Sistemas de Información Gerencial
Tema 2: Tipos de Sistemas de Información
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Ing. Francisco Rodríguez Novoa
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INDICE
• Tipos de Sistemas de Información
• Tipos de Sistemas desde la perspectiva del usuario.
• Sistemas de Información integrales
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Tipos de sistemas de información
Nivel Estratégico.- Sistema de Soporte Gerencial (SSG)
Nivel Gerencial- Sistemas de Información para la administración (SIA).- Sistemas para el Soporte a Decisiones (SSD).
Nivel de Conocimiento- Sistemas de Trabajo del Conocimiento (STC).- Sistemas de Automatización en la Oficina (SAO)
Nivel Operativo- Sistema de Procesamiento de Operaciones (SPO).Ventas y
marketing.Manufactura Finanzas. Contabilidad Recursos
Humanos.
Tipos de sistemas de información
1. Sistemas de Procesamiento de Operaciones(Transaccionales)
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Son sistemas de información encargados de procesar gran
cantidad de transacciones rutinarias.
Simplifican y Agilizan el proceso de las transacciones.
Son sistemas que traspasan sistemas y que permiten que
la organización interactué con ambientes externos.
Debido a que los administradores consultan los datos
generados por el SPO para información al minuto acerca de
lo que está pasando en sus compañías, es esencial para las
operaciones diarias que estos sistemas funcionen
ágilmente y sin interrupción.
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A través de éstos suelen lograrse ahorros significativos de mano de
obra, debido a que automatizan tareas operativa de la organización.
Con frecuencia son el primer tipo de sistemas de información que
se implanta en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a
nivel operativo de la organización para continuar con los mandos
intermedios y, posteriormente con la alta administración a medida
que evolucionan.
Estos sistemas son los encargados de integrar gran cantidad de la
información que se maneja en la organización, la cual será
empleada posteriormente para apoyar a los mandos intermedios y
altos.
1. Sistemas de Procesamiento de Operaciones(Transaccionales)
1. Sistemas de Procesamiento de Operaciones(Transaccionales)
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Nivel operativo Inputs: transacciones, eventos Procesamiento: actualización Outputs: informes detallados, consultas Usuarios: personal de operaciones
Ejemplos de SPO:Marketing / Ventas / Producción / Logística / Contabilidad /Finanzas / Compras/Recursos Humanos.
Ej. Universidad: Inscripciones – Inscripción por Materias –Registro de Notas de Examen - Registro de Materias –Préstamo de Libros.
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Tipos de Sistemas SPO
Sistemas de
ventas y
marketing
Sistemas de
manufactura y
producción
Sistemas de
finanzas y
contabilidad
Sistemas de
recursos
humanos
Otros tipos (Ej.
de
Universidad)
Funciones
principales
del sistema
•Administración
de ventas•Investigación de mercado•Promoción•Fijación de precios•Productos nuevos
•Programación
•Compras•Embarque y recepción•Ingeniería
•Operaciones
•Presupuestos
•Mayor general
•Facturación•Contabilidad de costos
•Registros de
personal
•Prestaciones
•Compensaciones•Relaciones laborales•Capacitación
•Admisiones
•Calificaciones•Registros de cursos•Alumnos
Principales
sistemas de
aplicaciones
•Sistema de
informaciónde pedidos de venta•Sistema deinvestigación de mercados•Sistema de comisiones por ventas
•Sistemas decontrol de máquinas•Sistemas de órdenes de compra•Sistemas de control de calidad
•Mayor general•Cuentas por cobrar y por pagar
•Sistemas deadministración de fondos
•Nómina•Expedientes de empleados•Sistemas de prestaciones•Sistema detrayectoriaprofesional
•Sistema de
registroacadémico
•Sistemas decontrol de planes de studio
1. Sistemas de Procesamiento de Operaciones(Transaccionales)
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1. Sistemas de Procesamiento de OperacionesPlanificación de Recursos de Empresa (ERP)
Colección de sistemas que integra las distintas funciones
de una organización: administración, finanzas,
producción, ventas, recursos humanos, …) en una base
de datos única y consistente.
Actualiza archivos, acelera las acciones, reduce los
costos.
Este software también provee de herramientas para
analizar datos para planear la producción, pronosticar
las ventas, analizar la calidad, …
Incorpora Controles Operativos para mejorar la
eficiencia de las operaciones
2. Sistemas de Gestión del Conocimiento (STC)
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Dan soporte a los trabajadores del conocimiento.
Trabajadores del conocimiento:
• Generalmente miembros de profesiones reconocidas.
• Crean nueva información y conocimiento.
• Se encargan que los nuevos conocimientos y experiencias
técnicas se integren a la empresa.
2. Sistemas de Gestión del Conocimiento
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Nivel: Expertos
Inputs: Especificaciones de Diseño
Procesamiento: Modelado
Outputs: Diseños, Gráficos
Usuarios: Asesores / Técnicos
Ejemplo de STC: Terminales de Ingeniería
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Sistemas de Calidad
Dirigidos a documentar las Normas, Procedimientos y
Descriptivos de Puestos de una organización.
Procesamiento: Actualización de Normas,
Procedimientos, Descripciones de Puestos. Workflow
para actualización de documentos.
Usuarios: Toda la Organización
2. Sistemas de Gestión del Conocimiento
2.1 Sistema de Automatización de Oficinas (SAO)
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Dirigidos A Una “Oficina Sin Papeles”
Rediseña el Flujo de Trabajo
Software Integrado
Ejemplos de SAO: Presentaciones Gráficas, Hojas de Cálculo,
Gestores de Bases de Datos, Procesadores de Textos, Correo
Electrónico.
2.1 Sistema de Automatización de Oficinas
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Sistemas de computo, como procesadores de texto, sistema
de correo electrónico y sistemas de programación.
Diseñados para aumentar la productividad de trabajadores de
datos en la oficina
Entradas: documentos, programas
Procesamiento: administración de documentos, programación,
comunicación.
Salidas: documentos, programas, correo.
Usuarios: oficinistas.
3. Sistemas de Información para la Administración (S.I.G.)
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Los requerimientos de procesamiento para apoyar las actividades
de control administrativos son:
Modelo de Control Administrativo: proceso por medio del cual los
directivos de los departamentos/centros de costos o resultado,
miden el rendimiento del sector a cargo, deciden sobre
operaciones de control, formulan nuevas reglas de decisión a
aplicar en las operaciones y asignan recursos.
Usa modelos de análisis para la toma de decisiones.
Pocas decisiones programables.
Las decisiones son de mediano plazo.
Las transacciones individuales no son tan relevantes. Se necesita
información resumida que muestre tendencias y explique
variaciones de funcionamiento y sugiera las soluciones.
3. Sistemas de Información para la Administración (S.I.G.)
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El proceso para el Control Administrativo requiere las siguientes
clases de información:
Funcionamiento planeado (normas, metas, presupuestos)
Desviaciones observadas
Explicación de las desviaciones
Análisis de los posibles cursos de acción (posibles decisiones)
La base de datos para el control administrativo consta de dos
elementos principales:
Base de datos operacional
Los planes, estándares y presupuestos que definen las
expectativas de desempeño.
Pueden incluirse datos externos para benchmarking (índices de
costo, participación de mercado, tasas de interés, etc.)
3. Sistemas de Información para la Administración (S.I.G.)
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Nivel: Gerencial
Inputs: Gran volumen de datos
Outputs: Informes Resumidos orientados al control
Usuarios: Gerentes Medios
Datos: Pasados y Presentes
Decisiones: Estructuradas y Semi-Estructuradas
Orientación: Interna
Lento Proceso de Diseño
Ejemplo SIG: Presupuesto Anual
3. Sistemas de Información para la Administración (S.I.G.)
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3.1 Sistemas de apoyo a las decisiones (D.S.S.)
Sistema de información que combina datos y modelos
analíticos sofisticados o herramientas de análisis de datos
para apoyar la toma de decisiones semiestructurada y no
estructurada
Dan servicio al nivel administrativo
Entradas: datos de bajo volumen, bases de datos optimizadas
para el análisis de datos, modelos analíticos, herramientas de
análisis de datos.
Procesamiento: interactivo, simulaciones, análisis
Salidas: informes especiales, análisis de decisiones, respuesta a
consultas.
Usuarios: profesionales, gerente general.
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Gerencia intermedia
Apoyo a la toma de decisiones poco habituales
Problemas de naturaleza única y cambiante, no hay
procedimientos predefinidos
Datos provenientes de los SPO y SIG, y fuentes externas
Interfaz e información intuitivas
Modelos analíticos y síntesis de información
3.1 Sistemas de apoyo a las decisiones (D.S.S.)
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4. Sistemas de información estratégicos.(SSG)
Requiere de información resumida, principalmente externa
(perspectivas económicas de la organización, actualidad y
perspectiva del medio ambiente político, Competidores,
Mercado, Sustitutos, etc.)
Existe dificultad para estandarizar los datos a captar.
Decisiones no programables (no estructuradas).
Las decisiones son de mediano y largo plazo.
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4. Sistemas de información estratégicos.
Requiere de bases de datos tales como:
Evaluación de capacidades actuales de la organización: se
basa en datos internos con base en los requerimientos
operativos. Información resumida.
Proyecciones de las capacidades futuras: en base al análisis
de datos históricos
Datos del mercado sobre la industria y los competidores.
Bancos de datos públicos sobre la industria, los
competidores, la economía nacional, etc.
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4. Sistemas de información estratégicos.
Sistemas de información diseñados para abordar la toma de
decisiones no estructurada mediante gráficos y
comunicaciones avanzadas.
Dan servicio al nivel estratégico
Entradas: datos acumulados externos e internos.
Procesamiento: gráficas, simulaciones, interactivo.
Salidas: proyecciones, respuestas a consultas.
Usuarios: directores.
SSG
SPOSTC
SAO
DSSSIA
Relación de la interacción entre los sistemas
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Tipos de Sistemas
Sistemas de Información Estratégicos
(Soporte Gerencial)(SSG)
Sistema de Información para la Administración (SIA)
Sistema para el soporte de
decisiones (SSD)
Tipos de Sistemas de Información
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Tipos de Sistemas
Sistemas de Trabajo del Conocimiento
(STC)
Sistemas de automatización en la
oficina (SAO)
Sistema de Procesamiento de Operaciones (SPO)
Tipos de Sistemas de Información
Perspectiva Funcional
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Comprender la manera en que los sistemas de información sirve a
áreas funcionales específicas
Sistemas de ventas y marketing
Sistemas de manufactura y producción
Sistemas financieros y contables
Sistemas de recursos humanos
En cada uno de los sistemas se indicaran las funcionalidades
propias de cada usuario
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Sistemas de ventas y marketing
• Dan a poyo a los procesos de negocio del departamento de
ventas y marketing
• Directores: vigilar tendencias y competidores, y apoyar la
planificación
• Gerencia intermedia: investigar mercados, analizar campañas
de marketing y fijar precios
• Gerentes y empleados operativos: localizar y contactar
clientes potenciales, seguimiento de ventas, procesamiento
de pedidos y apoyo al servicio de clientes
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Sistemas de ventas y marketing
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Sistemas de manufactura y producción
• Dan apoyo a las actividades del departamento de manufactura y
producción
• Gerencia: decisiones sobre metas de manufactura a largo plazo
(nuevas instalaciones, inversiones en tecnología,...), e.g.
ubicación de las instalaciones
• Gerencia intermedia: analizar y vigilar costes y recursos de
producción, e.g. planificación de la producción
• Gerencia de operaciones: estado de las tareas de producción,
e.g. control de maquinas
• Ejemplo: sistema de control de calidad de Kia Motors
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Sistemas de manufactura y producción
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Sistemas financieros y contables
• Dan apoyo a las actividades del departamento de sistemas
financieros y contables
• Gerencia: establecer objetivos de inversión a largo plazo,
pronósticos sobre el rendimiento financiero
• Gerencia intermedia: vigilar y controlar los recursos
financieros
• Gerencia de operaciones: dar seguimiento al flujo de fondos
a través de transacciones (sueldos, proveedores, ingresos,...)
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Sistemas financieros y contables
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Sistemas de recursos humanos
• Apoyar las actividades del departamento de recursos humanos
• Gerencia: identificar recursos humanos requeridos a largo
plazo, e.g. planificación de recursos humanos
• Gerencia intermedia: supervisar y analizar la contratación y la
remuneración de los empleados, e.g. análisis de salarios
• Gerencia de operaciones: seguimiento de la contratación y de
los empleados, e.g. capacitación y desarrollo
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Sistemas de recursos humanos
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Sistemas de Logística
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Sistemas de información integrales
Como manejar, distribuir, coordinar y compartir la información
de diferentes SI?
Aplicaciones empresariales: sistemas que abarcan todas las
áreas funcionales
Ayudan a las empresas a volverse mas flexibles y productivas
4 tipos:
• Sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP)
• Sistemas de administración de la cadena de suministro (SCM)
• Sistemas de administración de las relaciones con el cliente (CRM)
• Sistemas de administración del conocimiento (KMS)
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Sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP)
• Recopilan datos de procesos de negocio clave almacenándolos
en una base de datos central
• Aceleran la comunicación facilitando la coordinación de las
operaciones cotidianas, e.g. pedido
• Flexibilidad para responder rápidamente a los clientes y
producir y almacenar lo necesario
• Proporcionan información para mejorar la toma de decisiones
administrativas
• Proporcionan información de toda la empresa que permite
analizar su rentabilidad
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Sistemas de administración de la cadena de suministro (SCM)
• Integra y automatiza la red de los procesos y relaciones de
negocio entre una empresa y sus proveedores, clientes,
distribuidores y otros socios de negocio
• Ayuda a una empresa a obtener los productos correctos, en
el momento adecuado, en el tiempo justo, en la cantidad
apropiada y a un coste aceptable
• Ayudar a que una empresa logre agilidad y capacidad de
respuesta para satisfacer las demandas de sus clientes y las
necesidades de sus proveedores.
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Sistemas de administración de la cadena de suministro (SCM). Objetivos específicos
Mantener un Nivel OPTIMO de Inventarios Llevar un control estricto sobre las existencias de cada producto. Facilitar la codificación de nuevos productos… y Descodificación Generar automáticamente las sugerencias de pedidos para agilizar los procesos de compras. Elaborar automáticamente las ordenes de compra. Hacer seguimiento al estado de las ordenes de compra Pendientes. Agilizar los Procesos de recepción y liquidación de mercancías. Optimizar la distribución de la mercancía desde las bodegas hacia los
almacenes. Mejorar los procesos de cambios de precios de la mercancía. Agilizar el proceso de ventas detallistas. Optimizar las ventas de productos en los almacenes. Controlar los robos de mercancías. Manejar todo tipo de transacciones de entrada y salida. Optimizar el proceso de cartas de cambios de precios
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Sistemas de administración de las relaciones con el cliente (CRM)
• Poder de negociación de los clientes es mas fuerte
• Las relaciones con los clientes son el activo mas importante
• Estrategia de negocio: negocio enfocado al cliente
• Proporcionar una visión única y completa de cada cliente en
cada punto de contacto
• Proporcionar al cliente una visión completa y única de la
empresa
• Integra y automatiza los procesos de servicio al cliente
(ventas, mercadotecnia...)
• Fases de la administración de las relaciones con el cliente:
adquirir, incrementar y retener
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Sistemas de administración del conocimiento (KMS)
• Valor de productos y servicios: recursos físicos e intangibles
(conocimiento,...)
• Mejor conocimiento sobre como crear y entregar productos y
servicios: mayor rentabilidad
• Recolección y distribución del conocimiento y la experiencia
• Mejorar los procesos de negocio
• Mejorar la toma de decisiones administrativas
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Sistemas de información integrales
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Desarrollo de Caso