Implementatie
Saxion getuigschriften -
functionaliteit door
Educator
Datum: 21-06-2013
Auteurs: Susanne Elgersma & Jacob Maljaars
Wie zijn jullie?
Wie zijn wij?
Introductie
Wie is Saxion
Aantal studenten: 24.439
Locaties in: Deventer, Enschede, Hengelo en Apeldoorn
Saxion gebruikt Educator sinds 2009 als onderwijs informatiesysteem
over de volledige breedte van de instelling
Onderwijscatalogus, individueel studieplan, studievoortgang,
studentdossier voor begeleiding
Inhoud
Aanleiding voor dit project
Kenmerken proces Saxion
Doelen en oplossingen
Vragen en discussie
Aanleiding
Gedigitaliseerd getuigschriftenproces
Geautomatiseerde controles
Plateau 2 1-10-2013
Plateau 1 1-10-2012
Getuigschrift volgens Europese richtlijnen (EDS)
Getuigschriftenproces volgens veiligheidskenmerken
Kenmerken getuigschriftenproductieproces
Examencommissie vraagt getuigschrift centraal aan
2 vaste ruimtes waarin geprint wordt
Getuigschrift afgedrukt op waardepapier
Doelen Plateau 2
1. Borging van criteria
2. Efficiëntere controles
3. “Clean order” (voor examencommissies)
4. Robuuste en schaalbare printfunctionaliteit
Minder personele inzet en een hogere kwaliteit
Borging van criteria
Hoe ging dat / waar liepen we tegenaan
Verschillende werkwijzen: eindgetuigschrift is (soms) een optelling van
Postpropedeuse en Minor;
Criteria diploma zijn niet altijd geborgd in 1 norm.
Hoe is dit opgelost / wat is het geworden
Uniformering van werkwijze, altijd een postpropedeuse van 180
eindgetuigschrift wordt uitgegeven op basis van deze norm;
Eén norm dekt criteria van diploma af.
Efficiëntere controles
Hoe ging dat / waar liepen we tegenaan
Veel handmatige controles
Veel verschillende schermen nodig om alle controles te kunnen doen
Controles in Excel lijsten buiten het systeem
Arbeidsintensief en foutgevoelig
Hoe is dit opgelost / wat is het geworden
Controles geautomatiseerd
Informatie samengebracht in één scherm (ook de inschrijfgegevens)
“Clean order” (voor examencommissies)
Hoe liep het proces
Aanleveren geslaagden
Voorbereiden
data
Aanmaken
getuigschrift +
supplement +
cijferlijst
Ondertekenen set
Archiveren en
registreren
geslaagden
Uitreiking
Innemen set – invoegen
documenten
INVLOED!!!
“Clean order” (voor examencommissies)
Hoe ging dat / waar liepen we tegenaan
Lijsten buiten systeem:
Niet inzichtelijk wie wat heeft aangepast,
Gegevens kunnen verouderd zijn,
Foutgevoelig en arbeidsintensief
Hoe is dit opgelost / wat is het geworden
Aanvraag binnen systeem (geen losse lijsten nodig)
Controles naar voren geschoven in het proces
Hoe ging dat / waar liepen we tegenaan?
In Educator een lijst genereren van toekomstige geslaagden
Wordt lijst buiten systeem, controle van studieplannen, basiscontrole inschrijving
Lijst met geslaagden vaststellen door examencommissie (als groep binnen Educator)
Deze lijst doorsturen naar BST
BST genereert met groep een nieuwe lijst in Educator met te controleren gegevens vanuit het
inschrijfsysteem (combinatie van gegevens)
Waarom moet het makkelijker?
Lijsten buiten systeem niet inzichtelijk wie wat aanpast, geen actualiseren van gegevens
Veel handmatige controles
Verantwoordelijkheden zijn moeilijk te beleggen (scheiding tussen controles en besluit)
Hoe is dit opgelost / wat is het geworden
Aanvraag binnen systeem (geen losse lijsten nodig)
Controles geautomatiseerd en in 1 scherm inzichtelijk
Geen controles meer nodig door BST (besparing in fte)
Aanvraag gemak (voor
examencommissies)
Susanne & Jacob
Hoe ging dat / waar liepen we tegenaan?
In Educator een lijst genereren van toekomstige geslaagden
Wordt lijst buiten systeem, controle van studieplannen, basiscontrole inschrijving
Lijst met geslaagden vaststellen door examencommissie (als groep binnen Educator)
Deze lijst doorsturen naar BST
BST genereert met groep een nieuwe lijst in Educator met te controleren gegevens vanuit het
inschrijfsysteem (combinatie van gegevens)
Waarom moet het makkelijker?
Lijsten buiten systeem niet inzichtelijk wie wat aanpast, geen actualiseren van gegevens
Veel handmatige controles
Verantwoordelijkheden zijn moeilijk te beleggen (scheiding tussen controles en besluit)
Hoe is dit opgelost / wat is het geworden
Aanvraag binnen systeem (geen losse lijsten nodig)
Controles geautomatiseerd en in 1 scherm inzichtelijk
Geen controles meer nodig door BST (besparing in fte)
Aanvraag gemak (voor
examencommissies)
Susanne & Jacob
Hoe ging dat / waar liepen we tegenaan?
In Educator een lijst genereren van toekomstige geslaagden
Wordt lijst buiten systeem, controle van studieplannen, basiscontrole inschrijving
Lijst met geslaagden vaststellen door examencommissie (als groep binnen Educator)
Deze lijst doorsturen naar BST
BST genereert met groep een nieuwe lijst in Educator met te controleren gegevens vanuit het
inschrijfsysteem (combinatie van gegevens)
Waarom moet het makkelijker?
Lijsten buiten systeem niet inzichtelijk wie wat aanpast, geen actualiseren van gegevens
Veel handmatige controles
Verantwoordelijkheden zijn moeilijk te beleggen (scheiding tussen controles en besluit)
Hoe is dit opgelost / wat is het geworden
Aanvraag binnen systeem (geen losse lijsten nodig)
Controles geautomatiseerd en in 1 scherm inzichtelijk
Geen controles meer nodig door BST (besparing in fte)
Aanvraag gemak (voor
examencommissies)
Susanne & Jacob
Hoe ging dat / waar liepen we tegenaan?
In Educator een lijst genereren van toekomstige geslaagden
Wordt lijst buiten systeem, controle van studieplannen, basiscontrole inschrijving
Lijst met geslaagden vaststellen door examencommissie (als groep binnen Educator)
Deze lijst doorsturen naar BST
BST genereert met groep een nieuwe lijst in Educator met te controleren gegevens vanuit het
inschrijfsysteem (combinatie van gegevens)
Waarom moet het makkelijker?
Lijsten buiten systeem niet inzichtelijk wie wat aanpast, geen actualiseren van gegevens
Veel handmatige controles
Verantwoordelijkheden zijn moeilijk te beleggen (scheiding tussen controles en besluit)
Hoe is dit opgelost / wat is het geworden
Aanvraag binnen systeem (geen losse lijsten nodig)
Controles geautomatiseerd en in 1 scherm inzichtelijk
Geen controles meer nodig door BST (besparing in fte)
Aanvraag gemak (voor
examencommissies)
Susanne & Jacob
Robuuste en schaalbare
printfunctionaliteit
Hoe ging dat / waar liepen we tegenaan
Relatief veel fouten bij printen (waardepapier weggooien)
Functionaliteit heeft een steile leercurve
Onvolledige controles op de uitgifte van waardenummers
Hoe is dit opgelost / wat is het geworden
Robuuste aansturing van printer
Schaalbaar en printer onafhankelijk
Waardenummers wordt gecontroleerd uitgegeven en bewaakt
Hogere kwaliteit met minder personele
inzet door:
Criteria te borgen in één norm
Controles te automatiseren
Informatie te bundelen in één scherm
Aanvraag te ondersteunen binnen systeem
Robuuste en schaalbare printeraansturing
Huidig proces (37 stappen)
Vernieuwd proces (18 stappen)
Contactgegevens
Jacob Maljaars
T +31 (0)341 37 5519
M +31 (0)651 41 27 31
L linkedin/jacobmaljaars
Roel Nicolai
T +31 (0)341 37 5387
M +31 (0)621 246 248
L linkedin/roelnicolai
Voor vragen over deze presentatie of meer informatie over de
oplossingen van Educator kunt u contact opnemen met:
www.educator.eu
Recommended
