Download pdf - Suport de Curs MP&L 2015

Transcript
Page 1: Suport de Curs MP&L 2015

Centrul de Proiecte şi Programe Educaţionale

şi Sportive pentru Copii şi Tineret București

Cursul de Management de Proiect şi Leadership

(MP&L)

Formatori:

CRISTINA PARTENIE

FLORINA PETRE

ANDA ȘERBAN

GABRIELA MIREŞAN

ŞTEFANIA MORENT

GEORGE PRUTEANU

SABIN NICULAE

ADRIAN IERULESCU

Bucureşti

2015

Page 2: Suport de Curs MP&L 2015

Centrul de Proiecte şi Programe Educaţionale şi Sportive pentru Copii şi Tineret București

Cursul de Management de Proiect şi Leadership

3 www.educatiepmb.ro

Harta întâlnirilor pentru cursul de

“Management de Proiect şi Leadership” (MP&L)

Ședința Tema

I “Prima întâlnire” - Facem cunoştinţă

II Asteptări, obiective, noţiuni introductive

III Viziune & Misiune

IV Proiectare & Implementare

V Individul/membrul echipei/aderentul

VI De la individ la echipă

VII Gestionarea resurselor

VIII Principii de succes. Studii de caz

IX Rezultate. ”Podul de Hârtie”.

X Veni, Vidi, Vici! Lecţii învăţate

XI Evaluare

Prin trainingul de “Management de Proiect şi Leadership” iniţiat de Centrul Proedus PMB

ne propunem să vă împărtăşim atât noţiuni teoretice cu privire la ceea ce înseamnă un

proiect, echipa de proiect, etapele şi tehnicile de realizare a proiectelor, dar şi să vă sprijinim

în realizarea unor proiecte în echipă, la finalizarea cursului.

Unul dintre principiile de bază ale cursului este acela de a dezvolta lideri veritabili ai

generaţiei tinere. Noţiunile cuprinse în curs vor viza: adaptarea la schimbare, motivarea

coechipierilor și condiţia sine-qua-non a leadershipului – aceea că un Lider nu ar putea

exista fără aderenţii săi.

Noi, trainerii, împreună cu Centrul Proedus PMB, ne propunem ca acest curs să fie primit

cu entuziasm şi receptivitate de către voi, elevii participanţi, iar rezultatele pe care le urmărim

sunt acelea de a promova educaţia non-formală şi de a vă implica în activităţi extraşcolare,

care să vă ajute să vă însuşiţi valori şi competenţe în vederea dezvoltării personale.

*Nota Bene: Prezentul suport de curs reprezintă o sinteză a tuturor noțiunilor,

exercițiilor, exemplelor de bune-practici, studiilor de caz și discuțiilor purtate cu

participanții, pe parcursul fiecărei ședințe. Fiecare exercițiu de energizare, cunoaștere,

echipă, viziune și rol, cât și debriefingul acestora sunt centrate în jurul tematicii

ședinței în care sunt efectuate. Toate noțiunile, îngroșate și subliniate și definițiile/

caracteristicile acestora, din prezentul suport de curs, reprezintă materia pentru

subiectele evaluării finale.

Page 3: Suport de Curs MP&L 2015

Centrul de Proiecte şi Programe Educaţionale şi Sportive pentru Copii şi Tineret București

Cursul de Management de Proiect şi Leadership

4 www.educatiepmb.ro

Ședința I – “Prima întâlnire” – Facem cunoştinţă

Exercițiu de energizare + Debriefing – 10 minute

Exercițiu de cunoaștere – “Blazonul personal”: Cursanții își reprezintă grafic un

blazon personal, prin care expun 3 pasiuni/hobbyuri, 3 calități și 3 caracteristici de

îmbunătățit. Apoi acestea sunt prezentate în fața grupei și se lansează discuții. (resurse:

pixuri și coli A4) + Debriefing – 30 de minute

Exercițiu de energizare, cunoaștere și echipă – “Scaunele”: Cursanții participă la

acest exercițiu, prin care vor ajunge să se susțină atât fizic, cât și moral și încep să își

construiască încrederea atât de sine, cât și în ceilalți participanți + Debriefing – 20 de

minute

Prezentarea succintă a hărții întâlnirilor și a regulamentului cursurilor

Exercițiu de echipă – “Decalogul – regulile jocului...”: Cursanții sunt împărțiți în 3

echipe, iar fiecare echipă trebuie sa propună 5 reguli de bună desfășurare a cursurilor și o

“pedeapsă” pentru nerespectarea acestora. Apoi, se trece la negocieri pentru a stabili cele

10 reguli comune și acestea se trec pe coala de flipchart, care va fi afișată la fiecare ședință.

Formatorul moderează și poate veni cu completări/reguli noi dacă nu au fost precizate și

simte nevoia. (resurse: coli A4, pixuri, coală flipchart, markere) + Debriefing – 20 de minute

Page 4: Suport de Curs MP&L 2015

Centrul de Proiecte şi Programe Educaţionale şi Sportive pentru Copii şi Tineret București

Cursul de Management de Proiect şi Leadership

5 www.educatiepmb.ro

Ședința II – Aşteptări, obiective, noţiuni introductive

MP...

Exercițiu de energizare + Debriefing – 15 minute

Exercițiu de viziune - “Copacul cu aşteptări”: Prin acest exercițiu, cursanții își exprimă

așteptările și temerile legate de curs, cât și “bagajul” de informații/cunoștințe/pasiuni cu care

pot contribui. Acestea se păstrează până la finalul cursului, când vor fi înapoiate cursanților

pentru a vedea în ce măsură și-au îndeplinit și depășit cele menționate. (resurse: 3 post-it-uri

de culori diferite pentru fiecare, pixuri) + Debriefing – 20 de minute

Obiectivele cursului (propuse de trainer):

1. Să definim noţiunile de Proiect şi Management de Proiect;

2. Să identificăm etapele de realizare a unui proiect;

3. Să enunţăm participanţii la realizarea unui proiect;

4. Să caracterizăm principalele resurse cu ajutorul cărora putem realiza un proiect;

5. Să evaluăm rezultatele unui proiect.

Noţiuni introductive:

Proiectul este: Ansamblul de activităţi unice, corelate, realizate pentru a atinge nişte

obiective propuse, cu ajutorul unor resurse stabilite şi în conformitate cu nişte etape

preconizate, având un punct de început şi unul de final predefinite.

Caracteristicile proiectului: - durată fixă, o dată de începere şi una de finalizare;

(Proiectul are: ) - scopuri şi obiective de atins;

- activităţi corelate, unice;

- etape de parcurs, un ciclu de viaţă;

- echipă/e de proiect;

- resurse stabilite;

- generează o schimbare.

Managementul este: Activitatea de a conduce un grup de persoane, care au de atins

obiective comune, pentru organizaţia/echipa din care fac parte. (Frederick W. Taylor, în cartea sa

„Shop Management”, publicată în anul 1903, definea managementul astfel: „a şti exact ce doresc să facă

oamenii şi a-i supraveghea ca ei să realizeze aceasta pe calea cea mai bună şi mai ieftină”.)

Managementul de proiect este o funcție complexă, care de-a lungul timpului a fost

definită astfel:

Procesul de conducere a activităţilor unui proiect, cu ajutorul unor abilităţi, cunoştinţe,

instrumente, principii şi reguli bine stabilite, pentru a atinge obiectivele propuse;

Procesul de planificare, organizare și gestionare (control) a sarcinilor și resurselor ce

urmăresc atingerea unui anumit obiectiv, în condițiile existenței unor constrângeri

referitoare la timp, resurse și costuri; (Manualul de Management al Proiectelor, Guvernul

României, Departamentul de Integrare Europeană, 1998)

Page 5: Suport de Curs MP&L 2015

Centrul de Proiecte şi Programe Educaţionale şi Sportive pentru Copii şi Tineret București

Cursul de Management de Proiect şi Leadership

6 www.educatiepmb.ro

Procesul de conducere a unui proiect care necesită aplicarea planificării, construirea

echipei (team-building), comunicarea, controlul, luarea deciziilor și competențe de

finalizare a proiectului, principii, instrumente și tehnici. (Project Management Basic Glossary)

...&L

Obiectivele:

1. Să definim noţiunile de Lider şi Manager;

2. Să evidenţiem diferenţele dintre cele 2 noţiuni;

3. Să identificăm caracteristicile Leadershipului.

Exercițiu de energizare și viziune – “Cercurile Manager vs. Lider”: Se scriu pe tablă

cuvintele Manager și Lider, iar cursanții vor enumera caracteristici ale managerului/liderului

(aleatoriu, fără clasificare). Apoi se desenează două cercuri, care să se întrepătrundă (M vs.

L) și prin dezbatere și selecție se vor trece în fiecare cerc caracteristicile specifice fiecărei

noțiuni, cât și cele comune, la intersecția cercurilor. + Debriefing – 15 minute

Noţiuni:

Liderul: - generează viziunea

- identifică obiectivele pe termen lung şi mediu

- oferă setul de principii şi valori

- indică direcţia, asigură orientarea

- arată ce trebuie făcut

- inspiră încredere

- stimulează creativitatea

- cucereşte şi deschide inimi şi minţi

Managerul: - asigură îndeplinirea eficientă a activităţii

- identifică obiective pe termen scurt

- oferă tehnici, proceduri şi instrumente

- asigură logistica

- urmăreşte rezultatul imediat

- asigură respectarea regulilor, normelor

- minimează efortul

- administrează eficient resursele

Totuși, cele două concepte sunt cel mai des întâlnite sub forma caracteristicilor/atribuțiilor

uneia și aceleiași persoane sau funcții.

LEADERSHIP = VIZIUNE + MOTIVAȚIE + ELAN – “soft” way

sau

LEADERSHIP = VIZIUNE + ADERENȚI + RESURSE – “hard” way

SCHIMBARE

COMPLEXITATE

Page 6: Suport de Curs MP&L 2015

Centrul de Proiecte şi Programe Educaţionale şi Sportive pentru Copii şi Tineret București

Cursul de Management de Proiect şi Leadership

7 www.educatiepmb.ro

Ședința III – Viziune & Misiune

MP...

Exercițiu de energizare și de viziune – “Marea aglomerație”: Cursanții se implică activ în

acest exercițiu, prin care vor ajunge să se susțină atât fizic, cât și moral și continuă să

construiască încrederea atât de sine, cât și în ceilalți participanți. (resurse: coli de flipchart). +

Debriefing – 15 minute

Viziune: Analiza mediului de realizare a proiectului

Analiza SWOT: instrument de analiză a acestui mediu. Cel mai cunoscut instrument pentru analiza relaţiei dintre mediul intern şi mediul extern al unei organizaţii şi a influenţei lor simultane. SWOT reprezintă iniţialele de la Strengths

(puncte forte), Weaknesses

(puncte slabe), Opportunities

(oportunităţi), Threats

(ameninţări). Dat fiind faptul că acest model presupune abordarea unei strategii prin care organizaţia "se aliniază" caracteristicilor esenţiale ale mediului intern şi ale mediului înconjurător, modelul este cunoscut în literatura americană şi sub denumirile de "alignment model" sau "fit model".

Discuție pe un exemplu dat de cursanți

Misiune:

Scop + Obiective: Specifice (scurte, clare, concise)

(Finalitate sau Rezultate) Măsurabile (cuantificabile prin diferite etaloane)

Abordabile (uşor de îndeplinit, de realizat)

Realiste (relevante, importante pentru proiect)

Temporale (tangibile într-un anumit interval de timp)

Discuție pe un exemplu dat de cursanți

Înainte de a stabili un obiectiv:

Consultaţi proiecte anterioare asemanătoare – evitaţi în felul acesta repetarea proiectelor,

greşelilor, scopurilor etc

Consultaţi date statistice referitoare la problematica proietului, a grupului ţintă a

finanţărilor etc

Discutaţi cu beneficiarii şi asiguraţi-vă ca ceea ce doriţi să plănuiţi este dorit şi necesar

Consultaţi experţi în domeniul în care este proiectul – vă vor da idei, sugestii, răspunsuri

la întrebări specifice, încredere;

Adunaţi cât mai multe informaţii preliminare pentru a demonstra utilitatea proiectului

(întâlniri, discuţii, sondaje).

Elemente favorabile

Elemente nefavorabile

Mediul intern

Puncte Tari (Strengths)

Puncte Slabe (Weaknesses)

Mediul extern

Oportunităţi (Opportunities)

Ameninţăti (Threats)

Page 7: Suport de Curs MP&L 2015

Centrul de Proiecte şi Programe Educaţionale şi Sportive pentru Copii şi Tineret București

Cursul de Management de Proiect şi Leadership

8 www.educatiepmb.ro

...&L

VIZIUNEA!

Exercițiu de energizare și de viziune – „Linia vieții”: Se desenează pe tablă o dreaptă, pe

care, cursanții, prin dezbatere, să pună cele mai importante realizări ale lor de la naștere și

până acum. Apoi, se continuă dreapta pentru următorii 1-5 ani, se stabilesc diverse obiective

pe ea și se lansează discuția pe aceste obiective, dacă sunt realizabile sau nu și cum pot

ajunge să le îndeplinească. + Debriefing – 20 de minute

Viziunea este imaginea puternică a ţelului de atins:

ÎNCOTRO ne îndreptăm? (Destinaţia – Ţinta)

CUM ajungem acolo? (Contextul – Calea)

Cum ia naştere o viziune și ce face Liderul împreună cu echipa sa:

Îşi plantează ideile despre ceea ce trebuie să se întâmple;

Obţine o contribuţie suplimentară de la persoanele relevante;

Identifică susţinătorii şi adversarii potenţiali;

Încearcă să remodeleze punctele, integrându-le unei viziuni convingătoare;

Absoarbe şi este absorbit în proiect (fizic şi mental);

Generează fragmente din tabloul întregului;

Se ocupă de “managementul vagului”.

VIZIUNEA se poate naşte din:

Experienţe anterioare

Valori personale

Dialogul cu ceilalţi

Sclipiri de geniu

Ultima fază de creaţie şi implementare a viziunii este testarea ei, când Liderul întreabă:

Vor şti oamenii ce trebuie să facă?

Vor fi dornici să participe?

Vor fi capabili să “vândă” ideea altor persoane, fără să o distorsioneze?

“Cel mai bun lider este cel despre care oamenii abia dacă ştiu că există. Nu e chiar atât

de bun, când oamenii i se supun şi îl aclamă. Mai rău – atunci când este dispreţuit. Dar

despre un lider bun, care vorbeşte puţin după ce munca este gata şi ţinta atinsă, ei vor

spune: ”Noi înşine am împlinit gândul!”

(Lao Tzî, cca. 550 î.e.n.)

Exercițiu de energizare și de viziune – “Treci prin foaie”: Din aceeași serie, cursanții se

implică activ în acest exercițiu, prin care vor ajunge să se susțină atât fizic, cât și moral și

continuă să construiască încrederea atât de sine, cât și în ceilalți participanți. (resurse: coli

de flipchart). + Debriefing – 15 minute

Page 8: Suport de Curs MP&L 2015

Centrul de Proiecte şi Programe Educaţionale şi Sportive pentru Copii şi Tineret București

Cursul de Management de Proiect şi Leadership

9 www.educatiepmb.ro

Ședința IV – Proiectare & Implementare

MP&L

Exercițiu de energizare și de viziune – „Scaunele în X”: Din aceeași serie, cursanții se

implică activ în acest exercițiu, prin care vor avea ocazia să se susțină atât fizic, cât și moral,

reciproc și vor continua să construiască încrederea atât de sine, cât și în ceilalți participanți +

Debriefing – 20 minute

Proiectare: Seria activităţilor întreprinse pentru atingerea obiectivelor stabilite pentru proiect.

Diagrama activităţilor (Gantt): Metodă de prezentare a activităților proiectului, prin setarea

succesiunii logice de implementare a activităților, ținându-se cont de relația de dependență

dintre acestea

– Discuție pe un exemplu dat de cursanți

Activitatea Perioada de timp

Săptămâna 1 Săptămâna 2 Săptămâna 3 ...

1.

2.

3.

...

Implementare: Seria etapelor de realizare a proiectului.

Ciclul de viaţă al proiectului: este o colecție de faze, în general secvențiale, care oferă

structura și abordarea proiectului, începând de la conceperea proiectului până la terminarea

acestuia – Discuție pe un exemplu dat de cursanți

P lanificare

R ealizare

O rganizare

I mplicare

E valuare

C omunicare

T emporalitate

I niţiere

E laborare

O rganizare

E xecuţie

Î ncheiere

O

E E I I

Page 9: Suport de Curs MP&L 2015

Centrul de Proiecte şi Programe Educaţionale şi Sportive pentru Copii şi Tineret București

Cursul de Management de Proiect şi Leadership

10 www.educatiepmb.ro

Ședința V – Individul/membrul echipei/aderentul

MP…

Exercițiu de energizare + Debriefing – 15 minute

Individ: Identificarea nevoilor individuale

Piramida nevoilor (“Piramida lui Maslow”):

Exercițiu de viziune și echipă: Cursanții sunt împărțiți în echipe, cărora li se atribuie câte o

categorie de nevoi. Aceștia vor trebui să vină cu soluții de satisfacere a nevoilor respective și

în grup, prin dezbatere, să clasifice nevoile și soluțiile acestora. + Debriefing – 20 de minute

Nevoi de

Autodezvoltare

Nevoi de Apreciere

Nevoi de Afiliere

Nevoi de Siguranţă

Nevoi Fiziologice Nevoia de aer, hrană,

lichide, somn, sex

Nevoia de adăpost, securitate

fizică, securitatea proprietăţii

Nevoia de familie, prieteni, dragoste

Nevoia de stimă, încredere şi respect de sine

şi faţă de ceilalţi

Nevoia de informaţie, educaţie, cultură, realizări

profesionale, distracţie

Page 10: Suport de Curs MP&L 2015

Centrul de Proiecte şi Programe Educaţionale şi Sportive pentru Copii şi Tineret București

Cursul de Management de Proiect şi Leadership

11 www.educatiepmb.ro

...&L

ADERENŢII şi MOTIVAREA lor

Exercițiu de energizare, de viziune și de rol – “Eu cu cine votez ?!”: Exercițiu de

dezbatere, prin care grupa este împărțită în echipe, iar reprezentanții acestora vor avea de

ales între diverse teme de actualitate și de convins echipa proprie de importanța acesteia.

Apoi, în plen, după prezentările argumentate, se votează tematica și planul de acțiune cele

mai de interes (resurse: 5-10 coli de scris, post-it-uri, pixuri, temele de dezbatere anexate

imprimate) + Debriefing – 20 de minute

Peter Drucker: „Singura definiţie a unui lider este: persoana care are aderenţi. Unii

oameni sunt gânditori, alţii – profeţi. Ambele roluri sunt deosebit de necesare. Dar fără

aderenţi, nu există lideri.”

John C. Maxwell: „Cel care crede că este lider, dar nu-l urmează nimeni, nu face altceva

decât să se plimbe.”

Pentru indivizii care compun organizaţia motivaţia este aceea care împinge la acţiune.

Tehnicile Liderului folosite în motivarea aderenţilor săi pot fi:

Proiectarea carismei, în timp ce se construieşte încrederea;

Atragerea indivizilor şi unificarea taberelor opuse;

Repetarea şi întărirea mesajului.

Fundamentul motivaţiei aderenţilor este ÎNCREDEREA - încrederea în intenţiile Liderului

şi încrederea în competenţele acestuia. ÎNCREDEREA este responsabilă pentru cel puţin

jumătate dintre motivele pentru care credem ce spune o persoană.

Crearea sau stabilirea bazei pentru încrederea în Lider stă în următoarele abilități:

A fi deschis;

A fi constant;

A fi onest;

A recunoaşte „călcâiul lui Ahile”;

A arăta interesele tuturor în orice demers;

A fi motivant

A se asigura că realizările sunt recunoscute în mod adecvat.

Page 11: Suport de Curs MP&L 2015

Centrul de Proiecte şi Programe Educaţionale şi Sportive pentru Copii şi Tineret București

Cursul de Management de Proiect şi Leadership

12 www.educatiepmb.ro

Ședința VI – De la individ la echipă

MP…

Exercițiu de energizare, de viziune și de rol + Debriefing – 15 minute

Echipă vs. Grup

Echipa: O mulţime de oameni, mai mare sau mai mică, care, sub conducerea unui lider,

îndeplinesc într-o unitate de timp o muncă sau o acțiune comună. Echipa are un ţel, o

strategie de lucru, pleacă dintr-un punct, parcurge un drum stabilit, ajunge la un scop

prevăzut, are sarcini de îndeplinit şi rezultate de atins, utilizează colaborarea între membrii

săi, organizarea şi comunicarea, iar membrii echipei au conştiinţa apartenenţei la aceasta.

Succesul fiecărui membru al grupului este dependent de succesul echipei şi derivă din

acesta.

Grupul: O mulţime de oameni, mai mare sau mai mică, cu interese comune, care pentru o

perioadă de timp desfăşoară activităţi similare pentru atingerea unui obiectiv. Grupul nu are

un scop propriu. Obiectivele sunt individuale. Ceea ce îi adună pe oameni într-un grup este

interesul comun faţă acelaşi obiectiv. Succesul fiecărui individ nu depinde de succesul

grupului.

Roluri în echipă: liderul; executantul; creativul; opozantul.

Managerul de echipă: Sarcini şi caracteristici principale:

M onitorizează

A nalizează

N umeşte

A sigură

G estionează

E valuează

R iscă

T enace

A mbiţios

R ealist

E ntuziast

Părți interesate de proiecte (“stakeholders”):

Managerul de proiect;

Echipa de proiect;

Sponsorul sau Finanţatorul (cel care furnizează resurse materiale);

Promotorul (cel care promovează proiectul);

Beneficiarul/ beneficiarii (cel/cei care beneficiază de rezultate, grupul ţintă);

Beneficiari indirecţi (terți).

Page 12: Suport de Curs MP&L 2015

Centrul de Proiecte şi Programe Educaţionale şi Sportive pentru Copii şi Tineret București

Cursul de Management de Proiect şi Leadership

13 www.educatiepmb.ro

...&L

Exercițiu de energizare și de echipă + Debriefing – 15 minute

La întâlnirea unor grupuri de rezistenţă, Liderul poate apela la următoarele opţiuni pentru a

convinge/ motiva:

Foloseşte comentariile

Modelează prin puterea exemplului

Apelează la obiective nobile şi beneficii reciproce

Convinge cu ajutorul logicii şi al raţiunii

Negociază cu pricepere, curaj şi o „monedă”, care poate servi la schimb

Cere – dacă are puterea şi este rezonabil

Tehnicile Liderului folosite în motivarea aderenţilor săi pot fi:

Arată respect

Oferă recunoaștere

Comunica

Implica oamenii în procesul decizional

Încurajează oferirea de idei

Lauda oameni pentru reușite

Sărbătorește succesul

Proiectează carismă, în timp ce construieşte încrederea;

Atragerea indivizilor şi unificarea taberelor opuse;

Repetarea şi întărirea mesajului.

Exercițiu de energizare și de echipă + Debriefing – 15 minute

Roluri diferite sunt utile în circumstanţe diferite:

- Membrii noi în echipă au nevoie de un bun formator.

- Situaţiile competitive au nevoie de un inovator cu idei bune.

- În situaţiile de risc este nevoie de un bun evaluator.

Autoritate, „respingere”

Angajare,”atracţie”

Page 13: Suport de Curs MP&L 2015

Centrul de Proiecte şi Programe Educaţionale şi Sportive pentru Copii şi Tineret București

Cursul de Management de Proiect şi Leadership

14 www.educatiepmb.ro

Ședința VII – Gestionarea resurselor

MP…

Exercițiu de energizare, de echipă și de viziune – “Mâini și picioare”: Din aceeași serie,

cursanții se implică activ în acest exercițiu, prin care vor avea ocazia să se susțină atât fizic,

cât și moral, reciproc și vor continua să construiască încrederea atât de sine, cât și în ceilalți

participanți + Debriefing – 20 de minute

Resursele:

Resurse umane:

Echipa de proiect: echipă vs. grup, roluri în echipa de proiect;

Managerul de proiect: sarcini, caracteristici, manager vs. lider;

Motivarea echipei de proiect: stimularea acesteia şi medierea conflictelor.

Resurse materiale:

Clădiri, mobilier, echipamente, tehnologii, mijloace de transport, consumabile,

piese de schimb.

Resurse informaţionale:

Planul şi documentaţia de proiect, software, licenţe, publicaţii şi promovare, studii,

cercetări.

Resurse financiare:

Bugetul = totalitatea veniturilor/încasărilor şi a cheltuielilor/costurilor planificate ale

proiectului

Atenţie sporită asupra costurilor, care se referă la costurile cu:

resursele umane (salarii, deplasări etc.)

resursele materiale (achiziţii de resurse materiale, chirii, utilităţi, cheltuieli cu

transport şi intermediari etc.)

resursele informaţionale (achiziţii de software, cheltuieli de promovare etc.)

Resurse temporale:

Atenție sporită la gestiunea eficientă a duratelor de timp pentru desfăşurarea activităţilor

componente proiectului, respectarea termenelor şi a planificărilor făcute:

Tipul activităţii Importantă Puţin importantă

Urgentă Fă imediat! Deleagă!

Puţin urgentă Planifică! „Uită!”

Alocarea resurselor prin:

Gestionarea eficientă a resurselor;

Identificarea şi înlăturarea riscurilor care ar putea afecta utilizarea resurselor.

Page 14: Suport de Curs MP&L 2015

Centrul de Proiecte şi Programe Educaţionale şi Sportive pentru Copii şi Tineret București

Cursul de Management de Proiect şi Leadership

15 www.educatiepmb.ro

Riscul = posibilitatea producerii unor evenimente soldate cu pierderi sau consecinţe

nefavorabile.

Identificarea posibilelor riscuri prin:

Evaluarea probabilităţii de producere a riscurilor şi a impactului scontat;

Găsirea de metode de reducere/evitare/înlăturare a riscurilor sau găsirea de variante

alternative.

…&L

Resursele şi Elanul

Exercițiu de energizare, de echipă și de viziune – “Orașul Meu” + Debriefing – 20

minute

Liderul dă elan aderenţilor prin:

Încurajarea iniţiativei;

Facilitarea progresului;

Soluţii pentru depăşirea obstacolelor.

Liderul pentru...

Încurajarea iniţiativei:

Schimbă responsabilităţile indivizilor în cadrul echipei;

Instituie reguli simple de acţiune;

Recompensează asumarea riscului;

Foloseşte “biciul şi zăhărelul”.

Facilitarea progresului:

Urmăreste “victoriile rapide” şi succesele prompte;

Consolidează progresul, canalizându-l spre un nou modus operandi;

Lansează iniţiative, care întăresc misiunea principală;

Identifică scăpările sau erorile şi le corectează.

… depaşirea obstacolelor:

Urmăreşte apariţia obstacolelor (de ordin organizaţional);

Acţioneaza personal sau indirect pentru depăşirea acestora;

Adoptă o strategie adecvată pentru a-i atrage pe “rebeli”;

Schiţează caricatura unui model de urmat într-o situaţie de schimbare.

Spre deosebire de un manager, Liderul:

Se centrează pe eficienţă;

Intreabă “de ce?”;

Inovează;

Generează reguli şi inffluenţează politicile sau le schimbă;

Foloseşte influenţa personală.

Page 15: Suport de Curs MP&L 2015

Centrul de Proiecte şi Programe Educaţionale şi Sportive pentru Copii şi Tineret București

Cursul de Management de Proiect şi Leadership

16 www.educatiepmb.ro

Ședința VIII – Principii de succes. Studii de caz

MP…

Exercițiu de analiză – “Factorii de succes”: analiza unor proiecte de succes şi factorii care

au condus la reuşită. + Debriefing – 15 minute

Exercițiu de viziune: Cursanții, în echipe, vor trebui să identifice

Factorii care conduc la succesul unui proiect și prin dezbatere în plen să stabilească

principalii factori care conduc la atingerea obiectivelor:

Obiectivele - clar definite (SMART);

Aşteptările realiste

Echipă implicată și competentă;

Planificare adecvată;

Concentrare asupra activităţilor

Resurse suficiente pentru realizarea activităţilor;

Comunicare şi control adecvate şi mecanisme de control viabile

Experienţa în proiecte similare;

Încadrarea în timp;

Factorii externi.

Studii de caz – câteva statistici:

85% dintre proiecte și-au depășit termenul limită și bugetul, în medie cu 70% și

respectiv 60% (Shenhar si Dvir, 2007, Studiu pe 600 de proiecte din mediul privat și guvernamental);

Întârzieri de 103% (Marques Jr., Studiu pe 398 de proiecte în domeniul construcțiilor în sectorul

public);

Rata de eșec în proiectele de software este de 24% (Chaos Report);

17% din proiectele IT merg atât de prost încât amenință existența companiei (McKinsey

& Company / Universitatea Oxford, 2012);

În medie, proiectele IT depășesc cu 45% bugetul și 7% timpul, producând doar la

nivelul de 44% din valoarea estimată (McKinsey & Company / Universitatea Oxford, 2012);

64% din proiecte și-au îndeplinit scopurile inițiale (Project Management Institute, 2011).

Page 16: Suport de Curs MP&L 2015

Centrul de Proiecte şi Programe Educaţionale şi Sportive pentru Copii şi Tineret București

Cursul de Management de Proiect şi Leadership

17 www.educatiepmb.ro

...&L

10 Legi de succes în Leadership

Exercițiu de energizare și de viziune + Debriefing – 15 minute

Legi de succes şi studii de caz ale unor lideri veritabili:

Legea influenţei – Lady Diana

Legea procesului – Theodore Roosevelt

Legea navigaţiei – Amudsen vs. Scott

Legea lui E.F. Hutton – Maica Tereza

Legea bazei solide – Abraham Lincoln

Legea respectului – Mahatma Gandhi

Legea intuiţiei – Steve Jobs

Legea conectării – John F. Kennedy

Legea delegării – Henry Ford

Legea victoriei – Franklin D. Roosevelt & Winston Churchill

Exercițiu de analiză – analiza activităţii unor lideri şi factorii care au condus la reuşită.

Prezentare + Debriefing – 25 minute

Factori de analizat la un lider:

Viziunea

Setul de principii şi valori

Aderenţii

Încrederea

Schimbarea generată

Principii de urmat în Arta de a Conduce:

Oamenii îi urmează în mod natural pe liderii care sunt mai puternici decât ei.

Numai liderii încrezători pot da putere şi altora.

Liderii ating inima înainte de a întinde mâna.

Când un lider vorbeşte, toată lumea ascultă.

Ştiinţa conducerii se învaţă zilnic şi nu într-o singură zi.

Page 17: Suport de Curs MP&L 2015

Centrul de Proiecte şi Programe Educaţionale şi Sportive pentru Copii şi Tineret București

Cursul de Management de Proiect şi Leadership

18 www.educatiepmb.ro

Ședința IX – ”Podul de hârtie”. Lecţii învăţate

MP…

Rezultate = finalităţi ce se evaluează în raport cu obiectivele propuse şi cu tripla

constrângere:

Evaluare = controlul respectării planificărilor, metodologiilor şi procedurilor enunţate cu

privire la desfăşurarea proiectului.

Evaluarea se poate face:

atât pe parcursul derulării proiectului, cât şi la finalul proiectului;

atât prin urmărirea procesului de desfăşurare a proiectului, cât şi a rezultatelor

obţinute.

Fişa de proiect – principala metodă de monitorizare şi control folosită în evaluarea

proiectelor:

Titlu proiect

Scop

Obiective

Activităţi

Participanţi

(echipă,

beneficiari,terţi)

Buget

Durată

Podul de hârtie –> să aplicăm ceea ce am învăţat!

Lecţii învăţate –> există viaţă după proiect?! (evaluare şi debriefing pentru proiectele

desfăşurate şi feedback pentru întregul curs)

Calitate => Cerinţele proiectului

Cost => Bugetul

proiectului

Timp => Durata

proiectului

Page 18: Suport de Curs MP&L 2015

Centrul de Proiecte şi Programe Educaţionale şi Sportive pentru Copii şi Tineret București

Cursul de Management de Proiect şi Leadership

19 www.educatiepmb.ro

...&L

Cu ce rămânem?

VIZIUNE + MOTIVAŢIE + ELAN, în Leadershipul personal (autointrospecţie):

Viziune :

Crearea sensului – poţi descrie succint obiectivele carierei tale ?

Plantarea şi testarea – ai discutat vreuna dintre viziunile tale cu prietenii apropiaţi ?

Modelarea aptitudinilor – cum te-a ajutat viziunea să identifici aptitudinile pe care

trebuie sa ţi le formezi ?

Motivaţie:

Carisma şi încrederea – ce cunoştinţe sau experienţe te-ar ajuta să ai o carismă mai

puternică?

Angajarea şi unificarea – viziunea ta îţi angajează şi unifică pasiuni şi interese

diverse?

Repetarea şi întărirea – dialogul interior te ajută în carieră?

Elan:

Încurajarea iniţiativei - ţi-ai asumat suficiente iniţiative şi riscuri în carieră?

Galvanizarea progresului - foloseşte realizările din istoria ta de viaţă ca pe o

trambulină către succesele viitoare?

Înlăturarea obstacolelor – înlături obstacolele?

Obiectivele tale sunt suficient de ambiţioase?

Lecţii de reţinut:

Îmbrăţişează nereuşita („Embrace failure”).

Cel mai bun lider este cel despre care lumea nu ştie nimic.

Un conducător este un negustor de speranţe.

Un Lider pe care nu îl urmează nimeni, nu face nimic altceva decât să se

plimbe.

Page 19: Suport de Curs MP&L 2015

Centrul de Proiecte şi Programe Educaţionale şi Sportive pentru Copii şi Tineret București

Cursul de Management de Proiect şi Leadership

20 www.educatiepmb.ro

“PODUL DE HÂRTIE”

Descriere:

Misiunea cursanților constă în construirea unui pod de hârtie, precum celebrul Golden Gate,

utilizând costuri minime şi ţinând cont de specificaţiile tehnice de mai jos:

Lungime totală inclusiv rampe de acces: 200 cm

Înălţimea până la calea de acces: 20 cm

Înălţimea, incluzând stâlpii de susţinere: 50 cm

Lăţime calea de acces: 20 cm

Durată maximă de construire: 45 minute

Cost maxim: 100 MPLei

Număr maxim de stâlpi de susținere: 4

Rezistență la traversarea de către un corp mobil (machetă auto).

Mod de lucru:

Etapa I – 5 min. – Stabilirea echipelor şi desemnarea liderilor;

Etapa II – 10 min. – Conceperea planurilor şi a designului conform specificaţiilor

tehnice, stabilirea necesarului de resurse şi estimarea costurilor;

Etapa III – 5 min. – Achiziţionarea iniţială a resurselor;

Etapa IV – 45 min. – Construirea podului;

Etapa V – 20 min – Verificarea respectării specificaţiilor tehnice și evaluarea

rezultatelor de către trainer.

Resurse (prețuri exprimate în moneda unică MPLei):

Hârtie A4 – 1 MPLei/coala

Bandă adezivă – 10 MPLei /metru

Sfoară – 10 MPLei /metru

Page 20: Suport de Curs MP&L 2015

Centrul de Proiecte şi Programe Educaţionale şi Sportive pentru Copii şi Tineret București

Cursul de Management de Proiect şi Leadership

21 www.educatiepmb.ro

Ședința X – Experienţe împărtăşite

Veni, Vidi, Vici!

MP&L

Vizionare de filmuleţe motivaţionale, despre gestionarea resurselor, discursuri TedEx –

45 min

Veni –> recapitulăm, recitim și clarificăm nelămuririle pe suportul de curs;

Vidi –> ne evaluăm cunoștințele, realizăm F.I.L.M.-ul cursului și completăm fişele de

feedback pentru traineri;

Vici –> primim certificatele sau diplomele de participare, poze, îmbrățișări!

Comentarii, feed-back. 25 min

(“Veni, Vidi, Vici!” este o expresie ce provine din limba latină, se traduce prin “Am venit, am

văzut, am învins!” şi este fraza prin care, potrivit istoriei, Iulius Cezar a anunţat extraordinara

victorie, obţinută în anul 47 î.Hr., împotriva armatei lui Farnace al II-lea din Pont.)

Ședința XI – evaluare

MP&L

Page 21: Suport de Curs MP&L 2015

Centrul de Proiecte şi Programe Educaţionale şi Sportive pentru Copii şi Tineret București

Cursul de Management de Proiect şi Leadership

22 www.educatiepmb.ro

Referinţe bibliografice

1. Adair, J.; “Liderul inspiraţional. Cum să motivăm, să încurajăm şi să avem succes”;

Editura Meteror Press, Bucureşti;

2. Davidson, J.; “10 Minute Guide to Project Management”; Alpel Publishing, 2000;

3. Gardner, Howard; „Inteligenţele multiple”; Editura Sigma, Bucureşti 2006

4. Kets de Vries, M.; “Leadership: Arta şi măestria de a conduce”, Editura Codecs,

Bucureşti;

5. Kouyes, J.M., Posner, B.Z; “The Leadership Challenge”; Jossey-Bass Publisher, San

Francisco, 1995;

6. Landsberg, M.; “Leadership: Viziune, Motivaţie, Elan”; Editura Curtea Veche,

Bucureşti, 2008;

7. Lock, D.; “Management de proiect“ ; Editura Codecs, Bucureşti;

8. Maxwell, J.C.; “Cele 21 de legi supreme ale liderului”; Editura Amaltea, Bucureşti,

2002;

9. Maxwell, J.C.; „Dezvoltă liderii din jurul tău” Editura Almatea Bucureşti 2000;

10. Mccollum, J.K., Banacu, C.S.; “Management de proiect / Project Management“ ;

Editura Universitară, Bucureşti, 2005;

11. Mocanu, M., Schuster, C.; “Managementul proiectelor (ediţia a II-a)“; Editura CH Beck,

Bucureşti, 2005;

12. Newton, R.; “Management de proiect – Pas cu pas“; Editura Meteror Press, Bucureşti;

13. Robinson, Ken; „Descoperă-ţi elementul”; Editura Publica Bucureşti 2014

14. *** http://www.leadership-expert.co.uk/ ;

15. *** http://www.nwlink.com/~donclark/Lider/Lider.html ;

16. *** http://www.pm.org.ro/ ;

17. *** http://www.pmi.ro/ ;

18. *** http://www.projectmanagement.com/.