U vraagt
Digitaliseren op aanvraag van de klant, principes, en werkproces
Wij Scannen
Leuven 28 april 2011
U vraagt
Wij scannen
Leuven 28 april 2011
Scanning op verzoek van de klant, principes
Uitgangspunten, workflow en praktische zaken
Leuven 28 april 2011
Visitors
Year Reading rooms Website
1982 24.027
1988 29.788
1992 27.738
1998 26.598
2002 25.014
2006 17.958
2007
2008
2009
2010
Leuven 28 april 2011
Visitors
Year Reading rooms Website
1982 24.027
1988 29.788
1992 27.738
1998 26.598 40.048
2002 25.014 224.050
2006 17.958 512.592
2007
2008
2009
2010
Leuven 28 april 2011
Visitors
Year Reading rooms Website
1982 24.027
1988 29.788
1992 27.738
1998 26.598 40.048
2002 25.014 224.050
2006 17.958 512.592
2007 92.678
2008 118.312
2009 106.000
2010 125.000
Visitors
Year Reading rooms Website
1982 24.027
1988 29.788
1992 27.738
1998 26.598 40.048
2002 25.014 224.050
2006 17.958 512.592
2007 92.678 520.483
2008 118.312 538.483
2009 106.000 531.143
2010 125.000 710.453
Leuven 28 april 2011
De tijd dat digitalisering een optie was is
voorbij. Het aantal gebruikers van de website
stijgt sterk. Maar ook de verwachting dat de
stukken online te raadplegen zijn.
“We want to use the internet to facilitate historical research; Everybody should be able to use all archival collections at home 24/7”
Leuven 28 april 2011
V. Hoe lang duurt het om alles te digitaliseren
1 meter = 7.000 scans
Productie = 10.000 scans per week
A. 431 jaar
V. Hoeveel scans levert digitalisering van 32 kilometer archief
A. 224.000.000 scans
Leuven 28 april 2011
Lage incidentele en structurele kosten
U vraagt
Leuven 28 april 2011
Als we er voor kunnen zorgen dat
Alle inventarisnummers voor digitalisering kunnen worden aangevraagd
De levertijd kort blijft
De kosten voor de gebruiker laag blijven
Dan kunnen we stellen dat we geen achterstand in digitalisering hebben, en dat de doelstelling dat alle inventarisnummers voor onderzoek digitaal beschikbaar zijn is gehaald
Noodzakelijk:
U vraagt
Leuven 28 april 2011
Lage incidentele kosten
Kwaliteitsnorm is leesbaarheid
Efficiënt ingericht werkproces
Grootschalige aanpak: contstante productie
Lage structurele kosten
Opslagkosten beperken: formaat is JPEG
Scanning is uitbesteed
Interne werkzaamheden digitalisering onderbrengen in lijntaken
Naast digitalisering op aanvraag ook digitalisering op basis van
Wij scannen
Leuven 28 april 2011
Digitalisering bij het Stadsarchief Amsterdam
Subsidies (vaak voor specifieke onderwerpen, zoals WWII)
Selecties beeldmateriaal voor de Beeldbank
Samenwerking met Amsterdamse diensten en bedrijven
Projecten met verschillende doelstellingen, documenttypen, leveranciers
Gestroonlijnd, efficient ingericht werkproces is voorwaarde voor grootschalig
digitaliseren
Beschikbare richtlijnen en best practices houden vaak onvoldoende
rekeningen met deze complexe factoren bij grootschalig werken
We hebben een werkproces ingericht waarin standaardisatie en grootschaligheid
uitganspunten zijn
Alle projecten digitalisering volgen dit proces
Ontwikkeling van het werkproces
Leuven 28 april 2011
2. Providing Ordernr(s)
3. Assessing the originals
4. Preparing the originals
5. Transport
6. Scanning7. Assinging
filenames
8. Transport
9. Checking originals
10. Checking scans
13. Import in controled
storage system
15. Export scans
17. Import scans
16. Export metadata
18. Import metadata
14. Import in metadata system
11. Checking metadata
1. Requesting digitalization
12. Originals back to
repositry
Wij scannen
De volgende voorwaarden en uitgangspunten zijn het aan proces gesteld
Uitgangspunten
Leuven 28 april 2011
2. Providing Ordernr(s)
3. Assessing the originals
4. Preparing the originals
5. Transport
6. Scanning7. Assinging
filenames
8. Transport
9. Checking originals
10. Checking scans
13. Import in controled
storage system
15. Export scans
17. Import scans
16. Export metadata
18. Import metadata
14. Import in metadata system
11. Checking metadata
1. Requesting digitalization
12. Originals back to
repositry
Wij scannen
Volledige inventarisnummers worden gedigitaliseerd
Proces wordt zoveel mogelijk gekoppeld aan de SAA beheeromgeving
Proces wordt ondersteund met een (te ontwikkelen) workflow tool
Uitgaan van bestaande metadata
Alle openbare inventarisnrs kunnen voor digitalisering worden aangevraagd
Eenvoudig: klik op “digitaliseren”
Productie van 15.000 scans op wekelijkse basis
1. Aanvragen voor digitalisering
Leuven 28 april 2011
Wij scannen2. Providing Ordernr(s)
3. Assessing the originals
4. Preparing the originals
5. Transport
6. Scanning7. Assinging
filenames
8. Transport
9. Checking originals
10. Checking scans
13. Import in controled
storage system
15. Export scans
17. Import scans
16. Export metadata
18. Import metadata
14. Import in metadata system
11. Checking metadata
1. Requesting digitalization
12. Originals back to
repositry
Digitalisering start vanuit de technische beheeromgeving
Elke eenheid krijgt een ordernummer
Functies ordernummer
Alle te digitaliseren eenheden krijgen een orderbon
2. Uitgifte ordernummers
Leuven 28 april 2011
Communicatie digitaliseerderCommunicatie digitaliseerder
ScanningScanning
Toekennen bestandsnamenToekennen bestandsnamen
Registratie bestandsnamenRegistratie bestandsnamen
Facturering door digitaliseerderFacturering door digitaliseerder
Wij scannen2. Providing Ordernr(s)
3. Assessing the originals
4. Preparing the originals
5. Transport
6. Scanning7. Assinging
filenames
8. Transport
9. Checking originals
10. Checking scans
13. Import in controled
storage system
15. Export scans
17. Import scans
16. Export metadata
18. Import metadata
14. Import in metadata system
11. Checking metadata
1. Requesting digitalization
12. Originals back to
repositry
Digitalisering start vanuit de technische beheeromgeving
Elke eenheid krijgt een ordernummer
Functies ordernummer
Alle te digitaliseren eenheden krijgen een orderbon
2. Uitgifte ordernummers
Leuven 28 april 2011
Communicatie digitaliseerderCommunicatie digitaliseerder
ScanningScanning
Toekennen bestandsnamenToekennen bestandsnamen
Registratie bestandsnamenRegistratie bestandsnamen
Facturering door digitaliseerderFacturering door digitaliseerder
Wij scannen2. Providing Ordernr(s)
3. Assessing the originals
4. Preparing the originals
5. Transport
6. Scanning7. Assinging
filenames
8. Transport
9. Checking originals
10. Checking scans
13. Import in controled
storage system
15. Export scans
17. Import scans
16. Export metadata
18. Import metadata
14. Import in metadata system
11. Checking metadata
1. Requesting digitalization
12. Originals back to
repositry
Vanuit het workflowsysteem worden ophaal- en terugzetlijsten gegenereerd
Op basis hiervan worden originelen uit de depots verzameld
Wij scannen
3. Logistiek: ophalen en terugbrengen van originelen
Leuven 28 april 2011
2. Providing Ordernr(s)
3. Assessing the originals
4. Preparing the originals
5. Transport
6. Scanning7. Assinging
filenames
8. Transport
9. Checking originals
10. Checking scans
13. Import in controled
storage system
15. Export scans
17. Import scans
16. Export metadata
18. Import metadata
14. Import in metadata system
11. Checking metadata
1. Requesting digitalization
12. Originals back to
repositry
Leuven 28 april 2011
Speciale werkruimte
Beoordeling originelen, transport voorbereiding
Wij scannen
4. Beoordelen van de originelen
2. Providing Ordernr(s)
3. Assessing the originals
4. Preparing the originals
5. Transport
6. Scanning7. Assinging
filenames
8. Transport
9. Checking originals
10. Checking scans
13. Import in controled
storage system
15. Export scans
17. Import scans
16. Export metadata
18. Import metadata
14. Import in metadata system
11. Checking metadata
1. Requesting digitalization
12. Originals back to
repositry
Leuven 28 april 2011
Informatie in de beheersystemen is niet altijd volledig
Aanvragen van inventarisnummer die in een van deze categorien vallen
worden niet honoreerd
B. Materiaal
Daarom vindt standaard een globale check plaats
A. Inhoud
Wij scannen
4. Beoordelen van de originelen
Copyright Openbaarheid Privacy
Beoordeling kwetsbaarheid originelen / risico op beschadiging bij transport of digitalisering in standaard set-up.
2. Providing Ordernr(s)
3. Assessing the originals
4. Preparing the originals
5. Transport
6. Scanning7. Assinging
filenames
8. Transport
9. Checking originals
10. Checking scans
13. Import in controled
storage system
15. Export scans
17. Import scans
16. Export metadata
18. Import metadata
14. Import in metadata system
11. Checking metadata
1. Requesting digitalization
12. Originals back to
repositry
Leuven 28 april 2011
Informatie in de beheersystemen is niet altijd volledig
Aanvragen van inventarisnummer die in een van deze categorien vallen
worden niet honoreerd
B. Materiaal
Daarom vindt standaard een globale check plaats
A. Inhoud
Wij scannen
4. Beoordelen van de originelen
Copyright Openbaarheid Privacy
Beoordeling kwetsbaarheid originelen / risico op beschadiging bij transport of digitalisering in standaard set-up.
2. Providing Ordernr(s)
3. Assessing the originals
4. Preparing the originals
5. Transport
6. Scanning7. Assinging
filenames
8. Transport
9. Checking originals
10. Checking scans
13. Import in controled
storage system
15. Export scans
17. Import scans
16. Export metadata
18. Import metadata
14. Import in metadata system
11. Checking metadata
1. Requesting digitalization
12. Originals back to
repositry
Materiele voorbereiding is minimaal
Wij scannen
4. Beoordelen van de originelen
Leuven 28 april 2011
Nietjes worden verwijderd
Kleine reparaties worden uitgevoerd door medewerkers conservering
De volgorde van de originelen wordt niet gecontroleerd of gewijzigd
Wij doen
Wij doen niet
De originelen worden niet genummerd
2. Providing Ordernr(s)
3. Assessing the originals
4. Preparing the originals
5. Transport
6. Scanning7. Assinging
filenames
8. Transport
9. Checking originals
10. Checking scans
13. Import in controled
storage system
15. Export scans
17. Import scans
16. Export metadata
18. Import metadata
14. Import in metadata system
11. Checking metadata
1. Requesting digitalization
12. Originals back to
repositry
Maar dan mogen er geen fouten worden gemaakt bij het nummeren
Nummeren van de originelen heeft een groot voordeel:
Wij scannen
De originelen worden niet genummerd
Leuven 28 april 2011
De volledigheid van de scans (tov de originelen) kan worden gegarandeerd
Dubbel nummers toekennen leidt tot onlogische aantallen (100 scans, maar laatse paginanr is 99)
Experimenten met nummering hebben geleerd dat foutloos nummeren niet haalbaar is.
Een nummer overgeslagen leidt al snel tot de conclusie dat een scan ontbreekt (wat niet zo is)
2. Providing Ordernr(s)
3. Assessing the originals
4. Preparing the originals
5. Transport
6. Scanning7. Assinging
filenames
8. Transport
9. Checking originals
10. Checking scans
13. Import in controled
storage system
15. Export scans
17. Import scans
16. Export metadata
18. Import metadata
14. Import in metadata system
11. Checking metadata
1. Requesting digitalization
12. Originals back to
repositry
Transport vindt plaatst in speciale, afsluitbare karren
Wij scannen
5. Transport
Leuven 28 april 2011
2. Providing Ordernr(s)
3. Assessing the originals
4. Preparing the originals
5. Transport
6. Scanning7. Assinging
filenames
8. Transport
9. Checking originals
10. Checking scans
13. Import in controled
storage system
15. Export scans
17. Import scans
16. Export metadata
18. Import metadata
14. Import in metadata system
11. Checking metadata
1. Requesting digitalization
12. Originals back to
repositry
Er mag geen twijfel bestaan over wat die bestandsnaam moet zijn
Na scanning moeten de juiste bestandsnamen worden toegekend
Anders moeten bestandsnamen gewijzigd bij mutatie op deze informatie
Uitgangspunt: bestandsnamen bevatten geen inhoudelijke, veranderlijke informatie
Wij scannen
6. / 7. Scanning en toekenning bestandsnamen
Leuven 28 april 2011
Bestandsnamen vormen de sleutel
tussen scan en metadata
Bestandsnamen vormen de sleutel
tussen scan en metadata
2. Providing Ordernr(s)
3. Assessing the originals
4. Preparing the originals
5. Transport
6. Scanning7. Assinging
filenames
8. Transport
9. Checking originals
10. Checking scans
13. Import in controled
storage system
15. Export scans
17. Import scans
16. Export metadata
18. Import metadata
14. Import in metadata system
11. Checking metadata
1. Requesting digitalization
12. Originals back to
repositry
Bestandsnaamtoekenning Stadsarchief Amsterdam
Leuven 28 april 2011
Aanvraag digitalisering Beheersystemen
First 6#: ordernr
Last 6#: serial nr
Orderbon
Filename
Scanning
A20758000001
A20758000002
A20758000003
Range
A20758000001 – A20758999999
Archief 195Inv Nr 836 Order: A20758
A20758000004
A20758000005
Scanrapport
A20758000001
A20758000002
A20758000003
A20758000004
A20758000005
12 digits
Registratie bestandsnamen
Registratie bestandsnamen
Import
Samenwerking met leverancier: focus op PROCES
Scans en metadata worden op gerichtte, efficiente wijze gecontroleerd
Waar mogelijk zijn controles geautomatiseerd
10. 11. Controle van scans en metadata
Check Methode
Virussen Virus checker
Data integriteit MD-5 checksumvergelijking
Validiteit bestandsformaat
Jhove
Kwaliteit scansCheck referentie scans
Visuele check productiescans
Volledigheid Afhankelijk van project
Bestandsnamen Script
Basic checks
Wij scannen
Leuven 28 april 2011
2. Providing Ordernr(s)
3. Assessing the originals
4. Preparing the originals
5. Transport
6. Scanning7. Assinging
filenames
8. Transport
9. Checking originals
10. Checking scans
13. Import in controled
storage system
15. Export scans
17. Import scans
16. Export metadata
18. Import metadata
14. Import in metadata system
11. Checking metadata
1. Requesting digitalization
12. Originals back to
repositry
Na import is de order voor digitalisering afgerond
Na goekeuring worden alle scans en metadata (bestandsnamen) in de beheersystemen
geimporteerd
Imports vinden geautomatiseerd plaats, op basis van scripts en standaard protocollen
13. 14. Importeren van scans en metadata in de beheersystemen
Wij scannen
Leuven 28 april 2011
2. Providing Ordernr(s)
3. Assessing the originals
4. Preparing the originals
5. Transport
6. Scanning7. Assinging
filenames
8. Transport
9. Checking originals
10. Checking scans
13. Import in controled
storage system
15. Export scans
17. Import scans
16. Export metadata
18. Import metadata
14. Import in metadata system
11. Checking metadata
1. Requesting digitalization
12. Originals back to
repositry
Na import worden de metadata geoptimaliseerd voor het zoeksysteem
Uitwisseling van inventarissen vindt plaats mbv EAD
Lokatie onafhankelijk, direct via het CMS van de website
De website wordt gehost op een externe lokatie
Metadata worden geupload via standaard HTTP protocol
18. Import metadata in de website
Wij scannen
Leuven 28 april 2011
2. Providing Ordernr(s)
3. Assessing the originals
4. Preparing the originals
5. Transport
6. Scanning7. Assinging
filenames
8. Transport
9. Checking originals
10. Checking scans
13. Import in controled
storage system
15. Export scans
17. Import scans
16. Export metadata
18. Import metadata
14. Import in metadata system
11. Checking metadata
1. Requesting digitalization
12. Originals back to
repositry
Na import worden afgeleiden gemaakt
De scans worden via harddisk of FTP upload in de website geimporteerd
Een aantal basis checks wordt uitgevoerd
17. Import scans in the website
Wij scannen
Leuven 28 april 2011
2. Providing Ordernr(s)
3. Assessing the originals
4. Preparing the originals
5. Transport
6. Scanning7. Assinging
filenames
8. Transport
9. Checking originals
10. Checking scans
13. Import in controled
storage system
15. Export scans
17. Import scans
16. Export metadata
18. Import metadata
14. Import in metadata system
11. Checking metadata
1. Requesting digitalization
12. Originals back to
repositry
Leuven 28 april 2011
De aanvrager kan besluiten wel of niet te kopen
Zogauw scans en metadata geimporteerd zijn krijg te klant geautomatiseerd een
De mail bevat een link naar het gedigitaliseerde inventarisnr in de website
Aanvraag geleverd!
De gelukkige klant:
Wij scannen2. Providing Ordernr(s)
3. Assessing the originals
4. Preparing the originals
5. Transport
6. Scanning7. Assinging
filenames
8. Transport
9. Checking originals
10. Checking scans
13. Import in controled
storage system
15. Export scans
17. Import scans
16. Export metadata
18. Import metadata
14. Import in metadata system
11. Checking metadata
1. Requesting digitalization
12. Originals back to
repositry
Leuven 28 april 2011
De aanvrager kan besluiten wel of niet te kopen
Zogauw scans en metadata geimporteerd zijn krijg te klant geautomatiseerd een
De mail bevat een link naar het gedigitaliseerde inventarisnr in de website
Aanvraag geleverd!
De gelukkige klant:
Wij scannen2. Providing Ordernr(s)
3. Assessing the originals
4. Preparing the originals
5. Transport
6. Scanning7. Assinging
filenames
8. Transport
9. Checking originals
10. Checking scans
13. Import in controled
storage system
15. Export scans
17. Import scans
16. Export metadata
18. Import metadata
14. Import in metadata system
11. Checking metadata
1. Requesting digitalization
12. Originals back to
repositry
Weekproductie
Productieschema
Maandag Dinsdag Woensdag Donderdag Vrijdag
Ophalen originelen
Beoordelen originelen
Transport
Uitgifte order nummers
Controles
Afronding aanvragen
Einde, online
Originelen terugzetten
Imports metadata en scans
Exports
Start imports in website
Zat / zon
Verwerken scans en metadata in website
Selecteren nieuwe aanvragen
Leuven 28 april 2011