Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 1
TAKLIMATSISTEM STAR RATING (SSR)
JABATAN-JABATAN UTAMA / AGENSI PUSAT
13 Mei 2008
Disediakan Oleh:MAMPU, JPM
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 2
TUJUAN
Pembentangan ini bertujuan untuk memaklum dan mendapatkan maklum balas mengenai pelaksanaan Sistem Star Rating (SSR) MAMPU ke atas Jabatan-jabatan utama / Agensi Pusat
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 3
MODEL PENARAFAN STAR RATING JABATAN UTAMA DAN AGENSI PUSATP
eng
uru
san
(50
%)
Per
khid
ma
tan
Ter
as
(25%
)P
eng
uru
san
Pel
ang
gan
(2
5%)
Aspek PenilaianAspek Penilaian Strategi PelaksanaanStrategi Pelaksanaan Hasil (outcome)Hasil (outcome)
1. Pengurusan Organisasi2. Pengurusan Kewangan3. Pengurusan Sumber Manusia4. Pengurusan Projek
Pembangunan 5. Pengurusan ICT
1. Pengurusan Organisasi2. Pengurusan Kewangan3. Pengurusan Sumber Manusia4. Pengurusan Projek
Pembangunan 5. Pengurusan ICT
Dasar:1. Penggubalan Dasar/Program2. Pelaksanaan Dasar/Program3. Pemantauan Dasar/Program4. Keberkesanan Dasar/Program
Dasar:1. Penggubalan Dasar/Program2. Pelaksanaan Dasar/Program3. Pemantauan Dasar/Program4. Keberkesanan Dasar/Program
Pelanggan:1. Piagam Pelanggan 2. Kepuasan Pelanggan
Pelanggan:1. Piagam Pelanggan 2. Kepuasan Pelanggan
Penambahbaikan Berterusan
Kajian Semula
Penarafan Jabatan Utama
dan Agensi Pusat
Penarafan Jabatan Utama
dan Agensi Pusat
• Persediaan Awal• Taklimat kepada
jabatan / agensi pusat
• Pengumpulan Maklumat secara online
• Persediaan Awal• Taklimat kepada
jabatan / agensi pusat
• Pengumpulan Maklumat secara online
• Lawatan Inspektorat
• Semakan ke atas laporan dan dokumen berkaitan
• Kaji soal selidik
• Lawatan Inspektorat
• Semakan ke atas laporan dan dokumen berkaitan
• Kaji soal selidik
• Penyelarasan Pemarkahan
• Penyelarasan Pemarkahan
Semasa Lawatan
Sebelum
Selepas Lawatan
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 4
Perancangan StrategikPerancangan Strategik
1. Pelan Strategik Kementerian2. Status Pelaksanaan Pelan Strategik3. Kajian Semula Pelan Strategik
Usaha-usaha Mengurangkan Kerenah Birokrasi
Usaha-usaha Mengurangkan Kerenah Birokrasi
1. Usaha-usaha penambahbaikan yang dilaporkan bagi mengurangkan kerenah birokrasi berorentasikan kepada outcome
2. Keberkesanan usaha-usaha penambahbaikan yang dilaksanakan
Usaha-usaha Ke Arah Pembudayaan Kualiti
Usaha-usaha Ke Arah Pembudayaan Kualiti
1. Mekanisme (Contoh: Pelaksanaan MS ISO 9001:2000, KMK, dokumen MPK / FM)
2. Program Inovasi Secara Berterusan
Usaha-usaha Mewujudkan Hubungan Harmoni Antara Majikan Dengan Pekerja
Usaha-usaha Mewujudkan Hubungan Harmoni Antara Majikan Dengan Pekerja
1. Mekanisme [contoh:Majlis Bersama Jabatan (MBJ)]
2. Program lain yang dilaksanakan3. Keberkesanan program –
pengukuran kajian kepuasan pekerja
KRITERIA 1:PENGURUSANORGANISASI
(12%)
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 5
Mekanisme Mesyuarat
Jawatankuasa Pengurusan
Kewangan Dan Akaun
(JPKA)
Mekanisme Mesyuarat
Jawatankuasa Pengurusan
Kewangan Dan Akaun
(JPKA)
Mekanisme Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan
(JKPAK)
Mekanisme Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan
(JKPAK)
Inisiatif
Mengurangkan Pembaziran
Inisiatif
Mengurangkan Pembaziran
KRITERIA 2:PENGURUSANKEWANGAN
(12%)
KRITERIA 2:PENGURUSANKEWANGAN
(12%)
Tindakan Ke Atas Laporan
Audit
Tindakan Ke Atas Laporan
Audit
Pemeriksaan Mengejut
Pemeriksaan Mengejut
PerolehanPerolehan
Prestasi Perbelanjaan
Prestasi Perbelanjaan
Pembayaran BilPembayaran Bil
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 6
Pengurusan Nilai dan
Etika
Program Motivasi
Maklumat Sumber Manusia
Perancangan / Dasar / Strategi
Sumber Manusia
Panel Pembangunan
Sumber Manusia
Pembangunan Kerjaya
Pengiktirafan dan
Penghargaan
PEMBANGUNANSUMBER
MANUSIA (10%)
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 7
PENGURUSAN PROJEK
PEMBANGUNAN 8%
PENGURUSAN PROJEK
PEMBANGUNAN 8%
PENYEDIAAN BRIF PROJEK
PEMBANGUNAN
PENYEDIAAN BRIF PROJEK
PEMBANGUNAN
PELAKSANAAN DAN
PEMANTAUAN PROJEK
PEMBANGUNAN
PELAKSANAAN DAN
PEMANTAUAN PROJEK
PEMBANGUNAN
PENILAIAN PROJEK
PEMBANGUNAN
PENILAIAN PROJEK
PEMBANGUNAN
PENAMBAHBAIKAN DAN INOVASI
PENAMBAHBAIKAN DAN INOVASI
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 8
PENGURUSAN ICT (8%)
PELAN STRATEGIK ICT (ISP)
TADBIR URUS
LAMAN WEB
BUDAYA IT
PENGIKTIRAFAN INOVASI ICT
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 9
PENGGUBALAN DASAR/
PROGRAM
PELAKSANAAN DASAR/
PROGRAM
PEMANTAUAN DASAR/PROGRAM
KEBERKESANAN DASAR/PROGRAM
KOMPONEN PERKHIDMATAN
TERAS (25%)
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 10
PIAGAM PELANGGAN
PIAGAM PELANGGAN
KEPUASAN PELANGGANKEPUASAN
PELANGGAN
PENGURUSAN PELANGGAN
(CRM) 25%
PENGURUSAN PELANGGAN
(CRM) 25%
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 11
Tahap Penilaian SSR Ke Atas Agensi
PeringkatIbu Pejabat
Negeri
Daerah
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 12
Ibu Pejabat KementerianIbu Pejabat Kementerian
Pengurusan (35%)1. Pengurusan Organisasi2. Pengurusan Kewangan3. Pengurusan Sumber Manusia4. Pengurusan Projek
Pembangunan5. Pengurusan ICT
Perkhidmatan Teras (10%)1. Penggubalan Dasar/Program 2. Pelaksanaan Dasa/Program3. Pemantauan Dasa/Program4. Keberkesanan Dasar/Program
Pengurusan Pelanggan (10.0%)1. Piagam Pelanggan2. Kepuasan Pelanggan
Kriteria PenggredanKriteria Penggredan
8%8%7%6%
6%
2%
2%
3%2%3%
8%
Jabatan Kesihatan Hospital/ Klinik Kesihatan
Jabatan Kesihatan Hospital/ Klinik Kesihatan
Pengurusan (15%)1. Pengurusan Organisasi2. Pengurusan Kewangan3. Pengurusan Sumber Manusia4. Pengurusan Projek
Pembangunan5. Pengurusan ICT
Perkhidmatan Teras (15%)1. Program2. Pelaksanaan program (KPI)3. Pemantauan program4. Keberkesanan program
Pengurusan Pelanggan (15%)1. Piagam Pelanggan2. Kepuasan Pelanggan
Kriteria PenggredanKriteria Penggredan
4%4%3%2%
2%
3%
3%
4%3%5%
12%
Contoh: TAHAP PENILAIAN BAGI KETUA PENGARAH KESIHATANContoh: TAHAP PENILAIAN BAGI KETUA PENGARAH KESIHATAN
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 13
TINDAKAN SUSULAN
Mengadakan taklimat kepada jabatan/agensi
1 2Perbincangan dengan
Jabatan / agensi secara berasingan untuk penambahbaikan
3Urus setia
menambah baik kriteria / wajaran
5Menyelaras
pemarkahan agensi bagi menentukan
penarafan
4
Melaksanakan lawatan inspektorat ke jabatan /
agensi
6Menyediakan laporan dan membentangkan
laporan dalam Mesyuarat Panel 3P
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 14
LATAR BELAKANG
Penggredan berdasarkan Sistem Star Rating dilaksanakan ke atas semua kementerian
Penggredan berdasarkan Sistem Star Rating dilaksanakan ke atas semua kementerian
6 Ogos - 4 Sept 2007
Hasil penggredan dan penarafan bintang dibentangkan di dalam Mesyuarat Panel 3P
Hasil penggredan dan penarafan bintang dibentangkan di dalam Mesyuarat Panel 3P
23 Oktober 2007
Mesyuarat Pemantapan Kriteria SSR Kementerian / Agensi Barisan Hadapan diadakan dengan agensi-agensi pusat seperti JPA, ICU, Jabatan Audit dan MOF
Mesyuarat Pemantapan Kriteria SSR Kementerian / Agensi Barisan Hadapan diadakan dengan agensi-agensi pusat seperti JPA, ICU, Jabatan Audit dan MOF
10 Disember 2007
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 15
LATAR BELAKANG
Hasil penggredan dan penarafan bintang dibentangkan di dalam Mesyuarat Ketua Setiausaha dan Ketua Perkhidmatan
Hasil penggredan dan penarafan bintang dibentangkan di dalam Mesyuarat Ketua Setiausaha dan Ketua Perkhidmatan
22 Januari 2008
Mesyuarat diadakan untuk mendapatkan cadangan dan maklum balas kementerian dan agensi pusat
Mesyuarat diadakan untuk mendapatkan cadangan dan maklum balas kementerian dan agensi pusat
20 Februari 2008
• Kriteria sedia ada dikemas kini
• Input daripada Ketua Setiausaha Kementerian dan Ketua Perkhidmatan menerusi e-mel
• Kriteria sedia ada dikemas kini
• Input daripada Ketua Setiausaha Kementerian dan Ketua Perkhidmatan menerusi e-mel
23 Jan – 19 Feb 2008
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 16
MODEL PENARAFAN STAR RATING 28 KEMENTERIAN (BARU)P
eng
uru
san
(50
%)
Per
khid
ma
tan
Ter
as
(25%
)P
eng
uru
san
Pel
ang
gan
(2
5%)
Aspek PenilaianAspek Penilaian Strategi PelaksanaanStrategi PelaksanaanHasil (outcome)Hasil (outcome)
1. Pengurusan Organisasi (12%)2. Pengurusan Kewangan (12%)3. Pengurusan Sumber Manusia
(10%)4. Pengurusan Projek
Pembangunan (8%)5. Pengurusan ICT (8%)
1. Pengurusan Organisasi (12%)2. Pengurusan Kewangan (12%)3. Pengurusan Sumber Manusia
(10%)4. Pengurusan Projek
Pembangunan (8%)5. Pengurusan ICT (8%)
Dasar:1. Penggubalan Dasar (6%)2. Pelaksanaan Dasar (7%)3. Pemantauan Dasar (6%)4. Keberkesanan Dasar (6%)
Dasar:1. Penggubalan Dasar (6%)2. Pelaksanaan Dasar (7%)3. Pemantauan Dasar (6%)4. Keberkesanan Dasar (6%)
Pelanggan:1. Piagam Pelanggan (5%)2. Kepuasan Pelanggan (20%)
Pelanggan:1. Piagam Pelanggan (5%)2. Kepuasan Pelanggan (20%)
Penambahbaikan Berterusan
Kajian Semula
Penarafan Kementerian
Penarafan Kementerian
• Persediaan Awal• Taklimat kepada
kementerian• Pengumpulan
Maklumat secara online
• Persediaan Awal• Taklimat kepada
kementerian• Pengumpulan
Maklumat secara online
• Lawatan Inspektorat
• Semakan ke atas Laporan dan dokumen berkaitan
• Kaji soal selidik
• Lawatan Inspektorat
• Semakan ke atas Laporan dan dokumen berkaitan
• Kaji soal selidik
• Penyelarasan Pemarkahan
• Penyelarasan Pemarkahan
Semasa Lawatan
Sebelum
Selepas Lawatan
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 17
Sub-kriteria Perkara yang hendak dinilai
Penyediaan Brif Projek Pembangunan
1. Mekanisme dan sistem perancangan yang diwujudkan dalam struktur organisasi
2. Brif projek yang disediakan (ukuran mengikut peratus/bilangan projek)
√
√Pelaksanaan Dan Pemantauan Projek Pembangunan
• Mekanisme yang diwujudkan untuk menyelaras pelaksanaan projek Jawatankuasa Tindakan Pembangunan Kementerian (JTPK)
• Usaha intervensi yang diambil melalui penggunaan alat-alat pengurusan projek
• Komunikasi berkesan antara agensi-agensi pelaksana dengan kementerian
• Penggunaan Sistem Pemantauan
• Justifikasi memohon Variation Order
√
√
√
√ X
Kriteria 4: Pengurusan Projek Pembangunan (10%)
Bersambung……
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 18
PEMBAHAGIAN JABATAN UTAMA DAN AGENSI PUSAT
1) JABATAN UTAMA / AGENSI PUSAT SEBAGAI PEGAWAI PENGAWAL:
a. Jabatan Perkhidmatan Awam
b. Jabatan Peguam Negara
2) JABATAN UTAMA / AGENSI PUSAT BUKAN SEBAGAI PEGAWAI PENGAWAL:
a. KP Kesihatan
b. PDRM
c. ATM
d. EPU
e. ICU
f. JANM
g. JKR
h. KP Pelajaran
3) JABATAN UTAMA / AGENSI PUSAT SEBAGAI KETUA PERKHIDMATAN:
a. KPPA
b Peguam Negara
c. KP Kesihatan
d. PDRM
e. ATM
f. JANM
g. JKR
h. KP Pelajaran
4) JABATAN UTAMA / AGENSI PUSAT BUKAN SEBAGAI KETUA PERKHIDMATAN:
a. Unit Perancang Ekonomi
b. Unit Penyelarasan Pelaksanaan
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 19
AGENSI KATEGORI ASPEK PENILAIAN CATATAN
Jabatan Perkhidmatan
Awam
•Ketua Perkhidmatan•Agensi Pusat•Pegawai Pegawal
•Pengurusan•Perkhidmatan Teras•Pengurusan Pelanggan
Sebahagian daripada kriteria pengurusan projek pembangunan tidak
berkenaan
Jabatan Peguam Negara
•Ketua Perkhidmatan•Pegawai Pengawal
•Pengurusan•Perkhidmatan Teras•Pengurusan Pelanggan
Aspek penggubalan dasar tidak dinilai
Unit Perancang Ekonomi
Ketua Agensi Pusat •Pengurusan•Perkhidmatan Teras•Pengurusan Pelanggan
KP KESIHATAN Ketua Perkhidmatan •Perkhidmatan Teras•Pengurusan Pelanggan
Aspek Kewangan, Pengurusan Sumber
Manusia, Projek tidak dinilai memandangkan ia berada di
bawah tugas KSU
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 20
KRITERIA PENGGREDAN
1. Kepimpinan dan Pengurusan Organisasi
2. Pengurusan Sumber Manusia3. Perkhidmatan Pelanggan4. Pengurusan Kewangan5. Pengurusan Projek6. Dasar ICT7. Pengurusan Laman Web
Kriteria Penggredan
20%
20%15%15%10%10%10%
SSR (Asal) SSR (selepas dikemas kini)
Pengurusan (50%)1. Pengurusan Organisasi2. Pengurusan Kewangan3. Pengurusan Sumber Manusia4. Pengurusan Projek
Pembangunan5. Pengurusan ICT
Kriteria Baru - Perkhidmatan Teras (25%)1. Penggubalan Dasar 2. Pelaksanaan Dasar3. Pemantauan Dasar4. Keberkesanan Dasar
Kriteria Ditambah Baik - Pengurusan Pelanggan (25%)1. Piagam Pelanggan2. Kepuasan Pelanggan
Kriteria Penggredan
15%15%10%10%
10%
6%
5%
7%6%6%
20%
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 21
JADUAL PELAKSANAAN SSR KEMENTERIAN
Pelaksanaan
Jan - Mac April - Jun Julai - Ogos Sept - Dis1.Buat Literature
Review
2.Penyediaan kriteria
3.Dapatkan maklum balas daripada agensi pusat dan kementerian
4.Bentangkan dalam Mesyuarat Panel 3P
5.Dapatkan maklum balas selaras dengan keputusan mesyuarat
1.Sediakan Buku Panduan
2.Adakan bengkel dan taklimat
3.Buat pengumpulan maklumat secara online
1.Laksana Lawatan Inspektorat
2.Sediakan laporan
3.Selaraskan pemarkahan
1.Bentang laporan Hasil Lawatan di Mesyuarat Panel 3P dan Mesyuarat Ketua Setiausaha Kementerian dan Ketua Perkhidmatan
Tahun 2008
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 22
KRITERIA 1: PENGURUSAN ORGANISASI (15%)
Perancangan StrategikPerancangan Strategik
1. Pelan Strategik Kementerian2. Status Pelaksanaan Pelan Strategik3. Kajian Semula Pelan Strategik
Usaha-usaha Mengurangkan Kerenah Birokrasi
Usaha-usaha Mengurangkan Kerenah Birokrasi
1. Mekanisme 2. Penambahbaikan yang dilaksanakan3. Keberkesanan usaha-usaha
penambahbaikan
Usaha-usaha Ke Arah Pembudayaan Kualiti
Usaha-usaha Ke Arah Pembudayaan Kualiti
1. Mekanisme (Contoh: Pelaksanaan MS ISO 9001:2000, dokumen MPK / FM)
2. Program Inovasi Secara Berterusan
Usaha-usaha Mewujudkan Hubungan Harmoni Antara Majikan Dengan Pekerja
Usaha-usaha Mewujudkan Hubungan Harmoni Antara Majikan Dengan Pekerja
1. Mekanisme [contoh:Majlis Bersama Jabatan (MBJ)]
2. Program lain yang dilaksanakan3. Keberkesanan program –
pengukuran kajian kepuasan pekerja
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 23
KRITERIA 2: PENGURUSAN KEWANGAN (15%)
Pembayaran BilPembayaran Bil
Sub-kriteria Perkara yang hendak dinilai
Tempoh bayaran:1. Bilangan Pembayaran Dalam 14 hari2. Bilangan Pembayaran Dalam 7 Hari
Mekanisme Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan
Kewangan Dan Akaun (JPKA)
Mekanisme Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan
Kewangan Dan Akaun (JPKA)
Keberkesanan JPKA:• Kekerapan bermesyuarat• Pengerusi (Ketua Setiausaha / Pegawai
Pengawal)• Penghantaran Laporan JPKA kepada
Perbendaharaan
Mekanisme Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan
(JKPAK)
Mekanisme Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan
(JKPAK)
Keberkesanan JKPAK:1. Pewujudan Unit Pengurusan Aset2. Pelantikan Pegawai Aset / Pemeriksa Stok 3. Kekerapan bermesyuarat4. Penghantaran Laporan JKPAK kepada
Perbendaharaan sebelum 15 Mac
Tindakan Ke Atas Laporan AuditTindakan Ke Atas Laporan Audit
1. Status Tindakan Penyelesaian2. Tempoh Masa Tindakan Penyelesaian
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 24
KRITERIA 2: PENGURUSAN KEWANGAN (15%)…Sambungan
Pemeriksaan MengejutPemeriksaan Mengejut
Sub-kriteria Perkara yang hendak dinilai
Semakan kepada usaha-usaha pencegahan penyelewengan. Contoh: peti besi, peti wang tunai, laci atau bekas-bekas lain untuk wang dalam jagaan seseorang pegawai yang diamanahkan dengan penyimpanan wang awam, setem, atau barang-barang lain yang berharga
PerolehanPerolehan1. Keberkesanan pelaksanaan perolehan (mengikut
belanjawan dan peraturan)2. Pengendalian survei ke atas pembekal
Prestasi PerbelanjaanPrestasi PerbelanjaanPerbelanjaan mengikut jadual perancangan bagi:1. Belanjawan Mengurus2. Belanjawan Pembangunan
Inisiatif Mengurangkan Pembaziran
Inisiatif Mengurangkan Pembaziran
Melaksanakan inisiatif mengurangkan pembaziran
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 25
KRITERIA 3: PENGURUSAN SUMBER MANUSIA (10%)
Perancangan / Dasar / Strategi Sumber
Manusia
Perancangan / Dasar / Strategi Sumber
Manusia
Sub-kriteria Perkara yang hendak dinilai1. Mempunyai dasar yang komprehensif2. Perancangan Tenaga Kerja3. Kejayaan Pelaksanaan / Pencapaian
Panel Pembangunan Sumber Manusia
Panel Pembangunan Sumber Manusia
1. Keberkesanan Panel Pembangunan Sumber Manusia
2. Pelaksanaan Pelan Operasi Latihan (POL)
3. Keberkesanan Latihan4. Mentoring / coaching
Pembangunan KerjayaPembangunan Kerjaya1. Struktur / Jawatankuasa Bagi Rancangan
Penggantian (Succession Plan)
Pengiktirafan / Penghargaan
Pengiktirafan / Penghargaan
1. Garis Panduan / Dasar Program Pengiktirafan / Penghargaan
2. Pelaksanaan (Pingat/Bintang/Pekerja Contoh)
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 26
KRITERIA 3: PENGURUSAN SUMBER MANUSIA (10%)….Sambungan
Pengurusan Nilai dan Etika
Sub-kriteria Perkara yang hendak dinilai
1. Pelaksanaan Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan (JKP)
2. Nilai Komposit Audit Nilai3. Pengurusan Tatatertib4. Pengisytiharan Harta
Program Motivasi1. Program Kaunseling2. Program Pencegahan3. Aplikasi Psikologi Dalam Pengurusan
Sumber Manusia
Maklumat Sumber Manusia
1. Pengemaskinian Maklumat (Contoh: Buku Perkhidmatan dan HRMIS)
2. Maklumat Strategik Sumber Manusia
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 27
KRITERIA 4: PENGURUSAN PROJEK PEMBANGUNAN (10%)
Bersambung……
Penyediaan Brif Projek Pembangunan
Sub-kriteria Perkara yang hendak dinilai
1. Mekanisme dan sistem perancangan yang diwujudkan dalam struktur organisasi
2. Brif projek yang disediakan (ukuran mengikut peratus/bilangan projek)
Pelaksanaan Dan Pemantauan Projek
Pembangunan
1. Mekanisme yang diwujudkan untuk menyelaras pelaksanaan projek Jawatankuasa Tindakan Pembangunan Kementerian (JTPK)
2. Usaha intervensi yang diambil melalui penggunaan alat-alat pengurusan projek
3. Komunikasi berkesan antara agensi pelaksana dengan kementerian
4. Penggunaan Sistem Pemantauan
5. Justifikasi memohon Variation Order
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 28
KRITERIA 4: PENGURUSAN PROJEK PEMBANGUNAN (10%)….Sambungan
Sub-kriteria Perkara yang hendak dinilai
Penilaian Projek Pembangunan
1. Pematuhan kepada Surat Pekeliling Am Bilangan 3 tahun 2005 (SPA3/2005) - Garis Panduan Penilaian Program Pembangunan meliputi:
i. Pengenalpastian projek pembangunan untuk dinilai;
ii. Pembentangan penilaian di mesyuarat-mesyuarat utama kementerian; dan
iii. Penggunaan hasil penilaian di dalam Kajian Separuh Penggal/permohonan projek baru/perancangan projek seterusnya
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 29
KRITERIA 4: PENGURUSAN PROJEK PEMBANGUNAN (10%)….Sambungan
Sub-kriteria Perkara yang hendak dinilai
Penambahbaikan Dan Inovasi
1. Senarai penambahbaikan dan inovasi bagi mempercepatkan pelaksanaan projek
2. Keberkesanan usaha-usaha peningkatan kualiti pengurusan projek
3. Jumlah penjimatan masa/kewangan dan hasil dari usaha penambahbaikan dan inovasi
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 30
KRITERIA 5: PENGURUSAN ICT (10%)
Sub-kriteria Perkara yang hendak dinilai
Pelan Strategik ICT (ISP)
1. ISP diselaraskan dengan Pelan Strategik Kementerian
2. Pelaksanaan dan Pemantauan3. Kajian Semula dilakukan4. Dasar Keselamatan ICT5. Pelantikan Chief Information Officer
(CIO)
Tadbir Urus Laman Web
1. Kepatuhan Ciri-Ciri Asas Dan Tambahan Laman Web
2. Penarafan Oleh Multimedia Development Corporation (MDEC) – Website & Portal Assessment
3. Bilangan Perkhidmatan Teras Dibuat Secara Online
4. Transaksi end-to-end
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 31
KRITERIA 5: PENGURUSAN ICT (10%)
Sub-kriteria Perkara yang hendak dinilai
Pengiktirafan/ Inovasi ICT
Peringkat pengiktirafan - Negeri/Kebangsaan /Antarabangsa
Budaya IT1. Pemantauan penggunaan aplikasi2. Mempunyai aplikasi yang
dibangunkan secara in-house3. Penggunaan ICT dalam
mengadakan perbincangan secara online
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 32
KOMPONEN PERKHIDMATAN TERAS (25%)Sub-kriteria Perkara yang hendak dinilai
Penggubalan DasarKaedah penggubalan dasar yang bersesuaian merangkumi proses pengenalpastian keperluan dasar baru, mendapatkan input daripada pelanggan / stakeholders Kementerian, penetapan outcome dan kumpulan sasar serta merangka program-program selaras dengan matlamat dasar
Pelaksanaan Dasar1. Program yang dilaksanakan2. Pencapaian program3. Kaedah pengukuran pencapaian
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 33
KOMPONEN PERKHIDMATAN TERAS (25%)Sub-kriteria Perkara yang hendak dinilai
Keberkesanan Dasar1. Kajian Impak Dasar: Penilaian ke
atas pencapaian outcome program-program yang dilaksanakan
2. Kajian Semula Dasar: Penambahbaikan berdasarkan hasil daripada kajian impak dan maklum balas dari pelanggan / stakeholders
Pemantauan DasarPemantauan Dasar: Mekanisme pemantauan yang diwujudkan (jawatankuasa / taskforce, sistem & prosedur, pelaporan)
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 34
KOMPONEN PENGURUSAN PELANGGAN (CRM) - 15%
Sub-kriteria Perkara yang hendak dinilai
Piagam PelangganPelaksanaan Piagam Pelanggan1. Relevan2. Praktikal3. Dipantau4. Dikemas kini
Pengurusan AduanStruktur dan mekanisme:1. Pelantikan Pegawai Perhubungan
Aduan2. Pembentangan Aduan Secara Tetap Di
Dalam Mesyuarat Pengurusan Utama
Respons - Tempoh memberi jawapan kepada pelanggan
Keberkesanan:1. Pencapaian Penyelesaian Aduan2. Penyediaan Laporan Dan Analisis
Latihan - Pemberian latihan secara berjadual kepada petugas kaunter
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 35
KOMPONEN PENGURUSAN PELANGGAN (CRM) - 15%….Sambungan
Sub-kriteria Perkara yang hendak dinilai
Pengukuran Kepuasan Pelanggan (CSI)
1. Mekanisme pengukuran kepuasan pelanggan - maklum balas pelanggan, pelaporan oleh agensi pelaksana, penggunaan ICT (e-enabled government)
2. Kekerapan Pengukuran CSI3. Tahap Kepuasan Pelanggan4. Usaha-usaha penambahbaikan yang
telah dilaksanakan hasil daripada maklum balas pelanggan
Usaha-usaha Promosi Menerusi Media
1. Penghebahan / promosi usaha-usaha penambahbaikan melalui media massa
2. Promosi dilakukan secara berjadual
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 36
Penarafan Bintang
28 Kementerian
Kriteria Penggredan1. Kepimpinan dan Pengurusan
Organisasi2. Pengurusan Sumber Manusia3. Perkhidmatan Pelanggan4. Pengurusan Kewangan5. Pengurusan Projek6. Dasar ICT7. Pengurusan Laman Web
Penilaian
20%
20%15%15%
10%10%10%
KumpulanSasaran
Hasil/Output
Proses Penggredan
KRITERIA PENGGREDAN
MODEL SSR (ASAL)
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 37
Perancangan Lawatan
Inspektorat SSR
PROSES KERJA PELAKSANAAN
Pelaksanaan Lawatan
Inspektorat
Penganalisisan dan Penggredan
Pembentangan Hasil Lawatan
dalam Mesyuarat PANEL 3P
Maklumkan ke Mesyuarat-
mesyuarat utama
Frekuensi – 1 tahun sekali
Senarai Kedudukan Agensi Kerajaan
Penambahbaikan:1. Kriteria & Sub-kriteria2. Format penilaian
(skala Likert)
Selepas sekurang-kurangnya1 kali penggredan (12 bulan)
7 Kriteria36 Sub Kriteria
Kriteria Penggredan
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 38
PENARAFAN BINTANG
Peratusan Taraf Bintang
90.0% – 100%
80.0% – 89.9%
70.0% – 79.9%
60.0% – 69.9%
50.0% – 59.9%
49.9% Tiada Bintang
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 39
Maklum Balas Kepada Pelaksanaan Sistem Star Rating
Ke Atas kementerian-kementerianBagi Tahun 2008
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 40
Mesyuarat Bersama Kementerian pada 20 Februari 2008
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 41
MAKLUM BALAS DARI WAKIL-WAKIL KEMENTERIAN DAN AGENSI PUSAT
Kriteria 1 - Pengurusan Organisasi
Maklum balas:
• MAMPU perlu mengedarkan panduan penyediaan perancangan strategik bagi memudahkan kementerian-kementerian menyediakan dokumen Perancangan Strategik
• INTAN perlu mengadakan kursus Perancangan Strategik untuk meningkatkan kompetensi pegawai-pegawai di semua kementerian
• Markah untuk kepimpinan diambil kira dalam penilaian SSR ke atas kementerian memandangkan hasil Star Rating kementerian merupakan salah satu KPI dalam menilai keberkesanan Ketua-ketua Setiausaha Kementerian
• Mesyuarat Pasukan Petugas Bagi Mengurangkan Kerenah Birokrasi (PPMKB) dipengerusikan oleh KSU memandangkan Y.B. Menteri sibuk
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 42
MAKLUM BALAS DARI WAKIL-WAKIL KEMENTERIAN DAN AGENSI PUSAT
Kriteria 1 - Pengurusan Organisasi
Penjelasan:
• MAMPU dan INTAN sedia membantu dalam memberi bimbingan dan panduan bagi menyediakan Pelan Perancangan Strategik kementerian
• Penilaian SSR ke atas kementerian bertujuan mengukur keberkesanan organisasi secara menyeluruh
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 43
MAKLUM BALAS DARI WAKIL-WAKIL KEMENTERIAN DAN AGENSI PUSAT
Kriteria 2 - Pengurusan Kewangan
Maklum balas:
• Aspek penilaian ke atas kriteria Pengurusan Kewangan yang dilaksanakan oleh pihak MAMPU dengan Jabatan Audit Negara perlu diselaraskan
Penjelasan:
• Penarafan ke atas kementerian oleh Jabatan Audit Negara menggunakan Indeks Akauntabiliti boleh diambil kira dalam SSR sekiranya Jabatan Audit Negara dapat menyiapkan laporan-laporan bagi setiap kementerian mengikut jadual pelaksanaan SSR
Maklum balas:
• Aspek penilaian ke atas kriteria Pengurusan Kewangan yang dilaksanakan oleh pihak MAMPU dengan Jabatan Audit Negara perlu diselaraskan
Penjelasan:
• Penarafan ke atas kementerian oleh Jabatan Audit Negara menggunakan Indeks Akauntabiliti boleh diambil kira dalam SSR sekiranya Jabatan Audit Negara dapat menyiapkan laporan-laporan bagi setiap kementerian mengikut jadual pelaksanaan SSR
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 44
MAKLUMBALAS DARI WAKIL-WAKIL KEMENTERIAN DAN AGENSI PUSAT
Kriteria 3 - Pengurusan Sumber Manusia
Maklum balas:
• Beban tugas mengendalikan kursus / peperiksaan Penilaian Tahap Kecekapan (PTK) perlu diambil kira dalam penilaian SSR
Penjelasan:
• Keberkesanan Pembangunan Sumber Manusia mengambil kira komponen PTK
Maklum balas:
• Beban tugas mengendalikan kursus / peperiksaan Penilaian Tahap Kecekapan (PTK) perlu diambil kira dalam penilaian SSR
Penjelasan:
• Keberkesanan Pembangunan Sumber Manusia mengambil kira komponen PTK
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 45
MAKLUMBALAS DARI WAKIL-WAKIL KEMENTERIAN DAN AGENSI PUSAT
Kriteria 4 - Pengurusan Projek Pembangunan
Maklum balas:
• Penilaian SSR wajar diadakan pada akhir tahun memandangkan output/outcome hanya dapat dinilai pada penghujung tahun.
Penjelasan:
• Penilaian terhadap prestasi pengurusan projek pembangunan akan dibuat berdasarkan perancangan yang telah ditetapkan
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 46
MAKLUMBALAS DARI WAKIL-WAKIL KEMENTERIAN DAN AGENSI PUSAT
Kriteria 5 - Pengurusan ICT
Maklum balas:
• Pengukuran prestasi pengurusan ICT kementerian-kementerian sukar dilaksanakan memandangkan kebanyakan kementerian telah outsource pengurusan ICT.
Penjelasan:
• Pihak kementerian sebagai process owner bertanggungjawab terhadap perkhidmatan-perkhidmatan ICT yang dikendalikan melalui outsourcing kepada pihak swasta
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 47
MAKLUMBALAS DARI WAKIL-WAKIL KEMENTERIAN DAN AGENSI PUSAT
Kriteria 6 Perkhidmatan Teras
Maklum balas:
• Perkhidmatan teras diberi wajaran yang lebih tinggi
Penjelasan:
• Wajaran yang ditetapkan adalah bersesuaian untuk mengukur dasar-dasar yang digubal oleh kementerian
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 48
MAKLUMBALAS DARI WAKIL-WAKIL KEMENTERIAN DAN AGENSI PUSAT
Kriteria 7 - Pengurusan Pelanggan
Maklum balas:
• Usaha-usaha promosi melalui media massa swasta adalah lebih berkesan
• Prestasi penyelesaian aduan awam di sesetengah kementerian mungkin terjejas kerana tempoh masa yang diambil untuk menyelesaikan kes aduan melibatkan faktor perundangan
Penjelasan:
• Kementerian Tenaga, Air dan Komunikasi (KTAK) boleh membantu dalam usaha-usaha promosi kementerian-kementerian melalui penggunaan media massa milik syarikat swasta
• Tumpuan pengurusan aduan adalah kepada tindakan responsif kementerian memaklumkan pelanggan mengenai status aduan
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 49
MAKLUM BALAS SSR
Agensi Maklum Balas
Unit Penyelarasan Pelaksanaan Melalui e-mel bertarikh 4 Februari 2008
Jabatan Audit Negara Melalui surat AUDIT/Ps: PKJI/159/16/4/Jld.2 (14) bertarikh 27 Disember 2007
Jabatan Perkhidmatan Awam Dalam sesi perbincangan bertarikh 10 Disember 2007
Kementerian Kewangan Melalui surat BNPK CR (8.15) 112/13-1 (15) bertarikh 11 Januari 2008
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 50
MAKLUM BALAS SSRAgensi Maklum Balas
Kementerian Pembangunan Usahawan dan Koperasi
Melalui e-mel bertarikh 4 Februari 2008
Kementerian Keselamatan Dalam Negeri
(e-mel bertarikh 6 Februari 2008)
Cadangan:
Mendapatkan komen dan penilaian daripada pelanggan Kementerian
Mendapatkan penilaian daripada peers
Penilaian hendaklah melibatkan Jabatan dan agensi di bawah kementerian
Penilaian dibuat sekurang-kurangnya 3x setahun (awal, pertengahan dan hujung)
Penilaian hendaklah menimbang tentang kompleksiti, saiz dan jumlah belanjawan Kementerian
Unit Penyelarasan Pelaksanaan
(e-mel bertarikh 22 Februari 2008)
Wajaran Pengurusan Projek Pembangunan - 15%
Skop dan komponen diperkemas:
Sistem Pengurusan Pemantauan Penilaian Projek (Penjadualan Projek, Lawatan Tapak Kaedah, Penyelarasan Projek Sakit)
Pelaksanaan Arahan No.1 /2004
Penggunaan SPP II
Penilaian Projek
Kaedah dan bilangan projek yang dinilai impak dan outcome
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 51
Unit Pemodenan Tadbiran Dan Perancangan Pengurusan Malaysia
(MAMPU), JPM
10 Mac 2008
TERIMA KASIHwww.mampu.gov.my