Download pdf - Suport Curs Gestionarea Documente Scolare

Gestiunea Documentelor

în unit ățile școlare

Curs de formare elaborat de Corpul de Control

din

Ministerului Educa ției, Cercet ării , Tineretului și Sportului

coordonator curs, consilier superiorprof. Robert Berezovski

Formatori:Mirela Olteanu

Maria Anghelu țăLiliana Georgescu

Ioana StamaViorica Dr ăgan

CCD Bucure ști 2010

MODULUL I: GESTIONAREA DOCUMENTELOR

MODULUL II: SISTEMUL DE MANAGEMENT AL CALIT ĂȚII

MODULUL III: PROCEDURI ȘI INSTRUCȚIUNI DE LUCRU UTILIZATE

ÎN UNITĂȚILE ȘCOLARE

Gestiunea Documentelor

în unit ățile școlare


Capitolul 11.Fondul Arhivistic Na ţional al României2.Obliga ţiile creatorilor şi de ţinătorilor de documenteCapitolul 21.Gestionarea Documentelor

1.Circuitul documentelor2.Eviden ța documentelor3.Constituirea dosarelor cu documente4.Clasarea documentelor

2.Arhivarea dosarelor cu documente3.Inventarierea, selec ționarea și predarea la arhivă a dosarelor cu documente4.Regimul documentelor secrete de stat5.Scoaterea documentelor din arhiv ă și predarea spre redepozitare6.Eviden ţa şi gestiunea documentelor şcolare şi a actelor de studii7.Eviden ţa şi gestiunea registrelor si a documentelor justifica tive și contabileCapitolul 31.Managementul informatic al documentelor2.Semnătura documentelor în format electronic3.Consultarea arhivei electroniceCapitolul 4

1. Caracteristicile tehnico-func ţionale ale spa ţiilor şi echipamentelor de depozitare şi conservare a arhivelor aflate în administrarea creatorilor

publici şi priva ţi de arhiv ă2. Compartimentarea depozitelor de arhiv ă3. Circuitele func ţionale ale arhivei4. Comisia tehnic ă de avizare


Capitolul 5

1. Sistemul de management al calit ății

1.Scurt ă descriere a procedurilor documentate cerute expres de ISO 9001:2008

2.Procedurile documentate cerute de ISO 9001:2008

3.Sistemul de management al calit ății

2. Strategii și metode de îmbun ătățire a calit ății

MODULUL III: PROCEDURI ȘI INSTRUCȚIUNI DE LUCRU UTILIZATE ÎN UNITĂȚILE ȘCOLARE

Capitolul 61. Cerin țe referitoare la documenta ție

1.1. Generalit ăți1.2. Manualul Calit ății1.3. Controlul Documentelor

1.4. Controlul Înregistr ărilor2. Structura unei proceduri documentate3. Exemple de proceduri

3.1. Instruc țiunea de Lucru: Elaborarea procedurilor și instruc țiunilor de lucru, cod IL01-P05.01.3.2. Procedura General ă:Controlul Documentelor, cod PG 04-013.3. Procedura Opera țional ă: Informare și comunicare la nivelul institu ției de înv ățământ, codP03.013.4. Procedura Opera țional ă: Realizarea raportului ISJ/ISMB privind starea înv ățământului din jude ț/municipiul Bucure ști, cod p07.033.5. Procedura Opera țional ă: Elaborarea documentelor sistemului de management al calit ății, cod P05.01

BIBLIOGRAFIE

•Adina Berciu Dr ăghicescu „Arhivistic ă şi Documentaristic ă”, Prelegeri universitare, Bucure şti 2002.

•Archival Information System (AIS), 1992, by Standard Techn ology Incorporated

•Aurelian S ăcerdo şeanu „Arhivistic ă”, Bucure şti, Ed. Ştiin ţific ă 1970.

•Berndt Bruegge & Allen H. Dutoit, ”Object-Oriented Softw are Engineering. Conquering

•Bruce Silver Associates, Workflow,”Document Managemen t, and Customer Interaction

•Commonwealth of Australia, ”Impro-ving Electronic Doc ument Management”, 1996;

Complex Changing Systems” , Pretince Hall, 2000;

•Cristiana Dinu, Vasile Nicula, ”Constituirea dosarel or pe termene de p ăstrare”, în “Revista Arhivelor,” an LV, vol.X2, nr.4/19 78,

•DECIZIE Nr. 1130 din 19 noiembrie 2008 privind norm ele tehnice şi metodologice pentru aplicarea Legii nr. 135/2007 privind

arhivarea documentelor în form ă electronic ă;

•Elena Ciuc ă, ”Din experien ţa Filialelor Arhivelor Statului Municipiului Bucure şti pe linia activit ăţii de îndrumare şi control la

arhivele B.D.S.”, în “Revista Arhivelor”, an LXII, v ol. XLVII, nr. 4/1985;

•Emilia Cohn, ”Nomenclatorul de dosare şi indicatorul de termene de p ăstrare – instrumente de bază în activitatea arhivistic ă”, în

“Revista Arhivelor”, an LVI, vol. XLI, nr. 1/1979,

•Florea Oprea, ”Con ţinutul şi evolu ţia conceptelor şi ale practicii de p ăstrare, conservare şi restaurare a arhivelor”, în Arhiva

Româneasc ă, tom I, 1995,

•HOTĂRÂRE Nr. 479 din 1 iulie 1995 pentru modificarea H.C.M. 19/1972 privind unele m ăsuri în leg ătura cu ap ărarea secretului de

stat

•Marcel Dumitru Ciuc ă, ”Ordonarea şi inventarierea documentelor aflate în depozitele a rhivelor statului”, în “Revista

Arhivelor”, an LVI, vol. XLI, nr.3/1979;

•Maria Dogaru, ”Instrumentele de eviden ţă şi informare ştiin ţific ă pentru izvoarele sigilare”, în “Revista Arhivelor” , an

LVI, vol. XLII, nr.2/1979;

•Marin Radu Mocanu, ”Arhivele Na ţionale în competi ţie cu timpul”, ”Arhiva româneasc ă”, tom II, 1996, Arhivele

Naţionale şi Societatea româneasc ă, Bucure şti, Edit. M.I., 1997;

• Normativul privind caracteristicile tehnico-func ţionale ale spa ţiilor şi echipamentelor de depozitare şi conservare a

arhivelor aflate în administrarea creatorilor publi ci şi priva ţi de arhiv ă.

•Normativul privind caracteristicile tehnico-func ţionale ale spa ţiilor şi echipamentelor de depozitare şi conservare a

arhivelor aflate în administrarea creatorilor publi ci şi priva ţi de arhiv ă.

•Optical Digital Image Storage System, 1991, by National Ar chives and Records Administration

•Ordonan ţa de urgen ţă a Guvernului nr. 39/2006, pentru modificarea şi completarea Legii Arhivelor Na ţionale nr.

16/1996;

•Regulamentului privind actele de studii şi documentele şcolare în înv ăţământul preuniversitar, aprobat prin

O.M.Ed.C. nr. 3502 din 3 martie 2005;

•Regulamentului privind regimul actelor de studii în sistemul de înv ăţământ superior, aprobat prin O.M.E.C.T. nr.

2284 din 28 septembrie 2007;

BIBLIOGRAFIE

•Romeo Mihai Pavelescu, ”Metodologie de proiectare a unui sistem de gestiune si arhivare electronica a

documentelor”, Revista ”Informatic ă Economica”, nr. 2(26)/2003;

•Romeo Mihai Pavelescu,”Arhivarea electronica a docum entelor”, Revista ”Informatic ă Economic ă”, nr. 10/1999;

•Study on the Automation of the Archiving System, 1995, by Ampaco

•Technolog”y, www.brsilver.com,november 1998;

•Vasile C ăpâlnean, ”Considera ţii privind selec ţionarea arhivelor la creator”, în “Revista Arhivelo r”, editat ă de

Asocia ţia Arhivi ştilor “David Prodan”, Cluj-Napoca, seria a III-a, v ol.I, 1995, nr.1-2;

•Voica Coman, ”Metodologia de elaborare a nomenclator ului dosarelor”, în “Revista Arhivelor”, an LXI, vol. XLVI,

nr.4/1984;

•Hotărârii nr. 733 din 21 octombrie 1998 cu privire la t ipurile de diplome, certificate și atestate acordate în

învăţământul superior;

•INSTRUCŢIUNI privind activitatea de arhiv ă la creatorii şi de ţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelo r

Naţionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996;

•Ion Cozac, ”Considera ţii asupra ordon ării şi inventarierii documentelor din epoca contemporan ă”, în “Revista

Arhivelor”, an LVI, vol. XLI, nr. 1/1979;

•James Boyle, ”A good Electronic Document Management S ystem can bring together document storage, workflow,

and indexing”, 1997;

•LEGE Nr. 111 din 21 noiembrie 1995, republicat ă, privind Depozitul legal de documente;

•Legea Arhivelor Na ţionale, în “Monitorul Oficial al României”, VIII, n r. 71 din 9 aprilie 1996;

BIBLIOGRAFIE

•Legea nr. 260/2007 privind înregistrarea opera ţiunilor comerciale prin mijloace electronice.

•r. 358/2002, pentru modificarea şi completarea Legii Arhivelor Na ţionale nr. 16/1996;

•Legea nr. 455 din 18 iulie 2001, privind semn ătur ă electronic ă

•Legea nr. 474/2006, privind aprobarea Ordonan ţei de urgen ţă a Guvernului nr. 39/2006 pentru modificarea şi completarea

Legii Arhivelor Na ţionale nr. 16/1996;

•Legisla ţie arhivistic ă, Bucure şti 2001;

•Legea contabilit ăţii nr. 82/1991, republicat ă;

BIBLIOGRAFIE

Scopul acestui capitol este acela de a v ă explica ce este și cu ce se ocupă arhivistica, ce

este Fondul Arhivistic Na țional al României și ce sunt creatorii și deținătorii de

documente. Dup ă parcurgerea lui și respectiv, dup ă realizarea aplica țiilor de la sfâr șitul

capitolului, ve ți putea:

• să defini ți conceptele de document, de creator și de de ținător de documente;

• să diferen țiați între concep țiile de creator și de de ținător de documente;

• să distinge ți tipurile de documente existente;

• să identifica ți diferitele tipuri de arhive;

• să identifica ți documentele care se depun spre păstrare la Arhivele Naționale precum

și termenele de păstrare.

DOCUMENTELOR

Fondul Arhivistic Na țional al României

În cazul unui sistem de management al documentelor situațiile posibile pot fi:

•înregistrarea unui document;

•înregistrarea unui dosar;

•transferul unui document;

•transferul unui dosar;

•arhivarea unui document;

•dezarhivarea unui document;

•arhivarea unui dosar;

•dezarhivarea unui dosar.


Document = text scris sau tipărit, o inscripţie sau orice altă mărturie care serveşte la cunoaşterea unui fapt real, din trecut sau din prezent, redactat într-o formă clară şi o unitate de conţinut şi înţeles de sine stătător.

Document = act scris, întocmit cu prilejul efectuării diferitelor operații, pentru a servi ca dovadă a înfăptuirii lor și ca mijloc de fundamentare a înregistrărilor

Un act scris îndeplinește condițiile:• dovedește efectuarea unei anumite operații;• conține descrierea detaliata si completa a operației: calitativ, cantitativ si valoric;• conține confirmarea realității si exactității operației, prin semnăturile persoanelor participante.



CLASIFICARE DOCUMENTELOR

După num ărul opera ţiilor consemnate:• documente primare (singulare), exemplu: chitanța, bonul de consum etc.;• documente cumulative), în care se consemnează mai multe operați similare, exemplu: centralizatorul bonurilor de consum; • documentele centralizatoare care însumează mai multe documente primare.

După modul de întocmire:• originale;• copii;• duplicate: copii conforme cu originalul, care au calitatea de original, dar numai în lipsa originalului și se eliberează de emitent când originalul este pierdut sau distrus.

După natura opera ţiilor la care se referă:• documente de dispoziție, exemplu: comanda dată de client furnizorului, ordinul de plată dat băncii de o instituție pentru achitarea unei sume din disponibilul propriu etc.;• documente de execuție, exemplu: factura , chitanța, chitanța fiscală, etc.;• documente combinate (mixte) : bonuri de consum (prin care se dispune magazinului să elibereze materiale și, concomitent, delegatul secției primitoare confirmă recepția lor);• documente contabile, Registrul-jurnal, Registrul-inventar.

După locul de întocmire:• documente interne, cele întocmite în cadrul unități și care circulă fie în interiorul ei (bonul de consum, statul de salarii, orarul unității, etc.), fie în afara ei (factura pentru produse livrate, • documente externe, cele întocmite în alte unități și intrate în unitate

După regimul de tip ărire si utilizare:• documente cu regim special, • documente fără regim special,


Arhiva = grup mari de documente de o mare diversitate atât sub

aspectul informaţiei cât şi sub aspectul suportului pe care sunt realizate.

Fond arhivistic =”totalitatea documentelor create în decursul vremii de

organele de stat, de alte organizaţii sau de persoanele fizice care au

îndeplinit funcţii sau misiuni de răspundere în stat sau au avut un rol deosebit

în viaţa politică, socială, economică, ştiinţifică, culturală sau artistică a ţării,

care constituie izvor de cunoaştere a istoriei patriei, a dezvoltării politice,

economice, sociale şi culturale a ţării”.


CLASIFICARE ARHIVELOR

A. După deţinerea arhivelor:

•arhive ale Arhivelor Naţionale;

•arhive deţinute de organizaţiile creatoare de arhivă;

•arhive deţinute de alte organizaţii şi persoane particulare.

B. După creatorii arhivelor:

•arhive centrale, create de instituţiile de conducere din stat;

•arhive administrative, create de: prefecturi, primării, consilii populare;

•arhive judecătoreşti sau judiciare, create de instituţii ca: Sfatul Domnesc,

tribunale, curţi cu juri etc.;

•arhive poliţieneşti – provin de la instituţiile de la perioada modernă care aveau

în sarcină menţinerea ordinii şi care erau organe executive ale statului;


•arhive economice, provenite de la instituţii care au avut atribuţii în diferite ramuri ale economiei şi cele provenite de la Ministerul Agriculturii, al Industriei şi al Comerţului;•arhive statistice – fac parte din arhivele economice; apar în sec. al XIX-lea, prin înfiinţarea oficiilor statistice (1859);•arhive militare – cuprind documente create de armata, Ministerul de Război, Marele Stat Major;•arhive sanitare – aparţin unor instituţii create la sfârşitul sec. al XIX-lea; amintesc de leacuri pentru boli, măsuri de prevenire, epidemii;•arhive sociale ale unor organizaţii pe ramuri de producţie, constituite cu scopul de a-şi păstra interesele lor, de a-i organiza pentru obţinerea de privilegii (bresle şi corporaţii);•arhive culturale – create de instituţii de cultură precum ASTRA, Ateneul Român, biblioteci, muzee;•arhive de învăţământ, slab reprezentate în feudalism, când existau şcoli pe lângă mănăstiri; după sec. al XIX-lea se organizează învăţământul, iar arhivele sunt create de şcoli, licee, universităţi;


•arhive ecleziastice, cele mai bogate arhive din perioada feudală până astăzi, cu documentele cele mai vechi;•arhive personale – totalitatea actelor şi documentelor concepute, primite, adunate şi totodată conservate conştient de către o persoană;•arhive familiale – ansamblul actelor create şi primite de membrii unei familii, de familie ca persoană juridică sau de organe administrative ale familiei, care prin destinaţia lor s-au păstrat în proprietatea succesivă sau colectivă a acesteia.

C. După orânduirea socială:

•arhive feudale;

•arhive moderne;

•arhive capitaliste;

•arhive socialiste.


D. După păstrarea documentului:

•arhiva la destinatar (documentul era necesar, dar grija păstrării

lui revenea celui căruia îi era destinat şi care beneficia de

conţinutul lui);

•arhiva la emitent (grija păstrării documentului revine celui care îl

creează);

•arhiva de registru (de pe documentele emise se făcea o copie

pentru o mai bună ordine şi evidenţă); copierea se făcea în

registru (se mai numeşte şi arhiva de secretariat sau

administrativă).


E. După materialul din care este făcut documentul:

•hârtie;

•lemn;

•mătase;

•metal;

•papirus;

•pergament;

•sticlă;

•piatră;

•scoarţa de copac;


G. După modul de percepere de către om:

•arhive vizuale;

•arhive sonore;

•arhive audio-vizuale

•Arhive electronice

F. După etapele procesului de formare a arhivelor:

•arhive de registratură;

•arhive de depozit;

•arhive permanente (istorice).

Obliga ţiile creatorilor şi de ţinătorilor de

documente

•să înregistreze şi să ţină evidenţa tuturor documentelor intrate, a celor întocmite

pentru uz intern, precum şi a celor ieşite, potrivit legii;

•să păstreze documentele create sau deţinute în condiţii corespunzătoare, asigurându-

le împotriva distrugerii, degradării, sustragerii ori comercializării în alte condiţii decât

cele prevăzute de lege;

•să deţină documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României şi după

expirarea termenului de depunere, dacă sunt necesare în desfăşurarea activităţii lor,

pe baza aprobării directorului general al Arhivelor Naţionale, în cazul creatorilor şi

deţinătorilor la nivel central, şi a directorilor direcţiilor judeţene ale Arhivelor Naţionale,

pentru ceilalţi creatori şi deţinători, în condiţiile respectării prevederilor legale

•să păstreze acele documentele cu valoare practică, în baza cărora se eliberează

copii, certificate şi extrase privind drepturile individuale ale cetăţenilor


•să elibereze, potrivit legii, la cererea persoanelor fizice şi a persoanelor juridice,

certificate, copii şi extrase de pe documentele pe care le creează;

•să dispună măsuri pentru păstrarea, conservarea şi evidenţa arhivei, în condiţiile

prevăzute de lege;

•să ia măsuri împotriva distrugerii, degradării, sustragerii ori comercializării fără drept

a documentelor din arhivă;

•au obligaţia de a înfiinţa compartimente de arhivă sau de a desemna persoanele

responsabile cu problemele de arhivă, în funcţie de valoarea şi cantitatea acestora;


Documentele care prin datele şi informațiile pe care le conțin și a căror cercetare poate afecta interesele naționale, drepturile şi libertățile cetățenilor nu se dau în cercetare:

a) privesc siguranța, integritatea teritorială şi independența statului român, potrivit prevederilor constituționale şi ale legislației în vigoare;

b) pot leza drepturile şi libertățile individuale ale cetățeanului;

c) sunt într-o stare necorespunzătoare de conservare, situație stabilită de comisia de specialitate şi consemnată într-un proces-verbal;

d) nu sunt prelucrate arhivistic.


Procesul de arhivare presupune :

1.Fondarea arhivei:

a. Ordonarea dosarelor și a bibliorafturilor în funcție de problematică și pe

compartimente, iar în cadrul acestora, cronologic;

b. Analiza conținutului dosarelor, stabilirea indicativului după nomenclator și a

termenului de păstrare, reținerea perioadei de timp când au fost create documentele;

2. Întocmirea nomenclatorului arhivei create de instituție și stabilirea termenelor de

păstrare pentru dosare (documentația tehnică).

3. Ordonarea și gruparea documentelor conform criteriilor stabilite, îndepărtarea

capselor și constituirea/legarea unităților arhivistice.

4. Completare coperților față (etichete) cu înscrisurile necesare identificării dosarelor.

5. Completare manșetei cotor dosare/cutie arhivare cu înscrisurile necesare identificării

dosarelor (etichete).


6. Numerotarea filelor din dosare.

7. Completarea foii titlu față (eticheta) cu înscrisurile necesare identificării dosarelor și a foii

spate cu numărul de pagini din dosar.

8. Sigilarea (parafarea) unităților arhivistice.

9. Inventarierea unităților arhivistice constituite.

10. Opisarea dosarelor deosebite.

11. Ordonarea Depozitului de Arhiva pe ani si compartimente, depozitarea dosarelor / baloților /

cutiilor colectoare.

12. Organizarea evidentelor specifice Depozitului de Arhiva (registre, fise) și completarea

acestora.

13. Selecționarea dosarelor, documentelor, registrelor cu termene de păstrare expirate și

considerate ca nefolositoare. Întocmirea procesului - verbal de selecționare si a listelor inventar cu

documentele/dosarele ce se elimină ca nefolositoare.

MODULUL I: GESTIONAREA

DOCUMENTELOR

Gestionarea Documentelor

1.1. Circuitul documentelor

circuitul documentelor = drumul parcurs de documente de la întocmirea lor și până la arhivare

întocmire prelucrare analiz ă înregistrare transmitere cla sare arhivare

Organizarea circuitului se face pe baza unor scheme de circula ţie ce cuprind :

•denumirea documentului și numărul de exemplare;

•natura operației executate;

•termenul de executare;

•persoana/persoanele care răspunde/răspund de circulația documentelor;

•compartimentelor/serviciilor/persoanelor cărora li se transmit documentele


1.2. Eviden ţa documentelor

Înregistrarea documentelor şi reprezintă actul de naştere al fiecărui document şi de corectitudinea înregistrării depinde, în mare măsură, asigurarea păstrării lorÎnregistrarea acestora se face la fiecare compartiment de muncă, la registratura generală înscriindu-se numărul de înregistrare atribuit de expeditor şi denumirea compartimentului la care se repartizează spre înregistrare şi rezolvare. Înregistrarea documentelor se efectuează cronologic, în ordinea primirii lor, începând de la 1 ianuarie până la 31 decembrie ale fiecărui an.

În registrul de intrare-ieşire se vor preciza următoarele elemente: numărul de înregistrare; data înregistrării; numărul şi data documentului date de emitent; numărul filelor documentului; numărul anexelor; emitentul; conţinutul documentului pe scurt; compartimentul căruia i s-a repartizat; data expedierii; modul rezolvării; destinatarul; numărul de înregistrare al documentului la care se conexează şi indicativul dosarului după nomenclator, care se va stabili şi completa în registru după rezolvarea documentului.

Documentele expediate ca răspuns vor primi numărul de înregistrare al documentului la care se răspunde.


1.3. Constituirea dosarelor cu documente

Fiecare document repartizat la un dosar

Prima opera ţie = aşezarea în bibliorafturi sau în mape a documentelor primite de la diferiţi corespondenţi, persoane juridice sau fizice, împreună cu documentele de răspuns (dacă au necesitat răspuns), cât şi cu anexele lor, conturându-se aşezarea documentelor în ordinea descrescătoare a numerelor de înregistrare.

A doua opera ție = gruparea documentelor primite, expediate, cât şi a anexelor printr-un riguros discernământ, repartizându-se la aceeaşi mapă numai documentele care se referă la aceeaşi problemă şi cu acelaşi termen de păstrare, pe baza unor indicatori prestabiliţi, care însumează sub o formă determinată grupa de documente create într-o instituţie.

A treia opera ție = întocmirea nomenclatorului dosarelor de fiecare creator pentru documentele proprii sub forma unui tabel în care se înscriu, pe compartimente de muncă, categorii de documente grupate pe probleme în termene de păstrare.


Aprob,Preşedintele Consiliului de administraţie,

(director) Se confirmă

Directorul General al Arhivelor Naţionale (Directorul Direcţiei Judeţene a Arhivelor Naţionale)

NOMENCLATORUL ARHIVISTIC NAŢIONALaprobat prin Ordinul (Decizia) nr. ........ din ............

___________________________________________________________________________Denumirea dosarului Termenul Observaţii

Direcţia Serviciile (conţinutul pe scurt de păstrareal problemelor la

care se referă)___________________________________________________________________________

Direcţia A. Serviciul 1. ................. Permanentsecretariat şi secretariat 2. ................. 10 aniadministrativă 3. ................. 5 ani

B. Serviciul 1. ................. Permanentadministrativ 2. ................. 10 ani

3. ................. 5 ani___________________________________________________________________________

Nomenclatorul dosarelor


1.4. Clasarea documentelor

Criterii:

• cronologic;

• tipul operației;

• tipul activității desfășurate;

• criterii combinate.

Metode de clasare:

• Clasarea cronologică

• Clasarea alfabetică.

• Clasare numerică

• Clasarea zecimală

• Clasarea combinată

Păstrarea se face în dosarele întocmite în urma operației de clasare.

Documentele întocmite pentru anul curent se păstrează în cadrul

compartimentului/serviciului/comisiei metodice în care au fost create. Aceasta

reprezintă arhiva curentă a unității.


1.5. Arhivarea dosarelor cu documente

Procedura prin care documentele se depozitează în arhivă presupune îndeplinirea următoarelor operații:

• dosarele se depun în arhivă, pe baza de Inventar și Proces Verbal de

predare-primire;

• persoana autorizată aduce arhivarului, inventarul semnat de superiorul

ierarhic, arhivarul completează procesul verbal de predare-primire ce va fi

semnat atât de persoana autorizată cât și de arhivar;

• dosarele sunt depozitate pe rafturi identificabile prin numere, ordonate pe

ani, serviciu/compartiment/departament și termene de păstrare;

• pentru documentele cu termen de păstrare permanent se asigura un loc

separat.

1.6. Inventarierea, selec ționarea și predarea la arhivă a dosarelor cu documente


Inventarierea prin metoda direct ă se efectuează direct cu documentele, datele

rezultate în urma inventarierii se înscriu pe coperta dosarului şi de aici în inventare.

Această metodă prezintă o serie de inconveniente: necesită spaţiu şi mutarea de mai

multe ori a documentelor dintr-un loc în altul. Ea se aplică majorităţii creatorilor de

arhivă.

Inventarierea prin metoda indirect ă, se realizează pe baza fişelor. Această metodă

permite înlăturarea eventualelor greşeli în redactarea conţinutului rezumatelor şi evită

mutarea repetată a materialelor, iar fişele pot fi folosite şi în alte scopuri: crearea unui

fişier tematic sau cronologic; trecerea pe calculator.


Modelul de inventare

........................... INVENTARUL PE ANUL .................(denumirea creatorului) pentru documentele care se păstrează

........................... permanent sau temporar(denumirea compartimentului)

Nr. Indicativul Conținutul pe scurt Datele extreme Numărul Obs.crt. dosarului după al dosarului, filelor

nomenclator registrului etc.

1

2

Prezentul inventar format din ................. file conține ............ dosare, registre, condici, cartoteci etc. Numerele ........... au fost lăsate la ................, nefiind încheiate.

La preluare au lipsit dosarele de la nr. ............... Astăzi ..................... s-au preluat ............... dosare.

Am predat, Am primit


Instituția ...........................(regie autonomă, societate comercială)

PROCES-VERBALde predare-primire a documentelorAstăzi, ......................., subsemnații .............................. delegați ai compartimentului .........................., şi .................., arhivarul instituției ....................., am procedat primul la predarea şi al doilea la preluarea documentelor create în perioada ..................... de către serviciul menționat, în cantitate de .................... dosare.Predarea-primirea s-a făcut pe baza inventarelor anexate, cuprinzând ................ pagini dactilografiate, conform dispozițiilor legale.

Am predat, Am primit,


REGISTRU DE EVIDENŢĂ a intrărilor-ieşirilor unităţilor arhivistice

________________________________________________________________________Nr. Preluări Denumirea Datele extreme Numărul de dosare Ieşiri dincrt. Data compartimentului ale documentelor _________________ arhivă După Primite

inventar efectiv____________________________________________________________________________1 2 3 4 5 6 7

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

(denumirea creatorului)

.......................(sediul)

PROCES-VERBAL Nr. .......

Comisia de selecţionare, numită prin Ordinul nr. .......... din ..................., selecţionând în şedinţele din ................. documentele din anii*) ................. avizează ca dosarele din inventarele anexate să fie înlăturate ca nefolositoare, expirându-le termenele de păstrare prevăzute în nomenclatorul unităţii

Preşedinte, Membri, Secretar,..................... ..................... .....................(numele şi prenumele) (numele şi prenumele) (numele şi prenumele)

Semnătura Semnătura Semnătura..................... ..................... .......................................... ..................... .....................

*) Anii extremi.



LISTAtermenelor după care pot fi date în cercetare documentele privind intereselenaționale, drepturile şi libertățile cetățenilor - documentele medicale, după 100 de ani de la crearea lor; - registrele de stare civilă, după 100 de ani de la crearea lor; - dosarele personale, după 75 de ani de la crearea lor;

- documentele privind viața privată a unei persoane, după 40 de ani de la moartea acesteia;

- documentele referitoare la siguranța şi integritatea națională, după 100 de ani de la crearea lor; - documentele privind afacerile criminale, după 90 de ani de la crearea lor; - documentele privind politica externă, după 50 de ani de la crearea lor; - documente ale societăților comerciale cu capital privat, după 50 de ani de la crearea lor; - documentele fiscale, după 50 de ani de la creare;

- documentele notariale şi judiciare, după 90 de ani de la crearea lor.


PROCES – VERBAL

Subsemnații ……………………………..… din partea ……………… ………… şi …………………………….. din partea ………………………….. am procedat, primul la predarea şi al doilea la preluarea ………………………. anii extremi …………… însumând …………….. u. a. şi ……………… m. l.

Totodată, s-au predat şi preluat ……………………………. .În timpul verificării nu au fost găsite următoarele ………………. u. a. Prezentul proces – verbal cuprinde ……………….….. file şi s-au încheiat în două

exemplare.

Am predat, Am preluat,


Nr. de inv.

Data preluării organizației sau

numele persoanei de la care s-a preluat

matricea

Materialul Forma Dimensiunile

Descrierea câmpului

Legenda Anul confecționăr

ii

Observații

1 2 3 4 5 6 7 8 9

INVENTARal colecției de matrice sigilare

Nr. crt.

Denumirea fondului,

compartimentului

Cota u.a. Scopul scoaterii din depozit

Numele solicitantului;

funcția

Data scoaterii u.a. semnătura

solicitantului

Data restituirii u.a.:

semnătura solicitantului

Observații

1 2 3 4 5 6 7 8

REGISTRU DE DEPOZIT


1.7. Regimul documentelor secrete de stat

•este interzisă scoaterea documentelor secrete din sediul organizaţiei;

•este interzisă multiplicarea lor prin orice mijloace;

•solicitarea unui document ce constituie secret de stat/ de serviciu va fi adusă la

cunoştinţa şefului ierarhic;

•documentele secrete se eliberează numai cu aprobarea şefului ierarhic, atunci când

contextul legal permite acest lucru;

•în relaţiile cu mijloacele de mediatizare, este interzisă furnizarea de informaţii de

orice fel. Solicitanţii vor fi îndrumaţi spre şeful ierarhic sau spre înlocuitorul acestuia.

Documentele clasificate pot fi microfilmate sau stocate pe discuri optice ori pe suporţi

magnetici în următoarele condiţii:

•procesul de microfilmare sau stocare să fie realizat cu aprobarea emitentului, de

personal autorizat pentru clasa sau nivelul de secretizare a informaţiilor respective,

•microfilmelor, discurilor optice sau suporţilor magnetici de stocare să li se asigure

aceeaşi protecţie ca a documentului original;

•toate microfilmele, discurile optice sau suporţii magnetici de stocare să fie înregistrate

într-o evidenţă specifică şi supuse, ca şi documentele originale, verificării anuale.


Procesele-verbale de distrugere şi documentele de evidenţă ale acestora vor fi arhivate şi

păstrate cel puţin 10 ani.

Distrugerea informaţiilor strict secrete, secrete şi secrete de serviciu va fi evidenţiată într-un

proces-verbal semnat de două persoane asistente autorizate să aibă acces la informaţii de

acest nivel, avizat de structura/funcţionarul de securitate şi aprobat de conducătorul unităţii.

Procesele-verbale de distrugere şi documentele de evidenţă a informaţiilor strict secrete,

secrete şi secrete de serviciu vor fi păstrate de compartimentul care a executat distrugerea,

o perioadă de cel puţin trei ani, după care vor fi arhivate şi păstrate cel puţin 10 ani.

Distrugerea ciornelor documentelor secrete de stat se realizează de către persoanele care

le-au elaborat. Procesul-verbal de distrugere a ciornelor se întocmeşte în situaţia în care

acestea au fost înregistrate într-o formă de evidenţă.


•Regulamentului privind actele de studii şi documentele şcolare în

învăţământul preuniversitar, aprobat prin O.M.Ed.C. nr. 3502 din 3

martie 2005

• Regulamentului privind regimul actelor de studii în sistemul de

învățământ superior, aprobat prin O.M.E.C.T. nr. 2284 din 28

septembrie 2007

Eviden ţa şi gestiunea documentelor şcolare şi a

actelor de studii

După încheierea anului şcolar/universitar, toate documentele şcolare se păstrează şi se arhivează la unitatea de învățământ cu personalitate juridică. Responsabilitatea întocmirii, modificării, eliberării şi anulării documentelor şcolare revine directorului şi secretarului-şef/secretarului unității de învățământ acreditate sau cu autorizație de încredere, dirigintelui ori titularului de disciplină. Responsabilitatea gestionării documentelor şcolare revine directorului unității de învățământ acreditate. Desemnarea compartimentelor şi a personalului la nivelul unitățiide învățământ pentru a desfăşura activități de gestionare se aprobă de către consiliul de administrație al unității de învățământ și se numesc prin decizie a directorului unitățiișcolare.Pentru învățământul superior, rectorul instituției de învățământ superior este responsabil pentru organizarea şi desfăşurarea activității de gestionare, completare şi eliberare a actelor de studii de către instituție. Desemnarea compartimentelor şi a personalului la nivel de instituție şi de facultate/departament pentru a desfăşura activități de gestionare, completare şi eliberare a actelor de studii se aprobă de senatul universitar şi se numesc prin decizie a rectorului. Persoanele numite sunt răspunzătoare, potrivit legii, pentru gestionarea, completarea şi eliberarea actelor de studii.


La sfârşitul fiecărui an şcolar, conducătorul unității de învățământ verifică modul de eliberare şi gestionare a actelor de studii şi stabileşte stocul acestora. Pentru unităților de învățământpreuniversitar, toate aceste elemente sunt menționate într-un proces-verbal, a cărui copie este înaintată inspectoratului şcolar. La sfârşitul fiecărui an universitar se întocmeşte un raport privind gestionarea, completarea şi eliberarea actelor de studii, la nivelul fiecărei instituții, care se aprobă de conducerea acesteia şi se arhivează cu termen permanent.

La intervale de timp de 10 ani, la nivelul inspectoratelor şcolare, se constituie, prin decizie a inspectorului şcolar general, comisii care pot hotărî, pe bază de proces-verbal, casarea formularelor pentru actele de studii necompletate aflate în stoc. Din comisie fac parte:

a) inspectorul şcolar general adjunct - preşedinte;b) inspectorul şcolar sau altă persoană care răspunde de gestiunea formularelor

pentru acte de studii la nivelul inspectoratului şcolar - membru;c) un director de liceu - membru;

d) consilierul juridic al inspectoratului şcolar - membru;e) secretarul/secretarul-şef al unei unități de învățământ liceal - secretar.


Eviden ţa şi gestiunea documentelor

justificative și contabile

Documentele justificative trebuie să cuprindă următoarele elemente principale:

•denumirea documentului;

•denumirea/numele şi prenumele şi, după caz, sediul/adresa persoanei juridice/fizice care întocmeşte

documentul;

•numărul documentului şi data întocmirii acestuia;

•menţionarea părţilor care participă la efectuarea operaţiunii economico-financiare (când este cazul);

•conţinutul operaţiunii economico-financiare şi, atunci când este necesar, temeiul legal al efectuării

acesteia;

•datele cantitative şi valorice aferente operaţiunii economico-financiare efectuate, după caz;

•numele şi prenumele, precum şi semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea operaţiunii

economico-financiare, ale persoanelor cu atribuţii de control financiar preventiv şi ale persoanelor în

drept să aprobe operaţiunile respective, după caz;

•alte elemente menite să asigure consemnarea completă a operaţiunilor efectuate.

Documentele justificative şi contabile se arhivează în conformitate cu prevederile legale şi cu

următoarele reguli generale:

• documentele se grupează în dosare, numerotate, şnuruite şi parafate;

• gruparea documentelor în dosare se face cronologic şi sistematic, în cadrul fiecărui exerciţiu

financiar la care se referă acestea. În cazul fuziunii sau al lichidării societăţii, documentele aferente

acestei perioade se arhivează separat;

• dosarele conţinând documente justificative şi contabile se păstrează în spaţii amenajate în

acest scop, asigurate împotriva degradării, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de

prevenire a incendiilor;

• evidenţa documentelor la arhivă se ţine cu ajutorul Registrului de evidenţă, potrivit legii, în care

sunt consemnate dosarele şi documentele intrate în arhivă, precum şi mişcarea acestora în decursul

timpului.



DOCUMENTELE FINANCIAR-CONTABILE

care se păstrează timp de 5 ani, cu începere de la data încheierii exercițiului

financiar în cursul căruia au fost întocmite, în arhiva persoanelor prevăzute la

art. 1 din Legea contabilității nr. 82/1991, republicată

____________________________________________________________________________

|Nr. | Denumire formular |

Cod |

|crt.| |_____________________|

| | | Bază | Variantă |

|____|___________________________________________________|_________|___________|

| 1.| Notă de recepție şi constatare de diferențe | 14-3-1A | |

|____|___________________________________________________|_________|___________|

| 2.| Bon de primire în consignație | 14-3-2 | |

|____|___________________________________________________|_________|___________|

| 3.| Bon de predare, transfer, restituire | 14-3-3A | |

|____|___________________________________________________|_________|___________|

| 4.| Bon de consum | 14-3-4A | |

|____|___________________________________________________|_________|___________|

| 5.| -

Bon de consum (colectiv) | | 14-3-4/aA

||____|___________________________________________________|_________|___________|

| 6.| -

Fişă limită de consum | | 14-3-4/bA|

|____|___________________________________________________|_________|___________|

| 7.| Dispoziție de livrare | 14-3-5A | |

|____|___________________________________________________|_________|___________|

| 8.| Fişă de magazie | 14-3-8 | |

|____|___________________________________________________|_________|___________|

| 9.| -

Fişă de magazie (cu două unități de măsură) | | 14-3-8/a |

|____|___________________________________________________|_________|___________|

| 10.| Listă de inventariere | 14-3-12 | |

|____|___________________________________________________|_________|___________|

| 11.| - Listă de inventariere | | 14-3-12/b |

|____|___________________________________________________|_________|___________|

| 12.| - Listă de inventariere (pentru gestiuni | | 14-3-12/a |

| | global-valorice) | |

||____|________________________________________________|_________|___________|

| 13.| Chitanță | 14-4-1 | |

|____|___________________________________________________|_________|___________|

| 14.| -

Chitanță pentru operațiuni în valută | | 14-4-1/a |

|____|___________________________________________________|_________|___________|

| 15.| Dispoziție de plată/încasare către casierie | 14-4-4 | |

|____|___________________________________________________|_________|___________|

| 16.| Decont pentru operațiuni în participație | 14-4-14 | |

|____|___________________________________________________|_________|___________|

| 17.| Ordin de deplasare (delegație) | 14-5-4 | |

| 18.| -

Ordin de deplasare (delegație) în străinătate | | 14-5-4/a |

| | (transporturi internaționale) | | |

|____|___________________________________________________|_________|___________|

| 19.| Decont de cheltuieli (pentru deplasări externe) | 14-5-5 | |

|____|___________________________________________________|_________|___________|

| 20.| -

Decont de cheltuieli valutare (transporturi | | 14-5-5/a |

| | internaționale) | | |

|____|___________________________________________________|_________|___________|

| 21.| Notă de debitare-creditare | 14-6-1A | |

|____|___________________________________________________|_________|___________|

| 22.| Extras de cont | 14-6-3 | |

|____|___________________________________________________|_________|___________|

| 23.| Borderou de primire a obiectelor în consignație | 14-6-14 | |

|____|___________________________________________________|_________|___________|

| 24.| Borderou de ieşire a obiectelor în consignație | 14-6-15 | |

|____|___________________________________________________|_________|___________|

| 25.| Jurnal privind operațiuni diverse (pentru conturi | 14-6-17 | |

| | sintetice) |

| |

|____|___________________________________________________|_________|___________|

| 26.| Fişă de cont pentru operațiuni diverse | 14-6-22 | |

|____|___________________________________________________|_________|___________|

| 27.| -

Fişă de cont pentru operațiuni diverse | | 14-6-22/a |

| | (în valută şi în lei) | | |

|____|___________________________________________________|_________|___________|

| 28.| Document cumulativ | 14-6-24 | |

|____|___________________________________________________|_________|___________|

| 29.| -

Document cumulativ | | 14-6-24/b |

|____|___________________________________________________|_________|___________|

| 30.| Decizie de imputare | 14-8-2 | |

|____|___________________________________________________|_________|___________|

| 31.| - Angajament de plată | | 14-8-2/a |

|____|___________________________________________________|_________|___________|

Scopul acestui capitol este acela de a vă explica ce este managementul informatic al documentelor, ce presupune arhivarea electronică a documentelor, ce este semnătură electronică, precum și consultarea arhivei electronice. După parcurgerea lui și, respectiv, după realizarea aplicațiilor de la sfârșitul capitolului, veți putea:

• să definiți conceptele de management informatic al documentelor, de

arhivare electronică a documentelor;

• să cunoașteți fluxul de documente între angajații instituției, avantajele și

problemele care apar;

• să cunoașteți procedurile de arhivare electronică a documentelor;

• să cunoașteți condiții trebuie îndeplinite pentru a putea solicita un certificat

care să permită folosirea semnăturii electronice;

DOCUMENTELOR

Managementul informatic al documentelor

Managementul informatic = sistem informatic care permite circulația (pentru

informări, aprobări sau modificări), stocarea și regăsirea documentelor aflate în orice

format electronic, cu facilități de conectare Ia alte sisteme informatice sau

dispozitive electronice (de exemplu, prin conectarea Ia dispozitive de scanare pot fi

introduse automat în sistem documentele pe hârtie).


Fig. 1. Fluxul documentelor:

a)într-o instituție fără un flux automat de documente; b) într-o instituție cu flux automat de documente


•rulare manuală a documentelor;

•risc de pierdere a documentelor;

•nerespectare proceduri de lucru;

•dificultăți în urmărirea

documentelor și finalizarea la

termenele legale;

•absența angajaților responsabili.

•rularea automată a documentelor;

•sistem integrat;

•monitorizarea activităților desfășurate pentru

finalizarea lucrărilor;

•notificarea automată a problemelor;

•ușurință în urmărirea documentelor;

•ușurință în arhivarea documentelor finalizate.

avantajedezavantaje


Un sistem performant de management al documentelor presupune:

•implementarea rapidă de fluxuri de documente;

•flexibilitate Ia orice structură organizațională;

•grad înalt de securitate;

•adaptabilitate Ia orice tip de document;

•conectabilitate Ia alte aplicații;

•ușurință în exploatare

•upgradare Ia dezvoltări ulterioare


Sistemul informatizat de management al documentelor asigură:

•alocarea unui număr unic de înregistrare fiecărui document

•stabilirea locației documentului activ

•urmărirea întregului ciclu de viață al documentului

•persoana/persoanele responsabile cu recepția acestuia

•momentul Ia care a fost recepționat

•persoana care răspunde de avizarea/răspunsul formulat

•data Ia care răspunsul/avizarea au fost finalizate


Sistemele informatizate de management prezintă anumite avantaje:

•stochează informațiile legate de document intr-un singur loc;

•permit accesul rapid Ia locul în care se află documentul în organizație;

•informează privind stadiul de avizare (rezoluție) în care se afla acesta;

•urmăresc timpul necesar finalizării precum și depășirea acestui termen;

vizualizează numărul de documente intrate zilnic, săptămânal și lunar


Schemă conceptuală a unui sistem electronic de arhivare a documentelor


O semnătură electronică extinsă trebuie să îndeplinească cumulativ, următoarele

condiții:

•este legată în mod unic de semnatar.

•asigură identificarea semnatarului.

•este creată prin mijloace controlate exclusiv de semnatar.

•este legată de documentul în forma electronică la care se raportează în așa

fel încât orice modificare a documentului, ulterioară semnării, să ducă automat

la invalidarea semnăturii.


DOCUMENTELOR

Semnarea documentelor în form ă electronic ă

Semnătura electronică reprezintă informații în format electronic și care sunt atașate sau

logic asociate unor documente în forma de asemenea electronică. Semnătura electronica

servește ca metoda de identificare a semnatarului și este înmagazinată pe suport

magnetic securizat.

Certificatul reprezintă o colecție de date în formă electronică și care atestă legătura

dintre datele de verificare a semnăturii electronice și semnatarul ca persoană,

confirmând identitatea acelei persoane. Certificatul calificat este eliberat de către un

furnizor de servicii de certificare, legal constituit.


Certificatul calificat va cuprinde urm ătoarele men țiuni, conform legii:

• indicarea faptului că certificatul a fost eliberat cu titlu de certificat calificat; • datele de identificare a furnizorului de servicii de certificare, respectiv numele semnatarului sau pseudonimul acestuia, identificat ca atare, precum și alte atribute specifice ale semnatarului, dacă sunt relevante, în funcție de scopul pentru care este eliberat certificatul calificat;• numele semnatarului sau pseudonimul acestuia, identificat ca atare, precum şi alte atribute specifice ale semnatarului, dacă sunt relevante, în funcţie de scopul pentru care este eliberat certificatul calificat.• codul personal de identificare a semnatarului;• datele de verificare a semnăturii, care corespund datelor de creare a semnăturii aflate sub controlul exclusiv al semnatarului;• indicarea începutului și sfârșitului perioadei de valabilitate a certificatului calificat; • codul de identificare a certificatului calificat;• semnătura electronică extinsă a furnizorului de servicii de certificare care eliberează certificatul calificat;• limitele utilizării certificatului calificat sau limitele valorice ale operațiunilor pentru care acesta poate fi utilizat;• orice alte informații stabilite de autoritatea de reglementare și supraveghere specializată în domeniu.


Programelor informatice :

• Documente MS Word (contracte, documente, notificări, etc. )

• Spread-sheet Excel (rapoarte financiare, state de plată a salariilor, note de

comandă, etc.)

• Documente Adobe Acrobat (superioare ca și aspect și securitate a

integrității informațiilor celor în MS Word)

• Fotografii digitale (constatări, mostre, comanda de produse, etc.)

• Programe expert de gestiune a documentelor (documente ale

administrației publice și locale, documente care urmează să fie arhivate în cadrul

arhivelor electronice din cadrul unor Data Centre, etc. )

• Documente rezultate din prelucrarea datelor contabi le și fiscale

(declarații de impunere, documente de plată către Bugetul de Stat, etc.)


Facilit ăți:

•permite semnatarilor unui document să oficializeze acest act chiar dacă se afla la mare

distanță geografică față de locul unde trebuie semnat documentul.

•un document semnat electronic se supune clauzei juridice de nonrepudiere, adică

semnatarul nu poate susține că nu a semnat acel document.

•prin faptul că orice modificare, cât de mică a documentului semnat digital duce

automat la anularea semnăturii, destinatarul are convingerea că documentul a ajuns în

stare nealterată.

•orice document semnat digital poate fi tipărit la imprimantă, putând conține informația

că documentul original e cel electronic și că acesta poartă semnătura electronică a

semnatarului.


Dispozitivele de creare a semn ăturii electronice îndeplinesc cumulativ următoarele

condiții:

• datele de creare a semnăturii, utilizate pentru generarea acesteia, să poată apărea numai

o singură dată și confidențialitatea acestora să poată fi asigurată;

• datele de creare a semnăturii, utilizate pentru generarea acesteia, să nu poată fi deduse;

• semnătura să fie protejată împotriva falsificării prin mijloacele tehnice disponibile la

momentul generării acesteia;

• datele de creare a semnăturii să poată fi protejate în mod efectiv de către semnatar

împotriva utilizării acestora de către persoane neautorizate;

• să nu modifice datele în formă electronică, care trebuie să fie semnate, și nici să nu

împiedice ca acestea să fie prezentate semnatarului înainte de finalizarea procesului de

semnare;


Dispozitive de creare a semn ăturii electronice:

•SmartCard-urile , dispozitive asemănătoare cardurilor

bancare, care însă au înmagazinate informațiile necesare utilizării

semnăturii electronice.

•e-Token , mai mic și mai ușor de transportat


Primirea unui document în formă electronică în arhiva electronică este

condiționată de îndeplinirea următoarelor cerințe:

a) semnarea documentelor în formă electronică, cu semnătura

electronică extinsă a titularului dreptului de dispoziție asupra documentului,

denumită în continuare semnătură electronică;

b) valabilitatea semnăturii electronice a titularului dreptului de dispoziție

asupra documentului;

c) depunerea cheii de criptare şi decriptare pentru documentele criptate

care cad sub incidența Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996, cu modificările şi

completările ulterioare;

d) transmiterea informațiilor.


Fişa în formă electronică ataşată, pentru fiecare document în formă electronică arhivat, conține cel puțin următoarele:

a) proprietarul documentului în formă electronică;b) emitentul documentului în formă electronică;c) titularul dreptului de dispoziție asupra documentului;d) istoricul documentului în formă electronică;

e) tipul documentului în formă electronică;f) nivelul de clasificare a documentului în formă electronică;g) formatul digital în care este arhivat documentul în formă electronică;

h) cuvintele-cheie necesare identificării documentului în formă electronică;i) elementele de localizare a suportului fizic;j) identificatorul unic al documentului în formă electronică, în cadrul arhivei electronice;

k) data emiterii documentului; l) data arhivării; m) termenul de păstrare a documentului.


Administratorul arhivei electronice are următoarele obligații:a) întreținerea arhivei electronice;b) crearea unei arhive electronice de siguranță, care să cuprindă toate documentele în formă electronică arhivate şi care se actualizează permanent off-line;

c) utilizarea unui sistem de securitate omologat, care să garanteze integritatea, securitatea şi, unde este cazul, confidențialitatea documentelor în formă electronică arhivate;

d) asigurarea redării oricărui document în formă electronică conținut în arhivă;

e) asigurarea distrugerii documentelor a căror perioadă de arhivare a expirat; f) notificarea autorității de reglementare şi supraveghere specializate în

domeniu, cu cel puțin 60 de zile înainte, a intenției de încetare a activității, cu excepția cazurilor de forță majoră.


DOCUMENTELOR

Consultarea arhivei electronice

Romeo Mihai Pavelescu, în Revista ” Informatic ă Economic ă” , nr. 2(26)/2003.

”Metodologie specializat ă în realizarea sistemelor de gestiune automat ă a

documentelor ”

Etapele principale sunt: extragerea cerințelor sistemului:

• analiza de sistem;

• proiectarea de sistem;

• proiectarea obiectuală; implementarea sistemului.


•modelul funcțional reprezentat prin diagramele de situații posibile care descriu sistemul din punctul de

vedere al utilizatorului;

•modelul obiectual reprezentat prin diagrame de clase care descriu structura sistemului în termeni de

obiecte, atribute, asocieri și operații;

•modelul dinamic reprezentat prin diagrame de secvență, de stare și de activitate care descriu

comportamentul intern al sistemului.


Scopul acestui capitol este acela de a vă explica importanța respectării

caracteristicilor tehnico-funcționale ale spațiilor de arhivare a

documentelor și a circuitelor funcționale ale arhivelor. După parcurgerea

lui și, respectiv, după realizarea aplicațiilor de la sfârșitul capitolului, veți

putea:• să cunoașteți caracteristicile tehnico-funcționale ale spațiilor de arhivare a documentelor și a circuitelor funcționale ale arhivelor;

• să cunoașteți compartimentarea depozitelor de arhivă;

• să cunoașteți procedura privind construcția de spații cu destinație arhivă;

DOCUMENTELORCaracteristicile tehnico-func ţionale ale spa ţiilor şi echipamentelor de

depozitare şi conservare a arhivelor aflate în administrarea cr eatorilor

publici şi priva ţi de arhiv ă


Clădire de arhiv ă = construcție cu toate instalațiile aferente destinate a depozita

materialul arhivat al instituției respective indiferent de suportul material al acesteia,

unitate funcțională în care se desfăşoară toate activitățile ce intră în incidența Legii

nr.16/1996.

Compartimente de arhiv ă = secțiuni orizontale sau verticale din imobilul administrativ,

în care se depozitează arhiva de orice fel şi se desfăşoară operațiunile arhivistice fără a

perturba sau a fi perturbată de celelalte activități pentru care este destinată construcția


• rezistența la solicitările dinamice în cazul unui cutremur în conformitate cu prescripțiile tehnice în vigoare şi cu încărcăturile mari aduse de materialul depozitat mai ales când suportul arhivei îl constituie hârtia;• construcția se încadrează în gradul I rezistență la foc;• din cele două considerente sus menționate cât şi din considerente de evacuare nu se recomandă a se realiza construcții care depăşesc S+P+3N; • clădirea va dispune de cel puțin două căi de evacuare pe verticală (scări). • diminuarea la maximum a punților termice (calculul termic va evidenția imposibilitatea creării punctului de rouă, în condiții de exploatare normală, în zona în care ar ridica semnificativ umiditatea interioară; • alegerea adecvată a tâmplăriei exterioare şi a unor elemente suplimentare de siguranță (storuri, jaluzele etc.);• se recomandă de asemenea ca acoperişul să fie gen şarpantă. În acest caz eliminându-se şi scurgerile interioare a apelor pluviale.


• protecția antisolară se va realiza dispunerea cu cel puțin un rând de geamuri termoabsorbante, • în interior se vor prevedea draperii de doc la toate ferestrele. Rafturile vor fi orientate perpendicular față de planul ferestrelor cu maximă însorire (est şi sud). Iluminatul artificial se va realiza cu lămpi antiex, va urmări axul culoarului dintre rafturi şi nu va depăşi 50 lux/mp. • întrerupătoarele se vor monta la intrarea în depozit în exterior • depozitele vor fi dotate cu rafturi, rastele, dulapuri şi alte mijloace de depozitare specifice, de preferință din metal acoperit cu vopsele stabile, anticorozive şi fără emanații. • dimensionarea elementelor de păstrare a arhivei (rafturi, dulapuri etc.) se va face în funcție de dimensiunile materialului suport (hârtie, film etc.). ale materialelor de protecție (cutii, containere etc.). ale spațiului din construcție aferent, asigurându-se accesul la materialul depozitat şi posibilitatea unei evacuări rapide în caz de necesitate. • se recomandă amplasarea rafturilor perpendicular pe sursa de lumină naturală, iar iluminatul artificial va urmări culoarul dintre rafturi. • se vor lua măsuri pentru asigurarea stabilității sistemelor de depozitare.


• între pereți şi rafturi, ca şi între rafturi se asigură un spațiu liber de 0,7 - 0,8 m lățime.• în depozitele mari se pot organiza şi coridoare centrale de 1,5 - 2,0 m lățime, pe lungimea sau pe lățimea depozitului, pentru manevrarea documentelor. • pentru depozite mai mari de 50 mp este necesară organizarea de camere de lucru lângă depozit. • toate depozitele de arhivă mai înalte de 2,4 m se dotează cu scări de arhivă. In funcție de necesități, depozitele pot fi dotate şi cu cărucioare de transport interior. • pentru protejarea împotriva degradării, documentele se introduc în cutii de carton, mape, plicuri, tuburi etc. în raport de natura şi dimensiunea lor. • în cazul în care creatorul deține documente de mai multe tipuri (hârtie, filme, fotografii, benzi magnetice etc.) acestea se depozitează pe categorii, dependente de natura materială a acestora, astfel încât păstrarea şi conservarea lor să poată fi organizată în mod corespunzător. • depozitele de benzi magnetice nu vor avea în apropiere câmpuri magnetice


• în depozitele de arhivă conținând documente scris trebuie să se asigure un microclimat caracterizat prin temperaturi cuprinse între 15 - 24° C şi umidități relative de 50 - 60%. • pentru depozitele de materiale fotografice, ca şi pentru cele cuprinzând benzi magnetice, temperaturile optime sunt cuprinse între 14 - 18° C, iar umiditatea relativă de 40 - 50%. • pentru măsurarea şi urmărirea parametrilor de microclimat, depozitele vor fi dotate cu aparate de control (termometre, higrometre şi alte asemenea), iar citirile vor fi consemnate într-un caiet de depozit. • depozitele, atunci când nu dispun de instalații de climatizare sau centrale de ventilație, se vor aerisi natural. Această aerisire se va efectua atunci când umiditatea atmosferică se încadrează în limitele specificate la art. 91din lege, fără a se depăşi 1 - 3 schimburi de aer/oră, iar viteza curentului de aer se va înscrie în limitele de O, 1 - 0,3 m/secundă.

• în depozitele de arhivă se vor asigura curățenia şi ordinea interioară, pentru a se evita insalubrizarea acestora sau instalarea de focare biologice (rozătoare, insecte, mucegai);• în cazul semnalării pericolului de degradare a documentelor se iau măsuri de înlăturare a acestuia, cerându-se, in cazurile deosebite, sprijinul Arhivelor Naționale. • înlăturarea agenților dăunători acesta se face prin desprăfuire, curățire mecanică, dezinsecție şi deratizare. • desprăfuirea documentelor se face cu peni moi sau tampoane, iar absorbția prafului rezultat, cu aspiratoare electrice. • dezinfecția, dezinsecția şi deratizarea depozitelor de arhivă se fac ori de câte ori este nevoie şi cel puțin o dată la 5 ani.

Este interzis ă păstrarea oric ăror alte materiale ce nu apar ţin depozitelor de arhiv ă!


DOCUMENTELOR

Compartimentarea depozitelor de arhiv ă

Depozitele de arhiv ă = principalul element funcțional, vor cuprinde de regulă arhivă cu acelaşi gen de suport material păstrate în materiale de protecție, depozitate în mijloace de păstrare în care vor fi dispuse după criterii arhivistice. • Intervalul între mijloacele de păstrare (rafturi) se va încadra între 65-80 cm pentru a permite o viteză normală de evacuare precum şi circulația scărilor, a cărucioarelor şi a altor elemente cu care se manevrează arhiva în depozit. • La capetele rafturilor se va menține o distanță de circa 1,00 față de elementele construcției (pereți) dar nu mai mică de 80 cm față de elementele ce ies în afara pereților (radiatoare, țevi etc.). • La intrarea în depozite această distanță se va mări la 1,20 m pentru a permite circulația cu uşile deschise. • Mobilierul şi dotările specifice se amplasează fără a diminua aceste distanțe. • Depozitul va avea cel puțin două căi de evacuare. Camerele de lucru = fiecare depozit va fi prevăzut cu cca o încăpere în care se desfăşoară operațiunile arhivistice curente. Sala de studiu = va fi prevăzută cu mobilierul şi dotările specifice fiecărui gen de arhivă ce se dă în cercetare.

DOCUMENTELOR

Circuitele func ţionale ale arhivei

Principalele circuite funcționale ale arhivei din depozit sunt:

a) primire, pregătire (tehnică sau arhivistică), depozit;

b) depozit, sală studiu, depozit;

c) depozit, cameră de lucru, laborator restaurare, depozit;

d) depozit, cameră lucru, copiere, depozit;

e) depozit, cameră lucru, cameră evacuare.


Scopul acestui capitol este acela de a vă explica ce este sistemul de management al calității, sistemul de control managerial, care sunt procedurile documentate cerute de ISO 9001:2008. După parcurgerea lui și respectiv, după realizarea aplicațiilor de la sfârșitul capitolului, veți putea:� să identificați procedurile documentate;� să definiți conceptele de procedură și de proces � să definiți conceptele sistem de management al calității și sistem de control managerial;� să identificați activitățile de control care formează sistemul de control

managerial;� să identifice căteva metode metode de îmbunătățire a calității adecvate instituției de învățământ proprii.

Orientare c ătre client

Managementul de la cel mai înalt nivel trebuie să se asigure că cerințele clientului

sunt :

• identificate

• îndeplinite în scopul creșterii satisfacției acestuiaManagementul de cel mai înalt nivel trebuie sa se asigure ca politica în domeniul calității:

• este adecvată față de scopul organizației;

• include un angajament pentru satisfacerea cerințelor si pentru îmbunătățirea

continua a eficacității sistemului de management al calității;

• asigură un cadru pentru stabilirea si analizarea obiectivelor calității;

• este comunicată, înțeleasă și implementată;

• este analizată pentru adecvarea sa continuă.



Sistemul de management al calității (SMC)

ISO 9001:2008Concepte utilizate:

procedur ă = „modul cum se desfășoară și se controlează un proces” (o

procedură poate fi scrisă, sau nescrisă - se aplică sub forma unor cutume).

proces = „ansamblul de acțiuni/activități prin intermediul cărora se ajunge

la un rezultat așteptat, prin transformarea „elementelor de intrare” în „elemente de

ieșire” (de exemplu: un angajat care nu cunoaște o anumită procedură ajunge prin

procesul de "instruire" angajat calificat/instruit în raport cu acea procedură).

sistemul de management al calit ății = „un mod prin care sunt

administrate/gestionate diversele procese/activități astfel încât instituția/organizația

este capabilă să realizeze produse/să efectueze servicii care aduc satisfacții (calitate)

celor interesați”.

Procedurile documentate cerute expres de ISO 9001:2008

prezintă modul cum se planifică, realizează, controlează și se

corectează/îmbunătățesc următoarele procese: controlul documentelor;

controlul înregistrărilor; auditul intern al calității; controlul produsului

neconform; acțiunile corective; acțiuni preventive.

Procedurile documentate cerute expres de ISO 9001:2008 pot

purta, generic, diverse denumiri ca: proceduri generale, proceduri de

sistem, proceduri de calitate, proceduri de lucru, etc.





• Controlul documentelor - prezintă modul cum se ține sub control documentația care „conține cerințe”.• Controlul înregistr ărilor - prezintă modul cum se ține sub control documentația ”documente doveditoare” prin intermediul căreia se confirmă că procesele se desfășoară și se controlează în mod eficace.• Auditul intern al calit ăţii - prezintă modul cum se desfășoară și controlează procesul prin care se examinează măsura în care normele stabilite în organizație sunt conforme cu cerințele ISO 9001:2008 și se examinează măsura în care aceste norme sunt respectate.• Control produsului neconform - prezintă modul cum se desfășoară și controlează procesul prin care se transformă un produs neconform în produs conform (se prezintă modul cum se identifică/izolează un produs neconform, modul cum se identifică și planifică corecțiile necesare, modul cum se apreciază eficacitatea acțiunilor întreprinse).• Ac ţiuni corective - prezintă modul cum se desfășoară și controlează procesul prin care identifică cauzele care au determinat produse neconforme, precum și totalitatea acțiunilor prin care cauzele identificate sunt eliminate. • Ac ţiuni preventive - prezintă modul cum se desfășoară și controlează procesul prin care identifică cauzele care ar putea determina produse neconforme, precum și totalitatea acțiunilor prin care cauzele identificate sunt eliminate.



Implementarea unui Sistem de Management al Calit ăţii , SMC, trebuie să respecte

următorii pași:

• identifice procesele necesare sistemului de management al calități și aplicarea

acestora în întreaga organizație.

• determine succesiunea și interacțiunea acestor procese.

• determine criteriile și metodele necesare pentru a se asigura că atât operarea cât și

controlul acestor procese sunt eficace.

• se asigure disponibilitatea resurselor și informațiilor necesare pentru a susține

operarea și monitorizarea acestor procese.

• monitorizeze și să analizeze aceste procese și să implementeze acțiuni necesare

pentru a realiza rezultate planificate și îmbunătățirea continuă a acestor procese.

Documentația sistemului de management al calității trebuie să includă:

• declarații documentate ale politicii în domeniul calității și ale obiectivelor calității;

• un manual al calității;

• proceduri documentate cerute în Standard Internațional ISO 9001:2008;

• documentele necesare organizației pentru a se asigura de planificarea, operarea

și controlul eficace ale proceselor sale și înregistrări cerute de Standard Internațional .

Documentația sistemului de management al calității depinde de:

• mărimea organizației și tipul activităților.

• complexitatea proceselor și interacțiunea acestora

• competența personalului.



Sistemului de Management al Calității presupune existența unui managementul care să prezinte dovezi pentru dezvoltarea, implementarea și îmbunătățirea continuă a eficacității sale prin:

a) comunicarea în cadrul organizației a importanței satisfacerii cerințelorclienților, a cerințelor legale și a celor de reglementare; b) stabilirea politicii în domeniul calității; c) asigurarea faptului că sunt stabilite obiectivele calității; d) conducerea analizelor efectuate de management;e) asigurarea disponibilității resurselor.

Managementul de la cel mai înalt nivel trebuie să se asigure că politica referitoare la calitate respectă următoarele cerințe:

a) este adecvată scopului organizației; b) include un angajament pentru satisfacerea cerințelor și pentru îmbunătățirea continuă a eficacității sistemului de management al calității; c) asigură un cadru pentru stabilirea și analizarea obiectivelor calității; d) este comunicată și înțeleasă în cadrul organizației;e) este analizată pentru adecvarea ei continuă;





La stabilirea obiectivelor managementului trebuie luate în considerare:

• necesitățile curente și viitoare ale organizației și ale pieței deservite,

• constatările relevante ale analizelor efectuate de management,

• performanțelor actuale ale proceselor și produselor curente,

• nivelul de satisfacție al părților interesate,

• rezultatelor autoevaluărilor,

• benchmarking, analiza competitorilor, oportunitățile de îmbunătățire,

• resursele necesare pentru satisfacerea obiectivelor.



O planificare eficace și eficientă a managementului presupune • strategiile organizației, • obiectivele definite ale organizației, • necesitățile și așteptările definite ale clienților și ale altor părți interesate, • evaluarea cerințelor legale și reglementate, • evaluarea datelor referitoare la performanța produselor, • evaluarea datelor referitoare la performanța proceselor, • învățăminte rezultate din experiențe anterioare, • oportunitățile indicate pentru îmbunătățire, • datele evaluării referitoare la evaluare și reducerea riscurilor, • necesarul de abilități și cunoștințe ale organizației• responsabilitatea și autoritatea pentru implementarea planurilor de îmbunătățire a proceselor, • resursele necesare, cum ar fi cele financiare și infrastructura, • metricele pentru evaluarea realizării îmbunătățirii performanței, • necesitățile pentru îmbunătățire, inclusiv metode și instrumente,• necesitățile de documentare, inclusiv înregistrări.

MODULUL II: SISTEMUL DE MANAGEMENT AL CALIT ĂȚIISisteme de control managerial (SCM)

Sistemul de control intern – SCI – nu are rațiunea de a fi, decât dacă se

suprapune activităților derulate în cadrul organizației, pentru atingerea

obiectivelor acesteia, pe care aceasta și le-a propus și de aceea se mai

numește și sistem de control managerial – SCM

Sistem de Control Managerial – SCM


Obiectivele standardelor de management şi control intern presupun:• Obiective generale:• realizarea atribuţiilor stabilite în concordanţă cu misiunea inspectoratului, în condiţii de regularitate, eficacitate, economicitate şi eficienţă;• protejarea fondurilor publice împotriva pierderilor datorate erorii, abuzului sau fraudei;• respectarea legii, a regulamentelor, precum şi a deciziilor conducerii;• dezvoltarea şi întreţinerea unor sisteme de colectare, stocare, prelucrare, actualizare şi difuzare a datelor şi informaţiilor financiare şi de conducere, precum şi a unor sisteme şi proceduri de informare publică adecvată prin rapoarte periodice.• Obiective specifice:• reflectarea în documente scrise a organizării controlului intern, tuturor operaţiunilor instituţiei şi a elementelor specifice, înregistrarea şi păstrarea în mod adecvat a documentelor; înregistrarea în mod cronologic şi corect a operaţiunilor; asigurarea aprobărilor şi efectuării operaţiunilor, exclusiv de persoane special împuternicite în acest sens;• separarea atribuţiilor privind efectuarea de operaţiuni între persoane, astfel încât atribuţiile de aprobare, control şi înregistrare să fie încredinţate unor persoane diferite;• asigurarea unei conduceri competente la toate nivelurile;• accesarea resurselor şi documentelor numai de către persoane îndreptăţite şi responsabile în legătură cu utilizarea şi păstrarea lor.


Prin control se constată abaterile rezultatelor de la obiectivele propuse, se analizează cauzele care le-au determinat şi se dispun măsuri corective sau preventive. Acesta instrumentează o abatere, neregulă, disfuncționalitate apărută pe parcursul desfășurării unei activități prin verificarea respectării prevederilor legale, a cadrului normativ procedural aflat în vigoare

Scopul elaborării standardelor de management şi control intern este de a crea un instrument în care să se cunoască evoluţia controlului intern asupra utilizării fondurilor instituţiei și a funcționării compartimentelor acesteia.


Sistemul de control intern :

•selfcontrol sau autocontrolul;

•controlul ierarhic;

•controlul prin delegare de competențe;

•controlul de calitate

•controlul financiar preventiv;

•controlul finaciar de gestiune;

•controlul privind inventarierea patrimoniului;

•controlul contabil;

•controlul financiar, etc..


Activitățile de control enumerate mai sus nu se organizează în compartimente de sine stătătoare ci sunt disipate pe fluxul operațiilor unui lanț procedural, exercitat la fiecare post de lucru, la fiecare nivel de responsabilitate sau prin delegare de competență atașate activităților curente desfășurateîn cadrul organizației.

Controlul intern prezintă o serie de obiective stabilite prin planul anual de control aprobat de management cu scopul realizării unui control de asigurare. În funcție de necesitățilemanagementului organizației se stabilește domeniul de aplicare a controlului intern.

Activitățile de control, în funcție de natura și particularitățile activității controlate se desfășoarăcu tehnici și instrumente de control diferite.

Rezultatele activității de control se finalizează cu o notă de control sau raport de contro în care sunt trecute toate constatările și concluziile controlorului, dimensiunea abaterilor constatate precum și persoanele răspunzătoare pentru săvârșirea acestora. Constatările și concluziile controlorului pot fi contestate sau nu, în acest caz rămânând definitive. În funcție de constatările șiconcluziile controlului intern, managerul va elabora în perspectivă un plan de măsuri care să îmbunătățească activitatea respectivă în care va ține seama de evoluția riscurilor și va actualiza sistematic procedurile operaționale de lucru


Strategii și metode de îmbunătățire a calității

Paşii care trebuie parcurşi pentru îmbunătățirea calității sunt următorii:

• dovedirea necesității îmbunătățirii prin evidențierea beneficiilor posibile datorită

implementării unui program de îmbunătățire;

• identificarea propunerilor de îmbunătăţire şi selecţionarea propunerilor în funcţie

de avantajele specifice pe care le pot aduce, exprimate atât în economii băneşti, cât şi

în termeni tehnologici;

• organizarea echipelor de lucru pentru fiecare proiect de îmbunătăţire a calităţii;

• diagnosticarea cauzelor apariţiei defectelor în proiectare, fabricaţie etc.;

• stabilirea remediilor necesare pentru eliminarea cauzelor defectelor şi justificarea

eficienţei aplicării acestor remedii;

• aplicarea opţiunilor de îmbunătăţire şi controlul noilor proceduri de lucru, cu scopul

ca beneficiile obţinute în urma îmbunătăţirii să continue în viitor.

Strategia KAIZEN (KAI = schimbare; ZEN = pentru mai bine)

Strategia KAIZEN se bazează pe principiul îmbunătăţirii graduale şi continue,

„cu paşi mici”

Strategia KAIRYO se bazează pe principiul îmbunătăţirii obţinute prin inovare

tehnologică (prin introducerea de noi maşini, noi procese, noi tehnologii etc.),

care se bazează pe salturi mari, pe „demontarea” a ceea ce este vechi şi

construirea noului prin investiţii necesare pentru noile procese tehnologice şi

noile invenţii.







Strategia Kaizen se bazează pe eforturile individuale ale întregului personal al

întreprinderii, presupune o mare implicare umană însă investiţii limitate,

Strategia Kairyo necesită investiţii substanţiale şi presupune implicarea unei elite

restrânse, a managerilor de vârf, care determină introducerea inovărilor radicale,

tehnologice sau organizatorice.



Modelul unui sistem de management al calit ății

O astfel de metodă (sau proces) de îmbunătățire a calității a fost concepută şi

reprezentată grafic de W. E. Deming sub forma „ ciclului PDCA ” (Plan–Do–Check-Act),

denumit şi ciclul lui Deming, (Planifică–Efectuează–Verifică–Acționează)



Faza de planificare (PLAN ). - recunoaşterea şi definirea necesității îmbunătățirii, se analizează deosebirile dintre necesitățile clienților (obținute prin cercetarea pieței) şi performanțele proceselor (obținute ca informații feedback). În această fază trebuie să fie luate decizii asupra obiectivelor de realizat, a schimbărilor care sunt necesare, tipurilor de măsurare a performanțelor care vor fi utilizate, precum şi cine va fi responsabil şi pentru ce anume. Pentru observarea şi analiza cauzelor principale ale problemelor de calitate în vederea elaborării planului de îmbunătățire, se pot aplica instrumente şi tehnici statistice cum sunt: fişe de control, histograme, diagrame Pareto, diagrame de corelație

Faza de executare (DO) - se aplică pe scară mică, în scopul testării, planul de îmbunătățire, elaborat în faza de planificare, cu implicarea tuturor angajaților. Aceasta va include instruirea în metodele ştiințifice, examinarea informațiilor feedback obținute de la clienți cu privire la aşteptările acestora, colectarea informațiilor statistice din procese, înțelegerea controlului şi variațiilor proceselor, formarea echipelor de lucru pentru proiectele de îmbunătățire şi comunicarea succeselor rezultate. În această fază va avea loc implementarea pe scară mică a oricărei schimbări sau oricărui test planificat şi vor fi colectate datele rezultate.



Faza de verificare (CHECK) - sunt investigate rezultatele implementării pe scară mică a planului de îmbunătăţire. Această verificare implică măsurarea şi observarea efectelor oricărei schimbări sau oricărui test, efectuate în faza de executare, analiza rezultatelor precum şi analiza măsurii în care diferenţele dintre necesităţile clienţilor şi performanţele proceselor au fost micşorate prin adoptarea planului. În analiza rezultatelor vor fi utile metodele statistice cum sunt: fişe de control, histograme, diagrame Pareto. Rezultatele verificării pot confirma sau nu că proiectul de îmbunătăţire este corect.

Faza de ac ţiune (ACT) - se ia decizia asupra implementării planului: schimbările vor fi adoptate sau abandonate în funcție de rezultatele fazei precedente. Se va obține feedback-ul din procese şi de la clienți după implementarea pe scară mare a planului. Astfel de informații vor oferi o evaluare reală a succesului planului.



Structura îmbun ătăţirii continue



Procesul operativ al metodei PDCA se bazează pe trei subcicluri:

• subciclul de menținere;

• subciclul de acţiune corectivă (sau prevenire periodică);

• subciclul de îmbunătăţire.



Subciclul de men ţinere

se desfăşoare ceea ce este planificat şi pus

în acţiune, în care scop uneori trebuie să se facă o

verificare (CHECK);

dacă verificarea este pozitivă (DA), starea

de fapt va fi menţinută aşa cum este în prezent şi

trebuie să se controleze în permanenţă că procesul

are loc într-un mod sigur.

dacă verificarea este negativă (NU), trebuie

activat subciclul de acţiune corectivă



Subciclul de ac ţiune corectiv ă

constă în aplicarea unui remediu pentru

eliminarea lucrurilor negative constatate, iar

pentru realizarea unei activităţi de menţinere,

trebuie să fie eliminate, prin acţiuni de prevenire

periodică, cauzele defectelor sau erorilor din

procese.



Subciclul de îmbun ătăţire este, de fapt,

procesul KAIZEN care trebuie să se bazeze pe

primele două subcicluri.

Când activitatea de menținere a stării de

fapt este bine realizată, cu rezultate pozitive, la

un moment dat trebuie să se acționeze cu o

îmbunătățire a acesteia, lucrurile trebuie

efectuate mai simplu, cu costuri mai puține, mai

bine, mai rapid, mai sigur, aşadar, trebuie să se

reînceapă fazele PLAN – DO



Ansamblul celor trei subcicluri formează ciclul PDCA

MODULUL III: PROCEDURI ȘI INSTRUCȚIUNI DE LUCRU

UTILIZATE ÎN UNITĂȚILE ȘCOLARE

Scopul acestui capitol este acela de a vă învăța să elaborațidocumentele sistemului calitățiiDupă parcurgerea lui și respectiv, după realizarea aplicațiilor de la sfârșitul capitolului, veți putea:• să diferențiați între conceptele de procedură generală și procedură operațională;• să elaborați instrucțiuni de lucru;• să elaborați proceduri;• să întocmiți manualul calității;



Documentele sistemului de management al calității, SMC,

structurate ierarhic, includ:

• Manualul calității

• Proceduri (generale şi operaționale)

• Instrucţiuni de lucru

• Documentaţie suport

• Înregistrări



Manualul calit ăţii este utilizat pentru demonstrarea aplicării politicii referitoare la calitate, pentru prezentarea unității de învățământ şi a SMC adoptat, pentru a furniza date în vederea auditării SMC, ca document de lucru al conducerii în ceea ce priveşte calitatea.

Procedurile generale descriu procesele manageriale necesare funcționării SMC în unitatea de învățământ, conform SR EN ISO 9001:2001.

Proceduri de opera ţionale se referă la procesele de bază (de derulare a procesului de învățământ) şi procesele suport (resurse umane, aprovizionare, bibliotecă etc.). Sunt documente sintetice care descriu modul de efectuare a unor activități, prin identificarea clară a acțiunilorcomponente (Ce se face) cu precizarea locului de desfășurare (Unde se face), responsabilităților(Cine face) și a termenului de realizare pentru fiecare în parte.

Instruc ţiunile de lucru documentează modul în care se execută o activitate specifică şi reprezintă documente de lucru pentru personalul executiv. Acestea presupun o descriere detailată a modului de realizare a unor activități specifice sau a unor acțiuni dintr-un proces (Cum se face).

Documenta ţia suport cuprinde documentele referitoare la structuri şi reguli de funcționare aplicate în unitatea de învățământ ( Regulamente de ordine interioară,

Statute de funcționare, etc.) şi alte documente de proveniență internă şi externă.Înregistr ările, completate pe formularele incluse în proceduri şi instrucțiuni, demonstrează că

procesele s-au desfăşurat şi prezintă rezultatele obținute.

1.1. Generalităţi



1.2. Manualului Calit ăţii

Manualul Calității este constituit din 8 capitole, subcapitole, anexe, proceduri, instrucțiuni

de lucru și formulare, conform ISO 9001:20011. Introducere

1.1. Generalități1.2. Declarația de politică în domeniul calității1.3. Obiect și domeniu de aplicare1.4. Excluderi

2. Referințe2.1. Documente de referință2.2. Terminologie și abrevieri

3. Prezentarea organizației3.1. Date despre organizație

3.1.1. Istoricul și statutul juridic al instituției.3.1.2. Misiunea instituției3.1.3. Obiectivele instituției

3.2. Structura organizatorică a instituției.



4. Sistemul de management al calității

4.1. Generalități

4.2. Documentația sistemului de management al calității

4.2.1. Generalități

4.2.1.1.Documentația sistemului de management al calității din instituție

(manualul calității, procedurile generale, procedurile operaționale,

instrucțiunile de lucru, formulare, înregistrările calității)

4.2.2. Manualul Calității

4.2.3. Controlul documentelor

4.2.4. Controlul înregistrărilor



5. Responsabilitatea managementului5.1. Angajamentul managementului5.2. Orientarea către client5.3. Politica în domeniul calității5.4. Planificare

5.4.1. Obiectivele calității5.4.2. Planificarea sistemului de management al calității

5.5. Responsabilitate, autoritate și comunicare5.5.1. Responsabilitate și autoritate5.5.2. Reprezentantul managementului (responsabilul CEAC)5.5.3. Comunicarea internă

5.6. Analiza efectuată de management5.6.1. Generalități5.6.2. Elemente de intrare ale analizei5.6.3. Elemente de ieșire ale analizei



6. Managementul resurselor

6.1. Asigurarea resurselor

6.2. Resurse umane

6.2.1. Generalități

6.2.2. Competență, conștientizare și instruire

6.3. Infrastructură

6.4. Mediu de lucru



7. Prestarea activităților7.1. Planificarea prestărilor activităților7.2. Procese referitoare la relația cu clientul

7.2.1. Determinarea cerințelor la activități și rezultate7.2.2. Analiza cerințelor referitoare la activități și rezultate7.2.3. Comunicarea cu clientul

7.3. Proiectare (planului de învățământ)7.3.1. Generalități7.3.2. Planificarea proiectării Interferențe organizatorice și tehnice7.3.3. Elemente de intrare ale proiectării7.3.4. Elemente de ieșire ale proiectării7.3.5. Analiza proiectării 7.3.6. Verificarea proiectului 7.3.7. Validarea proiectului 7.3.8. controlul modificărilor în proiectare și dezvoltare

7.4. Aprovizionare (se referă la selecția de elevi, oferta educațională, schimburi de elevi, interne sau internaționale)7.5. Prestarea activităților7.6. Controlul mijloacelor de măsurare și monitorizare



8. Monitorizare și măsurare8.1. Generalități8.2. Monitorizare și măsurare

8.2.1. Satisfacția clientului8.2.2. Audit intern8.2.3. Monitorizarea și măsurarea proceselor8.2.4. Monitorizarea și măsurarea activităților și rezultatelor

8.3. Controlul activităților și rezultatelor neconforme8.4. Analiza datelor8.5. Îmbunătățire

8.5.1. Îmbunătățirea continuă8.5.2. Acțiune corectivă8.5.3. Acțiune preventivă



Anexele din Manualul Calității trebuie să cuprindă :

• Organigrama instituției

• Succesiunea și interacțiunea proceselor sistemului de management

al calității

• Centralizatorul de documente

Manualul Calit ăţii este revizuit periodic

Multiplicarea Manualului Calităţii se face cu acordul conducătorului instituției.

Arhivarea se face de către responsabilul din CEAC şi se consemnează în

Registrul de evidenţă documente, cod R-DOC.



1.3. Controlul documentelor

Unitatea de învățământ efectuează controlul asupra următoarelor documente:

A. Documente interne:

• Manualul calității,

• Proceduri documentate (generale şi operaționale),

• Instrucțiunile de lucru,

• Înregistrări.

B. Documente externe:

• Documente privind cadrul legal de desfăşurare a activității în învățământul

preuniversitar, ca: Legi, Hotărâri de Guvern, Ordonanțe, Ordonanțe de Urgență,

Ordine emise de minister, comunicări ISJ, etc.

• Instrucțiuni şi reglementări naționale şi internaționale aplicabile.



1.4. Controlul înregistr ărilor

Înregistrările calității efectuate în cadrul proceselor SMC se regăsesc pe/în:

• Formulare tipizate,

• Registre,

• Procese verbale, rapoarte, analize etc.



2. Structura unei proceduri documentate

Partea de text a procedurilor reprezintă textul documentului în cauză, cuprinzând criteriile de operare și control a procesului/activității care face subiectul procedurii documentate și uneori și metodele prin care se realizează operarea și controlul procesului sau activității:

Scopul și domeniul de ap licare: presupune scopul pentru care a fost alcătuită procedura (de ce a fost întocmită acea procedură documentată) și domeniul pentru care aceasta este valabilă.

Defini ţii, prescurt ări, simboluri : sunt prezentate concret acele elemente care concură la înțelegerea procedurii.

Documente de referin ţă: documentele in raport cu care s-a alcătuit procedura documentata sau acele documente la care se face referire in textul acesteia.

Procedura sau operarea și controlul procesului : modul în care se desfășoară și se controlează activitatea/procesul descris în procedura documentată.

Responsabilit ăţi: responsabilul pentru planificarea, organizarea, coordonarea, efectuarea, controlarea și evaluarea activităților prezentate în procedură.

Înregistr ări: tipizatele (tabelele) care stau la baza înregistrărilor, modul cum se realizează înregistrările care confirmă desfășurarea activității/procesului conform cu cerințelestabilite, precum și modul cum sunt ținute înregistrările sub control.

Anexe : schemele și formularele procedurii documentate.



Partea de scheme a procedurilor are ca scop lămurirea concentrată și în același timp

simplificată a unei probleme, având doar rol informativ, de înțelegere a unui subiect

legat de sistemul de management;

Partea de formulare a procedurilor este reprezentata prin diverse tipizate (tabele),

care prin completarea acestora duc la înregistrări prin care se confirmă operarea și/sau

controlul procesului descris în procedura documentată.



Instruc ţiune de Lucru: Elaborarea procedurilor și instruc ţiunilor de lucru, cod IL01-P05.01

1. Scopul Prezentarea unor recomandări de întocmire a procedurilor și instrucțiunilor de lucru precum și a modalității de verificare, anchetare, aprobare și modificare a acestora.

2. Descrierea modului de realizare a activităților Elaborarea procedurilor

Denumire sec ţiune Conţinut

1. Introducere Se definește domeniul de activitate pentru care se elaborează procedura

1. Scop Se precizează clar și concis scopul, tipurile de domenii de activitate definite, acoperite și/sau excluse de procedură

1. Definiții și abrevieri Se prezintă definițiile termenilor specifici aplicabili precum și abrevierile specifice utilizate

1. Documente de referință Se prezintă lista documentelor care sunt luate în considerare pentru clarificarea și detalierea activităților din

procedură

1. Descrierea activitățiilor și responsabilități Se detailează în ordine logică activitățile, operațiile, fazele care fac obiectul procedurii precizând responsabilul,

termenul, codurile documentelor asociate și înregistrările, într-un tabel, cu următoarele coloane: activități/etape,

răspunde, mod de desfășurare/termene, riscuri semnificative.

1. Înregistrări Se prezintă lista documentelor utilizate pentru punerea în aplicare a procedurii cu menționarea locului unde sunt

depuse și cât sunt păstrate.

1. Schemă flux documente Se prezintă schematic traseul documentelor

1. Anexe Se prezintă formularele atașate procedurii în forma necompletată



După elaborarea în formă scrisă, procedura se verifică de către un membru

al CEAC.

Dacă se constată că există unele aspecte discutabile acestea se analizează

împreună cu coordonatorul echipei de elaborare a procedurii și convin

asupra formulării finale.



Compartimentul CEACProcedura General ă

Controlul documentelorEdi ţia I

Număr de exemplare……

COD PG 4.2-01Revizia ……………….

Număr de exemplare…..Pagina….. .din ……….Exemplar nr. ………….

Procedura General ă: Controlul Documentelor, cod PG 4.2-01

1.Introducere Scopul prezentei proceduri este de a stabili modul în care este asigurată în U.I. gestiunea

documentelor şi datelor (controlul și arhivarea), astfel încât să se asigure că fiecare angajat dispune de informaţiile necesare îndeplinirii sarcinilor şi să prevină utilizarea fără intenţie a documentelor şi datelor nevalabile şi/sau perimate.

2.ScopPrezenta procedură se aplică în U.I. pentru următoarele activităţi: elaborarea documentelor,

verificarea sau avizarea documentelor, aprobarea documentelor interne, codificarea documentelor, înregistrarea lor, multiplicarea şi difuzarea tuturor documentelor, modificarea, retragerea şi înlocuirea documentelor ieşite din uz şi arhivarea acestora.



3. Definiții şi abrevieri 3.1 Definiții

Definițiile termenilor specifici se regăsesc în standardul SR EN ISO 9000:2001- Sisteme de management al calității. Principii fundamentale și vocabular.

3.2 Abrevieri •U.I. – Unitatea de învățământ;•CEAC – Comisia de Evaluare și Asigurare a Calității•SMC – Sistemul de Management al Calităţii; •MC – Manualul Calităţii; •AC – Asigurarea Calității;•LDIC – Lista Documentelor Interne Controlate; •PG – Procedură Generală;•PO – Procedură de Operațională; •PL/IL – Procedură de Lucru/Instrucțiune de Lucru

4. Documente de referință 1. SR EN ISO 9001 : 2001 - Sisteme de management al calității. Cerințe; 2. Legea nr. 84/1995 a Învăţământului cu modificările şi completările ulterioare; 3. Legea nr. 128/1997 privind Statutul Personalului Didactic cu modificările şi completările ulterioare; 4. Regulament de organizare internă a U.I.;5. Legea nr. 87 / 2006 pentru aprobarea OUG nr. 75/2005 privind Asigurarea Calităţii Educaţiei 6. Manualul Calităţii, cod MC – 01, ediţia şi revizia în vigoare; 7. Codul Muncii; 8. Contractul Colectiv de Muncă Unic la la nivel de ramură învățământ.



5. Descrierea activităților şi responsabilităților5.1. Elaborarea documentelor interne

5.1.1. responsabilul AC elaborează MC, procedurile generale, procedurile de organizare, procedurile operaționale ale Comisiei de Evaluare și Asigurare a Calității.

5.1.2. responsabilii de compartimente elaborează procedurile operaționale proprii.5.1.3. Documentele interne ale SMC se elaborează pe calculator şi se menţin în sistem

computerizat pe toată perioada de valabilitate a ediţiei/reviziei în vigoare a respectivului document. 5.1. 4. Documentele interne ale SMC sunt prezentate în LDIC. 5.1.5. Persoana care a elaborat documentul, este nominalizată şi semnează în coloana

ELABORAT a tabelului inclus pe pagina 1 a fiecărei proceduri/pe prima pagina a MC situată imediat după pagina de gardă (copertă).

5. 2. Analiza documentelor 5. 2.1 Toate documentele interne ale SMC sunt analizate periodic (anual) şi sunt actualizate ori

de câte ori se consideră necesar. 5.2.2 Persoana care a analizat documentul este nominalizată şi semnează în coloana

VERIFICAT a tabelului inclus pe pagina 1-a fiecărei proceduri/pe prima pagină (nenumerotată) a MC situată imediat după pagina de gardă (coperta).

5. 3. Aprobarea documentelor 5.3.1 Înainte de emiterea şi punerea în aplicare, după ce au fost analizate şi avizate,

documentele interne ale SMC sunt aprobate astfel: Manualul Calității, procedurile de sistem şi procedurile operaționale sunt aprobate de conducerea U.I.;

5.3.2.Procedurile de lucru sunt aprobate de managerul U.I.



5.3.3. Documentele interne (formularele completate) sunt aprobate de funcțiile şi persoanele care sunt nominalizate pe acestea.

5.3.4. Funcția şi persoana care aprobă documentul este nominalizată şi semnează pe pagina de gardă a documentului (copertă).

5.3.5. Documentele care sunt supuse actualizării sunt reaprobate.

5. 4. Codificarea documentelor 5.4.1. Toate documentele sunt identificate printr-un număr unic și prin dată și sunt

înregistrate în registre. 5. 4.2. Codificarea documentelor SMC indică tipul documentului, capitolul din standard

de care aparține și numărul de ordine5. 5. Multiplicarea şi difuzarea documentelor

5.5.1. Multiplicarea și difuzarea documentelor se face prin grija responsabilului AC. 5.5.2. documentele se difuzează controlat factorilor responsabili, sub semnătură, în

conformitate cu Lista de difuzare. 5.5.3. Exemplarul nr. 1 al fiecărei proceduri operaționale este difuzat responsabilului AC,

care păstrează și originalul. Lista de difuzare conține semnăturile tuturor celor care au primit procedura și se păstrează împreună cu originalul.

5.5.4. Copiile ale documentelor în vigoare sunt disponibile în toate locurile unde se aplică și unde au fost distribuite, fiind accesibile personalului interesat.

5.5.5. Exemplarele documentelor distribuite pentru informare se ștampilează cu Copie Informativă.



5.6. Retragerea, înlocuirea documentelor nevalabile şi arhivarea documentelor5.6.1. Toate documentele perimate sunt retrase prin grija responsabilului AC din U.I.5.6.2. Toate documentele interne controlate sunt arhivate în codiții corespunzătoare

care să le asigure lizibilitatea, integritatea şi securitatea, în locuri şi pe intervalele de timp specificate în LDIC. 5.6.3. Documentele şi datele perimate care se păstrează/arhivează în scopuri juridice şi

sau de conservare a informației sunt marcate cu inscripția „ EXPIRAT VALABILITATEA LA DATA _______ „, însoțită de numele şi semnătura persoanei care a făcut această mențiune.

5.7. Modificările documentelor 5.7.1. Modificările documentelor se fac menționându-se pe fiecare pagină numărul

reviziei.5.7.2. Dacă reviziile afectează mai mult de 25% din volumul documentului, se

elaborează o ediție nouă.5.7.3. numărul reviziei, respectiv ediției, este menționat în Evidența modificărilor

documentului, de pe prima pagină a procedurii, care cuprinde și descrierea modificării.5.7.4. Modificările documentelor se supun acelorași avizări ca și originalul.5.7.5. utilizatorii documentelor SMC pot solicita efectuarea unor modificări folosind

formularul Cerere de modificare.5.8. Control a documentelor externe

5.8.1. Documentele externe, inclusiv reglementările legale aplicabile sunt păstrate astfel încât să fie accesate de către toate persoanele interesate, fiind ținute la zi şi protejate împotriva deteriorării sau pierderii.



5.9. Conducerea U.I.•Aprobă documentele interne ale SMC, care prin conținutul lor necesită această aprobare.

5.10. Managerul U.I. •stabileşte responsabilităţile care revin personalului U.I. în ceea ce priveşte controlul documentelor şi al datelor precum şi al arhivării acestora. •numeşte responsabilul cu documentele SMC, dintre membrii U.I..•stabileşte necesarul de documente specifice U.I. pentru buna desfăşurare a activităţii şi desemnează persoane competente din cadrul U.I. care elaborează procedurile de lucru aplicabile proceselor desfăşurate în organizaţie; •asigură cunoaşterea, înţelegerea, acceptarea şi respectarea de către personalul din subordine a documentelor aplicabile; •desemnează responsabilul cu gestionarea documentelor care arhivează documentele şi datele generate în U.I.; •aprobă procedurile de lucru elaborate în cadrul U.I..

5.11. Responsabilul cu Asiguarea Calității din U.I.•verifică dacă personalul U.I. utilizează ediția şi revizia în vigoare a documentelor; •asigură difuzarea controlată a documentelor; •asigură retragerea/distrugerea documentului ieşit din uz şi înlocuirea documentului retras cu documentul în vigoare; •asigură asigură revizia/modificarea documentelor şi datelor în ceea ce priveşte identificarea şi operarea.

5.12. Responsabilul cu gestionarea documentelor•răspunde de arhivarea dosarelor cu documentele şi datele referitoare la proiect •asigură ținerea sub control a documentelor care aparțin clientului.



Nr. crt.

Denumire /cod document

Ediţia / Revizia / data intrării în vigoare

Nr. pagini Locul de arhivare Durata de arhivare

0 1 2 3 4 51 F01-P05.01 Listă difuzare proceduri 1 CEAC 5 ani2 F02-P05.01 Anchetare procedură 1 CEAC 3 ani3 F03-P05.01 Cerere modificare 1 CEAC 3 ani

6. Înregistrări/Documente/Formulare

LISTA DOCUMENTELOR INTERNE CONTROLATE

Aprobat, Elaborat, ................................................... ......................................................

(nume, funcţie, semnătura) (nume, funcţie, semnătura)



NR. EXEMPLARE DESTINATAR PRENUME ȘI NUME SEMNĂTURA DATA1.2.3.

Formular F01-P05.01 LISTA DE DIFUZARE PROCEDURI1

Denumirea U.I. (unitatea de învățământ): _____________________________________________________

Listă

De difuzare a procedurii (cod/denumire):_____________________________________1Se arhivează împreună cu exemplarul „original”

Aprobat, Elaborat, ................................................... .......................................................

(nume, funcție, semnătura) (nume, funcție, semnătura)



Formular F02-P05.01 ANCHETARE PROCEDURĂ

Denumirea U.I. (unitatea de învățământ): _________________________________________

Către……………………………………………………………

În atenția D-nei/D-lui…………………………………………..

În vederea elaborării procedurii (cod/denumire) ………………………………………..Vă rugăm să analizați conținutul acesteia pentru verificarea activităților și documentelor menționate.

În cazul în care se constată lipsuri sau neconcordanțe și sunt necesare modificări, vă rugăm să sesizați în scris în rubrica Observații de mai jos.

Pentru operativitate va rugăm să înapoiați acest formular cu mențiunile dumneavoastră până la data de …………………

Data primirii………………….. Responsabil CEAC

Observați:

Data predării………………………… Semnătura



Formular F03-P05.01 CERERE DE MODIFICARE

Denumirea U.I. (unitatea de învățământ): _______________________________________

Către Comisia de Evaluare și Asigurare a Calității

În atenția D-nei/D-lui…………………………………………..

Referitor la documentul SMC…………………………………………..cod/denumire………………………………………………………………………………………………………………………………

Vă rugăm să analizați oportunitatea introducerii următoarei modificări…………............................……………………………………………………………………………………………………..............Această modificare este necesară din următoarele motive ………………………………………………………………………………………………………………………………………………............

Data predării………………………… Semnătura



7. Diagrama de flux a procesului



Compartimentul SecretariatProcedura opera ţional ă

Informare și comunicare la nivelul institu ţiei de înv ăţământEdi ţia I

Număr de exemplare……

COD PO3.01Revizia ……………….


Procedura Opera ţional ă: Informare și comunicare la nivelul institu ţiei de înv ăţământ, cod P03.01

1.IntroducereAceastă procedură prezintă circuitul informațional şi comunicațional la nivelul unei instituții de învățământ .

Unitatea de învățământ stabileşte tipurile de informații, conținutul, calitatea, frecvența, sursele şi destinatarii acestora, astfel încât managerii şi salariații, prin primirea şi transmiterea acestora să-şi poată îndeplini sarcinile. În strânsă corelație cu acest aspect, este important să dezvolte un sistem eficient de comunicare internă şi externă, care să asigure o difuzare rapidă şi eficientă a informațiilor, astfel încât acestea să ajungă complete şi în timp util la utilizatori.

2. Scopul procedurii operaţionalea) circulaţia rapidă a informaţiei în toate sensurile.b) realizarea circuitului informaţional în vederea monitorizării activităţii unităţii şcolare şi identificării situaţiilor de

risc în fazele anterioare manifestării acestora.c) realizarea unui sistem rapid şi flexibil de comunicare internă.

d) adaptarea procesului de comunicare la nivelul capacităţilor utilizatorilor în ceea ce priveşte prelucrarea informaţiilor şi achitarea de responsabilităţile ce le revin în materie de comunicare.



3. Definiţii, abrevieri3.1 Definiții

1. Procedură operaţională – prezentarea formalizată, în scris a tuturor paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru stabilite şi a regulilor de aplicat în vederea realizării activităţii, cu privire la aspectul procesual.2. Ediţie a unei proceduri - forma iniţială sau actualizată, după caz, a unei proceduri operaţionale, aprobată şi difuzată.3. Revizia în cadrul unei proceduri – acţiunile de modificare, adăugare, suprimare a uneia sau mai multor componente ale unei proceduri operaţionale, acţiuni ce au fost aprobate şi difuzate.

3.2. Abrevieri•CEAC - Comisia de Evaluare și Asigurare a Calității•CA - Consiliul de Administraţie•CP - Consiliul Profesoral



4. Documente de referinţă• SR EN ISO 9000: 2001 – Sisteme de management al calității. Principii fundamentale şi vocabular.• SR EN ISO 9001: 2001– Sisteme de management al calităţii. Cerinţe.•Ordonanţă de Urgenţă nr. 75 din 12 iulie 2005, privind asigurarea calităţii educaţiei. În ataşament sunt Metodologie de evaluare instituţională, Standardele de acreditare şi evaluare periodică şi Standardele de autorizare de funcţionare provizorie a unităţilor de învăţământ preuniversitar; •Legea nr. 84/1995 a Învăţământului cu modificările şi completările ulterioare; •Legea nr. 128/1997 privind Statutul Personalului Didactic cu modificările şi completările ulterioare; •Regulament de organizare internă a U.I.;• Regulamentul de organizare şi funcţionare a unităţilor din învăţământul preuniversitar



5. Descrierea activităţilor şi responsabilităţilorActivit ăţi / Etape R ăspunde Mod de desf ăşurare / Termene Riscuri semnificative

Înregistrarea documentelor secretar - Identifică documntele şi în funcție de destinație le înregistrează în registrul de intrări –ieşiri.- Documntele sunt transmise directorului în vederea repartizării pe compartimente

Nu sunt înregistrate toate documentele

Repartizarea documentelor director - documentele sunt analizate şi sunt distribuite pe compartimente, comisii şi cadre didactice, dir. adj.

-

Analiza documentelor Şefi compartimente, comisii, cadre didactice, dir. adj

- dacă documentele nu trebuiesc discutate în CA sau CP se formulează un răspuns semnat de director.

Formularea directă a unor răspunsuri fără a se discuta documentul în CA sau CP conform legislației

Discutarea aspectelor prezentate în unele documente în CA şi CP

director - În urma analizei realizate de director împreună cu secretarul CA sau CP, se introduce pe agenda şedințelor (F09-P03.01, F10-P03.01), problematica selectată din documente. - aspectele se analizează în CA şi CP, conform prevederilor metodologice, (ex. cereri de transfer (F05-P03.01), cereri de acordare salarii de merit (F08-P03.01), analizarea activității cadrelor didactice în vederea obținerii gradației de merit, cereri pentru ore suplimentare(F06-P03.01), acordare de concedii de odihnă (F07-P03.01), sesizare în vederea cercetării disciplinare, eliberări copii documnte pe legea 544, etc)

Timpul mare de derularea a etapei şi ieşirea din termenul precizat de legislație pentru anumite proceduri.Nu se depun documentele realizate la dosarul de serviciu

Formularea răspunsurilor sau emiterea deciziilor director Pe baza hotărârilor CA stipulate în procesele verbale, se emit decizii sau se formulează răspuns (F08-P03.01).

Procedura de desfăşurare a şedințelor CA, CP nu este respectată

Arhivarea documentelor secretar Originalul răspunsului se transmite iar copia se arhivează. -



6. Înregistrări/Documente/Formulare

Cod formular Denumire formular Nr. pagini

Locul arhiv ării

Durata păstr ării

F01-P03.01 Formular electronic de înregistrare generală a corespondenței

1 secretar 1

F02-P03.01 Formular electronic de înregistrare a petițiilor de către secretar

1 secretar 1

F03-P03.01 Formular clasare petiții anonime 1 secretar 1F04-P03.01 Formular cerere documente pe Legea 544 1 secretar 2F05-P03.01 Formular cerere transfer elevi 1 secretar 4F06-P03.01 Formular cerere ore suplimentare 1 secretar 2F07-P03.01 Formula cerere concedii de odihnă 1 secretar 2F08-P03.01 Formular cerere salariu de merit 1 secretar 2F09-P03.01 Formular agendă CP 3 secretar CP

F10-P03.01 Formular agendă CA 3 secretar CA 4

F11-P03.01 Formular electronic pentru decizii 1 director 1



Scopul difuzării

Exemplar nr.

Compartiment Funcția Numele şi prenumele

Data primirii

Semnătura

informare 2 conducere directorinformare 3 secretariat secretararhivare 4 secretariat secretarinformare 5 didactic cadre

didactice

Lista persoanelor la care se difuzează ediția/revizia procedurii operaționale

Verificat, Elaborat,Aprobat,



7. Schema flux a documentelor.



Compartimentul ManagementProcedura operațională

Realizarea raportului ISJ/ISMB privind starea învățământului din județul ……..

Ediția I Număr de exemplare……

COD PO7.03Revizia ……………….


Procedura Opera ţional ă: Realizarea raportului ISJ/ISMB privind starea învăţământului din jude ţul …….., cod P07.03

1. Introducere Această procedură este concepută pentru a sta la baza realizării unui raport cu privire la starea

învățământului la finele unui an şcolar, a analizei SWOT care, împreună cu celelalte instrumente de management permite stabilirea obiectivelor planului managerial al ISJ al unui inspectorat şcolar. 2. Scopul procedurii operaţionale

Precizarea etapelor de analiză a tuturor informaţiilor colectate prin sistemul informaţional, coroborarea acestora şi realizarea raportului privind starea învăţământului şi realizarea unui plan de măsuri de remedierea a aspectelor negative depistate, accentuarea celor pozitive pe baza priorităţilor şi definirea obiectivelor ISJ pentru anul şcolar următor



3. Definiții, abrevieri3.1 Definiții•Procedură operaţională – prezentarea formalizată, în scris a tuturor paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru stabilite şi a regulilor de aplicat în vederea realizării activităţii, cu privire la aspectul procesual.• Ediţie a unei proceduri - forma iniţială sau actualizată, după caz, a unei proceduri operaţionale, aprobată şi difuzată.• Revizia în cadrul unei proceduri – acţiunile de modificare, adăugare, suprimare a uneia sau mai multor componente ale unei proceduri operaţionale, acţiuni ce au fost aprobate şi difuzate.3.2. Abrevieri• ISJ Inspectoratul Şcolar Judeţean• ISG – Inspector Şcolar General•ISG Adj.– Inspector Şcolar General Adjunct•CC – Consiliul Consultativ al ISJ•CI - Consiliul Inspectorilor•CA - Consiliul de Administraţie al ISJ

4. Documente de referinţă•SR EN ISO 9000: 2001 – Sisteme de management al calităţii. Principii fundamentale şi vocabular.•SR EN ISO 9001: 2001– Sisteme de management al calităţii. Cerinţe.•Regulamentul de organizare şi funcţionare a inspectoratelor şcolare•Legea 128/1997 privind statutul personalului didactic, completată şişi republicată•Legea 84/1995 Legea învăţământului, completată şi republicată



5. Descrierea activităților şi responsabilităților

Activit ăţi / Etape R ăspunde Mod de desf ăşurare / Termene Riscuri semnificativeRealizarea machetei raportului pentru şcoli,

inspectori, directori CCD şi şefi de compartimente din ISJ

ISGInspectori şcolari generali adjuncți

ISG convoacă CI şi realizează câte o mechetă de raport pentru pentru directorii de unități şcolare (F03-P07.03), pentru inspectori (F01-P07.03) şi şefi de compartimente (F02-P07.03)

din ISJ. Machetele sunt postate pe site-ul ISJ şi difuzate în rețeaua intranet, cu precizarea formatului şi a termenului limită de depunere araportului la secretariatul ISJ (25 august) (IL01-P07.03).

Machetele omit aspecte importante din activitatea din învățământ.Nu se corelează macheta cu obiectivele planului/ programelor managerial avute.

Desemnarea echipelor de lucru

ISG Adj. ISG Adj. convoacă şedința cu inspectorii unde se constituie echipele, Adj., care vor realiza forma primară a rapoartelor coordonate de cei doi ISG. Adj. şi echipa

care, sub conducerea ISG care va realiza raportul final.

-Notele de serviciu redactată în baza procesului verbal relizat în cadrul şedinței cu inspectorii nu este explicită (termen, forma materialului tehnoredactat, propuneri ale echipei, etc.)



Centralizarea rapoartelor primite de la directorii unităților şcolare, inspectori şcolari, ISG Adj. şi şefi de comparti - mente.

ISG Adj cu managementul

Până la data de 25 august toate persoanele nominalizate depun raporul privind starea învățământului din instituția/compartimentul pe care îl conduce

Nu toate persoanele vizate depun, la timp şi conform machetei raportul solicitat.

Realizarea primară a rapoartelor de către cele două echipe coordonate de ISG adjuncți

Inspectori şcolari generali adjuncți

Conform programului, priorităților şi responsabilităților membrilor echipelor - stabilite de cei doi ISG Adj. - au loc întâlniri de lucru /echipe în care se conturează forma primară a rapoatelor. Aceste rapoarte au drept bază analiza centralizării datelor din rapoartele individuale ale directorilor de şcoli, inspectori şcolari, şefi de compartimente.

Durată mare a etapei.

ISG analizează rapoartele parțiale

ISG Cele două rapoarte primare primite de şi rapoartele individuale ale acestora sunt analizate de ISG. Acesta realizează note scrise de completări şi modificări şi se returneză ISG Adj. spre completare şi modificare sau, după caz, se avizeză şi se procedează la realizarea raportului general, de către echipa coordonată de ISG. Forma finală a raportului este semnată de ISG şi este înregistrat ca document oficial al ISJ.

Durata mare a etapei.



Analiza raportului şi aprobarea acestuia în CA.

Postarea raportului pe site-ul ISJ

ISG – preşedinte CA Documentul este analizat în şedința CA al ISJ şi aprobat. Pe document se menționează “ analizat şi aprobat în şedința CA din data....”. Documentul este postat pe site-ul ISJ (IL02-P07.03).

Nu se realizează o analiză realistă a raportului ci una formală.Nu s-a realizat cvorumul în CA.Nu s-a aprobat documentul cu precizarea rezultatului votului şi nu s-a realizat mențiunea “aprobat”

Analiza documentului în CC şi în şedința de lucru cu inspectorii şi şefii de compartimente .

ISG Documentul este analizat în şedința CC al ISJ şi în şedința cu inspectorii şi şefii de compartimente din ISJ în vederea realizării unui plan de măsuri de remedierea a aspectelor negative depistate, accentuarea celor pozitive pe baza priorităților şi definirea obiectivelor ISJ pentru anul şcolar următor.Pe document se menționează “ analizat în şedința de lucru cu inspectorii şi şefii de compartimente din data.... şi în şedința CA din data...”

Durata mare de deulare a etapei.

Analiza documentului în în şedința de lucru cu directorii unităților de învățământ.

ISG Documentul este analizat în şedința de lucru cu directorii şi

centralizarea propunerilor acestora pentru realizarea unui plan de măsuri de remedierea a aspectelor negative depistate, accentuarea celor pozitive pe baza priorităților şi definirea obiectivelor ISJ pentru anul şcolar următor.Pe document se menționează “ analizat în şedința de lucru cu inspectorii şi şefii de compartimente din data.... şi în şedința CA din data...”

Analiza formală a documentului.



Transmiterea la MECI a raportului privind starea învățământului din județ.

ISG Documentul este transmis la MECI (F04-P07.03), în format electronic şi pe suport de hartie. Dovada transmiterii , însoțită de o xerocopie a documentului se arhivează de către secretarul şef. Originalul documentului pe care se face mențiune “Transmis la MECI în data...”şi anexele rezultate din centralizarea concluziilor, analizelor şi propunerilor realizate cu ocazia şedințelor de analiză, se îndosariază și se arhivează de către ISG în

registrul documentelor manageriale care va sta la dispoziția comisiei stabilite de ISG de realizare a planului managerial pentru anul şcolar următor. La sfârșitul anului școlar se arhivează împreună cu documentele anexă.

Etapele sunt parcurse la modul formal, neexistând corelație între concuziile raportului, propunerile făcute, realizarea planului de măsuri de îmbunătățire şi analiza SWOT realizată şi obiectivele planului managerial acțiunile programului managerial al ISJ;Nearhivarea documentelor.



6. Înregistrări anexe

Cod formular Denumire formular Nr. pagini

Locul arhiv ării

Durata păstr ării

F01-P07.03 Checklist raport inspectori 2 secretar 2 ani

F02-P07.03 Checklist raport şefi de compartimente 3 secretar 2 aniF03-P07.03 Checklist raport directori 2 secretar 1 anIL01-P07.03 Realizarea şi depunerea raportului parțial 1 secretar 2 aniF04-P07.03 Adresă către MECI de transmitere a raportului

privind starea învățământului1 secretar 4 ani

IL02-P07.03 Protocol de postare pe site a documentelor oficiale ale ISJ/ISMB.

2 Informa -tician

4 ani



7. Schema flux a documentelor.

