C.F.G.S. SISTEMAS DE REGULACIÓN Y CONTROL RET
INTRODUCCIÓN
Con anterioridad en otros temas, habíamos visto las diferentes etapas de la Dirección de Empresa, en todas ellas hay un elemento en común, necesario y fundamental para el éxito en la dirección empresarial, es la toma de decisiones.
Todos los días y en todos los ámbitos de nuestra vida nos enfrentamos a situaciones
problemáticas que hemos de resolver. Para resolverlas debemos tomar decisiones y en
muchas ocasiones no es una labor fácil el escoger la decisión adecuada a cada
situación, así pues podemos concluir lo siguiente :
Decidir es la actividad básica del directivo• Fijar la estrategia y los objetivos requiere decidir• Planificar requiere decidir• Organizar requiere decidir• Dirigir personas implica tomar decisiones• Controlar exige tomar decisiones correctoras(feedback)
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Decidir
Control
Ejecución
Organización
Planificación
Estrategia
Etápas de la Dirección de Empresa
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Las decisiones son el motor de la actividad por el que se pasa de unos estados a otros:
• Analizar el problema• Seleccionar los objetivos y expresarlos como criterios• Idear soluciones o alternativas• Analizar alternativas en relación con los criterios• Seleccionar, decidir
La información es la materia prima para las decisiones
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PROBLEMAS Y DECISIONES
ÁMBITO PERSONALÁMBITO LABORAL
SURGENPROBLEMAS
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1. ¿Qué es un problema?
Podríamos definirlo como aquellas situaciones que impiden el desarrollo que teníamos previsto o planificado.
1.1 Tipos de problemas © Juan Carlos Ordás Rey. Toma de decisiones 3/11
ÁMBITO PERSONALÁMBITO LABORAL
SURGENPROBLEMAS
TIPOSCRITERIOS
DE
IDENTIFICACIÓN Y DEFINICIÓN DEL PROBLEMA
ANÁLISIS DE LAS CAUSAS Y PREVISIÓN DE LAS CONSECUENCIAS
FASES
FACTORES
Que pasa por
En el que es necesario usar
Número de personas implicadasNivel jerárquico implicado
Análisis de la informaciónIdentificación de las posibles opcionesAplicación de los criterios de decisión Puesta en práctica
Ambientales o contextualesPersonalidad del que toma la decisión Complejidad del AsuntoCreatividad
Que se adoptan siguiendo un
Influido por
Recoger InformaciónDefinir el problemaDiagnosticar la solución
Frecuencia y previsiónRelación entre alternativas y consecuenciasNúmero de personas implicadasNúmero de objetivos
PROBLEMAS
PROCESO RESOLUCIÓN PROBLEMAS
FASES
MÉTODOS PARA LA TOMA DE DECISIONES
PLAN DE RESOLUCIÓN
PROCESO DE TOMA DE DECISIONES
CRITERIOS DE CLASIFICACIÓN
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Los problemas los clasificaremos según los siguientes criterios :
2. Proceso de resolución de problemas
La resolución de un problema necesita de un método y debe seguir un proceso con las siguientes fases:
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Frecuencia y previsión
Conocimiento de la relación entre alternativas y consecuencias
Certidumbre
Riesgo
Incertidumbre
Frecuentes-Previsibles
Infrecuentes-No Previsibles
Número de personas implicadas
Individual
Grupal
Número de personas implicadas
Un objetivo
Varios objetivos
Identificación y definición del
problema
Análisis de las causas y previsión de las
consecuencias
Definición y ejecución de un plan de
resolución
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2.1 Identificación y definición del problema
Consta de 3 fases :
2.2 Análisis de las causas y previsión de las consecuencias
Existen muchos sistemas para determinar las causas de un problema, en este caso veremos el diagrama causa-efecto, desarrollado en Japón en los años 70.
El proceso es el siguiente : dividimos la organización en 5 áreas, analizamos los elementos de cada área, incluyendo en el análisis las posibles causas secundarias que pueden originar el problema. Y nos centramos en los elementos que podemos mejorar, resolviendo los interrogantes que sé nos planteen : qué, cómo, quién, donde, cuándo.
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Recoger toda la información posible
sobre el tema
Definir el problema a través del análisis
Diagnóstico de la situación
¿Qué pasa?¿Dónde ocurre?¿A quién le afecta?¿Cómo le afecta?
Ordenar la informaciónInterpretarla y compararla con otrasDescribir el problema
¿Cuál es la amplitud del problema?¿Cuál fue su inicio?¿Cúal puede ser su final?¿A quién le afecta y cómo?
Aplicación de la tecnologíaAdecuación
ObsolescenciaCoste
Rentabilidad
Método de trabajoAdecuación
RacionalizaciónCoordinación
Aplicación de los recursos humanosAdecuaciónFormaciónMotivaciónRetribución
Aplicación de materialesAprovisionamientoAlmacenamiento
GestiónCalidad
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Una vez definidas las causas, debemos prever las consecuencias del problema. Para ello usaremos el método de análisis DAFO, consiste en detectar los puntos más dañinos del problema, dividimos la organización en 4 categorías y el análisis posterior de las consecuencias nos indicarán si éstas pueden ser positivas o negativas. De un problema a veces se sacan consecuencias positivas, ya que al resolverlo se fortalece y mejora la organización.
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Efecto :Problema identificado y diagnosticado
DebilidadesCuales son nuestros puntos más
vulnerables
FortalezasTodas las herramientas positivas que
tenemos para hacer frente a las consecuencias y minimizar su efecto
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2.3 El Plan de Resolución
Una vez que tenemos el problema identificado tendremos que realizar un plan para resolverlo. Para ello desarrollaremos un plan de resolución.
RESOLUCIÓN DEL PROBLEMAETAPAS TAREAS
Fijar Objetivos y prioridades Determinar la secuencia de tareasFijar las prioridades, ¿Qué es lo primero que debemos hacer?,
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OportunidadesLa resolución del problema mejorará
algún punto de la organización.
CONSECUENCIAS NEGATIVAS CONSECUENCIAS POSITIVAS
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¿Y después?
Buscar y elegir alternativas
Un problema no tiene una única solución. En la mayoría de los casos tiene múltiples soluciones.Factores a tener en cuenta :El tiempo para desarrollarla y el tiempo disponibleEl coste que representará esta opciónEl grado de sencillezLas mejoras que puede suponer su aplicación
Puesta en Práctica Una vez elegida la solución/es es el momento de llevarla a la práctica
Evaluación Se trata de evaluar la ejecución de la alternativa elegida..
3. Métodos para la toma de decisiones
TIPOS DE DECISIONESCriterios de clasificación Tipos Características
Número de personas implicadas
Individual La toma una sola persona que asume toda la responsabilidad
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TIPOS DE DECISIONES
Número de personasimplicadas
Nivel Jerárquico
Individuales
Grupales
VotaciónConsenso
Técnicas
Estratégicas
Operativas
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Grupal
VotaciónSe toma por mayoría después de una votación. Antes, cada miembro del grupo expone su opinión
Consenso
Se toma de forma colegiada después de un proceso de negociación entre los miembros del grupo
Nivel jerárquico implicado
EstratégicasAfecta a los objetivos generales de la empresa y la toman los directivos, sobre los que recae la responsabilidad
Técnicas
Afecta a los objetivos propios del departamento, la toman los mandos intermedios en el desarrollo de su responsabilidad.En algunos casos, estas decisiones se toman entre un grupo de mandos intermedios por delegación de los directivos
Operativas
Las toman los empleados en el desarrollo de su puesto de trabajo.En muchos casos toman decisiones por delegación de los mandos intermedios
3.1 Proceso de toma de decisiones
1. Análisis de la información. Obtener toda la información posible, dicha información debe ser de fiabilidad, calidad y actualidad.
2. Identificación de las posibles opciones. Cada opción plantea una serie de ventajas e inconvenientes que es necesario valorar.
3. Aplicación de los criterios de decisión. Son los puntos clave en los que nos podemos apoyar para valorar las posibles consecuencias.
Criterio DescripciónMargen de error Probabilidad estadística de que la decisión tomada no sea la correcta
Temporización Tiempo necesario para poner en práctica la decisión
Coherencia La decisión de ser coherente con el contexto en que se toma
Aplicabilidad La alternativa elegida debe ser aplicable con los recursos humanos
Adecuación Que los recursos aplicados sean proporcionales a los fines perseguidos
3.2 Toma de decisiones en grupo
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Etapas del proceso de toma de decisiones
Funciones de los equipos de trabajo
Análisis de la información
Buscar y presentar información en la forma adecuada
Identificación de las posibles opciones
Exponer nuevas ideas, enfoques o procedimientosCrear y experimentar nuevas ideas
Aplicación de criterios de decisión
Analizar, valorar y planificar sistemas de trabajo
Puesta en práctica Poner en práctica sistemas de ejecución
La toma de decisiones se toma mejor desde un equipo de trabajo que desde la individualidad, pero a veces las circunstancias aconsejan tomarlas de forma individual, como por ejemplo en casos de urgencia o cuando la responsabilidad recae sobre una sola persona.
De entre los inconvenientes que conlleva la toma de decisiones destacaremos :
La responsabilidad se diluye y las decisiones se pueden tomar con un margen de error excesivo.
El juicio crítico de los miembros de un grupo disminuye en situaciones en las que el liderazgo es potente
Estos inconvenientes se pueden resolver con eficiencia al aplicar alguna de las técnicas de dinámicas de grupos.
3.3 Factores que influyen en la toma de decisiones
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Factores Tipos de factores Influencia
Ambientales o Contextuales
Recursos disponiblesPara adoptar cualquier decisión, es necesario tener en cuenta los recursos de los que disponemos
Propensión al riesgoNo todo el mundo está dispuesto a asumir los mismos
UrgenciaPodemos definir los valores como el estado ideal al que se tiende.
Personalidad de quien decide
Creencias, valores y actitudes
Podemos definir los valores como el estado ideal al que se tiende.
Conocimientos, habilidades y destrezas
Cuanto mayor son las capacidad intelectual y las destreces
Experiencia vitalLa experiencia vital influye en la toma de decisiones
Complejidad del asunto
AltaCuanto más alta sea la complejidad del tema sobre el que hay que decidir
BajaCuanto más baja sea la complejidad del tema, menos laborioso
3.4 Mejora de las decisiones
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La creatividad es la facultad de encontrar opciones novedosas o de manejar la influencias de los factores de forma adecuada y diferente en el proceso de toma de decisiones
ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN
Recoger y analizar toda la información
PUESTA EN PRÁCTICADesarrollo de las tareas
programadas
APLICACIÓN DE LOS CRITERIOS DE DECISIÓN
Margen de errorTemporización
CoherenciaAdecuación
Aplicabilidad
IDENTIFICACIÓN DE LAS POSIBLES OPCIONES
Valorar las distintas opciones