Retos y Lecciones Aprendidas de los Programas de y p gModernización Tecnológica en Colombia.Bogotá, Marzo 2013
Agenda
1. Programas de Modernización Tecnológica
2. Principales Retos
3. Lecciones Aprendidas
4. Nuevo Papel del Gerente de pProgramas
“Me he pasado los últimos 20 añosMe he pasado los últimos 20 años modernizándola, y ahora me dices que luce obsoleta!”
Programas de Modernización TecnológicaDe los 1,500 CEOs que respondieron la Encuesta Global 2012, el 95% respondieron que la habilidad para la innovación tecnológica será una factor clave para la competitividad y S ibilid d d l i ió lSostenibilidad de la organización en los próximos 5 años.
Programas de Modernización Tecnológica
High 1. High fixed costs for application support and
These programs enable targeted transformation initiatives, allowing to better align IT investments with their business objectives over time.
Application modernization enables clients to reduce total cost of ownership and align business and IT investment while improving High
Maintenance Costs
1. High fixed costs for application support and maintenance.2. Skills to support legacy applications are limited3. Limited application knowledge and supporting documentation ‐ applications b “ h bl ” d d d
ownership, and align business and IT investment while improving business agility TimeToMarket.
IT Heterogeneous Ecosystem
become “untouchable” and outdated
4. The application landscape may have evolved to a complex mix of technologies, applications, and versions5 Applications can be inflexible existing in
Business Needs
5. Applications can be inflexible ‐ existing in disconnected silos with long change cycles
6. Business and IT alignment is often lacking
7 Client is moving to a cloud environment but isIT Infrastructure
Compliance
7. Client is moving to a cloud environment but is not sure what to do to move their application portfolio
8. Facing regulatory pressures
Programas de Modernización TecnológicaAlt
Transformación del modelo de operación del negocio
Alto
No se puede mostrar la imagen. Puede que su equipo no tenga suficiente memoria para abrir la imagen o que ésta esté dañada. Reinicie el equipo y, a continuación, abra el archivo de nuevo. Si sigue apareciendo la x roja, puede que tenga que borrar la imagen e insertarla de nuevo.
1. Quick Fixes 3. Modernización Arquitectura
4. TransformaciónModelo de
2.ModernizaciónAplicaciones
Aplicaciones no alineadas a la operación de la organización,
operación del negocioNuevas iniciativas estratégicas
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1. Quick Fixes
qEmpresarial
Foco Transformación del Negocio
2.ModernizaciónAplicaciones
p
3. Modernización A it t
Operación
Aplicaciones inflexibles, difíciles de
operación de la organización,Time to Market no responde a necesidades del negocioInflexibilidad causada por aplicaciones acopladas
Nivel deComplejidad
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1. Quick Fixes 2.Modernización
Foco Estrategia y Arquitectura TI
Aplicaciones Arquitectura TI
Problemas e incidentes críticosGran presión por plazos
pmodificarAltos costos de mantenimiento (correctivo, evolutivo)
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1. Quick Fixes
Aplicaciones
Foco Area Aplicaciones
p p pCambios oportunísticos
TiempoBajo
Foco Táctico
Retos de los Programas de Modernización
Lecciones Aprendidas
Program Sponsor&
Steering CommitteeConsolidated Initiative
Initiative Priorities/Guidance
‐ Program Leadership ‐ PMO Team
tiatio
nff
Initiat
InitiativeProgress Reporting
Planning & Comm. & Issues Change l
Initiative Init
kick‐of tive Close
Individual Initiative
Requirements,Services,Documentation
Monitoring Reporting Management Control
Contract & Fin. Mgmt.
ResourceManagement
Document Management
InfrastructureManagement
Quality Management
Risk Management
BenefitsManagement
KnowledgeManagement
Individual Initiatives ‐ Initiative Owners, Leaders & Users
TrackDefine Setup Plan Transition
InitiativeProgress Reporting
& Deliverables
Run
Pl i & M it i
Program Management OfficePlanning & Monitoring
Issues Management
Change Control
Contract & Fin Resource Document Infrastructure
Comm. &Reporting
Esquema Bigbang vs. Rolling wave planning
Planning & Monitoring Contract & Fin. Mgmt.
ResourceManagement
Document Management
InfrastructureManagement
Quality Management
Risk Management
BenefitsManagement
KnowledgeManagement
Priorizar por Valor al Negocio vs. Esfuerzo/Costo
Integre en la planeación a las áreas implicadas
Maximizar el trabajo en paralelo.Maximi ar el trabajo en paralelo.
Gestión de Interdependencias y control de hitos por fases de proyectoWave I:
CONTROL & LEVERAGE
Wave II: INTEGRATIONSegment/Audience
Focused Initiatives
Wave III: INSIGHT
REVENUEGROWTH /
EFFECTIVENESS
Includes Marketing and Relationship
Management
Channel/ Common Services Focused
AccountOpening
Enhancement -Web
Product Design
Integration
Extended Campaign
Management
Advanced Segment and
Channel Analytics
Ad dAd d
Basic Opportunity
Management -Field
Basic Opportunity
Management –Contact Center
Lead Delivery Using Existing
Data Analysis –Contact Center
Lead Delivery Using Existing Data Analysis –
Field
Deploy End-to-End Campaign Management
Account Opening
Enhancement
Client/CustomerValuation
Consistent CustomerSegment and
Consistent CustomerServices Focused
Initiatives
OPERATIONAL EFFICIENCY
Includes Service and Sales Support
Enabling
Consistent Customer
Experience all Touchpoints
Extend Service Environment
Self ServicePhase 2
Enhanced
AdvancedLead
Management
AdvancedOpportunity Management
Extend GenesysCTI and IVR
Workforce Management
Enhance Existing Service Case
PerformanceManagement
Fulfillment
Customer Experience -
Contact Center
Self ServicePhase 1
Segment and Channel Reporting
and Analytics
Customer Experience -
Field
Enabling Infrastructure
BUILD CAPACITY TO SERVE
Includes IT Infrastructure
Multi-channel Self Service
Channel Support
Initial3600 Data View
Service Case Management
Establish Integrated Data
Warehouse
Extended 3600
Data View
Data Mart Operational
Process Improvement
Make Analytics Actionable
Program Management OfficePlanning & Monitoring
Issues Management
Change Control
Contract & Fin Resource Document Infrastructure
Comm. &Reporting
C i ti & R ti Contract & Fin. Mgmt.
ResourceManagement
Document Management
InfrastructureManagement
Quality Management
Risk Management
BenefitsManagement
KnowledgeManagement
Establezca mecanismos de comunicación formales que cubran todos los
Communications & Reporting
niveles de stakeholders.
La Gestión de Expectativas o gestión del alcance (paradoja del “Huevo o la gallina”).
Tenga Actitud de Servicio para identificar nuevas oportunidades (Win‐Win).Steering Committee
Monthly status reporting (summary status reports)
Illustrative
Program Management Office
• Weekly status reporting by conference call (savings/growth opportunity summary reports)
• Monthly status reporting (summary status reports)
• Weekly conference call• Detail savings/growth opportunity reports• Key milestone status
(savings/growth opportunity summary reports)
Project Team Leader/ PMO Liaison
Business Unit 1
y• Problem areas highlighted
Manufacturing
Business Unit 2
Sourcing Human Resources
Legal
Information Technology
Finance
Program Management OfficePlanning & Monitoring
Issues Management
Change Control
Contract & Fin Resource Document Infrastructure
Comm. &Reporting
C i ti & R ti 7 Di i
Progress Report –Period #Progress Report –Period #
Contract & Fin. Mgmt.
ResourceManagement
Document Management
InfrastructureManagement
Quality Management
Risk Management
BenefitsManagement
KnowledgeManagement
Communications & Reporting – 7 Dimensiones
Integrated Project Plan Status Report
Stakeholders are committed
Business benefits are realized
Work and schedule are predictable
Manage integrated
project plan
Integrated Project Plan Status Report
Stakeholders are committed
Business benefits are realized
Work and schedule are predictable
Manage integrated
project plan
Team is high performing
Scope is realistic and managed
Risk are mitigated
Delivery organization’s benefits are realized
planTeam is high performing
Scope is realistic and managed
Risk are mitigated
Delivery organization’s benefits are realized
plan
Actions Red: Urgent, corrective action required immediatelyYellow: Warning, corrective action required near term Green: Progressing according to plan
Actions Red: Urgent, corrective action required immediatelyYellow: Warning, corrective action required near term Green: Progressing according to plan
Budget reports are
Budget Tracking - Earned Value as of 3/6/2004
Description
Total Budget per Phase $
Forecasted Cost $ Actual Cost $
Total Work Units per Phase
Forecasted Work Units
Actual Work Units
Cost Indicator
Schedule Indicator Status
BPPs 4,000,000 1,600,000 1,600,000 4,200 1,800 2,100 100% 110% GI t f 5 000 000 2 000 000 1 900 000 250 100 100 102% 100% G
integrated with status reports.
Interfaces 5,000,000 2,000,000 1,900,000 250 100 100 102% 100% GConversions 2,500,000 1,250,000 1,100,000 400 200 180 110% 90% YEnhancements 1,500,000 750,000 500,000 100 50 40 67% 80% RChange Management 1,250,000 600,000 700,000 1,000 500 450 90% 90% YTraining 2,000,000 1,000,000 800,000 1,000 500 500 120% 100% GTechnical Infrastructure 1,000,000 500,000 500,000 N/A N/A N/A 100% 100% G
Program Management OfficePlanning & Monitoring
Issues Management
Change Control
C & Fi R I f
Comm. &Reporting
I M t Contract & Fin. Mgmt.
ResourceManagement
Document Management
InfrastructureManagement
Quality Management
Risk Management
BenefitsManagement
KnowledgeManagement
1 Evalúe todas las dimensiones de la situación (Estratégico táctico y
Issues Management
1. Evalúe todas las dimensiones de la situación (Estratégico, táctico y operativo). Use el pensamiento sistémico, analice como las partes interactúan con el todo y entre sí.
2. Apueste al cumplimiento del objetivo de negocio, no el suyo o el de un proyecto.
3. Apóyese en otros, colabore con equipos interdisciplinarios de todas las partes involucradas en el problema.
4. Piense “fuera de la caja”, sea creativo.
5. Mire un Issue como una oportunidad.6. Tome decisiones, piense rápidamente un “workaround” y planifique la
solución definitiva (evite el “analysis paralysis”).7. Establezca un mecanismo de control/información periódico.
Program Management OfficePlanning & Monitoring
Issues Management
Change Control
Contract & Fin Resource Document Infrastructure
Comm. &Reporting
Ch C t l Contract & Fin. Mgmt.
ResourceManagement
Document Management
InfrastructureManagement
Quality Management
Risk Management
BenefitsManagement
KnowledgeManagement
Controlar cambios es una labor clave y constante del Program Manager sin
Change Control
Controlar cambios es una labor clave y constante del Program Manager sin importar que tan bien planeo, siempre va a enfrentar cambios en el alcance, tiempo y recursos planeados inicialmente.
Hay ajustes que pueden parecer dentro del alcance de un proyecto peroHay ajustes que pueden parecer dentro del alcance de un proyecto pero que impactan al resto del programa.
There are four basic steps for managing program change
IncorporateAgreeAssess
Register
• Register
• Assess impact
The level at which approval is required depends upon the impact of the change
Impact Who agrees
Register
Change Request
p
• Agree or reject
• Incorporate into baseline plan
Within project
Within the program
Project Manager
Program Manager
Reject
.... ripple factor
Outside the program Program Sponsor/Steering Group
Program Management OfficePlanning & Monitoring
Issues Management
Change Control
Contract & Fin Resource Document Infrastructure
Comm. &Reporting
C t t M t Contract & Fin. Mgmt.
ResourceManagement
Document Management
InfrastructureManagement
Quality Management
Risk Management
BenefitsManagement
KnowledgeManagement
Haga “shadowing” de las
Contract Management
Haga shadowing de las condiciones de servicio (pe. SLAs/penalidades). EXAMPLE SUPPLIER MANAGEMENT APPROACH
Establezca mecanismos de transferencia de riesgo contractuales (pe funcionamiento de un
Program Management& Workstreams
(pe. funcionamiento de un producto).
Fi i t lú d
Program OfficeContract & Third Party Administration
Financieramente evalúe proveedores con el músculo financiero necesario para aguantar la “maratón” del programa
Third Party Supplier A
Third Party Supplier C
Third Party Supplier E
programa. Third Party Supplier B
Third Party Supplier D
Program Management OfficePlanning & Monitoring
Issues Management
Change Control
Contract & Fin Resource Document Infrastructure
Comm. &Reporting
Fi i l M t Contract & Fin. Mgmt.
ResourceManagement
Document Management
InfrastructureManagement
Quality Management
Risk Management
BenefitsManagement
KnowledgeManagement
Su principal meta es el control de costos dentro del presupuesto de costos
Financial Management
Su principal meta es el control de costos dentro del presupuesto de costos del lado del cliente o de la rentabilidad si es un proveedor de TI.
H lid d l d l fi d l CHaga reporte consolidado mensual de las finanzas del programa. Compare lo planeado vs. Lo ejecutado y use proyecciones con la técnica del valor ganado (EVA).
Durante el mes haga control de daños y acciones de recuperación.
Balancee los costos entre proyectos.
Sea austero con los gastos misceláneos, no los use si no es estrictamente necesario.
Program Management OfficePlanning & Monitoring
Issues Management
Change Control
Contract & Fin Resource Document Infrastructure
Comm. &Reporting
R M t Contract & Fin. Mgmt.
ResourceManagement
Document Management
InfrastructureManagement
Quality Management
Risk Management
BenefitsManagement
KnowledgeManagement
Defina un esquema de Governance del programa alineado con el esquema
Resource Management
de comunicaciones (reuniones técnicas, comités de proyectos, comité de programa, comité ejecutivo).
Defina una estructura balanceada de recursos al inicio de cada proyecto ya que ese es el éxito de su modelo de costos de Labor (5 niveles).
Program Management OfficePlanning & Monitoring
Issues Management
Change Control
Contract & Fin Resource Document Infrastructure
Comm. &Reporting
I f t t M t Contract & Fin. Mgmt.
ResourceManagement
Document Management
InfrastructureManagement
Quality Management
Risk Management
BenefitsManagement
KnowledgeManagement
Infrastructure Management
Program Infrastructure
Ensure Program Facilities, Technology, Logistics
Objectives:Ensure physical program team environment is setup prior to the need to ensure high performing team resources and organizations. Ensure program tools, capabilities required such as network access, desks, phones, website tools, project planning tools, collaborative
Suggested DeliverablesKey Activities
p g , p q , , p , , p j p g ,tools, testing environments and team rooms are established.
Develop project infrastructure plan
Define accountabilities
Develop project plan and link to key master plan milestones
Program Infrastructure Plan
Program Management OfficePlanning & Monitoring
Issues Management
Change Control
Contract & Fin Resource Document Infrastructure
Comm. &Reporting
D t M t Contract & Fin. Mgmt.
ResourceManagement
Document Management
InfrastructureManagement
Quality Management
Risk Management
BenefitsManagement
KnowledgeManagement
Acceso y uso al repositorio de calidad y los estándares de la compañía
Document Management
Acceso y uso al repositorio de calidad y los estándares de la compañía sobre la cuál se ejecuta el programa.
C li i i d d lCentralice un repositorio de programa y uno para cada proyecto que lo compone.
Incluya en el repositorio las políticas y procedimientos propios del programa/proyecto.
El repositorio de documentos administrativos puede estar separado o no de los documentos técnicos/fuentes (ambos esquemas tienen pros/contras, tome la decisión basado en los features de producto de Content/Configuration Mgmt que tenga).
Program Management OfficePlanning & Monitoring
Issues Management
Change Control
Contract & Fin Resource Document Infrastructure
Comm. &Reporting
K l d M t Contract & Fin. Mgmt.
ResourceManagement
Document Management
InfrastructureManagement
Quality Management
Risk Management
BenefitsManagement
KnowledgeManagement
Establezca procedimientos estándar de ONBOARDING/OFFBOARDING de recursos a los proyectos
Knowledge Management
recursos a los proyectos.
Establezca planes estándar de capacitación del programa y para tecnologías específicas.
l l f ó l lAlinee las metas de certificación de los individuos con las metas de conocimiento del programa.
Controle…
Develop methods of and opportunities for knowledge transfer and build into project plans
Implement ongoing feedback process from Sun Life employees to ensure the delivery of knowledge sharing
Agree key skills to be built and knowledge to be shared
Construct development plan per individual that reflects knowledge transfer activities and expected outcomes
Identify technology repository requirements to support the knowledge transfer process
PMO monitors knowledge sharing status as part of weekly reporting processPMO ensures all information is
captured at end of project and knowledge transfer has been achieved
PMO takes corrective action where required
Preguntas y Respuestas