1
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI
KESISWAAN PADA SMP NEGERI 5 PANGKALPINANG
Yusnita
Sistem Informasi STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG
Jl.Jend.Sudirman Selindung Lama Pangkalpinang Kepulauan Babel
Email : [email protected]
ABSTRACT
On Education Institution, notably Schooled SMP Country 5 Pangkalpinang
information system indispensabling to restrain activity process performings teaching and
learnings in particular on kesiswaan's administrative services.
To it SMP Country 5 Pangkalpinang passes through a part TU Schools for can amends
and increasing deep kesiswaan's administrative services for example pendataan student,
pendataan is discipline, breach administration management, migrant administration
management comes in, migrant administration management comes out and mutation
reporting makings come in, mutation reporting comes out, and breach reporting.
One of effort which can be done to increase TU's part performance school is increase
and does administration information system repair kesiswaan with computerised and
integrated system to be able to give information in point and accurate basal decision making.
KeyWord : kesiswaan's Administration information system, Object oriented methodology,
Unifield Modelling Language (UML)
2
1. Pendahuluan
1.1 Latar Belakang Masalah
Sekolah dituntut untuk selalu berkembang
dan meningkatkan kualitas pendidikan
serta profesionalisme pelayanan kepada
para siswa. Pengolahan data dalam jumlah
banyak, serta adanya perubahan yang
bersifat rutin dan berulang-ulang, sering
menimbulkan kesulitan dalam penyediaan
informasi, terlebih karena kegiatan
pengolahan data kesiswaan pada sekolah
selama ini masih menggunakan sistem
pemrosesan manual dan sistem
pemrosesan berkas. Proses pengolahan,
penyimpanan dan pengambilan data siswa
serta data guru yang belum praktis
menimbulkan ketidak efektifan dalam segi
waktu, tenaga dan biaya. Oleh karena itu,
kebutuhan akan adanya suatu sistem
informasi kesiswaan sangatlah perlu.
Teknologi informasi yang dihasilkan
dengan sistem yang terkomputerisasi
dengan baik akan mendukung kerja
sumber daya manusia dalam tugas
manjemen. Sistem informasi maerupakan
kesatuan elemen-elemen yang berinteraksi
secara sistematis dan teratur untuk
menciptakan dan membentuk aliran
informasi yang akan mendukung
pembuatan keputusan dan melakukan
kontrol terhadap segala bentuk aktifitas.
Pengembangan sistem informasi ini
tidak hanya sekedar untuk
mengotomatiskan prosedur lama, tetapi
juga menata dan memperbaharui bahkan
menciptakan aliran data baru yang efisien,
menetapkan prosedur pengolahan data
yang baru yang lebih tepat, sistematis, dan
sederhana, menentukan model penyajian
yang informatif dan standar, serta
memberikan distribusi informasi yang
efektif. Memasuki era globalisasi
mendatang, pemakaian teknologi
komputer dalam segala bidang kehidupan
sehari-hari tidak akan dapat dihindari.
Bahkan, penggunaan teknologi komputer
tersebut akan menjadi syarat utama untuk
menunjukkan kualitas sesuatu bidang dan
menjadi modal terpenting dalam
memenangkan persaingan. Kemampuan
komunikasi antara satu bidang dengan
bidang lainnya di tempat yang berbeda
(terpisah pada jarak yang jauh) merupakan
salah satu ciri era globalisasi mendatang.
Bagian kesiswaan merupakan salah
satu bagian dari penatausahaan
administrasi di sekolah. Bagian ini
menjadi bagian terpenting dari semua
bagian yang ada, karena segala informasi
dan data tentang siswa yang terekam dan
3
tersimpan di sekolah di kelola oleh bagian
kesiswaan.
Sejak tahun berdirinya SMP Negeri 5
Pangkalpinang Tahun 1985, semua
informasi dan data kesiswaan tersimpan
dalam bentuk form isian dan sebagian lagi
tersimpan dalam bentuk softcopy
menggunakan aplikasi Microsoft excel dan
Microsoft word. Di samping itu, input data
siswa ke dalam komputer hanya terfokus
pada salah satu komputer dimana data
tersebut tersimpan, sehingga tidak efisien
dalam hal waktu dan tenaga.
Berdasarkan kondisi di atas, maka
diperlukan suatu rancang bangun
sistem informasi kesiswaan yang
berbasis aplikasi desktop. Dengan
adanya sistem informasi tersebut,
semua data kesiswaan tersipan dalam
sebuah server yang dapat terhubung ke
komputer-komputer lain di lingkungan
SMP Negeri 5 Pangkalpinang,
sehingga data kesiswaan ini dapat
diakses semua pihak yang
menginginkan atau memerlukan
informasi data kesiswaan tersebut.
Oleh karena itu penulis mengusulkan
skripsi yang berjudul Rancang
Bangun Sistem Informasi Kesiswaan
Pada SMP Negeri 5 Pangkalpinang.
1.2 Perumusan Masalah
Dari apa yang dijabarkan dalam
latar belakang masalah, SMP Negeri 5
Pangkalpinang memerlukan solusi yang
lebih tepat dalam hal penyediaan sistem
informasi kesiswaan, sehingga dapat
memberikan informasi yang lebih akurat,
efektif dan efisien dalam administrasi
kesiswaan. Maka dapat dirumuskan
masalah yaitu:
1. Bagaimana membuat Aplikasi
Sistem Informasi Keiswaan
Berbasis Dekstop yang sesuai
dengan kebutuhan sekolah?
2 Apa manfaat Aplikasi Sistem
Informasi Kesiswaan Berbasis
Dekstop bagi sekolah?
2.1 Batasan Masalah
Administrasi kesiswaan merupakan
usaha dan kegiatan yang meliputi
pengaturan tentang administrasi yang
berkaitan dengan siswa dalam upaya
mengembangkan potensi siswa. Untuk itu
4
penyimpanan data-data siswa secara
terkomputerisasi sangat diperlukan.
Dengan adanya masalah tersebut
dan agar tidak menyimpang dari pokok
pembahasan, maka batasan masalah yang
akan di bahas yaitu Rancang Bangun
Sistem Informasi Kesiswaan Berbasis
Dekstop Pada SMP Negeri 5
Pangkalpinang dimulai dari :
a. Penulis melakukan riset hanya
menyangkut tentang sistem
pengelolaan data kesiswaan yang ada
di SMP Negeri 5 Pangkalpinang.
b. Rancangan sistem informasi yang
dilakukan penulis menggunakan
program Visual Basic 2008 dan
menggunakan database Access 2007.
c. Sistem yang akan dibuat meliputi :
1) Pendataan data siswa
2) Mutasi masuk
3) Mutasi keluar
4) Rekap kehadiran mingguan
siswa
5) Tata tertib siswa
6) Pelanggaran siswa
7) Panggilan orang tua/wali
siswa
8) Surat pengunduran diri siswa
9) Pembuatan laporan mutasi
masuk
10) Pembuatan laporan mutasi
keluar
2.2 Metode Penelitian
Metode penelitian adalah
menggambarkan cara mengumpulkan
informasi-informasi atau data-data
yang diperlukan sebagai bahan untuk
menyusun skripsi ini adalah sebagai
berikut :
a. Pengumpulan Data
a) Observasi
Merupakan proses pengumpulan
data yang dilakukan dengan cara
mengamati secara langsung dan
mencatat secara sistematis hal-hal
yang dibutuhkan.
b) Wawancara
Merupakan proses tanya jawab
secara langsung kepada responden
secara lisan atau tatap muka, serta
mendengarkan secara langsung
informasi atau keterangan yang
diperlukan.
5
c) Kepustakaan
Dilakukan dengan mengumpulkan
data dan informasi melalui buku-
buku dan bahan-bahan pelengkap
lainnya yang sesuai dengan
permasalahan dalam penulisan
skripsi ini.
2.3 Tujuan Penelitian
Tujuan dari penulisan skripsi ini
bagi mahasiswa khususnya penulis sendiri
adalah ingin mengetahui lebih jauh lagi
tentang aplikasi berbasis dekstop, serta
memberikan kesempatan kepada penulis
untuk mendapat perbandingan antara ilmu
yang diperoleh di bangku kuliah dan
mengaplikasikannya dalam suatu
organisasi.
Tujuan yang diharapkan bagi SMP Negeri
5 Pangkalpinang :
a. Mengidentifikasi dan
mengembangkan sistem informasi
keiswaan yang sedang berjalan
dengan sistem informasi kesiswaan
berbasis dekstop.
b. Waktu yang diperlukan sangat efektif,
tidak perlu memperbanyak formulir
isian manual.
c. Dapat memperoleh informasi yang
sesuai dengan kebutuhan yang
diinginkan.
2. Landasan Teori
2.1 Konsep Sistem Informasi
2.1.1 Konsep Dasar Informasi
Informasi adalah data yang
telah diproses dan memiliki arti atau
manfaat bagi penggunanya. Informasi
sebagai hasil dari pengolahan data
dalam suatu organisasi sangatlah
penting karena informasi merupakan
landasan untuk mengambil suatu
keputusan dan data merupakan sumber
dari informasi.
Konsep dasar informasi menurut
Jogiyanto (2005 : 8) adalah “Data yang
diolah menjadi bentuk yang lebih berguna
dan penting bagi yang menerimanya.”
Dari pengertian diatas penulis
dapat menyimpulkan bahwa informasi
merupakan suatu hasil (output) dari suatu
data yang diolah dengan metode
pendekatan dan pengembangan tertentu.
Baik buruknya kualitas suatu
informasi menurut Jogiyanto (2005 : 10)
dipengaruhi oleh beberapa hal, antara lain
:
6
a. Akurat, berarti informasi harus
bebas dari kesalahan-kesalahan
dan tidak bias atau menyesatkan.
Informasi harus akurat karena dari
sumber informasi sampai ke
penerima informasi kemungkinan
banyak terjadi gangguan (noise)
yang dapat merubah atau merusak
informasi tersebut.
b. Tepat pada waktunya, berarti
informasi yang datang pada
penerima tidak boleh terlambat.
Informasi harus sesuai dengan
dengan keadaan saat itu, karena
informasi yang sudah usang tidak
akan mempunyai nilai lagi.
Informasi merupakan landasan di
dalam pengambilan keputusan.
Bila pengambilan keputusan
terlambat, maka dapat berakibat
fatal untuk organisasi. Dewasa ini
mahalnya informasi disebabkan
harus cepatnya informasi tersebut
didapat, sehingga diperlukan
teknologi-teknologi mutakhir
untuk mendapatkan, mengolah
dan mengirimkannya.
c. Relevan, berarti informasi tersebut
mempunyai manfaat untuk
pemakainya. Relevansi informasi
untuk tiap-tiap orang satu dengan
lainnya berbeda. Misalnya
informasi mengenai sebab-
musabab kerusakanmesin
produksi kepada akuntan
perusahaan adalah kurang relevan
danakan lebih relevan bila
ditujukan kepada ahli teknik
perusahaan. Sebaliknyainformasi
mengenai harga pokok produksi
untuk ahli teknik merupakan
informasi yang kurang relevan,
tetapi relevan untuk akuntan.
2.1.2 Konsep Sistem Informasi
Dari segi etimologi, kata sistem
sebenarnya berasal dari Bahasa Yunani
yaitu “Systema”, yang dalam Bahasa
Inggris dikenal dengan “system”, yang
mempunyai satu pengertian yaitu
sehimpunan bagian atau komponen yang
saling berhubungan secara teratur dan
merupakan satu keseluruhan yang tidak
terpisahkan.
Dalam arti luas dapat
didefinisikan sebagai Menurut Jerry Fith
7
Gerald ; “sistem adalah suatu jaringan
kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama
untuk melakukan suatu kegiatan atau
menyelesaikan suatu sasaran tertentu.”
Menurut Menurut Laudon, Kenneth , Jane:
“Sistem informasi adalah suatu sistem di
dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan
transaksi harian, mendukung operasi,
bersifat manajerial dan kegiatan strategi
dari suatu organisasi dan menyediakan
pihak luar tertentu dengan laporan-laporan
yang diperlukan.”
2.2 Analisa dan Perancangan
Sistem Berorientasi Obyek
Dengan UML
2.2.1 UML (Unifed Modelling
Language)
UML digunakan untuk
menggambarkan perancangan awal dari
sistem yang akan dibangun. UML
memiliki banyak jenis permodelan,
tetapi hanya beberapa yang digunakan
saja yang akan dibahas.
Menurut Booch (2005), UML
merupakan suatu bahasa. Suatu bahasa
terdiri dari kata-kata, dan memiliki
aturan untuk menggabungkan kata-
kata tersebut, sehingga tercipta
komunikasi. Sebuah permodelan bahasa
adalah suatu bahasa dimana kata-kata
dan aturannya berfokus pada
penggambaran system secara konseptual
dan fisik. Sebuah permodelan bahasa
seperti UML telah menjadi bahasa
standar untuk merencanakan suatu
aplikasi.
Hasil dari permodelan tadi adalah
pengertian dari suatu sistem. Satu model
saja tidak cukup untuk menggambarkan
sistem secara keseluruhan, maka
dibutuhkan banyak model yang
berhubungan satu dengan yang lainnya
untuk memberikan pengertian pada dasar
dari sistem. Keuntungan UML
a. Sebagai bahasa pemodelan yang
general-purpose, difokuskan pada
pokok himpunan konsep yang dapat
dipakai bersama dan menggunakan
pengetahuan bersama dengan
mekanisme perluasan.
b. Sebagai bahasa pemodelan yang
mudah diaplikasikan, dapat
diaplikasikan untuk bermacam tipe
sistem (software dan non-software),
domain dan metode atau proses.
c. Sebagai bahasa pemodelan standar
industri, bukan merupakan bahasa
8
yang tertutup atau satu-satunya, tapi
bersifat terbuka dan sepenuhnya
dapat diperluas.
2.2.2 Komponen UML
UML mempunyai dua tipe
diagram, struktural dan behavioural.
Struktural diagram menggambarkan
bagian statik dari sistem. Behavioural
diagram menggambarkan bagian dinamik
dari sistem. Behavioural digram
diklasifikasikan lebih lanjut ke dalam
interaksi dan state diagram.
a. Struktural
1) Class diagram menggambarkan
hubungan antar objek.
2) Use case diagram digunakan
untuk mengorganisasikan use
case dan behaviours.
3) Component..diagram..adalah..ko
mponen..dan..hubungan.yang.me
ngilus- trasikan implementasi
sistem.
4) Deployment diagram adalah
konfigurasi waktu kerja dari
node dan objek yang memiliki
node.
b. Behavioural
1) Statechart diagram menunjukkan
urutan kondisi dari objek yang
mengalami interaksi beserta respon
dan tindakannya.
2) Sequence diagram menggambarkan
waktu urutan message dan object
lifeline.
3) Collaboration diagram
menggambarkan urutan message dan
organisasi objek dalam interaksi.
4) Activity diagram menggambarkan
arus kerja dari aktifitas, difokuskan
pada operasi yang dilewatkan antar
objek.
Pada penelitian dan pengembangan UML
yang digunakan adalah :
a. Use Case Model
Menurut Booch (2005), suatu use
case diagram menampilkan
sekumpulan use case dan aktor
(pelaku) dan hubungan diantara use
case dan aktor tersebut. Use case
diagram digunakan untuk
penggambaran use case statik dari
suatu sistem. Use case diagram
penting dalam mengatur dan
memodelkan kelakuan dari suatu
sistem.
9
Use case
actor
System or subsystem
boundary
Commucication
assosiation
Use case menjelaskan apa yang
dilakukan sistem (atau subsistem)
tetapi tidak tidak menspesifikasikan
cara kerjanya. Flow of event
digunakan untuk menspesifikasikan
kelakuan dari use case. Flow of event
menjelaskan use case dalam bentuk
tulisan dengan sejelas-jelasnya,
diantaranya bagaimana, kapan use
case dimulai dan berakhir, ketika use
case berinteraksi dengan aktor, obyek
apa yang digunakan, alur dasar dan
alur alternatif.
Gambar 2.1 Notasi Use Case Diagram
(Simonn Bennet, Steve Marcob dan Ray
Farmer :2006, p146)
b. Sequence Diagram
Menurut Booch (2005), suatu
sequence diagram adalah suatu
diagram interaksi yang menekankan
pada pengaturan waktu dari
pesan-pesan. Diagram ini
menampilkan sekumpulan peran
dan pesan-pesan yang dikirim dan
diterima oleh instansi yang
memegang peranan tersebut.
Sequence diagram menangkap objek
dan class yang terlibat dalam
skenario dan urut-urutan pesan yang
ditukar antara objek diperlukan untuk
melaksanakan fungsionalitas
skenario. Sequence diagram
berasosiasi dengan use case selama
proses pengembangan. Dalam
Unified Model Language (UML),
objek dalam sequence diagram
digambar dengan segiempat yang
berisi nama objek yang diberi garis
bawah. Objek dapat diberi nama
dengan tiga cara : (nama objek),
(nama objek dan class) atau (hanya
nama class (anonymous object)).
Berikut notasi sequence diagram
seperti terlihat pada gambar dibawah
ini :
Gambar 2.2 Notasi Sequence Diagram
10
2.2.3 Analisa Sistem Berorientasi
Objek
a. Activity Diagram
Munawar (2005 : 109) menyatakan
bahwa :
“Activity Diagram adalah teknik
untuk mendeskripsikan logika
prosedural, proses bisnis dan aliran
kerja dalam banyak kasus. Activity
diagram mempunyai peran seperti
halnya flowchart, akan tetapi
perbedaannya dengan flowchart
adalah activity diagram bisa
mendukung perilaku pararel
sedangkan flowchart tidak bisa”.
b. Analisa Dokumen Keluaran
Ananlisa keluaran merupakan
hasil dari pengolahan data atau
informasi yang telah didapat.
Setelah melalui beberapa proses
pengolahan data keluaran yang
dihasilkan melalui proses-proses
yang ada dalam sistem berjalan
c. Analisa Dokumen Masukan
Dokumen masukan merupakan
dokumen yang dipakai sebagai
sumber data ataupun dokumen
yang digunakan sebagai masukan
dalam sistem.
d. Use Case Diagram
Use Case adalah fungsionalitas
atau persyaratan-persyaratan
sistem yang harus dipenuhi oleh
sistem yang akan dikembangkan
tersebut menurut pandangan
pemakai sistem. Diagram use case
menyajikan interaksi antara use
case dan aktor dalam sistem yang
harus dipenuhi oleh sistem yang
akan dikembangkan tersebut
menurut pandangan pemakai
sistem. Sedangkan aktor bisa
berupa orang, peralatan, atau
sistem lain yang berinteraksi
terhadap sistem yang akan
dibangun.
Menurut Jeffery L. Whitten et al.(2004 :
271) :
“Use Case Diagram, suatu diagram
yang melukiskan interaksi antara
sistem dengan para pemakai. Dengan
kata lain, use case diagram dengan
nyata menguraikan siapa yang akan
menggunakan sistem dan dengan cara
apa pemakai dapat saling
berhubungan dengan sistem”.
11
2.2.4 Perancangan Sistem
Berorientasi Objek
a. Entity Relationship Diagram
(ERD)
ERD merupakan suatu model
untuk menjelaskan hubungan
antar data dalam basis data
berdasarkan objek-objek dasar
data yang mempunyai hubungan
antar relasi. ERD untuk
memodelkan struktur data dan
hubungan antar data, untuk
menggambarkannya digunakan
beberapa notasi dan simbol.
b. LRS
Logical Record Structure (LRS)
Adalah representasi dari struktur
record-record pada tebel-tabel
yang terbentuk dari hasil antar
himpunan entitas. Menentukan
kardinalitas, jumlah table dan
Foreign Key (FK).
LRS di bentuk dengan nomor dari
tipe record. Beberapa tipe record di
gambarkan oleh kotak empat persegi
panjang dengan nama yang unik.
LRS juga terdiri dari hubungan
diantara tipe tecord. Dua metode
yang dapat dikonversikan ke LRS.
Metode lain dimulai dengan ER dan
langsung dikonversikan ke LRS.
c. Tabel
Tabel adalah daftar yang berisi
ikhtisar sejumlah data-data
informasi yang
biasanya berupa kata-kata maupun
bilangan yang tersusun dengan garis
pembatas.
Pada tabel, pengertian perlu dipahami
adalah:
1) Keseluruhan tabel (sebagai
koleksi) adalah kontainer yang
menampung seluruh elemen.
2) Indek tabel, yang menujukan
adress dari sebuah elment.
3) Elment tabel, yang dapat dipacu
melalui indeknya, bertipe tertentu
yang sudah terdefinisi
Seluruh elment tabel
bertipe:”sama”. Dengan catatan:
beberapa bahasa pemograman
memungkinkan pendefinisian
tabel dengan elemen generik, tapi
pada saat diinstanisasi, harus
diinstanisasi dengan tipe sama.
12
d. Spesifikasi Basis Data
Menurut Jogiyanto H.M (2003 : 46):
“Basis data (data base) adalah
kumpulan dari data yang saling
berhubungan satu dengan yang
lainnya, tersimpan di perangkat
keras komputer yang digunakan
perangkat lunak untuk
memanipulasinya”.
Bentuk dari spesifikasi basis data
sendiri secara umum berupa tabel
yang menyajikan informasi field
untuk seluruh tabel yang
digunakan. Informasi field yang
ditampilkan antara lain nama field,
tipe field, panjang field dan field
yang menjadi field kunci (primary
key).
Sedangkan sistem berbasis
data adalah suatu sistem
penyusunan dan pengelolaan
record-record dengan
menggunakan komputer dengan
tujuan untuk menyimpan atau
merekam serta melihat data
operasional lengkap pada sebuah
organisasi, sehingga mampu
menyediakan informasi yang
diperlukan untuk kepentingan
proses pengambilan keputusan.
e. Rancangan Dokumen Keluaran
Dokumen masukan adalah semua
dokumen yang digunakan sebagai
dasar
untuk memperoleh data-data yang
nantinya akan diproses untuk
menghasilkan suatu keluaran yang disebut
dengan output.
f. Rancangan Dokumen Masukan
Dokumen dasar berupa formulir
yang digunakan untuk
memperoleh data
yang terjadi. Data yang sudah dicatat dan
tertera pada dokumen dasar menjadi
masukan kedalam sistem informasi untuk
diolah lebih lanjut.
g. Rancangan Layar Program
Rancangan tampilan adalah
bagian dari program yang
berhubungan dengan
user, yaitu segala sesuatu yang muncul
pada layar monitor. Rancangan tampilan
bertujuan agar program yang dihasilkan
terlihat sederhana dan mudah digunakan.
13
h. Sequence Diagram
Suatu sequence diagram adalah
suatupenyajian perilaku yang
tersusunsebagai rangkaian langkah-
langkah percontohan dari waktu ke waktu.
Sequence diagram digunakan untuk
menggambarkan arus pekerjaan, pesan
yang sampaikan dan bagaimana elemen-
elemen di dalamnya bekerja sama dari
waktu ke waktu untuk mencapai suatu
hasil.
Menurut Munawar (2005 : 187)
“Sequence diagram adalah grafik dua
dimensi dimana obyek ditunjukkan dalam
dimensi horizontal, sedangkan lifeline
ditunjukkan dalam dimensi vertikal. “
2.3 Konsep Manajemen Proyek
2.3.1 Definisi Proyek
Proyek adalah upaya temporer
untuk menghasilkan produk, jasa, atau
hasil yang tertentu/unik.
Proyek bersifat temporer
artinya waktu berlangsungnya dibatasi,
ada awal dan ada akhir untuk
pekerjaan yang dilakukan dan tim
yang dibentuk.
Proyek menghasilkan yang
unik berarti hasil dari proyek
merupakan suatu entitas baru yang
memiliki karakteristik yang berbesda
dengan hasil yang sudah ada.
2.3.2 Definisi Manajemen Proyek
Manajemen proyek adalah
salah satu cara yang ditawarkan untuk
maksud pengelolaan suatu proyek,
yaitu suatu metode pengelolaan yang
dikembangkan secara ilmiah dan
intensif sejak pertengahan abad ke-20
untuk menghadapi kegiatan khusus
yang berbentuk proyek. (Iman
Soeharto, 1999)
Definisi dari manajemen
proyek yaitu penerapan ilmu
pengetahuan, keahlian dan
ketrampilan, cara teknis yang terbaik
dan dengan sumber daya yang terbatas
untuk mencapai sasaran yang telah
ditentukan agar mendapatkan hasil
yang optimal dalam hal kinerja, waktu,
mutu dan keselamatan kerja. Dalam
manajemen proyek, perlunya
pengelolaan yang baik dan terarah
karena suatu proyek memiliki
keterbatasan sehingga tujuan akhir dari
suatu proyek bisa tercapai. Yang perlu
dikelola dalam area manajemen proyek
yaitu biaya, mutu, waktu, kesehatan
dan keselamatan kerja, sumberdaya,
14
lingkungan, resiko dan sistem
informasi.
“Project managements is the
application of knowledge, skills, tools,
and techniques to project activities to
meet project requirements.”
2.3.3 Stakeholder
Stakeholder adalah kelompok
atau individu yang dukungannya
diperlukan demi kesejahteraan dan
kelangsungan hidup organisasi.
Clarkson membagi stakeholder
menjadi dua: stakeholder primer dan
stakeholder sekunder.
Stakeholder primer adalah
pihak di mana tanpa partisipasinya
yang berkelanjutan organisasi tidak
dapat bertahan. Contohnya adalah
pemegang saham, investor, pekerja,
pelanggan, dan pemasok. Menurut
Clarkson, suatu perusahaan atau
organisasi dapat didefinisikan sebagai
suatu sistem stakeholder primer – yang
merupakan rangkaian kompleks
hubungan antara kelompok-kelompok
kepentingan yang mempunyai hak,
tujuan, harapan, dan tanggung jawab
yang berbeda.
Stakeholder sekunder didefinisikan
sebagai pihak yang mempengaruhi
atau dipengaruhi oleh perusahaan, tapi
mereka tidak terlibat dalam transaksi
dengan perusahaan dan tidak begitu
penting untuk kelangsungan hidup
perusahaan. Contohnya adalah media
dan berbagai kelompok kepentingan
tertentu. Perusahaan tidak bergantung
pada kelompok ini untuk kelangsungan
hidupnya, tapi mereka bisa
mempengaruhi kinerja perusahaan
dengan mengganggu kelancaran bisnis
perusahaan.
Clarkson (dalam artikel tahun
1994) juga telah memberikan definisi
yang bahkan lebih sempit lagi di mana
stakeholder didefinisikan sebagai suatu
kelompok atau individu yang
menanggung suatu jenis risiko baik
karena mereka telah melakukan
investasi (material ataupun manusia) di
perusahaan tersebut (stakeholder
sukarela), ataupun karena mereka
menghadapi risiko akibat kegiatan
perusahaan tersebut (stakeholder non-
sukarela). Karena itu, stakeholder
adalah pihak yang akan dipengaruhi
15
secara langsung oleh keputusan dan
strategi perusahaan.
2.3.4 Manager Sistem Informasi
Manager dalam departemen
sistem informasi memiliki peranan secara
langsung dalam proses pengembangan
sistem jika organisasi yang ditanganinya
berskala kecil.
Manager Sistem Informasi
berperan dalam mengalokasikan dan
mengawasi proyek pengembangan sistem
daripada terlibat langsung dalam proses
pengembangan sistem.
2.3.5 Analyst Sistem
Analis sistem adalah seseorang
yang bertanggung jawab atas penelitian,
perencanaan, pengkoordinasian, dan
merekomendasikan pemilihan perangkat
lunak dan sistem yang paling sesuai
dengan kebutuhan organisasi bisnis atau
perusahaan. Analis sistem memegang
peranan yang sangat penting dalam proses
pengembangan sistem. Seorang analis
sistem harus memiliki setidaknya empat
keahlian: analisis, teknis, manajerial, dan
interpersonal (berkomunikasi dengan
orang lain).
Kemampuan analisis
memungkinkan seorang analis sistem
untuk memahami perilaku organisasi
beserta fungsi-fungsinya, pemahaman
tersebut akan membantu dalam
mengidentifikasi kemungkinan terbaik
serta menganalisis penyelesaian
permasalahan. Keahlian teknis akan
membantu seorang analis sistem untuk
memahami potensi dan keterbatasan dari
teknologi informasi. Seorang analis sistem
harus mampu untuk bekerja dengan
berbagai jenis bahasa pemrograman,
sistem operasi, serta perangkat keras yang
digunakan. Keahlian manajerial akan
membantu seorang analis sistem
mengelola proyek, sumber daya, risiko,
dan perubahan.
Menurut Yogiyanto (1995) analis
sistem (analis informasi) adalah orang
yang menganalis sistem (mempelajari
masalah-masalahan yang timbul dan
menentukan kebutuhan pemakai sistem)
untuk mengidentifikasikan pemecahan
permasalahan tersebut.
Menurut Kristanto (2003) analis
sistem adalah orang yang mempunyai
kemampuan untuk menganalisis sebuah
sistem, memilih alternatif pemecahan
masalah dan menyelesaikan masalah
tersebut dengan menggunakan komputer.
16
Analis sistem secara sistematis
menilai bagaimana fungsi bisnis dengan
cara mengamati proses input dan
pengolahan data serta proses output
informasi untuk membantu peningkatan
proses organisasional. Dengan demikian,
analis sistem mempunyai tiga peranan
penting, yaitu :
a. Sebagai konsultan
b. Sebagai ahli pendukung
c. Sebagai agen perubahan
2.3.6 Programmer
Programmer adalah orang yang
menulis kode program untuk suatu
aplikasi tertentu berdasarkan rancang
bangun yang telah dibuat oleh analis
sistem. Programmer lebih memahami
tentang teknologi komputer tetapi kurang
memahami tentang aspekaspek bisnis dan
tentang kebutuhan-kebutuhan yang
diperlukan oleh pemakai sistem.
2.3.7 Desainer sistem
Desain Sisitem didefinisikan
sebagai penggambaran perencanaan
dan pembuatan sketsa atau pengaturan
dari beberapa elemen yang terpisah ke
dalam satu kesatuan yang utuh dan
mempunyai fungsi.
Untuk mempunyai kebutuhan
kepada pemakai sistem, Untuk
memberikan gambaran yang jelas dan
rancang bangun yang lengkap kepada
pemrograman komputer dan ahli ahli
tertentu lainnya yang terlihat.
2.3.8 Pengguna sistem
Pengguna sistem adalah
“pelanggan” yang akan menggunakan atau
terpengaruh sistem informasi pada basis
reguler, meng-capture, memvalidasikan,
memasukkan, menanggapi, menyimpan,
dan bertukar data dan informasi.
Kelas-kelas pengguna sistem
dibagi dalam 2 bagian besar yaitu
pengguna sistem internal dan pengguna
sistem eksternal. Pengguna sistem internal
adalah karyawan-karyawan bisnis yang
kebanyakan sistem informasi dibangun
untuk mereka.
Pengguna sistem eksternal adalah
mayoritas pengguna sistem informasi
modern. Pengguna eksternal sering
disebut remote user jauh (pengguna yang
secara fisik tidak berada di tempat tapi
masih membutuhkan akses ke sistem
informasi) dan mobile user (pengguna
yang lokasinya selalu berubah tapi
17
membutuhkan akses ke sistem informasi
dari manapun).
2.3.9 Business Manager
Kelompok lain dalam
pengembangan sistem adalah manajer
bisnis misalnya kepala bagian atau kepala
departemen atau eksekutif perusahaan.
Manajer-manajer ini penting karena
mereka memiliki kekuatan pendanaan
pengembangan sistemdan mengalokasikan
sumber daya yang diperlukan untuk
keberhasilan proyek.
2.3.10 Project Execution Plan (PEP)
Sebuah rencana eksekusi suatu
proyek sangat erat kaitannya dengan
estimasi biaya,dimana keduanya saling
bergantung dan tidak akan terpenuhi
keduanya secara total jika satudiantara
keduanya tidak terselesaikan. Informasi
yang ada dalam rencana eksekusi proyek
ini antara lain:
a. Preeliminary Activites Schedule:
merupakan informasi yang harus
ada pertama dalam sebuah rencana
eksekusi, meliputi: process
design, AFE estimate and
approval dan seleksi kontraktor
pelaksana.
b. Procurement Schedule: hal ini
berkaitan dengan pembelian dan
pengiriman alat terutama yang
membutuhkan waktu lama untuk
pengiriman alat.
c. Engineering Schedule: semua
jadwal perekayasaan
(engineering) sudah dibuat sesuai
dengan prinsip desain yang ada.
d. Subcontracting strategy and
schedule: jenis kontrak yang ada
sudah ditentukan (lump sum /
reimbursable, unit price,
competitive/negotiated)
e. Loaded construction schedule:
seluruh kegiatan konstruksi sudah
dirinci dengan durasi waktu
pengerjaan masing - masing tahap.
2.3.11 Deliverables
Dalam manajemen proyek, hasil
kerja (bahasa inggris: deliverable) adalah
objek berwujud atau tak berwujud yang
merupakan hasil pelaksaan proyek,
sebagai bagian dari suatu kewajiban atau
obligasi. Istilah yang biasa dikaitkan
secara spesifik dengan objektif ini, dapat
berupa suatu kata benda: suatu barang,
produk, atau artefak yang harus dibuat dan
diberikan sebagai bagian kewajiban, atau
18
suatu kata keterangan: menjelaskan
sesuatu yang harus diberikan sebagai
bagian dari kewajiban.
2.3.12 Penjadwalan Proyek
Penjadwalan proyek merupakan
salah satu elemen hasil perencanaan. Yang
dapat memberikan informasi tentang
jadwal rencana dan kemajuan proyek
dalam hal kinerja sumber daya berupa
biaya, tenaga kerja, peralatan dan material
serta rencana durasi proyek dan progres
waktu untuk menyelesaikan proyek.
Dalam proses penjadwalan, penyusunan
kegiatan dan hubungan antar kegiatan
dibuat lebih terperinci dan sangat detail.
Hal ini dimaksudkan untuk membantu
pelaksanaan evaluasi proyek. Penjadwalan
atau scheduling adalah pengalokasian
waktu yang tersedia melaksanakan
masing-masing pekerjaan dalam rangka
menyelesaikan suatu proyek hingga
tercapai hasil optimal dengan
mempertimbangkan keterbatasan yang
ada.
Selama proses pengendalian
proyek, penjadwalan mengikuti
perkembangan proyek dengan berbagai
permasalahannya. Proses monitoring serta
updating selalu dilakukan untuk
mendapatkan penjadwalan yang paling
realistis agar alokasi sumber daya dan
penetapan durasinya sesuai dengan
sasaran dan tujuan proyek.
2.3.13 Work Breakdown Structure
(WBS)
WBS adalah suatu metode
pengorganisaian proyek menjadi struktur
pelaporan hierarakis. WBS digunakan
untuk melakukan Breakdown atau
memecahkan tiap proses pekerjaan
menjadi lebih detail.hal ini dimaksudkan
agar proses perencanaan proyek memiliki
tingkat yang lebih baik.
2.3.14 Gantt Chart
Henry Laurence Gantt (1861-
23 November 1919 di Calvert
Country, Amerika) adalah seorang
konsultan manajeman berlatar
belakang insiyur mekanik yang
menciptakan peta Gantt (Gantt
Chart) terkenal.
Gantt Chart merupakan
gambaran dari macam-macam
bagan yang mempunyai fungsi
untuk:
a. Menentukan durasi pekerjaan
terhadap perkembangan waktu.
b. Perencanaan dan penjadwalan proyek
pekerjaan.
19
c. Pemantauan kemajuan proyek
pekerjaan.
Gantt chart adalah bagan balok
yang disusun dengan maksud
mengidentifikasi unsur waktu dan urutan
dalam merencanakan suatu kegiatan yang
terdiri dari waktu mulai, waktu
penyelesaian, dan pada saat pelaporan.
2.3.15 Milestone
Milestone adalah suatu bagian
item pekerjaan yang dibuat seolah-olah
menjadi temporary finish atau selesai
sementara atas sekelompok atau
serangkaian pekerjaan-pekerjaan yang
menjadi bagian dari schedule besar. Item
pekerjaan yang dijadikan milestone
haruslah item pekerjaan yang dianggap
menjadi bagian penting sebelum
melanjutkan pekerjaan berikutnya atau
berpengaruh atas kelangsungan pekerjaan
berikutnya.
2.3.16 RAB
Rencana Anggaran Biaya (RAB)
adalah penghitungan banyaknya biaya
yang diperlukan untuk bahan dan upah,
serta biaya-biaya lain yang berhubungan
dengan pelaksanaan bangunan atau
proyek, baik secara kasar/taksiran maupun
secara teliti. Dalam penghitungan RAB
suatu proyek, sering kali membutuhkan
sebuah aplikasi program komputer agar
perhitungan RAB cepat dan akurat.
2.3.17 Responsibility Assignment
Matrix (RAM)
RAM adalah sebuah matriks yang
memetakan pekerjaan proyek, seperti yang
dijelaskan dalam WBS, kepada orang-
orang yang bertanggung jawab untuk
melaksanakan pekerjaan.
Matriks ini terutama bermanfaat
dalam menjelaskan peran dan tanggung
jawab antarbagian di dalam suatu proyek
atau proses. RACI merupakan akronim
dari empat peran yang paling sering
dicantumkan dalam matriks ini, yaitu
responsible, accountable, consulted, dan
informed.
Berikut keterangan tentang tiap
peran ini:
a. Pelaksana (responsible): Orang yang
melakukan pekerjaan.
b. Penanggung jawab (accountable atau
approver): Orang yang bertanggung
jawab terhadap penyelesaian
pekerjaan atau menyetujui hasil suatu
pekerjaan.
c. Penasihat atau pengarah (consulted):
Orang yang dimintai pendapat
tentang suatu pekerjaan.
20
d. Terinformasi (informed): Orang yang
selalu mendapatkan informasi tentang
kemajuan pekerjaan.
2.3.18 Analisa Resiko
Yaitu Proses mengidentifikasi,
menganalisis, dan merencanakan risiko-
risiko yang baru muncul, melacak risiko
teridentifikasi, menganalisis ulang risiko
sekarang, memonitor kondisi pemicu
rencana kontingensi, memonitor sisa
risiko, dan mereview pelaksanaan respon
risiko saat mengevaluasi keefektivannya.
Dengan kata lain tujuannya adalah
untuk memastikan bila: asumsi proyek
masih valid, risiko (sebagaimana telah
dinilai) berubah dari sebelumnya,
kebijakan dan prosedur manajemen risiko
diikuti, cadangan biaya dan jadwal
kontingensi dimodifikasi sesuai risiko
proyek.
Resiko juga dapat dibagi dua sisi
yakni internal resiko dan eksternal resiko.
a. Internal Resiko
Dalam internal resiko ini
berhubungan dengan perencanaan
dari proyek tersebut. Jika kita tidak
memikirkan rencana proyek tersebut
dan merencanakan dengan baik .
tidak jarang kita menemui hambatan
dalam menjalankan proyek yang kita
jalani. walaupun dalam perencanaan
proyek sudah kita pikirkan semua
namun tetap saja yang namanya
resiko tetap ada di setiap
perencanaan, sebab kita tidak bisa
menebak-nebak apa yang terjadi
didepan kita, jadi dengan
merencanakan proyek kita sudah siap
dengan resiko yang ada dan siap
menghadapi resiko terutama internal
resiko.
b. Eksternal Resiko
Dalam eksternal resiko ini
berhubungan dalam pelaksanaan
proyek. Yakni dalam pelaksaan
proyek ini kita juga tidak bisa
menebak-nebak apa yang akan terjadi
dalam pelaksanaan proyek. Walaupun
sebelumnya kita merencanakan
proyek tersebut tidak menutup
kemungkinan resiko dalam
pelaksanaan proyek tetap ada.
misalnya pekerjaan yang deadline
tidak bisa terealisasi karena misalnya
pekerja yang kurang atau proyeknya
gagal karena keterbatasan dana itu
dapat terjadi di eksternal resiko.
21
2.3.19 Metting plan
Ketika ruang lingkup proyek
telah ditetapkan dan tim proyek
terbentuk, maka aktivitas proyek mulai
memasuki tahap perencanaan. Pada
tahap ini, dokumen perencanaan akan
disusun secara terperinci sebagai
panduan bagi tim proyek selama
kegiatan proyek berlangsung. Adapun
aktivitas yang akan dilakukan pada
tahap ini adalah membuat dokumentasi
project plan, resource plan, financial
plan, risk plan, acceptance plan,
communication plan, procurement
plan, contract supplier dan perform
phare review.
2.4 Sistem Informasi Kesiswaan
2.4.1 Definisi Administrasi
Kesiswaan
Siswa adalah unsur yang sangat
penting dalam kegiatan pendidikan dan
pengajaran di sekolah. Lembaga
pendidikan didirikan untuk kepentingan
siswa. Oleh sebab itu perlu mendapat
perhatian yang cukup dari pelaksanaan
pendidikan.
Administrasi kesiswaan
merupakan bagian dari kegiataan
administrasi yang dilaksanakan di sekolah,
berupa usaha kerjasama yang dilakukan
oleh para pendidik agar terlaksananya
proses belajar mengajar yang relevan,
efektif, efisien, guna tercapainya tujuan
pendidikan yang diharapkan. Cakupan
administrasi kesiswaan meliputi
pengelolaan penerimaan siswa baru,
pengelolaan bimbingan dan penyuluhan,
pengelolaan kelas, pengelolaan organisasi
siswa intra sekolah (OSIS) dan
pengelolaan data tentang siswa dan
sebagainya.
Secara garis besar A. Gaffer MS
mengelompokkan administrasi kesiswaan
tersebut kepada tiga bidang: (Asnawir,
Administrasi Pendidikan, (Padang : IAIN
IB Press, 2005) hlm 167)
a. Pupil Inventory
Pupil Inventory adalah berupa
daftar yang mengambarkan data
siswa yang akan memasuki suatu
lembaga pendidikan atau sekolah.
Dengan adanya Pupil Inventory ini
maka akan dapat diketahui
gambaran tentang keadaan-
keadaan murid/siswa yang akan
memasuki sekolah tersebut, dan
begitu juga akan dapat dilihat
22
pertumbuhan jumlah penduduk
terutama mengenai anak-anak usia
sekolah. Semua data itu harus ada
pada administrator pendidikan dan
administrator sekolah yang dapat
digunakan untuk menyusun
rencana jangka pancang,
menengah, pendek.
b. Pupil Accounting
Pupil Accounting merupakan
penyusunan keterangan-
keterangan tentang tingkah laku
siswa/murid selama bersekolah.
Keterangan-keterangan tersebut
meliputi masalah-masalah siswa
yang tidak masuk belajar ke
sekolah, siswa-siswa yang
meninggalkan pelajaran di
sekolah, siswa yang sering
terlambat dan sebagainya. Dengan
demikian masalah Pupil
Accounting lebih banyak
berhubungan dengan absensi
siswa.
c. Pupil Personel Service
Pupil Personel Service merupakan
semua layanan dan seluruh usaha-
usaha yang dilakukan oleh sekolah
untuk kemajuan siswa/murid.
Layanan dan usaha yang
dimaksud adalah berupa
bimbingan dan konseling terhadap
siswa/murid yang
membutuhkannya. Fungsi dari
bimbingan kesiswaan ini salah
satunya ialah memberikan
penyuluhan kepada para siswa
sehingga para siswa dapat
mengetahui bagaimana langkah-
langkah belajar dan
pengaplikasian pelajaran yang
tepat dalam kehidupannya.
2.4.2 Kegiatan-Kegiatan
Administrasi Kesiswaan
Kegiatan-kegiatan yang dilakukan
dalam administrasi kesiswaan tersebut
antara lain:
a. Pembinaan Disiplin
Murid/Siswa
Disiplin merupakan aspek yang penting di
dalam pembinaan siswa/murid, karena
dengan disiplin tersebut murid/siswa
menyadari bahwa dalam hidup
bermasyarakat perlu adanya disiplin, dan
tanpa disiplin akan menimbulkan
kekacauan. Disiplin adalah suatu keadaan
di mana sikap, pemampilandan tingkah
laku murid harus sesuai dengan tatanan
23
nilai, norma dan ketentuan-ketentuan yang
berlaku di sekolah/kelas di mana mereka
berada. Ada beberapa teknik yang dapat
digunakan dalam membina disiplin
tersebut antara lain
1) Adanya aturan yang jelas
2) Adanya kekonsistenan dalam
menjalankan disiplin
3) Adanya hukuman dan ganjaran
bagi yang melanggar disiplin
tersebut
Disamping itu murid/siswa juga
harus mengetahui dan memahami
tata tertib yang berlaku di sekolah
yang bersangkutan. Suatu hal
yang harus diciptakan ialah
bagaimana supaya murid merasa
tidak terpaksa mentaati aturan atau
tata tertib tersebut. (Ibid, hlm
186)
b. Pengelolaan Data Siswa
Setiap sekolah hendaklah menata data
siswa secara rapi, tertib, dan teratur,
sehingga sewaktu-waktu data tersebut
diperlukan akan mudah ditemukan. Ada
tiga macam data siswa yang penting
dikelola oleh sekolah, yakni :
1) Data tentang identitas yang meliputi
nama siswa, nomor induk siswa, pas
photo siswa, jenis kelamin, tempat
dan tanggal lahir, kewarganegaraan,
agama, anak keberapa, alamat, asal
sekolah, tanggal diterima di kelas,
nama orang tua, pendidikan,
pekerjaan, tanggal keluar, alasan
keluar di kelas, tanggal kelulusan,
No.STTB, melanjutkan ke, pindah ke,
pada kelas, dan tanggal.
2) Data tentang hasil belajar, yang
meliputi nama siswa, kelas dan tahun,
program dan pendidikan yang
ditempuh, nama bidang studi, nilai
yang diperoleh setiap semester dan
tahun, frekuensi kehadiran, sakit,
izin, dan lain-lain, keterangan naik
kelas atau tidak, dan keterangan lulus
atau tidak lulus.
3) Data tentang presensi siswa meliputi
bulan, kelas, jumlah hadir, nomor
urut, nama siswa, catatan hadir tiap
hari. Disamping itu juga dibuat
rekapitulasi dari data presensi sehari-
hari untuk setiap kelas, yang memuat
jumlah siswa yang terdaftar, jumlah
siswa yang masuk, jumlah siswa yang
tidak masuk karena sakit, izin, dan
alasan lain untuk setiap kelas. Data
rekapitulasi ini biasanya ditempelkan
24
di dinding kelas yang bersangkutan,
sehingga setiap guru masuk yang
mengajar dikelas tersebut mengetahui
keadaan kehadiran siswa.
c. Promosi dan Mutasi.
Promosi dan Mutasi merupakan salah
satu fase dalam pembinaan
murid/siswa. Promosi merupakan
perpindahan murid/siswa dari satu kelas
ke kelas yang lebih tinggi setelah
memenuhi persyaratan tertentu. Promosi
ini dilaksanakan berpedoman kepada
norma-norma kenaikan kelas yang
ditetapkan bersama, antar guru-guru
dengan kepala sekolah. Keputusan
kenaikan kelas ini hendaklah diambil dari
landasan yang mewakili sosok murid
secara utuh, baik ditinjau dari aspek
kognitif, afektif, dan psikomotorik. (Ibid,
hlm 199).
Mutasi adalah perpindahan murid
dari satu sekolah ke sekolah lainnya
karena alasan-alasan tertentu. Mutasi ini
merupakan hak bagi setiap murid/siswa,
oleh sebab itu pihak sekolah harus
memberikan kesempatan kepada
murid/siswa untuk menggunakan haknya.
Adapun prosedur-prosedur mutasi tersebut
adalah sebagai berikut:
1) Orang tua atau wali murid harus
mengajukan surat permohonan
pindah sekolah anaknya kepada
kepala sekolah asal, dengan
menggunakan format yang telah
disediakan.
2) Selanjutnya setelah kepala sekolah
asal mempelajari dan menyetujui
perpindahan tersebut, maka kepala
sekolah mengeluarkan surat pindah.
3) Setelah anak tersebut diterima di
sekolah yang dituju, isian (nama
sekolah, status sekolah, alamat,
desa/kelurahan, kecamatan,
kab/kodya, provinsi, diterima tanggal,
di tingkat/kelas) dikirim ke sekolah
asal.
Surat keterangan yang dikeluarkan
oleh surat asal sangat penting sekali
dilakukan karena secara hukum telah
terlepas tanggung jawab sekolah kepada
siswa yang bersangkutan, dan kalau
terjadi hal-hal negatif dari siswa tersebut
maka sekolah lama terhindar dari tuntutan
hokum. Berdasarkan uraian tentang
kegiatan-kegiatan administrasi kesiswaan
bahwa kegiatan-kegiatan tersebut
bertujuan agar teraturnya proses belajar
mengajar di sekolah tersebut sehingga
mudah untuk mencapai tujuan pendidikan
yang telah ditetapkan secara umum,
25
maupun tujuan dari sekolah tersebut
secara khusus.
2.4.3 Instrumen Administrasi
Kesiswaan
Untuk mempermudah dan
memperlancar jalannya administrasi
kesiswaan maka perlu ditunjang oleh
berbagai instrumen atau alat kelengkapan
yang diperlukan. Instrumen yang
dimaksud antara lain breupa buku-buku,
format-format yang digunakan untuk
merekam semua data dan informasi yang
berkenaan dengan siswa. Adapun
instrumen-instrumen yang dimaksud
antara lain :
a. Buku Induk
Buku induk merupakan buku
pokok, karena didalamnya
memuat semua informasi yang
dianggap lengkap mengenai
keadaan siswa. Informasi tersebut
dapat meliputi identitas pribadi
siswa sampai pada informasi
mengenai nilai-nilai hasil belajar
yang diperoleh siswa selama
belajar di sekolah yang
bersangkutan. Buku induk ini
sangat penting dimiliki oleh setiap
sekolah karena melalui buku
induk ini akan dapat diketahui
berapa jumlah siswa yang
terdaftar, identitas siswa secara
lengkap.
b. Buku /Daftar Keadaan Siswa
Buku ini menggambarkan keadaan
jumlah keseluruhan siswa di
sekolah. Biasanya gambaran
keadaan siswa di suatu sekolah
akan terus teridentifikasi setiap
bulannya.
c. Daftar Hadir Siswa
Daftar hadir siswa ini dibuat untuk
mengendalikan keaktifan siswa
mengikuti kegiatan di sekolah.
d. File Penyimpan Berkas Siswa
Berkas-berkas yang sifatnya
terlepas-lepas perlu diarsipkan
dengan baik oleh sekolah,
misalnya foto copy STTB, akte
kelahiran, surat keterangan pindah
dan sebagainya. Semua berkas itu
sebaiknya dibundelkan menurut
kelompok masing-masing,
sehingga berkas itu akan mudah
ditemukan bila diperlukan.
26
5. Penutup
5.1. 5.1 KESIMPULAN
Pada uraian bab demi bab sebelumnya
maka dapat di simpulkan beberapa hal
sebagai berikut:
a. Dengan adanya Sistem Informasi
Administrasi Kesiswaan ini maka
sangat membantu dalam
melakukan pelayanan administrasi
kesiswaan pada SMP Negeri 5
Pangkalpinang.
b. Dengan disajikannya berbagai
bentuk laporan yang sesuai
dengan kebutuhan, maka akan di
dapatkan informasi yang
dibutuhkan oleh instansi.
c. Penyusunan dan penyajian laporan
dapat dilakukan dengan lebih
cepat, lebih teliti dan lebih rapi.
d. Penyimpanan berkas - berkas yang
menyita banyak tempat pada
sistem berjalan telah dapat
dikurangi dengan adanya sistem
informasi yang berkomputerisasi.
e. Preses pengumpulan data dan
penghasilan informasi pada sistem
berjalan telah di perbaiki dengan
sistem komputerisasi yang dapat
menyajikan informasi dengan
lebih cepat.
a. Dari segi kecepatan proses,
ketepatan proses, pengontrolan,
pengarsipan maupun dari segi
penghematan waktu dan tenaga
pada sistem yang terkomputerisasi
jauh lebih unggul dari sistem yang
berjalan.
5.2. Saran
Sehubungan dengan hal – hal tersebut
diatas dan untuk meningkatkan
keberhasilan sistem informasi
administrasi kesiswaan, maka berikut
ini adalah saran – saran agar sistem
dapat berjalan lebih efektif yaitu :
a. Kerjasama antar pegawai sangat
dibutuhkan dalam menentukan
tercapainya sistem informasi
administrasi kesiswaan dapat
berjalan dengan lancar.
b. Didalam bagian TU Sekolah
sebaiknya minimal ada satu orang
/ lebih yang paham atau dapat
mengoperasikan komputer,
sehingga pelaksanan sistem yang
telah terkomputerisasi ini akan
27
dapat berjalan sesuai dangan
sistem yang ada.
c. TU Sekolah yang akan
menggunakan komputer ini
sebaiknya di training lebih dahulu
agar tidak terjadi kesalahan dalam
penggunaan sistem ini.
d. Pemeliharan perangkat keras dan
perangkat lunak, sebaiknya
dilakukan secara teratur guna
menghindari kerusakan yang
berakibat fatal.
a. Data yang kurang lengkap di
instansi sebaiknya ditambah dan
diarsipkan supaya bisa di gunakan
untuk masa yang akan datang.
DAFTAR PUSAKA
[Indrajit 2001] Indrajit, Analisis
dan
Perancangan Siste
m Berorientasi
Object, Bandung:
Informatika, 2001
[Jogiyanto 2003] Jogiyanto HM,
MBA., Konsep
Dasar Informasi,
Jakarta : Graha
Media, 2003.
[Munawar 2005] Munawar,
“Pemodelan UML
Berorientasi
Objek”, Jakarta:
Andy Jogyakarta,
2005.
[Nuriyana 2009] Nuriyana, “Bab I :
Pengertian Basis
Data dan Sistem
Basis Data”, 2009,
nuriyana.files.word
press.com/2009/01/
modul-
sbd.doc(Diakses 27
Juni2015)
28
[Susan] Eneng Susan,
“Analisa dokumen
keluaran dan
analisa dokumen
masukan”,http://elib
.unikom.ac.id/down
load.php?id=12054
3
(Diakses 20
Juni2015)
[Whitten 2004] Jeffery L., et.al.
“Modern Systems
Analisys and
Design”, 4th ed.,
Pearson Prentice
Hall, New Jersey,
2004.
[Wikipedia] Wikipedia,
“Manajemen Proyek”,
http://id.wikipedia.org (Diakses 5
Juli 2015)
Recommended
