Danny BoulangerExpert de solution
Patrick LemieuxDéveloppeur
Gestion de l'information structurée (composantes) avec Word et SharePoint
Ordre du jour
Évolution du marché de l’information structurée
Défis et problématique
Besoins de gestion d’information structurée
Approche du marché et solution
Présentation d’une solution
Vos formateurs
Objectifs du séminaire
Découvrir le domaine de l’édition et de la gestion de l’information structurée
Identifier les meilleures approches
Connaître les différentes solutions du marché
Historique d’Alcero
Fondation d’InterDoc en 1995: Consultation et intégration
Fondation d’Alcero en 2007
Lancement d’Alexya en septembre 2008
InterDoc devient la division service d’Alcero en 2009
Alexya présent à l’international: Allemagne, Espagne, Caraïbes, États-Unis, Canada
Lancement de l’éditeur de document virtuel en 2014
Nos clients
Chambre des communes
Évolution du marché de l’information structurée
Historique
Traitement de texte spécialisé AES, MICOM, Xerox Star
Système de création d’information structurée SGML: Arbortext, Softquad Ventura Front Page Quark Express Page Maker
Historique
1985 Avènement du PC Application bureautique Accès aux applications de création structurée
1993-2008 I4I Création de contenu structuré avec Word, 1993 Premier brouillon du XML, 14 novembre 1996 Black Blade Inc 2006
Historique
Joueurs clés dans la création d’information structurée PTC Arbortext JustSystems (XMetal) Altova (Authentic) oXygen I4I (x40)
Évolution des besoins
Dématérialisation• Mondialisation• Télé-Travail• Multi-disciplinaire
Multi-Plateforme• Web• Tablette intelligente• Téléphone intelligent
Collaboration• Édition concurrente• Gestion des sections ou composantes
Défis et problématique
Défis
Notre lecture des défis
Problématique d’affaires
Gestion de changement
Cibler les usagers sur la création
Problématique d’architecture d’information
Document élaboré dans un bloc
Culture d’édition Sa méthode Son style Sa gestion
Structure virtuelle inexistante
Service de librairie mal compris
Problématique technologique
Besoins de gestion d’information structurée
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Plateforme SharePoint
ProcessusProduction de Workflow
Collaboration de Workflow
Processus d’affaires système de gestion
Tâches et activités
Collaboration
Blog, Wikki
Outlook
Réseau sociaux interne
Portail
Formulaires électroniques
Gestion du cycle de vie de document
Recherche
InformationSystème de gestion électronique de document
Gestion contenu Web
Gestion d‘enregistrement
Gestion des droits
Imagerie
Applications d’affaires
Gestion de contrat
Publications techniques
Demandes et réponses de soumissions
Documentation produit
Proposition
Lois et règlements
Procédures et documentation
Search past RFPs
Talk to George
List Requirements
Find Technical Expert
Meet with Manager
Meet with Service Group
Send Draft for Review
Draft Report
Access pricing system
Search Customer Data Base
Need to talk to Legal?
Summarize exceptions
Release Proposal
Receive RFPRéception de l’appel
d’offre
Parler à Georges
Trouver un expert technique
Trouver une base de donnée de clients
Accéder au système de détermination de prix
Besoin de parler au département légal?
Envoyer une ébauche pour révision
Approuver la proposition Envoyer la proposition
Rencontre avec le gestionnaire
Résumer les exceptions
Rédiger le rapport
Rencontre avec le groupe de service
Rechercher parmi les appels d’offre antécédents
Faire une liste des exigences
Quel sont les modules ou service requis pour supporter une solution d’affaires
APPROCHE DU MARCHÉ ET SOLUTION
La gestion documentaire
AvertissementUne chambre à coucher ne doit jamais refléter la façon dont une entreprise classifie son information.
Marketing Service à la clientèle
Développement de produits OpérationCommercialisation
Processus horizontaux
FichierOrdinateur
Courriel Autre système
Développement
Marketing Vente Support
Propositions
Contrats
Plans
Discussions
Présentations Rapports
Stratégies
Projections
Budgets
SpécificationsListe de prix
Révisions
Project
Processus documentaire
Gestion de l’information dans SharePoint
La gestion composite de l’information
Diviser pour régnerC’est bien de gérer ses documents.
C’est encore mieux de gérer son contenu.
Contexte d’une solution
Non structuré Structuré Semi
structuré
• Applications Office
• Imagerie• Base de données
Créer et saisir
• Type de contenu• Taxonomie• Metadonnées• Plan de
classification
Organiser• Actif• Semi-actif• Archive
Gérer
• Taxonomie de navigation
• Contextuel• Langage
naturel
Rechercher • Intelligence d’affaires
• Rapports• KPI
Analyser
• Impression• Intranet• Extranet
Publier
Composantes
Gestion structurée d’information
Édition Gestion Publication
ÉDITION
Cadre d’un contenu
Formats .doc, .pdf, .html
Structure XML Schema, Proprietary structure, DTD,
Contenu Texte, image, vocal, vidéo, données
Présentation XSLT, CSS,
Formatage XSL
Métadonnées Règles d’affaires, Description du contenu
Besoin de gestion du cycle de vie des contenus
XML
Le langage XML (eXtended Markup Language) est un format général de documents orienté texte.
XML est devenu omniprésent dans le monde de l'informatique.
Une des idées directrices de XML est la séparation entre contenu et présentation.
XML
Les structures de contenu : DTD / Schema
Les DTD (Document Type Definition) héritent du format SGML.
Les schémas ont été introduits pour remplacer les DTD
L'intérêt principal de ces modèles de documents est de pouvoir décrire explicitement les règles à respecter pour un document et de pouvoir vérifier si un document donné les respecte effectivement.
Les structures de contenu : DTD / Schema
Présentation – Feuilles de style
Une feuille de style contient des règles qui décrivent des transformations.
Ces règles sont appliquées à un document source XML pour obtenir un nouveau document.
Démonstration!
Présentation – Feuilles de style
Présentation – Feuilles de style
MICROSOFT ET LE STANDARD OPEN XML
La petite histoire d’Office Open XML
Office Open XML (aussi connu sous le nom de OOXML ou OpenXml) est un format de fichier developpé par Microsoft pour représenter des chiffriers, des graphiques, des presentations ainsi que des documents.
Ce standard fit son apparition dans la version 2007 de Microsoft Office.
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La structure d’un document
Y a-t-il un lien entre le format OpenXml et Sharepoint?
Démo
L’édition simultanée d’un document
La co-rédaction, ou le co-authoring, est maintenant quelque chose de possible.
Ainsi, si deux utilisateurs éditent un même document depuis Word, le document sur le serveur sera mis à jour, par les différentes modifications faites par nos deux contributeurs.
Joueurs clés
Black Blade: docBlock Ascend (word + SharePoint)
Dita Exchange (Dita+SharePoint)
Ixiasoft (CMS)
Oxygen (Éditeur XML)
SiberSafe
SiberLogic ( CMS XML)
GESTION ÉLECTRONIQUE DE DOCUMENT
Éléments clés pour gérer votre contenu
Gérer les métadonnées (gestion des termes)
• Collection des termes relatifs
• Les termes et ensembles de termes peuvent être créés et gérés indépendamment des colonnes
Type de contenu
“Document Set”
• Réplication de métadonnées de base
• Workflow et Gestion de politique d’information
Workflow
Plan de classification (File Plan)
Librairie ou bibliothèque
Bibliothèque de documents• Gestion des entrées et des sorties
• Gestion des versions• Version majeure
• Majeure et mineure
• Audience ciblée
• Workflow• Approbation
• Recueillir les commentaires
• Recueillir les signatures
• Approbation de destruction
• Trois états
• Gestion de type de contenu
• Politique de gestion de l’information
Librairie ou bibliothèque
Bibliothèque de documents• Sécurité
• Plein contrôle
• Conception
• Gérer la hiérarchie
• Approbation
• Contribuer
• Lire
• Accès limité
• Centre d’achèvement des dossiers de soumission
• Contribution limitée
• Lecture seule
• Gabarit de bibliothèque de documents
Publication
DÉMONSTRATION D’UNE SOLUTION PERSONNALISÉE
Contact
Danny Boulanger
Expert en solutions
514.762.1370
www.alcero.com
http://blog.alcero.com
www.twitter.com/alcerosolution
Références
http://www.cmprofessionals.org/