SISTEM INFORMASI SISTEM INFORMASI DALAM DALAM
ORGANISASI DAN ORGANISASI DAN BISNISBISNIS
Chapter
Aktivitas Manajemen : menurut Anthony : dikutip Davis.-Manajemen puncak Perencanaan Strategis -Manajemen menengah Pengendalian manajemen-Penggiatan operasional Pelaksana rutin/teknis -Pengolahan transaksi Basis data
PANDANGAN SISTEM INFORMASI KE DALAM ORGANISASI/MANAJEMEN
Fungsi2
Model Anthony dijabarkan oleh Laudon & LaudonSifat2 umum :1. Makin keatas informasi/data makin tdk terstruktur :Orienta- si ke masa depan; eksistensi organisasi;Informasi makin terpadu; manajemen puncak; pimpinan atas; aplikasi didu- kung ESS dan DSS ; aplikasi simulasi, data eksternal men- dominasi2. Manajemen : orientasi pemenuhan sumber daya secara efektif dan efisien; kombinas antara data eksternal & inter- nal; aplikasi kombinasi atas dan bawah/teknis; didukung MIS3. KL : Dukungan bagi organisasi dan bisa berada dimana saja Laudon menempatkan pd tingkat kedua. Orientasi terus menelusuri model2 SI yg tepat utk dukungan organi- sasi. Data/Informasi terstruktur dan tdk terstruktur4. Operasional/Teknis. Orientasi data/informasi terstruktur, ter- duga dan teknis. Masa sekarang dan data historis. 5. Basis data sangat terstruktur dan membina data internal dan profesional teknis komputer & SI. Membina database.
Perencanaan Strategis
Pengendalian Manajemen
Penggiatan Operasinal
Pengolahan Transaksi
Fungsi2AktivitasManajemen
Personil Keungan Produksi
Matriks dari aktivitas manajemen dan Fungsi2 dalam organisasi. Semuafungsi memiliki tatanan aktivitas manajemen yang sama. Pembangunan sistemInformasi manajemen dapat meliputi aktivitas dengan lingkup yg luas maupunsempit dgn segala keuntungan dan konsekwensinya. Pada tingkat strategis sela-Yaknya semua informasi itu menyatu.
• Executive Support Systems (ESS)Executive Support Systems (ESS)• Decision Support Systems (DSS)Decision Support Systems (DSS)• Management Information Systems (MIS)Management Information Systems (MIS)• Knowledge Work Systems (KWS)Knowledge Work Systems (KWS)• Office Systems Office Systems • Transaction Processing Systems (TPS)Transaction Processing Systems (TPS)
SISTEM UTAMA DALAM ORGANISASI
Model Dasar dari suatu Sistem Informasi
PENGENDALIAN MANAJEMEN
PENGENDALIAN OPERASIONALM
akin
keata
s m
akin
tin
gg
i ked
ud
ukan
dlm
org
an
isasi
Makin
keb
aw
ah
makin
ters
truktu
r data
dan
in
form
asi
Pengolahan Transaksi
DS
S
MIS
EDP
PERENCANAAN STRATEGIS
EIS
EIS
Perencanaan Strategis
PengendalianManajemen
Pengendalian Operasional
PengolahanTransaksi
Fungsi- a Fungsi-b Fungsi-c
Tiga tujuan utama penggunaan sistem informasi dlm. organisasi :
1. Menangani kebutuhan sekarang2. Mengingat masa lalu3. Mempersiapkan masa depan
Keputusan
Tran
saks
i Data
Mengingat masa lalu
Mempersiap-kan masa depan
MenanganiSaat sekarang
Manusiadan
Teknologi
(1)Menangani saat sekarang :Mengolah data menjadi informasi. Diawali dgn. transaksi data :mengumpulkan, menata, menyimpan kedlm pool data atau bankDat atau database.(2)Mengingat masa lalu :Menangani saat sekarang melalui proses transaksi adalah Melalukan pengecekan ttg. faktor2 tambahan yg lebih mutakhir,dan kemudian dimasukkan ke dlm. banka data.(3) Mempersiapkan masa depan : Apa yg dilaksanakan pada (1) dan (2) menyangkut dimensi masa lalu dan sekarang. Utk masa depan, perlu ditambahkan dgn. mengkombinasikannya dgn pengetahuan manusia dan mempersiapkan organisasi ke masa depan
DataKeputusan
Informasi
Pengetahun
Permintaan Interprtasi
Pengolahan
Format, fikter,pengikhtisaran
Interpretasi, memu-tuskan, bertindak
Informarasi
Pengetahuan
Akuulasipengetahuan
Data Hasil
Data Pengolahan Informasi
Konversi data ke dalam informasi
Jumlah jam
Gaji Karyawan
Daftar gajiDep. A
Daftar gajiPerusahaan
Skala pendapatan
Gaji Karyawan
Gaji Karyawan
Daftar gajiDep. A
Daftar gajiDep. A
Daftar gajiDep. A
Daftar gajiDep. A
Data dan Informasi
Enam jenis Sistem Informasi Utama
Jenis Sistem SISTEM TINGKAT STRATEGISSistem Informasi Ramalan rencana Ramalan rencana Ramalan anggar- Rencana Rencana
Eksekutip (EIS) 5 thn penjualan 5 thn operasional an 5thn keuntungan SDM
SISTEM TINGKAT MANAJEMEN Sistem Informasi Manajemen Pengendalian Anggaran Analisis inves- Analisis
Manajemen (MIS) penjualan inventori tahunan tasi modal relokasi
Decision Support Analisis kaw asan Penjadw alan Analisis biaya Analisis kela- Analisi biaya
System (DSS) pasar Produksi yakan harga kontrak
SISTEM TINGKAT PENGETAHUANSistem Karya Workstation Workstation Workstation
berpengetahuan kerekayasaan Graf is Menagerial
Otomatisasi Wordprocessing Penyimpanan Kalender
Perkantoran Citra Elektronis
SISTEM TINGKAT OPERASIONAL
Tracking Pengendalian Perdagangan Daf tar gaji Kompensasi
pesanan mesin sekuritas
Pengolahan Pengolahan Penjadw alan Manajemen arus Hutang Pelatihan &
Transaksi pesanan kegiatan kas pengembangan
Penjualan & Pengendalian Keuangan Piutang Rekaman
pemasaran arus barang karyaw an
Manufaktur Akuntansi SDM
Kriteria karyawan berpengetahuan(knowledge Worker)- Berada pada berbagai tingkat operasional; umum- nya bantu manajemen dgn. berbagai aplikasi adhok yg menunjang berbagai kebutuhan- Data tidak terduga namun dapat diambil dari internal atau data eksternal
Kriteria pengolahan transaksi- Teknis dan sangat terstruktur- Rutin dan operasional- Mudah dibakukan- Bersifat pemutakhiran dari data aplikasi- Pemakai & pembina tingkat operasional
Kriteria DSS- Bersifat teknis ilmiah utk. suatu kebutuhan info yg.ter- arah syarat sains & matema- tis,statistik & Op. Research- Antara semiterstruktur & terstruktur. Waktu sesuai kebutuhan.
Kriteria MIS- Tergantung penunjangannya Operasional: rutin, teknis, terstruktur, harian/mingguan, masa kini, orientasi profesio- nal. Dal Manajemen : semi terstruktur; masa kini dan nanti; orientasi bina sumberdaya, struktur, mingguan/bulanan; Renstra : masa depan, tdk terstruktur; bulanan/tahun-an; Dukungan aplikasi simulasi dan sejenis.
Jenis Input Peng- Output PemakaiSistem Informasi olahan Informasi
ESS Data agregat; Graf ik, simu- Proyeksi; tang- Manajer
internal/ekst. lasi, interaktif gapan thd permin. senior
DSS Volume data kecil; Interaktif , simu- Lap khusus, ana- Profesional,
model analisis lasi,analisis lisis, tanggpan staf manajer
thd. Queries
MIS Ikhtisar data tran- Lap. rutin;model Laporan rekap & Manajer
saksi, vol. data be- sdrhana;anali- lap eksepsi menengah
sar,model sdrhana sis sederhana
KWS Spesif ikasi desain, Model2, simu- Model, graf ik Profesional,
basis pengetahuan lasi staf teknis
OAS Dokumen, penjad- Man. dokumen, Dokumen, jad- Pekerja
w alan penjadw alan, w al, surat-menyu- klerikal
komunikasi rat
TPS Transaksi, kejadian Ngurut, ndaf tar Lap terinci, ndaf- Personil ope-
nyatukan, muta- tar, ikhtisar rasional,su-
khirkan pervisor
Pengolahan Transaksi Daftar Gaji (payroll)
Jenis2 Sistem Pengolahan Transaksi
Knowledge Work Systems (KWS):Tingkat pengetahuan• Input: Spesifikasi desain• Pengolahan: Modeling• Output: Desain, graphics• Pemakai: Staf Teknis dan
professionalContoh: Work station perekayasaan
Sistem Informasi Manajemen (MIS):Tingkat Manajemen• Input: Data volume besar• Processing: Model2 sederhana• Outputs: Laporan ikhtisar• Users: Manajer menengahExample: Anggaran tahunan
MIS
-Keputusan terstruktur & semi terstruktur-Berorientasi lap control-Data historis-Orientasi internal-Proses rancangan yg panjang
DSS-Tingkat Manajemen-Input : Volume data kecil -Pengolahan : Interaktif -Output: Analisis keputusan -Pemakai: Profesional, StafContoh : Anlisis biaya kontrak
DSS
Executive Support System (ESS):-Strategic level-Inputs: Aggregate data-Processing: Interactive-Outputs: Projections-Users: Senior managers -Example: 5-year operating plan
-Top level management-Designed to the individual-Ties CEO to all levels-Very expensive to keep up-Extensive support staff
ESS
Antar hubungan Sistem
Sistem dari perspektif fungsional
-Sistem dari fungsi utama (-) Manajemen penjualan, riset pasar, promosi, penentuan harga, produk baru-Sistem dari aplikasi utama (-) Sistem Info pesanan penjualan, sistem riset pasar, sistem harga
SISTEM DESKRIPSI TNGKT ORGPengolahan Masukkan, Operasional
pesanan olah, ikutiAnalisis pasar Identif ikasi pe- Pengetahuan
langgan & pasarKecendrngn Siapkan ramaln Strategik
penjualan 5 tahun
SISTEM DESKRIPSI TNGKT ORG
Kendalian Kegiatn kendali OperasionalMesin peralatan
Desain ber- Desain produk Pengetahuanlands komptr baru
Rencana pro- Keputusan jmlh & Manajemenduksi jadw al produksi
Fasilitasi lo- Keputusan lokasi Strategikkasi fasilitas
Manufaktur & Sistem ProduksiPenjualan & Sistem Pemasaran
Ikhtisar Sistem Inventori
Sistem dari fungsi utama-Anggaran,jurnal,pengihan, akuntansi biayaSistem dari aplikasi utama:-Jurnal, piutang, hutang,anggaran,
sistem manajemen anggaran
Sistem keuangan & anggaran
SISTEM DESKRIPSI TNGKT ORG
Piutang Kuntil uang pin- Operasionaljaman dr organisasi
Analisis port- Desain investasi Pengetahuanfolio perusahaan
Anggaran Siapkan anggaran Manajemenjngka pendek
Rencana ke- Rencana keuntung- Strategikuntungan an jngka panjang
Sistem Keungan dan Akuntansi
Sistem SDMSistem dari fungsi utama- Rekaman personil, keuntungan, konpensasi, hubungan buruh, pelatihanSistem dari aplikasi utama- Daftar gaji, rekaman karyawan, sistem keuntungan, sistem jalur karir, sistem pelatihan personil.
SISTEM DESKRIPSI TNGKT ORG
Pelatihan & Track pelatihn, tram- Operasionalpengembangn pil,peningkatan
Pembinaan Desain jalur karir Pengetahuankariri karyaw an
Analisis kom- Monitor pendapatan, Manajemenpensasi gaji, tunjangan
Rencana SDM Rencana jngka pan- Strategikjang kebthn buruh
Proses Bisnis- Kebiasaan diimana kerja diorganisasi, dokoordinasi, dan difokuskan utk. menghasilkan produk atau layanan yang bernilai
Proses Bisnis & Sistem Informasi
- Cara yg unik utk. koordinasi kerja, informasi & pengetahuan- Jalan yg. manajemen dipilih manajemen utk koordinasi kerja
Pembangunan arsitektur informasi dari organisasi
The last five decades have seen dramatic changes in the technical and organizational configurations of systems. During the 1950s organizations were dependent on computers for a few critical functions. The 1960s witnessed the development of large centralized machines. By the late 1970s and into the 1980s information architecture becase complex and information systems included telecommunications links to distribute information. During the 1990s information architecture is an enterprisewide information utility.
Siste
m P
erka
ntor
an
Mengkoordinasi :1. Kerja profesional lokal & pekerja informasi2. Kerja dlm organisasi antar tingkat & fungsi3. Menghubungkan organisasi dgn lingk. Eksternal.
Ministerialcommittees
President
Parliament
Ministries
Cabinet affairs
Minister ofcabinet affairs
Prime Minister
Governmentagencies
Issues
Legislation
Ad hocIssues
Key participants withdirect inputs
Policy &Directives
Cabinet
IDSC
Programs
Policies
Old Issues
New Issues
Ministries
Governmentagencies
Universities
SectoralInformation
centers
Internationaldatabases
Priorities
Sources of information
Cabinet Decision-making process with IDSC
Contoh sebuah aplikasi sistem Informasi od kabinet
Konsumen Biro perjalan-an
CRS Supplier
Business Processes and Information Systems
Information systems help organizations . Achieve great efficiencies by automating parts of processes . Rethink and streamline processes
. Manufacturing and production: Assembling product, checking quality, producing bills of materials. Sales and marketing: Identifying customers, creating customer awareness, selling
Examples of Business Processes
. Finance and accounting: Paying creditors, creating financial statements, managing cash accounts. Human Resources: Hiring employees, evaluating performance, enrolling employees in benefits plans
Cross-Functional Business Processes. Transcend boundary between sales, marketing, manufacturing, and research and development. Group employees from different functional specialties to a complete piece of workExample: Order Fulfillment Process
ENTERPRISE APPLICATIONS
Enterprise Applications. Enterprise systems. Supply chain management systems. Customer relationship management systems. Knowledge management systems
. Within the business: There are functions, each having its uses of information systems. Outside the organization’s boundaries: There are customers and vendorsFunctions tend to work in isolation
Traditional View of the Systems
Hukum Grosch
Kemampuan (komputer) tumbuh sebanding dgn.kwadrat dari biayanya ==> diyakini antara 1960- 1970.
bertanggung jawab atas inersia Sentralisasi
Von
New
man
b
ott
len
eck
Pelaksanaan instruksi dari program komputer terjadi satu kali dalam suatu waktu ==> ada antrean dalam pengguna- an sumber daya.
1987 pertumbuhan 2 MIPS1990 32 MIPS1994 256 MIPS2007 209.719 MIPS
Hukum MoorePenampilan dari teknologi keping rangkaian(chip) tergandakan setiap 18 bulan.
Prinsip kanibal : rangkain terpadu menyerap fungsi2dari komponen diskrit yang ada kedalam keping
tunggal, dan mengembalikannya (ke pasar) dengantampilan yang lebih baik dan harga yang lebih ren-
dah.
Y = 2n Dimana Y = pertumbuhan (juga penampilan) n = tahun sekarang dikurangi tahun 1986
Hkm. Moore
Traditional View of the Systems
Enterprise Systems
. Firm structure and organization: One organization
. Management: Firm-wide knowledge-based management process
. Technology: Unified platform
. Business: More efficient operations & customer-driven business processes
ENTERPRISE SYSTEM
. Difficult to build: Require fundamental changes in the way the business operates. Technology: Require complex pieces of software and large investments of time, money, and expertise. Centralized organizational coordination and decision making: Not the best way for the firms to operate
Challenges of Enterprise Systems
Supply Chain Management (SCM). Close linkage and coordination of activities involved in buying, making, and moving a product. Integrates supplier, manufacturer, distributor, and customer logistics time . Reduces time, redundant effort, and inventory costs
Supply Chain. Network of organizations and business processes . Helps in procurement of materials, transformation of raw materials into intermediate and finished products
Limitations SCM:. Inefficiencies can waste as much as 25% of company’s operating costs. Bullwhip Effect: Information about the demand for the product gets distorted as it passes from one entity to next
Value Chain
Sehimpunan proses yang digunakan oleh organisasi bisnis untuk mewujudkan nilai bagi pelanggannya melibatkan proses primer yg. secara langsung memben-tuk nilai yg dipersepsikan oleh pelanggan, dan proses dukungan yg menambahkan nilai secara tdk langsung utk.memudahkan pihak lain melakukan proses primer. (Steven Alter)
Model yang menonjolkan aktivitas primer ataudukungan yg menambahkan nilai pada produk ataulayanan dari sebuah badan usaha dimana sistem Informasi secara tepat dapat dimanfaatkan utk mem-peroleh keuntungan kompetetif.Aktivitas primer : aktivitas yang hampir keseluruhan-nya secara langsung terkait pada produksi dan distri-busi dari hasil atau pelayanan badan usaha ybs.Aktivitas dukungan : aktivitas yg memungkinkan penyerahan produk dari badan usaha itu terlaksana.Terdiri dari infrastruktur, SDM, teknologi dan pengadaan. (Kenneth C. Laudon)
. Helps in distribution of the finished products to customers. Includes reverse logistics - returned items flow in the reverse direction from the buyer back to the seller
Supply Chain Management (SCM)
. Decide when, what to produce, store, move
. Rapidly communicate orders
. Communicate orders, track order status
. Check inventory availability, monitor levels
. Track shipments
. Plan production based on actual demand
. Rapidly communicate product design change
. Provide product specifications
. Share information about defect rates, returns
How Information Systems Facilitate Supply Chain Management
. Supply chain planning system: Enables firm to generate forecasts for a product and to develop sourcing and a manufacturing plan for the product. Supply chain execution system: Manages flow of products through distribution centers and warehouses
. Uses digital technologies to enable multiple organizations to collaboratively design, develop, build, move, and manage products
. Increases efficiencies in reducing product design life cycles, minimi-zing excess inventory, forecasting demand, and keeping partners and customers informed
Collaborative Commerce
Private Industrial Networks• Web-enabled networks • Link systems of multiple firms in an industry • Coordinate transorganizational business processes
CRM
Knowledge Management Systems. Creating knowledge. Discovering and codifying knowledge. Sharing knowledge. Distributing knowledge
Pemasokmakanan
Pemasokmakanan
KostumerKostumer
Sebuah perusahaan pemasaran makanan “seafood”, tidak melibatkan diri dalam produksi, penyimpanan, bahkan juga distribusi dari makanan yang dijualnya. Perusahaan ini hanya menghimpun pesanan dari pemasok besar (wholesalers) untuk kemudian diambil oleh perusahaan penyalur komoditas. Perusahaan “seafood” ini memiliki situs Web www.seafoods.com dimana pembeli dapat melihat dan memesan makanan seafood dalam berbagai jenisnya, lengkap dengan penjelasan tentang rasanya. Pemesan membayar dengan kartu kredit seperti yang tertera pada gambar-1. Catatlah perusahaan “seafood” ini sebagai dasar yang akan digunakan dalam penjelasan contoh2 selanjutnya dalam kuliah ini, terutama tugas2 yg harus anda kerjakan.
Bank
Penyalur makanan
Kostumer
Pemasokmakanan
Seafood
Cek
Statement Kartu Kredit
Jenis makanan
Permintaan layanan
Pembataran Beban Kartu Kredit
Pesanan
Jenis makanan
Sumber : Richard T. Watson , Object Oriented Strategy, 1999 spt yg. termuat dalam : Patrick G. McKeown, Information Technology and the Network Economy (Orlando: Hartcourt College Publisher, 2001), pp. 21-22. Catatan : nama seafood diganti dari Fareastfoods Seafood utk disederahanakan
Bank Bank
Penyalur makanan
Penyalur makanan
Tugas no. 2
Pada kasus yg sama pada pertemuan-1 terdapat informasi berikut ini yangdiproses oleh “Seafood” itu :
1. Daftar gaji karyawan2. Daftar piutang dari pemasok makanan3. Catatan intelijen tentang persaingan4. Log kesalahan pengolahan data5. Laporan arus kas harian6. Jadwal pesanan mingguan7. Proyeksi arus kas bulanan8. Laporan varians penjualan9. Proyeksi lima tahun keuntungan10. Akuntansi pesanan11. Daftar hutang.
Tugas anda
1. Klasifikasikan aplikasi diatas menurut model konseptual sistem informasi manajemen (Herbert A. Simon)2. Dengan memisalkan bahwa faktor keberhasilan kritikal adalah penyerahan tepat waktu dari produk yang berkualitas, dimanakah dalam model konsep- tual itu, aplikasi masa depan perlu dibangun ?