CAPITOLUL 1. ASPECTE TEORETICE DESPRE INTEGRAREA APLICAŢIILOR INFORMATICE

Integrarea aplicaţiilor informatice în cadrul companiilor a fost mereu un subiect de actualitate în ultimii ani, conducând la crearea unui nou stil de lucru în domeniul software: Enterprise Application Integration. În acest prim capitol se urmăreşte evoluţia aplicaţiilor informatice integrate de gestiune a firmelor, problemele cu care acestea s-au confruntat inevitabil în cadrul eforturilor de integrare.

Soluţiile de tip ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management), SCM (Supply Chain Management) sunt deja considerate imperative „clasice” în marile companii, o condiţie importantă pentru menţinerea avantajului competitiv. Eforturile sunt din ce în ce mai mult îndreptate în direcţia integrării întregului lanţ furnizori-organizaţie-beneficiari.

Conceptul de Enterprise Application Integration (EAI) este folosit destul de frecvent când vine vorba de următorul pas in e-Business. EAI defineşte o metodologie care să asigure comunicarea uşoară între aplicaţii şi surse de date din cadrul unei companii, astfel încât acestea să partajeze procese de afaceri şi date, chiar dacă elementele integrate se schimbă (de exemplu, sistemul de management al bazelor de date). EAI pare să ofere soluţia la generaţii de dezvoltare a soluţiilor informatice fără existenţa unei viziuni sau strategii centralizate de dezvoltare

1.1. Definiţia si evoluţia integrării aplicaţiilor informatice

Integrarea aplicaţiilor informatice este o activitate ce reuneşte oameni, echipamente, programe, dar şi practici manageriale. Integrarea aplicaţiilor este o abordare strategică de a lega mai multe sisteme informatice, la nivel de informaţii şi servicii, astfel încât sistemele să fie capabile să facă schimb de informaţii şi să asigure o funcţionare a proceselor în timp real .

Integrarea aplicaţiilor informatice în cadrul unei întreprinderi sau între mai multe întreprinderi care colaborează este un subiect de mare actualitate. Integrarea aplicaţiilor informatice de întreprindere permite coordonarea şi sincronizarea mai multor aplicaţii eterogene atât în interiorul

(integrarea aplicaţiilor la nivel de companie), cât si în afara întreprinderilor (integrarea aplicaţiilor Business-to-Business - B2B).

Denumită în limbajul de specialitate EAI (Enterprise Application Integration), integrarea aplicaţiilor la nivel de companie reprezintă, de fapt, noul stil de lucru în domeniul software. Întreprinderile au din ce în ce mai puţini informaticieni care concep şi scriu aplicaţii şi din ce în ce mai mulţi care integrează aplicaţii. Entitatea ce trebuie integrată nu mai este un obiect sau o componentă software, ci este o aplicaţie software. Prin EAI, sistemele informatice ale întreprinderilor se mulează din ce în ce mai bine pe structura procesului de afaceri.

Complexitatea problemelor legate de infrastructura informatică creşte şi mai mult în cazul unei întreprinderi virtuale, formată din module (secţii, departamente, birouri etc.) cu funcţionalitate extrem de diversă şi grad de dispersie geografică oricât de mare. Granularitatea modulelor se poate situa pe o scară foarte cuprinzătoare, depinzând în mare măsură atât de specificul domeniului de activitate, cât şi de posibilităţile de organizare ale întreprinderii respective.

În contextul actual, în care informaţia este privită ca o resursă strategică a întreprinderii, a crescut foarte mult importanţa integrării sistemelor informatice care să faciliteze utilizarea în comun a datelor şi mişcarea lor în cadrul întreprinderii.

La nivelul anului 1999 s-a estimat că peste o treime din bugetul din industria IT a avut ca destinaţie proiectarea, realizarea şi întreţinerea unor soluţii de integrare a sistemelor informatice. Dar, cele mai multe dintre aceste soluţii au optat pentru varianta de integrare “punct la punct”, şi s-au dovedit a fi mari consumatoare de resurse.

Dezvoltarea unei strategii eficiente de integrare a sistemelor informatice la nivelul întreprinderii este una dintre cele mai complexe probleme întâmpinate de managerii IT. Complexitatea acestei probleme rezultă în principal din faptul că cele mai multe dintre aplicaţii au fost dezvoltate fără a se avea în vedere o anumită arhitectură a sistemelor informatice sau o strategie de dezvoltare a acestora.

Anul 1959 poate fi considerat începutul integrării în domeniul IT, an în care a apărut circuitului integrat şi care a reunit şi alte descoperiri cum ar fi: tranzistorii, rezistenţele şi capacitorii pe un singur chip de silicon. În 1965 Gordon Moore, unul din fondatorii Intel prezicea că numărul de tranzistori pe un microchip se va dubla la fiecare 18 luni. În mod surprinzător, această lege este încă adevărată şi acum, la peste 40 de ani de la formularea ei. Acesta poate fi considerat unul din motivele pentru care avem nevoie de integrare: pentru a ne descurca în condiţiile unei

2

complexităţi crescute. În acest context, merită reamintite principiile de bază ale managementului complexităţii: descompunea în părţi mai mici şi mai uşor de manipulat, construirea unei interfeţe standard pentru ca aceste părţi să comunice şi apoi dezvoltarea unei structuri ierarhice unde informaţia este din ce în ce mai abstractizată odată ce urcăm în ierarhie.

Informatizarea, dezvoltarea economică globală, specifice începutului de secol XXI au accentuat tendinţa de organizare a sistemelor informaţionale în modele din ce în ce mai complexe. Prin integrare creşte, dupa cum s-a vazut, complexitatea, dar şi calitatea, pentru că reuniunea sistemelor presupune adăugarea de componente evolutive şi emergente.

Dacă organizarea duce la integrare şi integrarea duce la complexitate, aceasta din urmă determină la rândul ei diversificarea. Din punct de vedere al diversităţii, integrarea este efectul evoluţiei ciclice şi progresive a unui mix de tehnologii şi este sprijinită de performanţele şi de expertiza profesioniştilor.

Integrarea aplicaţiilor poate lua mai multe forme, incluzând integrarea internă a aplicaţiilor: integrarea aplicaţiilor la nivel de companie sau integrarea externă a aplicaţiilor: integrarea aplicaţiilor Business-to-Business. Cele două tipuri de integrări au multe elemente comune. De exemplu, întotdeauna vor exista:

transformare de tehnologie care va face diferenţa între semantica aplicaţiilor;

tehnologia de router prin care se va asigura că informaţia ajunge la destinaţia corectă;

reguli de procesare pentru a defini comportamentul de integrare.Strategia IT trebuie să ţină seama de toţi factorii care influenţează

deciziile de integrare a proceselor economice, ca de exemplu configurarea proceselor economice, frontierele acestora şi locul în care schimbarea este cel mai probabil a se produce. Înţelegerea scopurilor economice, cum ar fi strategiile de fuzionare şi de achiziţie sau cost şi creşterea eficienţei, apare ca o cheie fundamentală. Trebuie stabilită o perspectivă internă şi externă comună a nucleului economic, de informaţie şi de procese, pentru a înţelege relaţiile şi interfeţele între unităţile economice, sau între partenerii comerciali.

Trebuie stabilite problemele proprietăţii pentru aplicaţii, componente, infrastructura integratoare, interfeţele externe etc. Şi aceasta poate fi una dintre cele mai dificile sarcini şi poate traversa frontiere organizaţionale şi responsabilităţile actuale. Secvenţierea activităţilor trebuie să identifice serviciile care trebuie realizate primele, care dintre servicii (nu neapărat aceleaşi) trebuie utilizate consistent cu restul organizaţiei şi când anume.

3

O tendinţă în evoluţia integrării sistemelor este trecerea de la integrarea bazată pe informaţii la integrarea bazată pe servicii. Integrarea bazată pe informaţii oferă un mecanism ieftin de a integra aplicaţii deoarece, în cele mai multe cazuri, nu este nevoie ca aplicaţia să fie modificată. Cu toate că acest tip de integrare oferă o soluţie funcţională pentru multe domenii ale problematicii de integrare a aplicaţiilor, integrarea bazată pe servicii oferă mai multă valoare pe termen lung.

1.2. Definiţia şi rolul sistemelor informatice integrate

Sistemele informatice integrate desemnează nişte sisteme complete în cadrul cărora se desfăşoara procese de afaceri, practici manageriale, interacţiuni organizaţionale, transformări structurale şi management al cunoştinţelor.

Un sistem de aplicaţii integrat trebuie să reprezinte soluţia pentru orice companie care necesită un sistem informatic modern, indiferent dacă acesta automatizează procesele interne din cadrul organizaţiei, relaţiile cu clienţii sau pe cele cu furnizorii şi partenerii. Adoptarea unor aplicaţii disparate pentru diferite activităţi ale fluxului de afaceri, poate reprezenta o soluţie bună pentru moment, dar care poate genera mari probleme legate de fragmentarea informaţiei şi dezvoltarea ulterioară a sistemelor, prin încercarea de a integra soluţii ulterioare.

Producătorii de software care oferă aplicaţii ce rulează pe multiple surse de date sau care nu acoperă toate sectoarele fluxurilor de afaceri, nu furnizează pachete de soluţii integrate, ci mai degrabă colecţii separate de aplicaţii, bune să rezolve problemele cerute de sisteme disparate, dar care nu reuşesc să funcţioneze împreună.

Problema principală a falselor pachete de aplicaţii este fragmentarea informaţiei, generată de sisteme disparate. Consolidarea informaţiilor venite de la un număr mare de surse este laborioasă şi costisitoare. O altă mare problemă este automatizarea incompletă, care nu acoperă toate procesele afacerii, rezultând sisteme discontinue, ce oferă funcţiuni analitice doar la nivel departamental, incapabile să asigure o viziune unitară asupra organizaţiei. În aceste condiţii, managerul instituţiei nu are la dispoziţie decât piese dintr-un puzzle, care rareori se îmbină.

Pentru a face saltul calitativ de la acţiuni punctuale la procese de afaceri, organizaţiile trebuie să adopte soluţii integrate şi colaborative, care

4

să se adapteze strategiilor de distribuţie şi care să includă şi funcţionalităţi de suport decizional.

Un adevărat pachet integrat are aplicaţiile proiectate de la început pentru a lucra împreună: acestea partajează acelaşi model de informaţii şi informatizează procesele de afaceri la nivelul întregii organizaţii.

Principalele avantaje pe care o suită de aplicaţii integrate trebuie să le ofere beneficiarilor sunt:

reducerea costurilor pe termen lung;

creşterea eficienţei operaţionale;

recuperarea rapidă a investiţiilor în IT;

migrarea mai rapidă la modele de e-business.

Pentru a înţelege rolul jucat de un sistem informatic integrat în funcţionarea unei întreprinderi, este necesar să se pornească de la modelul general de organizare a unei afaceri, corespunzător majorităţii întreprinderilor de producţie, comerţ, servicii sau a unora din sectorul financiar-bancar.Conform acestui model, orice întreprindere este constituită din două zone:

a. Zona Back Office Din punct de vedere informatic, această zonă se caracterizează prin:

Importanţa fundamentală a bazei de date, care poate fi situată centralizat pe un singur server sau poate fi repartizată fizic pe mai multe servere.

Particularităţile aplicaţiilor utilizate: o parte importantă dintre acestea reprezintă programe pentru tratarea “în bloc” a datelor (de exemplu, tratarea “în bloc” a tuturor tranzacţiilor unei zile de lucru). O altă parte a aplicaţiilor realizează gestiunea tranzacţiilor şi au ca scop tratarea simultană a unor cereri din partea unui număr mare de utilizatori.

Importanţa critică a prelucrărilor realizate, de care depinde intreaga activitate a întreprinderii.

Centralizarea pe un număr redus de servere pe care rulează sisteme de operare dedicate.

Cea mai apreciată calitate a unui sistem de Back Office o reprezintă coerenţa şi integritatea datelor. De asemenea, disponibilitatea continuă a sistemului şi continuitatea serviciilor (chiar şi în caz de căderi sau defecţiuni) sunt caracteristici esenţiale ale oricărei aplicaţii Back Office.

În cazul întreprinderilor moderne, aplicaţiile Back Office garantează însăşi funcţionarea întreprinderii, de aceea se impune existenţa unui sistem

5

de înaltă securitate a datelor, atât la nivel fizic, cât şi la nivelul drepturilor de acces.

b. Zona Front OfficeAplicaţiile Front Office sunt acele produse pe care întreprinderea le

oferă clienţilor astfel încât să asigure servicii rapide. Principalele cerinţe la care trebuie să răspundă o aplicaţie Front Office sunt:

Gestiunea relaţiilor cu clienţii (Customer Relationship Management, CRM) – cuprinde instrumente de administrare a clienţilor (consultarea dosarelor clienţilor, culegerea de informaţii referitoare la operaţiile efectuate de clienţi pentru a le trimite spre procesare aplicaţiilor Back Office), precum şi instrumente de asistare a clienţilor (evaluarea în funcţie de o serie de criterii, asistenţă în configurarea cererii şi alte forme de asistare interactivă a clienţilor). Evaluarea clienţilor după o serie de criterii (“scoring”) permite stabilirea gradului în care un client sau un proiect poate satisface sau nu condiţiile prevăzute (de exemplu, pentru acordarea unui credit). Aplicaţiile de asistenţă în configurarea cererii au ca scop propunerea, pe baza catalogului furnizorului şi a răspunsurilor la un set de întrebări, variantele de ofertă cele mai adecvate la cererile exprimate de client.

Gestiunea agenţilor de vânzări – are ca scop gestiunea agenţilor de vânzări sub mai multe aspecte: cota din vânzările totale, performanţele, realizarea cifrei de afeceri individuale şi colective, obţinerea rezultatelor consolidate etc.

Gestiunea clienţilor – face parte din aplicaţiile Front Office puse la dispoziţia centrelor de asistenţă din teritoriu şi utilizează tehnologii de integrare cu reţeaua telefonică.

Instrumente de asistare a deciziei – sun tincluse instrumente de căutare şi extragere de date, precum şi aplicaţii SIAD (Sistem Interactiv de Asistare a Deciziei).

Gestiunea reţelei de agenţii – este un complement al aplicaţiilor Back Office apărut datorită numărului mare de agenţii şi centre de vânzări ale întreprinderilor mari, mai ales multinaţionale. Această reţea poate cuprinde sucursale proprii, cocesionari sau alţi agenţi comerciali.

În ultima vreme, acestor două zone ale întreprinderii li s-au mai adăugat altele două:c. Zona Middle OfficeEste o zonă greu de definit la nivel fizic , care a primit în timp două accepţiuni diferite:

6

Într-o primă accepţiune, aceasta reprezintă zona de Back Office prezentă în cadrul fiecărei agenţii sau centru de vânzări, zona situată fizic în Front Office, dar îndeplineşte funcţii de Back Office;

În a doua accepţiune, aceasta reprezintă componentele intermediare ale întreprinderii, cu rol de interfaţă între Front Office şi Back Office, pentru gestiunea reţelei şi transmiterea datelor către aplicaţiile centrale (aflate în Back Office).

Din punct de vedere informatic, aplicaţiile de tip Middle Office sunt cele care alimentează componentele menţionate anterior. În condiţiile dezvoltării unei arhitecturi client-server pe trei nivele (server central, servere agenţie şi staţii de lucru), componentele Middle Office ale sistemelor informatice se pot găsi atât pe serverele de agenţie, cât şi pe serverul central.

d. Zona Web OfficeMultă vreme, procesarea tranzacţiilor generate de serviciile la

distanţă s-a realizat separat de restul sistemului informatic. În prezent, tehnologia World Wide Web a introdus o nouă dimensiune a întreprinderii, numită generic Web Office, care completează Front Office şi Back Office şi dă posibilitatea conectării la sistemul informatic al întreprinderii din orice punct de pe glob.

Prin Web Office se integrează mai multe tipuri de aplicaţii: Aplicaţii interne ale întreprinderii – destinate exclusiv

personalului din întreprindere, accesul din afară fiind blocat în general prin aplicaţii de tip firewall. Aceste aplicaţii pot furniza servicii multiple: coordonarea şi gestiunea proiectelor, mesagerie internă, agendă de grup, diverse tipuri de urmărire la distanţă a activităţii, videoconferinţă, etc. Se folosesc tehnologii Intranet, care presupun utilizarea tehnologiilor Internet împreună cu produse de securitate care să protejeze domeniul şi să blocheze accesul neautorizat din interior sau din afară.

Aplicaţii accesibile partenerilor – destinate partenerilor în sens larg (furnizori, clienţi, reseller-i, consultanţi etc.). Acestea utilizează servere Extranet şi oferă servicii echivalente cu aplicaţiile interne, dar destinate utilizatorilor externi ai întreprinderii.

Aplicaţii accesibile publicului larg – asigură accesul public la serviciile întreprinderii, serverele Internet realizând o extindere a activităţii întreprinderii spre staţiile de lucru ale partenerilor prin intermediul cataloagelor on-line cu imagini ale

7

produselor, plăţilor securizate prin carte de credit sau portofel electronic etc.

Nivelul de securitate al componentelor Intranet, Extranet şi Intranet este diferit, dar nu trebuie neglijat pentru nici una dintre aceste trei zone. Este de dorit să se asigure protecţia datelor de consultat şi să se identifice în orice moment persoanele care navighează. Acest lucru poate fi realizat prin oferta de abonamente pentru accesul la informaţii, abonamente care pot fi gratuite sau nu, în funcţie de serviciile oferite.

1.3. Probleme ale integrării

Problema integrării sistemelor informatice existente în cadrul unei întreprinderi este greu de formalizat deoarece pleacă de la situaţii foarte diferite. În principal, integrarea sistemelor informatice conduce la apariţia a două mari tipuri de probleme:

a. Probleme tehniceProblemele tehnice sunt datorate eterogenităţii soluţiilor hardware şi

software şi diversităţii tehnologiilor utilizate de diversele sisteme informatice din cadrul întreprinderii. Problemele tehnice generează o discontinuitate de comunicaţie între sistemele informatice.

Pentru rezolvarea acestei probleme, companiile furnizoare de soluţii hardware şi software au un aport important, acestea fiind direct interesate de succesul integrării propriilor produse cu produsele altor companii.

b. Probleme informationaleProblemele informaţionale sunt datorate inconsistenţei datelor şi duc

la apariţia unei discontinuităţi semantice şi structurale între sistemele informaţionale.

Inconsistenţa datelor este rezultatul modului în care au fost dezvoltate aplicaţiile informatice. La realizarea acestor aplicaţii s-a ignorat că ar putea exista alte aplicaţii care să necesite acces la datele create sau întreţinute de aplicaţia respectivă. Alte cauze ale inconsistenţei datelor sunt lipsa unei terminologii standard de definire a conceptelor şi proceselor de afaceri la nivelul întreprinderii şi faptul că sistemele care utilizează tehnologii învechite (sistemele moştenite) nu au implementate mecanisme riguroase pentru declararea şi constrângerea respectării regulilor de afaceri. Soluţionarea inconsistenţei datelor presupune:

i. Identificarea discrepanţelor şi conflictelor posibile

8

Discrepanţele din date apar datorită reprezentării în mod diferit a unor date similare în sisteme diferite, lucru care poate conduce la conflicte. Diferenţele pot fi:

Diferenţe de nume; Diferenţe de natură şi dimensiune; Diferenţe de domeniu; Diferenţe structurale.

ii. Politici de soluţionare a inconsistenţelor Utilizarea uneia din valorile inconsistente fără avertizarea

utilizatorului; Prezentarea tuturor valorilor inconsistente utilizatorului,

indicând sursa informaţiilor şi lăsând la latitudinea utilizatorului soluţionarea problemei;

Utilizarea celei mai recente valori, pe baza unei mărci de timp care indică momentul actualizării informaţiei;

Utilizarea informaţiei din sistemul cel mai de încredere, pe baza evaluării gradului de încredere al datelor din diferite aplicaţii;

Utilizarea unei mărimi agregate pe baza valorilor inconsistente (medie aritmetică, minim, maxim etc).

O alternativă ar fi includerea în logica de acces la datele unei aplicaţii din alte aplicaţii, respectiv în logica de migrare a datelor dintr-o aplicaţie în alta, a mecanismelor de tratare a conflictelor. De exemplu, pot fi utilizate tabele de corespondenţă sau formule de conversie, precum şi mecanisme de implementare a politicilor de soluţionare a inconsistenţei datelor .

1.4. Infrastructura de integrare

Modelul conceptual al unei organizaţii cuprinde: arhitectura sistemului de afaceri (operaţional şi strategic), arhitectura sistemului informaţional şi arhitectura sistemului informatic.Lipsa unei arhitecturi de integrare a sistemelor informatice a făcut ca

adesea cerinţele de integrare să fie rezolvate prin stabilirea unor interfeţe individuale între două sisteme (integrare “punct la punct”). Cum numărul de

9

aplicaţii care trebuie integrate creşte în permanenţă, se ajunge inevitabil la o reţea de perechi de conexiuni, foarte dificil de întreţinut şi dezvoltat.

Această soluţie este uşor de implementat, deoarece necesită o abstractizare redusă a datelor şi proceselor. Dar, pe termen lung, integrarea “punct la punct” nu asigură flexibilitatea necesară adaptării la cerinţe noi care pot să apară. Soluţiile izolate şi punctuale, rezolvă o situaţie de moment, chiar printr-o tehnologie inovatoare, dar pe termen lung conduc la rigiditatea întreprinderii datorită complexităţii soluţiei care devine dificil de implementat şi gestionat.

Pentru ca comunicarea şi colaborarea între aplicaţii să se poată dezvolta eficient este necesară dezvoltarea unei infrastructuri de integrare a sistemelor la nivelul întreprinderii. Această infrastructură trebuie să promoveze metode care să permită sistemelor partajarea de informaţii fară să mai fie nevoie ca fiecare sistem să fie conectat cu toate celelalte.

Alegerea unei soluţii care evită utilizarea integrării “punct la punct” şi asigură un management centralizat al integrării va conduce la reducerea efortului de realizare şi întreţinerii a infrastructurii de integrare a sistemelor informatice.

Aşadar, infrastructura de integrare a aplicaţiilor asigură un cadru centralizat, scalabil, gestionabil pentru integrarea tuturor sistemelor din cadrul întreprinderii, independent de caracteristicile tehnologice ale aplicaţiilor, bazelor de date sau sistemelor de operare. Infrastructura de integrare va permite întreprinderii să gestioneze sisteme informatice complexe, să adapteze sau să îmbunatăţească într-un timp scurt aplicaţiile şi să reducă costurile de întreţinere a infrastructurii tehnice la nivel de întreprindere [MATT99][DONN 99] .

Eficienţa soluţiei de integrare este furnizată de scalabilitatea sa şi de uşurinţa de gestionare în cazul adăugării/modificării sau eliminării de sisteme în cadrul acestei infrastructuri .

Pentru a evita apariţia unor situaţii neprevăzute şi asumarea unor riscuri importante, se recomandă o abordare incrementală în implementarea şi testarea infrastructurii de integrare la nivelul întreprinderii.

În lipsa unei metodologii de elaborare a infrastructurii de integrare se va impune ca cerinţă minimă respectarea următoarelor etape:

a. Definirea scopului integrariiIdentificarea acestui scop presupune definirea problemei de afaceri

care trebuie rezolvată. Scopul integrării sistemelor informatice trebuie să fie definit la nivelul întreprinderii, nu al sistemelor individuale. La realizarea planului de integrare trebuie să ţinem seama în primul rând de obiectivele de afaceri şi prioritatea acestora. Planurile de integrare trebuie să ţină cont de

10

probleme pe termen lung, cum ar fi implicaţiile modificării sistemelor existente asupra soluţiei de integrare.

b. Definirea strategiei de integrareDefinirea strategiei de integrare a sistemelor informatice la nivelul

întreprinderii trebuie să ţină cont de nevoia de flexibilitate în momentul adăugării/modificării/eliminării uneia dintre aplicaţiile integrate. De asemenea, aplicaţiile existente trebuie să fie cât mai puţin afectate de procesul integrării, mai ales dacă este vorba despre sisteme operaţionale cu cerinţe speciale de performanţe şi siguranţă.

O soluţie completă de integrare a sistemelor informatice la nivelul întreprinderii trebuie să includă tehnologii atât pentru integrare la nivelul datelor, cât şi la nivelul proceselor de afaceri. Despre diferitele tipuri de integrare şi tehnologii utilizate pentru realizarea acestora se va vorbi în capitolul 2.

Datorită utilizării unei infrastructuri strategice de integrare a sistemelor informatice, întreprinderea poate beneficia de o viziune completă asupra datelor operaţionale sau suport de decizie din toate bazele de date, aplicaţiile şi sistemele, de la cele “moştenite” până la platformele de integrare. O arhitectură de integrare oferă puterea de transformare, controlul interfeţelor şi scalabilitatea necesară pentru a elimina haosul din reţeaua de interfeţe şi a oferi o flexibilitate reală în implementarea proceselor de afaceri.

c. Definirea soluţiilor de integrare a sistemelor moşteniteIntegrarea sistemelor moştenite, care utilizează o tehnologie

învechită trebuie tratată distinct, prin interfeţe formate din componente configurabile, capabile să asigure metodele pentru acces la tranzacţiile şi datele de pe mainframe-uri. De obicei, mijloacele necesare pentru aceste interfeţe sunt oferite de producătorii de soluţii de integrare. Există trei tipuri de interfeţe:

Interfaţă obiect, numită “wrapping”, pentru tranzacţiile şi datele de pe mainframe. Se recomandă pentru integrarea aplicaţiilor operaţionale cu aplicaţii Web.

Maparea metodelor de acces specifice mainframe-lui la o interfaţă externă cu ajutorul metadatelor. Un exemplu îl constituie interfeţele care folosesc tehnologia XML.

Interfeţe standard de acces la baze de date, de exemplu SQL sau ODBC. Se recomandă pentru conectarea aplicaţiilor mainframe cu aplicaţiile client-server pe două niveluri.

Pentru o întreprindere de mari dimensiuni, se recomandă o strategie care să combine toate cele trei abordări.

11

Problema centrală în cazul sistemelor moştenite provine din faptul că acestea au fost proiectate pentru a procesa cereri în mod secvenţial sau la cerere. Ele nu au fost construite pentru un mediu eterogen de execuţie distribuită. Ca urmare, va fi necesară găsirea unui mod de simulare a notificării evenimentelor specifice sistemelor bazate pe schimburi de mesaje.

1.5. Evoluţia aplicaţiilor integrate de gestiune a firmelor

Schimbările tot mai rapide din mediul de afaceri şi creşterea în complexitate a activităţilor din cadrul unei companii necesită o adaptare permanentă, într-un ritm alert, care, adeseori, pune la încercare capacităţile de efort şi analiză ale factorului uman. Sistemele ERP (Enterprise Resource Planning) au fost create ca soluţie la aceste provocări, fiind capabile să proceseze un volum foarte mare de date şi informaţii agregate în scopul optimizării şi eficientizării proceselor. Ideea centrală în evoluţia sistemelor de aplicaţii pentru întreprindere este caracterul evolutiv. Punctul de plecare în evoluţia actualelor aplicaţii pentru întreprindere ăl constituie anii ’60 şi apoi, pe parcursul a patru decenii, urmând îndeaproape dezvoltările din domeniul sistemelor hardware şi software, a continuat evoluţia până la sistemele ERP.

Anii ’60 se caracterizează prin faptul că majoritatea întreprinderilor realizau aplicaţii centralizate, prin forţe proprii, ceea ce presupune că proiectarea, dezvoltarea şi implementarea lor era făcută in–house. Cele mai multe aplicaţii se axau pe controlul stocurilor şi automatizarea gestiunii, dar se încerca şi crearea aplicaţiilor pentru calculul automat al salariilor şi pentru contabilitate generală. Ca şi limbaje de programare folosite în acea perioadă menţionăm COBOL, ALGOL şi FORTRAN.

În anii ’70, urmează conturarea sistemelor Material Requirements Planning (MRP). În literatura de specialitate [FOHU04], aceste aplicaţii sunt considerate ca un set de tehnici care utilizează inventarul, datele despre stocuri şi programul de producţie pentru calculul necesarului de materiale, lansarea aprovizionării şi asigurarea acesteia pe parcursul procesului de fabricaţie. Văzute prin prisma trecerii timpului şi a evoluţiei de la aplicaţiile simple de control al stocurilor, aplicaţiile MRP au reprezentat metamorfoza sistemului de control al stocurilor sub influenţa calculatorului şi a aplicaţiilor acestuia.

Odată cu maturizarea sistemelor MRP-uri, anii ’80 au marcat evoluţia spre MRP II sau Manufacturing Resource Planning care este

12

conceput în jurul ideii de optimizare a proceselor de fabricaţie prin sincronizarea necesarului de materiale cu cerinţele producţiei. Zonele de aplicaţie a acestor sisteme s-au extins mult peste departamentul producţiei şi au ajuns să aibă aplicabilitate şi departamentele: financiar, resurse umane, distribuţie, vânzare, gestiunea proiectelor.

La acel moment, MRP II era soluţia pentru planificarea eficientă a tuturor resurselor întreprinderii şi asigura planificarea operaţională a necesarului care susţine procesele de producţie, planificarea financiară şi elaborarea de scenarii de tipul “ce ar fi dacă?”. Funcţiunile integrate ale acestor sisteme vizau: planificarea producţiei, planul de vânzări, programarea producţiei, planificarea necesarului de materiale, planificarea capacităţilor de producţie, ca şi urmărirea execuţiei – aprovizionare, fabricaţie, vânzare. Deosebit de importante sunt ieşirile oferite de aceste sisteme: rapoarte financiare, plan de vânzări, plan de aprovizionare, proiecţii de stocuri, buget de expediţie şi transport.

Pe baza acestor câtorva caracteristici prezentate, putem afirma faptul că MRP II nu este doar un instrument de planificare şi urmărire a producţiei, el fiind un sistem mult mai complex care a evoluat către ceva şi mai cuprinzător şi anume, Enterprise Resource Planning. În [FOHU04] se arată că la acel moment s-a propus un alt nume, care a funcţionat pentru un timp: BRP (Business Resource Planning), denumire care subliniază faptul că este mai mult decât un sistem care se adresează exclusiv producţiei. Potrivit resurselor de pe internet, şi anume site-ului www.technologyevaluation.com , cei care au introdus conceptul de ERP sunt cei de la Gartner Group.

Deci, sfârşitul anilor ’80 şi anii ’90 au fost marcaţi de apariţia sistemelor ERP, ele fiind rezultatul extinderii funcţionalităţii suitelor MRPII. Având ca şi punct de plecare, fundaţia tehnologică a MRP II, sistemele ERP integreaza toate procesele economice: producţie, distribuţie, contabilitate, financiar, personal, stocuri, service şi întreţinere, logistică şi gestiune proiecte, asigurând consistenţa informaţională, accesul şi vizibilitatea în întreaga organizaţie.

Menţinând caracterul evolutiv, producătorii de soluţii ERP, au adăugat suitelor lor, noi module şi funcţionalităţi, şi s-a produs astfel trecerea la o nouă etapă în evoluţia sistemelor ERP şi anume “ERP extins”. Anii 2000 sunt caracterizaţi prin aplicaţii precum APS (Advanced Planning and Scheduling), soluţii e-business pe zona relaţiilor cu clienţii – CRM (Customer Relationship Management) sau pe furnizori-aprovizionare – SCM (Supply Chain Management). Tot în acestă perioadă au apărut şi concepte noi, cum sunt BPI (Business Process Integration), EAI (Enterprise Application Integration), ENS (Enterprise Nervous System).

13

Pentru a ilustra grafic evoluţia sistemelor ERP de-a lungul celor 4 decenii, prezentăm, în continuare, următoarea figură:

Figura 1.1 Evoluţia aplicaţiilor integrate de gestiune a firmelor( prelucrare şi adaptare după [FOHU04] )

1.6. ERP (Enterprise Resource Planning)

1.6.1. Ce este un sistem ERP?

Un ERP, „considerat expresia cea mai fidelă a iterdependenţei dintre economic şi tehnologia informaţională, reprezintă o infrastructură software, multi-modulara ce oferă suport de gestiune şi coordonare a diferitelor structuri şi procese din companie, în vederea realizării obiectivelor de afaceri” [FOHU04]. Scopul unui sistem ERP (sistem de gestiune integrată a proceselor de afaceri) este realizarea unei mai bune comunicări în companie, îmbunătăţirea cooperării şi interacţiunii dintre diferite departamente precum cele de planificare a producţiei, achiziţii, producţie, vânzări şi relaţii cu clienţii. Pe scurt, un sistem de gestiune a companiei de tip ERP reprezintă planificarea celor 4 factori determinanţi pentru o afacere de succes: factorul uman, financiar, tehnic şi de resurse (cei 4 M - Man, Money, Machines şi Materials), dupa sursa http://www.cio.com/research/erp/.

Davenport T.H., specialist de renume în domeniile de management şi sisteme informaţionale pentu afaceri propune ca definiţie pentru ERP: ”un pachet care promite integrarea completă a tuturor informaţiilor din cadrul unei oraganizaţii [FOHU04]. Acest concept este ilustrat în Figura 1.2.

14CLIENT

Vânzări şi distribuţie

Service postvânzar

e

Bază de date unică

Financiar-contabilitate

Productie

Stocuri

FURNIZORI

Figura 1.2 Schema conceptuală unui sistem ERP [RASH02]

ERP integrează toate procesele economice: producţie, distribuţie, contabilitate, finaciar, personal, stocuri, service şi mentenanţă, logistică, gestiune de proiecte, oferind accesabilitate, vizibilitate şi consistenţa informaţională în întreaga organizaţie. ERP înseamnă integrarea tuturor aplicaţiilor într-o soluţie globală, care acoperă toate procesele intercorelate prin care concretizează activitatea organizaţiei, eliminând graniţele dintre departamente şi delimitările funcţionale, ca şi pe cele ale organizaţiei cu mediul şi oferind posibilităţi de lucru multiutilizator, multiscop şi multispatiu.

Prin definiţie, un sistem de tip ERP reprezintă o soluţie software complexă, bazată pe arhitectura client-server ale cărei elemente sunt integrate într-o platformă comună, pentru gestionarea resurselor companiei, prelucrarea tranzacţiilor şi facilitarea integrarii tuturor procelor necesare în cadrul unei afaceri, centralizându-le, facilitând împărtăşirea datelor şi eliminând redundanţa [FOHU04]. Fiecare pachet ERP oferă funcţionalităţi diferite pentru industrii diferite.

Provocarea principală constă în integrarea tuturor proceselor economice şi optimizarea resurselor disponibile.

Sistemele ERP actuale realizează integrarea tuturor funcţiilor de conducere ale unei companii, plecând de la :

planificare; asigurarea stocului de materii prime şi materiale; definirea tehnologiilor; coordonarea proceselor de producţie; gestiunea financiar- contabilă, a resurselor umane, a stocurilor

de produse finite; dezvoltarea şi menţinerea relaţiilor cu clienţii şi partenerii de

afaceri.Un astfel de sistem permite factorilor de decizie realizarea unor

analize complete asupra realizării planului de afaceri. Prin opţiunile de

15

Aplicaţii front-office Aplicaţii back-office

simulare a activităţilor şi prin caracterul flexibil şi dinamic al aplicaţiilor se pot realiza :

planuri de previziune; evaluări şi predefiniri ale tendinţelor de evoluţie ale industriei

din care face parte compania; analize calitative; integrarea cu noile tehnologii e-business; comunicare on-line.

La implementare, sistemele ERP includ o serie de caracteristici de bază. Sunt instalate pe un sistem de gestiune a bazelor de date. Platformele de baze de date folosite cel mai frecvent sunt: Oracle, DB2, Informix, MS SQL Server, SQL Base şi Sybase. Baza de date necesită o setare iniţială conform proceselor organizaţiei şi trebuie sa asigure acces direct la informaţii în timp real (avantajul bazelor de date unice) pentru toţi membrii organizaţiei. Odată terminată instalarea, utilizatorii introduc datele, informaţiile fiind transferate prin intermediul proceselor la alte module. În final, sistemele ERP includ instrumente de raportare periodice sau realizate ad-hoc.

Aplicaţiile ERP sunt realizate cu ajutorul instrumentelor CASE, care simplifică munca programatorilor, preluând regulile şi generând automat codul sursă. Avantajele sunt:reducerea timpului de dezvoltare şi obţinerea unui produs de calitate, prin minimizarea erorilor. În plus, utilizarea instrumentelor CASE sprijină consistenţa aplicaţiilor şi standardizarea sub aspect funcţional.

Sub o formă simplificată un sistem ERP poate fi definit prin prisma a două proprietăţi fundamentale: funcţionalitatea şi integrarea.

Figura 1.3 Reprezentarea simplificată a unui sistem ERP

Cele două părţi se condiţionează reciproc.

16

Integrarea asigură conectivitatea între fluxurile de procese economice funcţionale. Ea poate fi gândită ca o tehnică de comunicare.Câteva modalităţi obişnuite prin care comunicarea are loc prin şi pentru integrare sunt: codul sursă, reţele locale şi extinse de calculatoare, Internet, e-mail, workflow, instrumente de configurare automată, protocoale, baze de date. Putem spune că integrarea este realizată prin comunicare, iar comunicarea este realizată prin integrare.

Partea funcţională a unui sistem ERP asigură fluxurile de procese economice din cadrul fiecărei funcţiuni. Astfel, în cadrul unei suite ERP se regăsesc de la câteva, până la zeci de module funcţionale (contabilitate generală, debitori, salarii, stocuri, aprovizionare, planificarea producţiei, logistică, comenzi şi vânzare) [FOHU04].

1.6.2 Arhitectura unui sistem ERP

Sistemul aplicațiilor de întreprindere se implementează pe o arhitectura de tip client-server care creează premisele unui mediu de prelucrare descentralizat. După cum este prezentat şi în lucrarea [FOHU04], modelul de arhitectura implementat de către sistemele ERP este cel cu trei straturi, ilustrat în figura următoare:

Figura 1.4 Arhitectura cu trei niveluri a unui sistem ERP

Caracterizarea funcţiunilor celor trei niveluri ale arhitecturii:

17

Nivelul prezentare constă în interfaţa grafică utilizator sau programul de navigare (browser) pentru accesarea funcţiilor sistemului.

Nivelul aplicaţie cuprinde regulile afacerii, logica şi funcţiunile sistemului, programele care asigură transferul datelor de la / la serverele de baze de date.

Nivelul bazei de date - asigură gestiunea datelor organizaţiei, inclusiv a metadatelor; cel mai adesea se regăseşte aici un SGBD relaţional dintre cele standardizate industrial, care include şi modulul SQL.

Această structurare logică permite ca interfaţa sistemului ERP să ruleze pe calculatorul utilizatorului, prelucrarea să se realizeze pe nivelul de mijloc al serverelor de aplicaţii, iar sistemele de baze de date să funcţioneze pe al treilea strat, al serverelor specializate.

1.6.3. Componentele principale ale unui sistem ERP

Analizând sistemele ERP dezvoltate pana în prezent, pot fi evidenţiate o serie de componente care intră în componenţa acestora :

Nomenclatoare (fişiere de bază) de clienţi, furnizori, personal sub forma unor fişiere care reunesc toate datele de descriere a acestora şi interfaţează cu oricare modul care se serveşte de aceste date.

Contabilitate generală sau componenta financiar-contabilă. Componenta asigură conducerea evidenţei contabile şi gestiunea financiară. Funcţionalitaţile acestei componente vizează: automatizarea înregistrării informaţiilor financiar-contabile preluate din documentele primare, cu preluarea automată a datelor din alte aplicaţii ale sistemului ERP şi realizarea evidenţei contabile complete, la nivel sintetic şi analitic. De cele mai multe ori, componenta acopera doar cerinţele contabilitaţii financiare, asigurând în primul rând obţinerea documentelor contabile de sinteză cerute de legislaţia în vigoare şi poate fi completată printr-o componentă de analiză, tip tablou de bord, care oferă informaţii privind performanţele firmei.

Încasări-plăţi. Această componetă poate apărea sub forma a doua module: Debitori şi Creditori, care gestionează şi înregistrează creanţele şi datoriile întreprinderii.

Salarizare. Componentă legată adesea de componenta resurse umane, având ca obiect calculul şi evidenţa salariilor. Sunt automatizate calculul taxelor, al contribuţiei la bugetul statului şi asigurărilor sociale.

18

Resurse umane. Componenta care sprijină crearea unei politici de personal, susţinând activitaţile de recutare şi selecţie a personalului;

Imobilizări. Gestionează mijloacele fixe, dar şi obiectele de inventar sau activele necorporale. Gestiunea acoperă întreaga durată de utilizare a activului şi se poate afla în orice moment care este starea acestuia şi operaţiile efectuate asupra lui (intrare, modernizare, modificare, reevaluare, scoatere din funcţiune, casare). Oferă multiple posibilitaţi de calcul şi întregistrare a amortizării (liniară, degresivă, accelarată). Deosebit de utile sunt rapoartele generate, impuse de legislaţia în vigoare sau necesare conducerii.

Planificare-producţie. Planificarea vizeaza executantul, termenul, articole de realizat, costul programat şi detaliile tehnice.

Urmărire producţie (uneori livrat într-o singură componentă împreună cu Planificarea). Întregistrează preluarea notelor de predare şi a rapoartelor de lucru, analizează şi compară comenzile lansate, oferă rapoarte cumulate ori detaliate ale producţiei, pe faze sau pe produse/lucrări, precum şi rapoarte de costuri.

Gestiune date tehnice. Componenta stochează definiţiile şi caracteristicile tehnice ale produselor şi tehnologiilor de fabricaţie.

Planificare necesar de materiale. Cu ajutorul acestei componente se determină automat cantităţile de materiale necesare, pe baza datelor despre procesul de fabricaţie şi a planului de producţie aprobat.

Planificare şi urmărire consumuri şi costuri. Componenta întocmeşte bonurile de consum şi preia datele despre consumuri de la magazii, centralizează aceste date pentru calculul costurilor, generează rapoarte detaliate sau centralizate cu privire la consumurile planificate si realizate.

Managementul proiectelor. Componenta are ca obiect proiectele de investiţii, activităţile interne sau lucrările efectuate de terţi: planificarea (bugetarea), finanţarea şi urmărirea executării acestora.

Stocuri. Componenta permite gestiunea cantitativă şi calitativă a stocurilor şi generarea automată a documentelor contabile.

Gestiunea depozitelor (inclusă adesea în modulul de Stocuri). Componenta defineşte din punct de vedere organizatoric unităţile de stocare: tipurile de inventar şi subinventar, depozite, magazii, locaţii, modul de localizare al stocurilor.

Aprovizionare (Furnizori). Componenta depăseşte atribuţiile unei aplicaţii de gestiune, fiind un instrument de optimizare a aprovizionării, care poate determina realizarea de economii. Modulul Aprovizionare se leagă de componenta Stocuri.

19

Vânzări. Componenta gestionează activitaţile specifice procesului de vânzare.

Întreţinerea echipamentelor (mentenanţa). Această componentă rezolvă gestiunea tehnică şi urmărirea modului de utilizare a echipamentelor, permite planificarea resurselor şi costul lucrărilor. Foarte important este istoricul activitaţilor de întreţinere şi reparaţii.

Transport (Logistică). Această componentă permite planificarea şi gestionarea activitaţilor logistice din procesele de vânzare şi distribuţie.

Service/Servicii. Această componentă urmăreşte garanţiile şi serviciile postvânzare.

Analiza (Business Intelligence). Modulul preia datele din baza de date, realizează diferite analize şi furnizează informaţiile în forma dorită de utilizator. Cele mai puternice opţiuni sunt analizele multi-dimensionale(OLAP), simulările, scenariile şi prognozele.

Soluţii specifice fiecărei industrii Generatorul de rapoarte. Acest instrument permite utilizatorilor

obţinerea rapoartelor dorite în cadrul fiecărui modul funcţional folosind datele din baza de date a sistemului ERP.

1.6.4. Implementarea unui sistem ERP

Adoptarea unui sistem ERP este o decizie dificilă pentru orice organizaţie. Succesul unui proiect ERP nu depinde de şansă. Alegerea celei mai potrivite soluţii, instruirea personalului şi planificarea resurselor sunt trei din cele condiţiile esenţiale pentru implementarea reuşita şi utilizarea în condiţii de eficienţă maximă.

A. Decizia de implementare a unui sistem ERP trebuie să fie fundamentată pe baza unui set de criterii foarte precise de selecţie şi analiză comparativă a mai multor variante de aplicaţii, cum ar fi:

obligativitatea respectării cadrului legal al fiecărei ţari, dar şi alinierea la legislaţia şi normele europene;

posibilitatea operarii în monedă naţională, implementarea monedei unice europene, dar şi lucrul facil cu alte valute;

prelucrări în timp real; structura modulară a software-ului aplicativ care să permită

implementarea etapizată şi extinderea ulterioara a ariei funcţionale acoperite;

independenţa de platforma hardware; caracteristicile funcţionale;

20

asigurarea unui nivel înalt al securitaţii şi integritaţii datelor; minimizarea riscurilor, avantajele directe şi posibilitatea

justificării clare a investiţiei.Integrarea este principalul deziderat al unui proiect ERP. În teoria

oraganizaţională integrarea defineşte nivelul de colaborare între indivizi, ca şi între entităţi. Într-o organizaţie, indivizii îşi formează un mod particular de abordare, gândire şi rezolvare a sarcinilor de lucru, corespunzător educaţiei şi experienţei fiecăruia. Abordările pot fi uneori conflictuale, de aceea se aşteaptă ca integrarea să asigure coordonarea şi colaborarea între indivizi prin instrumente specifice.

B. După decizia de adoptare a unui sistem ERP, urmează cea de selecţie a celei mai potrivite soluţii, ilustrată sub forma unei scheme logice în Figura 1.4. Alegerea celei mai potrivite soluţii pentru o organizaţie constituie o decizie semi-structurată, întrucât numai o parte a problemei poate fi tratată prin intermediul unei proceduri clar definite. Nu există o procedură formală unanim acceptată pentru acest proces decizional. Pe lângă dificultăţile procesului de evaluare, o altă problema este analiza celor mai adecvate criterii de selecţie. Criteriile de selecţie pot fi încadrate în câteva mari categorii:

Dimensiunea afacerii şi amploarea proiectelor viitoare ; Infrastructura tehnologica si necesarul de investiţii impus de acest proiect; Specificul activităţii desfăsurate este unul dintre cele mai importante criterii. Presupune cercetarea cazurilor similare de pe piaţa. Prezenţa aplicaţiilor verticale (sau dedicate) care au fost scrise special pentru un domeniu de activitate nu va fi neglijată. Se poate opta pentru verticale pentru că oferă avantajul conţinutului mare de cunoştinţe încorporate (experienţa companiilor care au ,,deminat terenul" şi au avut succes); Gradul de dispersie geografică, astfel încât, dacă investiţia se dovedeşte a fi deosebit de costisitoare, se poate opta pentru sistemul implementării în cascadă, caz în care vorbim de o structurare IT/ERP pe două niveluri. Această structurare oferă avantajul unui mecanism perfect de funcţionare pentru companiile ce dezvoltă relaţii la nivel transnaţional: un nivel superior corespunzător filialelor mari şi locaţiei principale, acoperit de aplicaţii puternice ERP (ex. SAP R/3 Systems, Oracle Applications) şi nivelul inferior acoperit de soluţii flexibile care oferă garanţia competitivităţii la un cost scăzut de achiziţie şi întreţinere, destinate filialelor mici (ex. Scala, Siveco); Structura aplicaţiilor existente vizează un complex de probleme

21

dintre care amintim: redundanţa şi inconsistenţa datelor, dificultatea accesului la bazele de date, fenomenele de izolare a datelor, complexitatea deosebită a actualizărilor, problemele de securitate şi de integritate a datelor, imposibilitatea, inflexibilitatea în faţă modificărilor curente şi modelarea corectă a afacerii.

Figura 1.5 Modelarea deciziei de selecţie [RASH02]

C. Activităţile de selectare şi implementare a unui sistem ERP se constituie într-un mediu de (re)construire a valorilor organizaţiei.Următoarele principale activităţi se succed în implementarea ERP [FOHU04]:

Educarea managerilor şi acţionarilor - cunoaşterea fenomenelor tehnologice, a specificului şi avantajelor ERP creeaza o atitudine pozitivă faţă de proiect.

Formarea echipei proiectului - în cazul unui buget limitat se poate merge pe o soluţie mixtă, care să combine cunoştinţele experţilor cu avantajul terenului propriu al specialiştilor firmei. Figura 1.6 prezintă o posibilă configuraţie de echipă ERP.

22

Figura 1.6 Configuraţia unei echipe ERP [ANDE2000] Analiza cerinţelor - este procesul care determină cerinţele

informaţionale ale oraganizaţiei, adresându-se tuturor caracteristicilor funcţionale majore.

Planul de integrare al afacerii - este realizat în mai multe sesiuni de lucru, combinând cerinţele informaţionale stabilite cu specificaţiile funcţionale (curente şi pe termen lung) necesare strategiei afacerii. Echipa proiectului gândeşte şi stabileşte ce poate

23

software-ul să rezolve şi cum anume(fară a intra în detalii de implementare).

Stabilirea viziunii şi obiectivelor proiectului - vizunea arată asteptările organizaţiei, ţinând seama de interacţiunea sistemului ERP cu funcţiunile afacerii.

Pregătirea şi instruirea echipei proiectului - constituie extensia activităţilor premergătoare de educare. În această fază poate fi întocmit un plan detaliat al proiectului.

Studiul ofertei de soluţii ERP - presupune solicitarea de informaţii, direct sau prin parcurgerea ofertelor.

Fezabilitatea economică a proiectului este dată în principal de rata de recuperare a investitiei (ROI-Return On Investment) şi reprezintă analiza deciziei de inveştiţie a unor sume importante într-un sistem nou.

Cererea de oferta adresată furnizorilor de ERP - reuneşte întrebări concrete care privesc funcţionalitatea sistemului. Acurateţea şi descrierea detaliată a cerinţelor sunt esenţiale pentru întocmirea cererii de ofertă.

Evaluarea resurselor hardware - este un proces complex, deosebit de important. Cea mai frecventă modalitate de lucru este completarea de chestionare primite de la furnizorii ERP.

Vizitele de lucru ale furnizorilor ERP - constituie o oportunitate pentru ca aceştia să înteleagă modul de desfăşurare a activităţii economice a firmei.

Demonstraţii ale soluţiilor software - permit managerilor şi acţionarilor firmei să-şi formeze opinii mai clare, să pună întrebări şi să înteleagă modul de funcţionare a soluţiilor.

Sesiunile de planificare anticipată - Stabilesc informaţii detaliate despre domeniul acoperit, timpul şi resursele necesare pentru a implementa soluţia unui anume furnizor ERP. Sunt alese modulele de implementare şi se discută timpul şi resursele necesare.

Procesul de luare a deciziei - implică managerii şi acţionarii firmei care evaluează informaţiile adunate. Decizia poate fi luată în unanimitate, dacă toată lumea voteaza aceeaşi soluţie sau poate fi controversată, dacă sunt susţinute două sau mai multe soluţii.

Întocmirea şi semnarea contractului între firma beneficiară şi furnizorul ERP - semnarea contractului (pot fi contracte individuale pentru resurse hardware, software şi service sau un singur contract ce reglementează situaţia tuturor resurselor) legiferează acordul formal între cele două părti de implementare a noului sistem .

24

Planificarea proiectului - punctul de pornire este planul întocmit în sesiunea de planificare anticipată, acesta fiind acum reevaluat, extins şi completat. Rezultatul acestei faze se constituie în intrare pentru faza următoare.

Planificarea de detaliu - planul descrie modulele funcţionale şi planul de instalare, cu termene de realizare concrete. După detalierea tuturor componetelor, planul poate fi transpus în format electronic, cu ajutorul unei aplicaţii de management al proiectelor. Cel mai adesea se obţine o Diagrama Gantt ce ilustrează calendarul proiectului.

Activităţile de instruire ERP - orele de instruire ERP au ca scop întelegerea specificului unui sistem ERP de către membrii echipei din punct de vedere funcţional şi modul concret în care interacţionează cu funcţiunile economice.

Configurarea aplicaţiilor - este sarcina furnizorului ERP, care se informează asupra modului de desfăşurare a activităţii. Administrarea întrebărilor se poate face în trei moduri: manuală, semiautomată şi automată. Pentru succesul implementării este esenţial ca echipa proiectului şi utilizatorii să fie edificaţi asupra soluţiei ERP, iar furnizorii asupra specificului firmei şi activităţilor economice.

Stabilirea politicii de proiect - urmăreşte crearea unui cadru director pentru tratarea conflictelor, într-un document sunt specificate toate procedurile formale(regulile).

Discutarea rapoartelor - se concretizează în comparaţii între rapoartele curente şi cele generate de noul sistem, din trei puncte de vedere: selecţia datelor, ordonarea şi afişarea lor. În cazul reproiectării proceselor economice, modificările de fluxuri generează schimbări în partea de raportare . Sunt discutate modificările şi este stabilit noul format.

Maparea funcţională – au loc activităţi cu un caracter interactiv şi presupun mai multe discuţii; este necesară vizualizarea modificărilor şi a rezultatelor pe parcurs prin reprezentarea grafică a fluxurilor.

Prototipizare şi testare- sunt preluate rezultatele fazei de mapare funcţională pentru a stabili dacă pachetul de programe acoperă harta funcţională schiţată.

Modificarea şi adaptarea cerintelor - asigură extinderea caracteristicilor funcţionale ERP. Modificările sunt operate după ce maparea funcţională şi prototipizarea au demonstrat că aplicaţia nu poate realiza funcţia respectivă.

25

Conversia datelor - este una dintre cele mai “sensibile” faze ale proiectului, datorită dificultaţii de a prelua datele din bazele de date curente în noul sistem. Se operează, de regulă, cu două modalitaţi de conversie: introducerea manuala (deşi consumatoare de timp, are avantajul asigurării integrităţii datelor prin testare, ceea ce nu se întâmplă la conversia electronică) şi introducerea automată (conversia automată). Se pot folosi utilitare de conversie a bazelor de date dacă este certă integritatea datelor din bază de date a firmei. Asigurarea integrităţii este foarte importantă deoarece absenţa ei poate compromite funcţionalitatea aplicaţiei, iar haosul din bazele de date poate dura luni de zile (ţinând cont de numărul mare de elemente interdependente ale bazei de date).

Planurile de urgenţa - se referă la situaţiile de criză (coruperea bazei de date în faza de lansare a sistemului, pierderea suportului conducerii executive ori a sprijinului financiar, apariţia de probleme tehnice insurmontabile în faza de prototipizare etc.).O importanţă deosebită este acordată erorilor din partea finală a proiectului.

Documentaţia proiectului - este unul dintre cele mai importante mijloace de comunicare. Documentarea fazelor tempereaza elanul membrilor echipei, care trebuie să gândească şi să exprime în scris activităţile derulate.

Instruirea utilizatorilor finali – se realizează în funcţie de zona funcţională acoperită, fiecare învăţând funcţionalităţile pe care le va utiliza. Sunt oferite utilizatorilor manuale de instruire.

Auditarea - este activitatea desfăşurată în paralel cu proiectul. Scopul său este asigurarea derulării proiectului conform planurilor, respectarea termenelor şi încadrarea în buget. Există câteva momente cheie, importante pentru auditare: preimplementare, implementarea si postimplementare. De obicei, responsabilitatea auditului cade în sarcina echipei proiectului, chiar dacă furnizorul ERP şi consultanţii externi oferă asistentă.

Suportul postimplementare - include toate activităţile care susţin exploatarea noului sistem. Asistenţa este necesară datorită erorilor sau nesincronizărilor care apar în funcţionalitatea aplicaţiilor (adesea generate de programele de conversie a datelor).

Instruirea continuă şi întreţinerea –sunt menite să protejeze investiţia în noul sistem. Întreţinerea continuă este o concretizare a suportului postimplementare. Instruirea are loc, în primul rând în cadrul firmei, prin instruire încrucişată şi chiar rotaţia cadrelor.

26

D. „Motivaţia fiecărei organizaţii pentru alegerea ERP influeţează strategia de implementare. [FOHU04] pune în evidenţă trei mari categorii de motive:

Tehnice - aplicaţii izolate, platforme învechite faţă de prezentul tehnologic (vechile aplicaţii din ce în ce mai greu de întreţinut, mai ales datorită costurilor mari, trebuie înlocuite cu o platforma IT comună, care asigură integrarea sistemului).

Operaţionale - îmbunăţirea proceselor, vizibilitea informaţională, reducerea costurilor operaţionale (adopate de către organizaţiile care sunt dispuse să opereze modificări ale proceselor economice).

Strategice - îmbunătăţirea relaţiilor cu clienţii, restructurarea afacerii, standardizarea multilocaţie, nevoia de eficienţă şi integrare (această abordare poate asigura organizaţiei obţinerea de avantaje competitive, care îi îmbunătaţesc poziţia pe piaţă).Primele studii privind implementarea proiectelor ERP au delimitat

două tipuri iniţiale de abordări: strategia ,,Big Bang" şi strategia pe faze, iar ulterior s-au conturat alte strategii [FOHU04]. În continuare sunt prezentate, pe scurt, câteva strategii de implementare ale sistemelor ERP:

1. Proiectele de avengură aleg, de regulă, strategia cu riscuri minime. Presupune parcurgerea tuturor paşilor şi activităţilor descrise pe parcursul unei perioade de timp extinse (aproximativ 2 ani).

2. Strategia de buget urmăreste implementarea noului sistem cu un buget cât mai mic, numărul activităţilor fiind redus datorită faptului că sunt eliminate activităţile consumatoare de resurse. Nu constituie o prioritate implementarea rapidă, ci încadrarea într-un anumit buget.

3. Strategia „Big Bang” este o metodologie rapidă, uşoară şi presupune costuri minime. Reuneşte doar elementele de bază, eliminând multe activităţi din dorinţa de a reduce timpul de implementare şi costurile. Conversia datelor se face de obicei manual, pentru a nu se pierde timpul cu elaborarea de programe de conversie electronică. Această strategie este aleasă atunci când se au în vedere implementări rapide.

4. Strategia cu forţe proprii presupune folosirea echipei proprii de specialişti (analişti şi programatori) pentru a dezvolta un sistem ERP de „la zero”. Numărul de activităţi este mic, dar se regăsesc activităţile specifice dezvoltării sistemelor ERP: cele de analiză, mapare funcţională, prototipizare şi modificare a aplicaţiilor. Succesul depinde în mare măsură de priceperea şi cunoştinţele echipei de specialişti.

5. Strategia „la cheie” are aceeaşi structură şi secventă de activităţi ca şi strategia riscurilor minime. Diferenţa apare la planificarea şi derularea propriu-zisă a activităţilor care sunt realizate cu resurse externe. Apar probleme la punerea în funcţiune şi preluarea sistemului de catre utilizatori.

27

6. Strategia de parteneriat se deosebeşte de alte strategii prin faptul că responsabilităţile proiectului sunt partajate de beneficar şi de către partenerii săi. Proiectul beneficiază astfel de cunoaşterea şi experienţa acumulate de firmele partenere de implementare, iar pe de altă parte, organizaţia beneficiară este implicată activ în activităţile proiectului

E. „Una dintre preocuparile majore într-un proiect ERP se referă la modalitatea concretă de înlocuire a sistemului existent cu noul sistem. Este o chestiune îndelung dezbătută de practicienii ERP. Practica implementărilor a consacrat mai multe posibilităti de realizare a tranziţiei de la vechi la nou: integrală, pe faze, paralelă sau hibridă.

În alegerea strategiei de tranziţie trebuie să se porneasca de la o idee fundamentală, accea că implementarea ERP este sprijinită pe 3 factori: procesele, tehnologia şi oamenii, toţi la fel de importanţi pentru succesul proiectului” [FOHU04].

a. Strategia integrală, presupune înlocuirea completă a vechiului sistem cu sistemul nou la un moment dat. Funcţiunile îndeplinite de aplicaţiile vechi trec simultan şi complet în sarcina noilor aplicaţii. Este o strategie mai putin utilizată şi nu este recomandată de furnizorii şi implementatorii ERP. Strategia integrală implică multe resurse, care trebuiesc atent planificate pentru succesul operaţiunilor. Se remarcă o reducere a costurilor punerii în funcţiune prin absenţa programelor de tranziţie care asigură intefaţa între vechile aplicaţii şi cele noi. Abordarea este aplicabilă implementărilor rapide, atunci când există o dată limită, la care sistemul trebuie să funcţioneze. De asemenea, are succes în cazul proiectelor mici, unde se poate mentine cu uşurinţă controlul asupra activitaţilor.

b. Strategia pe faze (numită şi modulară sau secvenţială) implementează modulele rând pe rând. Acest mod de tranziţie presupune utilizarea unor programe de interfaţă, care acoperă ,,golul" dintre vechile aplicaţii şi cele noi, pâna când acestea devin complet funcţionale. De asemenea, sunt utilizate programe de conversie a datelor.

Procesul începe cu punerea în funcţiune a unui modul (de exemplu: Financiar-Contabil), celelalte funcţiuni fiind acoperite de aplicaţiile vechi. Urmează apoi secvential celelalte module, în ordinea considerată oportună de beneficiar.

Multe organizaţii consideră această abordare mai confortabilă şi lipsită de riscuri decât altele, resursele solicitate fiind rezonabile. Sunt necesare resurse tehnice, în speţă programe de tranziţie, de conversie şi

28

preluare a datelor. Un dezavantaj important este durata lungă a acestei perioade de tranziţie.

c. Strategia paralelă menţine în funcţiune ambele sisteme într-un interval de timp. Perioada variază în intervalul: o zi - câteva luni. Avantajul major al acestei abordări este posibilitatea recuperării în situaţia eşecului noului sistem. Întrucât ambele sisteme lucrează în paralel, activitatea organizaţiei nu va fi perturbată în cazul în care apar disfuncţionalităti în noul sistem ERP. Strategia în paralel este caracterizată de riscuri minime, realizându-se în plus validarea sistemului implementat, prin compararea rezultatelor prelucrărilor în cele 2 sisteme.Volumul mare de resurse angrenat e(aceleaşi date prelucrate şi preluate de două ori) reprezintă un dezavantaj major. De asemenea, pot apărea erori datorate confuziei utilizatorilor, care nu interacţionează corect cu noile aplicaţii. Strategia paralelă este adecvată situaţiilor în care este esenţială stabilitatea noului sistem ERP, pentru firmele în care disfuncţionalităţile acestuia ar fi fatale desfăşurării activităţii.

1.6.5. Avantajele utilizarii ERP

A. Analiza din punct de vedere al funcţionalităţilor oferite

După cum se precizează în [OLEA00], principalele avantaje ale folosirii unui ERP în cadrul unei companii sunt :

Informaţia este introdusă în sistem o singură dată într-o bază de date foarte complexă;

Obligă la folosirea "celor mai bune practici" din industrie; Permite personalizări; Funcţionează pe o structură fiabilă de fişiere; Furnizează funcţionalităţi pentru interacţiunea cu alte module; Furnizează instrumente pentru interogări şi rapoarte ad-hoc.

Sistemele ERP furnizează informaţii pentru conducere şi analize pentru organizaţii, iar cele cinci beneficii majore ale sistemelor ERP sunt:

informaţii on-line/în timp real pentru toate ariile funcţionale ale unei organizaţii;

standardizarea datelor şi acurateţe la nivel de întreprindere; aplicaţiile includ cele mai bune practici din industria respectivă; eficienţa pe care o înregistrează compania; analizele şi rapoartele ce pot fi folosite la planificări pe termen

lung.

29

Conform sursei http://www.cio.com/research/erp/edit/erpbasics.html#erp_abc sunt cinci motive majore pentru care companiile doresc să preia ERP-ul:

1. Integrarea informaţiilor financiare În timp ce managerii încearcă să înteleagă performanţa globală a

companiei, poate găsi diferite versiuni ale realităţii. Departamentul Financiar are un set de valori reprezentând venitul, Departamentul Vânzări un cu totul altul şi alte diferite departamente pot avea fiecare o versiune diferită despre propria contribuţie la venitul total al companiei. Sistemul ERP creează o singură versiune a realităţii pe care nimeni nu o poate contesta pentru că toţi folosesc acelaşi sistem.

2. Integrarea informaţiilor corespunzătoare comenzii clientuluiSistemul EPR poate deveni locul unde comanda clientului este înregistrată,

trimisă de CSR (Customer Service Representative) la Departamentele Financiar şi Comercial, generând emiterea unei facturi corespunzătoare care va ajunge în final la CSR. Având această informaţie într-un singur sistem, în loc să fie căutată în diferite alte sisteme care nu pot comunica între ele, companiile pot ţine evidenţa şi urmări stadiul unei comezi mult mai uşor, putând coordona producţia, inventarul şi direcţionarea informaţiei către mai multe departamente în acelaşi timp.

3. Standardizarea şi eficientizarea procesului de producţieCompaniile de producţie se află de multe ori în situaţia ca diferitele

departamente ale companiei să ajungă la rezultate diferite folosind sisteme şi metode computerizate diferite. Sistemele ERP implică un sistem care conţine metode standardizate pentru automatizarea unora dintre paşii efectuaţi în procesul de producţie. Standardizarea acestor procese şi folosirea unui singur sistem integrat poate conduce la o utilizare mai eficientă a timpului, creşterea productivităţii şi reducerea erorilor umane.

4. Reducerea inventaruluiUn sistem ERP ajută ca desfăşurarea unui proces de producţie să se facă

mult mai uşor. Acesta poate conduce la diminuarea inventarului corespunzător personalului folosit în procesul de producţie (inventar al muncii în proces) şi poate ajuta utilizatorii sistemului să planifice mai bine îndeplinirea comenzilor, reducând inventarul bunurilor care au trecut prin întreg stadiul producţiei, aflându-se în cadrul stocurilor existente. Pentru a îmbunătaţi cu adevarat flexibilitatea reţelei de aprovizionare şi distribuire, este nevoie de un software “reţea”, iar ERP-ul ajută la acest lucru.

5. Standardizarea informaţiilor din Departamentul de resurse umaneMai ales în interacţiunile cu alte diferite departamente din cadrul

companiei, Departamentul de resurse umane poate să nu aibă o metoda simplă pentru găsirea angajaţilor şi pentru a comunica cu ei despre servicii şi beneficii. Sistemul ERP poate îmbunătaţi acest lucru.

30

Producţia este cel mai important proces în lanţul valorii într-o întreprindere producătoare, iar calitatea şi competitivitatea pe piaţă a produselor rezultate din procesul de producţie este esenţială. Pentru îndeplinirea acestor deziderate este esenţială eficienţa sistemului informatic de gestiune a activităţii. Numai implementarea unei soluţii informatice perfect modelate pe specificul activităţilor unei întreprinderi producătoare poate asigura premisele competitivităţii acesteia.

Avantajul cel mai important al unui sistem informatic integrat (ERP) constă în gestionarea în mod unic a tuturor categoriilor de date şi a informatiilor specifice beneficiarului.

Figura 1.7 Fluidizarea schimbului de date între departamenteleunei întreprinderi prin intermediul unui ERP

B. Analiza din punct de vedere al costurilor si riscurilor implicate

Foarte mulţi beneficiari se plâng de depăşirea bugetelor iniţiale aprobate pentru achiziţionarea soluţiei ERP. Dacă implementarea are loc fără întârzieri care să presupună alocarea de noi resurse umane şi materiale, atunci, de cele mai multe ori, putem vorbi despre costuri ascunse(“hidden fees”) .

31

Există păreri care susţin că apariţia acestor costuri ascunse este cauzată de lipsa concordanţei dintre poziţia de la negociere şi cea din timpul implementării. Cu alte cuvinte, la negociere, cerinţele clientului sunt minime cu scopul scăderii preţului de achiziţie, însă în timpul implementării solicitările sunt maxime, în discordanţa cu negocierea iniţiala. Ca atare, vom vorbi şi despre costuri de analiză a afacerii respective, despre costurile de personalizare a aplicaţiei, despre licenţa modulelor, despre cerinţele tehnice ale aplicaţiei (licenţe de utilizatori, investiţii în hardware) şi despre întreţinerea acesteia (armonizarea cu legislaţia locală, suport tehnic, actualizări). Toate aceste costuri alcătuiesc TCO (Total Cost of Ownership), care nu ar trebui să fie ascuns de către furnizorii de ERP ci, din contră, ar trebui expus încă de la primele discutii.

În al doilea rând, este vorba de costul licenţelor, respectiv al serviciilor de configurare impuse de software-ul adiţional (reţea, bază de date etc.) pe care furnizorul de ERP nu le declară de la început, pentru că el consideră că nu fac parte din costul ERP. Nu sunt declarate nici necesităţile de upgrade al hardware-ului necesar pentru a rula soluţia, faţă de care furnizorul consideră că echipamentele nu sunt problema lui.

În al treilea rând, pe parcursul implementării, odată cu înţelegerea mai adâncă a aplicaţiei beneficiarului, furnizorul găseşte alte rezolvări sau necesităţi care atrag costuri suplimentare.

Astfel, soluţiile ERP costă între 400.000 $ şi 300 milioane $ (conform unui studiu Meta Group), în funcţie de:

mărimea firmei; specificul de activitate; gradul de dispersare geografică; infrastructura tehnologică.

Aşadar, un sistem ERP este scump pentru orice tip de afacereInvestiţiile sunt de multe ori adevărate “bombe cu ceas” pentru

bugetele companiilor. Totuşi, firmele care au implementat pachete Enterprise Resource Planning (ERP) trebuie să recunoască faptul că unele cheltuieli sunt supraevaluate, în timp ce altele sunt subestimate. Principalii "devoratori" de buget în implementarea pachetelor ERP sunt :

a. Instruirea Instruirea este o componentă neglijată în procesul de implementare, atât ca etapă, cât şi la nivel bugetar. Astfel, costurile sunt subestimate, cel mai adesea pentru că se pierde din vedere faptul că majoritatea angajaţilor au de învaţat un nou set de procese şi nu doar o noua interfaţa software.

32

b. Integrareaşitestarea Testarea combpatibilităţii pachetelor ERP cu alte programe software este o altă cheltuială de care nu se prea ţine seama în procesul de implementare. O companie standard de producţie poate avea aplicaţii “add-on” pentru partea de logistică, taxe, planificarea producţiei şi codurile de bare. Dacă la toată această listă se adaugă şi personalizarea funcţiilor de bază din pachetul ERP, costurile de integrare, testare şi mentenanţă a sistemului vor arunca în aer bugetul. În ceea ce priveste instruirea, testarea integrării ERP trebuie făcută din perspectiva procesului.

c. Conversiadatelor Transferul datelor, de tipul informaţiilor referitoare la clienţi şi furnizori, sau la designul produsului, de pe vechile sisteme pe cele ERP, este o operaţiune costisitoare. Deşi puţini manageri sunt dispuşi să admită, multe din datele existente în sistemele primite moştenire nu sunt foarte importante. Companiile neagă de multe ori redundanţa datelor pe care le deţin, cel puţin până în momentul în care trebuie să le facă transferul în noile setări client/server necesare pachetelor ERP. Şi, din nou, companiile subestimează costurile, de această dată pe cele necesare transferului.

d. Analizadatelor De multe ori datele din sistemele ERP trebuie combinate cu datele din sistemele externe pentru a putea permite realizarea de analize. Utilizatorii care efectuează analize în mod curent ar trebui să aibă în vedere în bugetul alocat implementarii ERP-ului şi depozitul de date, dar şi efortul necesar pentru a-l pune pe picioare. Utilizatorii sunt puşi în dificultate în acest moment: reactualizarea zilnică a tuturor datelor ERP dintr-un imens depozit de date, dintr-o corporaţie este dificilă, iar sistemele ERP nu ajută prea mult la identificarea acelor date care s-au modificat de la zi la zi, făcând actualizări selective.

e. Consultanţi”ad-infinitum”Pentru a evita notele de plată kilometrice către consultanţi, companiile trebuie să identifice clar obiectivele către care partenerii de consultanţă trebuie să îi orienteze pe angajaţi. Activitatea consultanţilor trebuie să poată fi evaluată, iar pentru aceasta este necesar să le fie stabilit un "plafon" în activitatea lor: de exemplu, un anumit număr de angajaţi care să poată trece cu brio un test de management de proiect.

33

f. Specialiştii Cei mai multi analişti susţin că succesul unui sistem ERP depinde de echipa care lucrează la implementarea lui. Software-ul este prea complex şi schimbările din zona de business prea dramatice pentru a lăsa un astfel de proiect pe mâna unor amatori. Vestea proastă este că, la finalul proiectului, companiile trebuie să fie pregătite să înlocuiască mulţi dintre specialişti.

g. Echipeledeimplementare Multe companii tind să trateze implementările de ERP ca pe orice alt proiect software. Odată ce programul software a fost instalat, gândesc ei, echipa va fi dizolvată şi fiecare îşi va relua postul iniţial cu tot cu atribuţiile ce îi revin. După o implementare de sistem ERP însă, membrul echipei nu se poate reîntoarce la vechile atribuţiuni pentru că este mult prea valoros pentru companie - ajunge să ştie mai multe lucruri despre procesul de vânzări şi de producţie chiar decât agentul de vânzări, respectiv agentul de producţie însuşi. Companiile nu îşi prea pot permite să trimită pe vechile posturi participanţii la proiect, întrucât exista multe lucruri de făcut după instalarea ERP-ului. Doar crearea de rapoarte pentru a extrage informaţii din noul sistem ERP ţine echipa ocupată cel puţin un an de zile. Din păcate, puţine companii au în vedere etapa post-instalarii şi chiar şi mai puţine o prevăd în planificarea bugetară prealabilă implementarii.

h. Înaşteptareabeneficiilor În managementul de proiecte software tradiţionale, companiile se aşteaptă să vadă rezultatele imediat ce instalarea aplicaţiei s-a încheiat, lucru imposibil în cazul ERP. Majoritatea sistemelor ERP îşi relevă eficienţa după o perioadă mai îndelungată de la implementare, iar echipa de proiect la rândul său nu primeşte recompensa decât după amortizarea investiţiei.

i. Depresiapost-ERP Conform unui studiu efectuat de o firma de consultanţă, una din patru companii intervievate a suferit o scădere a performanţei imediat după implementarea sistemului ERP. Motivul este acela că totul funcţionează şi arată altfel decât până atunci, iar când angajaţii nu ştiu exact cu ce lucrează se panichează, acest lucru afectând întregul business.

C. Factorii de risc

34

În privinţa riscurilor, se întâmpla adesea ca bugetele alocate şi/sau termenele prevăzute să fie cu mult depăsite – unii analişti apreciază că aproximativ jumătate din proiectele ERP nu reuşesc să atingă obiectivele propuse. Cazuri celebre precum Boeing, Panasonic sau Siemens ilustrează eşecul proiectelor, în sensul ratării obiectivelor propuse ori depaşirii nepermise a bugetelor.

În majoritatea cazurilor publicate eşecul implementării unui pachet de aplicaţii integrate s-a datorat problemelor organizaţionale. Într-un top al motivelor se regăsesc:

tratarea ERP ca pe un sistem software; lipsa implicării managerilor executivi (top-manageri); concentrarea eforturilor pe instalarea software-ului şi pe

“invătarea ”acestuia; aşteptări nerealiste în privinţa duratei de implementare; utilizarea sistemelor ERP pentru colectarea, prelucrarea datelor

şi obţinerea informaţiilor; neimplicare şi neacceptare din partea utilizatorilor; implementări realizate de consultanţi şi specialişti externi; lipsa pregătirii psihologice corespunzătoare a utilizatorilor; comunicare defectoasă între membrii echipelor de proiect; proiectul nu a fost pregătit corespunzător ori resursele necesare

dezvoltării sale au fost insuficiente.

Dezavantaj Mod de combatere/diminuare

Proiecte consumatoare de timp

Implicarea activă a managementului, obţinerea consensului şi acceptului general;

Costuri mari Dificil şi nerecomandat ;

Dependenţa de furnizor

Analiză atentă a celor două alternative:furnizor unic, sau mai mulţi furnizori, prima însemnând implicarea furnizorului pe termen lung, a doua oferind şansa alegerii soluţiilor “best of breed”;

Complexitate Selectarea doar a modulelor care sunt absolut necesare;

Necesitatea extinderii şi dezvoltării

Poate fi eliminată, dar va reduce potenţialul sistemului, care va deveni la un moment dat ineficient.

35

ulterioare a sistemului

Tabelul 1.1 Factori de risc în proiecte ERP

Având în vedere costurile destul de mari pe care le implică achiziţionarea unui ERP, era firesc să întrebăm ce riscuri presupune investiţia într-o asemenea soluţie. Extrem de interesant este punctul de vedere al furnizorilor, aproape toţi considerând că riscurile vin din partea clientului şi nu dinparteacompaniilorcareseocupădeimplementare.

SAP este de părere, de exemplu, că principalul risc ţine de necunoaşterea domeniului şi de neglijarea anumitor criterii de alegere a soluţiei ERP. Mulţi manageri urmăresc exclusiv preţul de achiziţie, fără să ţină seama de alţi factori. De aceea, există riscul de a alege o soluţie nepotrivită necesitaţilor companiei, o soluţie care nu poate susţine, pe termen lung, creşterea afacerii, o soluţie insuficient testată care poate genera probleme de stabilitate, funcţionalitate sau extindere.

Primul pas pentru o implementare de succes este alegerea unei soluţii performante, apropiată de specificul de activitate al clientului astfel încat nivelul de configurare să fie minim, o soluţie care să fie confirmată de referinţe pe piaţa românească. Printr-o comunicare adecvată între cele două echipe de proiect, problemele legate de implementare pot fi evitate.

Pe lângă situaţiile în care managementul companiei-client nu susţine proiectul sau şefii de compartimente nu se implică suficient în implementarea şi utilizarea soluţiei sau personalul nu cunoaşte şi nu înţelege necesitatea şi beneficiile trecerii de la aplicaţiile individuale la soluţiile integrate, au fost identificate şi o serie de puncte critice care apar pe parcursul implementării unei soluţii ERP:

în primul rând nu se acordă suficientă atenţie procesului de analiză a nevoilor, adevăratele necesităţi apărând mult mai târziu, pe parcursul implementării.

în al doilea rând, se aşteaptă ca verificarea rezultatelor să se facă de către implementator, ceea ce este complet greşit; fiecare utilizator final trebuie să verifice rezultatele activităţii de care răspunde.

nu în ultimul rând, tergiversarea renunţării la aplicaţiile vechi: deşi nu este indicat să se lucreze în paralel mai mult de două luni de zile, clienţii continuă această practică până la jumatatedean.

Deosebit de important este faptul că eşuarea unei implementări nu înseamnă numai pierderea investiţiei materiale în soluţia ERP. Efectele negative se resimt în deteriorarea relaţiei cu clienţii, cu angajaţii sau în

36

pierderea cotei de piaţa şi de imagine. De aceea se recomandă alegerea unui partener cu experienţă, capabil să prevadă şi să combată aceste riscuri.

Reticenţa clientului la sugestiile furnizorului de ERP constituie un risc deloc de neglijat. Se presupune ca o companie serioasă deţine un backgroud solid pentru a putea propune practici eficiente de afaceri şi modalităţi de îmbunătăţire a mediului de lucru . Însă, în condiţiile în care clientul nu este deschis la propunerile furnizorului, există riscul ca practicile greoaie utilizate până în acel moment să se perpetueze în noul sistem, scăzându-i valoarea.

Dacă echipa care realizează implementarea nu înţelege sau nu are capacitatea de a raspundenecesitaţilorclientului,soartaERP-uluiachiziţionatpoatefiuneşec.

CAPITOLUL 1. ASPECTE TEORETICE DESPRE INTEGRAREA APLICAŢIILOR INFORMATICE................................................................1

1.1. Definiţia si evoluţia integrării aplicaţiilor informatice...................11.2. Definiţia şi rolul sistemelor informatice integrate.........................41.3. Probleme ale integrării.........................................................................81.4. Infrastructura de integrare...................................................................9

37

1.5. Evoluţia aplicaţiilor integrate de gestiune a firmelor........................121.6. ERP (Enterprise Resource Planning).................................................14

1.6.1. Ce este un sistem ERP?..............................................................141.6.2 Arhitectura unui sistem ERP.......................................................171.6.3. Componentele principale ale unui sistem ERP..........................181.6.4. Implementarea unui sistem ERP.................................................211.6.5. Avantajele utilizarii ERP............................................................30

1.7. CRM (Customer Relationship Management)....................................381.7.1. Conceptul CRM..........................................................................381.7.3. Implementarea CRM..................................................................421.7.4. Avantajele utilizarii CRM..........................................................431.7.5. Modelul CRM-ul Operaţional în cadrul unui grup bancar........44

1.8. SCM (Supply Chain Management)...................................................481.8.1 Definire şi componente................................................................481.8.2 Decizii pe trei niveluri.................................................................491.8.3 Relaţia ERP - SCM.....................................................................501.8.4 Dificultăţi întâmpinate de aplicaţiile SCM..................................50

1.9. EAI ( integrarea aplicaţiilor corporative)..........................................52

38