SALINAN
PERATURAN
KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 010/E/2013
TENTANG
PEDOMAN TATA NASKAH DINAS
LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA,
Menimbang : bahwa sehubungan dengan telah diundangkannya Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 80 Tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah dan untuk tertib administrasi naskah dinas di lingkungan Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI), perlu menetapkan Peraturan Kepala LIPI tentang Pedoman Tata Naskah Dinas LIPI;
Mengingat : 1. Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Departemen, sebagaimana telah beberapa kali diubah, terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 3 Tahun 2013;
2. Keputusan Presiden Nomor 110 Tahun 2001 tentang Unit Organisasi dan Tugas Eselon I Lembaga Pemerintah Non Departemen, sebagaimana telah beberapa kali diubah, terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2013;
3. Keputusan Presiden Nomor 61/M Tahun 2010;
4. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 80 Tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2013 Nomor 69);
5. Peraturan Kepala LIPI Nomor 03/E/2013 tentang Logo Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia;
6. Keputusan Kepala LIPI Nomor 1151/M/2001 tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia, sebagaimana telah diubah dengan Keputusan Kepala LIPI Nomor 3212/M/2004;
M E M U T U S K A N :
Menetapkan : PERATURAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA.
Pasal 1
Pedoman Tata Naskah Dinas Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia, yang selanjutnya disebut Pedoman Tata Naskah Dinas LIPI, ditujukan untuk menjadi pedoman bagi Pejabat dan/atau Pelaksana pengelola tata naskah dinas di lingkungan LIPI dalam pengelolaan naskah dinas.
Pasal 2
Sistematika Pedoman Tata Naskah Dinas LIPI meliputi: Bab I Pendahuluan Bab II Jenis dan Format Naskah Dinas Bab III Penyusunan Naskah Dinas Bab IV Pengurusan Naskah Dinas Korespodensi Bab V Pejabat Penanda Tangan Naskah Dinas Bab VI Penggunaan Logo LIPI dalam Naskah Dinas Bab VII Perubahan, Pencabutan, Pembatalan, Ralat, dan Penggandaan
Naskah Dinas Bab VIII Penutup
Pasal 3
Pedoman Tata Naskah Dinas LIPI sebagaimana tercantum dalam lampiran Peraturan Kepala LIPI ini merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala LIPI ini.
Pasal 4
(1) Pada saat Peraturan Kepala LIPI ini mulai berlaku, Keputusan Kepala LIPI Nomor 02/E/2002, tanggal 2 Januari 2002 tentang Pedoman Tata Persuratan dan Pedoman Tata Kearsipan Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia, dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.
(2) Keputusan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) masih dapat dipedomani paling lama sampai dengan tanggal 23 Agustus 2014.
Pasal 5
Peraturan Kepala LIPI ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Kepala LIPI ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik Indonesia.
Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 17 Desember 2013
KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA, ttd. LUKMAN HAKIM
Diundangkan di Jakarta pada tanggal 18 Desember 2013 MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, ttd. AMIR SYAMSUDIN BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2013 NOMOR 1498 Disalin sesuai dengan aslinya Kepala Biro Kerja Sama dan Pemasyarakatan Iptek, ttd. Bogie Soedjatmiko Eko Tjahjono NIP 19560226 198603 1 001
1
SALINAN
LAMPIRAN PERATURAN KEPALA LIPI NOMOR : 10/E/2013 TANGGAL : 17 DESEMBER 2013
PEDOMAN TATA NASKAH DINAS
LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Tata Naskah Dinas Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI)
merupakan landasan dalam penyelenggaraan kegiatan surat-menyurat
yang berhubungan dengan kedinasan. Tata Naskah Dinas mengatur
naskah kedinasan sebagai sarana komunikasi kedinasan dalam
mendukung kelancaran pelaksanaan tugas-tugas umum pemerintahan
dan pembangunan.
Pedoman Tata Naskah Dinas secara nasional telah diatur dalam
Peraturan Menteri Pendayagunan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi Republik Indonesia Nomor 80 Tahun 2012 tentang Pedoman
Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah. Sehubungan dengan peraturan
tersebut, Pedoman Tata Naskah dinas LIPI yang telah diatur dengan
Keputusan Kepala LIPI Nomor 02/E/2002 tentang Pedoman Tata
Persuratan dan Pedoman Tata Kearsipan LIPI perlu disesuaikan.
B. Maksud dan Tujuan
1. Maksud
Pedoman Tata Naskah Dinas LIPI dimaksudkan sebagai acuan
penyelenggaraan Tata Naskah Dinas oleh Satuan Kerja di lingkungan
LIPI.
2. Tujuan
Pedoman ini bertujuan untuk menyeragamkan pengelolaan Tata
Naskah Dinas LIPI dan menciptakan kelancaran komunikasi tertulis
yang efektif dan efisien dalam penyelenggaraan tugas dan fungsi
LIPI.
2
C. Dasar Hukum
1. Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan,
Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja
Lembaga Pemerintah Non Departemen, sebagaimana telah beberapa
kali diubah, terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 3 Tahun
2013;
2. Keputusan Presiden Nomor 110 Tahun 2001 tentang Unit Organisasi
dan Tugas Eselon I Lembaga Pemerintah Non Departemen,
sebagaimana telah beberapa kali diubah, terakhir dengan Peraturan
Presiden Nomor 4 Tahun 2013;
3. Keputusan Presiden Nomor 61/M Tahun 2010;
4. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi Nomor 80 Tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas
Instansi Pemerintah (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2013
Nomor 69);
5. Peraturan Kepala LIPI Nomor 03/E/2013 tentang Logo Lembaga Ilmu
Pengetahuan Indonesia;
6. Keputusan Kepala LIPI Nomor 1151/M/2001 tentang Organisasi dan
Tata Kerja Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia, sebagaimana telah
diubah dengan Keputusan Kepala LIPI Nomor 3212/M/2004;
D. Sasaran
Sasaran penetapan Pedoman Tata Naskah Dinas LIPI adalah:
1. tercapainya kesamaan pengertian dan pemahaman dalam
penyelenggaraan tata naskah dinas di seluruh satuan kerja di
lingkungan LIPI;
2. terwujudnya keterpaduan penyelenggaraan tata naskah dinas di
lingkungan LIPI;
3. terciptanya kemudahan dan kelancaran dalam komunikasi tulis;
4. tercapainya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan tata naskah
dinas.
E. Asas
Pedoman Tata Naskah Dinas LIPI disusun berdasarkan asas sebagai
berikut:
1. Efektif dan Efisien
Penyelenggaraan tata naskah dinas perlu dilakukan secara efektif dan
efisien dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah
3
dinas, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa
Indonesia yang baik, benar, dan lugas.
2. Pembakuan
Naskah dinas diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk
yang telah dibakukan.
3. Pertanggungjawaban
Penyelenggaraan tata naskah dinas dapat dipertanggungjawabkan
dari segi isi, format, prosedur, kewenangan, dan keabsahan.
4. Keterkaitan
Kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas dilakukan dalam satu
kesatuan sistem administrasi umum.
5. Kecepatan dan Ketepatan
Naskah dinas harus dapat diselesaikan secara cepat, tepat waktu, dan
tepat sasaran dalam redaksional, prosedural, dan distribusi.
6. Keamanan
Tata naskah dinas harus aman dalam penyusunan, klasifikasi,
penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan, dan
distribusi.
F. Ruang Lingkup
Ruang lingkup Pedoman Tata Naskah Dinas LIPI meliputi:
1. jenis dan format naskah dinas;
2. penyusunan naskah dinas;
3. pengurusan naskah dinas korespondensi;
4. pejabat penanda tangan naskah dinas;
5. penggunaan lambang negara dan logo di dalam naskah dinas;
6. perubahan, pencabutan, pembatalan, dan ralat naskah dinas.
G. Pengertian Umum
Pengertian umum dalam pedoman ini meliputi hal-hal berikut:
1. Naskah Dinas adalah komunikasi tertulis sebagai alat komunikasi
kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang
berwenang di lingkungan instansi pemerintah dalam rangka
penyelenggaraan tugas pemerintahan.
2. Tata Naskah Dinas adalah penyelenggaraan komunikasi tertulis yang
meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan,
pengabsahan, distribusi, dan penyimpanan naskah dinas serta media
yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.
4
3. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan
tata letak dan redaksional, serta penggunaan lambang negara, logo,
dan cap dinas.
4. Penanda Tangan Naskah Dinas adalah pejabat yang berwenang
menandatangani naskah dinas sesuai dengan tugas dan tanggung
jawab kedinasan pada jabatannya.
5. Logo LIPI adalah logo sebagaimana dimaksud dalam Peraturan Kepala
LIPI Nomor 03/E/2013 tentang Logo Lembaga Ilmu Pengetahuan
Indonesia.
5
BAB II
JENIS DAN FORMAT NASKAH DINAS
Jenis naskah dinas terdiri atas dua macam, yaitu naskah dinas arahan dan
naskah dinas korespondensi. Kedua jenis naskah dinas tersebut sebagai
berikut:
A. Naskah Dinas Arahan
Naskah dinas arahan merupakan naskah dinas yang memuat kebijakan
pokok atau kebijakan pelaksanaan yang menjadi pedoman dan
dilaksanakan dalam penyelenggaraan tugas dan kegiatan setiap Satuan
Kerja Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI) yang berupa produk
hukum yang bersifat pengaturan, penetapan, dan penugasan.
1. Naskah Dinas Pengaturan
Naskah dinas yang bersifat pengaturan terdiri atas peraturan,
pedoman, petunjuk pelaksanaan, Standar Operasional Prosedur
(SOP), dan surat edaran.
a. Peraturan
Ketentuan lebih lanjut tentang pengertian, kewenangan, format,
dan tata cara penulisan peraturan diatur dengan peraturan
perundang-undangan.
b. Pedoman
1) Pengertian
Pedoman adalah naskah dinas yang memuat acuan yang
bersifat umum di lingkungan LIPI yang perlu dijabarkan ke
dalam petunjuk operasional dan penerapannya disesuaikan
dengan karakteristik satuan kerja yang bersangkutan.
2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan
Pedoman dibuat dalam rangka menindaklanjuti kebijakan yang
lebih tinggi dan pengabsahannya ditetapkan dengan peraturan
serta ditandatangani pejabat yang berwenang.
3) Susunan
a) Lampiran
Pedoman dicantumkan sebagai lampiran peraturan dan
ditulis di atas kertas dengan menggunakan logo LIPI yang
diletakkan secara simetris di atas, serta dicantumkan
6
tulisan lampiran peraturan, nomor, tentang, dan nama
pedoman dengan menggunakan huruf kapital serta
ditempatkan secara simetris.
b) Kepala
Bagian kepala Pedoman terdiri dari tulisan pedoman dan
judul yang ditulis secara simetris dengan menggunakan
huruf kapital dan dicantumkan di tengah atas.
c) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh pedoman terdiri dari:
(1) pendahuluan, yang berisi latar belakang, maksud dan
tujuan, sasaran, asas, ruang lingkup, dan pengertian
umum;
(2) materi pedoman;
(3) penutup, yang terdiri dari hal yang harus diperhatikan
dan penjabaran lebih lanjut.
d) Kaki
Bagian kaki pedoman terdiri dari:
(1) nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang
ditulis dalam huruf kapital dan diakhiri dengan tanda
baca koma;
(2) tanda tangan;
(3) nama lengkap, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa
mencantumkan gelar.
7
Format Pedoman dapat dilihat pada Contoh 1.
LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA
PEDOMAN
................................................................
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
...........................................................................................................................
B. Maksud dan Tujuan
...........................................................................................................................
C. Dst
BAB II
A. ...........................................................................................................................
B. dan seterusnya
BAB III
A. ...........................................................................................................................
B. dan seterusnya
LAMPIRAN
PERATURAN KEPALA..........
NOMOR.......TAHUN............
TENTANG................................
Logo dan nama LIPI yang telah
dicetak
Penulisan
Lampiran
Judul yang
ditulis
dengan
huruf kapital
NAMA JABATAN,
tanda tangan
dan cap jabatan
NAMA LENGKAP
Nama jabatan dan
Nama lengkap ditulis dengan
huruf kapital tanpa
gelar
8
c. Petunjuk Pelaksanaan
1) Pengertian
Petunjuk pelaksanaan adalah naskah dinas pengaturan yang
memuat cara pelaksanaan kegiatan, termasuk urutan
pelaksanaannya.
2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan
Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani
petunjuk pelaksanaan adalah pejabat yang berwenang.
3) Susunan
a) Lampiran
Petunjuk pelaksanaan dicantumkan sebagai lampiran
peraturan dan ditulis di atas kertas dengan menggunakan
logo LIPI yang diletakkan secara simetris di atas serta
dicantumkan tulisan lampiran peraturan, nomor, tentang,
dan nama pelaksanaan dengan menggunakan huruf kapital.
b) Kepala
Bagian kepala petunjuk pelaksanaan terdiri dari tulisan
petunjuk pelaksanaan dan rumusan judul petunjuk
pelaksanaan, ditulis dengan huruf kapital dan dicantumkan
secara simetris di atas.
c) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh petunjuk pelaksanaan terdiri dari:
(1) pendahuluan yang memuat penjelasan umum, maksud
dan tujuan petunjuk pelaksanaan, ruang lingkup,
pengertian, dan hal lain yang dipandang perlu;
(2) batang tubuh materi petunjuk pelaksanaan yang dengan
jelas menunjukkan urutan tindakan, pengorganisasian,
koordinasi, pengawasan dan pengendalian, serta hal
lain yang dipandang perlu untuk dilaksanakan.
d) Kaki
Bagian kaki petunjuk pelaksanaan terdiri dari:
(1) nama jabatan pejabat yang menetapkan petunjuk
pelaksanaan, yang ditulis dengan huruf kapital dan
diakhiri dengan tanda baca koma;
(2) tanda tangan pejabat yang menetapkan;
(3) nama lengkap pejabat yang menandatangani yang ditulis
dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar.
9
Format Petunjuk Pelaksanaan dapat dilihat pada Contoh 2.
d. Standar Operasional Prosedur
Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian instruksi
tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses
penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana, kapan harus
dilakukan, di mana, dan oleh siapa dilakukan. SOP administrasi
pemerintahan merupakan prosedur operasional standar dari
berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan.
LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA
PETUNJUK PELAKSANAAN
................................................................
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
......................................................................................................................
B. Maksud dan Tujuan
.......................................................................................................................
C. Dst
BAB II
PELAKSANAAN
A. ......................................................................................................................
B. dan seterusnya
BAB III
A. ......................................................................................................................
B. dan seterusnya
KEPALA
LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA
ttd
LUKMAN HAKIM
LAMPIRAN
PERATURAN KEPALA..........
NOMOR.......TAHUN............
TENTANG................................
Logo dan nama LIPI yang telah
dicetak
Penulisan
Lampiran
Judul pettunjuk
pelaksanaan
yang ditulis dengan huruf
kapital dengan
huruf kapital
Nama jabatan dan
nama lengkap yang
ditulis dengan huruf
kapital tanpa gelar
10
Ketentuan lebih lanjut tentang SOP administrasi pemerintahan
diatur dengan peraturan perundang-undangan.
e. Surat Edaran
1) Pengertian
Surat edaran adalah naskah dinas yang memuat
pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting dan
mendesak.
2) Wewenang Penandatanganan
Kewenangan untuk menandatangani surat edaran oleh pejabat
pimpinan tertinggi instansi pemerintah dapat dilimpahkan
kepada pejabat pimpinan sekretariat atau pejabat yang
ditunjuk sesuai dengan substansi surat edaran.
3) Susunan
a) Kepala
Bagian kepala surat edaran terdiri dari:
(1) kop naskah dinas yang berisi logo LIPI dan nama
organisasi/satuan kerja, yang ditulis dengan huruf
kapital, diletakkan secara simetris;
(2) tulisan surat edaran yang dicantumkan di bawah nama
organisasi/satuan kerja, ditulis dengan huruf kapital
dan nomor surat edaran di bawahnya secara simetris;
(3) kata tentang yang dicantumkan di bawah frasa surat
edaran ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
(4) rumusan judul surat edaran yang ditulis dengan huruf
kapital secara simetris di bawah kata tentang.
b) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat edaran terdiri dari:
(1) alasan tentang perlunya dibuat surat edaran;
(2) peraturan perundang-undangan atau naskah dinas; lain
yang menjadi dasar pembuatan surat edaran;
(3) pemberitahuan tentang hal tertentu yag dianggap
mendesak.
c) Kaki
Bagian kaki surat edaran terdiri dari:
(1) tempat dan tanggal penetapan;
(2) nama jabatan pejabat penanda tangan, yang ditulis
dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca
koma;
11
(3) tanda tangan pejabat;
(4) nama lengkap pejabat penanda tangan yang ditulis
dengan huruf kapital;
(5) cap dinas.
4) Distribusi
Surat edaran disampaikan dengan surat dinas/
memorandum/nota dinas dari pejabat yang berwenang kepada
pejabat dan pihak terkait lainnya.
Format Surat Edaran dapat dilihat pada Contoh 3.
LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA
SURAT EDARAN
NOMOR.....TAHUN........
TENTANG
................................................................
A. Latar Belakang
.......................................................................................................................
B. Maksud dan Tujuan
.......................................................................................................................
C. Ruang Lingkup
.......................................................................................................................
D. Dasar
.......................................................................................................................
E. Dan seterusnya
Ditetapkan di...........
Pada tanggal.............
KEPALA
LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA
ttd
LUKMAN HAKIM
Logo dan nama satuan kerja yang
telah dicetak
Penomoran yang
berurutan dalam
satu tahun takwin
Judul Surat Edaran yang
ditulis dengan
huruf kapital
Kota sesuai dengan
alamat satuan kerja
dan tanggal
penandantanganan
Nama jabatan dan nama lengkap yang
ditulis dengan huruf
kapital
12
2. Naskah Dinas Penetapan (Keputusan)
Jenis naskah dinas penetapan hanya ada satu macam yaitu
Keputusan.
a. Pengertian
Keputusan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan yang
bersifat menetapkan, tidak bersifat mengatur, dan merupakan
pelaksanaan kegiatan yang digunakan untuk:
1) menetapkan/mengubah status kepegawaian/personal/
keanggotaan/material/peristiwa;
2) menetapkan/mengubah/membubarkan suatu kepanitiaan/
tim;
3) menetapkan pelimpahan wewenang.
b. Wewenang Penetapan dan Penandatanganan
Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani
Keputusan adalah pejabat yang bewenang berdasarkan lingkup
tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.
c. Susunan
1) Kepala
Bagian kepala Keputusan terdiri dari:
(a) kop naskah dinas yang berisi Logo LIPI ditulis dengan huruf
kapital secara simetris;
(b) kata Keputusan dan nama jabatan pejabat yang
menetapkan ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
(c) nomor Keputusan ditulis dengan huruf kapital secara
simetris;
(d) kata penghubung tentang ditulis dengan huruf kapital
secara simetris
(e) judul Keputusan ditulis dengan huruf kapital secara
simetris;
(f) nama jabatan pejabat yang menetapkan Keputusan ditulis
dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma
secara simetris
13
2) Konsiderans
Bagian konsiderans Keputusan terdiri dari:
(a) kata menimbang, yaitu konsiderans yang memuat
alasan/tujuan/kepentingan/pertimbangan tentang perlu
ditetapkannya Keputusan;
(b) kata mengingat, yaitu konsiderans yang memuat peraturan
perundang-undangan sebagai dasar pengeluaran
Keputusan.
3) Diktum
Bagian diktum Keputusan terdiri:
(a) diktum dimulai dengan kata memutuskan yang ditulis
dengan huruf kapital dan diikuti kata menetapkan di tepi
kiri dengan huruf awal kapital;
(b) substansi kebijakan yang ditetapkan dicantumkan setelah
kata menetapkan yang ditulis dengan huruf awal kapital;
(c) untuk keperluan tertentu, Keputusan dapat dilengkapi
dengan Salinan dan Petikan sesuai dengan peraturan
perundang-undangan.
4) Batang Tubuh
Sistematika dan cara penulisan bagian batang tubuh
Keputusan sama dengan ketentuan dalam penyusunan
Peraturan, tetapi substansi Keputusan diuraikan bukan dalam
pasal-pasal, melainkan diawali dengan bilangan bertingkat/
diktum Kesatu, Kedua, Ketiga, dan seterusnya.
5) Kaki
Bagian kaki Keputusan terdiri dari:
(a) tempat dan tanggal penetapan Keputusan;
(b) jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan
huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma;
(c) tanda tangan pejabat yang menetapkan Keputusan;
(d) nama lengkap pejabat yang menandatangani Keputusan,
yang ditulis dengan huruf capital dan tanpa mencantumkan
gelar.
14
d. Pengabsahan
1) Pengabsahan merupakan suatu pernyataan bahwa sebelum
digandakan dan didistribusikan dengan sah, suatu Keputusan
telah dicatat dan diteliti sehingga dapat diumumkan oleh
pejabat yang bertanggung jawab di bidang hukum, administrasi
umum, atau pejabat yang ditunjuk sesuai dengan substansi
Keputusan.
2) Pengabsahan dicantumkan di bawah ruang tanda tangan
sebelah kiri bawah, yang terdiri atas kata Salinan sesuai
dengan aslinya, nama jabatan, tanda tangan, nama pejabat
penanda tangan (nama jabatan dan nama lengkap ditulis
dengan huruf awal kapital).
e. Distribusi
Keputusan yang telah ditetapkan didistribusikan kepada yang
berkepentingan.
Hal yang perlu diperhatikan: pengertian, kewenangan, format, dan
tata cara penulisan Keputusan disesuaikan dengan ketentuan yang
berlaku.
15
Format Keputusan dapat dilihat pada Contoh 4.
LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA
KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA
NOMOR.....TAHUN........
TENTANG
................................................................
KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA
Menimbang : a. bahwa..........................................................................................;
b. bahwa..........................................................................................;
Mengingat : 1. ....................................................................................................;
2. ....................................................................................................;
MEMUTUSKAN:
Menetapkan : KEPUTUSAN...........................TENTANG ..........................................
........................................................................................................
KESATU :
……………………..........................................................................................................
KEDUA :
……………………..........................................................................................................
KETIGA :
……………………..........................................................................................................
Ditetapkan di...........
Pada tanggal.............
KEPALA
LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA
ttd
LUKMAN HAKIM
Logo dan nama
satuan kerja yang
telah dicetak
Judul Keputusan
ditulis dengan huruf
kapital
Alasan tentang perlu ditetapkan
Keputusan
Ketentuan perundang-undangan
yang menjadi dasar
ditetapkan keputusan
Subtansi tentang
kebijakan yang
ditetapkan
Kota sesuai dengan alamat instansi dan
tanggal
penandatanganan
Nama jabatan dan nama lengkap yang
ditulis dengan huruf
kapital tanpa
mencantumkan gelar
16
3. Naskah Dinas Penugasan
a. Instruksi
1) Pengertian
Instruksi adalah naskah dinas yang memuat perintah atau
arahan untuk melakukan pekerjaan atau melaksanakan tugas
yang bersifat sangat penting.
2) Wewenang Penandatanganan
Pejabat yang berwenang menandatangani instruksi adalah
pejabat yang berwenang.
3) Susunan
a) Kepala
Bagian kepala instruksi terdiri dari:
(1) kop naskah dinas yang berisi gambar logo LIPI dan nama
instansi atau satuan kerja yang ditulis dengan huruf
kapital secara simetris;
(2) kata instruksi dan nama jabatan pejabat yang
menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital secara
simetris;
(3) nomor instruksi yang ditulis dengan huruf kapital secara
simetris;
(4) kata tentang yang ditulis dengan huruf kapital secara
simetris;
(5) judul instruksi yang ditulis dengan huruf kapital secara
simetris;
(6) nama jabatan pejabat yang menetapkan instruksi, yang
ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda
baca koma secara simetris.
b) Konsiderans
Bagian konsiderans instruksi terdiri dari:
(1) kata menimbang yang memuat latar belakang penetapan
instruksi;
(2) kata mengingat yang memuat dasar hukum sebagai
landasan penetapan instruksi.
c) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh instruksi memuat substansi Instruksi.
17
d) Kaki
Bagian kaki instruksi terdiri dari:
(1) tempat (kota sesuai dengan alamat instansi) dan tanggal
penetapan instruksi;
(2) nama jabatan pejabat yang menetapkan instruksi, yang
ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda
koma;
(3) tanda tangan pejabat yang menetapkan instruksi;
(4) nama lengkap pejabat yang menandatangani instruksi,
yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan
gelar.
4) Distribusi
Instruksi yang telah ditetapkan didistribusikan kepada yang
berkepentingan.
5) Hal yang Perlu Diperhatikan
a) Instruksi merupakan pelaksanaan kebijakan pokok
sehingga instruksi harus merujuk pada suatu peraturan
perundang-undangan.
b) Wewenang penetapan dan penandatanganan instruksi tidak
dapat dilimpahkan kepada pejabat lain.
18
Format Instruksi dapat dilihat pada Contoh 5.
LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA
INSTRUKSI
...................................................................
NOMOR.....TAHUN........
TENTANG
................................................................
KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA,
(nama jabatan)
Dalam rangka..................................................................dengan ini memberi instruksi
Kepada : 1. Nama/jabatan pegawai;
2. Nama/jabatan pegawai;
3. dts
Untuk :
KESATU :
.......................................................................................................................
KEDUA :
.......................................................................................................................
KETIGA :
.......................................................................................................................
KEEMPAT : Melaksanakan instruksi ini dengan penuh tanggung jawab.
Instruksi......ini mulai berlaku pada tanggal dikeluarkan.
Ditetapkan di...........
Pada tanggal.............
KEPALA
LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA,
ttd
LUKMAN HAKIM
Logo dan nama
LIPI/satuan kerja
yang telah dicetak
Judul instruksi yang ditulis dengan huruf
kapital
Alasan tentang perlu
ditetapkan Instruksi
Daftar pejabat yang
menerima Instruksi
Kota sesuai dengan alamat instansi dan
tanggal
Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis
dengan huruf kapital
tanpa mencantumkan
gelar
Substansi tentang arahan yang
diinstruksikan
19
b. Surat Perintah
1) Pengertian
Surat perintah adalah naskah dinas dari atasan atau pejabat
yang berwenang yang ditujukan kepada bawahan atau pegawai
lainnya yang berisi perintah untuk melaksanakan pekerjaan
tertentu.
2) Wewenang Pembuatan dan Penandantangan
Surat perintah dibuat dan ditandatangani oleh atasan atau
pejabat yang bewenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang,
dan tanggung jawabnya.
3) Susunan
a) Kepala
Bagian kepala surat perintah terdiri dari:
(1) kop naskah dinas yang berisi logo LIPI dan nama
instansi, yang ditulis dengan huruf awal kapital secara
simetris;
(2) kata surat perintah yang ditulis dengan huruf kapital
secara simetris;
(3) nomor berada di bawah tulisan surat perintah.
b) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat perintah terdiri dari:
(1) konsiderans meliputi pertimbangan dan/atau dasar:
pertimbangan memuat alasan ditetapkannya surat
perintah; dasar memuat ketentuan yang dijadikan
landasan ditetapkannya surat perintah tersebut.
(2) diktum dimulai dengan frasa memberi perintah, yang
ditulis dengan huruf kapital dicantumkan secara
simetris, diikuti kata kepada di tepi kiri serta nama dan
jabatan pegawai yang mendapat perintah. Di bawah kata
kepada ditulis kata untuk disertai perintah-perintah yang
harus dilaksanakan.
c) Kaki
Bagian kaki surat perintah terdiri dari:
(1) tempat dan tanggal surat perintah;
20
(2) nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang
ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal
unsurnya dan diakhiri dengan tanda baca koma;
(3) tanda tangan pejabat yang menugasi;
(4) nama lengkap pejabat yang menandatangani surat
perintah, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada
setiap awal unsurnya;
(5) cap dinas.
4) Distribusi dan Tembusan
a) Surat perintah disampaikan kepada pihak yang mendapat
perintah.
b) Tembusan surat perintah disampaikan kepada
pejabat/instansi yang terkait.
5) Hal yang Perlu Diperhatikan
a) Bagian konsiderans memuat pertimbangan atau dasar.
b) Jika perintah merupakan tugas kolektif, daftar pegawai
yang ditugasi dimasukkan ke dalam lampiran yang terdiri
dari kolom nomor urut, nama, pangkat, NIP, jabatan, dan
keterangan.
c) Surat perintah tidak berlaku lagi setelah tugas yang termuat
selesai dilaksanakan.
21
Format Surat Perintah dapat dilihat pada Contoh 6.
LEMBAGA ILMU PENGETAUAN INDONESIA
SURAT PERINTAH
Nomor......./..../.../tahun
KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA
Menimbang : a. bahwa....................................................................................................;
b. bahwa………………………………………………… ………………………………………………;
Dasar : 1. ...............................................................................................................;
2. ………………………………………………………………..…………………………………………..;
Memberi Perintah
Kepada : 1. Nama, nip, jabatan
2. Nama, Nip, jabatan
3. dan seterusnya.
Untuk : 1. ………………………………………………………………………………………………………………;
2. ……………………………………………………………………………………………………………..;
3. dan seterusnya.
Nama tempat, tanggal……
Kepala
Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia,
Ttd dan cap
Prof. Dr. Lukman Hakim, M.Sc
Tembusan:
1. ……………….
2. …………..…..
3. Dst.
Logo dan nama
LIPI/ satuan kerja
yang telah dicetak
Nama Jabatan yang
menandatangani
Peraturan/dasar
ditetapkan Surat
Perintah
Daftar Pejabat yang menerima
perintah
Substansi arahan
yang diperintahkan
Kota sesuai alamat
satuan kerja dan tanggal
penandatanganan
Nama jabatan dan nama lengkap yang
ditulis dengan huruf
awal kapital
22
c. Surat Tugas
1) Pengertian
Surat tugas adalah naskah dinas dari atasan atau pejabat yang
berwenang yang ditujukan kepada bawahan atau pegawai
lainnya yang berisi penugasan untuk melaksanakan pekerjaan
sesuai dengan tugas dan fungsi.
2) Wewenang Pembuatan dan Penandatangan
Surat tugas dibuat dan ditandatangani oleh atasan atau
pejabat yang bewenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang,
dan tanggung jawabnya.
3) Susunan
a) Kepala
Bagian kepala Surat Tugas terdiri dari:
(1) kop naskah dinas yang berisi logo LIPI dan nama satuan
kerja yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
(2) kata surat tugas yang ditulis dengan huruf kapital secara
simetris;
(3) nomor berada di bawah tulisan surat tugas.
b) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat tugas terdiri dari:
(1) konsiderans meliputi pertimbangan dan/atau dasar;
pertimbangan memuat alasan ditetapkannya surat
tugas; dasar memuat ketentuan yang dijadikan landasan
ditetapkannya surat tugas tersebut;
(2) diktum dimulai dengan frasa memberi tugas yang ditulis
dengan huruf kapital dicantumkan secara simetris,
diikuti kata kepada di tepi kiri serta nama dan jabatan
pegawai yang mendapat tugas. Di bawah kata kepada
ditulis kata untuk disertai tugas-tugas yang harus
dilaksanakan.
c) Kaki
Bagian kaki surat tugas terdiri dari:
(1) tempat dan tanggal surat tugas;
(2) nama jabatan penanda tangan, ditulis dengan huruf
awal kapital pada setiap awal unsurnya dan diakhiri
dengan tanda baca koma;
23
(3) tanda tangan pejabat yang memberi tugas;
(4) nama lengkap pejabat yang menandatangani surat
tugas, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada
setiap awal unsurnya;
(5) cap dinas.
4) Distribusi dan Tembusan
a) Surat Tugas disampaikan kepada yang mendapat tugas.
b) Tembusan surat tugas disampaikan kepada pejabat/
instansi yang terkait.
5) Hal yang Perlu Diperhatikan
a) Bagian konsiderans memuat pertimbangan atau dasar.
b) Jika tugas merupakan tugas kolektif, daftar pegawai yang
ditugasi dimasukkan ke dalam lampiran yang terdiri dari
kolom nomor urut, nama, pangkat, NIP, jabatan, dan
keterangan.
c) Surat tugas tidak berlaku lagi setelah tugas yang termuat
selesai dilaksanakan.
24
Format Surat Tugas dapat dilihat pada Contoh 7.
BIRO UMUM DAN PERLENGKAPAN
LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA
SURAT TUGAS
Nomor......./..../.../tahun
KEPALA BIRO UMUM DAN PERLENGKAPAN
Menimbang : a. bahwa.......................................................................................;
b. bahwa…..…………………………………….……...…………………………;
Dasar : 1. ..................................................................................................;
2. ………………………………….…………………..……………………………..;
Memberi Tugas
Kepada : 1. Nama, nip, jabatan
2. Nama, Nip, jabatan
3. dan seterusnya.
Untuk : 1. ………………………………………………….………………..……………………;
2. ……………………………………….………………………………………………..;
3. dan seterusnya.
Nama tempat, tanggal……
Kepala
Biro Umum dan Perlengkapan LIPI,
Ttd dan cap
Amas, SE., MM
Tembusan:
1. ……………….
2. …………..…..
3. Dst.
Logo dan nama
satuan kerja yang
telah dicetak
Penomoran yang
berurutan dalam satu tahun takwin
Nama jabatan yang
menandatangani
Peraturan/dasar
ditetapkan Surat
Tugas
Daftar Pejabat
yang menerima
tugas
Substansi arahan
yang ditugaskan
Kota sesuai alamat
satuan kerja dan tanggal
penandatanganan
Nama jabatan dan nama lengkap yang
ditulis dengan huruf
awal kapital
25
B. Naskah Dinas Korespondensi
1. Naskah Dinas Korespondensi Internal
a. Nota Dinas
1) Pengertian
Nota dinas adalah naskah dinas intern yang dibuat oleh pejabat
dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan laporan,
pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau penyampaian
kepada pejabat lain. Nota dinas memuat hal yang bersifat rutin,
berupa catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan
yang panjang, dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh
pejabat yang dituju.
2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
Nota dinas dibuat oleh pejabat dalam satu lingkungan satuan
organisasi/kerja sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung
jawabnya.
3) Susunan
a) Kepala
Bagian kepala nota dinas terdiri dari:
(1) kop naskah dinas yang berisi nama instansi/satuan
kerja ditulis secara simetris di tengah atas;
(2) kata nota dinas ditulis dengan huruf kapital secara
simetris;
(3) kata nomor ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
(4) singkatan yth. ditulis dengan huruf awal kapital, diikuti
dengan tanda baca titik;
(5) kata dari ditulis dengan huruf awal kapital;
(6) kata hal ditulis dengan huruf awal kapital;
(7) kata tanggal ditulis dengan huruf awal kapital.
b) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh nota dinas terdiri dari alinea
pembuka, isi, dan penutup ditulis secara singkat, padat,
dan jelas.
c) Kaki
Bagian kaki nota dinas terdiri dari tanda tangan, nama
pejabat, dan tembusan (jika perlu).
26
4) Hal yang Perlu Diperhatikan
a) Nota dinas tidak dibubuhi cap dinas.
b) Tembusan nota dinas berlaku di lingkungan intern instansi.
c) Penomoran nota dinas dilakukan dengan mencantumkan
nomor nota dinas, kode jabatan penanda tangan, kode
klasifikasi arsip, bulan, dan tahun.
Format Nota Dinas dapat dilihat pada Contoh 8.
BIRO UMUM DAN PERLENGKAPAN
LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA
NOTA DINAS
Nomor......./..../.../tahun
Yth : ...................................................
Dari : ...................................................
Hal : ...................................................
Tanggal : ...................................................
…………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………..……………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………..……………………………………….
……………………………………………………………………………………….…………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………………………..
Ttd
Amas, SE., MM.
Tembusan:
1. ……………….
2. …………..…..
3. Dst.
Penomoran yang berurutan
dalam satu
tahun takwin
Membuat laporan,
pemberitahuan, pernyataan, atau
permintaan yang
sifatmya rutin, berupa catatan
ringkas
Nama lengkap
yang ditulis dengan huruf awal
kapital, tidak
dibubuhi cap dinas
27
b. Memorandum
1) Pengertian
Memorandum adalah naskah dinas intern yang bersifat
mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan,
peringatan, saran, dan pendapat kedinasan.
2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
Memorandum dibuat oleh pejabat dalam lingkungan
instansi/satuan kerja sesuai dengan tugas, wewenang, dan
tanggung jawab.
3) Susunan
a) Kepala
Bagian kepala memorandum terdiri dari:
(1) kop naskah dinas yang berisi nama instansi/satuan
kerja ditulis secara simetris di tengah atas;
(2) kata memorandum ditulis di tengah dengan huruf
kapital;
(3) kata nomor ditulis di bawah kata memorandum dengan
huruf kapital;
(4) singkatan yth. ditulis dengan huruf awal kapital;
(5) kata dari ditulis dengan huruf awal kapital;
(6) kata hal yang ditulis dengan huruf awal kapital;
(7) kata tanggal yang ditulis dengan huruf awal kapital.
b) Batang Tubuh
Batang tubuh memorandum terdiri dari alinea pembuka,
alinea isi, dan alinea penutup yang singkat, padat, dan
jelas.
c) Kaki
Bagian kaki memorandum terdiri dari tanda tangan dan
nama pejabat serta tembusan jika diperlukan.
4) Hal yang Perlu Diperhatikan
a) Memorandum tidak dibubuhi cap dinas;
b) Tembusan memorandum berlaku di lingkungan intern
instansi;
28
c) Penomoran memorandum dilakukan dengan
mencantumkan nomor memorandum, kode jabatan
penanda tangan, kode klasifikasi arsip, bulan, dan tahun.
Format Memorandum dapat dilihat pada Contoh 9.
LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA
MEMORANDUM
Nomor......./..../.../tahun
Yth : ...................................................
Dari : ...................................................
Hal : ...................................................
Tanggal : ...................................................
……………………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………..…………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………………………..
Ttd
Dr. Akmadi Abbas, M.Eng, Sc
Tembusan:
1. ……………….
2. …………..…..
3. Dst.
Nama satuan kerja
Penomoran yang berurutan dalam
satu tahun takwin
Memuat materi yang
bersifat mengingatkan satu masalah atau
menyampaikan
saran/pendapat kedinasan
nama lengkap yang ditulis dengan huruf
awal kapital tidak
dibubuhi cap dinas
29
2. Naskah Dinas Korespondensi Eksternal
Jenis naskah dinas korespondensi eksternal hanya ada satu macam,
yaitu surat dinas.
a. Pengertian
Surat dinas adalah naskah dinas pelaksanaan tugas pejabat dalam
menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan,
pernyataan, permintaan, penyampaian naskah dinas atau barang,
atau hal kedinasan lainnya kepada pihak lain di luar instansi
maupun antarsatuan kerja di lingkungan LIPI.
b. Wewenang Penandatanganan
Surat dinas eksternal ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan
tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.
c. Susunan
1) Kepala
Bagian kepala surat dinas terdiri dari:
a) kop surat dinas yang berisi logo LIPI secara simetris;
b) nomor, sifat, lampiran, dan hal diketik dengan huruf awal
kapital di sebelah kiri di bawah kop surat dinas;
c) tempat dan tanggal pembuatan surat diketik di sebelah
kanan atas sejajar/sebaris dengan nomor;
d) kata yth. ditulis di bawah hal dan diikuti dengan nama
jabatan yang dikirimi surat;
e) alamat surat, ditulis di bawah yth.
2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat dinas terdiri dari alinea pembuka,
isi, dan penutup.
3) Kaki
Bagian kaki surat dinas terdiri dari
a) nama jabatan ditulis dengan huruf awal capital dan diakhiri
tanda baca koma;
b) tanda tangan pejabat;
c) nama lengkap pejabat/penanda tangan ditulis dengan huruf
awal kapital;
d) stempel/cap dinas yang digunakan sesuai dengan
ketentuan;
30
e) tembusan, yang memuat nama jabatan pejabat penerima
(jika ada)
d. Distribusi
Surat dinas disampaikan kepada penerima yang berhak.
e. Hal yang Perlu Diperhatikan
1) Kop surat dinas hanya digunakan pada halaman pertama surat
dinas;
2) Jika surat dinas disertai lampiran, pada kolom Lampiran
dicantumkan jumlahnya;
3) Hal berisi pokok surat sesingkat mungkin yang ditulis dengan
huruf awal kapital pada setiap unsurnya, tanpa diakhiri tanda
baca
31
Format Surat Dinas dapat dilihat pada Contoh 10.
Nomor :……../Kode/kode klasifikasi/2013 Tempat,(tgl,Bln,Thn)
Sifat :
Lampiran :
Hal :
Yth. ……………………………..
…………………………………….
…………………………………….
……………………………………(Alinea pembuka)……………………………………….…………….
………………………………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………(Alinea isi) ……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………(alinea penutup)……………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………………………………..
Kepala
Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia
Ttd dan cap
NAMA LENGKAP
Tembusan:
1. ……………….
2. …………..…..
3. Dst.
LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA
(INDONESIAN INSTITUTE OF SCIENCES) Sasana Widya Sarwono
Jln. Jenderal Gatot Subroto No. 10 Jakarta 12710
Telp. (+62 21) 5225711 Faksimile (+62 21) 29419784
Website: http://www.lipi.go.id, e-mail:[email protected]
Kop surat yang berupa logo, nama
instansi dan alamat
lengkap yang telah
dicetak
Tempat dan tanggal
pembuatan surat
Alamat tujuan yang
ditulis di bagian kiri
Nama jabatan dan nama
lengkap yang ditulis
dengan huruf awal
kapital
Nama Lengkap
32
3. Surat Undangan
a. Pengertian
Surat undangan adalah surat dinas yang memuat undangan
kepada pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat tujuan untuk
menghadiri suatu acara kedinasan tertentu, seperti rapat,
upacara, dan pertemuan lainnya.
b. Kewenangan
Surat undangan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas,
fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.
c. Susunan
1) Kepala
Bagian kepala surat undangan terdiri dari:
a) kop surat undangan yang berisi logo dan nama instansi;
b) nomor, sifat, lampiran, dan hal diketik di sebelah kiri di
bawah kop surat undangan;
c) tempat dan tanggal pembuatan surat diketik di sebelah
kanan atas sejajar/sebaris dengan nomor;
d) kata yth. ditulis di bawah hal yang diikuti dengan nama
jabatan, dan alamat yang dikirimi surat (jika diperlukan).
2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat undangan terdiri dari:
a) alinea pembuka;
b) isi undangan yang meliputi hari, tanggal, waktu, tempat,
dan acara;
c) alinea penutup.
3) Kaki
Bagian kaki surat undangan terdiri dari nama jabatan ditulis
dengan huruf awal kapital, tanda tangan, dan nama pejabat
ditulis dengan huruf awal kapital.
d. Hal yang Perlu Diperhatikan
1) Format surat undangan sama dengan format surat dinas; yang
membedakan adalah bahwa pihak yang dikirimi surat pada
surat undangan dapat ditulis pada lampiran;
2) Surat undangan untuk keperluan tertentu dapat berbentuk
kartu.
33
Format Surat Undangan dapat dilihat pada Contoh 11A.
Nomor :……../Kode/kode klasifikasi/2013 Tempat,(tgl,Bln,Thn)
Sifat :
Lampiran :
Hal :
Yth. ……………………………..
…………………………………….
…………………………………….
………………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
Hari, tanggal :………………………………………….
Hari, tanggal :………………………………………….
Hari, tanggal :………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
Kepala
Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia
Ttd dan cap
Lukman Hakim
Tembusan:
1. ……………….
2. …………..…..
3. Dst.
nama instansi dan alamat lengkap
yang telah dicetak
Tempat dan tanggal
pembuatan surat
Alamat tujuan yang ditulis di bagian kiri,
dan jika jumlahnya
cukup banyak, dapat dibuat di daftar
lampiran
Nama jabatan dan nama lengkap yang
ditulis dengan huruf
awal kapital
LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA
(INDONESIAN INSTITUTE OF SCIENCES) Sasana Widya Sarwono
Jln. Jenderal Gatot Subroto No. 10 Jakarta 12710
Telp. (+62 21) 5225711 Faksimile (+62 21) 29419784
Website: http://www.lipi.go.id, e-mail:[email protected]
Prof. Dr. Lukman Hakim
/kode jabatan/kode masalah/bulan/tahun
Hari,tanggal : ......................................... Waktu l : .........................................
Tempat : .........................................
34
Format lampiran Surat Undangan dapat dilihat pada Contoh 11B.
Lampiran Surat : …………….
Nomor : …………….
Tanggal : …………….
DAFTAR PEJABAT/PEGAWAI YANG DIUNDANG
1. …………………………………………………………………………………………………………………….
2. …………………………………………………………………………………………………………………….
3. …………………………………………………………………………………………………………………….
4. …………………………………………………………………………………………………………………….
5. …………………………………………………………………………………………………………………….
6. …………………………………………………………………………………………………………………….
7. …………………………………………………………………………………………………………………….
8. …………………………………………………………………………………………………………………….
9. …………………………………………………………………………………………………………………….
10. …………………………………………………………………………………………………………………….
Nama Jabatan,
Ttd dan cap
Nama Lengkap
35
Format Surat Undangan dapat dilihat pada Contoh 11C.
Mengharapkan dengan hormat kehadiran Bapak/Ibu/Suadara
Pada acara
…………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………..
Hari……/(tanggal)………., pukul ……… WIB
Bertempat di ……………………………………..
� Harap hadir 30 menit sebelum
Acara dimulai dan undangan
dibawa
� Konformasi :
…………………………………………
Pakaian
Pria
Wanita
TNI/Polri
:
: ………..
: ………..
: ………..
KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA
36
C. Naskah Dinas khusus
1. Surat Perjanjian
Surat perjanjian adalah naskah dinas yang berisi kesepakatan
bersama tentang objek yang mengikat di antara kedua belah pihak
atau lebih untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum
yang disepakati bersama.
a. Perjanjian Dalam Negeri
1) Pengertian
Kerja sama perjanjian dalam negeri antar instansi, baik di
pusat maupun daerah dibuat dalam bentuk kesepahaman
bersama atau perjanjian kerja sama.
2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
Perjanjian yang dilakukan antarinstansi pemerintah di dalam
negeri, baik di pusat maupun di daerah dibuat dan
ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi,
wewenang, dan tanggung jawabnya.
3) Susunan
a) Kepala
Bagian kepala surat perjanjian kerja sama dalam negeri
terdiri dari
(1) Logo diletakkan secara simetris di sebelah kanan dan
kiri atas, disesuaikan dengan penyebutan nama instansi;
(2) nama instansi;
(3) judul perjanjian;
(4) nomor.
b) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat perjanjian kerja sama memuat
perjanjian, yang dituangkan dalam bentuk pasal-pasal.
c) Kaki
Bagian kaki surat perjanjian kerja sama terdiri dari nama
penanda tangan para pihak yang mengadakan perjanjian
dan saksi-saksi (jika dipandang perlu) serta dibubuhi
meterai sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan.
37
b. Perjanjian Internasional
Proses pembuatan perjanjian internasional telah diatur sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Format Perjanjian Dalam Negeri dapat dilihat pada Contoh 12.
PERJANJIAN KERJASAMA
ANTARA
LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA
DAN
…………………………………………………………………………….
TENTANG
…………………………………………………………………………………
NOMOR……………………….
NOMOR……………………….
Pada hari ini,…………..tanggal…….,bulan……….,tahun……..bertempat di …….yang bertanda tangan
dibawah ini
1. ………………… : ……………………….. selanjutnya disebut sebagai I
2. ………………… : ……………………….. selanjutnya disebut sebagai II
Bersepakat untuk melakukan kerjasama dalam bidang ………………..yang diatur dalam ketentuan sebagai
berikut:
Pasal 1
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
Pasal 2
RUANG LINGKUP KERJASAMA
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
Pasal 3
PELAKSANAAN KEGIATAN
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
Pasal 4
BIAYA
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
Judul perjanjian
(nama naskah
dinas, para pihak,
objek perjanjian)
Penomoran yang berurutan dalam
satu tahun takwin
Memuat identitas
pihak yang mengadakan dan
menandatangani
perjanjian
Memuat materi perjanjian, yang
ditulis dalam
bentuk pasal-
pasal
38
Pasal 5
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
Pasal 6
LAIN-LAIN
(1) Apabila terjadi hal-hal yang diluar kekuasaan kedua belah pihak atau force majeure, dapat
dipertimbangkan kemungkinan perubahan tempat dan waktu pelaksanaan tugas pekerjaan
dengan persetujuan kedua belah pihak.
(2) Yang termasuk force Majeure adalah:
a. Bencana alam
b. Tindakan pemerintah di bidang fiscal dan moneter;
c. Keadaan keamanan yang tidak mengizinkan.
(3) Segala perubahan dan/atau pembatalan terhadap
Pasal 7
PENUTUP
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………....
Nama Instansi Nama Instansi
Nama Jabatan Nama Jabatan
Ttd dan cap intansi ttd dan cap instasi
Nama nama
39
2. Surat Kuasa
a. Pengertian
Surat kuasa adalah naskah dinas yang berisi pemberian wewenang
kepada organisasi/satuan kerja, orang/ perseorangan atau pihak
lain dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan
tertentu dalam rangka kedinasan.
b. Susunan
1) Kepala
Bagian kepala surat kuasa terdiri dari:
a) kop naskah dinas yang berisi logo LIPI dan nama instansi,
yang diletakkan secara simetris dan ditulis dengan huruf
kapital;
b) judul surat kuasa;
c) nomor surat kuasa.
2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat kuasa memuat materi yang
dikuasakan.
3) Kaki
Bagian kaki surat kuasa memuat keterangan tempat, tanggal,
bulan, dan tahun pembuatan serta nama dan tanda tangan
para pihak yang berkepentingan, dan dibubuhi materai.
40
Format Surat Kuasa dapat dilihat pada Contoh 13.
SURAT KUASA
NOMOR…./…./…/..../2013
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama :………………………………………….
NIP :………………………………………….
Jabatan :………………………………………….
Alamat :………………………………………….
Memberi kuasa kepada
Nama :………………………………………….
NIP :………………………………………….
Jabatan :………………………………………….
Alamat :………………………………………….
Untuk ……………………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
Surat kuasa ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
Tempat, tgl,bulan, tahun….
Penerima kuasa Pemberi kuasa,
Ttd materai dan ttd
Nama Lengkap Nama Lengkap
Penomoran yang
berurutan dalam
satu tahun takwin
Identitas pemberi
kuasa
Identitas penerima
kuasa
Pernyataan tentang
pemberian
wewenang kepada pihak lain untuk
melakukan sesuatu
tindakan tertentu
Kota sesuai dengan alamat instansi dan
tanggal
penandatanganan
LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA
(INDONESIAN INSTITUTE OF SCIENCES) Sasana Widya Sarwono
Jln. Jenderal Gatot Subroto No. 10 Jakarta 12710
Telp. (+62 21) 5225711 Faksimile (+62 21) 29419784
Website: http://www.lipi.go.id, e-mail:[email protected]
Nomor……/SU/KS/I/2013
Meterai, ttd
41
3. Berita Acara
a. Pengertian
Berita acara adalah naskah dinas yang berisi uraian tentang
proses pelaksanaan suatu kegiatan yang harus ditandatangani
oleh para pihak dan para saksi apabila diperlukan.
b. Susunan
1) Kepala
Bagian kepala berita acara terdiri dari:
a) kop naskah dinas, yang berisi logo dan nama instansi
diletakkan secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital;
b) judul berita acara;
c) nomor berita acara.
2) Batang tubuh
Bagian batang tubuh berita acara terdiri dari:
a) tulisan hari, tanggal, dan tahun, serta nama dan jabatan
para pihak yang membuat berita acara;
b) substansi berita acara.
3) Kaki
Bagian kaki berita acara memuat tempat pelaksanaan
penandatanganan nama jabatan/pejabat, dan tanda tangan
para pihak dan para saksi apabila diperlukan.
42
Format Berita Acara dapat dilihat pada Contoh 14.
BERITA ACARA
NOMOR…./…./…/..../2013
Pada hari ini,………tanggal……………, bulan…………, tahun……………, kami masing-masing:
1. ……..(nama pejabat)……..(nip dan jabatan) selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA.
dan
2. ……..(nama pejabat)……..(nip dan jabatan) selanjutnya disebut PIHAK KEDUA, telah
melaksanakan
1. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
2. dan seterusnya
Berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya berdasarkan………………………………………
……………………………………………………………………….
Di buat di …………….….
PIHAK KEDUA PIHAK PERTAMA,
Ttd materai dan ttd
Nama Lengkap Nama Lengkap
Mengetahui/Mengesahkan
Nama jabatan,
Ttd
Nama lengkap
Penomoran yang
berurutan dalam satu
tahun takwin
Memuat identitas
para pihak yang melaksanakan
kegiatan
Memuat kegiatan
yang dilaksanakan
Kota sesuai
dengan alamat
instansi
Tanda tangan
para pihak dan
para saksi
LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA
(INDONESIAN INSTITUTE OF SCIENCES) Sasana Widya Sarwono
Jln. Jenderal Gatot Subroto No. 10 Jakarta 12710
Telp. (+62 21) 5225711 Faksimile (+62 21) 29419784
Website: http://www.lipi.go.id, e-mail:[email protected]
Meterai dan ttd
BERITA ACARA
NOMOR…./…./…/..../2013
Pada hari ini,………tanggal……………, bulan…………, tahun……………, kami masing-masing:
1. ……..(nama pejabat)……..(nip dan jabatan) selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA.
dan
2. ……..(nama pejabat)……..(nip dan jabatan) selanjutnya disebut PIHAK KEDUA, telah
melaksanakan
1. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
2. dan seterusnya
Berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya berdasarkan………………………………………
……………………………………………………………………….
Di buat di …………….….
PIHAK KEDUA PIHAK PERTAMA,
Ttd materai dan ttd
Nama Lengkap Nama Lengkap
Mengetahui/Mengesahkan
Nama jabatan,
Ttd
Nama lengkap
LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA
(INDONESIAN INSTITUTE OF SCIENCES) Sasana Widya Sarwono
Jln. Jenderal Gatot Subroto No. 10 Jakarta 12710
Telp. (+62 21) 5225711 Faksimile (+62 21) 29419784
Website: http://www.lipi.go.id, e-mail:[email protected]
43
4. Surat Keterangan
a. Pengertian
Surat keterangan adalah naskah dinas yang berisi informasi hal
atau seseorang untuk kepentingan kedinasan.
b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
Surat keterangan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai
dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.
c. Susunan
1) Kepala
Bagian kepala surat keterangan terdiri dari
a) kop surat keterangan yang berisi logo LIPI dan nama
instansi diletakkan secara simetris dan ditulis dengan huruf
kapital;
b) judul surat keterangan;
c) nomor surat keterangan.
2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat keterangan memuat pejabat yang
menerangkan dan pegawai yang diterangkan serta maksud dan
tujuan diterbitkannya surat keterangan.
3) Kaki
Bagian kaki surat keterangan memuat keterangan tempat,
tanggal, bulan, tahun, nama jabatan, tanda tangan, dan nama
pejabat yang membuat surat keterangan tersebut. Posisi bagian
kaki terletak pada bagian kanan bawah.
44
Format Surat Keterangan dapat dilihat pada Contoh 15.
SURAT KETERANGAN
NOMOR…./…./…/..../2013
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama :………………………………………….
NIP :………………………………………….
Jabatan :………………………………………….
Alamat :………………………………………….
Dengan ini menerangkan bahwa
Nama :………………………………………….
NIP :………………………………………….
Jabatan :………………………………………….
Alamat :………………………………………….
………….……………………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
Tempat,………………………………
Pejabat Pembuat Keterangan
Ttd dan cap instansi
Nama Lengkap
Logo dan nama satuan kerja yang
telah dicetak
Penomoran yang berurutan dalam satu
tahun takwin
Memuat identitas
yang memberikan
keterangan
Memuat informasi
mengenai suatu hal
atau seseorang untuk kepentingan
kedinasan
Memuat identitas
yang diberi
keterangan
Kota sesuai dengan
alamat instansi dan
tanggal penandatanganan
LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA
(INDONESIAN INSTITUTE OF SCIENCES) Sasana Widya Sarwono
Jln. Jenderal Gatot Subroto No. 10 Jakarta 12710
Telp. (+62 21) 5225711 Faksimile (+62 21) 29419784
Website: http://www.lipi.go.id, e-mail:[email protected]
45
5. Surat Pegantar
a. Pengertian
Surat pengantar adalah naskah dinas yang digunakan untuk
mengantar/menyampaikan barang atau naskah.
b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
Surat pengantar dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai
dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.
c. Susunan
1) Kepala
Bagian kepala surat pengantar terdiri dari:
a) kop naskah dinas;
b) nomor;
c) tanggal;
d) nama jabatan/alamat yang dituju;
e) tulisan surat pengantar yang diletakkan secara simetris.
2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat pengantar dalam bentuk kolom
terdiri dari:
a) nomor urut;
b) jenis yang dikirim;
c) banyaknya naskah/barang;
d) keterangan.
3) Kaki
Bagian kaki surat pengantar terdiri dari:
a) pengirim yang berada di sebelah kanan, yang meliputi
(1) nama jabatan pembuat pengantar;
(2) tanda tangan;
(3) nama dan NIP;
(4) Cap jabatan/instansi.
b) penerima yang berada di sebelah kiri, yang meliputi
(1) penerima;
(2) tanda tangan;
(3) nama dan NIP;
(4) cap instansi;
(5) nomor telepon/faksimile;
(6) tanggal penerimaan.
46
d. Penomoran
Penomoran surat pengantar sama dengan penomoran Surat Dinas.
e. Hal yang perlu Diperhatikan
Surat pengantar dikirim dalam dua rangkap: lembar pertama
untuk penerima dan lembar kedua untuk pengirim.
Format Surat Pengantar dapat dilihat pada Contoh 16.
(Tgl, Bln, Thn)…..
Yth. ………………….
……………………….
……………………….
SURAT PENGANTAR
Nomor…./SU.4/UM/II/2013
No. Naskah Dinas yang Dikirim Banyaknya Keterangan
Diterima tanggal……
Penerima Pengirim
Nama Jabatan Nama Jabatan
Ttd ttd dan cap instansi
Nama Lengkap Nama Lengkap
NIP……………… NIP………………
LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA
(INDONESIAN INSTITUTE OF SCIENCES) Sasana Widya Sarwono
Jln. Jenderal Gatot Subroto No. 10 Jakarta 12710
Telp. (+62 21) 5225711 Faksimile (+62 21) 29419784
Website: http://www.lipi.go.id, e-mail:[email protected]
No. Naskah Dinas yang dikirim Banyaknya Keterangan
47
6. Pengumuman
a. Pengertian
Pengumuman adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan
yang ditujukan kepada semua pejabat/pegawai dalam instansi
atau perseorangan dan golongan di dalam atau di luar instansi.
b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
Pengumuman dibuat dan ditandatangani oleh pejabat yang
mengumumkan atau pejabat lain yang ditunjuk.
c. Susunan
1) Kepala
Bagian kepala pengumuman terdiri dari:
a) kop naskah dinas yang memuat logo LIPI dan nama
organisasi/satuan kerja yang ditulis dengan huruf kapital
secara simetris;
b) tulisan pengumuman dicantumkan di bawah kop naskah
dinas yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris dan
nomor pengumuman dicantumkan di bawahnya;
c) data tentang yang dicantumkan di bawah pengumuman
ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
d) rumusan judul pengumuman yang ditulis dengan huruf
kapital secara simetris di bawah tentang.
2) Batang Tubuh
Batang tubuh pengumuman hendaknya memuat
a) alasan tentang perlunya dibuat pengumuman;
b) peraturan yang menjadi dasar pembuatan pengumuman:
c) pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap
mendesak.
3) Kaki
Bagian kaki pengumuman terdiri dari:
a) tempat dan tanggal penetapan;
b) nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis
dengan huruf awal capital dan diakhiri dengan tanda baca
koma;
c) tanda tangan pejabat yang menetapkan;
d) nama lengkap yang menandatangani, yang ditulis dengan
huruf awal kapital;
48
e) cap dinas
d. Hal yang perlu Diperhatihan
1) Pengumuman tidak memuat alamat, kecuali yang ditujukan
kepada kelompok/golongan tertentu.
2) Pengumuman bersifat menyampaikan informasi, tidak memuat
tata cara pelaksanaan teknis suatu peraturan.
Format Pengumuman dapat dilihat pada Contoh 17.
PENGUMUMAN
NOMOR…./…./…/..../2013
TENTANG
……………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
Dikeluarkan di………………………………
Pada tangal…………………………………
Kepala
Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia
Ttd dan cap
Lukman Hakim
Nama dan alamat
instansi yang telah
dicetak
Penomoran yang
berurutan dalam
satu tahun takwin
Judul pengumuman
yang ditulis dengan
huruf kapital
Memuat alasan ,
peraturan yang menjadi dasar dan
pemberitahuan
tentang hal tertentu yang dianggap
mendesak
Kota sesuai dengan alamat instansi dan
tanggal
penandatanganan
LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA
(INDONESIAN INSTITUTE OF SCIENCES) Sasana Widya Sarwono
Jln. Jenderal Gatot Subroto No. 10 Jakarta 12710
Telp. (+62 21) 5225711 Faksimile (+62 21) 29419784
Website: http://www.lipi.go.id, e-mail:[email protected]
49
D. Laporan
1. Pengertian
Laporan adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang
pelaksanaan suatu kegiatan/kejadian.
2. Wewenang Pembuatan dan Penandatangan
Laporan ditandatangani oleh pejabat yang diserahi tugas.
3. Susunan
a) Kepala
Bagian kepala laporan memuat judul laporan yang ditulis dalam
huruf kapital dan diletakkan secara simetris.
b) Batang Tubuh
Bagian batang-tubuh laporan terdiri dari:
1) Pendahuluan, memuat penjelasan umum, maksud, dan tujuan
serta ruang lingkup dan sistematika laporan;
2) Materi laporan, terdiri atas kegiatan yang dilaksanakan, faktor
yang mempengaruhi, hasil pelaksanaan kegiatan, hambatan
yang dihadapi, dan hal lain yang perlu dilaporkan;
3) Simpulan dan saran, sebagai bahan pertimbangan;
4) Penutup, merupakan akhir laporan.
c) Kaki
Bagian kaki laporan terdiri dari:
1) tempat dan tanggal pembuatan laporan;
2) nama jabatan pejabat pembuat laporan ditulis dengan huruf
awal kapital;
3) tanda tangan;
4) nama lengkap ditulis dengan huruf awal kapital.
E. Telaahan Staf
1. Pengertian
Telaahan staf adalah bentuk uraian yang disampaikan oleh pejabat
atau staf yang memuat analisis singkat dan jelas mengenai suatu
persoalan dengan memberikan jalan keluar/pemecahan yang
disarankan.
50
2. Susunan
a) Kepala
Bagian kepala telaahan staf terdiri dari:
1) judul telaahan staf diletakkan secara simetris di tengah
atas;
2) uraian singkat tentang permasalahan.
b) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh telaahan staf terdiri dari:
1) Persoalan, yang memuat pernyataan singkat dan jelas
tentang persoalan yang akan dipecahkan;
2) Praanggapan, yang memuat dugaan yang beralasan,
berdasarkan data yang ada, saling berhubungan sesuai
dengan situasi yang dihadapi dan merupakan kemungkinan
kejadian di masa yang akan datang;
3) Fakta yang mempengaruhi, memuat landasan analisis dan
pemecahan persoalan;
4) Analisis pengaruh praanggapan dan fakta terhadap
persoalan dan akibatnya, hambatan serta keuntungan dan
kerugian, pemecahan atau cara bertindak yang mungkin
atau dapat dilakukan;
5) Simpulan, yang memuat intisari hasil diskusi yang
merupakan pilihan cara bertindak atau jalan keluar;
6) Tindakan yang disarankan, memuat secara ringkas dan
jelas saran atau usul tindakan untuk mengatasi persoalan
yang dihadapi.
c) Kaki
Bagian kaki telaahan staf terdiri dari:
1) nama jabatan pembuat telaahan staf, yang ditulis dengan huruf
awal kapital;
2) tanda tangan;
3) nama lengkap;
4) daftar lampiran.
51
Format Telaahan Staf dapat dilihat pada Contoh 18.
A. Persoalan
Bagian persoalan memuat pernyataan singkat dan jelas tentang persoalan yang akan
dipecahkan.
B. Praanggapan
Praanggapan memuat dugaan yang berasalan berdasarkan data dan saling berhubungan sesuai
dengan situasi yang dihadapi dan merupakan kemungkinan kejadian dimasa mendatang
C. Fakta yang mempengaruhi
Bagian fakta ynag mempengaruhi memuat fakta yang merupan landasan analisis dan
pemecahan persoalan
D. Analisis
Bagian ini memuat analisis pengaruh praanggapan dan fakta terhadap persoalan serta
akibatnya, hambatan serta keuntungan dan kerugiannya, serta pemecahan atau cara bertindak
yang mungkin atau dapat dilakukan.
E. Kesimpulan
Bagian kesimpulan memuat intisari hasil diskusi dan pilihan dan cara bertindak atau jalan keluar
sebagai pemecahan persoalan yang dihadapi.
F. Saran
Bagian saran memuat secara ringkat dan jelas tentang saran tindakan untk mengatasi persoalan
yang dihadapi.
Nama Jabatan Pembuat Telaahan Staff
Ttd
Nama lengkap
TELAAHAN STAF
TENTANG
………………………………………………………………..
52
F. Formulir
Formulir adalah bentuk pengaturan alokasi ruang atau lembar naskah
untuk mencatat berbagai data dan informasi. Formulir dibuat dalam
bentuk kartu atau lembaran tercetak dengan judul tertentu berisi
keterangan yang diperlukan.
G. Naskah Dinas Elektronik
Naskah dinas elektronik adalah naskah dinas berupa komunikasi
informasi yang dilakukan secara elektronik atau yang terekam dalam
multimedia elektronik.
Ketentuan lebih lanjut tentang tata naskah dinas elektronik akan diatur
sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
53
BAB III
PENYUSUNAN NASKAH DINAS
A. Persyaratan Penyusunan
Setiap naskah dinas harus merupakan kebulatan pikiran yang jelas,
padat, dan meyakinkan dalam susunan yang sistematis. Oleh karena itu,
penyusunan naskah dinas perlu memperhatikan syarat-syarat berikut
ini:
1. Ketelitian
Dalam menyusun naskah dinas harus tecermin ketelitian dan
kecermatan, dilihat dari bentuk, susunan pengetikan, isi, struktur,
kaidah bahasa, dan penerapan kaidah ejaan di dalam pengetikan.
Kecermatan dan ketelitian sangat membantu pimpinan dalam
mengurangi kesalahan pengambilan keputusan/kebijakan.
2. Kejelasan
Naskah dinas harus memperlihatkan kejelasan, aspek fisik, dan
materi.
3. Singkat dan Padat
Naskah dinas harus menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan
benar (bahasa formal, efektif, singkat, padat, dan lengkap).
4. Logis dan Meyakinkan
Naskah dinas harus runtut dan logis berarti bahwa penuangan
gagasan ke dalam naskah dinas dilakukan menurut urutan yang logis
dan meyakinkan. Struktur kalimat harus lengkap dan efektif sehingga
memudahkan pemahaman penalaran bagi penerima naskah dinas.
5. Pembakuan
Naskah dinas harus taat mengikuti aturan yang baku dan berlaku
sesuai dengan tujuan pembuatan, baik dilihat dari sudut format
maupun dari penggunaan bahasanya agar isi naskah dinas mudah
dan dipahami.
B. Nomenklatur dan Pengkodean
1. Nomenklatur
Pembakuan sebutan nama organisasi dan satuan kerja di lingkungan
LIPI dalam bahasa Inggris (berdasarkan Surat Keputusan Kepala LIPI
No. 1078/M/2006, 28 Juni 2006, tentang Pembakuan Kembali
Sebutan Nama Organisasi dan Satuan Kerja di Lingkungan LIPI dalam
54
Bahasa Inggris).
SEBUTAN ORGANISASI/SATUAN KERJA SINGKATAN
Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia
Indonesian Institute of Sciences LIPI
1. Kepala
Chairman Ka LIPI
2. Wakil Kepala
Vice Chairman Waka LIPI
3. Sekretariat Utama
Executive Secretary Settama
3.1. Biro Perencanaan dan Keuangan
Bureau of Planning and Finance BPK
3.2. Biro Organisasi dan Kepegawaian
Bureau of Organization and Personnel BOK
3.3. Biro Kerjasama dan Pemasyarakatan Iptek
Bureau for Cooperation and Promotion of
Science and Technology
BKPI
3.4. Biro Umum dan PerlengkapanBureau of
General Affairs and Supplies BUP
3.5. Pusat Penelitian Perkembangan Iptek
Research Center for Development of Science
and Technology
PAPPIPTEK
3.6. Pusat Pembinaan Pendidikan dan Pelatihan
Peneliti
The National Training and Education Center for
Researchers Development
Pusbindiklat
Peneliti
4. Deputi Bidang Ilmu Pengetahuan Kebumian
Deputy for Earth Sciences Deputi Bidang IPK
4.1 Pusat Penelitian Geoteknologi
Research Center for Geotechnology P2 Geoteknologi
4.2 UPT Balai Informasi dan Konservasi
Kebumian Karang Sambung
UPT BIKK Karang
Sambung
4.3 UPT Loka Uji Teknik Penambangan Jampang
Kulon
UPT LUTP
Jampang Kulon
4.4 UPT Loka Uji Teknik Penambangan dan
Mitigasi Bencana Liwa UPT LUTPMB Liwa
4.5 Pusat Penelitian Oseanografi
Research Center for Oceanography P2 Oseanografi
4.6 UPT Loka Konservasi Biota Laut Bitung,
Sulawesi Utara UPT LKBL Bitung
4.7 UPT Loka Konservasi Biota Laut Biak, Papua UPT LKBL Biak
4.8 UPT Loka Konservasi Biota Laut Tual,
Maluku Tenggara UPT LKBL Tual
4.9 UPT Balai Konservasi Biota Laut Ambon,
Maluku UPT BKBL Ambon
55
4.10 UPT Loka Pengembangan Kompetensi
Sumber Daya Manusia Oseanografi, Pulau
Pari
UPT LPKSDM
Pulau Pari
4.11 UPT Loka Pengembangan Bio Industri Laut,
Mataram
UPT LPBIL
Mataram
4.12 Pusat Penelitian Limnologi
Research Center for Limnology P2 Limnologi
4.13 Pusat Penelitian Metalurgi
Research Center for Metallurgy
P2 Metalurgi
5. Deputi Bidang Ilmu Pengetahuan Hayati
Deputy for Life Sciences Deputi Bidang IPH
5.1. Pusat Penelitian Biologi
Research Center for Biology P2 Biologi
5.2. Pusat Penelitian Bioteknologi
Research Center for Biotechnology P2 Bioteknologi
5.3. Pusat Konservasi Tumbuhan Kebun Raya
Bogor
Center for Plant Conservation, Bogor Botanical
Garden
PKT KR Bogor
5.4. UPT Balai Penelitian dan Pengembangan
Biomaterial
Research and Development Unit for
Biomaterials
UPT BPP
Biomaterial
5.5. UPT Balai Konservasi Tumbuhan Kebun Raya
Cibodas
UPT BKT KR
Cibodas
5.6. UPT Balai Konservasi Tumbuhan Kebun Raya
Purwodadi
UPT BKT KR
Purwodadi
5.7. UPT Balai Konservasi Tumbuhan Kebun Raya
“Eka Karya” Bali
Technical Implementation Unit for Plant
Conservation-Bali Botanic Garden
UPT BKT KR Bali
6. Deputi Bidang Ilmu Pengetahuan Teknik
Deputy for Engineering Sciences Deputi Bidang IPT
6.1. Pusat Penelitian Fisika
Research Center for Physics P2 Fisika
6.2. Pusat Penelitian Kimia
Research Center for Chemistry P2 Kimia
6.3. UPT Balai Pengembangan Proses dan
Teknologi Kimia
Research Unit for Chemical Processes
Development and Engineering
UPT BPPTK
6.4. Pusat Penelitian Informatika
Research Center for Informatics P2 Informatika
6.5. Pusat Penelitian Tenaga Listrik dan
Mekatronik
Research Center for Electrical Power and
Mechatronics
P2 Telimek
6.6. UPT Balai Pengolahan Mineral Lampung
Technical Implementation Unit Lampung
UPT BPM Lampung
56
6.7. Pusat Penelitian Elektronika dan
Telekomunikasi
Research Center for Electronics and
Telecommunication
P2ET
6.8. UPT Loka Pengembangan Signal dan Navigasi
Technical Implementation Unit for Signal and
Navigation
UPT LPSN
6.9. Balai Besar Pengembangan Teknologi Tepat
Guna
Centre for Appropriate Technology Development
BBPTTG Subang
7. Deputi Bidang Ilmu Pengetahuan Sosial dan
Kemanusiaan
DEPUTY FOR SOCIAL SCIENCES AND
HUMANITIES
Deputi Bidang
IPSK
7.1. Pusat Penelitian Kemasyarakatan dan
Kebudayaan
Research Center for Society and Culture
P2KK
7.2. Pusat Penelitian Ekonomi
Research Center for Economics P2 Ekonomi
7.3. Pusat Penelitian Kependudukan
Research Center for Population P2 Kependudukan
7.4. Pusat Penelitian Politik
Research Center for Politics P2 Politik
7.5. Pusat Penelitian Sumberdaya Regional
Research Center for Regional Resources PSDR
8. Deputi Bidang Jasa Ilmiah
DEPUTY FOR SCIENTIFIC SERVICES
Deputi Bidang
Jasil
8.1. Pusat Penelitian Kalibrasi, Instrumentasi dan
Metrologi
Research Center for Calibration,
Instrumentation and Metrology
P2 KIM
8.2. Pusat Penelitian Sistem Mutu dan Teknologi
Pengujian
Research Center for Quality System and
Testing Technology
P2SMTP
8.3. Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah
Center for Scientific Documentation and
Information
PDII
8.4. Pusat Inovasi
Center for Innovation Pusinov
8.5. UPT Balai Pengembangan Instrumentasi UPT BPI
8.6. UPT Balai Informasi Teknologi UPT BIT
8.7. UPT Balai Media dan Reproduksi (LIPI Press) UPT BMR
9. Inspektorat
Inspectorate Inspektorat
57
2. Pengkodean
a. Kode Organisasi dan Satuan Kerja
SEBUTAN ORGANISASI/SATUAN KERJA KODE
KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN
INDONESIA K
WAKIL KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN
INDONESIA WK
SEKRETARIAT UTAMA SU
1. BIRO PERENCANAAN DAN KEUANGAN SU.1
1) Bagian Perencanaan, BPK SU.1.01
2) Bagian Penyusunan Anggaran, BPK SU.1.02
3) Bagian Verifikasi dan Perbendaharaan,
BPK SU.1.03
2. BIRO ORGANISASI DAN KEPEGAWAIAN SU.2
1) Bagian Organisasi dan Tata Laksana, BOK SU.2.01
2) Bagian Kepegawaian, BOK SU.2.02
3) Bagian Pengembangan, BOK SU.2.03
3. BIRO KERJA SAMA DAN PEMASYARAKATAN
ILMU PENGETAHUAN DAN TEKNOLOGI SU.3
1) Bagian Kerja Sama, BKPI SU.3.01
2) Bagian Peningkatan Kemampuan Ilmiah,
BKPI SU.3.02
3) Bagian Hubungan Masyarakat, BKPI SU.3.03
4) Bagian Hukum, BKPI SU.3.04
4. BIRO UMUM DAN PERLENGKAPAN SU.4
1) Bagian Rumah Tangga, BUP SU.4.01
2) Bagian Tata Usaha dan Kearsipan, BUP SU.4.02
3) Bagian Perlengkapan, BUP SU.4.03
5. PUSAT PENELITIAN PERKEMBANGAN ILMU
PENGETAHUAN DAN TEKNOLOGI SU.5
58
1) Bagian Tata Usaha, Pappiptek SU.5.01
2) Bidang Penelitian Sistem Manajemen Ilmu
Pengetahuan dan Teknologi, Pappiptek
SU.5.02
3) Bidang Penelitian Kebijakan dan
Perkembangan Ilmu Pengetahuan dan
Teknologi, Pappiptek
SU.5.02
4) Bidang Sistem Informasi Manajemen,
Pappiptek
SU.5.03
6. PUSAT PEMBINAAN, PENDIDIKAN, DAN
PELATIHAN PENELITI (PUSBINDIKLAT
PENELITI)
SU.6
1) Bagian Tata Usaha, Pusbindiklat Peneliti SU.6.01
2) Bidang Perencanaan dan Pengembangan,
Pusbindiklat Peneliti
SU.6.02
3) Bidang Penyelenggaraan Pendidikan dan
Pelatihan, Pusbindiklat Peneliti
SU.6.03
4) Bidang Penilaian dan Akreditasi,
Pusbindiklat Peneliti
SU.6.04
DEPUTI BIDANG ILMU PENGETAHUAN
KEBUMIAN IPK
1. PUSAT PENELITIAN GEOTEKNOLOGI IPK.1
1) Bagian Tata Usaha, P2 Geoteknologi IPK.1.01
2) Bidang Sistem Informasi Kebumian dan
Tata Ruang, P2 Geoteknologi IPK.1.02
3) Bidang Sumberdaya Bumi dan Rekayasa
Mineral, P2 Geoteknologi IPK.1.03
4) Bidang Geologi Teknik dan Konservasi
Kebumian, P2 Geoteknologi IPK.1.04
5) Bidang Dinamika Bumi dan Bencana
Geologi, P2 Geoteknologi IPK.1.05
6) Bidang Sarana Penelitian, P2 Geoteknologi IPK.1.06
2. PUSAT PENELITIAN OSEANOGRAFI IPK.2
1) Bagian Tata Usaha, P2 Oseanografi IPK.2.01
2) Bidang Dinamika Laut, P2 Oseanografi IPK.2.02
3) Bidang Sumber Daya Laut, P2 Oseanografi IPK.2.03
59
4) Bidang Sarana Penelitian, P2 Oseanografi
IPK.2.04
3. PUSAT PENELITIAN LIMNOLOGI IPK.3
1) Bagian Tata Usaha, P2 Limnologi IPK.3.01
2) Bidang Dinamika Perairan Darat, P2
Limnologi IPK.3.02
3) Bidang Produktivitas Perairan Darat, P2
Limnologi IPK.3.03
4) Bidang Sistem Komputasi Perairan Darat,
P2 Limnologi IPK.3.04
4. PUSAT PENELITIAN METALURGI IPK.4
1) Bagian Tata Usaha, P2 Metalurgi IPK.4.01
2) Bidang Rekayasa Metalurgi, P2 Metalurgi IPK.4.02
3) Bidang Konservasi Bahan, P2 Metalurgi IPK.4.03
4) Bidang Metalurgi Fisik dan Manufaktur,
P2 Metalurgi IPK.4.04
5) Bidang Metalurgi Ekstraksi, P2 Metalurgi IPK.4.05
6) Bidang Sarana Penelitian, P2 Metalurgi IPK.4.06
5. UPT Balai Informasi dan Konservasi
Kebumian Karang Sambung IPK.5
6. UPT Loka Teknik Penambangan, Jampang
Kulon IPK.6
7. UPT Loka Uji Teknik Penambangan dan
Mitigasi Bencana Liwa, Lampung Barat IPK.7
8. UPT Loka Konservasi Biota Laut Bitung,
Sulawesi Utara IPK.8
9. UPT Loka Konservasi Biota Laut Biak, Papua IPK.9
10. UPT Loka Konservasi Biota Laut Tual,
Maluku Tenggara IPK.10
11. UPT Balai Konservasi Biota Laut Ambon,
Maluku IPK.11
12. UPT Loka Pengembangan Kompetensi
SDM Oseanografi, Pulau Pari IPK.12
13. UPT Loka Pengembangan Bio Industri
Laut, Mataram IPK.13
DEPUTI BIDANG ILMU PENGETAHUAN HAYATI IPH
1. PUSAT PENELITIAN BIOLOGI IPH.1
60
1) Bagian Tata Usaha, P2 Biologi IPH.1.01
2) Bidang Botani, P2 Biologi IPH.1.02
3) Bidang Zoologi, P2 Biologi IPH.1.03
4) Bidang Mikrobiologi, P2 Biologi IPH.1.04
5) Bidang Sarana dan Pengelolaan Koleksi,
P2 Biologi IPH.1.05
2. PUSAT PENELITIAN BIOTEKNOLOGI IPH.2
1) Bagian Tata Usaha, P2 Bioteknologi IPH.2.01
2) Bidang Biologi Molekuler, P2 Bioteknologi IPH.2.02
3) Bidang Biologi Sel dan Jaringan, P2
Bioteknologi IPH.2.03
4) Bidang Bioproses, P2 Bioteknologi IPH.2.04
5) Bidang Sarana Penelitian, P2 Bioteknologi IPH.2.05
3. PUSAT KONSERVASI TUMBUHAN KEBUN
RAYA BOGOR IPH.3
1) Bagian Tata Usaha, PKT Kebun Raya
Bogor IPH.3.01
2) Bidang Konservasi Ex-Situ, PKT Kebun
Raya Bogor IPH.3.02
4. UPT Balai Penelitian dan Pengembangan
Biomaterial IPH.4
5. UPT Balai Konservasi Tumbuhan Kebun Raya
Cibodas IPH.5
6. UPT Balai Konservasi Tumbuhan Kebun Raya
Purwodadi IPH.6
7. UPT Balai Konservasi Tumbuhan Kebun Raya
“Eka Karya” Bali IPH.7
DEPUTI BIDANG ILMU PENGETAHUAN TEKNIK IPT
1. PUSAT PENELITIAN FISIKA IPT.1
1) Bagian Tata Usaha, P2 Fisika IPT.1.01
2) Bidang Instrumentasi Fisis dan
Optoelektronika, P2 Fisika IPT.1.02
3) Bidang Fisika Bahan Baru, P2 Fisika IPT.1.03
4) Bidang Fisika Industri dan Lingkungan,
P2 Fisika IPT.1.04
61
5) Bidang Sarana Penelitian, P2 Fisika IPT.1.05
2. PUSAT PENELITIAN KIMIA IPT.2
1) Bagian Tata Usaha, P2 Kimia IPT.2.01
2) Bidang Kimia Analitik dan Standar, P2
Kimia IPT.2.02
3) Bidang Bahan Alam, Pangan dan
Farmasi, P2 Kimia IPT.2.03
4) Bidang Teknologi Proses dan Katalisis, P2
Kimia IPT.2.04
5) Bidang Teknologi Lingkungan, P2 Kimia IPT.2.05
6) Bidang Jasa Ilmu Pengetahuan dan
Teknologi, P2 Kimia IPT.2.06
3. PUSAT PENELITIAN INFORMATIKA IPT.3
1) Bagian Tata Usaha, P2 Informatika IPT.3.01
2) Bidang Sistem Informasi, P2 Informatika IPT.3.02
3) Bidang Otomasi, P2 Informatika IPT.3.03
4) Bidang Komputer, P2 Informatika IPT.3.04
5) Bidang Sarana Penelitian, P2 Informatika IPT.3.05
4. PUSAT PENELITIAN TENAGA LISTRIK DAN
MEKATRONIK IPT.4
1) Bagian Tata Usaha, P2 Telimek IPT.4.01
2) Bidang Mekatronik, P2 Telimek IPT.4.02
3) Bidang Peralatan Transportasi, P2
Telimek IPT.4.03
4) Bidang Elektronika Daya dan Mesin
Listrik, P2 Telimek IPT.4.04
5) Bidang Rekayasa, P2 Telimek IPT.4.05
6) Bidang Sarana Penelitian, P2 Telimek IPT.4.06
5. PUSAT PENELITIAN ELEKTRONIKA DAN
TELEKOMUNIKASI IPT.5
1) Bagian Tata Usaha, P2 ET IPT.5.01
2) Bidang Telekomunikasi, P2 ET IPT.5.02
62
3) Bidang Elektronika, P2 ET IPT.5.03
4) Bidang Bahan dan Komponen
Mikroelektronik, P2 ET IPT.5.04
5) Bidang Sarana Penelitian, P2 ET IPT.5.05
6. UPT BALAI BESAR PENGEMBANGAN
TEKNOLOGI TEPAT GUNA IPT.6
1) Bagian Tata Usaha, UPT BPTTG IPT.6.01
2) Bidang Pengembangan Teknologi, UPT
BPTTG IPT.6.02
3) Bidang Jasa dan Kerja Sama, UPT BPTTG IPT.6.03
7. UPT Balai Pengembangan Proses dan
Teknologi Kimia IPT.7
8. UPT Balai Pengolahan Mineral, Lampung IPT.8
9. UPT Loka Pengembangan Signal dan Navigasi IPT.9
DEPUTI BIDANG ILMU PENGETAHUAN SOSIAL
DAN KEMANUSIAAN IPSK
1. PUSAT PENELITIAN KEMASYARAKATAN
DAN KEBUDAYAAN IPSK.1
1) Bidang Humaniora, P2 MB IPSK.1.01
2) Bidang Perkembangan Masyarakat, P2
MB IPSK.1.02
3) Bidang Hukum, P2 MB IPSK.1.03
4) Bidang Tata Operasional, P2 MB IPSK.1.04
2. PUSAT PENELITIAN EKONOMI IPSK.2
1) Bidang Industri dan Perdagangan, P2
Ekonomi IPSK.2.01
2) Bidang Pembangunan Daerah, P2
Ekonomi IPSK.2.02
3) Bidang Keuangan dan Perbankan, P2
Ekonomi IPSK.2.03
4) Bidang Tata Operasional, P2 Ekonomi IPSK.2.04
3. PUSAT PENELITIAN KEPENDUDUKAN IPSK.3
1) Bidang Kependudukan, P2
Kependudukan IPSK.3.01
2) Bidang Ketenagakerjaan, P2
Kependudukan IPSK.3.02
63
3) Bidang Ekologi Manusia, P2
Kependudukan IPSK.3.03
4) Bidang Tata Operasional, P2
Kependudukan IPSK.3.04
4. PUSAT PENELITIAN POLITIK IPSK.4
1) Bidang Perkembangan Politik Lokal, P2
Politik IPSK.4.01
2) Bidang Perkembangan Politik Nasional,
P2 Politik IPSK.4.02
3) Bidang Perkembangan Politik
Internasional, P2 Politik IPSK.4.03
4) Bidang Tata Opersional, P2 Politik IPSK.4.04
5. PUSAT PENELITIAN SUMBER DAYA
REGIONAL IPSK.5
1) Bidang Perkembangan Asia Tenggara, P2
Sumber Daya Regional IPSK.5.01
2) Bidang Perkembangan Asia Pasifik, P2
Sumber Daya Regional IPSK.5.02
3) Bidang Perkembangan Eropa, P2 Sumber
Daya Regional IPSK.5.03
4) Bidang Tata Operasional, P2 Sumber
Daya Regional IPSK.5.04
DEPUTI BIDANG JASA ILMIAH JI
1. PUSAT PENELITIAN KALIBRASI,
INSTRUMENTASI, DAN METROLOGI JI.1
1) Bagian Tata Usaha, P2 KIM JI.1.01
2) Bidang Kalibrasi, P2 KIM JI.1.02
3) Bidang Instrumentasi, P2 KIM JI.1.03
4) Bidang Metrologi, P2 KIM JI.1.04
5) Bidang Jasa Ilmu Pengetahuan dan
Teknologi, P2 KIM JI.1.05
2. PUSAT PENELITIAN SISTEM MUTU DAN
TEKNOLOGI PENGUJIAN JI.2
1) Bagian Tata Usaha, P2SMTP JI.2.01
2) Bidang Penelitian Sistem Mutu, P2SMTP JI.2.02
3) Bidang Teknologi Pengujian, P2SMTP JI.2.03
4) Bidang Kerja Sama Teknik dan Jasa
Ilmiah, P2SMTP JI.2.04
64
3. PUSAT DOKUMENTASI DAN INFORMASI
ILMIAH JI.3
1) Bagian Tata Usaha, PDII JI.3.01
2) Bidang Dokumentasi, PDII JI.3.02
3) Bidang Informasi, PDII JI.3.03
4) Bidang Pengembangan Sistem Pengelolaan
Dokumentasi dan Informasi, PDII JI.3.04
5) Bidang Sarana Teknis, PDII JI.3.05
4. PUSAT INOVASI JI.4
1) Bidang Kerja Sama Komersial dan
Pemanfaatan Hasil Penelitian, P Inovasi JI.4.01
2) Bidang Pengelolaan Hak Kekayaan
Intelektual, P Inovasi JI.4.02
5. UPT Balai Pengembangan Instrumentasi JI.5
6. UPT Balai Informasi Teknologi JI.6
7. UPT Balai Media dan Reproduksi (LIPI PRESS) JI.7
INSPEKTORAT INS
b. Kode Masalah
Kode masalah dicantumkan sesuai dengan pokok permasalahan
yang termuat di dalam surat keluar ataupun surat keputusan.
Untuk menentukan masalah, surat harus disesuaikan dengan
pola klasifikasi. Yang dimaksud dengan pola klasifikasi adalah
penggolongan arsip atas dasar perbedaan masalah yang ada
sehingga masalah yang sama dalam arsip dapat berada dalam
satu lokasi secara kronologis, logis, dan konsisten. Dalam
penyusunan pola klasifikasi diperlukan penyeragaman, baik
dalam cara pengelompokan maupun cara pemberian kode
sehingga tercapai suatu kesatuan bahasa dan pengertian.
Penyusunan pola klasifikasi dikelompokkan menjadi:
- Pola klasifikasi fasilitatif, yaitu kegiatan-kegiatan yang
mendukung tugas pokok Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia.
- Pola klasifikasi substantif, yaitu kegiatan-kegiatan yang
menyangkut tugas pokok Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia.
65
1) Kode masalah naskah dinas dengan pola klasifikasi
fasilitatif sebagai berikut:
MASALAH/KLASIFIKASI KODE
Administrasi, Perencana, dan Penelitian AP
Hukum HK
Hubungan Masyarakat HM
Informasi IF
Kepegawaian KP
Kerja Sama KS
Keuangan KU
Perlengkapan/Inventaris LK
Pengembangan Pegawai, Pendidikan, dan
Pelatihan LT
Organisasi dan Tata Laksana OT
Umum UM
Pengawasan, Pemeriksaan WS
2) Kode permasalahan naskah dinas pola klasifikasi
substantif sebagai berikut:
MASALAH/KLASIFIKASI KODE
Penelitian Bidang Ilmu Pengetahuan
Kebumian PK
Penelitian Bidang Ilmu Pengetahuan Hayati PH
Penelitian Bidang Ilmu Pengetahuan Teknik PT
Penelitian Bidang Ilmu Pengetahuan Sosial
dan Kemanusiaan PS
Penelitian dan Layanan Jasa Ilmiah PI
66
3) Kode masalah naskah dinas arahan
MASALAH/KLASIFIKASI KODE
Pembentukan panitia, tim, kelompok kerja,
dan sebagainya yang bertugas di bidang
ilmiah (termasuk penggantian/ penambahan
anggota)
A
Inventaris LIPI tidak bergerak: tanah,
bangunan, dan sebagainya B
Inventaris LIPI bergerak: mobil, meja, kursi,
kapal, dan sebagainya C
Organisasi dan Jabatan Fungsional D
Jabatan Fungsional Peneliti D.1
Jabatan Fungsional Widyaiswara D.2
Jabatan Fungsional Pranata Komputer D.3
Jabatan Fungsional Arsiparis D.4
Jabatan Fungsional Pustakawan D.5
Jabatan Fungsional Teknisi Litkayasa D.6
Jabatan Fungsional Perekayasa D.7
Jabatan Fungsional Analis
Kepegawaian
D.8
Jabatan Fungsional Auditor D.9
Jabatan Fungsional Perencana D.10
Jabatan Fungsional Pranata Humas D.11
Jabatan Fungsional Perancang
Perundang-undangan
D.12
Jabatan Fungsional Dokter D.13
Jabatan Fungsional Dokter Gigi D.14
Jabatan Fungsional Perawat D.15
Jabatan Fungsional Assesor SDM
Aparatur
D.16
Jabatan Fungsional Pengelola Barang
dan Jasa
D.17
Jabatan Fungsional Analis Kebijakan D.18
Jabatan Fungsional Auditor
Kepegawaian
D.19
Penerbitan: majalah, literatur, bahan
pustaka, buku pedoman, dan sebagainya E
67
Proyek, petunjuk operasional (PO), dan
sebagainya F
Hukum, pelanggaran, sanksi, dan
sebagainya G
Pendidikan dan pelatihan: pendidikan
penjenjangan, latprajab, kursus, dan
sebagainya
H
Organisasi di luar kedinasan: Korpri,
Dharma Wanita, Bapor, peribadatan, dan
sebagainya
I
Kepegawaian: Pjs, Plh, Pj, dan sebagainya J
Calon Pegawai Negeri Sipil J.1-a
Pegawai Negeri Sipil J.1-b
Aktif Kembali J.1-f
Kenaikan Pangkat Reguler J.3-a
Kenaikan Pangkat Istimewa J.3-b
Kenaikan Pangkat Pilihan J.3.c
Masa Persiapan Pensiun J.4.a
Pemberhentian J.5-a
Pensiun J.5-b
Pengangkatan dalam jabatan;
Pemberhentian dalam jabatan; SP
pindah; dan SP peltu
J.d
Lain-lain J.10
Kerja sama, perjanjian, kontrak, dan
sebagainya K
Keuangan: karcis masuk, tarif,
bendaharawan, dan sebagainya L
Struktur Organisasi dan Tata Kerja M
C. Nama Instansi/Satuan Kerja/Jabatan pada Kepala Naskah Dinas
Untuk memberikan identifikasi pada naskah dinas, pada halaman
pertama dicantumkan kepala naskah dinas, yaitu nama
instansi/satuan kerja atau nama jabatan.
Pencantuman Kepala Naskah Dinas sebagai berikut:
68
1. Nama Jabatan
Kertas dengan kepala nama Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia
dan logo LIPI digunakan pada naskah dinas yang ditandatangani
oleh pejabat eselon I. Kepala nama jabatan berturut-turut terdiri
dari gambar logo LIPI dan Nama Jabatan yang seluruhnya ditulis
dengan huruf kapital dicetak di atas secara simetris. Perbandingan
ukuran logo LIPI dengan huruf yang digunakan hendaknya serasi
dan sesuai dengan ukuran kertas.
2. Nama Instansi/Satuan Kerja
Kertas kepala nama instansi/satuan kerja dan logo LIPI kerja serta
alamat digunakan pada naskah dinas yang ditandatangani pejabat
yang berwenang. Kepala nama instansi/satuan kerja ditulis
dengan huruf kapital.
Bagi satuan kerja yang telah memperoleh sertifikasi ISO dapat
mencantumkan di sebelah kanan atas pada kepala naskah dinas
dengan ukuran yang disesuaikan.
D. Penomoran Naskah Dinas
Nomor pada naskah dinas merupakan segmen penting dalam kearsipan.
Oleh karena itu, susunannya harus dapat memberikan kemudahan
penyimpanan, temu balik, dan penilaian arsip.
1. Nomor Naskah Dinas Arahan
Penomoran naskah dinas arahan diatur sebagai berikut:
a. Peraturan, penomoran peraturan merupakan tanggung jawab
Biro Kerjasama dan Pemasyarakatan IPTEK (BKPI) yang terdiri
atas tulisan Nomor (nomor diurut dalam satu tahun takwin),
kode masalah ditulis dengan huruf kapital, dan tahun terbit.
Format penomoran peraturan sebagai berikut:
PERATURAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN
INDONESIA
NOMOR … /kode/tahun
Tahun terbit
Kode masalah
Nomor urut
69
b. Keputusan,
1) penomoran naskah dinas Keputusan yang ditandatangani
oleh Kepala LIPI merupakan tangung jawab BKPI, yang
terdiri dari tulisan nomor naskah (nomor diurut dalam
satu tahun takwin), kode masalah ditulis dengan huruf
kapital, dan tahun terbit.
Format penomoran Keputusan Kepala LIPI sebagai berikut:
KEPUTUSAN
KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA
Nomor … /kode/tahun
Tahun terbit
Kode masalah
Nomor urut
2) Penomoran naskah dinas Keputusan yang ditandatangani
Sekretaris Utama dan Deputi merupakan tanggung jawab
dari BKPI-LIPI, format penulisan sebagai berikut:
Contoh penomoran keputusan sekretaris utama sebagai
berikut:
KEPUTUSAN
SEKRETARIS UTAMA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN
INDONESIA
NOMOR … /A/SU/2013
Tahun terbit
Kode jabatan
Kode masalah
Nomor urut
c. Surat Edaran, Instruksi, Surat Perintah, dan Surat Tugas
Penomoran surat edaran, instruksi, surat perintah, dan surat
tugas merupakan tanggung jawab tata usaha/sekretariat
satuan kerja yang dientri dari modul intra LIPI. Nomor ditulis
huruf awal kapital selanjutnya angka nomor ditulis dengan
angka arab, kode jabatan ditulis huruf kapital, kode masalah
ditulis dengan huruf kapital, bulan ditulis dengan angka
70
romawi, tahun ditulis dengan tahun terbit.
Format penomoran sebagai berikut:
SURAT EDARAN
Nomor … /kode jabatan/kode masalah/bulan/tahun
INSTRUKSI
Nomor … /kode jabatan/kode masalah/bulan/tahun
SURAT PERINTAH
Nomor … /kode jabatan/kode masalah/bulan/tahun
SURAT TUGAS
Nomor … /kode jabatan/kode masalah/bulan/tahun
Contoh penomoran surat edaran sebagai berikut:
SURAT EDARAN
NOMOR … /SU/A/XI/2013
Tahun terbit
Kode masalah
Bulan terbit
(angka romawi)
Kode jabatan
Sekretaris
utama
Nomor urut
2. Nomor Naskah Korespondensi
Penomoran naskah dinas korespondensi terdiri atas penomoran
naskah dinas untuk nota dinas, memorandum, surat dinas
eksternal, dan surat undangan. Penomoran naskah dinas
korespondensi organisasi/satuan kerja merupakan tanggung
jawab tata usaha/pengelola persuratan, yang dientri pada modul
TNDE Intra LIPI.
71
a. Nota Dinas dan Memorandum
Format penomoran untuk nota dinas dan memorandum sebagai
berikut:
NOTA DINAS
Nomor … /kode jabatan/kode masalah/bulan/tahun
MEMORANDUM
Nomor … /kode jabatan/kode masalah/bulan/tahun
Keterangan:
nomor : nomor urut dalam modul TNDE Intra
LIPI
kode jabatan : kode jabatan penanda tangan
kode masalah : kode masalah dari isi nota
dinas/memorandum
bulan : bulan surat dibuat/ditulis dalam
angka romawi
tahun terbit : tahun terbit surat ditulis dengan
angka arab
b. Surat Dinas dan Undangan
Dalam penomoran, surat dinas eksternal dan surat undangan
harus memberikan kode derajat pengamanan. Kode tersebut
untuk menentukan derajat pengamanan surat. Jenis kode
derajat pengamanan terdiri dari:
SR : Sangat Rahasia
R : Rahasia
B : Biasa
Format penomoran surat dinas dan surat undangan sebagai
berikut:
Kode derajat pengamanan-nomor/kode jabatan/kode
masalah/bulan/tahun
Contoh penomoran surat dinas yang ditandatangani Kepala LIPI
Nomor: SR-001/K/OT/II/2013
SR : kode derajat pengamanan surat dinas
o : nomor naskah (nomor urut dalam modul TNDE Intra
72
LIPI)
K : kode jabatan untuk Kepala LIPI
OT : kode masalah/klasifikasi arsip
II : bulan dengan angka romawi
2013 : tahun terbit dengan angka arab
Contoh penomoran surat dinas yang ditandatangani satuan kerja
Nomor: B-001/SU.1/KP/II/2013
B : kode derajat pengamanan surat dinas
001: nomor naskah (nomor urut dalam modul TNDE
Intra LIPI)
SU.1 : kode jabatan untuk Biro Perencanaan dan
Keuangan LIPI
KP : kode masalah/klasifikasi arsip
II : bulan dengan angka romawi
2013 : tahun terbit dengan angka arab
3. Nomor Salinan Surat
Penomoran salinan surat dilakukan untuk menunjukkan bahwa
surat tersebut dibuat dalam jumlah terbatas dan distribusinya
tertentu/diawasi. Penyebutan nomor salinan surat disusun
sebagai berikut:
a. Semua surat yang mempunyai tingkat keamanan sangat
rahasia/rahasia harus diberi nomor salinan pada halaman
pertama.
b. Jumlah salinan harus dicantumkan meskipun hanya satu
salinan.
c. Pendistribusian surat yang bernomor salinan harus sama
dengan daftar distribusinya. Daftar distribusi harus
dicantumkan sebagai lampiran.
73
Contoh untuk surat yang dibuat dengan tiga salinan, maka setiap
salinan diberi kode seperti di bawah ini (di pojok kanan bawah).
1/3
2/3
3/3
Keterangan:
1/3 : salinan ke-1 dari 3 salinan, bilangan angka
ke-1 menunjukkan alamat yang dituju
2/3 dst . : bilangan angka ke-2 menunjukkan jumlah
salinan yang beredar sesuai dengan jumlah tembusan dan
seterusnya.
E. Nomor Halaman
Nomor halaman naskah ditulis dengan menggunakan nomor urut angka
arab (1, 2, 3, dst.) dan dicantumkan secara simetris di tengah atas
dengan membubuhkan tanda hubung (-) sebelum dan setelah nomor,
kecuali halaman pertama naskah dinas yang menggunakan kop naskah
dinas tidak perlu mencantumkan nomor halaman.
Contoh Penomoran Halaman:
(tidak usah diberi nomor di halaman 1)
-2-
-3-
74
F. Ketentuan Jarak Spasi
Dalam penentuan jarak spasi, hendaknya diperhatikan aspek keserasian
dan estetika dengan mempertimbangkan jenis dan isi naskah dinas.
G. Penggunaan Huruf
Naskah dinas menggunakan huruf Arial dengan ukuran 11 atau 12,
sedangkan naskah dinas pengaturan diatur sesuai dengan ketentuan
perundang-undangan.
H. Lampiran
Jika naskah dinas memiliki beberapa lampiran, setiap lampiran harus
diberi nomor urut dengan angka arab (1, 2, 3, dst.). Nomor halaman
lampiran merupakan nomor lanjutan dari halaman sebelumnya.
I. Daftar Distribusi
Daftar distribusi adalah susunan pejabat yang dibuat oleh pejabat
sekretariat dan digunakan sebagai pedoman pendistribusian naskah.
Setiap distribusi menunjukkan pejabat yang berhak menerima naskah.
J. Rujukan
Rujukan adalah naskah atau dokumen lain yang digunakan sebagai
dasar acuan atau dasar penyusunan naskah. Penulisan rujukan
dilakukan sebagai berikut:
1. Naskah dinas yang berbentuk Surat Perintah, Surat Tugas, Surat
Edaran, dan Pengumuman, rujukan ditulis di dalam konsiderans
dasar.
2. Surat dinas memerlukan rujukan; naskah yang menjadi rujukan
ditulis pada alinea pembuka dan diikuti substansi materi surat
yang bersangkutan. Dalam hal lebih dari satu naskah, rujukan
harus ditulis secara kronologis.
Cara menulis rujukan sebagai berikut:
Rujukan berupa naskah: penulisan rujukan berupa naskah
mencakup informasi singkat tentang naskah yang menjadi
rujukan dengan urutan sebagai berikut: jenis naskah dinas,
jabatan penanda tangan naskah dinas, nomor naskah dinas,
75
tanggal penetapan, dan subjek naskah dinas.
Rujukan berupa surat dinas: penulisan rujukan berupa surat
dinas mencakup informasi singkat tentang surat dinas yang
menjadi rujukan dengan urutan sebagai berikut: jenis surat,
jabatan penanda tangan, nomor surat, tanggal
penandatanganan surat, dan hal.
Rujukan berupa surat dinas elektronik: penulisan rujukan
berupa surat dinas elektronik (surat yang dikirimkan melalui
sarana elektronik) diatur tersendiri.
Rujukan surat kepada instansi nonpemerintah tidak harus
dicantumkan seperti pada surat dinas yang ditujukan kepada
instansi pemerintah.
K. Ruang Tanda Tangan
Ruang tanda tangan merupakan tempat pada bagian kaki naskah dinas
yang memuat nama jabatan (misalnya Kepala, Deputi, dan Kepala
Satuan Kerja) yang dirangkaikan dengan nama organisasi/satuan kerja.
1. Ruang tanda tangan ditempatkan di sebelah kanan bawah setelah
baris kalimat terakhir.
2. Nama jabatan diletakkan pada baris pertama dan tidak disingkat.
3. Ruang tanda tangan sekurang-kurangnya empat baris.
4. Nama pejabat yang menandatangani naskah dinas yang bersifat
mengatur ditulis dengan huruf kapital, sedangkan nama pejabat
yang menandatangani naskah dinas yang bersifat tidak mengatur
ditulis dengan huruf awal kapital.
5. Jarak ruang antara tanda tangan dan tepi kanan kertas adalah ±3
cm, sedangkan untuk tepi kiri disesuaikan dengan baris
terpanjang.
L. Penentuan Batas/Ruang Tepi
Demi keserasian dan kerapian (estetika) dalam penyusunan naskah
dinas diatur supaya tidak seluruh permukaan kertas digunakan secara
penuh. Oleh karena itu, perlu ditetapkan batas antara tepi kertas dan
naskah, baik pada tepi atas, kanan, bawah, maupun pada tepi kiri
sehingga terdapat ruang yang dibiarkan kosong. Penentuan ruang tepi
dilakukan berdasarkan ukuran yang terdapat pada peralatan yang
digunakan untuk membuat naskah dinas, yaitu:
76
1. ruang tepi atas : apabila menggunakan kop naskah dinas, 2
baris di bawah kop, apabila tidak
menggunakan kop naskah dinas, sekurang-
kurangnya 2 cm dari tepi atas kertas
2. ruang tepi bawah : sekurang-kurangnya 2,5 cm dari bawah
kertas
3. ruang tepi kiri : sekurang-kurangnya 3 cm dari kiri kertas
4. ruang tepi kanan : sekurang-kurangnya 2,5 cm dari kanan
kertas
Catatan: Dalam pelaksanaannya, penentuan ruang tepi seperti tersebut di
atas bersifat fleksibel, disesuaikan dengan banyak atau tidaknya isi suatu
naskah dinas. Penentuan ruang tepi (termasuk juga jarak spasi dalam
paragraf) hendaknya memperhatikan aspek keserasian dan estetika.
M. Penggunaan Bahasa
Bahasa yang digunakan di dalam naskah dinas harus jelas, tepat, dan
menguraikan maksud, tujuan, serta isi naskah. Untuk itu, perlu
diperhatikan pemakaian kata dan kalimat dalam susunan yang baik dan
benar, sesuai dengan kaidah tata bahasa yang berlaku yaitu Tata
Bahasa Baku Bahasa Indonesia dan Kamus Besar Bahasa Indonesia.
Ejaan yang digunakan di dalam naskah dinas adalah Ejaan Bahasa
Indonesia sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
N. Media/Sarana Naskah Dinas
Media/sarana naskah dinas adalah alat untuk merekam informasi yang
dikomunikasikan dalam bentuk media konvensional (kertas).
1. Kertas Naskah Dinas
a. Naskah dinas menggunakan kertas jenis HVS 80 gram.
b. Naskah dinas yang mempunyai nilai kegunaan dalam waktu
lama menggunakan kertas jenis HVS lebih dari 80 gram atau
kertas jenis lain yang memiliki nilai keasaman tertentu,
serendah-rendahnya menggunakan kertas dengan kadar
keasaman (pH) 7.
c. Naskah dinas perjanjian luar negeri menggunakan kertas yang
ditetapkan oleh Kementerian Luar Negeri.
d. Surat dinas yang asli menggunakan kertas berwarna putih
77
dengan kualitas terbaik white bond.
e. Kertas yang digunakan untuk naskah dinas korespondensi
adalah A4 yang berukuran 210 x 297 mm (8,27 x 11,69 inci). Di
samping kertas A4, untuk kepentingan tertentu dapat
digunakan kertas dengan ukuran berikut:
1) A3 (297 x 420 mm);
2) A5 (148 x 210 mm);
3) Folio (210 x 330 mm).
2. Sampul Naskah Dinas
Sampul surat adalah sarana kelengkapan penyampaian surat,
terutama untuk surat keluar instansi. Sampul dinas dipergunakan
untuk mencantumkan alamat tujuan surat keluar. Sampul naskah
dinas berwarna putih dan cokelat serta dicetak logo dan nama
satuan kerja.
O. Susunan Surat Dinas
1. Kop Surat
Kop surat mengidentifikasikan nama jabatan atau nama instansi
pembuat surat dan alamat dengan ketentuan sebagai berikut.
a. Kop Surat Nama Jabatan
1) Kop surat nama jabatan adalah kepala surat yang
menunjukkan jabatan tertentu. Kertas dengan kop surat nama
jabatan hanya digunakan untuk surat yang ditandatangani
oleh Kepala LIPI.
2) Kop surat nama jabatan terdiri atas logo LIPI di tengah dan
nama jabatan yang ditulis paling banyak tiga baris (apabila
nama jabatan terlalu panjang digunakan singkatan atau
akronim tanpa mengorbankan kejelasan). Perbandingan
ukuran Lambang Negara dengan huruf yang digunakan
hendaknya serasi sesuai dengan ukuran kertas.
b. Kop Surat Nama Instansi/Satuan Kerja
1) Kop surat nama instansi/satuan kerja menunjukkan nama dan
alamat instansi/satuan kerja. Kertas dengan kop surat yang
dimaksud digunakan untuk memudahkan surat-menyurat
eksternal.
78
2) Kop surat untuk naskah dinas arahan, nota dinas, dan
memorandum dicetak tidak menggunakan alamat.
2. Tanggal Surat
Tanggal surat ditulis dengan tata urut sebagai berikut:
a. tanggal ditulis dengan angka arab;
b. nama bulan ditulis lengkap;
c. tahun ditulis lengkap empat digit dengan angka arab.
3. Hal Surat
Hal adalah materi pokok surat yang dinyatakan dengan kelompok
kata singkat tetapi jelas. Hal perlu dicantumkan dengan alasan
berikut:
a. menyampaikan penjelasan singkat tentang materi yang
dikomunikasikan dan menjadi rujukan dalam komunikasi;
b. memudahkan identifikasi;
c. memudahkan pemberkasan dan penyimpanan surat.
4. Alamat Surat
a. Surat dinas ditujukan kepada nama jabatan pimpinan dari
instansi pemerintah yang dituju. Surat dinas tidak dapat
ditujukan kepada identitas nama individu dan nama instansi.
b. Surat dinas yang ditujukan kepada pejabat negara ditulis dengan
urutan sebagai berikut:
1) nama jabatan;
2) jalan;
3) kota;
4) kode pos.
5. Paragraf dan Spasi Surat
Paragraf adalah sekelompok kalimat pernyataan yang berkaitan satu
dengan yang lain dan merupakan satu-kesatuan. Fungsi paragraf
adalah mempermudah pemahaman penerima dan memisahkan atau
menghubungkan pemikiran dalam komunikasi tertulis. Isi surat dinas
diketik 1 spasi dan diberi jarak 1,5 atau 2 spasi di antara paragraf
yang satu dengan paragraf yang lain. Surat yang terdiri atas satu
paragraf, jarak antarbarisnya adalah 2 spasi. Pemaragrafan ditandai
dengan takuk, yaitu ±6 ketuk atau spasi.
6. Warna Tinta
Tinta yang digunakan untuk surat-menyurat berwarna hitam,
sedangkan untuk penandatanganan surat berwarna hitam atau biru
tua.
79
7. Salinan
Salinan surat dinas hanya diberikan kepada yang berhak dan
terdapat pada tembusan surat, yaitu salinan surat yang disampaikan
kepada pejabat terkait.
8. Tingkat Keamanan
a. Sangat Rahasia disingkat (SR): tingkat keamanan isi surat
dinas yang tertinggi; sangat erat hubungannya dengan
keamanan dan keselamatan negara. Jika disiarkan secara tidak
sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak, surat ini akan
membahayakan keamanan dan keselamatan negara.
b. Rahasia disingkat (R): tingkat keamanan isi surat dinas yang
berhubungan erat dengan keamanan dan keselamatan negara.
Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak
berhak, surat ini akan merugikan negara.
Surat yang mengandung materi dengan tingkat keamanan tertentu
(Sangat Rahasia dan Rahasia) harus dijaga keamanannya dalam
rangka keamanan dan keselamatan negara. Tanda tingkat keamanan
ditulis dengan cap (tidak diketik) berwarna merah pada bagian atas
dan bawah setiap halaman surat dinas. Jika surat dinas tersebut
disalin, cap tingkat keamanan pada salinan harus dengan warna yang
sama dengan warna cap pada surat asli.
c. Biasa disingkat (B): tingkat keamanan isi suatu surat dinas
yang tidak termasuk butir a dan b. Namun, tidak berarti bahwa
isi surat dinas tersebut dapat disampaikan kepada yang tidak
berhak mengetahuinya.
9. Kecepatan Penyampaian
Penyampaian surat harus sesuai dengan kepentingan surat. Kriteria
kecepatan penyampaian surat sebagai berikut:
a. Sangat Segera/Kilat adalah surat dinas yang harus diselesaikan/
disampaikan pada hari yang sama dengan batas waktu 24 jam.
b. Segera adalah surat dinas yang harus diselesaikan/disampaikan
dalam batas waktu 2 x 24 jam.
c. Biasa adalah surat dinas yang harus diselesaikan/disampaikan
menurut urutan yang diterima oleh bagian pengiriman.
80
P. Ketentuan Surat-menyurat
1. Komunikasi Langsung
Surat dinas dikirim langsung kepada pejabat yang dituju. Jika surat
tersebut ditujukan kepada pejabat yang bukan kepala instansi, untuk
mempercepat penyampaian surat kepada pejabat yang dituju
tersebut, surat tetap ditujukan kepada kepala instansi dengan
mencantumkan untuk perhatian (u.p.) pejabat yang bersangkutan.
2. Alur Surat-menyurat
Alur surat-menyurat harus melalui hierarki dari tingkat pimpinan
tertinggi instansi hingga ke pejabat struktural terendah yang
berwenang sehingga dapat dilakukan pengendalian penyelesaian.
3. Disposisi
Disposisi adalah petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut pengelolaan
naskah dinas korespondensi; ditulis secara jelas pada lembar
disposisi, tidak pada naskah asli. Lembar disposisi merupakan satu-
kesatuan dengan naskah dinas yang bersangkutan.
Format disposisi dapat dilihat pada contoh:
81
BAB IV
PENGURUSAN NASKAH DINAS KORESPONDENSI
Korespondensi sangat penting untuk mendukung penyelenggaraan tugas
fungsi organisasi. Jika pelaksanaan korespondensi tidak diatur dengan
cermat dan teliti, akan diperlukan banyak waktu dan biaya. Pengurusan
naskah dinas korespondensi yang baik akan meningkatkan efektivitas dan
efisiensi penyelenggaraan administrasi instansi pemerintah.
A. Naskah Dinas Korespondensi Internal (Nota Dinas/Memorandum)
Pengurusan nota dinas/memorandum adalah pengelolaan nota
dinas/memorandum yang diterima dan yang akan dikirim. Pengurusan
nota dinas/memorandum itu sebaiknya dipusatkan di tata
usaha/sekretariat pimpinan atau di bagian lain yang menyelenggarakan
fungsi kesekretariatan untuk memudahkan pengawasan dan
pengendaliannya.
B. Naskah Dinas Korespondensi Eksternal
1. Ketentuan Penyusunan Surat Dinas
a. Penyelenggaraan urusan kedinasan melalui surat-menyurat dinas
harus dilaksanakan secara cermat dan teliti agar tidak
menimbulkan salah penafsiran.
b. Urusan kedinasan yang dilakukan dengan menggunakan tata cara
dan prosedur surat-menyurat harus menggunakan sarana
komunikasi resmi.
c. Jawaban terhadap surat yang masuk:
1) Instansi pengirim harus segera menginformasikan kepada
penerima surat atas keterlambatan jawaban dalam suatu
proses komunikasi.
2) Instansi penerima harus segera memberikan jawaban terhadap
konfirmasi yang dilakukan oleh instansi pengirim.
2. Pengurusan/Penanganan Naskah Dinas Surat Masuk
Surat masuk adalah naskah dinas dari eksternal atau internal
instansi yang diterima dalam sampul tertutup atau terbuka untuk
disampaikan kepada tujuan surat. Untuk memudahkan
pengawasan dan pengendalian, penerimaan surat masuk
82
sebaiknya dipusatkan di Bagian Tata usaha atau di bagian lain
yang menyelenggarakan fungsi tata usaha
persuratan/kesekretariatan pada satuan kerja. Penanganan surat
masuk dilaksanakan melalui tahapan berikut:
a. Penerimaan
Penerimaan surat masuk adalah kegiatan menerima surat dari
eksternal atau internal instansi yang diantar oleh kurir.
b. Pemilahan/Penyortiran
1) Tahap pemilahan/penyortiran surat masuk dikelompokkan
berdasarkan tingkat keamanan dan tingkat kecepatan
penyampaian.
Tingkat keamanan surat sebagai berikut:
a) Sangat Rahasia : SR
b) Rahasia : R
c) Biasa : B
Tingkat kecepatan penyampaian surat sebagai berikut:
a) Sangat Segera
b) Segera
c) Biasa
2) Pemilahan/penyortiran surat dinas dilakukan untuk
menentukan apakah akan disampaikan kepada pimpinan
atau langsung kepada pejabat yang menangani.
3) Surat masuk yang beralamat pribadi (nama orang) atau
sampul tidak berkop dinas, termasuk surat yang harus
disampaikan langsung kepada yang bersangkutan dalam
keadaan sampul tertutup.
c. Pencatatan
1) Surat masuk dicatat pada buku agenda dan lembar
pengantar surat masuk oleh Bagian Tata Usaha atau
bagian yang menangani kesekretariatan yang selanjutnya
akan disampaikan kepada pimpinan.
2) Pada tingkat pengolah pencatatan/entri data surat masuk
dilakukan dengan modul TNDE Intra LIPI, surat masuk
dilampirkan formulir lembar disposisi manual. Lembar
disposisi manual merupakan sarana yang digunakan oleh
pejabat/pimpinan dalam memberikan arahan surat masuk.
83
Surat masuk dan lembar disposisi manual merupakan
kesatuan yang tidak dapat dipisahkan.
3) Pencatatan pada tingkat unit pengolah dilakukan dengan
melampirkan formulir lembar disposisi manual.
4) Pencatatan surat dinas yang mempunyai tingkat keamanan
SR dan R dilakukan oleh pimpinan kesekretariatan atau
pejabat tertentu yang mendapat kewenangan dari pimpinan
satuan kerja.
5) Pencatatan nomor surat masuk dimulai dari nomor 1 pada
bulan Januari dan berakhir pada nomor terakhir dalam
satu tahun, yaitu nomor terakhir pada tanggal 31
Desember.
d. Pengolahan
1) Tahap pengolahan surat masuk dilakukan setelah
pimpinan/pejabat memutuskan tindakan yang akan diambil
sehubungan dengan surat masuk tersebut.
2) Tindak lanjut dari surat masuk dapat dibuat naskah dinas
baru atau naskah dinas tersebut disimpan.
e. Penyimpanan
Naskah dinas surat masuk harus disimpan sesuai dengan
Pedoman Tata Kearsipan LIPI.
f. Sarana Penanganan Surat Masuk
1) Buku agenda penerimaan surat masuk;
2) Lembar pengantar;
3) Lembar disposisi yang dicetak dari intra LIPI dengan mengentri
data surat masuk sesuai dengan tahapan pada modul TNDE
Intra LIPI:
• Nomor agenda : nomor urut mulai dari 1, 2, 3, dst.
• Tanggal terima : tanggal surat masuk diterima
• Nomor dan tanggal surat masuk : nomor dan tanggal yang tertera pada
naskah dinas surat masuk
• Asal surat :nama instansi/satuan pengirim naskah dinas
• Perihal : pokok surat
• Lampiran : jumlah berkas
• Isi ringkas naskah dinas : maksud isi naskah dinas
84
(Jika jaringan intra LIPI bermasalah, pencatatan dilakukan
secara manual dengan menggunakan formulir lembar disposisi.)
3. Pengurusan/Penanganan Naskah Dinas Surat Keluar
Naskah dinas surat keluar adalah naskah dinas yang dibuat untuk
dikirim kepada pejabat yang tercantum pada alamat surat keluar.
Penanganan surat keluar dilakukan melalui tahap sebagai berikut:
a. Pengolahan
1) Kegiatan pengolahan dimulai dari penyiapan konsep hingga ke
penandatanganan surat dinas. Penyiapan naskah dinas surat
keluar dilaksanakan sebagai berikut:
a) adanya instruksi pimpinan;
b) reaksi atas suatu aksi;
c) adanya konsep baru.
2) Penyiapan/penyusunan konsep surat keluar sebagai berikut:
a) Penyiapan/penyusunan konsep dilakukan oleh
pejabat/pegawai yang membidangi berdasarkan arahan
pimpinan seperti sekretaris/pimpinan sekretariat atau
pejabat yang ditunjuk.
b) Setiap konsep yang akan diajukan kepada pimpinan lebih
dulu harus diteliti oleh sekretaris/pimpinan sekretariat
atau pejabat yang diserahi wewenang.
c) Setiap konsep surat dinas sebelum disetujui oleh pejabat
yang berwenang dibubuhi paraf lebih dulu oleh minimal
dua pejabat di bawahnya yang bertugas menyiapkan
konsep surat dinas tersebut.
d) Setelah konsep surat dinas yang disetujui dicetak pada
kertas kop dinas, surat dinas yang sudah dicetak
sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang
dibubuhi paraf lebih dulu oleh minimal dua pejabat di
bawahnya yang bertugas menyiapkan surat dinas.
e) Letak pembubuhan paraf diatur sebagai berikut:
1) Paraf pejabat yang berada dua tingkat di bawah
pejabat penanda tangan surat dinas dibubuhkan di
sebelah kiri sebelum nama pejabat penanda tangan
surat.
2) Paraf pejabat yang berada satu tingkat di bawah
pejabat penanda tangan surat dinas dibubuhkan di
sebelah kanan setelah nama pejabat penanda
85
tangan.
3) Naskah dinas surat keluar yang sudah
ditandatangani oleh pejabat/pimpinan, proses
selanjutnya sebagai berikut:
• Pemberian tanggal surat, tanggal naskah dinas sebaiknya sesuai dengan
tanggal tanda tangan pejabat/pimpinan.
• Penomoran naskah dinas, pemberian nomor naskah dinas sesuai dengan
ketentuan pada modul TNDE Intra LIPI.
b. Pencatatan
Surat keluar dicatat/dientri dalam daftar pencatatan surat keluar
elektronik yang bentuk, susunan, dan tata cara pencatatannya
sesuai dengan ketentuan modul TNDE Intra LIPI.
c. Penggandaan
Penggandaan adalah kegiatan memperbanyak naskah dinas
dengan sarana reproduksi yang tersedia sesuai dengan banyaknya
alamat yang dituju. Perbanyakan naskah dinas dilakukan dengan
cara sebagai berikut:
1) Menyalin adalah memindahkan teks asli ke dalam alat lainnya
yang mengakibatkan perubahan format dan ukuran.
Penggandaan dengan cara menyalin, legalisasinya berbunyi
seperti contoh berikut:
Contoh:
Disalin sesuai dengan aslinya
Jakarta, ………………………………
KEPALA BAGIAN TATA USAHA
Ttd dan cap dinas
NAMA TERANG
NIP
2) Memindai (scaning) adalah melakukan pembacaan data dengan
cara memindahkan bentuk media dari kertas ke bentuk
elektronik dan dapat dicetak duplikatnya untuk kepentingan
administrasi dengan legalisasi keabsahan.
86
3) Fotokopi (salinan dengan fotokopi) apabila diperlukan legalisasi
dilakukan seperti pada menyalin.
Contoh:
Fotokopi sesuai dengan aslinya
Jakarta, ………………………………
KEPALA BAGIAN TATA USAHA
Ttd dan cap dinas
NAMA TERANG
NIP
Hal yang harus diperhatikan dalam penggandaan sebagai berikut:
1. Penggandaan surat dinas dilakukan setelah surat keluar
ditandatangani oleh pejabat yang berwenang;
2. Naskah dinas yang digandakan belum diberi cap dinas;
3. Pemberian cap dinas pada hasil penggandaan harus
asli/basah;
4. Jumlah yang digandakan sesuai dengan alamat yang dituju
(alamat distribusi) termasuk jumlah tembusan;
5. Penggandaan surat keluar yang tingkat kecepatan
penyampaiannya sangat segera dan segera harus
didahulukan;
6. Penggandaan surat keluar yang tingkat keamanannya sangat
rahasia dan rahasia harus diawasi dengan ketat;
7. Tata usaha pimpinan/sekretariat berkewajiban menjaga agar
penggandaan dilaksanakan sesuai dengan ketentuan yang
berlaku;
d. Pengiriman
1. Surat keluar yang akan dikirimkan dimasukkan ke sampul
dinas sesuai dengan alamat tertuju;
2. Sampul dinas surat keluar harus menunjukkan tingkat
keamanan naskah dinas tersebut. Tingkat keamanan naskah
dinas dapat dilihat pada kode awal penomoran naskah dinas;
3. Sampul dinas surat keluar juga harus diberi cap tingkat
kecepatan penyampaian. Cap tingkat kecepatan penyampaian
87
naskah dinas surat keluar sebagai berikut:
• Sangat Segera/Kilat
• Segera
• Biasa
4. Semua surat keluar yang dikirim dicatat dalam buku ekspedisi
sebagai bukti pengiriman atau dibuatkan formulir tanda bukti
pengiriman tersendiri;
5. Untuk kepentingan keamanan naskah dinas surat keluar,
sekretaris/pimpinan sekretariat mengutamakan keselamatan
pengiriman semua surat keluar, khususnya yang tingkat
keamanannya SR/R.
e. Penyimpanan
Naskah dinas surat keluar (pertinggal) harus disimpan sesuai
dengan ketentuan yang berlaku dalam Pedoman Tata Kearsipan
LIPI.
88
BAB V
PEJABAT PENANDA TANGAN NASKAH DINAS
A. Penandatanganan
Kepala LIPI, Eselon I lainnya, dan Kepala Satuan Kerja di lingkungan
LIPI bertanggung jawab atas segala kegiatan yang dilakukan di dalam
organisasi atau satuan kerjanya. Tanggung jawab tersebut tidak dapat
dilimpahkan atau diserahkan kepada seseorang yang bukan pejabat
berwenang. Pejabat yang berwenang menandatangani surat dinas
eksternal adalah pejabat struktural eselon I dan serendah-rendahnya
kepala satuan kerja.
Kewenangan menandatangani naskah dinas sebagai berikut:
1. Kewenangan melaksanakan dan menandatangani surat dinas
antar/keluar instansi pemerintah yang bersifat
kebijakan/keputusan/ arahan berada di Kepala LIPI.
2. Kewenangan melaksanakan dan menandatangani surat yang tidak
bersifat kebijakan/keputusan/arahan dapat
diserahkan/dilimpahkan kepada pimpinan organisasi di setiap
tingkat eselon atau kepala satuan kerja yang diberi kewenangan
untuk menandatanganinya.
3. Penyerahan/pelimpahan wewenang dan penandatanganan
korespondensi kepada pejabat kepala/pimpinan dilaksanakan
sebagai berikut:
a) Sekretaris Utama LIPI dapat memperoleh pelimpahan
kewenangan dan penandatanganan surat dinas tentang
supervisi, arahan mengenai rencana strategis dan operasional,
termasuk kegiatan lain yang dilaksanakan oleh kedeputian.
b) Sekretaris Utama/Deputi dapat memperoleh penyerahan/
pelimpahan wewenang dan penandatanganan surat dinas yang
berkaitan dengan pelaksanaan tugas dan fungsi sesuai dengan
bidang masing-masing.
B. Penggunaan Garis Kewenangan
Garis kewenangan digunakan jika surat dinas ditandatangani oleh
pejabat yang mempunyai tugas dan fungsi terkait mendapat
pelimpahan dari pejabat yang berwenang.
1. Penandatanganan
Penandatanganan surat dinas yang menggunakan garis
kewenangan dapat dilaksanakan dengan cara:
89
a) Atas Nama (a.n.)
Atas nama yang disingkat (a.n.) digunakan jika pejabat yang
menandatangani surat dinas telah diberi kuasa oleh pejabat
yang bertanggung jawab, berdasarkan bidang tugas dan
tanggung jawab pejabat yang bersangkutan. Susunan
penandatanganan atas nama (a.n.) adalah pejabat satu tingkat
di bawahnya. Nama jabatan pejabat yang berwenang ditulis
lengkap dengan huruf kapital di setiap awal kata, didahului
dengan singkatan a.n. Contoh:
a.n. Kepala LIPI
Deputi/Sekretaris Utama,
ttd
Nama Lengkap
Persyaratan penggunaan tanda tangan a.n. sebagai berikut:
• Pelimpahan wewenang tersebut dalam bentuk tertulis.
• Materi wewenang yang dilimpahkan benar-benar menjadi
tugas dan tanggung jawab pejabat yang melimpahkan.
• Tanggung jawab sebagai akibat penandatanganan surat
berada pada pejabat yang diatasnamakan.
b) Untuk Beliau (u.b.)
Untuk beliau yang disingkat (u.b.) digunakan jika yang
diberikan kuasa memberikan kuasa lagi kepada pejabat satu
tingkat di bawahnya, sehingga untuk beliau (u.b.) digunakan
setelah atas nama (a.n.). Pelimpahan wewenang ini mengikuti
urutan sampai dua tingkat struktural di bawahnya.
Contoh:
a.n. Kepala LIPI
Sekretaris Utama/ Deputi,
u.b.
Kepala Biro... ...............
ttd
Nama Lengkap
90
Persyaratan penggunaan u.b. sebagai berikut:
• Pelimpahan harus mengikuti urutan sampai dua tingkat
pejabat struktural di bawahnya.
• Materi yang ditangani merupakan tugas dan tanggung
jawab pejabat yang melimpahkan wewenangnya.
• U.b dapat dipergunakan oleh pejabat yang ditunjuk sebagai
pejabat sementara atau yang mewakili.
• Tanggung jawab berada pada pejabat yang telah diberi
kuasa.
c) Pelaksana Tugas (Plt.)
Ketentuan penandatanganan pelaksana tugas yang disingkat
(Plt.) sebagai berikut:
1. Pelaksana tugas (Plt.) digunakan apabila pejabat yang
berwenang menandatangani naskah dinas belum ditetapkan
karena menunggu ketentuan bidang kepegawaian lebih
lanjut.
2. Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai dengan
pejabat yang definitif ditetapkan.
Contoh:
Plt. Kepala Biro Umum,
ttd
Nama Lengkap
d) Pelaksana Harian (Plh.)
Ketentuan penandatanganan pelaksana harian yang disingkat
(Plh.) sebagai berikut:
1. Pelaksana harian (Plh.) digunakan apabila pejabat yang
berwenang menandatangani naskah dinas tidak berada di
tempat sehingga untuk kelancaran pelaksanaan pekerjaan
sehari-hari perlu ada pejabat sementara yang
menggantikannya.
2. Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai dengan
pejabat yang definitif kembali di tempat.
91
Contoh:
Plh. Kepala Biro Umum,
ttd
Nama Lengkap
e) Ketua TIM/Panitia/Pejabat Pembuat Komitmen
Penandatanganan surat keluar dapat dilakukan oleh Ketua
Tim/Ketua Panitia/Pejabat Pembuat Komitmen dengan
ketentuan sebagai berikut:
1. Penugasan Ketua Tim/Ketua Panitia/Pejabat Pembuat
Komitmen berdasarkan Keputusan Kepala LIPI dan
eselon 1 lainnya sesuai dengan jangka waktu yang
ditentukan.
2. Naskah dinas yang dibuat oleh ketua Tim/Panitia tidak
menggunakan cap dinas organisasi atau satuan kerja,
cap dinas dibuat berdasarkan kegiatan penugasan.
Contoh:
Pejabat Pembuat Komitmen
ttd
Nama Lengkap
f) Untuk Perhatian (u.p.)
Alamat surat dengan menggunakan singkatan u.p. (untuk
perhatian) untuk keperluan berikut:
1. mempercepat penyelesaian surat yang diperkirakan
dilakukan oleh pejabat atau staf tertentu di lingkungan
instansi;
2. mempermudah penyampaian oleh sekretariat penerima
surat pejabat yang dituju dan untuk mempercepat
penyelesaiannya sesuai dengan maksud surat;
3. mempercepat penyelesaian surat karena tidak menunggu
kebijaksanaan langsung pimpinan instansi.
92
Contoh:
Yth. Kepala LIPI
Jalan Jenderal Gatot Subroto 10 Jakarta 17210
u.p.
Deputi Bidang Jasa Ilmiah
KEWENANGAN PEJABAT PENANDA TANGAN
No. Jenis Naskah
Dinas
Kepal
a
LIPI
Wak
a
LIPI
Sestam
a
Dep
uti
Kapus/K
aro/
Ka UPT
Kabag
/
Kabid
Kasubbid
/
Kasubba
g
1. Peraturan √ - - - - - -
2. Keputusan √ - √ √ √ √ √
3. Pedoman √ - √ √ - - -
4. Petunjuk
Pelaksanaan √ √ √ - - -
5. Instruksi √ √ √ √ √ - -
6.
Standar
Operasional
Prosedur (SOP)
√ √ √ √ √ √ -
7. Surat Edaran √ √ √ √ √ -
8. Surat Perintah √ √ √ √ √ √ -
9. Surat Tugas √ √ √ √ √ √ -
10. Memorandum √ √ √ √ √
√ √
11. Nota Dinas √ √ √ √ √
√ √
93
12. Naskah Dinas
Eksternal √ √ √ √
√ - -
13. Surat Undangan √ √ √ √ √
√ √
14. Surat Perjanjian √ √ √ √ √
- -
15. Surat Panggilan √ √ √ √ √
√ √
16. Surat Kuasa √ √ √ √ √
√ √
17. Berita Acara √ √ √ √ √
√ √
18. Surat
Keterangan √ √ √ √
√ √ √
19. Surat Pengantar √ √ √ √ √
√ √
20. Pengumuman √ √ √ √ √
√ √
21. Laporan √ √ √ √ √
√ √
22. Telaahan Staf √ √ √ √ √
√ √
94
BAB VI
PENGGUNAAN LOGO LIPI DALAM NASKAH DINAS
Logo LIPI digunakan dalam tata naskah dinas sebagai tanda pengenal atau
identifikasi yang bersifat tetap dan resmi. Untuk memperoleh keseragaman dalam
penyelenggaraan tata naskah dinas di semua jajaran aparatur pemerintah, perlu
ditentukan penggunaan logo LIPI pada kertas surat, sampul, dan cap dinas.
A. Ketentuan Penggunaan Logo LIPI
1. Umum
a. Logo LIPI adalah tanda pengenal atau identitas berupa simbol atau huruf
yang digunakan dalam tata naskah dinas Lembaga Ilmu Pegetahuan
Indonesia sebagai identitas agar publik lebih mudah mengenalnya.
b. Logo LIPI digunakan oleh pejabat berwenang pada organisasi atau satuan
kerja di lingkungan LIPI.
2. Logo LIPI wajib digunakan untuk:
a. kepala naskah dinas;
b. cap dinas;
c. sampul/amplop dinas;
d. dokumen resmi yang diterbitkan oleh LIPI;
e. stop map;
f. papan nama kantor;
g. kartu tanda pengenal pegawai;
h. tanda pengenal pin pegawai;
i. label barang milik negara; dan
j. situs resmi.
3. Logo LIPI dapat digunakan pada:
a. gedung kantor; dan
b. untuk hal-hal lain yang memerlukan simbol.
4. Penggunaan logo untuk hal-hal selain yang diatur dalam poin 2 dan 3 harus
mendapatkan izin dari Sekretaris Utama.
B. Penggunaan Logo pada Kepala Naskah Dinas
1. Kepala naskah dinas dibuat untuk mencetak naskah dinas sesuai dengan
jenis dan format naskah dinas. Kepala naskah dinas terdiri dari:
a. Kepala Naskah Dinas Internal
b. Kepala Naskah Dinas Eksternal
2. Ukuran kertas kepala naskah dinas sebagai berikut:
a. A4 yang berukuran 210 x 297 mm
b. A3 yang berukuran 297 x 420 mm
c. Folio berukuran 210 x 330 mm
d. A5 yang berukuran 148 x 210 mm
95
3. Bentuk dan spesifikasi logo pada kepala naskah dinas sebagai berikut:
a. Logo pada kepala naskah dinas dicantumkan berdasarkan bentuk,
perbandingan ukuran, dan warna yang telah diatur sesuai dengan
ketentuan yang berlaku.
b. Tulisan nama organisasi/satuan kerja dicetak tebal dengan huruf kapital
tipe Times ukuran 16 pt dengan warna hitam dan alamat lengkap ditulis
dengan huruf awal kapital berukuran 12 pt.
c. Jika organisasi atau satuan kerja telah bersertifikasi ISO, logo ISO bisa
diletakkan di sebelah kanan atas dari kepala naskah dinas dengan
ukuran tidak boleh melebihi ukuran logo LIPI.
Ukuran dan Penempatan Logo LIPI pada Kepala Naskah Dinas Internal
96
Format kepala naskah dinas internal untuk eselon I.
Format kepala naskah dinas internal satuan kerja.
97
Ukuran dan Penempatan Logo LIPI pada kepala naskah dinas eksternal
Format kepala naskah dinas eksternal eselon I.
98
Format kepala naskah dinas eksternal eselon I dengan logo tambahan.
Format kepala naskah dinas eksternal satuan kerja.
99
Format kepala naskah dinas eksternal satuan kerja dengan logo tambahan.
Format kepala naskah dinas eksternal satuan kerja dengan logo tambahan
lebih dari satu maka disusun vertikal dengan proporsi besar tidak melebihi
logo identitas utama.
C. Penggunaan Logo LIPI pada Cap Dinas
1. Bentuk dan spesifikasi cap dinas dengan logo LIPI untuk kepala LIPI dan
wakil kepala LIPI sebagai berikut:
100
a. Bentuk bundar, terdiri atas tiga lingkaran dengan jari-jari R1 = 18,5
mm, R2 = 17,5 mm, dan R3 = 13,5 mm. Tebal garis lingkaran R1 = 0,8
mm dan R2 = R3 = 0,2 mm.
b. Lingkaran pertama adalah lingkaran paling luar. Pada lingkaran
kedua, di bagian atas tercantum tulisan nama organisasi. Pada
lingkaran ketiga, terdapat logo LIPI tanpa tulisan “LIPI” dengan lebar
20 mm dan tinggi menyesuaikan.
c. Tulisan “Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia” ditempatkan di atas
logo LIPI dengan posisi melingkar, menggunakan huruf Blue Highway.
d. Pada bagian bawah tertulis “Kepala” untuk cap dinas kepala LIPI dan
“Wakil Kepala” untuk cap dinas wakil kepala LIPI.
e. Tinta cap instansi berwarna ungu.
Format Cap Dinas Kepala LIPI dan Wakil Kepala LIPI
f. Format cap dinas satuan kerja sebagai berikut: 1) Bentuk bundar, terdiri atas tiga lingkaran dengan jari-jari R1 =
18,5 mm, R2 = 17,5 mm, dan R3 = 13,5 mm. Tebal garis lingkaran
R1= 0,8 mm dan R2 = R3 = 0,2 mm.
2) Lingkaran pertama adalah lingkaran paling luar. Pada lingkaran
kedua, di bagian atas tercantum tulisan nama satuan kerja.
3) Pada lingkaran ketiga terdapat logo LIPI tanpa tulisan “LIPI”
dengan tinggi 17,7 mm sedangkan lebarnya menyesuaikan
proporsional sesuai dengan tinggi.
4) Logo LIPI ditempatkan pada lingkaran tengah dengan posisi
center.
5) Tulisan “Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia” ditempatkan di
atas logo LIPI dengan posisi melingkar, menggunakan huruf Blue
Highway, ukuran disesuaikan proporsional dengan nama satuan
kerja.
101
6) Tulisan nama satuan kerja ditempatkan di bawah logo LIPI
dengan posisi melingkar, menggunakan huruf Blue Highway,
ukuran disesuaikan proporsional dengan tulisan “Lembaga Ilmu
Pengetahuan Indonesia”.
Bentuk Stempel
Kepala LIPI
Wakil Kepala LIPI
Sekretaris Utama
Deputi Bidang Ilmu Pengetahuan Kebumian
Deputi
Bidang Ilmu Pengetahuan Hayati
Deputi Bidang Ilmu Pengetahuan Teknik
Deputi
Bidang Ilmu Pengetahuan Sosial dan Kemanusiaan
Deputi Bidang Jasa Ilmiah
102
Biro Perencanaan dan Keuangan
Biro Organisasi dan Kepegawaian
Biro Kerjasama dan Pemasyarakatan Iptek
Biro Umum dan Perlengkapan
Pusat Pembinaan, Pedidikan,
dan Pelatihan Peneliti
Pusat Penelitian Perkembangan Iptek
Pusat Penelitian Geoteknologi
Pusat Penelitian Oseanografi
Pusat Penelitian Limnologi
Pusat Penelitian Metalurgi
103
UPT Balai Informasi dan Konservasi Kebumian Karang Sambung
UPT Loka Teknik Jambang Kulon
UPT Loka Teknik Penambangan dan Mitigasi Bencana Liwa
UPT Loka Konservasi Biota Laut Bitung
UPT Loka Konservasi Biota Laut Biak
UPT Balai Konservasi Biota Laut Ambon
UPT Loka Pengembangan
Kompetensi SDM Oseanografi Pulau Pari
UPT Loka Pengembangan Bio Industri Laut Mataram
Pusat Penelitian Biologi
Pusat Penelitian Bioteknologi
Pusat Konservasi Tumbuhan Kebun Raya Bogor
UPT Balai Penelitian dan Pengembangan Biomaterial
104
UPT Balai Konservasi Tumbuhan Kebun Raya Cibodas
UPT Balai Konservasi Tumbuhan Kebun Raya Purwodadi
UPT Balai Konservasi Tumbuhan Kebun Raya
Eka Karya Bali
Pusat Penelitian Fisika
Pusat Penelitian Kimia
Pusat Penelitian Informatika
Pusat Penelitian Tenaga Listrik dan Mekatronik
Pusat Elektronika dan Telekomunikasi
UPT Balai Besar Pengembangan Teknologi Tepat Guna Subang
UPT Balai Pengembangan Proses dan Teknologi Kimia
UPT Balai Pengolahan Mineral Lampung UPT Loka Pengembangan Signal dan Navigasi
105
Pusat Penelitian Ekonomi
Pusat Penelitian Kependudukan
Pusat Penelitian Politik
Pusat Penelitian Sumber Daya Regional
Pusat Penelitian Kemasyarakatan dan
Kebudayaan
Pusat Penelitian Sistem Mutu dan Teknologi Pengujian
Pusat Penelitian Kalibrasi, Instrumentasi, dan
Metrologi
Pusat Inovasi
Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah
UPT Balai Informasi Teknologi
106
UPT Balai Pengembangan Instrumentasi
UPT Balai Media dan Reproduksi (LIPI PRESS)
Inspektorat
UPT Loka Pengembangan Biota Laut Tual
D. Penggunaan Logo LIPI pada Sampul Naskah Dinas
Sampul dinas adalah tempat untuk naskah dinas yang akan dikirim. Ukuran
dan bentuk sampul dinas pada organisasi/satuan kerja di lingkungan LIPI harus
disesuaikan dengan naskah dinas.
• Ukuran sampul dinas:
Ukuran sampul naskah dinas lebih besar dan disesuaikan dengan
ukuran naskah dinas. Untuk naskah dinas A4 dan folio dipergunakan
sampul dengan ukuran 23 x 11 cm.
• Bentuk sampul dinas A4:
107
Bentuk sampul menggunakan logo tambahan
E. Pengawasan
Pimpinan instansi/satuan kerja bertanggung jawab atas pelaksanaan ketentuan
ini dan wajib melakukan pengawasan.
108
BAB VII
PERUBAHAN, PENCABUTAN, PEMBATALAN,
DAN PEMBETULAN NASKAH DINAS
Perubahan, pencabutan, pembatalan, dan pembetulan naskah dinas
harus jelas dan dapat menunjukkan naskah dinas yang diadakan
perubahan, pencabutan, pembatalan, dan pembetulan tersebut.
A. Pengertian
1. Perubahan
Perubahan adalah mengubah bagian tertentu dari naskah dinas.
Perubahan dinyatakan dengan penetapan naskah dinas yang baru.
2. Pencabutan
Pencabutan mempunyai arti bahwa naskah dinas tidak berlaku
sejak pencabutan ditetapkan. Pencabutan naskah dinas
dinyatakan dengan penetapan naskah dinas baru.
3. Pembatalan
Pembatalan mempunyai arti bahwa semua materi naskah dinas
tidak berlaku mulai saat naskah dinas ditetapkan. Pembatalan
naskah dinas dinyatakan dengan penetapan naskah dinas baru.
4. Pembetulan
Pembetulan atau ralat adalah perbaikan yang dilakukan karena
terjadi salah pengetikan atau salah cetak atas kesalahan yang
sifatnya tidak substansial, misalnya penulisan angka, huruf, dan
nama orang.
B. Tata Cara Perubahan, Pencabutan, Pembatalan, dan Pembetulan
1. Naskah dinas yang bersifat mengatur, apabila diubah, dicabut,
atau dibatalkan harus diubah, dicabut, atau dibatalkan dengan
naskah dinas yang sama jenisnya.
2. Pejabat yang berhak menentukan perubahan, pencabutan, dan
pembatalan adalah pejabat yang menandatangani naskah dinas
tersebut atau oleh pejabat yang lebih tinggi kedudukannya.
3. Ralat yang bersifat kekeliruan kecil seperti salah ketik
dilaksanakan oleh pejabat yang menandatangani naskah dinas
atau dapat oleh pejabat setingkat lebih rendah atau pejabat yang
berwenang sesuai dengan tugas dan fungsinya.
109
BAB VIII
PENUTUP
Pedoman Tata Naskah Dinas LIPI ini merupakan acuan bagi
satuan kerja di lingkungan LIPI dalam pelaksanaan Tata Naskah
Dinas untuk menciptakan kelancaran komunikasi tertulis yang
efektif dan efisien.
Dengan menerapkan Pedoman Tata Naskah Dinas LIPI ini
diharapkan dapat tercapai kesamaan pengertian dan pemahaman
tentang penyelenggaraan Tata Naskah Dinas sehingga terwujud
tertib administrasi di lingkungan LIPI.
Kepala Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia,
ttd.
Lukman Hakim
Disalin sesuai dengan aslinya Kepala Biro Kerja Sama dan Pemasyarakatan Iptek, ttd. Bogie Soedjatmiko Eko Tjahjono NIP 19560226 198603 1 001