Prosjekt, program og porteføljestyring
Fokus på gevinstrealisering i offentlig sektor!
- Fokus på gevinstrealisering
20.10.2011
Jens Nørve
Utvikling gjenom sammarbeid
Direktoratet for forvaltning og IKT
Forventninger til offentlige tjenester
Gevinster?
Effektivt for forvaltning og for brukerne
Vinn – vinn!
Dette går vel av seg selv?
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
NRK – Dagsrevyen med Hans Christian Holte http://www.nrk.no/video/emne/Hans%20Christian%20Holte
Direktoratet for forvaltning og IKT
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Digitalt førstevalg!
Direktoratet for forvaltning og IKT
Enkel informasjon på internett
Målgrupperettet kommunikasjon
Individuelt tilpasset kommunikasjon
(Vertikal integrasjon)
Samhandling med andre virksomheter
(Horisontal integrasjon)
Kompleksitet
Nyt
teMålbildet og utfordringen på IT-området
Direktoratet for forvaltning og IKT
Enkel informasjon på Internet
Målgrupperettet kommunikasjon
Individuelt tilpasset kommunikasjon
(Vertikal integrasjon)
Samhandling med andre virksomheter
(Horisontal integrasjon)
Kompleksitet
Nyt
teMålbildet realiseres gjennom prosjekter
Nå-situasjon
ProsjektProgramPortefølje
Ledelsensstrategiskemål
Utfordringer… Lav modenhet og stort strekk i ”laget”, men også utfordringer mellom virksomhetene
Både angående forståelse av digitalisering som fornyingsvirkemiddel og gjennomføring av IT-prosjekter
Ref. IT i praksis 2011 og Difis egne kartlegginger
Gir svak gevinstrealisering og måloppnåelse
Fra avanserte tjenestetilbydere – til papirbaserte skjema
Skepsis blant forskjellige innbyggergrupperDe unge vil ha elektroniske løsninger, de eldre er mer skeptiske
Svak IT-styring i linjenRef. Arild Jansen og Ivar Berg-Jacobsen (UiO)
Krevende å ta ut og dokumentere gevinster!
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
etablert
Januar
…. 2006 2007 20092008
Den norske regjering har tatt en rekke grep for å bedre IT-koordinering og samordning
++ 2010
02.09.10
Tiltak
1. Arkitekturprinsipper
2. Felleskomponenter
3. Ny budsjettprosedyre
4. Nettbasert veiledningsopplegg for offentlige IKT-prosjekter
02.09.10 Jens Nørve
Prosjektveiviseren.no
Etablert høsten 2009
Prosjektledere og prosjekteiere
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Fra evaluering av Prosjektveiviseren
initiativet med å bidra til bedre styring av prosjekter gjennom etablering av Prosjektveiviseren har åpenbart møtt et behov i offentlig sektor.
Selv om dagens Prosjektveiviser etter 1,5 år i varierende grad er i bruk, har den satt et viktig tema på agenden.
Prosjektveiviseren representer starten på en satsning. I det videre arbeid er det nå behov for en tydeliggjøring og spissing av denne satsningen for i større grad å innrette mot ønsket effekt.
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Prosjektveiviseren er evaluert Evaluering våren 2011 – hovedbudskap:
Spisse mål og målgruppe som skal ligge til grunn for videre strategisk arbeid
Faseinndele prosjektmodellen som inkluderer beslutningspunkter, faseovergang og ansvarsoversikt
Stramme inn innholdet – færre maler, mindre å velge mellom, tydeligere ”autoritative” råd
Vurdere fortsatt distribuert ansvar
Fra noe mildt og ufarlig til noe strammere og nyttigere?
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Direktoratet for forvaltning og IKTDato
Direktoratet for forvaltning og IKTPwC & WROslo 11/12/08
Hva vet vi om effekt av tiltak?
Litt om kjennskap og holdning, men foreløpig lite om effekt
Det tar tid – og vi trenger å styrke kunnskapsgrunnlaget
Endrer ikke adferd i ønsket grad
Spennende å lære av de som ligger litt foran oss
Eks; HSØ
Eks; UK og DK
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
HSØ - Styringsnivå
Virksomhetsstrategi
IKT strategi
Portefølje
Prosjekt
Årlige rammer
Nåsituasjon Virksomhetsmål
SIKT – har ansvaret for å utarbeide en langsiktig IKT strategiNåsituasjon
IKTStrategiske oglangsiktige mål
SIKT v/porteføljestyre har ansvaret for å sikre en optimal sammensetning av prosjekter og program, samt og sikre at de henger sammen med mål og gitte rammer.
Porteføljestyring Gevinstuttak
B3B2
Behovs-/idéfase
B4 B5
Foranalyse-/konseptfase
Planleggings-/forprosjektfase
GjennomføringsfaseDrifts / gevinst-realiseringsfase
B7B6
Ibruk-takelse
B8
Pilotering
B1
Mandat
Direktiv pr fase Direktiv pr fase
Forvaltning
Programstyret har ansvaret for å at program når sine strategiske mål innenfor gitte rammer.
Mandat B3 - B7
Vurdere prosjektforslag- og søknaderTildele midler til prosjekt og program
Behandle avvikFølge opp prosjektporteføljen, inkl. program
Følge opp at gevinster hentes ut
Formeprogram
Etablere program
Gjennomføre program
Avslutteprogram
Program
P3 P4 P5
Mandat Mandat P2 - P5
P2P1
Styringsgrupper har ansvaret for å sikre at prosjekt når sine mål innenfor gitte rammer.
HSØ - Prosjekt-, program og porteføljedefinisjoner
Prosj. A
Program 1
Portefølje
Prosjekt: Et prosjekt er en midlertidig bestrebelse foretatt for å utvikle et unikt produkt eller tjeneste. Prosjekter er midlertidige (karakterisert ved å definere start og slutt) og unike (produktet eller tjenesten er vesentlig forskjellig fra alle andre produkter eller tjenester). Kilde: Project Management Institute (oversatt)
Program: Et sett av prosjekter med felles mål og avhengigheter som må styres. Et sett med relaterte og avhengige prosjekter. Kilde: Project Management Institute (oversatt)
Portefølje: En samling av organisasjonens overordnede initiativer og deres respektive prosjekter.Kilde: Gartner (oversatt)
Prosj. B Prosj. D Prosj. EProsj. C
Program 2
Kilde: Deloitte, tilpasninger utført av Helse Sør-Øst
Direktoratet for forvaltning og IKT
Direktoratet for forvaltning og IKT
Direktoratet for forvaltning og IKT
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Reserve folier
Samarbeide med fagmiljøer i Norge!
Mer aktiv bruk av sosiale media?
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Stort potensial for å øke virksomhetens modenhet med styring og bruk av IT
Modenhetsmodell for styring og bruk av IT i virksomheten (offentlige)
Kilde : IT i praksis 2011 – Rambøll Management Consulting
Best practice-rammeverk og -verktøy benyttes mer i Danmark enn i Norge
Utbredelse av rammeverk og verktøy (offentlig)
1 %
1 %
1 %
1 %
1 %
2 %
2 %
2 %
3 %
3 %
3 %
3 %
4 %
5 %
16 %
1 %
1 %
1 %
1 %
3 %
2 %
4 %
11 %
16 %
29 %
1 %
2 %
3 %
1 %
1 %
2 %
2 %
8 %
3 %
16 %
14 %
17 %
0 % 20 % 40 % 60 % 80 %
M_ o_ R
MSP
CMMI
P3O
Six Sigma
EA-cube
Zachman
IPMA
PRINCE2
TOGAF
COBIT
PMI
Lean
ISO27000
ITIL
Benyttes i dag
Benyttes i dag, og vil bli benyttet mer de neste tre årene
Benyttes ikke i dag, men vil bli benyttet mer de neste tre årene
NO vs DK
14 % benytter PMI, PRINCE2 og IPMA. 72 % i Danmark.
45 % av de offentlige virksomhetene benytter ITIL. 65 % i Danmark.
15 % benytter Lean. 62 % i Danmark.
Kilde : IT i praksis 2011 – Rambøll Management Consulting