Etapas para implantação de um sistema de gestão integrado: equipe
multidisciplinar, planejamento, processos, legislação, identificação e priorização
dos riscos, melhorias, controles, objetivos e metas
Módulo 2
Etapas para implantação de um sistema de gestão integrado� Equipe multidisciplinar� Planejamento estratégico� Identificação de todos os processos da organização� Identificação da legislação, normas, boas práticas � Identificação dos riscos do negócios (análise de aspectos /
perigos e impactos / riscos)� Priorização dos riscos� Definição de melhorias, controles / mitigações, � Objetivos / metas e programas� Planos de emergência� Implantação do sistema de gestão (manual,
monitoramento, não conformidades, ações corretivas e preventivas, auditorias, registros, análise crítica, treinamentos e comunicação)
1 – Formação de equipe multidisciplinar
� Identificar um responsável pelo projeto;� Definir um plano de trabalho;
� Distribuir tarefas;
� Realizar treinamentos necessários.
• O tradicional balancedscorecard realiza medições com indicadores para monitoramento em quatro dimensões chaves:• Finanças• Operações• Aprendizado• Clientes
• Benefícios:• Alinhamento dos objetivos
individuais com os objetivos da corporação
• Responsabilidade através da organização
• Cultura dirigida por desempenho
• Suportar a criação de valores para os acionistas
FinanFinanççasas
AprendizadoAprendizado
OperaOperaççõesões
ClientesClientes
Valores dos acionistasValores dos acionistas
2- Planejamento estratégico com base na metodologia do Balanced Scorecard
O balanced scorecard é um sistema de gestão estratégica usado para alinhar ações individuais com os objetivos do negócio e da organização, orientando o desempenho e a responsabilidade através da organização
3- Identificação dos processos daorganização
VisãoFuncional
Visãode
Processo
Em geral, organizações estruturadas por função apresentam dificuldades de ver os vários processos que são desenvolvidos é preciso visualizar estes processos
Organograma ProcedimentosEstratégias
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
1° Trim. 2° Trim. 3° Trim. 4° Trim.
LesteOesteNorte
Itens de Controle
E os Processos? E as interfaces????
E as entradas e Saídas??? E as etapas dos processos???
Onde começam e onde terminam???Como enxergar o todo e não as partes???
PROCESSO
"X"
ATIVIDADE2
ATIVIDADE6
ATIVIDADE3
ATIVIDADE5
ATIVIDADE4
ATIVIDADEn
1ATIVIDADE
1
...
3- Identificação dos processos da organização
Como algumas pessoas enxergam e entendem a Empresa
Processar
Um processo de negócios é um conjunto de três ações:
Processo de Negócio
Introduzir Enviar/Entregar
Fornecedor Cliente
3- Identificação dos processos da organização
Para produzir um bem ou serviço necessitamos construir um processo
3- Identificação dos processos da organização
Toda Organização é uma coleção de processos que são executados.
Não existe um produto ou um serviço oferecido por uma empresa sem um processo.
Nas empresas, embora não estejam documentados (mapeados) em detalhe, eles são conhecidos e executados
Ex: Atender ao Pedido do Cliente
3- Identificação dos processos da organização
Qualquer que seja nosso posicionamento hierárquico, nós temos um negócio dentro da empresa na qual trabalhamos.
� Processo é o resultado da articulação de:� Pessoas
� Instalações
� Equipamentos e� Outros recursos (materiais,...)
Clientes
Fornecedores
RECEBIMENTO PRODUÇÃO VENDAS EXPEDIÇÃO
INFORMAÇÃO
CADEIA DE VALOR
O PROCESSOO PROCESSO
A atividade deve agregar valor ao processo.
3- Identificação dos processos da organização
3- Identificação dos processos da organização
VendasVendas ProduçãoProdução FinançasFinanças
... fronteiras Funcionais e Organizacionais...
FabricanteFabricante
DistribuidorDistribuidor
FornecedorFornecedor ClienteCliente
... fronteiras na Cadeia de Suprimentos
Estratégico
Planejamento
Controle
Operacional
... fronteiras Hierárquicas...
• Processos cruzam...
Processos são um conjunto de atividades logicamente relacionadas que, usando recursos do negócio, produzem resultados reais, adicionando valor a cada etapa.
Resource Processes
Product Design
Process Design
Project Planning
Production
Management Processes
Measurem
ent, Analysis, and
Improvem
ent
OI
IO
I O
I O
I O
I O
I O
I O
Processos de apoio
Vendas
Projeto
Planejamento
Produção
Processos de gestão
Monitoram
ento, analise e melhorias
OI
IO
IO
I OI O
I OI O
I OI O
I OI O
I OO
I OI O
3- Identificação dos processos da organizaçãoDetalhamento dos processos
Quando estiver montando o fluxograma de processos, considere os processos importantes primeiro, então os divida em sub-processos como necessário. Por exemplo:
Cada quadro descrito no fluxograma pode ser dividido em subprocessos. Se necessário, procedimentos ou instruções de trabalho para cada passo do processo podem ser criados para explicar como proceder naquele passo, vejam um detalhamento dos sub processos de um processo de Vendas:
3- Identificação dos processos da organização Fluxo de Processo
Requisitosdos clientes
Acompanhamento pós vendas
Cadastramento no sistema
Elaboração de contrato
Elaboração de proposta
3 - Identificação dos processos da organização Fluxo de Processo
O Fluxograma é o primeiro passo:• Examinar o fluxo de trabalho típico
• Representá-lo usando símbolos padrões
• Verificar o fluxo
• Identificar os pontos de controle críticos
INÍCIO
Motorista
Pisa na embreagem, coloca em ponto morto e dá partida
Pega a chave, abre a porta do carro, entra, senta no banco e fecha a porta
Motorista
Está em ponto morto?
Não
4 - Identificação da legislação, normas, boas práticas
Subsistemas Legal
� MEIO AMBIENTE
� QUALIDADE
� SEGURANÇA E SAÚDE DO TRABALHADOR
� SEGURANÇA DE PROCESSOS
� TRANSPORTE E DISTRIBUIÇÃO
� Leis Municipais, Estaduais e Federais
� Requisitos dos Clientes� Norma sobre Produtos
� Portaria 3214 e suasNRs
� Portaria 3214 e algumasNRs
� Código de Transporte� Legislação Municipal,
Federal e Estadual
4 - Identificação da legislação, normas, boas práticas
Subsistemas Facultativ o
� MEIO AMBIENTE
� QUALIDADE
� SEGURANÇA E SAÚDE DO TRABALHADOR
� SEGURANÇA DE PROCESSOS
� TRANSPORTE E DISTRIBUIÇÃO
� ISO 14000� Código de Proteção
Ambiental� ISO 9001:2000� QS 9000� Good Pratices
� OHSAS 18000� Código de Saúde e � Segurança do Trabalhador
� Código de Segurança de Processos
� Código de Transporte e Distribuição, ex. SASSMAQ
5 - Identificação dos impactos nos negóciosAnalisando e medindo risco
� Dependendo da organização os riscos podem variar de alguns poucos (menos de 100) até milhares
� Os riscos mais altos devem ser os primeiros a terem suas causas raiz eliminadas
� A medição dos riscos permite a priorização da gestão
5- Identificação dos riscos e perigos nas atividades dos processos
ATIVIDADE RISCO PERIGO CONTROLES PARA REDUZIR OU ELIMINAR O RISCO
Romaneio dos produtos na expedição
Erro na contagem Faturar a menos, prejuízo financeiro
Implantação de código de barras; etc.
Movimentação de produtos
Realização de excesso de esforço físico ao movimentar os produtos
Danos a saúde humana Treinamento, utilização de equipamento auxiliar etc.
Movimentação de produtos
Dano ao produto ou a embalagem
Necessidade de reparos no produto ou na embalagem
Procedimento de manuseio, treinamento de motorista de empilhadeira etc.
Transporte do produto
Emissão de particulado Alteração da qualidade do ar Manutenção do caminhão, medição periódica dos gases, etc.
Transporte do produto
Roubo,a carga tem seguro
Atraso na entrega do produto Monitoramento via satélite, controle das informações etc.
Levemente Perigoso
Perigoso
Extremamente Perigoso
Muito improvável
Trivial
Tolerável
Moderado
Improvável
Tolerável
Moderado
Substancial
Provável
Moderado
Substancial
Intolerável
6- Priorização dos riscos
AçãoImediata !Segunda
PrioridadeTerceira
Prioridade
7 – Definindo melhorias, controles, mitigações
Quando no item 5 identificamos os riscos e perigos nas atividades dos processos jáidentificamos também os controles existentes mas pode ser que estes controles não sejam suficientes e nós necessitaremos definir novos controles.
O boa forma de realizar esta análise é definir uma metodologia que valorize de alguma forma os riscos identificados e traçar uma linha de corte, acima da linha os riscos mesmo com os controles atuais seriam ainda significativos e neste caso a organização deve desenvolver novos controles para mitigar ou eliminar ou transferir os riscos.
Nenhum sistema ou processo é perfeito, se não eliminamos a atividade sempre teremos riscos residuais com os quais teremos que conviver, mas é necessário que esses riscos sejam aceitáveis para a organização.
Após a definição das novas ações a serem implantadas é necessário que se elabore um plano de ação seguindo por exemplo o modelo dos 5W1H.
7 – Definindo melhorias, controles, mitigaçõesO que é um plano de ação
A organização deve:Formular e implementar um plano que identifique a ação de gestão apropriada, recursos, responsabilidades e prioridades para a gestão do negócio.
O que é um plano?Plano é um documento que diz o que será feito , porque, como, quando, por quem e onde .Também conhecido em inglês como 5W1H
� What – O que� Why – Porque� How – Como� When – Quando� Who – Quem� Where - Onde
Contr.-C HECADOMarcia Guerra
N° O que porque como quando
1
Prevenir acesso indevido de pessoas que não sejam funcionários as instalações da organização
Existem áres de desenvolvimento de produto com informações confidenciais
Todos os funcionários devem utilizar crachás com código de barras para terem acesso as instalações
até 3/8/07
Márcia Guerraonde
na matriz e nas filiais
Rev.
1/2/2007
PLANO DE AÇÃO No. FADM 004Resp. Documento/Aprovado Data - DATE
quem
Celso
7 – Definindo melhorias, controles, mitigaçõesModelo de plano de ação
8 - Definição de objetivos, metas e programasMonitoramento por processo
� Vendas: faturamento, margem de lucro� Produção: prazo, defeitos, produtividade, refugos de produtos e processos
� Expedição: prazo, defeitos
� Contas a receber: índice de inadimplência, cobrança na data
� Geral: clima organizacional, refugos de papel, plástico, metal, doenças ocupacionais
� Perspectiva do Cliente (exemplo)
Indicador da organizaIndicador da organizaççãoão
Exemplo de empresa: atualmente os clientes reclamam de qualidade em 1,2% dos produtos
entregues
Meta para o ano: no máximo 0,5% de reclamações de clientes quanto a qualidade do produto
entregue, ao mês
Indicador: Reclamações de clientes (%) = número de reclamações, ao mês / total de vendas realizadas, ao mês x 100 em %
Indicador do processo de ProduIndicador do processo de Produçção da organizaão da organizaççãoão
Meta para o ano: não ter mais que 0,03% de defeitos no final do processo produtivo
Indicador: Índice de Defeitos (%) = número de defeitos, ao mês / total de produtos
fabricados, ao mês x 100 em %
Indicador de um profissional de Processos Produtivos da organizIndicador de um profissional de Processos Produtivos da organizaaççãoão
Meta para o ano: 95% das instruções necessárias elaboradas ou revisadas no ano
Indicador: Elaboração de instruções de trabalho (%) = número instruções de trabalho
realizadas ou revisadas / número total de instruções necessárias x 100 em %
Oferecer elevadaqualidade
8 - Definição de objetivos, metas e programasIndicadores
8 - Definição de objetivos, metas e programasAnálise de dados
Considerações típicas na análise de Objetivos e Metas:
• Desempenho financeiro requerido
• Demandas de clientes
• Resultados de auditoria interna• Resultados de “Benchmarking”
• Informação do produto / processo atual
Tempo
Análise de Dados
Dados
Exercício
Indique se é verdadeiro ou falso:
� 1 ( ) Um plano de ação pode ser construído com o método dos 5W1H
� 2 ( ) Nenhum sistema ou processo é perfeito, se não eliminamos a atividade sempre teremos riscos residuais com os quais teremos que conviver
� 3 ( ) Podemos construir uma única planilha para identificação dos riscos e perigos que ocorrem nas atividades da organização, não importa se estes riscos são financeiros, de meio ambiente, de qualidade ou de outros fatores
� 4 ( ) Os objetivos definidos devem ser acompanhados para se verificar se as metas estão sendo atingidas, se não estiverem ações devem ser realizadas para corrigir o rumo.
� 5 ( ) Atividades são um conjunto de processos que são realizados porque agregam valor
� 6 ( ) As legislações: federal, estadual e municipal precisam ser acompanhadas para que a organização ajuste seus processos sempre que houver uma alteração que impacte no negócio
� 7 ( ) Um profissional da área da qualidade tem a competência necessária para implantar sozinho um sistema de gestão integrado
� 8 ( ) Os riscos mais altos devem ser os primeiros a terem suas causas raiz eliminadas
Resposta do exercício
Indique se é verdadeiro ou falso:
� 1 ( V ) Um plano de ação pode ser construído com o método dos 5W1H
� 2 ( V ) Nenhum sistema ou processo é perfeito, se não eliminamos a atividade sempre teremos riscos residuais com os quais teremos que conviver
� 3 ( V ) Podemos construir uma única planilha para identificação dos riscos que ocorrem nas atividades da organização, não importa se estes riscos são financeiros, de meio ambiente, de qualidade ou de outros fatores
� 4 ( V ) Os objetivos definidos devem ser acompanhados para se verificar se as metas estão sendo atingidas, se não estiverem ações devem ser realizadas para corrigir o rumo.
� 5 ( F ) Atividades são um conjunto de processos que são realizados porque agregam valor
� 6 ( V ) As legislações: federal, estadual e municipal precisam ser acompanhadas para que a organização ajuste seus processos sempre que houver uma alteração que impacte no negócio
� 7 ( F ) Um profissional da área da qualidade tem a competência necessária para implantar sozinho um sistema de gestão integrado
� 8 ( V ) Os riscos mais altos devem ser os primeiros a terem suas causas raiz eliminadas.
Fim
Fim do módulo 2