REINGENIERÍA DE PROCESOS

CONTENIDO• Definición• Características de la reingeniería de procesos• Factores que influyen a la hora de rediseñar• Pasos de la reingeniería de procesos• Principios de reingeniería• Metodología de la reingeniería• Técnicas de la reingeniería

– Visualización de procesos– Investigación Operativa

– Gestión del Cambio– Benchmarking

• Medición del proceso (indicadores)• Herramientas y estrategias para la

mejora y reingeniería• Diseño del proceso ideal

– A) Eliminación de Desviaciones– B) Eliminación de Pasos Innecesarios

– C) Reducción de la Variabilidad– D) Ataque de Cuellos de Botella– E) Definición de indicadores clave de los

procesos– F) Planificación de la Mejora Continua

• Presentación de la propuesta de rediseño o reingeniería

• Implantación del nuevo proceso• Implementación de los cambios propuestos• Control del resultado obtenido• Actuación en caso de desviación

DEFINICIÓN•  La reingeniería en los procesos de la empresa es una

filosofía de mejora por la cual se busca lograr mejoras graduales en el rendimiento, rediseñando procesos mediante los cuales una organización opera, maximizando el contenido de valor agregado y minimizando cualquier otra cosa. Este método se puede aplicar a nivel de procesos individuales o a toda la organización.

CARACTERÍSTICAS DE LA REINGENIERÍA DE PROCESOS

• Unificación de tareas • Participación de los trabajadores en la toma de

decisiones • Cambio del orden secuencial por el natural en los

procesos • Realización de diferentes versiones de un mismo

producto (clientización)   • Reducción de las comprobaciones y controles (se

flexibiliza la estructura organizativa)  • El responsable de proceso es el único punto de

contacto   • Operaciones híbridas centralizadas/des centralizadas

FACTORES QUE INFLUYEN A LA HORA DE REDISEÑAR

Deben tomarse debidamente en consideración cuatro elementos clave:

• Requerimientos de los clientes • La tendencia de la demanda • Restricciones • Metas de eficiencia

PASOS DE LA REINGENIERIA DE PROCESOS

• Paso 1. Exponer un caso para tomar medidas • Paso 2. Identificar el proceso para reingeniería • Paso 3. Evaluar los facilitadores de reingeniería• Paso 4. Comprender el proceso actual • Paso 5. Crear un nuevo diseño del proceso • Paso 6. Poner ejecución el proceso de

reingeniería

PRINCIPIOS DE REINGENIERÍA

• La reingeniería logra una mejora importante en los procesos de manera que los requerimientos contemporáneos de los clientes sobre calidad, rapidez, innovación, fabricación por encargo y servicio se cumplan. 

• La reingeniería costa de unos reglas para realizar el trabajo, que se refiere a quien hace el trabajo, donde y cuando se hace, y también a la recopilación e integración de la información.

• Organizarse alrededor de los resultados y no de las tareas.

• Hacer que quienes utilizan el producto del proceso, lo ejecuten.

• Fusionar el trabajo de procesamiento de la información con el trabajo real que produce la información.

• Traten los recursos geográficamente dispersos como si tuvieran centralizados.

• Unir las actividades paralelas en lugar de integrar sus resultados.

• Colocar el punto de decisión en lugar en donde se ejecuta el trabajo y crear un control para el proceso.

• Capturar la información una vez en la fuente.

METODOLOGÍA DE LA REINGENIERÍA

Un programa de reingeniería normalmente consta de 10 pasos, agrupados en 3 etapas: 

• La primera es el descubrimiento. • La segunda, son las alternativas. • La tercera es el rediseño del proceso

dentro del contexto de una nueva misión y de tecnología de la información con que cuenta la organización.

• 1. Elegir el proceso a rediseñar .• 2. Identificar los Resultados Deseados

(requeridos) para ese proceso.• 3. Relevar Situación Actual. • 4. Escribir un Diagrama de flujo del

Proceso Actual. • 5. Rediseñar el Proceso.• 6. Identificar las Variables Críticas de

Proceso y los Puntos de Control.

• 7. Asignar Responsabilidades• 8. Elegir Indicadores de Gestión.• 9. Escribir Procedimiento. • 10. Implementar y Evaluar.

Organización y Preparación

•Formalización y organización del equipo de rediseño•Recolección de Datos e Información•Modelo del Proceso de Negocio•Priorización de Procesos•Formulación de Estrategias

Rediseño y Alineación

•Generación de Soluciones. Evaluación y selección de alternativas•Rediseño. Pruebas de simulacion, aprendizaje y/o ajustes.•Indicadores•Programa de Implantación

Análisis y Diagnostico

•Mapeo de proceso y conocimiento de clientes y mercado•Análisis Diagnostico e identificación de oportunidades y brechas•Definición de mapas, planes y objetivos•Selección de Herramientas

Implantación y Seguimiento

•Prototipos y Laboratorios•Infraestructura y capacitación, documentación y difusión•Implantación y versiones. Cambio, clima e interfaces.•Evaluación y Seguimiento•Mejora Continua

TÉCNICAS DE LA REINGENIERÍA

El objetivo fundamental de todo programa de Reingeniería es la mejora radical de procesos.

Sus técnicas incluyen: • 1. Visualización de procesos• 2. Investigación operativa.• 3. Gestión del cambio.• 4. Benchmarking

 

Visualización de procesos

• Se trata de realizar un diseño concienzudo de todos y cada uno de los componentes del proceso objetivo. Se prevén las tareas elementales de

• cada proceso, los costes que este engendra, así como los plazos de cada fase.

Investigación operativa

• Es una metodología que proporciona las bases empíricas para la toma de decisiones, además de ayudar a mejorar la entrega de servicios. Utiliza técnicas sistemáticas de investigación en cinco pasos básicos:

Identificación del problema, Selección de la estrategia de solución, Prueba de la estrategia y evaluación, Difusión de los resultados y, la utilización de los resultados.

Gestión del cambio• Para llevar a cabo un programa de Reingeniería de

Procesos, es muy importante tener en cuenta el factor humano, y por tanto la gestión del cambio organizativo.

• La BPR es un proceso que compete a todos los empleados de la compañía en la mayor parte de las ocasiones, la gestión del cambio mediante grupos piloto, sistemas de adaptación, etc.

Benchmarking

• Esta técnica consiste en el intento de superar a los competidores tomando como referencia a los líderes del sector. Se trata de analizar los puntos fuertes y débiles de los productos líderes en el mercado, con el fin de obtener la mayor información posible de los procesos operativos en las organizaciones responsables de dichos productos.

MEDICIÓN DEL PROCESO (Indicadores)

• Toda acción de mejora necesita partir de una cuantificación de sus parámetros. Es recomendable partir de elementos medibles.

• Lo recomendable es que las medidas sean:• Sencillas• Oportunas• Objetivas• Comprensibles• Adecuadas• Precisas

HERRAMIENTAS Y ESTRATEGIAS PARA LA MEJORA Y REINGENIERÍA

Existen múltiples técnicas para la generación de ideas y enfocar el análisis de las dificultades.

A continuación se describen algunas de las de uso mas extendido, divididas en herramientas que proporcionan una operativa (Círculo de Demming), herramientas de análisis de información (las 7 herramientas básicas de la calidad) y herramientas de investigación de búsqueda de alternativas (Ishikawa, Tormenta de Ideas).

Entre las estrategias se encuentran el kaizen y kairyo.

*Herramientas y Estrategias

DISEÑO DEL PROCESO IDEAL

• Se describen algunos de los principios de mejora que pueden utilizarse:

• A) Eliminación de Desviaciones• B) Eliminación de Pasos Innecesarios• C) Reducción de la Variabilidad• D) Ataque de cuellos de botella• E) Definición de indicadores clave de los

procesos• F) Planificación de la Mejora Continua

A) Eliminación de Desviaciones. Las razones de su aparición son: – Diferencias entre el diseño teórico y la

realidad.– Si no se pudo hacer una prueba piloto

suficientemente amplia, después de tener el proceso funcionando un cierto tiempo, se pueden llegar a nuevas conclusiones.

– Las personas implicadas pueden realizar pequeñas variaciones (en muchos casos mejorarán el funcionamiento original).

Se puede utilizar el siguiente cuestionario para la evaluación de desviaciones y plantear acciones de reingeniería:

B) Eliminación de Pasos Innecesarios. Las razones para eliminar una actividad pueden ser:

-Posibilidad de subcontratar la actividad.

-Informatización de los procesos, de forma que son innecesarias múltiples inducciones de los mismos datos.

-Automatización.

-Eliminaciones de controles de calidad por uso de autocontrol durante la fabricación.

-Eliminación de actividades por carecer de valor para los clientes.

Evalúe con el siguiente cuestionario la existencia de pasos innecesarios en el proceso:

C) Reducción de la Variabilidad. Uno de los mayores enemigos de los procesos industriales son las variaciones de :

-Características físicas

-Tiempos de servicio (que dificultan la planificación de entregas).

-Productividad (dificultan el control de costes).

A continuación se expone un cuestionario para trabajar sobre la variabilidad del producto:

D) Ataque de los cuellos de botella. La velocidad de un proceso siempre será mas lenta que la más lenta de sus actividades.

Se define como “cuello de botella” a la actividad más lenta del proceso.

La forma más directa de aumentar la capacidad de un proceso es buscar sus cuellos de botella y buscar la forma de aumentar su capacidad.

Evalúe la gestión de los cuellos de botella en su empresa con el siguiente cuestionario:

E) Definición de indicadores clave de los procesos. Es recomendable hacer medidas sencillas, oportuna, objetivas, comprensibles, adecuadas y precisas. Siempre teniendo en cuenta el uso de los recursos en el control y el rendimiento que se obtiene del trabajo realizado.

F) Planificación de la Mejora Continua. La base de la mejora continua, busca pequeñas evoluciones con modificaciones de los procesos existentes a un coste limitado, en vez de reconsiderar la totalidad del proceso. Se trata de mantener un grupo de trabajo que se vaya dedicando a los procesos críticos (cuellos de botella, mala calidad, reducido rendimiento, etc.).

Formato de Documentación de Mejora

PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA DE REDISEÑO O REINGENIERÍA

Una vez elaboradas las propuestas de rediseño o reingeniería se deberá presentar las mismas al responsable del proceso y a las autoridades del organismo. Como estructura de la CARPETA DE PROPUESTA DE REDISEÑO O REINGENIERÍA DEL PROCESO se sugiere que contenga:

-Diagnóstico

-Propuesta

- Normativa Involucrada

• Diagnóstico: el propósito de esta parte de la carpeta de propuesta, es evidenciar los problemas y/o características del proceso actual. Para sintetizar este objetivo, puede ser conveniente utilizar diagramas y/o flujogramas que faciliten la visualización de las cuestiones que se desean destacar.

• Propuesta: esta parte de la carpeta de propuesta debe describir detalladamente:– a. los aspectos fundamentales del cambio

propuesto– b. las ventajas y/o beneficios de la “propuesta de

mejora” sobre el proceso existente.

Siempre que sea posible convendrá ilustrar con diagramas y/o flujogramas el funcionamiento del proceso con la “mejora propuesta”.

• Normativa involucrada: Es de suma importancia que la CARPETA DE PROPUESTA DE REDISEÑO O REINGENIERIA DEL PROCESO enumere la normativa que afecta:– a. al proceso actual– b. a las mejoras que se proponen

Este apartado de la carpeta facilitará:

- Decidir sobre la factibilidad legal de implementar los cambios que se proponen.

- Adoptar las medidas conducentes a realizar los cambios.

-Normativos necesarios para implementar mejoras.

- Estimar los plazos de implementación.

IMPLANTACIÓN DEL NUEVO PROCESO

Una vez que el proceso de estudio del proceso ha sido finalizado, se llega a la etapa de su implantación.

Es recomendable que previamente se realicen las pruebas piloto o simulaciones que sea posible para confirmar las hipótesis realizadas.

IMPLEMENTACIÓN DE LOS CAMBIOS PROPUESTOS

En general, los pasos a desarrollar para la implementación de los cambios, son los siguientes:

1) Movilizar:

-integrar el equipo,

-elaborar el programa detallado (métodos, medios, fechas, etc.)

• 2) Comunicar:

- ubicación de los cambios en el contexto

- difusión del flujo de trabajo de la implementación

- exposición detallada de los cambios y sus probables

-consecuencias.

•  

3) Realizar:

- ejecutar tareas

- controlar la ejecución de acuerdo con el plan

- difundir informes de avance

4) Evaluar:

-medir ejecución en relación con especificaciones

5) Seguimiento:

- administración del cambio

- control de actividades clave

CONTROL DEL RESULTADO OBTENIDO

La reingeniería de procesos no termina con la implantación de un nuevo proceso, si no que después es necesario realizar un control de los resultados obtenidos. Esta parte resulta especialmente útil el trabajo. Definición de indicadores clave de los procesos, para comprobar cuánto ha mejorado el proceso reformado respecto del original. También resulta conveniente repasar si se han cumplido las hipótesis que originalmente se realizaron.

ACTUACIÓN EN CASO DE DESVIACIÓN

En el caso de que haya una desviación entre los resultados esperados y los obtenidos, es necesario realizar las actuaciones necesarias sobre el proceso para que llegue a alcanzar los objetivos previstos inicialmente.

ERRORES DEL PROCESO DE REINGENIERÍA

• Corregir un proceso en vez de cambiarlo. • No concentrarse en los procesos. • No valorar las creencias de los

empleados. • Conformarse con resultados de poca

importancia. • Abandonar esfuerzo antes de tiempo. • Limitar la definición del problema y el

alcance del esfuerzo de reingeniería.