Stratégies pour éditer ses documents
et brochures facilement
Les rencontres du réseau #Apidae
Intervenants
Elodie DROUARDOT DRAGA
Les rencontres du réseau#Apidae
Elisabeth LOFFREDAVar Tourisme
Gaelle REYOT GCAT
Le guide tourisme d’affaires Var Tourisme
Séminaire Apidae
Aix Les Bains
28 & 29 novembre 2018
Ordre du jour
• Le contexte / la problématique
• La solution
• La valeur ajoutée ou rôle d’apidaedans l’affaire
• Si c’était à refaire ? / la suite
Le contexte / la problématique
Attente des professionnels du tourisme d’affairesConnaître l’offre des confrères pour pouvoir renseigner leurs clients et prospects lorsqu’ils ne peuvent y répondre favorablement, Connaître l’offre autour de leur établissement pour agrémenter une demande de séminaire (par exemple, vous êtes hôtelier et votre client vous demande un lieu extérieur à l’hôtel pour organiser une soirée de gala...).
Attente de Var TourismeDisposer d’un support imprimable à la demande et utilisable lors des opérations de promotion auprès d’une clientèle professionnelle (actions avec Provence Côte d’Azur Events, workshops…), et envoyé à tout client ou prospect nous en faisant la demande.Disposer d’une mise en page assurant la valorisation des critères spécifiques à la clientèle tourisme d’affaires
La solution
Création d’un gabarit « Tourisme d’affaires » Ed’it Yourself avec la solution Ed’it Sélect
Création du sommaire dans Excel
Création de pages complémentaires dans Word
Création d’un format PDF dans Adobe Acrobate version Pro, mise en place de liens dynamiques dans le sommaire
Ont été sélectionnés dans cette brochure tous les prestataires varois adhérents à l’association PCE ainsi que ceux répondant aux critères du règlement intérieur de PCE
La solution (suite) La brochure PDF est structurée comme suit :
1. Un chapitre générique présentant le Var et ses atouts, une liste d’événements sportifs majeurs, des informations sur les accès dans le Var.
2. Un chapitre présentant les fiches des établissements sélectionnés.▪ Ces fiches ont été classées en 4 parties :
- Littoral varois- Arrière pays varois- Haut Var Verdon- Prestataires d’activités, agences réceptives et traiteurs
▪ A l’intérieur des 3 premières parties (grandes zones géographiques du Var), les prestataires ont été systématiquement classés d’est en ouest de la façon suivante :
- Centres de congrès- Hôtels- RT et VV- Lieux de réception- Institutionnels
3. Le sommaire est « dynamique » et chacune des 4 parties est séparée par une page intercalaire (une photo pleine page)
La valeur ajoutée et le rôle d’apidae
Valeurs ajoutées
Animation des membres Apidae pour une saisie qualifiéeLe + : certains territoires ont validé le partage de la gestion des fiches, permettant à Var Tourisme de faire des modifications
Animation des professionnels pour faire comprendre l’utilisation d’un outil partagé Apidae
Avoir de la souplesse dans la mise à jour d’un document édité en interne
Rôle ApidaeToutes les informations sont regroupées au même endroit => facilité des gestion des contenus
Exploitation de l’aspect Tourisme d’affaires permettant de différencier l’affichage des informations d’un même établissement selon l’approche clientèle
Si c’était à refaire ? / la suite
Duplication de ce fonctionnement pour d’autres brochures PDFOffre Tour opérateurOffre Œnotourisme… en 2019 d’autres projets de brochures si évolutions
Les limitesManque de réactivité des prestataires pour un retour de leur mise à jour (50 %)
Mise en page lourde avec beaucoup de manipulations (Apidae, Ed’it Select, Excel, Word, Adobe Acrobate version Pro
Classement manuel des fiches Apidae dans Ed’it Sélect
Prendre la solution automatisée Edit Média !!
Les brochures éditées
Guide Œnotourisme (version anglaise – version françaises)
Guide Tourisme d’affaires (version anglaise – version française)
Guide Tours Opérateurs (version anglaise – version française)
Merci de votre attention
La stratégie de gestion des
éditions évolue
les solutions technologiques
permettent d’éditer facilement
des documents à la demande
avec
le contexte / la problématique
› Demande importante au comptoir des visiteurs et de nos prestataires touristiques
des agendas mensuels et hebdomadaires
› Demandes précises des personnes intéressées par la destination d’avoir un guide
hébergement personnalisé avec leurs besoins et surtout Á JOUR !!
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› Conception complexe et chronophage des documents prints
(indesign)
› Informations plus à jour après l’impression du document
› Double saisie pour les mêmes informations avec APIDAE
Avant ...
Comment proposer aux visiteurs un document print simple à réaliser, à jour, en évitant la double saisie avec APIDAE?
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La solution
Mais qu’est ce que c’est ??› Un générateur de brochures touristiques automatisées. › Développé en partenariat avec un panel d’Offices de
Tourisme, Apimill est une interface intuitive et ergonomique avec de multiples options vous permettant en quelques clics de générer une brochure touristique depuis la base de données Apidae.
> Á internaliser la création de ses brochures> Á procéder à plusieurs éditions au cours de la saison> Á éditer des brochures très ciblées plutôt qu’une seule brochure très
générique> Á générer en quelque clics un document professionnel personnalisé (réponse
demande comptoir…)> Á générer régulièrement un agenda des manifestations
A quoi ça sert ??
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Valeur ajoutée
Les fonctionnalités
> Possibilité de coopérer sur les documents (plusieurs comptes dans la structure)
> Créer des chapitres et sommaire> Personnaliser aux couleurs de la structure> Créer des listings objets par critérisation directe sur l’outil Apimill ou par
l’intermédiaire d’une sélection Apidae> Gérer des critères internes> Paramétrer le descriptif court ou thématisé> Gérer les impressions couleur ou N&B> Nombre de fiches par pages modulable : 6 ou 8 objets> Import illimité de couvertures (1ère et 4ème)> Personnalisation illimitée des bandeaux d’en-tête de chapitres> Edition des objets Apidae> Exporte un PDF (en HD, avec traits de coupe et fonds perdus)> Termes identiques entre Apimill et Apidae : utilisation simplifiée
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Les améliorations prévues
Si c’était à refaire ? / la suite
> Choix des critères facilité pour un débutant ou une personne qui ne connait pas Apidae> La facilitation d’insertion d’image dans le doc > Optimisation des temps de chargement de la bibliothèque photo > Insertion libres de pages dans tous le documents, n’importe la place.> Réflexion liée aux disponibilités
La suite ? > L’agence Mill perfectionne l’outil grâce au retour des utilisateurs ( club utilisateurs 2 fois
par an)> Possibilité de faire des retours par mails pour demander des correctifs qui sont traités
de manière efficace et rapide> Mise en place de cet outil au comptoir pour une utilisation continue
Merci pour votre attention
Elodie Drouard
Office de Tourisme Du Rhone Aux Gorges de l’Ardèche
06 83 38 00 22
L’expérience de Grand Chambéry Alpes Tourisme : Utilisation de données APIDAE et l’outil Ed’it Yourself
par la société Fo Design, pour diffuser des agendas
des listes d’itinéraires et de l’information à la demande
auprès des particuliers mais aussi des socio-professionnels.
Le contexte:Un territoire en mouvement issu de 2 fusions = 5 BIT
(et bientôt 7) : chacun utilisant ses outils,
ses méthodes pour répondre aux demandes du quotidien
La problématique:Uniformisation des documents à diffuser à l’accueil, avec une identité
graphique commune, une même façon de communiquer tout en respectant la spécificité des demandes due au lieu d’accueil :
Ville Culture / Patrimoine
Thermalisme
Station nature / outdoor
Décision prise de s’équiper de l’outil Ed’it Yourself
by Fo Design
ENFIN !!!! DEPUIS LE TEMPS QUE J’EN PARLE A MA STRUCTURE !!!!
Le projet :• 1 abonnement annuel + création de plusieurs gabarits
personnalisés en fonction de nos besoins et chartés
• Création par FO Design de bandeaux thématiques, puis en interne pour de nouveaux bandeaux : permettant d’illustrer les différentes listes d’information
• Création spécialement pour GCAT d’un gabarit d’itinéraires avec cartes afin de répondre aux demandes concernant les randos pédestres et les randos raquettes.
Mise en œuvre en partant d’
Une sélection qui s’importe dans EYS et qui se met à jour
en temps réel dans EYS
= « Mes sélections SIT »
Un panier APIDAE (Fêtes et manifs, PCU, Eqpmt, …) qu’on importe dans EYS
= « Mes sélections »
2 clicks de plus mais permet plus de souplesse
ET HOP !
Nos réalisations :
Agenda de manifestations - liste
Fiche rando avec carte
Agenda du week-end avec focus
Visites et activités familles vacances - panier
Les + / les - :
• Pratique, facile, rapide et professionnel
• Qualification de la données APIDAE
• Les modifications dans APIDAE sont prises en compte dans la ½ h
• Une hotline de qualité +++
• Gabarits figés : on ne peut pas les modifier
• Nombre de bandeaux intégrés dans EYS limité.
• Documents générés uniquement en PDF format A4 basse définition
SI C’ÉTAIT À REFAIRE :
ON SIGNE TOUT DE SUITE !
Le bilan après 2 ans d’utilisation :
Bilan positif : on adore et nos clients aussi !
Une relecture des éditions par EYS est nécessaire pour un rendu optimal des éditions car les erreurs de saisie restent
possibles.
Développements prévus : nouveaux gabarits, utilisation du multi-horaire….. Plein de nouvelles aventures !
Merci pour votre écoute !
Des questions
?#TeamApidaeGCAT #Apidaelovers