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“Shadow IT”, Identificando Riesgos y Oportunidades. 1 de Febrero de 2015

SONDEO

1. Nuestro Punto de Vista

2. Participantes

3. Resultados

4. Reflexiones Finales

Contenido

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1. Nuestro Punto de Vista

“Shadow IT”, tendencia presente en las organizaciones en Panamá. Shadow IT es un termino que describe el uso de soluciones tecnológicas por colaboradores de la organización para actividades relacionadas al negocio, sin la aprobación explícita del Departamento de Tecnología. El 37% de los participantes del sondeo fueron profesionales del “Departamento de Tecnología” (DT) y el 63% restante, fueron profesionales de “Otros Departamentos” (OD). De los profesionales de OD, el 73% confirmó utilizar una o mas soluciones tecnológicas para temas relacionados con su trabajo sin la autorización del DT. De los profesionales del DT, el 46% afirmaron también utilizarlas. Ambos grupos de profesionales de OD y DT, indicaron que entre las principales razones para hacerlo están: a) me permite hacer mi trabajo más rápido y mejor; b) el proceso del DT para aprobar uso de una nueva solución es muy lento. Sorprendente es que solo el 11% (OD) y 23% (DT), indicaron que los riesgos de utilizarlas es mayor a los beneficios que se obtienen de ellas. Buscar un balance entre la productividad de usarlas y los riesgos que conllevan, es una tarea que las organizaciones deben atender, antes que la situación se convierta en un problema.

47% - Banca y Financieras

12% - Comercio 11% - Gobierno

5% - Seguros 9% - Telecomunicaciones,

logística, energía, construcción, tecnología e Industria

17% - Otros

El sondeo fue realizado del 13 al 26 de Enero de 2015. Fueron invitados 426 Ejecutivos en Panamá. Un total de 139 profesionales

participaron.


2. Participantes

Naturaleza del Departamento en que labora dentro de la Organización


3. Resultados

Departamento de Tecnología de la Información

Otros Departamentos

37%

63%

Número de aplicaciones y/o soluciones tecnológicas utilizadas en su Departamento para temas relacionados con su trabajo sin la autorización

del Departamento de Tecnología.

Ninguna 1 a 5 6 a 10 11 a 20 Más de 20

Departamento de Tecnología Otros Departamentos

54%

28% 35%

49%

7% 14%

4% 10%

1% 0%


3. Resultados

Razones por las que usted prefiere utilizar aplicaciones y/o soluciones tecnológicas para temas de su trabajo no aprobadas por el Departamento de TI

Razón Otros Deptos. (%)

Depto. Tecnología

(%)

El proceso del Departamento de TI para aprobar el uso de una nueva aplicación /solución es muy lento 43 23

Me permite hacer mi trabajo más rápido y mejor 43 40

Las aplicaciones / soluciones son graCs 31 60

Estoy familiarizado con el uso de este Cpo de aplicaciones 26 40

Las aplicaciones / soluciones equivalentes que brinda el Departamento de TI no solucionan mi necesidad 11 10

El Departamento de TI no aprobó la aplicación / solución que solicité 9 10

Las aplicaciones / soluciones están en la nube y permiten movilidad para hacer mi trabajo 9 33

Otra 9 20


3. Resultados


Aplicación / solución tecnológica mas utiliza sin la autorización del Departamento de Tecnología para temas relacionados con su trabajo (en

orden de mayor uso)

1.  Redes Sociales 2.  Correo electrónico (web mail) 3.  Conferencia vía web 4.  Financiera / Legales

Otros Departamentos Departamento Tecnología

1.  Conferencia vía web 2.  Redes Sociales 3.  Correo electrónico (web mail) 4.  Herramientas colaborativas

3. Resultados


Principales preocupaciones al utilizar aplicaciones y/o soluciones tecnológicas para temas con su trabajo no aprobadas por el Departamento de TI

Razón Otros Deptos. (%)

Depto. Tecnología

(%)

Acceso o robo por personas no autorizadas de información sensiCva de la organización 63 70

Credenciales de acceso (usuario y contraseña) pueden ser conocidos por personas no autorizadas 31 33

La imagen de la organización se afectará ante fuga de información sensiCva 31 50

Los datos pueden ser eliminados o perderse por el proveedor de computación en la nube 29 30

Las aplicaciones / soluciones no pueden ser uClizadas por problemas con el proveedor de computación en la nube 11 13

Otra 6 13

3. Resultados

¿A pesar de los riesgos que representa la utilización de aplicaciones y/o soluciones tecnológicos sin la aprobación de su uso por el Departamento

de TI, considera que los beneficios superan los riesgos de utilizarlas?

Sí No No estoy seguro

Departamento Tecnología Otros Departamentos

49% 50%

11% 23%

40% 27%


3. Resultados


4. Reflexiones Finales

Buscar un balance, tarea necesaria. Mientras que las organizaciones no evalúen y mejoren los procesos tradicionales, y en ocasiones burocráticos, para dotar a los colaboradores de soluciones tecnológicas para su trabajo diario, Shadow IT dejará de ser una sombra y será una visible realidad. Negar los riesgos que representa su uso, así como los beneficios que brinda en términos de productividad y agilidad es poco serio. Tocará a las organizaciones definir políticas y procesos que busquen un balance entre el incremento de la productividad y los riesgos que represente el uso de este tipo de soluciones. Los resultados del sondeo son claros. Pretender limitar su uso solo incrementará su adopción no controlada, con los inevitables riesgos en materia de privacidad de datos que conllevan.

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