Sistemi di Gestione dei Dati e dei Processi Aziendali
Processo vendite e incassi
• Introduzione
• Contabilità
• Revisione
• Il processo in dettaglio
Slide 3
Definizione
Il ciclo vendite comprende tutte le operazioni di cessione
di beni e servizi prodotti dall’impresa nonché i relativi
regolamenti monetari ad esse riconducibili. I principali
sotto-processi di base in cui esso si compone sono il
ricevimento dell’ordine, spedizione dei beni o erogazione
delle prestazioni, la contabilizzazione della fattura e la
gestione incassi.
Slide 4
Definizioni
Ricavo: contropartita dei beni e servizi vendutinell’esercizio dell’attività principale e delle attivitàaccessorie.
Crediti: diritto di esigere da clienti ed altri terzideterminati ammontari a determinate scadenze. Infunzione della destinazione strategica e funzionale, icrediti possono essere classificati nell’attivoimmobilizzato oppure nell’attivo circolante
CNDCeR - P.C. n.15
Slide 5
Ricavi delle vendite e delle prestazioni
• corrispettivi cessione dei beni
• corrispettivi prestazione di servizi
che costituiscono attività caratteristica azienda
In tale voce devono essere contabilizzate:
1. le cessioni e le prestazioni principali
2. le cessioni e le prestazioni accessorie
ART. 2425-BIS C.C.: i ricavi devono essere indicati al netto di:
• resi
• sconti
• abbuoni e premi
• imposte direttamente connesse alla vendita dei prodotti e allaprestazione dei servizi
Slide 6
Principi contabili di riferimento
• principio contabile n. 11 – Finalità e postulati del bilanciod’esercizio
• principio contabile n. 15 – I Crediti
• principio contabile n. 26 – Operazioni e partite in monetaestera
• PwC Audit Guide (4232, 4233, 4310, 4311, 4274…)
• Introduzione
• Contabilità
• Revisione
• Il processo in dettaglio
Slide 8
C) ATTIVO CIRCOLANTE
II. Crediti1) verso clienti2) verso imprese controllate3) verso imprese collegate4) verso controllanti5) verso altri
A) VALORE DELLE PRODUZIONERicavi delle vendite e delle prestazioni
S. P.S. P.
C.E.C.E.
Conti di Bilancio
Slide 9
Art. 2426 C.C.
I crediti devono essere iscritti secondo il valorepresumibile di realizzazione.
Il primo punto di riferimento e' il “valore nominale dei crediti”, chedeve essere rettificato in presenza di:
1. eventi che generano dubbi nell’esigibilità;2. resi e rettifiche di fatturazione;3. sconti ed abbuoni;4. interessi non maturati.
Criteri di iscrizione
Slide 10
Un credito è di dubbia riscossione quando: i clienti contestano la fornitura dalla quale è sorto il credito; le condizioni economiche dei clienti risultano essere precarie.
Non appena una perdita su crediti diventa probabile deve essereaccantonato un FONDO SVALUTAZIONE.
Il Fondo svalutazione crediti mira quindi a coprire:
perdite già manifestatesi; perdite non ancora manifestatesi ma temute o latenti; perdite che si potranno subire sui crediti ceduti a terzi per i quali
sussista ancora un’obbligazione di regresso.
Svalutazione
Slide 11
Il processo di definizione delle svalutazioni comporta: un’analisi dei singoli crediti; la stima, in base all'esperienza e ad ogni altro elemento utile, delle
perdite (manifeste e presunte) in essere alla data di bilancio; la valutazione dell'andamento degli indici di anzianità dei crediti
scaduti rispetto a quelli degli esercizi precedenti; la valutazione delle condizioni economiche generali, di settore e di
rischio paese.
Quando un credito è considerato “perso”, deve essere eliminato dalleattività. Se il fondo accantonato in precedenza è inferiore al totale deicrediti da stornare, l’ammontare mancante costituisce un costodell’esercizio.
Svalutazione (segue)
Slide 12
I crediti derivanti dalle vendite sorgono quando rischi, oneri ebenefici connessi alla proprietà vengono trasferiti.
I ricavi per la vendita di beni mobili normalmente si conseguono alladata di consegna o spedizione.
I ricavi per la vendita di beni immmobili ed aziende normalmente siconseguono al momento della sottoscrizione del contratto.
I ricavi per prestazioni di servizi si conseguono al momentodell’ultimazione dei servizi o in modo continuativo nel tempo (se visono i presupposti).
Competenza
Slide 13
Classificazione
• Introduzione
• Contabilità
• Revisione
• Il processo in dettaglio
Slide 15
Principali rischi di revisione
Inesistenza / inaccuratezza del saldo in bilancio
Mancata registrazione delle fatture da emettere
Non ragionevole stima del Fondo Svalutazione Crediti
Errato Cut-off delle vendite (Prefatturato / Postfatturato)
NB - Ci può essere un errore di cut-off dei ricavi senza che cisia un errore di cut-off delle rimanenze!
Slide 16
COMPLETENESS (C)VALUATION (V)
EXISTENCE / OCCURRENCE (E/O)RIGHTS AND OBLIGATIONS (RO)ACCURACY (A)
PRESENTATION & DISCLOSURE (P&D)
La registrazione deisingoli crediti è
accurata?(A)
I crediti sono stati propriamenteinclusi e classificati nel bilancio?
(P&D)
Sono state registratetutte le transazioni di
vendita?(C,A,E/O)
Le totalizzazione dicrediti e debiti sonostate correttamente
effettuate?(V)
Il clienteeffettivamente hadiritto ai crediti?
(RO)
CUT OFF(CO)
Le transazionieffettuate dopo la
chiusura delbilancio sono state
escluse?(CO)
Sono state incluse letransazioni precedenti
la chiusura delbilancio?(CO)
$$$
Le vendite sonoeffettivamente avvenute?
I clienti/debitoriesistono?(E/O
Gli sconti sono statiregistrati accuratamente
e correttamente?(C,A,E/O)
Le poste invaluta sono
corrette?(A)
I creditisono
solvibili?(V)
Le perdite sucrediti sono
valide?(E/O)
I rischi del ciclo attivo: Mind Map
• Introduzione
• Contabilità
• Revisione
• Il processo in dettaglio
Slide 18
Il processo vendite (ricavi)
Acquisti (P&P)
Ricavi (R&R)
MagazzinoPersonale e paghe
Immobilizzazionimateriali
Contabilità generale(GL)
Bilancio
Preparazione bilanciodi fine anno
Transazioni finanziariesignificative
Processi di business
Slide 19
Processo vendite e incassi - Ciclo attivoObiettivi della sessione
Nel corso della sessione esamineremo i seguenti aspetti:
•sottoprocessi chiave all’interno del ciclo
•ruoli chiave e responsabilità
•esempi di flowchart del processo
•rischi chiave e controlli
•impatto del ciclo a livello di bilancio
Slide 20
Processo vendite e incassi
Fatturazione
Incasso
Rettifiche & Manutenzione piano dei conti
Manutenzione Dati Fissi
Distribuzione & Consegna
Gestione dell’ordine
Slide 21
Processo vendite e incassiRuoli e responsabilità
Fatturazione
Incasso
Rettifiche & Manutenzionepiano dei conti
Manutenzione Dati Fissi
Distribuzione & Consegna
Gestione dell’ordine
Servizio clienti
Vendite
Magazzino
Fornitore di servizi
Crediti
Crediti
Senior Finance Staff
Crediti
Servizio clienti
Credit Control
Product Maintenance
Slide 22
Processo vendite e incassi
Fatturazione
Incasso
Rettifiche & Manutenzione piano dei conti
Manutenzione Dati Fissi
Distribuzione & Consegna
Gestione dell’ordine
Slide 23
Processo vendite e incassiGestione dell’ordine
Esigenze delcliente
Creazionedell’ordine
Monitoraggio
Slide 24
Processo vendite e incassiGestione dell’ordine
Esigenze del cliente
•Iniziative di marketing
•CRM (Customer relationship management)
•Contatto con il cliente
•Analisi dei bisogni
•Analisi di credito
•Proposta / offerta
Slide 25
Processo vendite e incassiGestione dell’ordine
Creazione dell’ordine
•Raccolta dei dettagli sul cliente
•Conferma dell’ordine
•Aspettative di consegna
•Cancellazione dell’ordine
Slide 26
Processo vendite e incassiGestione dell’ordine
Monitoraggio
•Ordini in sospeso
•Consegne da effettuare
•Ordini trattenuti – (automatizzato o manuale)
Slide 27
Processo vendite e incassiRischi tipici
Rischi finanziari e rischi operativi
• Ordini non accuratamente registrati possono condurre aun’errata revenue recognition.
•Gli ordini dei clienti sono persi a causa di uno scarso servizioclienti e inefficaci sistemi di vendita online.
•Scarso servizio di assistenza telefonica da parte deglioperatori del call centre.
•Incapacità di soddisfare tutti gli ordini a causa di carenze dimagazzino.
Slide 28
Processo vendite e incassiEsempi di Controlli
•Riconciliazione manuale tra la fonte documentale degli ordini divendita e l’ordine di vendita effettivo.
•Gli ordini di vendita sono sequenzialmente numerati econtabilizzati.
•Gli ordini di vendita richiedono determinati campi obbligatoricome cliente, descrizione dell’item, prezzo, quantità, tasse,modalità di consegna e termini di pagamento.
Slide 29
Processo vendite e incassi
Fatturazione
Incasso
Rettifiche & Manutenzione piano dei conti
Manutenzione Dati Fissi
Distribuzione & Consegna
Gestione dell’ordine
Slide 30
Processo vendite e incassiDistribuzione & Consegna
Esecuzioneordine
Slide 31
Processo vendite e incassiDistribuzione & Consegna
Esecuzione ordine
•Picking
•Packing
•Invio
Slide 32
Processo vendite e incassiRischi tipici
Rischi finanziari
• L’inaccurata registrazione della quantità e/o del tipo di beniinviati può condurre ad una errata registrazione dei ricavi ecosti delle vendite.
• Spedizioni non fatturate possono non essere identificate.
• I ricavi e i relativi costi delle vendite possono esserecontabilizzati in periodi contabili errati.
Slide 33
Processo vendite e incassiRischi tipici
Rischi operativi
•Incapacità di soddisfare tutti gli ordini a causa di mancanza diquantità a magazzino.
•L’outsourcing del processo di consegna ad un service providernon è efficace dal punto di vista economico.
•Sovradimensionamento dello staff del magazzino per ilpicking, il packing e l’invio dei prodotti.
Slide 34
Processi vendite e incassiEsempi di controlli
•Il sistema sulla base degli ordini precedentemente inseritigenera automaticamente le picking list. Ogni picking list èconfrontata con l’invio fisico da parte dello staff del magazzinoper confermare l’accuratezza e la validità della spedizione.
•Su base giornaliera il manager del magazzino rivede il reportdi tutte le consegne programmate per il giorno precedente econferma che tutte le spedizioni siano state effettuate. Isospesi sono analizzati e risolti.
•Il sistema permette solamente l’invio dei prodotti abbinabili adogni ordine, come selezionato nell’inserimento dell’ordine. Ilsistema non permette la selezione di prodotti alternativi.
Slide 35
Processo vendite e incassi
Fatturazione
Incasso
Rettifiche & Manutenzione piano dei conti
Manutenzione Dati Fissi
Distribuzione & Consegna
Gestione dell’ordine
Slide 36
Processo vendite e incassiFatturazione
Confermadella fattura
Generazionedella fattura
Monitoraggio
Slide 37
Processo vendite e incassiFatturazione
Conferma della fattura
•Politiche contabili locali per il riconoscimento deiricavi
•Fatturazione
Alla creazione dell’ordine
Alla consegna (esecuzione dell’ordine)
Slide 38
Processo vendite e incassiFatturazione
Generazione della fattura
•Processi automatici
•Fatturazione manuale
•Fattura inviata al cliente
Slide 39
Processo vendite e incassiFatturazione
Monitoraggio
•Ordini sospesi
•Ordini evasi ma non fatturati
•Fatture manuali
•Variazioni dei prezzi
Slide 40
Processo vendite e incassiRischi tipici
Rischi finanziari
• Le fatture non sono emesse per tutti i clienti tempestivamenteportando alla sottostima di ricavi e crediti in periodi specifici(cut-off).
• Gli accantonamenti e gli aggiustamenti possono essereinappropriati, e quindi le registrazioni contabili errate.Conseguentemente i ricavi possono essere sovra osottostimati.
•Le fatture sono registrate in periodi contabili errati.
Slide 41
Processo vendite e incassiRischi tipici
Rischi operativi
•Il cash flow non è massimizzato se i pagamenti dai clienti nonsono ricevuti tempestivamente.
•I ritardi di fatturazione portano a ritardi nei pagamenti.
•Ritardi nell’invio delle fatture soprattutto verso clienti esteri.
Slide 42
Processo vendite e incassiEsempi di controlli
•Dopo la spedizione dal magazzino il sistema produceautomaticamente le fatture che vengono inviate con la stessadata. Le date di spedizione non possono essere modificate.
•I crediti sono in quadratura con i totali delle fatture generatedal sistema per le spedizioni della giornata. Il managerresponsabile dei crediti firma il report di controllo a evidenzadella verifica effettuata.
•Le fatture manuali create dal sistema richiedonol’approvazione attraverso uno step specifico nel sistema conl’approvazione del Finance Manager e l’inclusione dei dettaglidella fattura.
Slide 43
Processo vendite e incassi
Fatturazione
Incasso
Rettifiche & Manutenzione piano dei conti
Manutenzione Dati Fissi
Distribuzione & Consegna
Gestione dell’ordine
Slide 44
Processo vendite e incassiFatturazione
Ricezionepagamento
Allocazionedei pagamenti
Creditiscaduti
Slide 45
Processo vendite e incassiIncasso
Ricezione pagamento
•Metodo di pagamento
•Procedure bancarie
•Incasso
Slide 46
Processo vendite e incassiIncasso
Allocazione dei pagamenti
•Automatizzata
•Manuale
•Incassi non allocati ai relativi crediti
Slide 47
Processo vendite e incassiIncasso
Crediti Scaduti
•Categorie o insiemi
•Monitoraggio
•Procedure di recupero crediti – incluse azioni legali
•Accantonamento a Fondo Svalutazione Crediti
Slide 48
Processo vendite e incassiRischi tipici
Rischi finanziari
• Gli incassi possono subire:
Smarrimento
Appropriazione indebita
Allocazione errata: ha come conseguenza importi di bilancioerrati per crediti pendenti.
• Crediti scaduti possono non essere regolarmente rivisti,conducendo quindi ad un’errata esposizione dei crediti e delbilancio.
• L’accantonamento per crediti dubbi è inadeguato.
Slide 49
Processo vendite e incassiRischi tipici
Rischi operativi
•I processi di recupero crediti non sono formalizzati, quindi icrediti scaduti non sono recuperati in maniera puntuale.
•I processi di allocazione manuale dei pagamenti sonodispendiosi e portano a errori.
Slide 50
Processo vendite e incassiEsempi di controlli
•La banca invia giornalmente alla società report riassuntivi e fileelettronici degli incassi. L’ammontare totale degli incassi ricavatidal report riassuntivo sono registrati come “disponibilità liquide” ecome “crediti non abbinabili nel sistema di fatturazione”. Il reportè firmato dall’area Finance dopo l’allocazione dei pagamenti.
•Un ageing dettagliato dei crediti per cliente è revisionatomensilmente ed ogni saldo in sospeso o altri saldi inusuali (es.Saldi a debito) sono indagati e risolti.
•Pagamenti non allocati sono rivisti mensilmente dal FinanceManager. Saldi sospesi da tempo o altri saldi inusuali sonoindagati e risolti.
Slide 51
Processo vendite e incassi
Fatturazione
Incasso
Rettifiche & Manutenzione piano dei conti
Standing Data Maintenance
Distribuzione & Consegna
Gestione dell’ordine
Slide 52
Processo vendite e incassiAdjustments & Ledger Maintenance
Note didebito
Perdite sucrediti
Aggiornamentodei registricontabili
Slide 53
Processo vendite e incassiGestione dell’ordine
Note di rettifica
•Rimborso ai clienti o errori di fatturazione
•Esame e approvazione del processo
•Creazione di note di rettifica e imputazione aiclienti
•Spedizione delle note di rettifica al cliente
•Revisione delle note di rettifica
Slide 54
Processo vendite e incassiGestione dell’ordine
Perdite su crediti
•Procedure di recupero crediti – incluse azioni legali
•Debiti irrecuperabili
•Approvazione per la scrittura di stralcio (write off)
•Processo di write off nel sistema
•Eventuale disattivazione del cliente
Slide 55
Processo vendite e incassiGestione dell’ordine
Aggiornamento dei registri contabili
•Aggiornamento manuale o automatico dei conti di bilanciodel ciclo attivo
•Riconciliazione dei sotto conti
•Eliminazione delle vendite intra company
Slide 56
Processo vendite e incassiEsempi di controlli
•Le poste del bilancio di verifica legate al ciclo attivo sonoriconciliate mensilmente con il sistema di sub ledger erevisionate dal Finance Manager.
•Il management di livello adeguato deve approvare tutte lerettifiche. La revisione da parte del management includel’esame delle fonti documentali. Le discrepanze sono risolte.
• Le note di credito e le rettifiche ai crediti sono approvatecoerentemente con le procedure organizzative relative allenote di credito.
Slide 57
Processo vendite e incassi
Fatturazione
Incasso
Adjustments & Ledger Maintenance
Standing Data Maintenance
Distribuzione & consegna
Gestione dell’ordine
Slide 58
Processo vendite e incassiStanding Data Maintenance
Controllo deicrediti
Customersetup
Prodotti ePrezzi
Slide 59
Processo vendite e incassiManutenzione dei dati fissi (“Standing DataMaintenance”)
Controllo dei crediti
•Valutazione dei clienti – Vogliamo servire questocliente?
•Agenzie di controllo del credito
•Limiti di credito per cliente o gruppi di clienti
•Clienti o ordini sospesi
Slide 60
Processo vendite e incassiManutenzione dei dati fissi (“Standing DataMaintenance”)
Creazione del cliente a sistema
•Valutazione del cliente
•System setup
•Caratteristiche del cliente
•Clienti sospesi
•Disattivazione del cliente
Slide 61
Processo vendite e incassiManutenzione dei dati fissi (“Standing DataMaintenance”)
Prodotti e prezzi
•Manutenzione dei prodotti
•Prezzi associati
•Schemi di sconto
Slide 62
Processo vendite e incassiRischi tipici
Rischi finanziari
•Le vendite sono registrate utilizzando prezzi inappropriati.
•Variazioni non valide ai master file dei clienti sono imputate eprocessate, portando alla gestione di ordini errati verso clienti.
Slide 63
Processo vendite e incassiRischi tipici
Rischi operativi
•Troppi clienti portano ad una inefficace gestione degli ordini ealla gestione di informazioni con un valore aggiunto limitato perl’organizzazione.
•Potenziali clienti non sono contattati regolarmente perassicurare la realizzazione di vendite potenziali.
•I termini di pagamento con i clienti non massimizzano il cashflow del business. Termini di pagamento standard sono ineccesso rispetto agli standard del settore.
Slide 64
Processo vendite e incassiEsempi di controlli
•Un dipendente di livello adeguato approva i cambiamenti aidati fissi, prima dell’imputazione. Ogni variazione deve esseresupportata da sufficiente documentazione.
•Viene effettuato un controllo individuale delle variazioniimputate nel sistema attraverso il confronto tra i reportaggiornati e le fonti documentali degli aggiornamenti perverificare la completezza e l’accuratezza. Le discrepanze sonorisolte e i dati reimmessi sono soggetti allo stesso controllo.
•I prezzi sono stabiliti su base annuale per ogni cliente edapprovati da appropriati livelli all’interno dell’organizzazioneaziendale. Le deviazioni dallo schema dei prezzi devonoessere autorizzate.
Slide 65
Ciclo attivo –Diagramma di flusso: collegamento ai conti
FinancialStatements
ERP system
Cash
Receipting
ERP system
Invoicing
ERP system
Order Processing
ERP system
Master data
ERP system
Sales
(P&L)
Distribution &
Delivery
ERP system
InventoryTreasury
Accounts
Receivables
(BS)
Inventory
BS
Cash
(BS)
DRCR
Cost of
sales
(P&L)
DRCRDR
CR
Slide 66
Slide 67
Slide 68
Collegamento alle asserzioni di bilancio
Asserzionidi bilancio
Transazioni Saldi Finali
Vendite Incassi Rettifiche Crediti
Existence(E)
Le vendite diperiodocontabilizzate sonoa fronte di merceeffettivamentespedita oprestazionieffettuate a clientinon fittizi
Gli incassi di periodocontabilizzati sono afronte di risorsemonetarieeffettivamentericevute
Le rettifiche di periodocontabilizzate sono afronte di sconti, resi,premi, abbuoni,perdite su crediti,…,debitamenteautorizzati ed effettuati
I crediti esposti in bilancioderivano da spedizioni oprestazioni realmente effettuate.Tutti gli incassi e rettificheeffettivamente avvenute sonorilevate in diminuzione dei creditiesposti in bilancio
Cut off(CO)
Le vendite sonocontabilizzate nelperiodo dicompetenza
Gli incassi sonocontabilizzati nelperiodo dicompetenza
Le rettifiche sonocontabilizzate nelperiodo dicompetenza
I crediti esposti in bilancioderivano da operazioni rilevate,per competenza, entro la data diriferimento del bilancio
Tutte le mercispedite o leprestazionieffettuate sonofatturate econtabilizzate nelperiodo dicompetenza
Tutte le risorsemonetarieeffettivamentericevute sonocontabilizzate nelperiodo dicompetenza
Tutte le rettificheautorizzate edeffettuate sonocontabilizzate nelperiodo dicompetenza
Tutte le operazioni avvenute, percompetenza, entro la data diriferimento di bilancio, da cuiderivano variazioni dei creditiverso clienti, sono correttamenterilevate
Slide 69
Collegamento alle asserzioni di bilancio
Asserzioni dibilancio
Transazioni Saldi Finali
Vendite Incassi Rettifiche Crediti
Completness (C) Tutte le mercispedite o leprestazionieffettuate sonofatturate econtabilizzate
Tutte le risorsemonetarieeffettivamentericevute sonocontabilizzate
Tutte le rettificheautorizzate edeffettuate sonocontabilizzate
Tutte le spedizioni o leprestazioni che originano creditiverso clienti sono esposte inbilancio. I crediti esposti inbilancio sono diminuiti pereffetto di incassi e rettificheeffettivamente avvenute
Right andObligations (RO)
L'aziendapossiede dirittigiuridicamentevalidisull'ammontare deicrediti derivantidalle transazioni divendita
L'aziendapossiede dirittigiuridicamentevalidisull'ammontaredegli incassiderivanti dalletransazioni divendita
L'aziendapossiede obblighigiuridicamentevincolantisull'ammontaredelle rettifichecorrelate alletransazioni divendita
I crediti esposti in bilanciorappresentano diritti di incassogiuridicamente validi neiconfronti dei clienti. I crediti suiquali gravano eventuali vincoli afavore di terzi sonocorrettamente rappresentati
Slide 70
Collegamento alle asserzioni di bilancio
Asserzioni dibilancio
Transazioni Saldi Finali
Vendite Incassi Rettifiche Crediti
Accuracy (A) Gli ammontaridelle vendite odelle prestazionieffettuate sonoquantificati,valorizzati econtabilizzati,secondo processidi calcoloaritmetico corretti
Gli ammontaridelle risorsemonetarie ricevutesono quantificati,valorizzati econtabilizzati,secondo processidi calcoloaritmetico corretti
Gli ammontaridelle rettificheautorizzate edeffettuate sonoquantificati,valorizzati econtabilizzati,secondo processidi calcoloaritmetico corretti
Gli ammontari delle operazionida cui derivano i crediti espostiin bilancio sono valorizzati econtabilizzati, secondo processidi calcolo aritmetico corretti
Presentation andDisclosures (PD)
I ricavi esposti inbilancio derivanoda corretti processidi accumulazionee riepilogo dei datirelativi alle singoletransazioniregistrate
Gli incassi espostiin bilancioderivano dacorretti processi diaccumulazione eriepilogo dei datirelativi alle singoletransazioniregistrate
Le rettificheesposte in bilancioderivano dacorretti processi diaccumulazione eriepilogo dei datirelativi alle singoletransazioniregistrate
I crediti esposti in bilancioderivano da corretti processi diaccumulazione e riepilogo deidati relativi alle singoletransazioni registrate
Slide 71
Collegamento alle asserzioni di bilancio
Asserzionidi bilancio
Transazioni Saldi Finali
Vendite Incassi Rettifiche Crediti
PresentationandDisclosures(PD)
La rappresentazionein bilancio èadeguatamentesupportata dainformazioni didettaglio sulleoperazioni di vendita
La rappresentazione inbilancio èadeguatamentesupportata dainformazioni didettaglio sulleoperazioni di incasso
La rappresentazionein bilancio èadeguatamentesupportata dainformazioni didettaglio sullerettifiche alle vendite
La rappresentazione inbilancio è adeguatamentesupportata da informazioni didettaglio sui crediti versoclienti
I ricavi sonocorrettamenteclassificati secondoil piano dei contiaziendale e leesigenze dellarappresentazione inbilancio
Gli incassi sonocorrettamenteclassificati secondo ilpiano dei contiaziendale e leesigenze dellarappresentazione inbilancio
Le rettifiche sonocorrettamenteclassificate secondoil piano dei contiaziendale e leesigenze dellarappresentazione inbilancio
I crediti sono correttamenteclassificati secondo il pianodei conti aziendale e leesigenze dellarappresentazione in bilancio
ValuationandAllocation (V)
I crediti sono stati valutati inconformità ai principi contabilistatuiti, tenendo conto deifattori che possono influiresul loro valore. E' rispettato ilcriterio di uniformità deiprincipi contabili, salvoderoghe amissibili egiustificate
Slide 72
Processo di revisione – Esempi di Test sui controlliAccettazione degli ordini dei clienti
-
Le vendite potrebbero essere effettuate a clienti fittizi o non autorizzati
Punti di controllo necessari Test dei ControlliFinancial Statement Assertion IPO
E/O C A CO PD RO V C A V RGli ordini sono numeratiprogressivamente all'atto delricevimento
Revisione e verifica delle procedureper l'adozione della sequenzanumerica degli ordini
aa
Il nominativo del cliente vieneconfrontato con l'anagrafica dei clientiautorizzati. Possono esseremovimentati solo i codici clienti validi
Esame della documentazione adevidenza del match automatico e/omauale effettuato tra un nuovocodice cliente inserito a sistema e ela lista dei codici clienti autorizzati.
a a
Sono definiti listini prezzi aggiornati eautorizzati
Verifica delle'esistenza e effettivaapplicazione di policy diaggiornamento manuale oautomatico dei listini prezzi
a a a
Sono definite condizioni generali difornitura con riferimento ai termini diconsegna, resi ed eventuali altrepattuizioni
Verifica dell'esistenza di condizionigenerali di fornitura formalizzate
a a
L'ordine del cliente viene approvato conriferimento alla tipologia di beni,quantità, prezzi, termini di consegna eresi preventivamente autorizzati
Verifica dell'esistenza di un'iterapprovativo degli ordini formale edoperativo. a a a
Gli ordini approvati inseriti a sistemasono numerati progressivamente
Revisione e verifica dele procedureper l'adozione dela sequenzanumerica degli ordini a sistema
a a
Slide 73
Processo di revisione – Esempi di Test sui controlliApprovazione del credito-
Le vendite potrebbero essere effettuate a clienti fittizi o non autorizzati
Punti di controllo necessari Test dei Controlli
Financial Statement Assertion IPO
E/O C A CO PD RO V C A V R
Il responsabile crediti approvaogni nuovo cliente, ne definisceil fido e ne autorizzal'inserimento in anagrafica sullabase di apposita procedura
Esame della procedura in cui èformalizzato l'iter approvativo daseguire nell'inserimento di unnuovo cliente in anagrafica everifica, per un campione diclienti già presenti in anagrafica,della documentazione diautorizzazione da parte delresponsabile crediti sulla basedi quanto definito dallaprocedura interna
a a a a a
Sono definiti limiti di fidoaggiornati e autorizzati per tutti iclienti
Esame dei limiti di fido per uncampione di clienti
a a
L'ordine del cliente vienecontrollato con il fido disponibile
Esame della documentazioneche attesa il match automaticoe/o manuale
a a a a
Le vendite che eccedono il fidosono preventivamenteautorizzate
Esame, per un campione divendite eccedenti i limti di fido,della relativa autorizzazione
a a a a
Slide 74
Processo di revisione – Esempi di Test sui controlliEvasione degli ordini
RischioPunti di controllo
necessariTest dei Controlli
Financial Statement Assertion IPO
E/O C A CO PD RO V C A V R
I beni posso esserefatti uscire dalmagazzino inassenza di ordiniautorizzati
La lista di prelievo dei beniper la spedizione concordacon l'ordine autorizzato
Esame della evidenze asupporto del controllo cheveine fatto tra i beniprelevati dal magazzino e irelativi ordini approvati
a a a a
La definizione di liste diprelievo discordantidall'ordine autorizzato deveessere preventivamenteapprovata
Verifica che siaformalizzato un iterapprovativo nel caso didiscordanze tra le liste diprelievo e gli ordiniautorizzati
a a a a
I beni sono prelevati per laspedizioni solo a fronte diordini autorizzati e relativeliste di prelievo
Esame delladocumentazione cheattesta il confrontoeseguito dallospedizioniere tra i benispediti e le liste di prelievoe di ordini autorizzati
a a
I beni spediti nonconcordano conquanto ordinato dalcliente
Preparazione di undocumento di trasporto perogni spedizione, numeratoprogressivamente
Revisione e verifica delleprocedure per l'adozionedella sequenza numericadei documenti di trasporto
a a a
Slide 75
Processo di revisione – Esempi di Test sui controlliFatturazione
RischioPunti di controllo
necessariTest dei Controlli
Financial Statement Assertion IPO
E/O C A CO PD RO V C A V RLe fatture sonoemesse pertransazioni fittizie.La fatturazioneviene duplicata peruna medesimatransazione
Separazione dei compititra fatturazione espedizioni
Verifica dei blocchiautorizzativi
a a a a a a
Le fatture emesse sononumerateprogressivamente
Revisione e verifica delleprocedure per l'adozionedella sequenza numericadelle fatture
a a
Ad ogni fattura emessasono abbinati l'ordine divendita e i documenti diprelievo e spedizione
Revisione e verifica delmatch tra le fattureemesse, gli ordini divendita e i documenti diprelievo e spedizione
a a a
Le fatture di venditacontengono prezzied altre condizionierrate
Ad ogni documento dispedizione viene abbinatauna fattura di vendita
Revisione e verifica delmatch tra i documenti dispedizione e le fatture divendita
a a a a
I prezzi applicati in sede difatturazione sonocontrollati in modoindipendente perverificare l'accuratezza dilistini e delle scontistiche
Esanme delladocumentazione cheattesta la verificaindipendente effettuatadalla Società
a a
Slide 76
Processo di revisione – Esempi di Test sui controlli -Registrazione delle vendite
Rischio Punti di controllo necessari Test dei ControlliFSA IPO
E/O
C A CO PD RO V C A V R
Vengonoregistratevendite fittizie
Le registrazioni possono essereeffettuate solo a fronte difatture, documenti di spedizionee ordini concordanti
Esame della documentazioneattestante il confronto tra leregistrazioni effetuate e iseguenti documenti: fatture,documenti di spedizione eordini
a a a a
Le venditefatturate nonvengonoregistratenellacontabilitàgenerale
Separazione dei compiti trafatturazione e contabilitàgenerale
Verifica dei blocchi autorizzativi
a a a a a a
Periodicamente avviene uncontrollo indipendente diriconciliazione tra i totali delleregistrazioni sul giornale dellevendite, sul partitario clienti ed itotali di controllo dellafatturazione
Verifica e revisione dellericonciliazioni indipendenti
a a a a a a a a
Periodicamente vienecontrollata la numerazionesequenziale di tutte le fatture divendita emesse e se ne accertal'avvenuta registrazionecontabile
Esame della documentazioneche attesta il confronto tra lenumerazioni sequenziali dellefatture di vendita e le relativeregistrazioni
a a
Le fatturesonocontabilizzatenei confrontidi un codicecliente errato
Invio mensile di estratti conto aiclienti con un follow upindipendente sulle rispostepervenute
Esame della documentazioneche attesta il follow upindipendente degli estratticonto clienti a a a a a a
Slide 77
Processo di revisione – Esempi di Test sui controlliRicevimento degli incassi
RischioPunti di controllo
necessariTest dei Controlli
Financial Statement Assertion IPO
E/O C A CO PD RO V C A V R
Incassi avvenutipotrebbero nonessere registrati
Sono utilizzati registri dicassa (e dispositivi diregistrazione automaticapresso i punti vendita)
Verifica dell'effettivoutilizzo dei regsitri dicassa e dei dispositivi divendita nei punti vendita a a a a a
Sorveglianza periodicadelle procedure di venditacon incasso per contanti
Esame della revisioneperiodica delle proceduredi incasso per contanti
a a a a
Incassi pervenuti viaposta potrebberoessere perduti osottatti dopo ilricevimento
Restrizione immediatadegli assegni rivcevuti (es.timbro non trasferibile)
Verifica della procedura direstrizione degli assegniricevuti
a a
Aggiornamento immediatosul registro di cassa (ocompilazione di una listadegli incassi pervenuti viaposta)
Verifca delle procedure diaggiornamento
a a a
Gli incassipotrebbero nonessere depositatiintegralmente subase giornaliera
Controllo indipendente diconcordanza tra idocumenti di deposito deicontanti e assegni con iriepiloghi giornalieri delleregistrazioni di cassa
Esame delladocumentazione cheattesta il controlloindipendente effettuato a a a a
Slide 78
Processo di revisione – Esempi di Test sui controlliRegistrazione degli incassi
RischioPunti di controllo
necessariTest dei Controlli
Financial Statement Assertion IPO
E/O C A CO PD RO V C A V R
Gli incassi non sonoregistrati
Controlli indipendente diconcordanza tra gli incassiregistrati in contabilità coni riepiloghi giornalieri delleregistrazioni di cassa
Esame delladocumentazione cheattesta il controlloindipendente effettuato a a a a
Sono compiuti errorinella registrazionecontabile degliincassi
Preparazione periodica diriconciliazioni bancarieindipendenti
Esame delladocumentazione cheattesta le riconciliazinibancarie effettuateperiodicamente
a a a a a a a a
Gli incassi sonocontabilizzati su uncodice cliente errato
Invio mensile di estratticonto ai clienti con unfollow up indipendentesulle risposte pervenute
Esame delladocumentazione cheattesta il follow upindipendente degli estratticonto clienti
a a a a a
Slide 79
Esempi di Flow Chart: Ciclo Attivo
Flow chart livello 1:
Flow chart livello 2:
Flow chart livello 3:
Microsoft VisioDrawing
Microsoft VisioDrawing
Microsoft VisioDrawing
Slide 80
Business Performance Reviews
Indicatori chiave di performance per il monitoraggio dei ricavi:
• profitti lordi; trend sui ricavi
• volume di vendita per prodotto, location, staff
• contatti sul sito internet e tassi di conversione
Il management confronta le vendite con informazioniindipendenti:
• budget; previsioni
• indicatori di performance passata
Slide 81
Business Performance Reviews
Rischio di credito:
• numero e valore dei saldi oltre il limite di credito
• numero e valore degli ordini rifiutati
Il management revisiona anche altre informazioni, come:
• clienti nuovi/persi
• volume della clientela
• domande a supporto della clientela
• fatturazioni o altri reclami
• resi
Slide 82
Separazione dei compiti (“Segregation of Duties”)High level conflicts
Slide 83
Domande?