9 PO : Pembantu Operasi
4.10 PA : Pekerja Awam
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S04
Page | 3 MS ISO 9001:2008
Prosedur Pengurusan Rekod
4.11 Ketua Bahagian / Ketua Unit
: Personel yang dilantik untuk mengetuai sesuatu bahagian iaitu :-
a) Bahagian Pembangunan Kesihatan Keluarga - Pegawai Perubatan - Jururawat - Jururawat Masyarakat
a) Bahagian Inspektorat - Penolong Pegawai Kesihatan Persekitaran
b) Bahagian Kesihatan Primer - Penolong Pegawai Perubatan
c) Bahagian Pengurusan - Pembantu Tadbir Kanan
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S04
Page | 4 MS ISO 9001:2008
Prosedur Pengurusan Rekod
5.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN TANGGUNGJAWAB
5.1 TERIMAAN SURAT
5.1.1 Terima surat melalui pos dan fax atau kiriman tangan dan ambil tindakan. Buka dan cop terima serta cop tindakan
PT
5.1.2 Daftar surat didalam komputer atau Buku Daftar “ Surat SULIT serah kepada PKD atau Penerima tanpa dibuka”
PT
5.1.3 Hantar semua surat kepada PKD untuk tindakan. Bagi yang memerlukan tindakan segera, tagging “SERTA MERTA/SEGERA” hendaklah memaklumkan kepada PKD dengan kadar segera
PT / PKD
5.1.4 PKD Semak surat dan minitkan arahan tindakan kepada pegawai yang berkaitan.
PKD
5.1.5 Semak surat yang diminitkan dan surat yang memerlukan tindakan segera hendaklah dimaklumkan kepada pegawai yang terlibat melalui telefon
PT
5.1.6 Surat yang telah disemak dan diminit oleh PKD diedarkan mengikut arahan untuk diambil tindakan lanjut.
PT
TINDAKAN TANGGUNGJAWAB
5.2 PENGURUSAN PENGHANTARAN SURAT
5.2.1 Terima surat-surat untuk edaran dari Unit/Bahagian PAP / PA
5.2.2 Asingkan surat dan rekod didalam buku despatch mengikut unit
PAP / PA
5.2.3 Surat dalaman dan luar jabatan didalam daerah dihantar melalui serahan tangan dan surat luar daerah dihantar melalui pos
PAP / PA
5.2.4 Pastikan alamat penerima lengkap. jika tidak, kembalikan kepada pengirim untuk semakan semula
PAP / PA
5.2.5 Hantar surat kepada pegawai atau jabatan yang terlibat dengan secepat mungkin
PAP / PA
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S04
Page | 5 MS ISO 9001:2008
Prosedur Pengurusan Rekod
TINDAKAN TANGGUNGJAWAB
5.3 PEMBUKAAN / PENDAFTARAN FAIL
5.3.1 Teliti kandungan surat / dokumen yang hendak difailkan. Semak klasifikasi fail dan kod klasifikasi Fail dibuka apabila:
i. Fail yang diperlukan belum ada ii. Fail asal ditutup dan bersambung pada kulit fail jilid baru iii. Fail asal tidak dapat dikesan iv. Fail asal didapati rosak dan perlu diganti dengan kulit baru v. Perubahan pentadbiran sesuatu Pejabat Awam vi. Skima Klasifikasi Fail dirombak atau bertukar kepada Sistem Klasifikasi yang baru
PT / PAP
5.3.2 Buat analisa perkara / kandungan surat/ dokumen mengikut pengkelasan keselamatan terperingkat
i. Fail Putih ( Perkara Terbuka ) ii. Fail Hijau ( Perkara Sulit )
PT / PAP
5.3.3 Tentukan nama dan tajuk fail untuk fail baru. Buka kulit fail baru
i. Tebuk lubang pada kulit fail dan kertas minit ii. Tulis tajuk fail dan nombor rujukan fail iii. Masukkan tali hijau dan kertas minit
PT / PAP
5.3.4 Masukkan kandungan, catat nombor kandungan pada bahagian atas sebelah kanan surat dan minitkan lampiran pada kertas minit
PT / PAP
5.3.5 Daftarkan fail baru dalam Klasifikasi Fail Pejabat Kesihatan Kota Tinggi dan sediakan indeks
PT / PAP
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S04
Page | 6 MS ISO 9001:2008
Prosedur Pengurusan Rekod
TINDAKAN TANGGUNGJAWAB
5.4 PENGGUNAAN DAN KAWALAN FAIL
5.4.1 Fail dikeluarkan berdasarkan kepada permohonan sama ada secara lisan atau menggunakan borang permohonan fail
PT / PAP
5.4.2 Setiap fail yang dikeluarkan hendaklah ditulis didalam doket pergerakan fail terlebih dahulu. Catatkan dengan jelas singkatan nama dan jawatan dan tarikh pegawai menggunakan fail. Doket hendaklah diletakkan di rak fail disimpan untuk rujukan. Lampiran A- Doket Fail
PT / PAP
5.4.3 Kad pinjaman fail hendaklah diletakkan di hadapan fail bagi memastikan fail hanya boleh dipinjam selama 2 minggu Lampiran B- Kad pinjaman fail
PT / PAP
5.4.4 Bagi fail-fail yang telah selesai diambil tindakan, hendaklah dikemaskini tarikh pemulangan fail didalam Doket fail
PT / PAP
5.4.5 Memisahkan fail aktif dan fail tidak aktif di Jabatan Fail tidak aktif:
i. Segala tindakan ke atas fail telah selesai/tamat ii. Fail tidak digunakan dan dirujuk lagi
PT / PAP
5.4.6 Fail tidak aktif hendaklah ditutup dan dituliskan DITUTUP PADA …………. Pada muka hadapan kulit
PT / PAP
5.4.7 Fail ditutup dan simpan sebelum tindakan pelupusan PT / PAP
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S04
Page | 7 MS ISO 9001:2008
Prosedur Pengurusan Rekod
TINDAKAN TANGGUNGJAWAB
5.5 PELUPUSAN FAIL
5.5.1 Mengenalpasti samada rekod telah tamat tindakan dan telah memenuhi tempoh simpanan yang dinyatakan dalam Jadual Pelupusan Rekod
PT / PAP
5.5.2 Rekod disusun dan diikat bundle dan hendaklah disenaraikan didalam borang pelupusan
PT / PAP
5.5.3 Pegawai Rekod Jabatan hendaklah membuat penilaian ke atas setiap unit rekod bagi menentukan sama ada rekod mempunyai nilai utama untuk kepentingan jabatan. Penilaian ini hendaklah dicatatkan dalam boring permohonan pelupusan sama ada rekod tersebut dicadang simpan atau musnah.
PT / PAP
5.5.4 Pengisian borang pelupusan rekod mengikut jenis rekod Mengikut Akta Arkib Negara Malaysia 2003 Arkib 2/08 - Borang Pemusnahan Rekod Awam Arkib 3/08 - Borang Permohonan Rekod Elektronik Arkib 4/08 - Borang Pelupusan Rekod Kewangan
dan Perakaunan Arkib 5/08 - Borang pelupusan fail yang tidak
mempunyai jadual Arkib 6/08 - Borang pelupusan rekod kartografi
yang tidak mempunyai jadual Arkib 7/08 - Borang pelupusan rekod seni bina
yang tidak mempunyai jadual Arkib 8/08 - Borang pelupusan rekod pandang
dengar yang tidak mempunyai jadual Arkib 9/08 - Borang pelupusan rekod terbitan dan
bahan bercetak yang tidak mempunyai jadual
Arkib 10/08 - Borang pelupusan rekod elektronik yang tidak mempunyai jadual
PT / PAP
5.5.5 Kemukakan satu salinan borang permohonan bagi Pemusnahan rekod awam ke Jabatan Arkib Negara Malaysia. Bagi rekod kewangan dan perakaunan satu salinan borang hendaklah dikemukakan ke Jabatan Akauntan Negara dan Jabatan Audit Negara
5.5.6 Terima surat kebenaran pemusnahan daripada Arkib Negara. Sekiranya melibatkan rekod kewangan dan perakaunan surat kebenaran pemusnahan daripada Jabatan Akauntan Negara dan Jabatan Audit Negara
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S04
Page | 8 MS ISO 9001:2008
Prosedur Pengurusan Rekod
hendaklah disertakan bersama.
5.5.7 Rekod-rekod yang diputuskan simpan hendaklah dilaksanakan pemindahan rekod ke Arkib Negara dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh Surat Kebenaran Pemusnahan yang diterima. Rekod-rekod yang diputuskan musnah hendaklah dilaksanakan pemusnahan rekod-rekod berkenaan dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh Surat Kebenaran Pemusnahan yang diterima.
5.5.8 Setelah rekod dimusnahkan/dipindahkan secara fizikal, pengesahan bahawa rekod tersebut telah dimusnahkan hendaklah dimaklumkan kepada Arkib Negara dalam tempoh satu (1) bulan daripada tarikh pemusnahan. Arkib 11/08 - Borang permohonan pemindahan
rekod awam Arkib 12/08 - Penentusahan pemusnahan rekod
awam Arkib 13/08 - Penentusahan pemusnahan rekod
kewangan dan perakaunan
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S04
Page | 9 MS ISO 9001:2008
Prosedur Pengurusan Rekod
6.0 CARTA ALIRAN KAWALAN REKOD ( TERIMAAN SURAT )
Terima
Surat /
Dokumen
MULA
Hendaklah di Cop Terima dan Dicop
untuk tindakan
Daftar Surat
Hantar Surat kepada PKD untuk
diminitkan
PKD semak dan minitkan arahan
Edarkan
Surat
Pembantu Tadbir
Pembantu Tadbir
Pembantu Tadbir
Pembantu Tadbir
Pegawai
Kesihatan Daerah
Pembantu Tadbir
Pembantu Tadbir
Semak surat , maklumkan kepada pegawai menikut arahan PKD
JIKA SURAT SULIT
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S04
Page | 10 MS ISO 9001:2008
Prosedur Pengurusan Rekod
6.1 CARTA ALIRAN KAWALAN REKOD (PENGURUSAN PENGHANTARAN SURAT)
Pembantu Operasi
Pembantu Operasi
Pembantu Operasi
Pembantu Operasi
Pembantu Operasi
Terima Surat
Edaran
Asingkan surat dan rekod dalam
buku despatch mengikut unit
Surat Dalaman
Edarkan
Surat
Pastikan alamat pengirim lengkap
Surat Luaran Surat Pos
YA
TIDAK Pulangkan
kepada Pengirim
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S04
Page | 11 MS ISO 9001:2008
Prosedur Pengurusan Rekod
6.2 CARTA ALIRAN KAWALAN REKOD ( PEMBUKAAN & PENDAFTARAN FAIL )
Terima
Surat /
Dokumen
Semak kandungan surat yang
hendak difailkan samada fail telah
dibuka atau tidak
Buat analisa kandungan surat
mengikut pengkelasan keselamatan
terperingkat
Tentukan nama dan tajuk fail untuk membuat fail baru
Daftar fail dan
buat indeks
Pembantu Tadbir Pekerja Awam Pembantu Operasi
Pembantu Tadbir Pekerja Awam Pembantu Operasi
Pembantu Tadbir Pekerja Awam Pembantu Operasi
Pembantu Tadbir Pekerja Awam Pembantu Operasi
Pembantu Tadbir Pekerja Awam Pembantu Operasi
Pekerja Awam Pembantu Operasi
Pembantu Tadbir
Masukkan surat, catat nombor kandungan dan masukkan kertas
minit
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S04
Page | 12 MS ISO 9001:2008
Prosedur Pengurusan Rekod
6.3 CARTA ALIRAN KAWALAN REKOD ( PENGGUNAAN & KAWALAN FAIL )
Terima
Permohonan
Cari fail dan tulis pergerakan fail
didalam doket
Letak kad pinjaman fail di bahagian
hadapan fail
Kemaskini fail setelah tamat tindakan didalam doket
Fail disimpan
sebelum
tindakan
pelupusan
Pembantu Tadbir Pekerja Awam Pembantu Operasi
Pembantu Tadbir Pekerja Awam Pembantu Operasi
Pembantu Tadbir Pekerja Awam Pembantu Operasi
Pembantu Tadbir Pekerja Awam Pembantu Operasi
Pembantu Tadbir Pekerja Awam Pembantu Operasi
Pembantu Tadbir Pekerja Awam Pembantu Operasi
Pembantu Tadbir Pekerja Awam Pembantu Operasi
Semak fail-fail yang aktif atau tidak aktif
Tutup fail yang tidak aktif
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S04
Page | 13 MS ISO 9001:2008
Prosedur Pengurusan Rekod
6.4 CARTA ALIRAN KAWALAN REKOD ( PELUPUSAN FAIL )
Fail Tamat
Tempoh
Rekod disusun mengikut tahun
pelupusan
Buat penilaian fail samada rekod
perlu disimpan atau musnah
Isi borang pelupusan fail
Pindah
Ke Arkib
Pembantu Tadbir Pekerja Awam Pembantu Operasi
Pembantu Tadbir Pekerja Awam Pembantu Operasi
Pembantu Tadbir Pekerja Awam Pembantu Operasi
Pembantu Tadbir Pekerja Awam Pembantu Operasi
Pembantu Tadbir Pekerja Awam Pembantu Operasi
Pekerja Awam Pembantu Operasi
Pembantu Tadbir
Pekerja Awam Pembantu Operasi
Pembantu Tadbir
Hantar ke Arkib Negara / Jabatan Akauntan Negara / Jabatan Audit
Negara
Terima Surat Kebenaran
SIMPAN MUSNAH
Buat
Pelupusan
TAMAT
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S04
Page | 14 MS ISO 9001:2008
Prosedur Pengurusan Rekod
7.0 REKOD KUALITI
BIL JENIS REKOD LOKASI TEMPOH
PENYIMPANAN
1 Fail Aktif Bilik Rekod Sehingga Diperlukan
2 Fail Tutup Stor fail Pentadbiran / Kewangan
Mengikut Jadual Pelupusan
3 Daftar Klasifikasi Fail Bilik Rekod Kekal Selamanya
4 Doket Fail Bilik Rekod Mengikut fail aktif
5 Kad Pinjaman Fail Bilik Rekod 1 tahun
6 Borang Arkib 2 hingga 13/08 Bilik Rekod Kekal Selamanya
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S04
Page | 15 MS ISO 9001:2008
Prosedur Pengurusan Rekod
8.0 INPUT
8.1 SUMBER MANUSIA 8.1.1 Pegawai Kesihatan Daerah 8.1.2 Pembantu Tadbir 8.1.3 Pegawai Yang Diberi Kuasa 8.1.4 Pembantu Operasi 8.1.5 Pekerja Awam 8.1.6 Ketua Unit / Ketua Bahagian 8.2 DATA / MAKLUMAT 8.2.1 Fail Jabatan 8.2.2 Kad-Kad 8.2.3 Borang-borang 8.3 PERALATAN 8.3.1 Komputer 8.3.2 Mesin Perincih 8.3.3 Tali
9.0 OBJEKTIF PROSES
9.1 OBJEKTIF KESELURUHAN Memastikan rekod-rekod diselenggara dengan teratur mengikut
Peraturan dan Akta Arkib Negara Malaysia 2003 9.2 OBJEKTIF SUB PROSES
9.2.1 9.2.2
Memastikan 100% permohonan pelupusan rekod dihantar ke Arkib Negara dalam tempoh 1 bulan dari tarikh permohonan diterima dari unit-unit/Klinik Kesihatan/ Klinik Desa di Pejabat Kesihatan Kota Tinggi Memastikan 100% permohonan pelupusan rekod dihantar oleh setiap unit ke unit rekod sekurang-kurangnya sekali setahun
10.0 KLAUSA YANG BERKAITAN
10.1 Kawalan Rekod
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S04
Page | 16 MS ISO 9001:2008
Prosedur Pengurusan Rekod
REKOD PINDAAN
Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen terkawal ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di dalam Rekod Pindaan
TARIKH
HALAMAN DIPINDAAN
BUTIR-BUTIR PINDAAN DILULUSKAN NO KELUARAN
NO PINDAAN
M/S
01.03.2013 03 00 Keseluruhan Perubahan Keseluruhan
Muka Surat Berdasarkan Keperluan Pengawal Dokumen
Cetakkan
Komputer
11.05.2013
03
01
11
Pengguguran Objektif Sub Proses lama digantikan dengan Objektif Sub Proses yang Baru
Cetakkan
Komputer
01.03.2014
04
00
Keseluruhan
Perubahan / Penambahbaikan format Dokumen mengikut keperluan yang lebih mudah Terdapat 50% pemegang prosedur telah bertukar dan terdapat cadangan pindaan dilakukan Terdapat perubahan sasaran dan KPI yang ditetapkan oleh JKNJ / KKM.
Cetakkan
Komputer
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S04
Page | 17 MS ISO 9001:2008
Prosedur Pengurusan Rekod
REKOD PINDAAN
Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen terkawal ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di dalam Rekod Pindaan
TARIKH
HALAMAN DIPINDAAN
BUTIR-BUTIR PINDAAN DILULUSKAN NO KELUARAN
NO PINDAAN
M/S
14.08.2014 04 01 15 Memastikan 100%
permohonan pelupusan rekod dihantar oleh setiap unit ke unit rekod sekurang-kurangnya sekali setahun
Cetakkan
Komputer