Luento 2-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001

1

TJT-A26Tietotyö ja sen välineet

http://www.cc.jyu.fi/~pmakkone/tjt-a26

Luento 2:Henkilökohtainen tietotyö ja sen tuottavuus ja kuinka henkilökohtaista

tietotyötä voidaan tukea tietotekniikan avullaThe main points of the second lecture can be found in English

at the address HTTP://JARING.NMHU.EDU/notes/Mis423/ch3.html

Luento 2-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001 Sivu 2

Tiedon rooli yrityksessä tai muussa toimintayksikössä

– Nykyisen käsityksen mukaan tieto ja tietotekniikka liittyvät toisiinsa toimintayksiköissä. Nämä voivat tukea organisaation toimintaa kolmella tavalla

• Tuotteet ja palvelut– Tietotekniikka voi olla upotettu tuotteeseen (katso esim.

www.nokia.com) tai palveluun(katso esim. www.merita.fi)

• Liiketoiminnan prosessit – Tietotekniikka voi olla liiketoiminnan prosessien

uudelleenorganisoinnin keskeinen tekijä. Tällöin tavoitteena on nopeuttaa yrityksen erilaisia prosesseja (sis. esim. tavaroiden toimittamista ym. konkreettista). Katso esim. Microsoft Finlandin esimerkit

• Tietotyö– Tiedon käsittely eri tehtävissä informaation tuottamiseksi

Luento 2-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001 Sivu 3

Organisaation tietojenkäs. järjestelmä ja henkilökohtainen tietojenkäs. järjestelmä

Henkilöhtainen tietojenkäs. järjestelmä

Organisaation tietojenkäs. järjestelmä

Pääsy ulkopuolisiin järjestelmiin

Liittymä organisaation ja yksilön järjestelmän

välillä

Luento 2-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001 Sivu 4

Organisaation tietojenkäsittelyprosessit

– 1. Tietojärjestelmien kokonaissuunnittelu organisaatiota varten sisältäen tekniset ja hallinnolliset komponentit (esim. yo:n tietohallinto)

– 2. Teknologia, tieto ja henkilöstö infrastruktuurien kehittäminen, toteuttaminen ja ylläpito

– 3. Ydinsovellusohjelmien kehittäminen ja käyttöönotto (esim. opintosuoritusrekisteri)

– 4. Organisaation tietojärjestelmien ja sen sovellusohjelmien ylläpito

– 5. Käytön tuki (esim. Atk-keskuksen neuvonta)

Luento 2-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001 Sivu 5

Henkilökohtaisen tietojenkäsittelyjärjestelmän tarve Roolit

– 1.Tukea sellaisia aktiviteetteja, jotka eivät saa tukea koko organisaation tietojärjestelmältä

– 2.Tuki henkilökohtaisiin tiedon haku ja käsittely tehtäviin

Luento 2-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001 Sivu 6

Henkilökohtaisen tietojenkäsittelyn tehtäviä

Säännöllisesti Epäsäännöllisesti

Esim. Tarkista päivittäinentuotanto, myynti etc. Rutiininomaisesti

Ei-rutiininomaisesti

Esim. analysoi ja luokittele

tuotepuuteluettelo

Esim. Laadi veroilmoitus

Esim. Arvio ehdotetun hankinnan kannattavuutta

Luento 2-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001 Sivu 7

Henkilökohtainen tietotyö

Käsitteitä– Tehtävä (task)

• Tehtäviä tietotyön tekijällä on kolmentyyppisiä– 1) Työlle ominaisia tehtäviä

– 2) Tiedon hankintaa ja ylläpitoa

– 3) Työn hallintaa ja ohjausta

– Aktiviteetti• Jokaiseen tehtävätyyppiin liittyy neljäntyyppisiä

aktiviteetteja– 1) Tiedonhankintaa 2) Suunnittelua

– 3) Päätöksentekoa 4) Kommunikointia

– 5) Lisäaktiviteetit (kuten kirjoittaminen, tekstinkäsittely, tiedostojen haku ja käsittely, viestien käsittely)

Luento 2-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001 Sivu 8

Työlle ominaiset tehtävät

Työlle ominaisten tehtävien tuloksena on konkreettisia lopputuloksia. Esim.– Budjetin laatiminen – Budjettien analysointi – Projektien suunnittelu – Uusien liiketoiminnan mahdollisuuksien kartoitus

Luento 2-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001 Sivu 9

Tiedon keruu ja ylläpitotehtävät

Tiedon keruun ja ylläpidon tarkoituksena ammattitaidon ylläpito. Esimerkkejä:– Ammattikirjallisuuden tutkiminen – Kokouksiin osallistuminen – Uuden teknologian opiskelu – Uusien tietokoneohjelmien opiskelu – Yhteistyöverkoston ylläpito

Luento 2-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001 Sivu 10

Työn hallinnan tehtävät

Nämä sisältävät tehtävien järjestämisen niin, että ne tulevat tehokkaasti hoidettua– Esim.:

• Useiden tehtävien järjestyksen määrittely• tietolähteiden varmistaminen

Luento 2-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001 Sivu 11

Lähestymistapa henkilökohtaisen tietotyön ja sen tietotekniikkatuen analysoimiseksi Tehtävä-aktiviteettimatriisi

– Vaiheet• Määrittele tehtävät• Arvioi tehtävien vaatima panos• Arvioi tehtävien vaatimat aktiviteetit• Tulkitse tehtävä-aktiviteetin matriisia ja arvioi

tietotekniikan tukea tehtävien suorittamiseksi

Luento 2-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001 Sivu 12

Esimerkki tehtävä/aktiviteettimatriisista

http://jaring.nmhu.edu/notes/Mis423/prof.html

Lisäksi luennolla läpi käytävä ja jaettava esimerkki!

Luento 2-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001 Sivu 13

Esimerkki tehtävä-/aktiviteettimatriisin tulkinnasta Esimerkki jaetaan ja käydään läpi luennolla

Luento 2-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001 Sivu 14

Kuinka henkilökohtaista tietotyötä voidaan tukea tietotekniikan avulla? Elementit

– Sovellusohjelmat ja niiden oikea käyttö– Tiedonhallinta– Tietoliikenneyhteydet ja jo olemassa olevan tiedon

hyödyntäminen

Huomioitava on kuitenkin, että eri ohjelmistojen ja laitteiden teho riippuu tilanteesta (kontekstista) – esim. opetusohjelmat ja tietokoneavusteiset

oppimisympäristöt: • ”the success of a computer-supported learning environment

depends not just on the software, but on the context in which that software is used”

Luento 2-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001 Sivu 15

Sovellusohjelmat tietotyön tehostajina (keskeisiä esimerkkejä) Tekstinkäsittely

– Asiakirjapohjat • Ohjelman mukana tulevat ja itse tehdyt

– Tyylit • Ohjelman mukana tulevat ja itse tehdyt

– Makrot– Automaattiset toiminnot (tunnisteet, sis. luettelot,

hakemistot yms.) Esitysgrafiikka

– Valmiit rakenteet, ulkoasut ja kaaviopohjat

Luento 2-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001 Sivu 16

Taulukkolaskenta– Mitä jos analyysit ja vaihtoehtojen vertailu– Makrot

Internet(WWW)-selaimet– Kirjanmerkit ja niiden kansiointi (folders)

Luento 2-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001 Sivu 17

Tiedonhallinta (keskeisiä esimerkkejä)

Hakemistorakenteet Tietokantaohjelman hyödyntäminen

– osoitteistot, operatiivinen toiminta (raportit, laskut yms.)

Ajankäytön hallinta (kalenteri)

Luento 2-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001 Sivu 18

Tietoliikenneyhteydet ja olemassaolevan tiedon hyödyntäminen Lähiverkot

– Tiedot verkon palvelijakoneella (client-server-ratkaisu) tai muilla tietokoneella(peer to peer-verkossa)

Internet– WWW (World Wide Web)– Uutisryhmät (News)– FTP (File Transfer Protocol)– muut

• Internetin yhteydessä on huomattava digitaaliset tekijänoikeudet

Luento 2-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001 Sivu 19

Tärkeitä asioita turvattaessa tietokoneen käytön tehokkuutta ja luotettavuutta työssä

Virheiden kumoamisen osaaminen Tiedon varmuuskopiointi ja palauttaminen Arkistointi ja muistissa säilyttäminen Henkilökohtainen tietoturva

Luento 2-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001 Sivu 20

Virheiden kumoamisen osaaminen

Kumoa-toiminto sovellusohjelmissa ja käyttöjärjestelmissä (Edit-Undo)

Roskakori (Recycle Bin)

Luento 2-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001 Sivu 21

Tiedon varmuuskopiointi

Tallenna kovalevylle kun teet töitä tasaisin väliajoin tietyn taktiikan mukaan. Tallennus voi olla myös ohjelman automaattitallennus

Varmuustallennus toiselle tietovälineelle tasaisin väliajoin

Tallenna varmuuskopio työskentelyn lopuksi (levyke, lähiverkon levy, WWW-palvelin jne.)

Luento 2-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001 Sivu 22

– Jyväskylän yliopiston atk-keskuksessa on suositeltavaa tehdä oma hakemisto D-levylle OMA-hakemiston alle. Tämän omalla nimellä tehdyn hakemiston alle voidaan tallentaa omat tiedostot työskentelyn aikana/lopuksi (kohta 1). Työskentelyn aikana (kohta 2) ja lopuksi tehdään varmuuskopiot omalle levykkeelle sopiviin hakemistoihin.

Luento 2-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001 Sivu 23

Arkistointi ja muistissa säilyttäminen

– Kaikkien päättyneen projektin tiedostojen arkistointi

– Kaikkien niiden tiedostojen arkistointi jotka ovat tiettyä päivää vanhempia

– Niiden tiedostojen arkistointi, jotka dokumentoivat projektin edistymisen

– Arkistoinnin ohjelmina käytetään tiedonpakkaaja ohjelmia (esim. WinZIP-ohjelmat-Kts. esim. Tucows (compression utilities))

Luento 2-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001 Sivu 24

Henkilökohtainen tietoturva

Huomioitavia tekijöitä– Salasanat järjestelmään (koneeseen) tai

tiedostoihin pääsemiseksi (vrt. atk-keskus)– Arkaluonteisen tiedon tallentaminen piilotettuihin

hakemistoihin ja tiedostoihin – Enkryptaus (salakirjoittaminen) suojaa

arkaluonteisia tiedostoja– Viruksiin on varauduttava

Luento 2-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001 Sivu 25

Virukset

– Tietokonevirus on ohjelmakoodia, joka pystyy automaattisesti liittämään itsestään itsestään leviämiskelpoisen kopion muihin ohjelmiin (Marko Helenius-Tampereen yo)

– Virukset siis tarttuvat muihin ohjelmiin ja lisääntyvät tartuttuaan

– Esimerkkejä viruksista ovat mm. Troijan hevonen, tietokonemato, looginen pommi

– Virustyyppejä ovat ohjelmatiedostovirus, käynnistyslohkovirus ja makrovirus

Luento 2-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001 Sivu 26

Kuinka viruksia voi torjua?

Käytä vain alkuperäisiä ohjelmistoja Älä avaa hämäperäisistä paikoista saatuja tiedostoja

(esim. word-liitetiedostot on tarkistettava ensin) Käytä viruksen torjuntaohjelmia

– Muistinvaraiset torjuntaohjelmat– Virusten etsintäohjelmat

Viruksen torjuntaohjelmia on– Kaupallisia– Ilmaisia

• Katso esim. Tucows (www.tucows.fi)