Risker och hantering.

Resonemang kring värden och risker vid bakgrundskontroller.

White paper #4

#4 av #4

Vårt mål är att skapa långsiktigt framgångsrika företag och trygga arbetsplatser. En väl genom-förd, transparent och etisk process ger vi våra kunder de bästa förutsättningarna för detta. Genom att kvalitetssäkra sitt humankapital, skyddas både konkreta och immateriella värden.

Även om fördelarna med att göra bakgrunds- NRQWUROOHU�lU�W\GOLJD��¿QQV�GHW�lYHQ�ULVNHU�±�om inte man hanterar kommunikationen, processen och informationen på ett omsorgs-fullt och korrekt vis.

I detta White Paper #4, kommer vi att titta lite QlUPDUH�Sn�YLOND�ULVNHU�VRP�¿QQV�RFK�KXU�man kan eliminera dem.

Vi belyser några fallgropar, varför det kan gå fel just där och vad som kan förhindra misstag.

Hantering av känsliga uppgifter.

Eventuellt framkommer känsliga uppgifter i bakgrunds-kontrollen. Dessa måste kunna hanteras på ett integritets-mässigt korrekt sätt, så att det inte kan skada den enskilda individen.

Falsk trygghet.

Det är viktigt att ta i beaktande att bakgrundskontrollen ger en aktuell bild av den sökande vid ett speci!kt tillfälle. Det är naturligtvis inte någon garanti för framtida beteende, varken på kort eller lång sikt.

Otydlig beslutsprocess.

Om personerna som ska hantera rapporterna inte får, eller kan, fatta beslut utifrån resultatet, kan det skapa problem. Beslutsprocessen och befogenheter bör vara tydliga för alla inblandande.

Övertro på resultatet.

Kom ihåg att bakgrundskontrollen är en pusselbit i en rekryteringsprocess. Alltså inget som ersätter andra viktiga delar som referenstagning och kvalitativa intervjuer. Det är helhetsbilden som ger den bästa, mest kompletta bilden.

Dålig kommunikation.

Felaktig, otydlig eller sen kommunikation med kandidater kan uppfattas som nonchalant och påverkar employer branding-värdet negativt. Det är alltså mycket viktigt att ha tydliga rutiner och en process för detta.

Skrämselfaktor.

Det kan !nnas en risk att kandidater skräms från att ansöka om en tjänst, då de tror att bakgrundskontrollen lägger stora hinder i vägen från att bli ”godkänd” av en framtida arbetsgivare. Öppenhet, dialog och transparens tillsammans med det faktum att bakgrundskontroller blivit allmänt accepterad, gör att denna farhåga torde bli allt ovanligare framöver.

Generella risker.Vad kan gå feli processen?

Funderar ni på att inleda ett samarbete med en leverantör av bakgrundskontroller? Eller har ni redan ett sådant idag? Oavsett vilket - det här är punkter i processen som bör kunna bockas av.

Hela bakgrundskontrollprocessen ska vara frivillig för den sökande. Ett tidigare lämnat samtycke ska kunna återtas under arbetsprocessen.

Rapporterna får inte innehålla kränkande eller diskrimineringsgrundande information eller formuleringar.

Viktigt att ha rutiner för hur kandidaten kan få ta del av sin egen rapportkopia.

Tillgodose den sökandes möjlighet till rättning vid felaktig information.

Se till att det !nns korrekta arkiveringsrutiner.

Följa bolagets etiska riktlinjer och ha en tydlig hållning i integritetsfrågan.

Tänker man sig inte för, kan internet

tyckas vara en lättillgänglig och snabb källa

för att göra en sökning på en kandidat.

Det är dock något vi starkt avråder från,

då riskerna är betydligt högre än nyttan.

Som bolag köpslår man med sitt ansvar och

riskerar att sänka värdet på sitt varumärke

och sitt goda rykte som arbetsgivare.

• Information från internet är inte

en säker källa.

• Det är svårt för kandidater att bemöta

information om sig själva och i synnerhet

begära rättelse.

• Beslut fattade på information hämtad från

internet är osäkert både för den sökande

och för arbetsgivaren. Det innebär ett stort

inslag av godtycklighet och ett avsteg från

en rättssäker, faktabaserad bedömning.

• En stor del av information på internet

anser vi tillhöra privatlivet. Det är således

inte relevant för en arbetsgivare och i

synnerhet inte i en anställningsprocess.

,QWHUQDWLRQHOOW�¿QQV�HQ�W\GOLJ�WHQGHQV�DWW�avstå från sökningar i sociala medier (som

Facebook, Twitter, Intstagram) i en scre-

eningsprocess. Det anses starkt oetiskt att

basera den sökandes karaktär och framtida

prestationer på lösryckta källor.

6SHFL¿ND�ULVNHU�PHG�internetsökningar.

Liten checklista.

Nu var det slut på det roliga.Vi hoppas att våra White Papers har bidragit till att du fått klarhet i många av de frågeställningar som brukar dyka upp när det gäller bakgrundskontroller. Dock har ju varje företag och organisation sin egna unika uppsättning av behov och I|UXWVlWWQLQJDU��GlUI|U�¿QQV�YL�VMlOYNODUW�WLOOJlQJOLJD�I|U�GLQD�frågor och funderingar.

Tack för din uppmärksamhet så långt.Vi ser fram en vidare dialog!

Barnhusgatan 3, 111 23 Stockholm

Tel: 08-611 10 20 • info@tofindout.se • www.tofindout.se