Qué es una hoja de cálculo?

Básicamente, una hoja de cálculo es un documento que ha sido dividido en filas y columnas.   

Excel y sus aplicaciones de hojas de cálculo derivadas,  han sido diseñadas para facilitar el manejo de números y cálculos.   Varios comandos y botones en un menú,  facilitan arreglar y dar formato a las columnas y números y calcular los totales, promedios, porcentajes, presupuestos y complejas fórmulas científicas y financieras.   

El aspecto de una aplicación de hoja de cálculo, proviene de los libros de contabilidad que durante siglos se han estado usando para conservar registros. Las páginas de contabilidad están alineadas en filas y columnas para registrar cosas como ítems de un inventario, ingresos y gastos, débitos y créditos. La mayor ventaja de una hoja de cálculo de computadora sobre esos libros de contabilidad, es su capacidad de actualizar automáticamente los totales y otros cálculos, a medida que se ingresan nuevos datos.

Antes de que pueda abrir una hoja de cálculo real y ver por si mismo como funciona esto, necesita aprender a moverse un poco dentro de la ventana de Excel.  De manera que partamos a ver la interfaz de Excel. 

En las lecciones de Introducción trabajará con un documento existente, para aprender la forma de desplazarse por la interfaz de Excel y observar cómo funcionan las distintas tareas básicas de una hoja de cálculo. 

 Historia de las Hojas de Cálculo.

 Hace un tiempo atrás los iqueños utilizamos software o programas que nos permitían crear de una manera fácil planillas o cuadros estadísticos, estos programas fueron evolucionando hasta llegar a lo que hoy conocemos como Excel estos programas fueron el Fortran, multical, Lotus 123 , Quatro también conocido como Qpro y así sucesivamente hasta que aparece los paquetes de Office una versión mejorada el Excel 4.2.

Office. - Es un paquete donde tiene diferentes aplicaciones como el Word, Excel, Power point, Access una de las primeras versiones fue Office 4.2 luego aparecieron el Office 95, Office 97 , Office 2000 , Office Xp habiendo otros en el mercado como el Star Office entre otros la diferencia es que cada uno de ellos tiene diferentes aplicaciones y sus imágenes y sonidos todos no son iguales.

Introducion

Este trabajo sobre el uso de Excel comenzare recordando lo que es

excel desde su origen a lo qu es hoy en dia la importancia y los

diferentes uso que se biene desarrollando en el excel es una herramienta hoy en dia vital para

cual quier institucion o de uso personal tambien debido que realiza

un sinumero de operaciones matematicas rapidas y presisa y con

lo mas importante la organización que podemos realizar, esta son una de las principales caracteristica del excel, tambien ante de empezar a

trabajar en hay que conocerlo como usarlo como aprovechar a 100 % las

diferentes heramienta que no brinda voy a continuacion a

presentar las diferentes heramientas que tiene excel como

podemos usarla de forma rapida y segura. Espero que le sirva de

mucha ayuda como a mi gracias.

Elementos de la pantalla de Excel

1. Botón de Office (Abrir, guardar, imprimir, etc.)

2. Botones clásicos de las ventanas de Windows (cerrar, maximizar y minimizar)

3. Pestañas de barras de herramientas de Excel.

4. Barra de herramientas según pestañas (formatos, formulas, etc)

5. Indica la celda activa

6.  Asistente para funciones.

7. Columnas de la hoja.

8. Filas de la hoja.

9. Hojas del libro, mediante estos controles podemos desplazarnos

rápidamente por las hojas del libro e insertar nuevas hojas al libro.

10. Barra de desplazamiento horizontal que permite desplazar el contenido de

de forma lateral.

Menú: nuevo ítem  Datos.

Barra de herramientas Estándar:

 Nuevos botones  

Barra de Formato:   

Nuevos botones   

Barra de Fórmula  

Cuerpo del Documento: todas las filas numeradas y las columnas con letras.

Ventana del Documento: etiquetas abajo y nuevo juego de flechas al lado de ellas.  

Faltan:

El cuadro de Estilos 

otros botones Word   

las reglas

La Ventana Excel

Por defecto, las versiones más nuevas de Excel puso cada hoja de cálculo en su propia ventana. Esta conducta se puede cambiar de la menú: Herramientas | Opciones | la ficha Ver- Mostrar: no comprueba la caja para Ventanas en la barra de tareas

Términos

Hoja de cálculo Documento que está totalmente construido con filas y columnas. Usado para listar y analizar datos.  Para agregar a la confusión en el mundo, la gente tiende a usar la palabra spreadsheet u hoja de cálculo de dos maneras: el archivo completo de un libro de trabajo de Excel workbook  un libro de trabajo individual  

Libro de trabajo  El documento básico para Excel.Sus archivos usan la extensión xls, como abreviatura de "Excel spreadsheet". Un libro de trabajo usualmente contiene varias hojas de trabajo.    

Hoja de trabajo Una sola hoja con datos. Una o más hojas de trabajo forman un libro de trabajo.  Piense en ellas como hojas de papel apiladas una encima de la otra, para formar el libro de trabajo.  

En un libro de trabajo el máximo número de hojas dependerá de la memoria de su computadora. El libro de trabajo por defecto, puede tener hasta 255 hojas de trabajo.  

Una hoja de trabajo también llamada hoja u hoja de cálculo, puede tener hasta 256 columnas y 65,536 filas con hasta 32000 caracteres a dentro de una sola celda.  Esto es suficiente para la

mayoría de los propósitos!    Y significa que podría  fácilmente usar a Excel para escribir una novela en su interior.

Ventana libro de trabajo  

Es la ventana del documento en una ventana de Excel.   

Celda Intersección de una fila con una columna, en una hoja de trabajo.   

Etiqueta de la hoja   Cada hoja de trabajo tiene abajo en la ventana del libro de trabajo,  una etiqueta con el nombre de la hoja de trabajo escrito en la misma.  

  

Hoja de trabajo activa  

La hoja de trabajo que recibe la acción de las teclas  y comandos. Tiene una etiqueta blanca y su nombre escrito en negrita.   

Espacio de trabajo   El espacio debajo de las barras de herramientas que despliegan sus documentos.  

La Hoja de Trabajo & Barra de Fórmula 

Las partes de una hoja de cálculo

Términos

Columnas Nombradas con letras según el patrón: A, B, C,…Z, AA, AB, AC,…AZ,

BA, BB, BC,…BZ, CA,…IA, IB,…IV, que es la última columna posible.   

Filas   Nombradas con números desde 1 hasta 65,536. 

Encabezados  Los botones grises en el tope de las columnas  y en el extremo izquierdo de las filas.    

Celdas   La intersección entre una columna y una fila     

Celda de referencia o referencia relativa

La manera usual de referirse a una celda , usando la letra de la columna seguida por el número de la fila en que esta se encuentra, como B3 o AD345.  

Cuadro de Nombre 

En la hoja, arriba  a la izquierda. Usado para mostrar la celda de referencia  y para dar y mostrar los nombres de las celdas.    

Barra de Fórmula  

Muestra los contenidos de una celda cuando es seleccionada, bien sea texto, números o una fórmula de cálculo. A veces toda la barra conteniendo el Cuadro de Nombre  y el cuadro de texto de la fórmula  es llamada la barra de Fórmula. A veces significa el cuadro de texto de la fórmula solamente. 

Fórmula   Parece más bien una ecuación algebraica, como en =SUMA(A4:D7) o =PROMEDIO(C3, F5, H10). La mayoría de las fórmulas usan celdas de referencia para obtener los valores con los cuales poder calcular.   

Referencia absoluta  

Cuando no se quiere que cambie la celda de referencia si las cosas se mueven, se debe usar una referencia absoluta, mediante un signo $ antes de la letra de la columna y de la fila, como en: $B$3 o $AD$345. 

Celda activa   Tienen alrededor de ella un borde oscuro y los encabezados de las filas y  las columnas se ven en relieve, semejando botones, o son en color.

Esta es la celda que recibe sus ingresos por teclado y comandos. Convierte a una celda en  activa cuando laselecciona, mediante un clic sobre la misma o moviéndose dentro de ella con teclas. La tecla TAB o las teclas de flechas son convenientes para moverse de celda en celda.  

Entrar datos Seleccionar la celda, escribir sus datos y pulsar la tecla ENTRAR. Lo que escribió en el teclado es ahora contenido en la celda.   

Rango   Un conjunto rectangular de celdas, al que se hace referencia usando las celdas de referencias de arriba a la izquierda o de abajo a la derecha, separadas por dos puntos como en  A1:B2 para el rango ilustrado a la derecha. La referencia absoluta para el rango sería  $A$1:$B$2. Se selecciona un rango arrastrando, por ejemplo desde la celda superior izquierda hasta la inferior a la derecha. A medida que va arrastrando el Cuadro de Nombre, muestra el número de filas y columnas que están siendo seleccionadas. Una vez que abandona el arrastre, el Cuadro de Nombre muestra la celda superior izquierda. 

La Barra de Herramientas Estándar

  

La mayor parte de los botones de Excel en la Barra Estándar, son verdaderamente estándar. Verá a los mismos botones en otros programas de Microsoft, como por ejemplo en Word. No obstante esto, hay algunas diferencias en la manera en que los botones funcionan, lo que podría causar problemas.   

 Clic en un botón en la imagen de la Barra Estándar de arriba. Aparecerá una corta explicación sobre lo que hace ese botón, en una ventana por separado. Puede cambiar hacia adelante y atrás entre las ventanas o puede usar el botón Siguiente, en la nueva ventana, para ir en orden a través de todos los botones.

O

Puede ver   todas las descripciones o   todas las descripciones en una página en una ventana nueva.

La Barra de Formato

Con la Barra de Formato puede cambiar el aspecto de su hoja de cálculo y de sus números. Como los números representan tanto, dentro de todo lo que contiene una hoja de cálculo, Excel dispone de varios botones para dar formato a los mismos. Los otros botones para dar formato  funcionan como se espera.   

Los comandos de formato se aplican generalmente a toda la celda. También puede dar formato solamente a una parte del texto contenido dentro de la celda (fuente, tamaño de fuente, estilos, color), pero en cambio, los formatos de números, alineamientos y sangrías solo se aplican a la celda íntegra. Los alineamientos y sangrías son aplicados solo dentro de la celda y no a través de toda la página u hoja de cálculo.    

 Clic en un botón en la imagen de la Barra de Formato de arriba. En una ventana separada, aparecerá una corta explicación de que es lo que hace el botón. Puede ir hacia adelante y atrás, entre las ventanas, o puede usar al botón Siguiente en la nueva ventana, para ir en orden a través de todos los botones.   

O

Puede ver todas las descripciones   en una página en una ventana nueva.

La Barra Fórmula

Para  ayudar a que la vida siga siendo confusa, el término Barra Fórmula, es usado tanto para significar toda la barra que se ve debajo de la barra de herramientas Formato, como también para el cuadro de texto a la derecha, que exhibe lo que contiene la celda seleccionada.    

 

Los botones en Excel 97/2000 son algo diferentes: 

 Clic en cada parte de la Barra Fórmula de la imagen de arriba. Aparecerá en una ventana separada una corta explicación sobre la función de esa parte. Puede cambiar hacia adelante y atrás entre las ventanas, o puede usar el botón Siguiente, en la nueva ventana para ir en orden a través de todos los botones.

O

Puede ver todas las descripciones   en una página en una ventana nueva.

La Barra de Estado

La Barra de Estado está bastante escondida al fondo de la ventana.  Se ve muy vacía la mayor parte del tiempo. Su función es de mantenerlo informado sobre que es lo que está sucediendo – y cual es el estado. 

La parte izquierda de los mensajes se refiere a que es lo que está sucediendo. Los indicadores de Modo, muestran las características especiales que han sido activadas. 

 Clic en cada parte de la Barra de Estado de la imagen de arriba. En una ventana separada, aparecerá una corta explicación sobre que es lo que hace esa parte. Puede cambiar hacia adelante y atrás entre las ventanas, o puede usar el botón Siguiente en la nueva ventana para ir en orden a través de todos los botones.

O

Puede ver todas las descripciones   en una página en una ventana nueva.

Panel de Tareas

Excel 2002/2003 y los otros programas de Office XP/2003 agregar una nueva característica a la ventana de aplicación, el Panel de Tareas. Este panel muestra a la derecha del documento y cambia, en base a lo que se haga. Su propósito es de proporcionar un fácil acceso a los comandos que se usan con frecuencia, relacionados con lo que está haciendo.

Ventana de Excel 2002 con Panel de Tareas por defecto

Los libros de trabajo

Los documentos en Excel se denominan libros. En esta nueva versión de Excel estos ficheros tendrán una extensión .xlsx a diferencia de versiones anteriores cuya extensión era .xls. Por supuesto que en esta nueva versión los tipos de ficheros antiguos son aceptados, es decir, Excel 2007 puede abrir documentos de versiones anteriores. Excel es capaz, además, de guardar nuestros libros en otros formatos. Un libro está compuesto por varias hojas de cálculo. Es posible seleccionar varias hojas para realizar las mismas tareas en todas ellas de forma simultánea. Cada vez que abramos un libro nuevo de trabajo se abrirá con tres hojas de cálculo.

Aprendiendo el uso de la Barra Estándar.

 Una Vez Conocido la Barra Estándar Conoceremos la Barra de Formato con ella podremos utilizar rápidamente los modos para arreglar nuestros textos

Aprendiendo el uso de la Barra de Formato.

 Aprendiendo el uso de la Barra de Dibujo .

La hoja activa aparece con el nombre en negrita. Haciendo clic en las etiquetas, es posible desplazarse entre las hojas de un libro.

Las hojas de cálculo

Operaciones con las hojas.

Para organizar el libro de la manera más conveniente es posible insertar hojas nuevas, eliminar hojas, cambiar su nombre, moverlas, copiarlas, etc.

También se puede organizar la pantalla usando varias ventanas para ver partes diferentes de una hoja, hojas distintas del mismo libro de trabajo o bien varios libros de trabajo.

Seleccionar varias hojas.

Podemos seleccionar varias hojas para realizar las mismas tareas en todas ellas simultáneamente, como eliminar varias hojas en un solo paso o introducir los mismos datos en varias hojas a la vez. Para seleccionar varias hojas se debe hacer clic en la etiqueta de la primera hoja y manteniendo pulsada la tecla Ctrl hacemos clic en la etiqueta de cada una de las hojas que queramos seleccionar.

Esta forma de seleccionar las hojas la utilizaremos cuando las hojas a seleccionar no estén contiguas.

Cuando las hojas a seleccionar se encuentren contiguas lo haremos de la siguiente forma, se hace clic en la primera hoja que queramos seleccionar y manteniendo pulsada la tecla Shift se hace clic en la última hoja a seleccionar.

Desplazarse por las hojas en un libro de trabajo.

La manera más sencilla de moverse a través del libro de trabajo es utilizar los botones de desplazamiento, que aparecen en la siguiente figura:

Podemos cambiar el tamaño de visualización de las filas de igual modo.

Nos situamos en la barra que muestra los números de las filas en la línea que queremos mover.

Y manteniendo pulsado el ratón movemos la línea

Podemos cambiar la visualización de toda la Hoja de Trabajo mediante el comandoZoom, de la Barra Estándar. . 

 

Si seleccionamos un número más pequeño la pantalla mostrará un mayor número de celdas de menor tamaño

 

Estos controles no cambian la hoja activa, simplemente desplazan las etiquetas de las hojas que no se pueden mostrar. Si usted tiene a la vista todas las etiquetas estos controles no surtirán ningún efecto. En la siguiente imagen se muestra un ejemplo en el cual sólo se tiene a la vista la etiqueta de la "Hoja 1" en este caso estos controles nos permitirán ver las hojas ocultas por falta de espacio.

Insertar una nueva hoja de cálculo.

Como se dijo anteriormente, un libro de trabajo contiene inicialmente tres hojas, pero pueden insertarse otras nuevas. La cantidad máxima de hojas vendrá limitada tan sólo por la memoria disponible.

Para insertar nuevas hojas de cálculo disponemos de las siguientes opciones:

1. Hacer clic en el ícono

Las nuevas hojas aparecerán a la derecha de la última hoja existente.

2. Hacemos clic con el botón secundario del ratón sobre una hoja apareciendo el siguiente menú de opciones:

Seleccionamos la opción "Insertar…" y aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Seleccionamos "Hoja de cálculo" y pulsamos el botón Aceptar.

La nueva hoja aparecerá a la izquierda de la hoja existente.

Administrando el Panel de Tareas 

Panel por defecto 

Todos los programas de Office XP mostrarán primero el panel de Nuevo documento, por defecto.  En el caso de Excel, se llama Nuevo libro. En otros programas se usa un  nombre apropiado para el mismo,  como por ejemplo Nuevo documento para Word y Nueva página o web para FrontPage.

 Los programas de Office 2003 mostrarán primero el Panel de tareas Inicio.

Conmutar

A medida que se trabaja , el panel cambiará si se usan ciertos comandos del menú, o botones de la barra de herramientas. Se puede personalizar la barra de herramientas para que muestre un botón para algún panel que carezca de botón en la barra de herramientas por defecto. 

Se puede conmutar lo que muestra el panel desde el mismo.  Mediante clic en la flecha en la parte de arriba del panel se abrirá una lista de paneles disponibles entre los que es posible elegir. Pueden haber más opciones en una sección de abajo en la lista, dependiendo de cual sea el programa de Office que se encuentre

usando.

Ocultar Panel 

Se puede esconder al Panel de Tareas haciendo clic en   su botón Cerrar. Hay que tener cuidado de no hacer clic en el botón que cierra al documento, o en el que cierra a Word.  (Estamos teniendo demasiados botones para Cerrar??)

 

Mostrar al Panel 

Si el Panel de Tareas ha estado cerrado, se puede mostrar nuevamente con el comando del menú  Ver |  Panel de Tareas

Si se tiene abierta la hoja de un Gráfico en Excel, no se verá al comando del Panel de Tareas en el menú Ver. Pero está aún disponible en   Ver  |  Barras de Herramientas 

 Panel de Tareas.

También se puede abrir el Panel de Tareas mediante clic derecho sobre una barra de herramientas y seleccionando en una lista  de barras de herramientas que aparece. Otra nueva característica de Excel 2002/2003 y los otros programas de Office XP/2003 es el de las Etiquetas inteligentes. Estos son manuales botones que aparecen con menús sensibles al contexto. Ellas hasta pueden ayudar a administrar las tareas que normalmente podrían requerir el uso de programas diferentes para ejecutarlas.

En Excel, el indicador de una Tarjeta Inteligente es un triángulo púrpura en el ángulo inferior

derecho de la celda. 

Excel podría reconocer símbolos como el de la bolsa que es MSFT para Microsoft y el nombre de una persona a la que haya enviado recientemente un email a través de Outlook.

Usando una Etiqueta Inteligente  

Mover el ratón sobre la celda que tiene el triángulo púrpura  para hacer que aparezca el botón

de Acciones de etiquetas inteligentes    que aparece cerca de la celda.

Mover el ratón sobre el botón de Acciones y aparece una flecha hacia abajo. 

Clic  en la flecha y aparece un menú de acciones posibles. Esto puede ser divertido!

Etiqueta Inteligente y sus opciones de Acciones para un símbolo financiero 

Otros botones en Excel 

Excel usa el mismo tipo de botón y menú de opciones para una cantidad de sus propias características.  Las opciones exactas pueden variar, dependiendo de que se ha hecho exactamente.

 Opciones - Autocorrección Cuando Excel aplica la  Autocorrección, aparece el botón de las opciones de Autocorrección. Su

menú ofrece deshacer la autocorrección

 

 Opciones- Pegar 

    Opciones - Auto Llenar 

 Opciones - Insertar Los items del menú pueden variar, dependiendo de si se está insertando una celda , una fila o una columna

 

 Opciones - Error verificandoUn triángulo verde en la parte superior a la izquierda de la celda, muestra que Excel piensa que su fórmula tiene un error. Clic en la celda y después en el icono de Encontrar Error. 

Etiquetas Inteligentes Personalizadas

No está limitado solamente a las etiquetas inteligentes que vienen con el software. Los Programadores pueden escribir tantas Etiquetas Inteligentes como en las que puedan pensar.

Ejemplo: FedEx ofrece una Etiqueta Inteligente que reconoce un número de seguimiento de FedEx o un nombre y ofrece varias útiles acciones, como  Rastrear Embarques  y Hallar Localidades Pequeñas. Eso abrirá una página web en el sitio de Fedex para conseguir esa información.Microsoft tiene una página web que se vincula con fuentes para etiquetas inteligentes de terceros:

Conclusión

Para concluir de una forma especial este trabajo de Microsoft Excel

donde pudimos ver la importancia y el uso básico de Excel desde su inicio a lo que es hoy en día una herramienta fundamental para el

trabajo de oficina y trabajo en casa esta poderosa herramienta que nos brinda multifunciones en la cuales

podemos destacar como presentamos anterior mente con cómo usarla y paso a paso para

algunos ejemplos de Excel aplicaciones como tablas de

estadística y porcentaje de diferentes cantidades de una forma ordenada y precisa para concluir a

todo el que pudo leer este trabajo le invito a que continúe buscando

nuevas alternativas para la elaboración de procesos en los

cuales día a día se están volviendo más fácil y precisó.

Muchas Gracias.

 

Bibliografías.

Estas fueron las diferentes fuentes consultadas y en las cuales se basan las informaciones anteriores.

1. http://www.monografias.com/trabajos16/sepa-excel/sepa-excel.shtml

2. http://www.aulafacil.com/Excel/Lecc-12.htm

3. http://www.monografias.com/trabajos88/aprendiendo-excel/aprendiendo-excel.shtml

4. http://www.jegsworks.com/lessons-sp/numbers/intro/index.html

5. http://es.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Excel

6. http://www.aulaclic.es/excel2003/index.htm