Der Regierungsrat
des Kantons Bern
Le Conseil-exécutif
du canton de Berne
Richtlinie Regierungsratsgeschäfte (RL RRG)
Verabschiedet vom Regierungsrat am 13.03.2013 (RRB-Nr. 0318/2013)
Richtlinie Regierungsratsgeschäfte (RL RRG)
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Inhaltsverzeichnis
1 Die Richtlinie Regierungsratsgeschäfte .......................................................................... 7
1.1 Stellenwert, Inhalt und Aufbau ................................................................................ 7
1.2 Strategische Zielsetzungen..................................................................................... 7
1.3 Zuständigkeiten ...................................................................................................... 8
1.4 Weiterentwicklung der Richtlinie ............................................................................. 8
1.5 Rechtliche Grundlagen ........................................................................................... 9
2 Allgemeine Grundsätze ................................................................................................... 10
2.1 Verantwortlichkeiten ............................................................................................. 10
2.2 Zweisprachigkeit ................................................................................................... 10
2.3 Kollegialitätsprinzip und Willensbildungsprozess im Regierungsrat ...................... 10
2.4 Kommunikationsgrundsätze .................................................................................. 10
2.5 Einheitliches Erscheinungsbild – einfache Umsetzung ......................................... 11
2.6 Vertraulichkeit und Klassifizierung ........................................................................ 11
2.6.1 Grundsätze ............................................................................................. 11
2.6.2 Klassifizierung schützenswerter Inhalte................................................... 12
2.6.3 Umgang mit klassifizierten Dokumenten ................................................. 12
2.6.4 Klassifizierungsvermerk auf Dokumenten ............................................... 12
2.6.5 Berechtigungen nach Klassifizierung ...................................................... 13
2.6.5.1 Geheime Regierungsratsdokumente ............................................. 13
2.6.5.2 Vertrauliche Regierungsratsdokumente ......................................... 13
2.6.5.3 Interne Regierungsratsdokumente ................................................. 13
2.6.5.4 Nicht klassifizierte Regierungsratsdokumente ............................... 14
2.7 Medium: elektronisches Primat ............................................................................. 14
2.7.1 Verhältnis der elektronischen zu den Papierdokumenten ........................ 15
2.7.2 Extern erstellte Dokumente ..................................................................... 15
2.7.3 Umgang mit originären Papierdokumenten ............................................. 15
2.7.4 Formate .................................................................................................. 15
2.7.4.1 Regelfall: Word ............................................................................... 15
2.7.4.2 Grafische Dokumente: PDF ........................................................... 15
2.8 System für die elektronische Geschäftsverwaltung ............................................... 16
2.9 Ordnungssystem für Regierungsratsgeschäfte ..................................................... 16
3 Das Regierungsratsgeschäft .......................................................................................... 17
3.1 Materielle Anforderungen ..................................................................................... 17
3.2 Formelle Anforderungen ....................................................................................... 17
3.2.1 Inhalte und Dokumente ........................................................................... 17
3.2.2 Traktandierung und Nachvollziehbarkeit ................................................. 18
3.2.3 Eindeutige Geschäftsnummern ............................................................... 19
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3.3 Begleitblatt für Regierungsratsgeschäfte .............................................................. 19
3.4 Bezeichnung von Geschäften: der Geschäftstitel .................................................. 19
3.4.1 Regeln für die Bildung von Geschäftstiteln .............................................. 19
3.4.2 Geschäfts- und Traktandentitel ............................................................... 20
3.4.3 Traktandentitel und Titel des Regierungsratsbeschlusses ....................... 21
3.4.4 Geschäfts- und Traktandentitel bei Vorstössen ....................................... 21
3.5 Kennzeichnung von Dokumenten ......................................................................... 22
3.5.1 Bezeichnung der elektronischen Dateien ................................................ 22
3.5.1.1 Grundsätzliches .............................................................................. 22
3.5.1.2 Regelfall .......................................................................................... 23
3.5.1.3 Bezeichnung der französischen elektronischen
Dokumente ..................................................................................... 23
3.5.1.4 Bezeichnung von Dokumenten zu Vorstössen .............................. 23
3.5.1.5 Bezeichnung von Dokumenten zu Vorstössen mit
gemeinsamer Antwort .................................................................... 24
3.6 Geschäftsarten ..................................................................................................... 24
3.7 Dokumenttypen .................................................................................................... 25
3.7.1 Grundsätzlich obligatorische Dokumenttypen ......................................... 25
3.7.2 Je nach Inhalt des Regierungsratsgeschäfts obligatorische
Dokumenttypen ....................................................................................... 25
3.7.3 Je nach Inhalt des Regierungsratsgeschäfts fakultative
Dokumenttypen ....................................................................................... 26
3.7.4 Weitere Dokumenttypen .......................................................................... 26
4 Standardablauf ................................................................................................................ 27
4.1 Erstellung der Dokumente .................................................................................... 27
4.2 Mitberichtsverfahren ............................................................................................. 27
4.3 Traktandierung des Regierungsratsgeschäfts ....................................................... 28
4.4 Begleitblatt für Regierungsratsgeschäfte .............................................................. 28
4.4.1 Inhalt zur Vorbereitung des Regierungsratsgeschäfts ............................. 29
4.4.2 Inhalt zur Beschlussfassung durch Regierungsrat ................................... 30
4.4.3 Inhalt zur Nachbereitung des Regierungsratsgeschäfts .......................... 30
4.5 Traktandenlisten für die Regierungsratssitzung .................................................... 31
4.6 Erstellung der Dokumente zu Regierungsratsgeschäften ..................................... 33
4.6.1 Grundsätzliches ...................................................................................... 33
4.6.2 Produktion von Papierkopien .................................................................. 34
4.6.3 Anzahl Papierkopien nach Klassifizierung ............................................... 34
4.6.3.1 Papierkopien geheimer Regierungsratsdokumente:
8 Exemplare ................................................................................... 34
4.6.3.2 Papierkopien übriger Regierungsratsdokumente: 21
Exemplare ...................................................................................... 34
4.7 Anlieferung und Übermittlung der Regierungsratsdokumente ............................... 34
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4.7.1 Übermittlung der elektronischen Dokumente ........................................... 35
4.7.2 Übermittlung der französischsprachigen elektronischen
Dokumente ............................................................................................. 35
4.7.3 Übermittlung der Papierkopien ................................................................ 35
4.7.4 Anlieferung der Papierdokumente ........................................................... 36
4.8 Aufbereitung, Sortierung und Verteilung der Papierdokumente ............................ 36
4.9 Nachtraktandierung und Nachversand .................................................................. 37
4.10 Vorversand ........................................................................................................... 38
4.11 Regierungsratssitzung .......................................................................................... 38
4.11.1 Sitzungsplanung ..................................................................................... 38
4.11.2 Klausursitzungen .................................................................................... 38
4.11.3 Regierungsratsbeschluss ........................................................................ 39
4.11.4 Beschlussprotokoll der Regierungsratssitzung ........................................ 39
4.12 Nachbereitung des Regierungsratsgeschäfts ....................................................... 39
4.12.1 Keine Beschlussfassung ......................................................................... 40
4.12.2 Korrekturen aus der Regierungsratssitzung ............................................ 40
4.12.3 Zustellung der Regierungsratsbeschlüsse ............................................... 40
4.12.4 Zustellung des Geschäftsverkehrs an Dritte ............................................ 40
4.12.5 Internetpublikation (webGR und webRR) ................................................ 41
4.12.6 Zustellung der Regierungsratsbeschlüsse an die
Finanzkontrolle........................................................................................ 41
4.12.7 Drucklegung der Erlasse ......................................................................... 41
4.12.8 Amtliche Publikation: Amtsblätter und amtliche Anzeiger ........................ 42
4.12.9 Kommunikationsmassnahmen ................................................................ 42
4.12.9.1 Allgemeines .................................................................................... 42
4.12.9.2 Medienmitteilungen und Kurzinformationen ................................... 42
4.13 Archivierung des Regierungsratsgeschäfts ........................................................... 43
5 Besonderheiten einzelner Geschäftsarten .................................................................... 44
5.1 Berichte ................................................................................................................ 44
5.1.1 Berichte an den Grossen Rat .................................................................. 44
5.1.2 Besondere Berichte ................................................................................ 44
5.2 Erlasse ................................................................................................................. 44
5.3 Beschwerdeverfahren ........................................................................................... 45
5.3.1 Allgemeines ............................................................................................ 45
5.3.2 Staatshaftung .......................................................................................... 45
5.4 Kreditgeschäfte in Kompetenz des Regierungsrates ............................................ 45
5.5 Kreditgeschäfte in Kompetenz des Grossen Rates ............................................... 46
5.6 Parlamentarische Vorstösse ................................................................................. 47
5.6.1 Fristen ..................................................................................................... 47
5.6.1.1 Beantwortung ................................................................................. 47
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5.6.1.2 Vollzug ............................................................................................ 47
5.6.1.3 Antrag zur Abschreibung ................................................................ 47
5.6.2 Auftrag .................................................................................................... 48
5.6.2.1 Stellungnahme an die Finanzkommission (Regel) ......................... 48
5.6.2.2 Stellungnahme direkt an den Grossen Rat
(Ausnahme) .................................................................................... 48
5.6.3 Richtlinienmotionen ................................................................................. 48
5.6.4 Prozessbeschreibungen .......................................................................... 48
5.7 Vernehmlassungsverfahren .................................................................................. 49
5.7.1 Vernehmlassungen des Kantons ............................................................ 49
5.7.2 Aufgaben der Staatskanzlei bei kantonalen
Vernehmlassungen ................................................................................. 50
5.7.3 Kantonale Stellungnahmen zu Bundesvernehmlassungen ...................... 50
5.8 Präsidialentscheide .............................................................................................. 50
5.9 Fragestunde ......................................................................................................... 51
5.10 Einladungen an den Regierungsrat ....................................................................... 51
5.11 Planungserklärungen ............................................................................................ 52
5.12 Geschäfte, die dem fakultativen Referendum unterliegen ..................................... 52
5.13 Verabschiedung von Geschäften zuhanden des Grossen Rates .......................... 53
5.13.1 Kommissionsbestellung .......................................................................... 53
5.13.2 Zustellung von Unterlagen an Kommissionen ......................................... 53
5.14 Dankesschreiben an den Regierungsrat ............................................................... 53
6 Prozesse .......................................................................................................................... 54
7 Vorlagen und Muster ....................................................................................................... 55
7.1 Generelles Erscheinungsbild ................................................................................ 55
7.1.1 Kopfdaten ............................................................................................... 55
7.1.2 Fusszeile 1. Seite .................................................................................... 55
7.1.3 Fusszeile 2. Seite .................................................................................... 55
7.1.4 Vorlagen-Nr. ........................................................................................... 56
7.2 Zusammenstellung aller Vorlagen und Muster ...................................................... 56
7.2.1 Grundsätzlich obligatorische Dokumente ................................................ 56
7.2.1.1 Begleitblatt RRG ............................................................................. 56
7.2.1.2 Beschlussentwurf ........................................................................... 56
7.2.1.2.1 Standard-RRB ................................................................................ 56
7.2.1.2.2 Erlassentwurf .................................................................................. 57
7.2.1.2.3 Vorstossantwort .............................................................................. 57
7.2.1.2.4 Regierungsrätliches Schreiben ...................................................... 57
7.2.2 Nach Inhalt des Regierungsratsgeschäfts obligatorische
Dokumenttypen ....................................................................................... 58
7.2.2.1 Erlassvortrag .................................................................................. 58
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7.2.2.2 Bericht ............................................................................................ 58
7.2.2.3 Ursprungsdokument (Gesuch, Vorstosstext, Brief) ........................ 59
7.2.2.4 Mitbericht ........................................................................................ 59
7.2.2.5 Auswertung des Mitberichtsverfahrens .......................................... 59
7.2.2.6 Medienmitteilung und BE-Info-Flash .............................................. 60
7.2.2.7 Vortrag ............................................................................................ 60
7.2.2.7.1 Erlasse ............................................................................................ 60
7.2.2.7.2 Übrige Geschäfte ........................................................................... 60
7.2.3 Je nach Inhalt des Regierungsratsgeschäfts fakultative
Dokumenttypen ....................................................................................... 62
7.2.3.1 Beilage Bild (Karte) ........................................................................ 62
7.2.3.2 Aussprachepapier .......................................................................... 62
7.2.3.3 Informationsnotiz ............................................................................ 62
7.2.4 Weitere Dokumenttypen .......................................................................... 62
7.2.4.1 Programm Regierungsratssitzung .................................................. 62
7.2.4.2 Traktandenliste für die Regierungsratssitzung ............................... 63
7.2.4.3 Stellungnahme zur Dringlichkeit eines Vorstosses ........................ 63
7.2.4.4 Beilage zur Fristverlängerung für den Vollzug von
Vorstössen...................................................................................... 63
7.2.4.5 Fragestunde ................................................................................... 63
7.2.4.6 Amtliche Publikationen ................................................................... 63
7.2.4.7 Formular für die Eröffnung eines
Vernehmlassungsverfahrens.......................................................... 64
7.2.4.8 Präsidialentscheid .......................................................................... 64
7.2.4.9 Leerblatt Nachversand ................................................................... 64
7.2.4.10 Referenzblatt Papierdokumente ..................................................... 64
7.2.4.11 Formular Korrekturhinweise ........................................................... 64
7.2.4.12 Empfangsbestätigung Petition ....................................................... 65
7.2.4.13 Weitere Muster und Vorlagen:........................................................ 65
8 Ordnungssystem für Regierungsratsgeschäfte ............................................................ 65
9 Verzeichnisse .................................................................................................................. 66
9.1 Referenzierte Erlasse ........................................................................................... 66
9.2 Abkürzungen ........................................................................................................ 66
9.3 Stichworte ............................................................................................................. 67
Richtlinie Regierungsratsgeschäfte (RL RRG)
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1 Die Richtlinie Regierungsratsgeschäfte
1.1 Stellenwert, Inhalt und Aufbau
Die vorliegende Richtlinie ersetzt die bisherigen „Richtlinien der Staatskanzlei über die verwal-
tungsinterne Behandlung von Regierungs- und Grossratsgeschäften (Richtlinien RR-/GR-
Geschäfte)“ aus dem Jahr 2006.
Die Richtlinie Regierungsratsgeschäfte (RL RRG) regelt die Rahmenbedingungen für die verwal-
tungsinterne Bearbeitung von Geschäften des Regierungsrates. Sie definiert die Zuständigkeiten,
Prozesse, Fristen und die zu beachtenden formellen Anforderungen bei der Vor- und Nachberei-
tung der Regierungsratsgeschäfte (RRG). Die Richtlinie richtet sich damit an sämtliche Mitarbei-
terinnen und Mitarbeiter der Kantonsverwaltung, die mit der Bearbeitung von Regierungsratsge-
schäften betraut sind.
Die Bestimmungen der Richtlinie haben für alle Direktionen und die Staatskanzlei verbindlichen
Charakter. Sie sind bei der Vor- und Nachbearbeitung sämtlicher Regierungsratsgeschäfte zu
beachten.
Die Richtlinie und alle damit verbundenen Dokumente stehen in einer periodisch aktualisierten
elektronischen Fassung auf dem Intranet der Kantonsverwaltung zur Verfügung:
wwwin.be.ch/richtlinie. Die Richtlinie beinhaltet nebst den grundsätzlichen Regelungen auch Vor-
lagen, Muster, Prozessdarstellungen, ein Ordnungssystem für Regierungsratsgeschäfte sowie
ein Abkürzungs- und Stichwortverzeichnis.
Die Richtlinie ist gemäss der folgenden Struktur aufgebaut:
Grundsätze, die für sämtliche Regierungsratsgeschäfte gelten (Kapitel 2)
Definition des Regierungsratsgeschäfts und seiner Bestandteile (Kapitel 3)
Umschreibung des typischen Prozesses von der Erarbeitung über die Verabschiedung
bis zur Archivierung des Regierungsratsgeschäfts (Kapitel 4)
Besonderheiten einzelner Geschäfts- und Beschlussarten (Kapitel 5)
Zusammenstellung der wichtigsten Verfahrensabläufe (Kapitel 6)
Zusammenstellung aller Vorlagen und Muster (Kapitel 7)
Ordnungssystem für Regierungsratsgeschäfte (Kapitel 8)
Strukturelle Übersichten (Kapitel 9)
1.2 Strategische Zielsetzungen
Die Richtlinie bezweckt im Sinne der Good Governance1 die formale Vereinheitlichung, Vereinfa-
chung und damit Verbesserung der Prozesse zur Vor- und Nachbereitung der Regierungsratsge-
schäfte und richtet sich nach den Grundsätzen des guten Regierungs- und Verwaltungshan-
delns. Damit werden die Wirtschaftlichkeit und die Wirksamkeit des staatlichen Handelns unter-
stützend gefördert.
Mit einer optimalen Führungsunterstützung im Bereich der Regierungsratsgeschäfte soll sicher-
gestellt werden, dass die richtige Information in der richtigen Erscheinungsform zur richtigen Zeit
am richtigen Ort verfügbar ist. Sowohl die Herstellung als auch die Weiterleitung der Informatio-
nen soll nach möglichst einfachen, einheitlichen und transparenten Verfahren erfolgen.
1 Das Konzept Good Governance wurde Ende der 1980 Jahre von der Weltbank in Zusammenarbeit mit der UNO und der OECD
entwickelt und findet heute vielfache Verbreitung in Politik-, Rechts- und Wirtschaftswissenschaft. Dabei bezieht sich das „gut“
auf ein normativ-wertvorschreibendes Ideal, also auf ein anzustrebendes Ziel. Für weitere Informationen vgl. z. B. das Online-
Verwaltungslexikon unter www.olev.de oder www.wikipedia.de
http://www.in.be.ch/handbuchhttp://www.olev.de/http://www.wikipedia.de/
Richtlinie Regierungsratsgeschäfte (RL RRG)
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Zunehmende Bedeutung kommt der elektronischen Geschäftsbearbeitung bei. Die vorliegende
Richtlinie richtet sich demzufolge am Grundsatz des elektronischen Primats aus. Dies bedeutet,
dass die massgebende Fassung die elektronische ist. In diesem Zusammenhang gilt ein beson-
deres Augenmerk den Grundsätzen der Rechtssicherheit, des Risikomanagements und der lang-
fristigen Verfügbarkeit von Informationen. Es ist zudem dafür zu sorgen, dass Prozesse mög-
lichst durchgängig und ohne Medienbruchstellen ablaufen können.
Moderne, leicht nachvollziehbare, transparente und so weit wie möglich vereinheitlichte Prozesse
sowie einfach zugängliche Vorgaben und Vorlagen sollen die Vor- und Nachbereitung der Regie-
rungsratsgeschäfte erleichtern und zu einer Qualitätsverbesserung der Dienstleistungen führen.
1.3 Zuständigkeiten
Die Richtlinie Regierungsratsgeschäfte wurde von der Staatskanzlei unter Einbezug aller Direkti-
onen erarbeitet und vom Regierungsrat verabschiedet.
Die Staatskanzlei und die Direktionen sorgen für die interne Bekanntmachung der Richtlinie, für
die Durchsetzung der darin enthaltenen Regelungen und für die entsprechende Instruktion und
Ausbildung ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Die Staatskanzlei stellt ein Schulungsangebot
bereit.
Die Staatskanzlei ist für die laufende Aktualisierung und Vorbereitung der Nachführung der Richt-
linie verantwortlich. Die Zusammenarbeit zwischen den Direktionen wird durch das Gremium
Änderungsbeirat sowie durch den Einbezug der Generalsekretärenkonferenz gefördert. Umfas-
sende und wichtige Änderungen, insbesondere Totalrevisionen, werden dem Regierungsrat zur
Genehmigung unterbreitet.
Praktische Anwendungsfragen sowie Anliegen, Hinweise und Anregungen im Zusammenhang
mit der Richtlinie können telefonisch (031 633 75 16/62/63) oder per E-Mail an das Generalsek-
retariat der Staatskanzlei gerichtet werden: [email protected].
1.4 Weiterentwicklung der Richtlinie
Die laufende Anpassung und die Weiterentwicklung der Richtlinie Regierungsratsgeschäfte ist
eine Daueraufgabe. Es werden zu diesem Zweck die folgenden Verfahren eingerichtet:
Änderungsantrag (Change Request): Anliegen und Anträge für Anpassungen und Neuerungen
können jederzeit per E-Mail an [email protected] (Betreff: „Richtlinie RRG“) einge-
reicht werden. Die Eingaben werden von der Staatskanzlei geprüft, wenn möglich direkt vollzo-
gen und gegebenenfalls kommuniziert oder nötigenfalls (bei grösseren Änderungen) in den Än-
derungsbeirat eingebracht. In diesem Verfahren werden z. B. die laufenden Anpassungen der
Vorlagen und Muster verarbeitet oder bei Bedarfsmeldung der Direktionen oder der Staatskanzlei
neue Muster oder Vorlagen erarbeitet.
Änderungsbeirat (Change Board): Dieses Gremium setzt sich aus Vertreterinnen und Vertretern
aller Generalsekretariate zusammen und führt die bisherige Projektorganisation zur Erarbeitung
der Richtlinie weiter. Es ist zuständig für die periodische Weiterentwicklung der Richtlinie und
entscheidet über Änderungen, die nicht dem Regierungsrat unterbreitet werden müssen. Sitzun-
gen werden von der Staatskanzlei nur im Bedarfsfall einberufen.
GSK: In der Generalsekretärenkonferenz kann bei Bedarf eine Diskussion über umstrittene Än-
derungen geführt werden, die sich im Änderungsbeirat abzeichnen.
Nachführungen: Die Richtlinie soll in regelmässigen Abständen und bei Bedarf aktualisiert, er-
gänzt und nachgeführt werden. Die Nachführungen werden von der Staatskanzlei vorbereitet und
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vom Änderungsbeirat genehmigt. Bedeutende, umstrittene oder umfassende Änderungen wer-
den dem Regierungsrat zur Verabschiedung vorgelegt.
Totalrevisionen: Vollständige Überarbeitungen der Richtlinie werden von der Staatskanzlei unter
Einbezug des Änderungsbeirats vorbereitet. Sie müssen vom Regierungsrat genehmigt werden.
1.5 Rechtliche Grundlagen
Die Richtlinie Regierungsratsgeschäfte wird gestützt auf die folgenden Rechtsbestimmungen und
Beschlüsse erlassen:
Gesetz vom 20. Juni 1995 über die Organisation des Regierungsrates und der Verwal-
tung (Organisationsgesetz, OrG; BSG 152.01), Artikel 19, 23, 24, 34 und 35
Verordnung vom 18. Oktober 1995 über die Organisation des Regierungsrates (Organisa-
tionsverordnung RR, OrV RR; BSG 152.11), Artikel 9
Verordnung vom 18. Oktober 1995 über die Organisation und die Aufgaben der Staats-
kanzlei (Organisationsverordnung STA, OrV STA; BSG 152.211), Artikel 1, 8 und 10a
RRB 0318/2013 vom 13.03.2013
http://www.sta.be.ch/belex/d/1/152_01.htmlhttp://www.sta.be.ch/belex/d/1/152_11.htmlhttp://www.sta.be.ch/belex/d/1/152_211.html
Richtlinie Regierungsratsgeschäfte (RL RRG)
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2 Allgemeine Grundsätze
2.1 Verantwortlichkeiten
Die sachlich zuständigen Direktionen und die Staatskanzlei entscheiden selbstständig über den
Zeitpunkt der Behandlung eines Geschäfts. Dabei sind der zeitliche Ablauf und die Fristen zu
beachten (z. B. die einschlägigen Bestimmungen aus dem Parlamentsrecht, die Arbeitsplanung
für Grossratsvorlagen, die Sitzungsplanung des Regierungsrates und die Mitberichtsfristen).
Gemäss dem Prinzip der dezentralen Traktandierung werden die Geschäfte von den zuständigen
Direktionen und der Staatskanzlei selbst für eine bestimmte Regierungsratssitzung (RRS) vorbe-
reitet und beim Generalsekretariat der Staatskanzlei eingereicht.
2.2 Zweisprachigkeit
Texte, die vom Grossen Rat beschlossen werden oder seinen Beratungen dienen, sowie Texte
des Regierungsrates, die den ganzen Kanton betreffen, liegen in beiden Amtssprachen vor (Art.
2 Abs. 1 Bst. a und b der Richtlinien vom 17. Juni 2009 über die sprachlichen Dienstleistungen in
der Zentralverwaltung des Kantons Bern; RRB 1066/2009). Texte, die für Französischsprachige
bestimmt sind, liegen auf Französisch vor (Art. 2 Abs. 2 der Richtlinien). Die Direktionen und die
Staatskanzlei sind für die Einhaltung dieser Sprachregelung verantwortlich. Sie legen dem Re-
gierungsrat die Texte immer dann, wenn es nötig ist, gleichzeitig in beiden Sprachen vor.
Das Amt für Sprachen- und Rechtsdienste (ASR) der Staatskanzlei ist für die Revision aller
übersetzten Texte verantwortlich, die für die wöchentliche Sitzung des Regierungsrates bestimmt
sind (Art. 15 Abs. 3 Bst. a RRB 1066/2009). Innerhalb des ASR ist der Rechtsdienst für die Revi-
sion der Erlasse (einschliesslich der Vorträge) zuständig, während der Zentrale Übersetzungs-
dienst die Revision aller anderen Texte besorgt.
2.3 Kollegialitätsprinzip und Willensbildungsprozess im Regierungsrat
Als Folge des verfassungsrechtlichen Grundsatzes des Kollegialitätsprinzips ist der interne Wil-
lensbildungsprozess des Regierungsrates geschützt. Er beginnt mit dem Mitberichtsverfahren
und dauert bis zum Regierungsbeschluss. Die interne Entscheidfindung kann dabei mittels un-
terschiedlicher Instrumente und in verschiedenen Verfahren erfolgen.
2.4 Kommunikationsgrundsätze
Die Kommunikation ist integraler Bestandteil der Regierungsratsgeschäfte. Kommunikationsfra-
gen werden von der federführenden Direktion und der Staatskanzlei bereits bei der Vorbereitung
des Geschäfts thematisiert und mit dem Amt für Kommunikation (KomBE) besprochen. Die we-
sentlichen Kommunikationsangaben (Sperrfrist, Medienkonferenz, Medienmitteilung) sind auf
dem Begleitblatt vermerkt.
Bei wichtigen Regierungsratsgeschäften sind Aussagen zur Kommunikation und zu allfälligen
Kommunikationsmassnahmen (Medienmitteilung, Medienkonferenz) zu machen. Bei komplexen
Geschäften mit hoher kommunikativer Relevanz ist von der Direktion oder der Staatskanzlei in
Zusammenarbeit mit dem KomBE vorgängig ein Kommunikationskonzept zu erarbeiten, das den
Ablauf der Information definiert und den Einbezug der externen und internen Kommunikations-
partner regelt.
Wird zu einem Geschäft eine Medienmitteilung oder eine Medienkonferenz geplant, ist diese
vorgängig mit dem KomBE zu konsolidieren. Medienmitteilungen und interne BE-Info-Flashs sind
dem Regierungsratsgeschäft als Entwurf beizulegen.
Bei kommunikationsrelevanten Geschäften, für die keine separate Medieninformation geplant ist,
erarbeitet das KomBE Kurzmitteilungen, die vor der Sitzung mit der federführenden Direktion
http://wwwin.be.ch/20090512_richtlinien_sprachliche_dienstleistungen.pdfhttp://wwwin.be.ch/20090512_richtlinien_sprachliche_dienstleistungen.pdf
Richtlinie Regierungsratsgeschäfte (RL RRG)
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oder der Staatskanzlei konsolidiert werden. Der Regierungsrat genehmigt die Medieninformation
mit den Kurzmitteilungen an der Regierungsratssitzung.
Für allfällige redaktionelle Anpassungen an den Medientexten nach der Regierungsratssitzung
zeichnet das KomBE verantwortlich. Die Übersetzung der Medienmitteilungen erfolgt durch das
KomBE.
2.5 Einheitliches Erscheinungsbild – einfache Umsetzung
Der Kanton Bern verfügt über verbindliche Vorgaben zum Erscheinungsbild, die für alle Direktio-
nen und die Staatskanzlei verbindlich sind. Diese gelten auch für die Gestaltung der Dokumente
für den Regierungsrat. Die konsequente Anwendung dieser Regeln verhilft dem Kanton Bern zu
einem einheitlichen und unverwechselbaren Auftritt nach innen und nach aussen: Der Kanton ist
als Absender oder Herausgeber einer Information auf den ersten Blick erkennbar. Die Einhaltung
des Erscheinungsbilds trägt somit zur Glaubwürdigkeit und Verlässlichkeit der öffentlichen
Dienstleistungen bei.
Neu orientiert sich das Erscheinungsbild für Unterlagen des Regierungsrates an der einfachen
Umsetzbarkeit sowie an den veränderten Rahmenbedingungen. Dokumente des Regierungsra-
tes tragen zukünftig das schwarze Logo (Kantonswappen mit Linienelement). Damit entfällt die
Verwendung von vorgedrucktem Briefpapier; Medienbrüche werden vermieden und die elektroni-
sche Verarbeitung rückt in der Vordergrund.
Das Generalsekretariat der Staatskanzlei stellt den Direktionen und der Staatskanzlei entspre-
chende Vorlagen für die gängigsten Dokumente der Regierungsratsgeschäfte zur Verfügung. Sie
sind integraler Bestandteil der Richtlinie RRG (vgl. Ziff. 7.1 „Generelles Erscheinungsbild“). Die
Nutzung der jeweils aktuellsten Version der zentral zur Verfügung gestellten Vorlage ist zwin-
gend notwendig.
Detaillierte Informationen zum Erscheinungsbild des Kantons Bern und seiner Anwendung sind
im Internet unter der Adresse www.be.ch/cd abrufbar. Dort kann auch das verbindliche Hand-
buch „Visuelles Erscheinungsbild des Kantons Bern - Gestaltungsgrundlagen“ heruntergeladen
werden.
2.6 Vertraulichkeit und Klassifizierung
2.6.1 Grundsätze
Die Dokumente der Regierungsratsgeschäfte sind im Normalfall öffentlich und werden nach dem
Regierungsratsbeschluss im Internet veröffentlicht. Davon ausgenommen sind die Dokumente
der Direktionen und der Staatskanzlei an den Regierungsrat im Vorverfahren (Begleitblatt, Mitbe-
richte, gegebenenfalls Auswertung des Mitberichtsverfahrens sowie Stellungnahmen zu Mitbe-
richten); diese Dokumente gelten grundsätzlich als „Intern“ klassifiziert und werden auch nach
dem Regierungsratsbeschluss nicht veröffentlicht. Bei Bedarf können sie auch strenger klassifi-
ziert werden. Die folgende Grafik aus dem Anhang der Weisung der Staatskanzlei vom
13.03.2013 zur Klassifizierung von Dokumenten zu Regierungsratsgeschäften gibt dazu einen
Überblick:
http://www.be.ch/cd
Richtlinie Regierungsratsgeschäfte (RL RRG)
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Dokument obl. / fak. 1 Klassifizierung2
Dokumente zur Begründung des Antrags
Begleitblatt RRG obligatorisch intern
Mitberichte obligatorisch
(falls Mitberichtsverfahren)
intern
Auswertung Mitberichtsverfahren fakultativ intern
Dokumente im öffentlichen Interesse
RRB obligatorisch nicht klassifiziert3
Vortrag (Kommentar) fakultativ nicht klassifiziert3
Beilagen je nach Geschäftsart fakultativ nicht klassifiziert3
1 obl.: jedem Antrag zwingend beizulegende Dokumente / fak.: weitere Dokumente, die einem
Antrag beigelegt werden können
2 Grundsatz, unter Vorbehalt strengerer Klassifizierung
3 öffentlich, d. h. nach Beschlussfassung RR Bereinigung und Bekanntmachung im Internet
Die Verarbeitung der Regierungsratssitzungen sowie der Dokumente der Regierungsratsge-
schäfte erfolgt in der Staatskanzlei. Aufgrund der Gewaltenteilung haben Mitarbeitende des
Ratssekretariats grundsätzlich keinen Zugriff (getrennte Systeme).
2.6.2 Klassifizierung schützenswerter Inhalte
Bei Geschäften oder Dokumenten, die schützenswerte Informationen enthalten, ist vor der Trak-
tandierung über die Klassifizierung zu entscheiden. Die Kriterien zur Klassifizierung sind in der
Verordnung vom 13.03.2013 über die Klassifizierung, die Veröffentlichung und die Archivierung
von Dokumenten zu Regierungsratsgeschäften (Klassifizierungsverordnung, KRGV; BSG
152.17) sowie in der Weisung der Staatskanzlei vom 13.03.2013 zur Klassifizierung von Doku-
menten zu Regierungsratsgeschäften geregelt.
Ist der Inhalt von nicht klassifizierten Dokumenten für eine bestimmte Zeit nach der Beschluss-
fassung schutzwürdig, ist eine Sperrfrist für die Bekanntgabe vorzusehen (Artikel 10 KRGV).
2.6.3 Umgang mit klassifizierten Dokumenten
Der Umgang mit Dokumenten und Daten, die schützenswerte Informationen beinhalten, sind in
der Klassifizierungsverordnung sowie in der Weisung zur Klassifizierung von Dokumenten zu
Regierungsratsgeschäften geregelt.
2.6.4 Klassifizierungsvermerk auf Dokumenten
Ist ein Dokument zu klassifizieren („Geheim“, „Vertraulich“, „Intern“), muss der entsprechende
Klassifizierungsvermerk auf dem Dokument ersichtlich sein. Bei Dokumenten, die innerhalb der
Kantonsverwaltung elektronisch erzeugt oder elektronisch weiterverarbeitet werden (der Normal-
fall), wird der Klassifizierungsvermerk auf jeder Dokumentseite angebracht (siehe Muster unter
http://www.sta.be.ch/belex/d/1/152_17.htmlhttp://www.sta.be.ch/belex/d/1/152_17.html
Richtlinie Regierungsratsgeschäfte (RL RRG)
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Ziff. 7.2). Bei vertraulichen oder internen Dokumenten, die von externen Stellen stammen und die
innerhalb der Kantonsverwaltung nicht weiterverarbeitet werden können, genügt ein deutlich
sichtbarer Klassifizierungsvermerk auf der ersten Seite des Dokuments. Auf als "Intern" klassifi-
zierten Antwortschreiben oder Verfügungen (vgl. Ziff. 3.5) kann der Vermerk auch „Nicht öffent-
lich“ lauten.
Dokumente mit Urkundencharakter sind von der Kennzeichnung ausgenommen (vgl. Ziff. 2.7.2).
Zu unterscheiden von der Frage der Vertraulichkeit bzw. Klassifizierung ist der Anspruch auf Ak-
teneinsicht (passive Information). Dieser richtet sich nach den Artikeln 27ff. des Gesetzes vom 2.
November 1993 über die Information der Bevölkerung (Informationsgesetz, IG; BSG 107.1).
2.6.5 Berechtigungen nach Klassifizierung
Die Zugriffsberechtigungen auf klassifizierte Dokumente richten sich nach der KRGV und nach
den Weisungen der Staatskanzlei zur Klassifizierung von Regierungsratsgeschäften.
Die Übertragung der Zugriffsberechtigungen auf weitere Personen im Interesse der Aufrechter-
haltung des dauerhaften Betriebs liegt in der Verantwortung der nachfolgend bezeichneten be-
rechtigten Funktionen bzw. Personen.
2.6.5.1 Geheime Regierungsratsdokumente
Zugriffsberechtigt auf geheime Dokumente sind:
Die sieben Mitglieder des Regierungsrates
Die Staatsschreiberin oder der Staatsschreiber
Bei geheimen Geschäften (z. B. Personalgeschäfte), über deren Ergebnis mit einer Medienmittei-
lung informiert wird, besitzt die Vorsteherin oder der Vorsteher des Amts für Kommunikation die
Zugriffsberechtigung ausschliesslich auf jene Dokumente, über die informiert werden soll. Die
Berechtigung gilt lediglich so weit, wie es zur Kommunikation erforderlich ist.
2.6.5.2 Vertrauliche Regierungsratsdokumente
Zugriffsberechtigt auf vertrauliche Dokumente sind:
Die sieben Mitglieder des Regierungsrates
Die Staatsschreiberin oder der Staatsschreiber
Die Generalsekretärinnen und Generalsekretäre der Direktionen und der Staatskanzlei
Die französischsprachige Vizestaatsschreiberin oder der französischsprachige Vize-
staatsschreiber
Die deutschsprachige Vizestaatsschreiberin oder der deutschsprachige Vizestaatsschrei-
ber
Die Leiterin oder der Leiter des Amts für Kommunikation (KomBE)
Die stellvertretende Leiterin oder der stellvertretende Leiter des Amts für Kommunikation
(inkl. französischsprachige Kopie)
Die Leiterin oder der Leiter des Dienstes Regierungsratsgeschäfte im Generalsekretariat
der Staatskanzlei
Die Leiterin oder der Leiter des zentralen Übersetzungsdienstes der Staatskanzlei
Die Leiterin oder der Leiter Finanzkontrolle (Art. 20 KFKG)
2.6.5.3 Interne Regierungsratsdokumente
Als „Intern“ klassifizierte Dokumente zu Regierungsratsgeschäften dürfen im Rahmen der Daten-
schutzgesetzgebung in dem für die Vor- und Nachbearbeitung der Regierungsratsgeschäfte not-
wendigen Rahmen bearbeitet, übermittelt und aufbewahrt werden. Die Direktionen und die
http://www.sta.be.ch/belex/d/1/107_1.html
Richtlinie Regierungsratsgeschäfte (RL RRG)
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Staatskanzlei sind somit zuständig, die Zugriffsberechtigungen für als "Intern" klassifizierte Do-
kumente in ihren Zuständigkeitsbereichen festzulegen.
Antrag stellende Dokumente der Direktionen und der Staatskanzlei an den Regierungsrat (Be-
gleitblatt, Mitberichte, Auswertung Mitberichtsverfahren, Stellungnahmen zu Mitberichten) wer-
den vorbehältlich einer strengeren Klassifizierung grundsätzlich als „Intern“ klassifiziert (vgl. Ziff.
2.6.1).
2.6.5.4 Nicht klassifizierte Regierungsratsdokumente
Zugriffsberechtigt auf nicht klassifizierten Dokumenten sind – bereits im Vorverfahren und damit
vor der Bekanntmachung im Internet – alle Mitarbeitenden der Kantonsverwaltung.
2.7 Medium: elektronisches Primat
In der Kantonsverwaltung wird der überwiegende Teil der Dokumente und Daten elektronisch
erzeugt und verarbeitet. Das Papier spielt daneben nach wie vor eine wichtige Rolle, sei es für
den Geschäftsverkehr mit externen Behörden und Stellen, für Dokumente mit handschriftlicher
Unterschrift, für die traditionelle Verteilung per Post, für die kurzfristige Verfügbarkeit an Sitzun-
gen sowie für die Ablage und teilweise für die Archivierung. Zudem treffen bei der Kantonsver-
waltung immer noch viele Informationen auf Papier ein. Auch die Regierungsrats- und Gross-
ratsgeschäfte werden über ihren Lebenszyklus hinweg in der Regel von zahlreichen Instanzen
und Dienststellen mit unterschiedlichen Rollen, Kompetenzen und Aufgaben bearbeitet. Die zu-
gehörigen Dokumente werden dabei auf unterschiedlichen Systemen der involvierten Verwal-
tungseinheiten erstellt, verändert, gelesen und weitergeleitet. Zum grössten Teil erfolgen die Be-
arbeitungsschritte auf elektronischer Grundlage. In bestimmten Prozessphasen jedoch, bei-
spielsweise bei der Beratung und Beschlussfassung durch den Regierungsrat und den Grossen
Rat, erfolgt die Bearbeitung auf Papier.
Um eine technisch und betrieblich effizientere Abwicklung der Regierungsratsgeschäfte zu reali-
sieren, wird zukünftig die jeweils elektronische Fassung die rechtlich massgebende Form darstel-
len. Dieses elektronische Primat bildet die Voraussetzung für den Aufbau einer einheitlichen
Grundlage für elektronische Akten, Daten und Dokumente für die Abwicklung von Regierungs-
rats- und Grossratsgeschäften und ermöglicht eine medienbruchfreie Vor- und Nachbereitung
der Regierungsratssitzungen2. Das bedeutet, dass es keine Papieroriginale gibt. Davon ausge-
nommen sind Briefe, Verfügungen oder Beschwerdeentscheide, die mit handschriftlicher Unter-
schrift auf der Papierfassung versehen werden können. Das elektronische Primat bedeutet wei-
ter, dass Beschlussdokumente des Regierungsrates in ihrer elektronischen Form massgebend
sind (vgl. Ziff. 4.11.3).
Ein elektronisches Primat bei der Bearbeitung von Regierungsratsgeschäften ist nicht gleichbe-
deutend mit dem Verzicht auf Papier. Die Regierungsratsdokumente sollen auch weiterhin den
Regierungsratsmitgliedern und den Stäben in den Direktionen und der Staatskanzlei in Papier-
form zur Verfügung stehen. So sind die Regierungsratsdokumente der Direktionen nach wie vor
am Freitag der Vorwoche in Papierfassung bei der Staatskanzlei abzuliefern, damit sie später
den berechtigten Empfängerinnen und Empfängern in Papierform zur Verfügung stehen (für
Ausnahmen vgl. Ziff. 4.7.4). Die Papierfassungen der Regierungsratsdokumente sind jedoch ein
sekundäres Hilfsmedium mit limitierter Lebens- und Nutzungsperspektive. Die massgebende
Fassung bei der Erstellung, Bearbeitung und Verteilung ist die elektronische Form, wodurch ein
Medienbruch vermieden werden kann.
2
Für die Bundesverwaltung hat der Bundesrat am 10. Januar 2008 beschlossen, dass die Bundesratsgeschäfte medienbruchfrei und
durchgängig elektronisch vorbereitet werden sollen, nachdem dies die Eidgenössische Finanzkontrolle am 21. März 2007 so
empfohlen hatte. Seit Mai 2012 werden die Sitzungen des Bundesrates durchgängig elektronisch vorbereitet.
Richtlinie Regierungsratsgeschäfte (RL RRG)
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Ausgenommen vom elektronischen Primat sind als geheim klassifizierte Daten und Dokumente
von Geschäften des Regierungsrates. Geheime Daten und Dokumente werden elektronisch nicht
verteilt. Die Handhabung der geheimen Dokumente richtet sich nach der Weisung der Staats-
kanzlei zur Klassifizierung von Regierungsratsgeschäften (Artikel 4ff.).
2.7.1 Verhältnis der elektronischen zu den Papierdokumenten
Die Papierdokumente müssen identisch sein mit den massgeblichen elektronischen Versionen.
Die elektronischen Dokumente umfassen die im Vorfeld der Regierungsratssitzung handschrift-
lich zu unterzeichnenden Dokumente in gescannter Form, also in der Regel das „Begleitblatt
Regierungsratsgeschäft“ (mit der Unterschrift des Antrag stellenden Regierungsmitglieds oder
der Antrag stellenden Regierungsratsmitglieder) sowie die ggf. unterzeichneten Mitberichte und
allfällige Stellungnahmen zu Mitberichten.
2.7.2 Extern erstellte Dokumente
Auch extern erstellte Dokumente werden in elektronischer Form produziert und müssen für die
Behandlung im Regierungsrat in elektronischer Form vorliegen (für Ausnahmen vgl. Ziff. 2.7.3).
Falls umfangreiche Dokumente, die von externen Stellen oder Auftragnehmern erstellt wurden,
der Verwaltung ausnahmsweise nicht elektronisch vorliegen, werden sie wenn möglich einges-
cannt und in der PDF-Fassung elektronisch abgelegt. In diesem Fall genügt eine Kennzeichnung
auf der ersten Dokumentseite (Angabe einer allfälligen Klassifizierungsangabe sowie fakultativ
der Geschäftsnummer – vgl. dazu auch Ziff. 3.5). Davon ausgenommen sind Dokumente mit
Urkundencharakter (vgl. Ziff. 2.6.4).
2.7.3 Umgang mit originären Papierdokumenten
Einige Dokumente, die dem Regierungsrat im Rahmen eines traktandierten Geschäfts vorzule-
gen sind, liegen als Original in Papierform vor, wie z. B. Briefe, Anfragen, Berichte, Mitberichte,
Stellungnahmen zu Mitberichten oder Verträge. Diese sind für die Behandlung im Regierungsrat
grundsätzlich einzuscannen. Vor dem Einscannen sind die notwendigen Kennzeichnungen (s. o.)
auf der ersten Dokumentseite anzubringen (vgl. auch Ausführungen in Ziff. 2.6.4).
Ist eine Digitalisierung (und damit auch die Anfertigung von Kopien) unmöglich (z. B. bei gebun-
denen Broschüren), können die betroffenen Dokumente dem Regierungsrat in Papierfassung
und mit den notwendigen Kennzeichnungen (s. o.) vorgelegt werden. Für den Satz der elektroni-
schen Regierungsratsdokumente ist in diesem Fall jeweils ein „Referenzblatt für Papierdokumen-
te“ (vgl. Ziff. 7.2.4.10) beizulegen.
2.7.4 Formate
2.7.4.1 Regelfall: Word
Grundsätzlich werden die Regierungsratsdokumente innerhalb der Kantonsverwaltung produ-
ziert, so dass die Dokumente in der Word-Fassung vorliegen. Die notwendige Kennzeichnung
(s. o., vgl. Ziff. 2.6.4) wird in diesem Fall auf jeder Dokumentseite angebracht.
Regierungsratsbeschlüsse müssen zwingend im Word-Format vorliegen. Dies ist eine wesentli-
che Voraussetzung dafür, dass zukünftig RRB-Nummern nach der Beschlussfassung vergeben
und automatisiert auf die Dokumente übertragen werden können.
2.7.4.2 Grafische Dokumente: PDF
Dokumente mit besonderen Anforderungen an die Gestaltung (Baupläne und/oder gelayoutete
Broschüren/Berichte) liegen häufig im PDF-Format vor. In diesen Fällen beinhalten die elektroni-
schen Regierungsratsdokumente die PDF-Fassung, und es genügt eine Kennzeichnung auf der
ersten Dokumentseite.
Richtlinie Regierungsratsgeschäfte (RL RRG)
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2.8 System für die elektronische Geschäftsverwaltung
Für die sinnvolle und effiziente Bearbeitung (Vor- und Nachbereitung, Nutzung von Vorlagen) der
Regierungsratsgeschäfte innerhalb der Direktionen und der Staatskanzlei bietet es sich an, Sys-
teme für die elektronische Geschäftsverwaltung3 zu verwenden. Damit kann auf effiziente Weise
sichergestellt werden, dass die Gesamtheit der mit einem Regierungsratsgeschäft zusammen-
hängenden Dokumente und Prozessschritte (vgl. Ziff. 3.1 sowie Ziff. 3.2) bearbeitet und verwaltet
werden kann und der Überblick gewahrt bleibt.
2.9 Ordnungssystem für Regierungsratsgeschäfte
Es besteht in der Zentralverwaltung ein einheitliches Ordnungssystem (OS) für Geschäfte, die
dem Regierungsrat unterbreitet wurden (vgl. Ziff. 8). Alle Geschäfte, zu welchen ein zustande
gekommener Regierungsratsbeschluss vorliegt, werden nach dieser Systematik klassiert. Die
Direktionen können das OS verwenden und die Klassierung ihrer Geschäfte selbst vornehmen
oder dies durch die Staatskanzlei erledigen lassen.
Das OS für Regierungsratsgeschäfte widerspiegelt die behördlichen Aufgaben und setzt diese
durch Gliederung systematisch in Relation zueinander. Zwecks einfacherer Bearbeitung ist jede
Position im OS mit einer Kennzeichnung versehen. Das OS ist das Rückgrat einer effektiven,
effizienten und standardisiert abgewickelten Aktenführung und Archivierung und dadurch Grund-
lage für den geordneten Nachweis der Geschäftstätigkeit. Darüber hinaus ist es ein wichtiges
Hilfsmittel bei der Aktenablieferung an das Archiv. Gleichzeitig bildet es einen stabilen und ein-
heitlichen Ordnungsrahmen für Geschäfte und erlaubt den dauerhaften Zu- und Rückgriff auf
Inhalte nach möglichst sachlich-strukturierten Kriterien. Bei jedem publizierten Geschäft auf der
Website des Regierungsrates (WebRR) ist die zugewiesene Position im OS für Regierungsrats-
geschäfte ersichtlich und ermöglicht daher auch eine entsprechende Suchmöglichkeit nach ähn-
lichen Geschäften.
Die Pflege und Fortschreibung des OS für Regierungsratsgeschäfte obliegt der Staatskanzlei.
Das OS für Regierungsratsgeschäfte ersetzt nicht allfällige andere existierende oder geplante
Ordnungssysteme (Registraturplan, Archivplan, Aktenplan) auf Stufe Amt oder Direktion, son-
dern stellt eine Ergänzung bzw. Erweiterung dar. Auch entbindet es die Organisationseinheiten
nicht von den Pflichten zur Aktenführung gemäss geltendem Recht (Art. 4ff. der Verordnung vom
4. November 2009 über die Archivierung, ArchV; BSG 108.111).
3 In der Bundesverwaltung wurde GEVER als Standard für die Anforderungen der öffentlichen Verwaltungen an die elektronische
Geschäftsverwaltung entwickelt: http://www.gever.admin.ch/
http://www.rr.be.ch/rr/de/index/rrbonline/rrbonline/suche_rrb.htmlhttp://www.sta.be.ch/belex/d/1/108_111.htmlhttp://www.gever.admin.ch/
Richtlinie Regierungsratsgeschäfte (RL RRG)
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3 Das Regierungsratsgeschäft
3.1 Materielle Anforderungen
Die Beschlussfassung des Regierungsrates erfolgt aufgrund eines traktandierten Geschäfts, das
sämtliche zur Beschlussfassung notwendigen Dokumente umfasst (Dokumente zu einem konkre-
ten Traktandum).
Inhaltlich gelten dafür folgende allgemeine Grundsätze:
Dem Regierungsrat werden politisch beurteilbare Geschäfte vorgelegt.
Alle relevanten Informationen zur Beurteilung des Geschäfts sind transparent aufbereitet.
Ziele sind: o sofortiger Blick auf das Wesentliche
o Darstellung der politischen Kernfragen
o strategische Positionierung
o Darstellung des politischen Kontextes, der Vorgeschichte und früherer Beschlüsse
o Reduktion von Komplexität.
Querbezüge zu anderen Geschäften sind hergestellt.
Probleme, die auf Verwaltungsstufe lösbar sind, sind bereinigt.
Bei verbleibenden politischen Differenzen (z. B. Mitberichtsergebnisse) sind diese klar
herausgeschält und transparent und übersichtlich dargestellt.
Bei Erlassgeschäften in der Kompetenz des Grossen Rates ist auch die Auseinanderset-
zung mit den Anträgen der vorberatenden Kommissionen enthalten. In den Dokumenten
werden die abweichenden Anträge der Kommissionen gegenüber dem ursprünglichen
Antrag des Regierungsrates erörtert.
Die federführende Direktion und die Staatskanzlei garantieren die Qualitätssicherung ih-
rer eigenen Geschäfte (Rechtsgrundlagen, Finanzhaushalt, rechtliche Vorgaben, formale
Anforderungen, Zeitplanung).
3.2 Formelle Anforderungen
3.2.1 Inhalte und Dokumente
Unter einem Regierungsratsgeschäft wird eine thematisch einheitliche Angelegenheit verstan-
den, die dem Regierungsrat ein- oder mehrmals zur Beschlussfassung oder Diskussion unter-
breitet, sogenannt traktandiert, wird. Das Regierungsratsgeschäft ist als Einheit zu betrachten
(Dossierprinzip, vgl. Artikel 1 Klassifizierungsverordnung, KRGV; BSG 152.17). Hilfreich für die
Umsetzung des Dossierprinzips ist die konsequente Nutzung eines einheitlichen Titels auf Trak-
tandenliste, Beschlussdokument, Vortrag und auf allen weiteren Beilagen (vgl. auch Ziff. 3.4.3)
sowie eines eindeutigen Akten- oder Geschäftszeichens (z. B. Geschäftsnummer).
Ein Regierungsratsgeschäft kann verschiedene Verfahrensschritte durchlaufen und dabei mehr-
mals traktandiert werden, beispielsweise vor und nach einer Vernehmlassung.
Ein Regierungsratsgeschäft kann einen oder mehrere Regierungsratsbeschlüsse umfassen. Bei
der Traktandierung für eine Regierungsratssitzung ist jeder Beschluss als eigenes Traktandum
aufzuführen. Jeder Beschluss erhält eine Beschlussnummer im Format NNNN/JJJJ. Jede Be-
schlussfassung im Regierungsrat wird in der Regel in einem Beschlussdokument festgehalten.
Das Set der Unterlagen für ein konkretes Traktandum enthält demnach stets ein Beschlussdo-
kument (RRB). Formal kann der Beschluss der Regierung als Standard-RRB, als Erlass, als Vor-
stossantwort, als Schreiben, als Verfügung, als Beschwerdeentscheid oder Ähnliches ausgestal-
tet sein.
http://www.sta.be.ch/belex/d/1/152_17.html
Richtlinie Regierungsratsgeschäfte (RL RRG)
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Sind Geschäfte zweisprachig vorzulegen (vgl. Ziff. 2.2), müssen die jeweiligen Dokumente be-
reits für die Beschlussfassung des Regierungsrates in beiden Sprachen vorhanden sein.
Jedes Regierungsratsgeschäft, das zu einem Beschluss führen soll (also ausgenommen Aus-
sprachegeschäfte, Informationsgeschäfte und Standardgeschäfte der Staatskanzlei) umfasst
zwingend die folgenden Dokumente:
Beschlussentwurf (allenfalls in Form eines Erlasses, einer Vorstossantwort, eines Schrei-
bens, einer Verfügung, eines Beschwerdeentscheides oder Ähnliches)
Begleitblatt (unterzeichnet durch das Antrag stellende Regierungsmitglied oder die Antrag
stellenden Regierungsmitglieder)
Je nach Inhalt des Geschäfts - und je nach Notwendigkeit - werden dem Regierungsratsgeschäft
folgende weitere Dokumente beigefügt (für eine detaillierte Auflistung der Dokumenttypen vgl.
Ziff. 3.7):
Ursprungsdokumente im Zusammenhang mit dem Regierungsratsgeschäft, z. B. einge-
gangene Schreiben oder Gesuche an den Regierungsrat, eingereichte Vorstosstexte
Mitberichte: Zusammenstellung aller eingegangenen Mitberichte
Auswertung des Vernehmlassungs- oder Mitberichtsverfahrens oder Stellungnahmen zu
Mitberichten (in komplexen Fällen)
Vortrag (Erläuterungen)
Weitere Dokumente, die Gegenstand des Regierungsratsbeschlusses sind (z. B. Schrei-
ben des Regierungsrates, Verfügungen, Beschwerdeentscheide, Berichte)
Den Akten sind alle weiteren Dokumente beizulegen, die für die politische Beurteilung
des Geschäftes und für die Meinungsbildung des Regierungsrates von Bedeutung sind,
so beispielsweise für die Beschlussfassung relevante Pläne, Schreiben, Beilagen, usw.
Der Vortrag ist eine Dokumentation der Antrag stellenden Direktion oder der Staatskanzlei zur
umfassenderen Darstellung von Ausgangslage, Inhalt, Begründung und Auswirkungen von in-
haltlich substantiellen Geschäften. Da bei nicht klassifizierten Geschäften auch der Vortrag im
Internet veröffentlicht wird, dürfen Vorträge keine Ausführungen zum Mitberichtsverfahren oder
sonstige verwaltungsinternen Inhalte zuhanden des Regierungsrates enthalten. Für weitere in-
haltlichen Elemente des Vortrags vgl. Ziff. 7.2.2.7.
Statistische Daten sind oft eine wichtige Grundlage für strategische Entscheide. Aus diesem
Grund ist der verstärkte Einbezug von statistischen Daten in die zentralen Dokumente für Regie-
rungsratsgeschäfte sicherzustellen.
Sämtliche zu einem Regierungsratsgeschäft gehörenden Dokumente sind mit dem identischen
Geschäfts- bzw. Traktandentitel bezeichnet (vgl. Erläuterungen zum Dossierprinzip oben).
3.2.2 Traktandierung und Nachvollziehbarkeit
Die Traktandierung in einer Sitzung des Regierungsrates ist das wesentlichste Strukturelement
im Ablauf eines Regierungsratsgeschäfts. Verschiedene Regierungsratsgeschäfte können für die
Behandlung und Beschlussfassung im Regierungsrat verbunden werden. Beispiele hierfür sind
die gemeinsame Behandlung von Gesetzen und Verordnungen oder die gemeinsame Beantwor-
tung von parlamentarischen Vorstössen.
Aus Gründen der Nachvollziehbarkeit ist jedoch jedes Geschäft einzeln für die Regierungsrats-
sitzung zu traktandieren und damit auch einzeln auf der Traktandenliste aufzuführen (für Vor-
stösse vgl. dazu Ziff. 3.4.4). Eine allfällige gemeinsame Behandlung und Beschlussfassung ist
Bestandteil des Traktandentitels und damit auf der Traktandenliste sichtbar. Entsprechend der
Richtlinie Regierungsratsgeschäfte (RL RRG)
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materiellen und formellen Anforderungen an die Regierungsratsgeschäfte (vgl. Ziff. 3.1 sowie
Ziff. 3.2) ist für jedes traktandierte Geschäft aber ein eigener Regierungsratsbeschluss zu erstel-
len.
3.2.3 Eindeutige Geschäftsnummern
Da ein Regierungsratsgeschäft als Einheit betrachtet wird, bietet es sich an, jedem Regierungs-
ratsgeschäft eine eindeutige Geschäftsnummer zuzuteilen. Diese Geschäftsnummer sollte von
der federführenden Direktion oder der Staatskanzlei bzw. von dem federführenden Amt vergeben
werden und dient wie ein Aktenzeichen als eindeutige Kennzeichnung einer thematisch einheitli-
chen Angelegenheit oder eines Geschäftsvorfalls. Die Geschäftsnummer ist eine einmalige, un-
veränderbare Kennzeichnung, die über den gesamten Geschäftsablauf konstant bleibt. Die Di-
rektionen und die Staatskanzlei stellen sicher, dass jede Geschäftsnummer nur einmal vergeben
wird. Mit Hilfe der Geschäftsnummer lässt sich der Ablauf eines Geschäfts nachvollziehen und
kann die Zugehörigkeit von Dokumenten zu einem Dossier sichergestellt werden. Die Geschäfts-
nummer ist ausserdem notwendige Voraussetzung für die zweifelsfreie Zuordnung bei einer er-
neuten Traktandierung im Regierungsrat oder im Grossen Rat.
Die Vergabe und Nutzung von Geschäftsnummern ist erwünscht, aber nicht obligatorisch. Die
Nutzung einer Geschäftsnummer für die Regierungsratsgeschäfte ist in Abstimmung mit der
Staatskanzlei vorzunehmen. Denn bei der Verwendung einer Geschäftsnummer für Geschäfte
des Regierungsrates muss gewährleistet sein, dass sie direktionsübergreifend eindeutig sowie
kompatibel mit den verschiedenen Internetanwendungen von Regierungsrat und Grossen Rat ist.
3.3 Begleitblatt für Regierungsratsgeschäfte
Jedes Regierungsratsgeschäft, das zu einem Beschluss führen soll (also ausgenommen Aus-
sprachegeschäfte, Informationsgeschäfte und Standardgeschäfte der Staatskanzlei) enthält ein
Begleitblatt. Dieses DIN-A4-Formular ersetzt das ehemalige Laschenpapier (auch „Kragen“ oder
„Köpfli“ genannt) und weitere Einzelformulare. Das Begleitblatt beinhaltet die wichtigsten Daten
zu jedem traktandierten Regierungsratsgeschäft und wird durch das Antrag stellende Regie-
rungsratsmitglied oder die Antrag stellenden Regierungsratsmitglieder handschriftlich unter-
zeichnet. Anstelle der handschriftlichen Unterschrift sind auch alternative Verfahren wie die
rechtsgültige elektronische Signatur mit qualifizierten elektronischen Zertifikaten möglich.
Das Begleitblatt gibt insbesondere auch einen Überblick über das Mitberichtsverfahren und ent-
hält das Datum und die Stossrichtung des Mitberichts, während die materiellen Angaben in den
beizulegenden Mitberichten und allenfalls in einer Mitberichtsauswertung wiedergegeben wer-
den. Für detaillierte Erläuterungen vgl. Ziff. 4.4.
3.4 Bezeichnung von Geschäften: der Geschäftstitel
3.4.1 Regeln für die Bildung von Geschäftstiteln
Der Geschäftstitel beinhaltet inhaltliche, materielle Angaben. Der Titel sollte dabei
aussagekräftig sein, damit das Geschäft eindeutig identifizierbar ist und bei einer allfälli-
gen erneuten Traktandierung gefunden werden kann;
so kurz und prägnant wie möglich sein.
Der Geschäftstitel muss grundsätzlich für den ganzen Lebenszyklus eines Geschäftsvorfalls gül-
tig und sinnvoll sein. Er ist damit die dauerhafte Bezeichnung des Geschäfts. Es ist zu berück-
sichtigen, dass im gleichen Geschäft noch weitere Verfahrensschritte anfallen und damit weitere
Traktandierungen im Regierungsrat notwendig werden können. Aus diesem Grund sollte der
Geschäftstitel übergreifend gewählt werden. Konkrete Verfahrensschritte sollten Bestandteil des
Traktandentitels und nicht des Geschäftstitels sein.
Richtlinie Regierungsratsgeschäfte (RL RRG)
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Beispiele:
Gesamtüberarbeitung Kantonaler Richtplan
Raumkonzept Schweiz
Geschäftsbericht 2012
Energiestrategie 2050
Richtlinien der Regierungspolitik 2015 - 2018
Im Modul 3 der Rechtsetzungsrichtlinien des Kantons Bern (RSR) sind detaillierte Vorgaben zu
den Titeln von Erlassen aufgeführt.
Bezieht sich ein Geschäft auf ein bestimmtes anderes Geschäft oder wird ein feststehender
fremder Titel (z. B. bei Schreiben an den Regierungsrat, Vernehmlassungen des Bundes) über-
nommen, werden zur Kennzeichnung die typographischen Anführungszeichen (« ») verwendet.
3.4.2 Geschäfts- und Traktandentitel
Bei der Traktandierung eines Geschäfts wird unterschieden zwischen dem (dauerhaften) Ge-
schäftstitel und dem (momentanen) Traktandentitel. Der Traktandentitel setzt sich zusammen
aus dem Geschäftstitel sowie dem jeweiligen Verfahrensschritt im Zusammenhang mit einer
konkreten Traktandierung im Regierungsrat. Der Verfahrensschritt selbst gibt einen Hinweis für
die Behandlung in der Regierungsratssitzung.
Beispiele:
Eidgenössische Wahlen 2012.
Kenntnisnahme und Festlegung der Federführung
zum Schreiben der Bundeskanzlei vom 1. Januar 2012
Eidgenössische Wahlen 2012.
Antwortschreiben des Regierungsrates vom
1. Februar 2012
Der Traktandentitel ist der Titel, unter dem das Geschäft auf der Traktandenliste erscheint. Seine
beiden Teile (Geschäftstitel und Verfahrensschritt) werden durch einen Punkt sowie durch einen
Zeilenumbruch voneinander getrennt. Aus diesem Grund darf der Geschäftstitel keine weiteren
Punkte beinhalten.
Bei Bedarf sind weitere Unterteilungen des Verfahrensschritts möglich.
Traktandentitel
Geschäftstitel Traktandentitel
Verfahrensschritt
Geschäftstitel
Verfahrensschritt
http://wwwin.be.ch/home/ai-legislation/ai-gesetzgebung-directives.htm
Richtlinie Regierungsratsgeschäfte (RL RRG)
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Beispiele:
Raumkonzept Schweiz.
Stellungnahme der KdK vom 18.02.2011. Kenntnisnahme und Festlegung der Federführung
Geschäftsbericht 2012.
Vollständigkeitserklärung und Anträge des Regierungsrates an den Grossen Rat
Bundeskonzept zu Pärken von nationaler Bedeutung.
Rahmenkredit Periode 2011-2015
Fakultatives Finanzreferendum aus der Septembersession 2010.
Unbenutzter Ablauf der Referendumsfrist
Tourismusentwicklungsgesetz (Änderung).
Eröffnung des Vernehmlassungsverfahrens
Tourismusentwicklungsgesetz (Änderung).
Antrag des Regierungsrates
Tourismusentwicklungsgesetz (Änderung).
Gemeinsamer Antrag des Regierungsrates und der Kommission
Tourismusentwicklungsgesetz (Änderung).
Verabschiedung Referendumsvorlage
3.4.3 Traktandentitel und Titel des Regierungsratsbeschlusses
Grundsätzlich ist der auf der Traktandenliste angegebene Titel – der Traktandentitel – identisch
mit dem auf dem entsprechenden Regierungsratsbeschluss angegebenen Titel (vgl. auch Ziff.
3.2). Als Ausnahme davon gelten geheime oder vertrauliche Geschäfte, die eine Pseudonymisie-
rung oder Kodierung auf der Traktandenliste erfordern.
Der Traktandentitel wird grundsätzlich auf der Traktandenliste in deutscher Sprache aufgenom-
men (d. h., wenn das Geschäft nur in deutscher Sprache oder in beiden Amtssprachen vorliegt).
Falls es sich um ein nur in französischer Sprache vorliegendes Geschäft handelt, wird der Trak-
tandentitel wie auf der Traktandenliste in französischer Sprache ausgegeben.
3.4.4 Geschäfts- und Traktandentitel bei Vorstössen
Der Geschäftstitel von parlamentarischen Vorstössen ergibt sich eigentlich aus dem Titel auf
dem Vorstoss. Es entspricht jedoch der gängigen Praxis, dass Vorstösse mit weiteren Metadaten
des Geschäfts auf der Traktandenliste für den Regierungsrat sowie auf dem Sessionsprogramm
aufgenommen werden. Dies sind im Detail:
Vorstossart
Vorstossnummer (dreistellige Zahl mit vorangestellten Nullen minus vierstellige Jahres-
zahl)
Titel des Vorstosses
Angabe, ob es sich um einzelne oder gemeinsame Antwort des Regierungsrates handelt
Im Falle von Fraktions- oder Kommissionsvorstosses werden Angaben zu Sprecherin
oder zum Sprecher aufgeführt.
Richtlinie Regierungsratsgeschäfte (RL RRG)
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Beispiele:
Motion 001-2012, Zuber (Moutier, PSA)
Standesinitiative zur Zusammensetzung von Bundesrat und Nationalrat.
Antwort des Regierungsrates
Motion 158-2012; Wüthrich (Huttwil, SP)
Einheitliches briefliches Abstimmungsverfahren und Förderung E-Voting
Antwort des Regierungsrates
Motion 182-2012; Blanchard (Malleray, UDC)
Question jurassienne: non au vote communaliste contraignant
Antwort des Regierungsrates
Im Falle von gemeinsamer Beantwortung von Vorstössen:
Interpellation 009-2012, Blank (Aarberg, SVP)
Verschwundene Stimmzettel: Warum wurde der Regierungsrat nicht früher orientiert?
Gemeinsame Antwort des Regierungsrates mit M 010-2012
Motion 010-2012, Blank (Aarberg, SVP)
Volkswillen respektieren - Abstimmungsresultat anerkennen.
Gemeinsame Antwort des Regierungsrates mit I 009-2012
3.5 Kennzeichnung von Dokumenten
Die Gesamtheit der Dokumente zu einem Regierungsratsgeschäft bildet das Geschäftsdossier
(Dossierprinzip; Ziff. 3.2.1.). Die Zugehörigkeit eines Dokuments zu einem bestimmten Geschäft
soll auf einen Blick möglich sein. Aus diesem Grund kann fakultativ auf jedem Dokument eines
Regierungsratsgeschäfts die entsprechende Geschäftsnummer angegeben werden (vgl. Ziff.
3.2.3). Verpflichtend hingegen ist die Angabe eines Klassifizierungsvermerks (vgl. Ziff. 2.6.1 und
2.6.4). Dies gilt sowohl für intern (innerhalb der Kantonsverwaltung) wie extern erstellte Doku-
mente und unabhängig vom Format. Ausgenommen von dieser Bestimmung sind Dokumente mit
Urkundencharakter (vgl. dazu Ziff. 2.6.4 und 2.7.2)
Auf den intern in Word erstellten Dokumenten wird der allfällige Klassifizierungsvermerk auf jeder
Seite angegeben; fakultativ auch die Angabe der Geschäftsnummer. Bei intern in anderen For-
maten oder extern elektronisch erstellten oder nur in Papierfassung vorliegenden Dokumenten
genügt die Angabe der Klassifizierung (und fakultativ der Geschäftsnummer) lediglich auf der
ersten Seite.
Im Normalfall beinhaltet jedes für eine Regierungsratssitzung traktandierte Dokument neben dem
Klassifizierungsvermerk auch das Datum der Regierungsratssitzung sowie fakultativ die Ge-
schäftsnummer. Für detaillierte Angaben zum gemeinsamen Erscheinungsbild. vgl. Ziff. 7.1.
3.5.1 Bezeichnung der elektronischen Dateien
3.5.1.1 Grundsätzliches
Die Bezeichnung der elektronischen Dateien erfolgt ausschliesslich mit Kleinbuchstaben und sollte möglichst kurz sein. Neben Kleinbuchstaben sind Zahlen (0-9) und das Underscore Zei-
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chen) („_“) zu verwenden. Zu verzichten ist auf Umlaute (ä, ö, ü), Sonderzeichen (z.B. ., -, %, $, (), +) und Leerschläge.
3.5.1.2 Regelfall
Die an die Staatskanzlei zu übermittelnden elektronischen Fassungen der Regierungsratsdoku-
mente sind alle nach folgendem Schema zu bezeichnen:
[optional: Geschäfts-Nr]–[Dokumentkategorie]–[optional: Stichwort zum Inhalt]–[Datum
Traktandierung]–[Sprachkürzel]
Die Dokumentkategorie soll in erster Priorität angeben, ob es sich um ein Beschlussdokument
handelt. Für den Regierungsbetrieb sind die folgenden Dokumentenkategorien möglich:
rrb
vortrag
beilage
begleitblatt
traktandenliste
Beispiele:
2009.0143-rrb-02.02.2012-de
2010.2179-vortrag-02.02.2012-fr
2010.1935-beilage-anhang_jahresrechnung-02.02.2012-fr
2010.5601-beilage-gutachten_storch-02.02.2012-fr
2010.1209-beilage-rollende_vorlagenplanung-02.02.2012-de
rrb-17.03.2011-de
vortrag-21.04.2012-fr
Da Geschäfte mehrmals im Regierungsrat behandelt und verschiedene Beschlussfassungen zu
einem Geschäft erfolgen können, ist das Datum der jeweiligen Regierungsratssitzung ein wichti-
ges Unterscheidungsmerkmal bei der Dokumentenbezeichnung.
3.5.1.3 Bezeichnung der französischen elektronischen Dokumente
Die französischen Versionen der elektronischen Regierungsratsdokumente werden auf Deutsch
bezeichnet, damit die Dokumente im Übersetzungsspeicher Multitrans eingepflegt werden kön-
nen: Die zwei Sprachversionen müssen den identischen Namen mit Ausnahme des Sprachkür-
zels am Ende der Dokumentbezeichnung (-de bzw. -fr) tragen. Die Anwendung MultiTrans wird
in allen Übersetzungsdiensten der Kantonsverwaltung verwendet.
3.5.1.4 Bezeichnung von Dokumenten zu Vorstössen
Parlamentarische Vorstösse verfügen über ein eigenes Nummerierungssystem (Vorstossnum-
mer). Sie werden wie folgt beschriftet:
Richtlinie Regierungsratsgeschäfte (RL RRG)
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[Kürzel]–[dreistellige Vorstoss-Nr. mit vorangestellten Nullen]–[JahrJJJJ]–
[Dokumentkategorie]–[Sprachkürzel]
Beispiele:
I-003-2009-vorstosstextext-de
P-077-2006-vorstossantwort-de
3.5.1.5 Bezeichnung von Dokumenten zu Vorstössen mit gemeinsamer Antwort
Eine Antwort des Regierungsrats, die für mehrere Vorstösse gilt, wird jedem einzelnen Vorstoss-
dossier zugeordnet. Aus diesem Grund müssen alle Vorstösse in der Dokumentbezeichnung
aufgenommen werden.
[Kürzel]–[tiefste Vorstoss-Nr.]–[früheste JahreszahlJJJJ]–[Kürzel]–[nächst höhere Vor-
stoss-Nr.]–[spätere JahreszahlJJJJ]–usw.–[ Dokumentkategorie]–[Sprachkürzel]
Beispiele:
M-359-2009-M-362-2009-I-003-2010-vorstossantwort-de
I-077-2010-P-111-2010-vorstossantwort-de
Die Reihenfolge, in der die Vorstösse genannt werden, bestimmt sich nach folgenden Kriterien:
Dringlichkeit
Vorstossart: a. Auftrag, b. Motion, c. Postulat, d. Interpellation, e. Parlamentarische Initiative
Jahr des eingereichten Vorstosses; zuerst Vorstoss mit der tiefsten Jahreszahl
Vorstossnummer: zuerst Vorstoss mit tiefster Vorstossnummer, dann zweittiefster Vorstoss-nummer, usw.
3.6 Geschäftsarten
Der Regierungsrat berät und beschliesst über sehr unterschiedliche Arten von Geschäften, die
sich teilweise inhaltlich, teilweise auch bezüglich der formellen Anforderungen, des Ablaufs oder
der Ausgestaltung unterscheiden können. Dazu gehören insbesondere:
Erlasse
o Verfassung,
o Gesetze,
o Dekrete,
o Grossratsbeschlüsse,
o Verordnungen,
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o Reglemente,
o Statuten,
o Richtlinien,
o Weisungen
Wahlen (Antragstellung an den Grossen Rat) und Ernennungen
Verfügungen
Beschwerdeentscheide
Kreditgeschäfte in der Kompetenz des Grossen Rates
Kreditgeschäfte in der Kompetenz des Regierungsrates
Parlamentarische Vorstösse
o Auftrag,
o Motion,
o Postulat,
o Interpellation,
o Parlamentarische Initiative,
o Zuteilung / Dringlichkeit
Standesinitiativen
Bundesvernehmlassungen
Petitionen
Bürgerbriefe
Einladungen / Delegationen
Personalgeschäfte (mit besonders schützenswerten Personendaten)
Sonstige Sachgeschäfte
In Kapitel 5 sind Besonderheiten verschiedener Geschäftsarten aufgeführt.
3.7 Dokumenttypen
Der Dokumenttyp wird nach organisatorischen, rechtlichen und allenfalls technischen Erforder-
nissen definiert und fasst Dokumente mit gleicher inhaltlicher Struktur zusammen. Die rechtskon-
forme und effiziente Aktenverwaltung bedingt eine Systematisierung der Arten von Dokumenten.
Sie bildet die Grundlage für eine inhaltliche und formale Kategorisierung. Auf Grundlage der Do-
kumenttypen werden die Vorlagen und Muster (vgl. Ziff. 7) zur Verfügung gestellt.
Die wichtigsten Dokumenttypen für die Erstellung und Bearbeitung von Regierungsratsgeschäf-
ten werden im Folgenden aufgelistet. Für eine detailliertere Beschreibung sowie für die konkreten
Vorlagen und Muster vgl. auch Ziff. 7.
3.7.1 Grundsätzlich obligatorische Dokumenttypen
Jedes Regierungsratsgeschäft, das zu einem Beschluss führen soll, enthält zwingend die folgen-
den Dokumenttypen:
Begleitblatt RRG
Beschlussentwurf (z. B. Standard-RRB, Erlassentwurf, Vorstossantwort, Regierungsrätli-
ches Schreiben, Verfügung oder Beschwerdeentscheid)
3.7.2 Je nach Inhalt des Regierungsratsgeschäfts obligatorische Dokumenttypen
Je nach Inhalt eines Regierungsratsgeschäfts sind zwingend folgende Dokumente beizulegen,
falls sie vorhanden sind:
Erlassentwurf
Erlassvortrag
Bericht
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Ursprungsdokument (Gesuch, Vorstosstext, Brief)
Vorstossantwort
Mitberichte
Auswertung des Mitberichtsverfahrens
Stellungnahmen zu Mitberichten
Medienmitteilung oder BE-Info-Flash
Vortrag
Verfügung
Beschwerdeentscheid
Regierungsrätliches Schreiben
3.7.3 Je nach Inhalt des Regierungsratsgeschäfts fakultative Dokumenttypen
Je nach Inhalt des Regierungsratsgeschäfts und je nach Notwendigkeit können folgende weitere
Dokumente beigefügt werden:
Beilage Text
Beilage Bild (Karte)
Aussprachepapier
Informationsnotiz
3.7.4 Weitere Dokumenttypen
Im Folgenden sind weitere Dokumenttypen und Formulare aus vor allem administrativer Per-
spektive für die Verwaltung der Regierungsratsgeschäfte aufgelistet, die beigelegt werden kön-
nen:
Programm Regierungsratssitzung
Traktandenliste zur Regierungsratssitzung (Traktandenliste RRS)
Stellungnahme zur Dringlichkeit von Vorstössen
Fristverlängerung für den Vollzug von Vorstössen
Fragestunde
Amtliche Publikationen
Formular für die Eröffnung eines Vernehmlassungsverfahrens
Präsidialentscheid
Leerblatt für den Nachversand
Referenzblatt für Papierdokumente
Empfangsbestätigung für Petitionen
E-Mail zur Übermittlung der elektronischen Dokumente für die Regierungsratssitzung
Beantragung der Abschreibung
Zeitbudget GR-Session
Pendenzenliste RR
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4 Standardablauf
Der abstrakte Standardablauf eines Geschäftes, das im Regierungsrat traktandiert wird, ist im
Prozess „Regierungsratsgeschäft abwickeln“ (0.01.02.01) festgehalten.
4.1 Erstellung der Dokumente
Die für das Regierungsratsgeschäft benötigten Dokumente (vgl. Ziff. 3.7) werden von der zu-
ständigen Direktion oder der Staatskanzlei erstellt, basierend auf den Vorlagen und in Anlehnung
an die Muster (vgl. Ziff. 7).
Die Papierdokumente für die Behandlung im Regierungsrat sind grundsätzlich schwarz-weiss.
Ausgenommen sind Dokumente mit mehrfarbigen Darstellungen, die in schwarz-weiss nicht les-
bar sind (z. B. Baupläne, komplexe grafische Darstellungen). Der Einsatz von Farben ist sehr
restriktiv zu nutzen. Die Regierungsratsdokumente werden im DIN-A4 Hochformat (Auswertun-
gen und Übersichten nötigenfalls im Querformat) erstellt. Für die Papierfassungen von Regie-
rungsratsgeschäften ist archivfähiges Recyclingpapier zu verwenden.
4.2 Mitberichtsverfahren
Das Mitberichtsverfahren dient der Meinungsbildung und Differenzbereinigung zwischen den
Direktionen und der Staatskanzlei im Hinblick auf einen Regierungsratsbeschluss. Es wird unab-
hängig von allfälligen weiteren vorangegangenen Konsultationsverfahren unmittelbar vor der
Antragstellung an den Regierungsrat durchgeführt. Als rechtliche Anforderungen an das Mitbe-
richtsverfahren gelten die Bestimmungen der Verordnung vom 26. Juni 1996 über das Vernehm-
lassungs- und das Mitberichtsverfahren (VMV; BSG 152.025).
Die Geschäfte im Mitberichtsverfahren sind in elektronischer Form oder auf Papier an alle mitin-
teressierten bzw. inhaltlich betroffenen Direktionen und an die Staatskanzlei zu richten. Das Be-
gleitschreiben oder Begleit-E-Mail muss im Titel den Vermerk „Mitberichtsverfahren“ enthalten.
In der Praxis werden oftmals parallel zum Mitberichtsverfahren noch Konsultationen (z. B. mit
kantonsexternen Stellen) durchgeführt.
Die Stellungnahmen im Mitberichtsverfahren sind von den Regierungsmitgliedern oder vom
Staatsschreiber unterzeichnet in elektronischer Form (eingescannt im PDF-Format) oder auf Pa-
pier an die federführende Direktion bzw. die Staatskanzlei zu richten. Die Stellungnahme muss
im Titel den Vermerk „Mitbericht“ enthalten. Bei rein zustimmenden Mitberichten ist ein separates
Schreiben nicht zwingend erforderlich; die Direktionen und die Staatskanzlei können sich statt-
dessen auf eine Kopie des Titelblatts des Beschlussentwurfs mit der vom Regierungsmitglied
handschriftlich unterzeichneten Zustimmung beschränken.
Der administrative Aufwand bei der Durchführung eines Mitberichtsverfahrens und vor allem bei
der Verarbeitung der Rückmeldungen wird deutlich reduziert, wenn die Mitberichte an die zu-
ständigen Sachbearbeitenden in den Fachämtern adressiert und noch zusätzlich in elektronisch
bearbeitbarer Fassung (in Word) zugestellt werden.
Eine Übersicht der Ergebnisse des Mitberichtsverfahrens wird auf dem Begleitblatt zum Regie-
rungsratsgeschäft eingetragen. Alle Mitberichte sowie die Stellungnahmen zu Mitberichten müs-
sen bei der Traktandierung des Geschäfts beigelegt werden (elektronische Fassung: zusam-
mengefügt zu einem PDF-Dokument; Papierfassung: zusammengeheftet). In komplexen Fällen
kann zusätzlich eine summarische Auswertung und/oder eine tabellarische Übersicht erstellt
werden (vgl. Ziff. 7.2.2.5). Aussagen zum Mitberichtsverfahren dürfen nicht in den Vortrag aufge-
nommen werden. Sämtliche Dokumente und Äusserungen zum Mitberichtsverfahren gelten als
„Intern“ klassifiziert und sind nicht für die Öffentlichkeit bestimmt (vgl. Ziff. 2.6.5.3). Falls notwen-
http://wwwin.beqmp.be.ch/sta/servlet/process?oid=1600&lang=1http://www.sta.be.ch/belex/d/1/152_025.html
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dig können sie auch strenger klassifiziert werden. Dagegen beinhaltet der Vortrag Erläuterungen
zu einem Geschäft, welche unter Vorbehalt einer ausdrücklichen Klassifizierung grundsätzlich
öffentlich sind.
Die Juradelegation des Regierungsrates (JDR) kennt im Bereich der Mitberichte keine Beson-
derheiten oder Sonderbedingungen. Sie gibt ihre Stellungnahmen je nach Geschäft punktuell ab.
Es braucht daher keine besonderen Vorschriften. Dasselbe gilt für den Bernjurassischen Rat
(BJR). Beide Gremien werden im Übrigen nicht in das Mitberichtsverfahren einbezogen.
Gemäss des Gesetzes vom 13. September 2004 über das Sonderstatut des Berner Juras und
über die französischsprachige Minderheit des zweisprachigen Amtsbezirks Biel (SStG; BSG
102.1) sowie der Verordnung vom 2. November 2005 über das Sonderstatut des Berner Juras
und über die französischsprachige Minderheit des zweisprachigen Amtsbezirks Biel (SStV; BSG
102.111) wird der BJR je nach Geschäft punktuell konsultiert. Auch hier bedarf es somit keiner
besonderen Regelung.
4.3 Traktandierung des Regierungsratsgeschäfts
Die Direktionen und die Staatskanzlei entscheiden über den Zeitpunkt der Traktandierung ihrer
Regierungsratsgeschäfte. Sie orientieren sich dabei an der Sitzungsplanung des Regierungsra-
tes, an der Arbeitsplanung für die Grossratsvorlagen ("rosa Arbeitsplanung") sowie an dem im
Parlamentsrecht festgelegten Fristenlauf.
4.4 Begleitblatt für Regierungsratsgeschäfte
Jedes Regierungsratsgeschäft enthält ein Begleitblatt, sofern es zu einem Beschluss führen soll.
Kein Begleitblatt ist damit für Traktandierungen von Aussprache- und Informationsgeschäften
sowie für Standardgeschäfte der Staatskanzlei (vgl. Ziff. 4.5) notwendig. Das Begleitblatt beinhal-
tet die wichtigsten Daten zu jedem traktandierten Regierungsratsgeschäft sowie eine tabellari-
sche Übersicht zum Mitberichtsverfahren. Auf dem Begleitblatt hält die Antrag stellende Direktion
zudem alle notwendigen Angaben zur Weiterverarbeitung durch die Staatskanzlei nach der Ver-
abschiedung durch den Regierungsrat fest.
Das Begleitblatt wird durch das Antrag stellende Regierungsratsmitglied (oder mehrere Antrag
stellende Regierungsratsmitglieder) handschriftlich (oder digital) unterzeichnet. Es ist (ggf. nebst
den Mitberichten und allfälligen Stellungnahmen zu Mitberichten) das einzige Dokument der Re-
gierungsratsakten, das im Vorfeld der Regierungsratssi