ORGANIZACIÓN DE VIAJES DE NEGOCIOS
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Nelson Piñero Márquez
Organización de Eventos
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Para el/a secretario/a de dirección, el viaje supone el desplazamiento de su jefe/a fuera de la
ciudad por un tiempo determinado y por motivos profesionales. Normalmente, los viajes son
programados con anticipación, pero, a veces, son improvisados.
Es responsabilidad de el/la secretario/a la organización del viaje, que comprende cuatro
apartados:
Viaje tanto de ida como de regreso.
Estancia en el lugar de destino.
Programa de trabajo a efectuar.
Recopilación y archivo de las conclusiones después del regreso.
Preparación del viaje
En sintonía con su jefe/a, realizará un primer borrador sobre los objetivos, tareas del viaje,
medios de transporte, etc.:
Objetivo del viaje.
Destino y duración de la estancia.
Itinerario para la ida y para el regreso.
Medio preferente de transporte.
Fecha de salida y fecha de regreso.
Actividades que, en principio, se desean realizar: • Agenda mínima de reuniones.
• Expediente de trabajo: informes, contratos, etc.
Logística necesaria.
• De oficina: teléfono móvil, ordenador portátil, documentos
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• De financiación: tarjetas de crédito, cheques de viaje, divisas, etc.
• Documentación necesaria: pasaporte, DNI, tarjetas de seguros médicos, carnet de
conducir, certificado de vacunación, si es necesario; etc.
Servicios complementarios en destino:
• Medios de locomoción para los desplazamientos cortos.
• Alternativas de ocio cultural y deportivo.
Con estos primeros datos, la secretaria comienza a preparar el dossier del viaje en
colaboración con la agencia de viajes. Hay que buscar la ruta idónea y elegir el medio de
transporte, teniendo en cuenta las preferencias y gustos del jefe.
En la agencia de viajes puede consultar:
Tarifas.
Itinerarios.
Alternativas de transporte: avión,
ferrocarril, autocar, coche de alquiler, etc.;
teniendo en cuenta las preferencias de su jefe.
En todo momento ha de tener en cuenta la
categoría y nivel adecuados para su jefe,
preservando siempre la imagen de la empresa.
Si decide que la agencia prepare el transporte,
una vez seleccionado el itinerario, remitirá a ésta
con tiempo suficiente los siguientes datos:
Los datos necesarios del DNI y/o del pasaporte de la persona que viaja: nombre y
apellidos, edad, pasaporte sanitario en los casos que se precise, etc.
Lugar de destino.
Fecha y hora aproximada de salida.
Fecha y hora aproximada de regreso.
Medio de transporte para la ida y el regreso.
Medio de transporte en destino.
Alojamiento: tipo y categoría.
Alternativas de ocio en destino.
Opciones de seguro.
Presupuesto aproximado con que se cuenta.
Con estos datos, la agencia elabora la opción de viaje más idónea. Remitirá a la secretaria un
presupuesto de viaje con todos los detalles y perfectamente valorado, con las fechas y
cantidades en caso de solicitar la reserva.
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La secretaria ha de preparar un esquema del viaje que entregará a su jefe y guardará una copia
para consultarlo antes o durante el viaje si fuese necesario. Para ello puede servir la cabecera
del siguiente modelo:
La secretaria prepara un estadillo o justificante para pasar, al departamento de contabilidad
para obtener la financiación. Al finalizar el viaje, hará otro estadillo de liquidación.
Estancia en el lugar de destino
Además de la organización logística y económica del viaje se preparará toda la información
adicional que se pueda del lugar al que se viaja:
Idioma, posibilidades de intérprete, etc.
Costumbres, nivel cultural, renta «per cápita» para considerar el nivel de gasto y si el
destino es caro o barato.
Régimen político.
Existencia o no de Embajada o Consulado.
Callejero de la zona, sobre todo, las inmediaciones de la residencia que se seleccione.
Guía turística de la zona y direcciones de interés.
Distancia desde la residencia al lugar de trabajo. A ser posible, será la mínima.
Alternativas de ocio cultural o deportivo (teatro, conciertos, museos, monumentos,
etc.).
Posibilidades de transporte urbano: público, taxi, alquiler de coche.
Moneda del lugar
Tarjetas de crédito más utilizadas en el lugar de destino, utilización de cheques de viaje
etc...
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Programa y agenda de trabajo
La secretaria, en colaboración con el jefe, diseñará la agenda de trabajo, preparará los
expedientes de trabajo: informes, contratos, etc.
Igualmente se preparará la logística básica necesaria: teléfono móvil de cobertura
internacional, ordenador portátil, etcétera. No es conveniente llevar mucho material. De
necesitar más, se alquilará en el destino. Normalmente, los hoteles disponen de material para
convenciones que pueden alquilar de ser preciso. Igualmente llevará catálogos, folletos de
propaganda de la empresa y tarjetas de presentación. Realizado el regreso y ya en la oficina, la
secretaria ordenará los expedientes y archivará, si procede, los contratos y la documentación
que se utilizaron como soporte para los distintos trabajos.
Se procede también a cumplimentar el impreso de liquidación de los gastos de viaje, de
estancia, las dietas que correspondan y el capítulo de varios. Adjunto al impreso de liquidación
se entregarán los justificantes (facturas y billetes) de los gastos ocasionados. Existe un capítulo
donde se anotan los gastos de difícil justificación, como son las invitaciones a los clientes
durante las convenciones, etcétera.
En todas las empresas, el contable dispone de modelos o formularios, fáciles de rellenar, para
la liquidación y justificación de los gastos.
¿Qué hacer con toda la documentación relativa al viaje?
Un asistente de dirección debe estar pendiente de los documentos acreditativos de su jefe y/o
compañeros de departamento, para lo que se aconseja crear una carpeta personalizada en el
ordenador con todos estos documentos escaneados y marcar en la agenda sus respectivas
fechas de caducidad.
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Dispositivos informáticos y de telefonía
Los principales dispositivos que son necesarios para realizar las tareas y obligaciones propias
del trabajo en el exterior, son un ordenador portátil, tablet y el smartphone.
Vayamos donde vayamos, un compañero de viaje fijo será sin duda nuestro teléfono móvil,
que en el caso de los que salgan al extranjero tendrán que preparar para que les sea operativo
cien por cien fuera de nuestro país.
¿Qué debemos tener en cuenta para que no haya problemas de utilización durante el viaje?
Comprobar la compatibilidad del dispositivo en el país de destino, normalmente dentro de la
UE no hay problema, ya que la mayoría de estos productos se fabrican siguiendo la normativa
europea que homologa su uso en todo el territorio de la unión.
Recomendaciones e indicaciones a tener en cuenta antes de
salir fuera de España
Informarse de las tarifas de Roaming
Antes de salir de España para disfrutar de nuestras vacaciones es recomendable informarse
bien de las tarifas de roaming en el país o países que se vayan a visitar, precio de las llamadas y
mensajes de texto, pero sobre todo prestar atención a las tarifas por hacer uso de los datos
móviles, ya sea navegar por internet o utilizar aplicaciones de mensajería como WhatsApp
para evitar sustos en la factura del teléfono.
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Desactivar la itinerancia de datos
Si ha realizado el paso previo se habrá podido dar cuenta como el uso de datos móviles fuera
de nuestro país puede aumentar considerablemente la factura del móvil, por lo tanto, se
aconseja desactivar la itinerancia de datos nada más aterrizar en un país fuera de España. Hace
tan solo unos días hablábamos de la llegada a España de ChatSim, que puede ser una buena
alternativa para este tipo de viajes.
Obtener una tarjeta SIM local
Si se va a necesitar hacer gran uso del móvil lo mejor en estos casos puede ser comprar una
tarjeta SIM con alguna de las compañías locales que ofrezcan un plan de datos barato para
poder hacer uso de ella durante toda su estancia. Hacerse con una tarjeta de prepago con un
número local debería tener un coste bajo y se trata de un procedimiento rápido y sencillo.
Evita que te engañen con los tipos de divisas
Llevar el móvil encima nos puede dar la posibilidad de consultar en cada momento los valores
de los cambios de divisas para que en el momento de necesitar cambiar moneda en alguna
casa de cambio o realizar compras siempre tengamos a mano la equivalencia y evitar que
nadie nos engañe. Para ello siempre podemos tirar de Google o bajarnos alguna aplicación que
nos ayude con este proceso.
Llevar una aplicación de mapas en el móvil para no perdernos
Se trata de una situación bastante común sobre todo cuando nos encontramos en una ciudad
fuera nuestro país y que no conocemos. Intentar llegar a algún sitio puede hacer que nos
desorientemos y no sepamos muy bien dónde estamos y como volver a algún punto de
referencia que nos ubique. De ahí que sea muy recomendable llevar instalado en el móvil una
aplicación de mapas que utilice el GPS integrado en el dispositivo y que permita navegación de
forma offline para así no necesitar realizar un consumo de datos, que como hemos visto en los
puntos anteriores son un bien preciado cuando nos encontramos fuera de nuestro país.
Llevar un adaptador de corriente universal
En numerosas ocasiones cuando viajamos a otro país nos podemos encontrar con un tipo de
enchufe diferente al que utilizamos en nuestras casas y por lo tanto, si no nos equipamos con
un adaptador universal que nos permita utilizar nuestro cargador del móvil en cualquier tipo
de enchufe, puede que después del primer día nos veamos sin móvil y sin tener donde
cargarlo.
Si además nuestro terminal es compatible con la tecnología QuickCharger o carga rápida,
puede ser una gran opción hacerse con un cargador y el adaptador correspondiente para que
la carga de nuestro terminal sea mucho más rápida y podamos disponer de batería suficiente
casi en cualquier momento ante cualquier emergencia.
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Apartado financiero
Tarjetas, dinero en efectivo, moneda extranjera…
La materialización del pago y/o el cobro de una
operación se pueden efectuar con dinero o
mediante unos documentos sustitutivos del
mismo. Los pagos deberán efectuarse en la
moneda de curso legal en España o en
moneda extranjera, en función de lo que se
haya pactado previamente.
También hacemos mención a unos límites de disposición de efectivo
en mano para atravesar las fronteras del país que visitemos y las tarjetas de crédito o débito.
(Apartado medios de pago).
También podemos llevar tarjetas monedero con una cantidad limitada en función de las
necesidades económicas que estén programadas durante el viaje, estudiando con antelación
que son generalmente aceptadas en el destino.
Documentación (DNI, pasaporte, visados….)
Una responsabilidad básica del asistente de dirección
consiste en informarse previamente a la realización
del viaje de la documentación exigida por las
autoridades pertinentes del país al que se viaja;
de hecho, existen numerosos documentos que
las autoridades de un país podrán requerir al
viajero para permitirle la entrada o salida del
territorio nacional, en función de su nacionalidad,
la finalidad del viaje, la duración de la estancia, etc.
Tenemos que Comprobar que tanto el DNI como el
pasaporte internacional están en vigor para poder viajar. En los países del ámbito económico
europeo y suiza nos permiten la entrada únicamente con el DNI, aunque lo más habitual es
tener que llevar el pasaporte y el visado de entrada.
La Tarjeta Sanitaria Europea permite al beneficiario el acceso a
los sistemas nacionales de salud en el Espacio Económico
Europeo y Suiza en las mismas condiciones que los
nacionales. Para los viajes fuera del ámbito europeo en la
mayoría hay que tener en cuanto que los gastos sanitarios
corren por cuenta del viajero, por lo que es recomendable
contratar un seguro médico con anterioridad para no tener
que correr con costes demasiado elevados.
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Servicios complementarios: alquiler de coches
(Documentación necesaria, obligaciones…etc.)
Si la persona necesita conducir en su desplazamiento al
extranjero, necesitará documentación y seguros
específicos, para la utilización de un vehículo de alquiler o
cedido por la empresa o institución a la que se visita.
El principal servicio de alquiler de vehículos que puede realizarse a través de una agencia
internacional, local o entre particulares. Generalmente, el único seguro incluido en el contrato
de alquiler del vehículo es el seguro a terceros, obligatorio en todos los vehículos.
Antes de partir es importante que te informes y familiarices con el código de circulación del
país que vas a visitar, ya que puede haber pequeños o grandes matices diferentes con España.
En aquellas ocasiones en las que sea preciso alquilar un vehículo, debemos tener en cuenta
diferentes criterios:
Se debe comparar entre las compañías más punteras de alquiler de vehículos sin
conductor con el fin de conocer las mejores ofertas o campañas de promoción, etc.
Para ello, una vez que la compañía nos confirma la disponibilidad, con los datos del
presupuesto compararemos la información con otra empresa y comprobaremos los
requisitos de alquiler y los servicios ofrecidos –Kilometraje limitado o ilimitado–;
accesorios (por ejemplo, GPS), etc. Cabe destacar que existen páginas web que ofrecen
un multibuscador de empresas de alquiler de vehículos, lo que facilita mucho la
búsqueda.
Al confirmar la reserva, hay que leer bien las condiciones del contrato y también la
letra pequeña con el fin de no llevarse sorpresas posteriores.
Por lo general, la forma de pago es mediante tarjeta de crédito.
Respecto al tema de los seguros, las tarifas ya suelen incluir un seguro a todo riesgo y
sin coste adicional, con posibilidad de franquicia, aunque cabe reseñar que los seguros
del automóvil no cubren los daños ocasionados por negligencia o imprudencia del
conductor.
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BIBLIOGRAFÍA: Libro Organización de viajes nacionales e internacionales – UF0326 (Cristina Cabero Soto).
http://www.noticiasespanolas.es/index.php/350525/c-mo-configurar-tu-m-vil-para-salir-al-
extranjero-este-verano-lifestyle-smartlife/
http://cincodias.com/cincodias/2015/06/21/lifestyle/1434884781_018344.html
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