I. SIKLUS PENDAPATAN

1. Tujuan dari Siklus Pendapatan

Tujuan utama dari siklus pendapatan adalah untuk memfasilitasi pertukaran produk

atau jasa dengan pelanggan secara tunai (cash). Tujuan dari siklus pendapatan dapat

dijabarkan yaitu:

1) Untuk merekam perintah penjualan secara cepat dan akurat .

2) Untuk memastikan bahwa pelanggan layak mendapatkan kredit.

3) Untuk menunjukkan produk atau layanan dengan tanggal yang disepakati.

4) Untuk tagihan produk atau jasa secara tepat waktu dan dengan cara yang akurat.

5) Untuk merekam dan mengklasifikasikan penerimaan kas dengan cepat dan akurat.

6) Untuk memposting penjualan dan penerimaan kas untuk pelanggan yang tepat dalam

akun buku besar piutang.

7) Untuk melindungi produk sampai dikirim.

8) Menjaga uang tunai sampai disetor .

2. Hubungan Dengan Organisasi

Unit organisasi yang terlibat dalam siklus pendapatan adalah:

1) Pemasaran atau Distribusi

Manajemen pemasaran memiliki tujuan: (1) menentukan dan memenuhi kebutuhan

pelanggan, (2) menghasilkan pendapatan yang cukup untuk menutupi biaya dan beban

dan pengeluaran, mengganti asset, (3) memberikan pengembalian investasi yang

memadai.

2) Keuangan atau Akuntansi

Tujuan keuangan dan akuntansi manajemen adalah: (1) perencanaan dan pengendalian

kas, (2) data yang berkaitan dengan penjualan dan rekening pelanggan, (3)

pengendalian persediaan, (4) informasi yang berkaitan dengan uang tunai, penjualan

dan pelanggan

3. Input Data

1) Sumber Input: Pelanggan memulai transaksi penjualan dan penerimaan kas. Untuk

penjualan produk sumber-sumber lainnya meliputi orang bagian penjualan, referensi

pelanggan, catatan kredit, catatan persediaan, barang jadi di gudang, pemasok,

pengangkutan dan pengangkut umum.

2) Bentuk-bentuk Input:

a) Pesanan pelanggan : pesanan pelanggan baik pembelian atau suatu formulir yang

disiapkan oleh seorang tenaga penjualan dari perusahaan penjualan.

b) Order penjualan : formal, bentuk multicopy dipersiapkan dari pesanan pelanggan.

c) Pengakuan order : biasanya sebuah salinan dari order penjualan yang dikirim ke

pelanggan untuk mengakui penerimaan pesanan.

d) Daftar pilihan : sebuah salinan dari order penjualan atau dokumen terpisah dikirim ke

gudang untuk digunakan dalam memilih barang-barang yang dipesan dari sampah.

e) Packing slip: sebuah salinan dari order penjualan atau daftar memilih dilampiri

dengan barang ketika mereka dikemas untuk pengiriman pesanan.

f) Surat Muat : sebuah dokumen pengiriman ditujukan untuk para agen dari

pengangkutan yang umum adalah untuk mengangkut produk.

g) Pemberitahuan pengiriman : sebuah salinan dari order penjualan atau dokumen

pengiriman yang terpisah yang berfungsi sebagai bukti bahwa barang-barang

dikapalkan.

h) Faktur penjualan : dokumen yang dikirimkan kepada pelanggan untuk mencerminkan

jumlah penjualan.

i) Saran Pengiriman uang : sebuah dokumen yang menunjukkan jumlah penerimaan kas

dari pelanggan.

j) Slip penyetoran : dokumen yang menyertai deposito uang tunai di bank.

k) Pengembalian order : suatu dokumen yang disiapkan ketika kuantitas mencukupi

dalam persediaan untuk memenuhi order penjualan.

l) Memo kredit: sebuah dokumen yang memungkinkan kredit ke pelanggan untuk

pengembalian penjualan.

m) Aplikasi kredit : suatu formulir yang disiapkan untuk seorang pelanggan baru berlaku

untuk kredit, yang menunjukkan data rinci yang berkaitan dengan pemohon kondisi

keuangan saat ini dan tingkat penghasilan.

n) Laporan wiraniaga: formulir yang digunakan untuk menguraikan panggilan yang

dibuat oleh seorang penjual pada calon pelanggan dan untuk menunjukkan hasil dari

panggilan.

o) Pemberitahuan tunggakan : pemberitahuan dikirim ke pelanggan yang telah melewati

batas saldo kreditnya.

p) Pemberitahuan penghapusan : suatu dokumen yang disiapkan oleh manajer kredit

ketika sebuah akun dianggap tidak dapat ditagih.

1

q) Penerimaan kas : suatu bentuk yang digunakan oleh pengecer untuk mencerminkan

uang tunai yang diterima

4. Proses Data

1) Sistem Pengolahan Penjualan Kredit

a. Order Entry. Setiap pesanan pelanggan yang dimasukkan ke sebuah layar sudah

terformat di terminal online segera setelah diterima oleh petugas order penjualan

dalam fungsi pemasaran. Program edit memvalidasi keakuratan data dan

memverifikasi bahwa barang yang memadai siap untuk memenuhi pesanan.

b. Pengiriman (shipping). Setelah produk yang dipesan telah diambil di gudang, produk

dipindahkan ke dermaga pengiriman, di mana seorang pegawai menghitung produk

dan menyiapkan jumlah untuk pengiriman dari daftar pilihan.

c. Penagihan (billing). Setelah menerima pemberitahuan pengiriman untuk hari itu,

seorang petugas penagihan menghitung dan input batch total (terdiri dari jumlah yang

dikirim, jumlah pengiriman, dan nomor pelanggan).

d. Mempersiapkan Analisa dan Laporan. Pada akhir setiap hari, faktur diregistrasi dan

bagian piutang meringkas yang tercetak. Faktur register adalah daftar transaksi

penjualan.

e. Penanganan Sales Returns dan Allowances. Pengembalian penjualan muncul ketika

pelanggan mengirim kembali semua atau bagian dari barang-barang yang dipesan.

f. Pengolahan Order Pengembalian. Pengembalian order diperlukan bila kuantitas

persediaan tidak mencukupi jumlah pesanan.

2) Sistem Pengolahan Penerimaan Kas

a. Remittance Entry (pengiriman uang). Kontrol dan berita pengiriman uang diterima di

ruang surat di batch setiap pagi. Salah satu petugas ruang surat mendukung

pemeriksaan untuk hanya deposit dan memverifikasi bahwa jumlah setiap kali

mengakses disetujui pada berita penyetoran.

b. Penerimaan Deposit. Satu rangkap remittance list dan cek diantarkan ke kasir yang

bertugas membandingkan dan melakukan rekonsiliasi. Setelah itu memasukkan

penerimaan cek dari sumber lain selain kotak surat melalui terminalnya.

c. Penerimaan Posting. Sebelum meng-update akun pelanggan, klerk akun penerimaan

harus memasukkan koreksi yang diperlukan ke daftar transaksi penerimaan kas

dengan pengecualian dan laporan ringkas. Koreksi tersebut dibuat selama penerimaan

2

kas jika diperlukan bisa juga hari berikutnya. Ada dua metode yang dipakai yaitu: a)

balance forward method yang dan b) open invoice method.

d. Menyiapkan analisis dan pelaporan. Ringkasan aktivitas akun penerimaan dibuat

pada akhir hari yang bersangkutan. Ringkasan tersebut boleh dikombinasikan dengan

ringkasan akun piutang yang disebutkan di prosedur penjualan kredit atau dibuat

terpisah tetapi printoutnya berhubungan.

e. Mengumpulkan piutang macet. Secara umum prosedur ini mulai dengan adanya

pemberitahuan kedua terhadap saldo pelanggan. Kemudian pemberitahuan yang

macet tersebut dikirim.

3) Sistem Berbasis Web

Beberapa contoh transaksi yang memakai akses web antara lain:

a. Pelanggan dapat membeli beberapa barang seperti: komputer, buku dan tiket pesawat.

b. Investor dapat membeli atau menjual saham di pasar modal.

c. Perseorangan dapat mengecek beberapa item seperti saldo akun penerimaan, saldo

akun investasi dan akumulasi.

d. Profesional seperti CPA bisa mengikuti dan melengkapi kursus secara online.

5. Output Informasi

Meliputi empat jenis output yaitu:

1) Daftar dan laporan operasional.

Laporan bulanan memuat saldo faktur seorang pelanggan. Ini adalah sebuah output

keuangan berdasarkan informasi pelanggan, akun penerimaan, faktur penjualan dan

file-file penerimaan. Register dan jurnal yang dipakai sebagai jejak audit antara lain:

register faktur penjualan, register pengiriman, jurnal penerimaan kas dan register

memo kredit.

2) Tampilan layar permintaan

Permintaan dari pihak professional cenderung lebih analitikal misalnya, akuntan

mendownload penjualan dan informasi data beberapa tahun ke dalam paket spreadsheet

di komputer. Dia bisa memakai data tersebut untuk membandingkan pengaruh metode

biaya langsung dan biaya absorption. Permintaan bisa dibuat oleh manajer secara

analitikal dan orientasi keputusan.

3) Laporan manajerial terjadwal

Jadwal ini sama seperti laporan bulanan contohnya daftar umur akun piutang. Daftar

tersebut berisi daftar saldo awal dari semua kredit akftif pelanggan. Ini menunjukkan

3

jumlah tunggakan piutang. Pelaporan faktor-faktor kritikal merefleksikan hasil dari

pengukuran kinerja yang dinilai dengan nilai dollar tiap pesanan, presentase pesanan

yang dikirim tepat waktu dan rata-rata hari antara tanggal pesanan dan tanggal

pengiriman. Analisis penjualan mencerminkan kinerja penjualan dari penjual individu,

penjualan regional, garis produk dan pangsa pasar. Laporan arus kas menunjukkan arus

kas dalam satu periode akuntansi.

4) Laporan permintaan manajerial

Laporan ini merupakan laporan khusus. Informasinya digunakan secara khusus dalam

pembuatan keputusan manajemen dan pengendalian. Informasi tambahan dalam

laporan ini berisi informasi eksternal terkait pesaing dan aspek lain dari lingkungan.

6. Manajemen Data

Manajemen data yang dipakai sebuah perusahaan yaitu:

1) Pendekatan berorientasi file

Pendekatan berorientasi file untuk siklus pendapatan meliputi master file, transaksi-

transaksi dan file-file lainnya. Master file berfokus pada kredit pelanggan. Ini mungkin juga

mengonsolidasi semua elemen-elemen data pelanggan dalam file tunggal.

2) Pendekatan berorientasi data

Isinya sama seperti pendekatan berorientasi file. Data yang terstruktur tersebut

difokuskan secara khusus pada kesatuan kunci dan hubungan. Untuk mendeterminasi struktur

data yang berhubungan ini memerlukan pengembangan sebuah konseptual dan logical view.

a) Entity Related Diagram Siklus Pendapatann ada dua yaitu: a) one to many

relationship, pesanan untuk barang diterima dari pelanggan oleh bagian penjualan. b)

many to one relationship, setiap pesanan penjualan dan penjualan boleh melibatkan

lebih dari satu item barang yang setiap barang terlibat di dalamnya lebih dari satu

pesanan dan penjualan.

b) Logical View Struktur Data Siklus Pendapatan. Sistem ini dideterminasi oleh mapping

dari entity related diagram untuk diagram struktur data.

7. Pengendalian Internal

1) Risk Exposures

Risiko dari pembayaran kredit pelanggan mungkin terjadi ketika catatan akun piutang

direkam. Lapping merupakan sebuah tipe penggelapan yang melibatkan pencuri dari kas dan

penyembunyian dengan penundaan suksesi pemostingan ke akun pelanggan.

4

2) Tujuan Pengendalian

Untuk menetralkan risk exposures sebuah perusahaan membangun sebuah variasi

pengendalian internal. Ada dua tipe pengendian internal yaitu: a) pengendalian umum

meliputi organisasional, dokumentasi, asset, keahlian manajemen, pusat data, autoritas dan

akses dan b) pengendalian aplikasi meliputi pengendalain input, proses dan output.

II. SIKLUS PENGELUARAN

1. TUJUAN DARI SIKLUS PENGELUARAN

Tujuan yang lebih luas yaitu:

1. Menjamin barang dan jasa yang dipesan sesuai dengan yang dibutuhkan.

2. Menerima barang dalam kondisi baik.

3. Mengamankan barang hingga dibutuhkan.

4. Menentukan faktur yang berkaitan barang dan jasa dengan benar.

5. Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran dengan tepat.

6. Mengirimkan uang ke pemasosk yang tepat.

7. Menjamin semua pengeluaran kas berkaitan dengan pengeluaran yang telah diijinkan.

8. Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran kas dengan tepat dan akurat.

2. HUBUNGAN DENGAN ORGANISASI

1) Manajemen Persediaan

Tujuan fungsi manajemen persediaan adalah mengelola persediaan barang dimana

perusahaan dapat menjual kembali barang tersebut.

2) Keuangan atau Akunting

Tujuan manejemen keuangan dan akuntansi berkaitan dengan dana, data, informasi,

perencanaan dan pengawasan terhadap sumber daya.

3. INPUT DATA

1) Sumber Input

Data yang digunakan dalam siklus pengeluaran terutama didasarkan pada masukan dari

catatan persediaan dan dari pemasok. Catatan persediaan adalah sumber utama dari transaksi

pembelian, sementara faktur pemasok adalah sumber dari transaksi/pembayaran hutang.

Sumber lain adalah kepala departemen, pembeli, file sejarah pemasok, penerimaan dan

departemen toko dan departemen produksi.

5

2) Bentuk - bentuk Input

Memberikan bukti dokumen terlihat nyata dan yang diperlukan untuk pengguna

tertentu. Misalnya sebuah permintaan tertulis pembelian: yang memulai bentuk dalam siklus

pengeluaran untuk penempatan dan memesan untuk barang dan jasa. Dokumen yang terkait

dengan siklus pengeluaran adalah: permintaan pembelian barang, order pembelian, laporan

penerimaan, faktur pemasok, voucher pembayaran, nota debet, formulir pemasok baru,

permintaan proposal.

4. PENGOLAHAN DATA

1) Sistem Proses Pembelian dan Pembayaran

Pada akhir setiap hari, pencatatan pesanan pembelian harian dicetak dan diberikan

kepada manajer yang mengawasi pembelian. Laporan-laporan lain, seperti laporan status

persediaan, yang diberikan kepada manajer persediaan. Pembelian dimulai dengan file

persediaan barang dagangan yang diperiksa untuk produk-produk yang jumlahnya telah jatuh

di pihak yang memesan ulang. Langkah ini dilakukan oleh petugas persediaan yang

mengaktifkan program pencarian melalui line terminal. Penerimaan ditunjukkan dari

flowchart sistem prosedur penerimaan secara online. Petugas penerima pertama memeriksa

barang, kemudian ia kunci perhitungan dan nomor inventaris barang, ke layar menerima

dengan format pada terminal monitor online. Bersama-sama dengan urutan jumlah pembelian

yang tercantum pada kemasan. Mengedit rutinitas dalam program, menerima penomeran

berbagai cek pada data yang dimasukkan. Satu cek penting adalah untuk membandingkan

jumlah yang dipesan di file pesanan pembelian online terbuka dengan jumlah yang dihitung.

Hutang dilakukan dari alur sistem on-line / batch hutang gabungan. Sebagai faktur yang

diterima sekarang dari suplier disebut rekening hutang, petugas melakukan pemeriksaan

visual untuk kelengkapan dan menarik hard copy terkait penerima laporan yang menyertai

barang-barang ke gudang. Daftar lain analisis, dan laporan dapat dicetak sesuai kebutuhan.

Sebagai contoh, bendahara dapat menggunakan account analisis hutang untuk memverifikasi

bahwa diskon yang tidak terjawab. Penanganan retur pembelian dan pengurangan harga.

Pembelian kembali muncul ketika sebuah perusahaan membeli dan tidak puas dengan barang

yang dipesan. Pembelian dengan pengurangan harga diberikan kepada perusahaan sebagai

kompensasi pembelian barang yang rusak, kelebihan atau kekurangan tertentu seperti

pembayaran lebih. Salinan memorandum debit juga dikirim ke gudang (atau departemen

penerima) dan pengiriman departmen. Barang yang dikembalikan tersebut kemudian

dilepaskan ke departemen pengiriman, yang menghitung barang, catatan jumlah pada

6

memorandum debit dan pengiriman. Departemen pengiriman kemudian meneruskan

memorandum debit ke departemen hutang dan melakukan langkah-langkah yang baru saja

dijelaskan.

2) Sistem Proses Pengeluaran Kas

Sistem yang diusulkan untuk pengolahan pengeluaran kas infoage terjadi secara

berkala (biasanya setiap hari) dimana seorang pegawai pengeluaran memasukkan permintaan

untuk pengeluaran yang dijadwalkan akan dibayar, terutama untuk mendapatkan diskon.

Sebuah program pencarian melalui file voucher terbuka bagi semua yang harus dibayar pada

waktu itu, memeriksa tanggal jatuh tempo yang tercantum dalam faktur yang disimpan. Jika

lebih dari satu voucher yang ditemukan untuk suplier tunggal, maka voucher digabungkan.

Semua voucher disimpan sementara dalam file pencairan jatuh tempo. Batch total dihitung

berdasarkan akumulasi voucher, dan total ditampilkan pada layar terminal.

3) Sistem Kartu Procurement

Banyak perusahaan mengadopsi sistem kartu procurement untuk meningkatkan

efisiensi dan mereduksi biaya dari proses transaksi pembelian. Kartu procurement adalah

kartu kredit yang mempercayakan untuk membuat pembelian yang bernilai kecil, supplier

akan membayar kepada bank yang mengeluarkan kartu. Dalam hal ini bank mengirimkan

invoice setiap bulan yang menunjukkan segala biaya yang terjadi daripenggunaan kartu

procurement. Proses ini secara signifikan dapat meningkatkan efisiensi dengan mereduksi

aktivitas yang tidak bernilai tambah seperti persiapan, persetujuan, pencocokan, dan

penyediaan dari daftar permintaan pembelian dan pemesanan pembelian.

4) Sistem Berdasarkan Web

Keuntungan dari sistem pembelian berdasarkan web meliputi jumlah staf yang

menangani proses pembelian lebih sedikit, pengurangan penggunaan kertas, integrasi lebih

baik, informasi yang up to date dan biaya proses pemesanan yang lebih murah.

5. OUTPUT INFORMASI

Output informasi menfokuskan pada daftar dan laporan operasional, inquiry display

screens, laporan manajerial terjadwal dan laporan permintaan manajerial.

1. Daftar dan Laporan Operasional

Berbagai macam daftar dan jurnal membantu mengelola audit trail (jejak audit). Setiap

daftar spesifik transaksi beserta dokumen-dokumen yang berhubungan, mengidentifikasi

jumlah kejadian ataupun peristiwa yang terjadi dalam siklus pengeluaran.

7

Laporan operasional bertujuan untuk mengendalikan operasi dengan berfokus pada

dokumen yang terbuka (open documents).

a. Laporan order pemesanan yang terbuka (open purchase orders report) menunjukkan

semua pemesanan dimana invoice (faktur) yang saling berhubungan belum disetujui

dalam pembayarannya.

b. Laporan invoice terbuka (Open payables report) atau laporan kas yang disyaratkan

(cash requirement report) mendaftar invoice yang disetujui yang belum dibayar.

2. Inquiry Display Screen

Pemeriksaan/ penyelidikan oleh personel administrasi sering kali lebih spesifik dan

melibatkan data yang terbatas, misalnya pengecekan oleh petugas gudang pada order

pemesanan ataupun petugas administrasi melakukan pemeriksaan pada invoices dari suplier.

3. Laporan Manajerial Terjadwal

Keragaman laporan, seperti laporan status inventory bisa disiapkan secara terjadwal dan

dapat digunakan oleh manajer persediaan dan keuangan. A payable aging report

mencerminkan status dari invoice atau voucher lama yang tidak terbayar, biasanya mengacu

pada masalah yang tidak teratasi dengan suplier atau masalah likuiditas.

4. Laporan Permintaan Manajerial

Laporan permintaan manajerial adalah laporan tidak terjadwal ad hoc. Informasi yang

terkandung didalamnya digunakan terutama untuk membuat keputusan manajerial dan

pengendalian. Jika dikombinasikan dengan software model orientasi keputusan dan sistem

yang berpengalaman, hasilnya bisa jadi sangat kuat.

6. MANAJEMEN DATA

1. Pendekatan Berorientasi File

Suatu perusahaan dagang yang menggunakan pendekatan berorientasi file untuk siklus

pengeluarannya terdiri dari daftar master, transaksi, dokumen terbuka, referensi, dan file lain

yang dibutuhkan oleh sebuah perusahaan dagang . Elemen data yang terkandung dalam

catatan file tersebut akan bervariasi dari perusahaan.

2. Pendekatan Basis Data

Ketika perusahaan mengubah pendekatan basis data, isi basis data siklus pengeluaran

akan sangat mirip dengan pendekatan berorientasi file. Dalam rangka untuk menentukan

struktur data tertentu, perancang sistem mengembangkan pandangan konseptual dan logis.

Diagram Entity-Relationship Siklus Pengeluaran. Diagram telah disederhanakan dengan

menggabungkan peristiwa permintaan dan pembelian ke peristiwa pembelian tunggal dan

8

menggabungkan peristiwa penerimaan dan vouching menjadi peristiwa pembayaran tunggal

ada dua jenis yaitu: a) one to many realtionship, hubungan satu suplier dengan banyak order

pemesanan dan b) many to many realtionship, setiap order pembelian dan hutang dapat

melibatkan lebih dari satu item barang (produk).

Logical view Struktur Data Siklus Pengeluaran. Data pandangan logis ditentukan oleh

"pemetaan" dari diagram entitas-hubungan dengan diagram struktur data. Jika struktur

jaringan yang dipilih, misalnya, pemetaan akan menghasilkan catatan yang sesuai dengan

entitas dan hubungan dalam diagram entity-relationship. Jika struktur relasional yang dipilih,

pemetaan lebih melibatkan tabel daripada catatan.

7. PENGENDALIAN INTERNAL

Ada dua jenis yaitu:

1. Pengendalian umum terdiri dari: (1) Pengendalian organisasi,fungsi penyimpanan harus

dipisahkan dari fungsi pencatatan. (2) Pengendalian dokumentasi yang lengkap dan up

to date berhubungan dengan siklus pengeluaran. (3) Pengendalian akuntabilitas

aset,dengan melakukan rekonsiliasi hutang, persediaan dan bank secara periodik. (4)

Pengendalian praktik manajemen,meliputi karyawan yang terlatih, pengembangan

sistem yang terencana, pelaksanaan audit dan analisis periodik oleh manajer. (5)

Pengendalian operasi pusat data, jadwal pemrosesan komputer serta pembelian dan

batch pengeluaran kas harus ditentukan dengan jelas. (6) Pengendalian otorisasi,

dimana semua transaksi pembelian barang atau jasa harus diotorisasi oleh manajer

yang ditunjuk. (7) Pengendalian akses, meliputi penggunaan password, terminal entry

sistem, perlindungan fisik gudang dan back up data.

2. Pengendalian aplikasi meliputi pengendalian input, pengendalian pemrosesan, dan

pengendalian output. Bagi perusahaan yang menggunakan sistem berbasis Web untuk

transaksi pembelian memerlukan prosedur keamanan tambahan berkaitan dengan

pembuktian, pengotorisasian, akuntabilitas, pengiriman data, serta kemungkinan

bencana dan rencana perbaikan.

9

DAFTAR REFERENSI

Wilkinson, Joseph W., Michael J. Cerullo, Vasant Raval, dan Bernard Wong-On-Wing. 2000.

Accounting Information System: Essential Concepts and Applications 4th Edition.

New York: John Wiley and Sons.

10