Tutoriel publipostage

Le publipostage avec Libre Office

Sommaire

1.Définition 2

2.Présentation du publipostage 2

3.Les étapes pour réaliser un publipostage 3

3.1.Préparation des fichiers 3

3.2.Préparer le publipostage à l'aide de l'assistant 5

3.2.1.Lancer l'assistant publipostage et sélectionner le document de travail 6

3.2.2.Sélectionner le type de document 7

3.2.3.Créer une liaison entre les deux fichiers 7

3.2.4.Désactiver le bloc d'adresse et la salutation automatique 9

3.3.Éditer le document en utilisant les données de la table 10

3.3.1.Minimiser l'assistant pour travailler sur le document 10

3.3.2.Afficher les champs de la table de données 11

3.3.3.Affecter des champs au document 12

3.4.Générer les courriers 15

3.5.L'enregistrement des courriers 17

3.6.Impression des courriers 20

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Ce tutoriel présente uniquement les étapes de réalisation d'un publipostage dit classique.

1. Définition

Le publipostage (ou mailing en anglais) est un procédé qui consiste à réaliser un document personnalisé pour plusieurs personnes à partir d'un seul document type (Lettre, courrier, etc.).Les principaux avantages sont de :• faciliter la gestion des documents car il n'a qu'à actualiser le document-type lorsque l'on veut faire des modifications.• gagner du temps : on peut générer plusieurs dizaine de lettres en quelques minutes

Il faut aussi savoir qu'il est possible de réaliser un publipostage avec des courriers électroniques, on parlera alors de publipostage électronique ou e-mailing. Le publipostage peut se réaliser grâce à l'assistant publipostage de Libre Office ou à l'aided'un logiciel client de messagerie comme Thunderbird (client de messagerie gratuit issu de la fondation Mozilla) grâce à un module complémentaire nommé MailMerge.

2. Présentation du publipostage

Pour réaliser un publipostage, il faut être en possession de deux éléments : la source de données et le document type à utiliser. Il sera alors possible de créer un lien entre le document type et la source de données en utilisant les champs de la table de données. Ainsi, lors de la fusion des deux fichiers, l'ordinateur générera un document comportant l'ensemble des lettres individuelles et personnalisées pour chaque enregistrement sélectionné de la table de données.

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3. Les étapes pour réaliser un publipostage

3.1. Préparation des fichiers

Nous avons besoin d'un fichier comportant les adresses de clients ici il s'agit d'un fichier Calc qui s'appelle liste_clients.ods , ainsi que d'un document type qui sera dans cet exemple une lettre type d'envoi d'un code promotionnel qui s'appelle courrier_type.odt.

La table de données et la lettre type sont structurées de la façon suivante :

La Table de données

Les informations relatives aux clients :

• l'identifiant : ID• la civilité : CIV• le nom : NOM• le prénom : PRENOM• l'adresse : ADRESSE• le code postal : CP• le nom de la ville : VILLE• la date du 1er achat : DATE_1_ACHAT• le code de promotion individuel : CODE_REDUCTION

Les mots en rouge gras italique sont les champs de notre table de données.

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La lettre-type

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Les mots en italique surlignés en jaune

et entourés de rouge seront à remplacer par les champs

correspondants de notre table de données

La date du jour sera également ajoutée

pour faciliter l'actualisation du document,

c'est une information qui n'est pascontenue dans notre table

de données, mais qui est disponible dans le menu :

Insertion → Champs → Date

3.2. Préparer le publipostage à l'aide de l'assistant

Il faut ajouter une source de données à notre lettre afin d'établir un lien entre celle-ci et la table de données. Cela nous permettra par la suite d'utiliser les champs de la table de données afin de remplacer les éléments écrits en italique et surligné en jaune dans l'exemple de lettre type.

Ouvrir la lettre type nommée courrier-type.odt avec Writer

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3.2.1. Lancer l'assistant publipostage et sélectionner le document de travail :Menu outils (1) → Assistant mailing... (2)

Une fenêtre s'ouvre et vous invite à sélectionner le document servant de base au publipostage, il s'agit de notre lettre type.

Vérifier que le bouton radio « Utiliser le document actif (3) » est coché puis Cliquer sur Suivant >>(4)Notes : ici nous avons choisi le document actif car nous avons lancé l'assistant de publipostage après avoir ouvert la lettre type, si ce n'ai pas votre cas, il est toujours possible de sélectionner un autre document à l'aide des autres options proposées.

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3.2.2. Sélectionner le type de document

Ici nous souhaitons réaliser un courrier papier, il faut choisir le type :« Lettre (5) » puis cliquer sur « Suivant >> (6) »

3.2.3. Créer une liaison entre les deux fichiers

Sélectionner « Sélectionner une liste d'adresse (7) »

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une autre fenêtre s'ouvre, puis cliquer sur « Ajouter (8) ».

Choisissez le fichier tableur comportant votre table de données. Dans notre exemple il s'agit du fichier « liste_clients.ods (9) »

puis cliquer sur « Ouvrir (10) » puis cliquer sur « OK (11) »

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3.2.4. Désactiver le bloc d'adresse et la salutation automatique

Ces deux options offrent peu de souplesse et sont très limitées, il convient de les désactiver. Décocher l'option « Ce document contiendra un bloc d'adresses (12) » puiscliquer sur « Suivant >>(13) ».

Décocher l'option « Ce document contiendra des salutations (14) » puis cliquer sur « Suivant >>(15) ».

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3.3. Éditer le document en utilisant les données de la table

3.3.1. Minimiser l'assistant pour travailler sur le document

Cliquer sur « Éditer le document...(16) » afin réduire la fenêtre de l'assistant de publipostage.

La fenêtre se réduit et prend cette forme, il est possible à tout moment de revenir à l'assistant en cliquant sur le bouton prévu à cet effet. (17)

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3.3.2. Afficher les champs de la table de donnéesAller dans le menu :Affichage (18) → Source de données (19)ouAppuyer sur la touche F4 du clavier

l'écran se modifie comme suit

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3.3.3. Affecter des champs au documentNous allons remplacer progressivement l'ensemble des mots surlignés en jaune écrits en italique dans le document par les champs correspondant de la table de données.

<CIV> à la place de Civilité,<NOM> à la Place de NOM<PRENOM> à la place de Prénom<ADRESSE> à la place d'Adresse<CP> à la place de Code postal<VILLE> à la place de Ville<DATE_1_ACHAT> à la place de date de 1er achat<CODE_REDUCTION> à la place de code de réduction

Dans l'onglet « Source de données » apparu après son activation lors de l'étape précédente, on retrouve les données de notre feuille de calcul « liste_clients .ods».

Pour affecter les champs il faut :

• d'abord supprimer le mot en italique

• puis Glisser-Déposer (20) l'en-tête de colonne à l'emplacement souhaité

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20 : Prendre l'entête CIV en cliquant dessus maintenir le bouton de la souris enfoncé

puis allez à la place du mot civilité et lâcher le bouton gauche de la souris

vous devez voir >CIV> qui apparaît en grisé

On obtient à la fin de la manipulation le document ci-dessous.

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On remarque que la date du jour n'a pas été ajoutée.

C'est une information qui n'est pas contenu dans notre table de données, mais qui est disponible dans le menu : Insertion → Champs → Date (21)

il suffit de se positionner où l'on veut la date et de cliquer, la date du jour apparaît alors engrisé.

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Une fois cela réalisé le courrier-type complètement terminé doit ressembler au document ci-dessous :

3.4. Générer les courriersCliquer sur « Revenir à l'assistant Mailing (22) »

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Cliquer sur « Personnaliser le document (23) » afin de lancer la création des documents.

Une fenêtre apparaît montrant le statut et la progression en cours (24).

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Une fois la fenêtre disparue « cliquer sur Suivant>> (25) ».

3.5. L'enregistrement des courriers

Vous pouvez maintenant enregistrer les modifications de la lettre type pour une utilisation

ultérieure en cliquant sur « Enregistrer le document de base (26) »

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Vous pouvez également enregistrer le document nouvellement créé par fusion de la table de données et de la lettre type en cochant le bouton radio «Enregistrer le document fusionné (27)».

Plusieurs options s'offrent à vous :

1. « Enregistrer comme document unique (27.1) », qui permet de générer un seul fichier regroupant toutes les lettres des clients.

2. « Enregistrer comme documents individuels (27.2) », qui permet de générer plusieurs fichiers correspondant à une lettre par client.

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Après la sélection de l'option cliquer sur « Enregistrer les documents (28) ».

Après la sélection de l'option cliquer sur « Terminer » (29).

Vous revenez sur votre document fusionné qui se nomme Sans nom 1 (30)

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3.6. Impression des courriersIl suffit alors d'imprimer le document en utilisant Fichier → Imprimer (31)

ou l’icône

ou la combinaison de touche Ctrl P (Control P)

puis choisir l'imprimante et cliquez sur « OK » (32)

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Il est possible d'imprimer les courriers sans enregistrer en cliquant sur « Imprimer le document fusionné » (33).

Mais cette manipulation ne permet pas de sauvegarder le fichier nouvellement créé.

Il est donc préférable de suivre la procédure normale d'impression : menu Fichier → Imprimer.

Voilà c'est terminé… vous pouvez fermer tous les fichiers…

vous savez faire un publipostage...

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