UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICERRECTORADO ACADEMICO
COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO
COORDINACIÓN DEL PROGRAMA DE PASANTÍA
Análisis de la ejecución presupuestaria de los gastos de administración
para el período julio 2010 a junio 2011 y su incidencia en los Estados Financieros
en la empresa MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.
Autor: Sandra Ripoll
Puerto Ordaz, Julio 2011
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICERRECTORADO ACADEMICO
COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO
COORDINACIÓN DEL PROGRAMA DE PASANTÍA
Analizar la ejecución presupuestaria de los gastos de administración para
el período julio 2010 a junio 2011 y su incidencia en los Estados Financieros en
la empresa MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.
Informe Especial de Pasantía Presentado Para Optar al Título de Licenciado en
Contaduría Pública.
Tutor Académico Tutor Industrial
__________________ _________________
Lcda. Mary Muñoz Lcda. Gabriela Kolosovas
Puerto Ordaz, Julio 2011.
INDICE GENERAL
DEDICATORIA......................................................................................................V
AGRADECIMIENTO.............................................................................................VI
INTRODUCCIÓN...................................................................................................1
CAPITULO I
Diagnostico..................................................................................................................3
Planteamiento del problema.........................................................................................3
Justificación.................................................................................................................3
Alcance........................................................................................................................4
Objetivo general..........................................................................................................4
Objetivos específicos...................................................................................................4
CAPITULO II
Marco Teórico.............................................................................................................9
Antecedentes de la organización................................................................................9
Antecedentes de la investigación..............................................................................11
Bases teóricas............................................................................................................13
CAPITULO III
Marco metodológico..................................................................................................29
Tipo de investigación.................................................................................................29
Técnicas de recolección de datos..............................................................................31
Población y Muestra..................................................................................................32
Problema a Resolver..................................................................................................32
CAPITULO IV
Análisis de los Resultados........................................................................................40
CAPITULO V
CONCLUSIONES...................................................................................................59
RECOMENDACIONES.........................................................................................60
RESEÑA BIBLIOGRAFICA.................................................................................61
ANEXOS.................................................................................................................62
A Factura centralizada........................................................................................63
B Registro factura centralizada….......................................................................64
C Consumo de almacén.......................................................................................65
D Registro de consumo de almacén................................................................... 66
E Registro de provisión.......................................................................................67
F Plan de trabajo..................................................................................................68
DEDICATORIA
A mi madre principalmente por estar conmigo siempre en todos los momentos
importantes de mi vida y por el apoyo tan grande que he recibido de su parte hoy y
siempre.
A mi abuela por haberme inculcado con sus historias y enseñanzas, parte de lo que
soy y de lo que siempre seré.
Y a todas aquellas personas que con sus palabras de aliento, amistad y apoyo han
hecho de mi mundo un lugar más ameno en el cual estar.
.
AGRADECIMIENTO
A Dios ante todo por darme fuerzas día a día y nunca dejarme desfallecer en medio
del camino, y por todas las bendiciones y la vida tan hermosa, llena de dicha y
felicidad que me ha dado.
A mi madre por su apoyo constante.
A la Universidad Nacional Experimental de Guayana por darme la oportunidad de
formarme como profesional en sus prestigiosas instalaciones.
A la Lcda. Gabriela Kolosovas, por abrirme las puertas, apoyarme y guiarme durante
todo el periodo de Pasantía.
Y a todos aquellos que han creído en mí y me han tendido la mano.
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.
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INTRODUCCIÓN
Maquinarias Ferromineras de Venezuela, C.A., es una empresa con más de 10
años de presencia en la industria de la construcción venezolana, con una amplia
experiencia en el campo del alquiler de maquinaria pesada para la construcción. Su
visión es ser la mejor opción en el campo del alquiler de maquinaria pesada y tener
una presencia importante en el mercado nacional, mediante un programa de
competitividad e invirtiendo capital para mejorar la calidad y servicio de alquiler de
maquinaria pesada al menor costo posible. Para lograr lo establecido anteriormente, y
cumplir con cada uno de sus objetivos, esta empresa controla sus procesos
administrativos mediante la utilización de un sistema de información integrado que
permite contar con una plataforma de información relevante que aporta beneficios
para toda la organización, a través de la disponibilidad de información confiable,
oportuna y de calidad, que facilita a los distintos responsables de la empresa la toma
de decisiones. Una de las herramientas de gestión con la cual cuenta esta empresa
para cuantificar los planes de acción y actividades de todas sus áreas, es el
Presupuesto Anual, el cual, una vez aprobado y entrado en ejecución, permite hacer
un seguimiento del mismo para garantizar su desarrollo dentro de los parámetros
establecidos al momento de su elaboración. Uno de los conceptos considerados
dentro del Presupuesto Anual son los gastos generales o gastos de administración y
por ende, su ejecución es objeto de revisión y control por parte de la empresa ya que
su impacto se ve reflejado en el estado de resultados y por lo tanto tiene una
incidencia directa en las ganancias o pérdidas de la empresa.
En atención a lo planteado anteriormente, se presenta este trabajo de investigación,
cuyo propósito es el de realizar un análisis en los gastos generales para determinar las
fortalezas y debilidades que presentan la elaboración y el control presupuestario y
determinar recomendaciones que permitan compensar los desvíos en los meses
restantes del ejercicio económico.
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.
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En este sentido, se apoyará en una investigación de tipo descriptiva y se sustentará
en un diseño de investigación de campo. El procedimiento que permitirá alcanzar los
objetivos propuestos implica la observación directa de la información correspondiente
a la ejecución de los gastos generales, incluyendo el detalle de los registros contables,
de igual forma, la aplicación de entrevistas informales a las personas involucradas en
el proceso de ejecución y control de dichos gastos, lo cual permitirá recopilar la
información necesaria para el desarrollo del tema en estudio.
La investigación está estructurada de la siguiente manera: en el Capítulo I, se
expone la descripción del problema de investigación que comprende el planteamiento
de problema, los objetivos que se pretenden lograr, así como la justificación y el
alcance de la investigación. Seguidamente se desarrolla el Capítulo II, donde se
detallan aspectos referidos a los antecedentes de la organización y la investigación y
las bases teóricas. El Capítulo III, presenta la metodología a seguir para llevar a cabo
este estudio. Más adelante, en el Capítulo IV, análisis y descripción de datos que se
utilizaron para la elaboración del trabajo, donde se exponen las Conclusiones y
Recomendaciones y finalmente, se presentan referencias bibliográficas y el glosario
de términos.
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.
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CAPITULO I
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1.1.-Planteamiento del problema.
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A. es una organización
creada en Ciudad Guayana el 27 de Marzo del 2007 con el propósito de prestar
servicios de calidad y proporcionar soluciones rápidas y eficientes a las necesidades
de sus clientes, en el campo del alquiler de maquinaria pesada. Se encuentra ubicada
en la zona Industrial Matanzas, Avenida Fuerzas Armadas, Edificio Hevensa, Pb.
División de Operaciones, Puerto Ordaz, Estado Bolívar.
Esta empresa posee una estructura organizativa conformada por varias áreas,
dentro de las cuales se encuentra la dirección de Administración y Finanzas a la cual
está adscrito el Departamento de contabilidad y costos; y el de comercialización y
ventas. El Departamento de Contabilidad y costos, se encarga de Coordinar las
actividades de contabilización de las cuentas del Balance General y Estado de
Resultados, garantizar la emisión de los Informes costos de la empresa: Informe
Básico de Costos (Estructura y mano de obra) y Gastos de Estructura (todas las
direcciones y gerencias generales) en términos de cantidad, calidad y oportunidad a
través de la consolidación de todas las transacciones que impliquen movimiento de
clases de costos (erogaciones, reversos) y análisis de variaciones presentes en la
ejecución presupuestaria, coordinar la toma física de los inventarios de repuestos y
suministros, mediante la estricta supervisión de las cuentas de inventario, balances,
elaboración del presupuesto flexible, comparaciones de precios reales vs. estándar,
con la finalidad de suministrar al Departamento de Contabilidad y costos la
información requerida para la realización de los diferentes informes de gestión
presentados a los distintos entes de la empresa y de mantener un stock físico de
maquinarias y repuestos y suministros acorde con la valoración monetaria reflejada
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.
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en las cuentas de inventarios de la empresa; y resguardar el patrimonio de la misma.
Cabe destacar que el periodo contable es de julio 2010 a junio 2011.
Los gastos generales representan aquellas erogaciones generadas por las empresas
en el desarrollo de sus actividades administrativas y el resto de los servicios
(publicidad no comercial, entrenamiento, seguros, teléfono, mantenimiento de
edificios y áreas verdes) asociados a dichas actividades, los mismos pueden ser
ordinarios o extraordinarios. El manejo y control de estos gastos son de gran
importancia ya que no están ligados directamente a la prestación del servicio de
alquiler de maquinaria pesada y por lo tanto, no son recuperables.
En la ejecución del presupuesto de este nuevo ejercicio contable (Julio 2010- junio
2011) se ha observado como los gastos generales han aumentado progresivamente
hasta un 17 % sobre el presupuesto y la tendencia es que sigan en ascenso. Esto se
debe a factores de aumentos de precios de repuestos estratégicos y transporte dentro
del patio de la maquinaria, aumentos de sueldos y salarios según convención
colectiva, erogaciones no previstas, incrementos en los consumos y trabajos
extraordinarios en mejoras de infraestructura, principalmente en las Gerencias de
Mantenimiento industrial, comunicaciones y relaciones industriales.
Esta situación trae como consecuencia la erogación de gastos por encima de lo
presupuestado generando una distorsión contra el presupuesto y por lo tanto un
incremento del gasto que repercute en el Estado de Resultados, generando una menor
ganancia con respecto a lo presupuestado. Por lo tanto, de continuar con esta
tendencia de incremento de los gastos generales, podría ocasionar un descontrol en el
manejo de los mismos, ya que las áreas no se adaptarían a los lineamientos
establecidos en la formulación de presupuesto y sus gastos podrían no estar
relacionados con las actividades originalmente consideradas.
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.
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Por consiguiente, es necesario que se realice un análisis de los gastos generales
para conocer los factores que influyen en el aumento de los mismos y conocer los
lineamientos establecidos en el presupuesto. Este análisis permitirá sugerir
soluciones que permitan mejorar la gestión a futuro, incluyendo acciones a corto
plazo que puedan compensar las variaciones negativas acumuladas a la fecha y cerrar
el ejercicio económico en las cifras aprobadas en el Presupuesto Anual. Por todo lo
anteriormente descrito y en vista de la necesidad de encontrar una pronta solución a
esta problemática se pretende realizar esta investigación de manera que una vez
concluida, permita a la alta gerencia de la empresa tomar decisiones para reducción
de gastos en el siguiente semestre y poder compensar los desvíos actuales. A raíz de
esta problemática se presentan estas interrogantes: ¿Cómo es el proceso de
elaboración del presupuesto de gastos? ¿Cuáles serán las variaciones más
significativas? ¿Estarán los gastos registrados correctamente? ¿Existe la posibilidad
de ejecutar acciones que permitan mejorar la gestión de los gastos generales.
1.2.- Justificación
La importancia de esta investigación radica en la relevancia que tienen los gastos
generales o de administración en los estados financieros de la empresa
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A. ya que indican las
erogaciones que no están relacionadas con la prestación del servicio y por lo tanto no
son recuperables. Este análisis permitirá indicar a los responsables de cada una de las
direcciones que se encuentren involucradas, la adopción de medidas de ajuste al
presupuesto para el primer semestre del 2011, con el fin de compensar las variaciones
ocurridas en el semestre en estudio.
Según el impacto de las deficiencias, estas medidas estarán dirigidas tanto a las
personas encargadas directamente de la función o actividad implicada como las
autoridades responsables de la gerencia o departamento respectivo.
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.
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Esta investigación proporcionará a la Gerencia de Contabilidad y costos algunas
alternativas que serán planteadas a las gerencias o departamentos involucrados de
manera tal que puedan tomar medidas que puedan mejorar control de sus gastos
generales.
1.3.-Objetivos
1.3.1.-Objetivo General
Analizar la ejecución presupuestaria de los gastos de administración para el
período julio 2010 a junio 2011 y su incidencia en los Estados Financieros en la
empresa MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.
1.3.2.-Objetivos Específicos
-Describir el proceso de elaboración del Presupuesto Económico Anual, con la
finalidad de conocer su mecanismo y funcionamiento en la gestión.
-Verificar el registro en el sistema SAP R/3 de los gastos incurridos en el segundo
semestre del 2010.
- Determinar las áreas más relevantes en cuanto a los gastos de administración
para el periodo Julio 2010 – Diciembre 2010 de la empresa MAQUINARIAS
FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.
-Comparar el gasto real con el presupuesto económico de las áreas más relevantes,
para conocer las variaciones significativas del segundo semestre del 2010.
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.
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1.4.- Alcance
La investigación se desarrollará en el departamento de Costos adscrito a la
Gerencia de administración y Finanzas de la empresa MAQUINARIAS
FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A., ubicada en la Zona Industrial Matanzas,
en Ciudad Guayana, Estado Bolívar. El análisis de los gastos generales involucrará a
su vez el estudio de las siguientes gerencias: Mantenimiento Industrial,
Comunicaciones y Relaciones Industriales. De igual forma serán analizados los
gastos cuya desviación negativa contra el presupuesto, estén por encima del 20%. Por
las características particulares de esta empresa, los resultados que se obtengan a
través del análisis de los datos e información administrada sólo son aplicables a la
empresa MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.
1.5.- Limitaciones
LIMITACIONES
Todo trabajo de investigación requiere de los datos e información que permitirán
soportar cada una de las conclusiones que generen el mismo. Pero en este caso en
particular se presentaron algunos inconvenientes, tales como:
- Carencia de manuales de procedimiento para elaboración del presupuesto
económico.
- Desconocimiento por parte de algunos responsables de las direcciones sobre
los principales desvíos existentes en sus áreas.
- Información incompleta de algunos gastos, por su carácter confidencial no
pudieron ser analizados en su totalidad.
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.
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- Disponibilidad de tiempo por parte de los analistas de costos, particularmente,
durante el periodo de cierre contable.
- Rotación del personal del Departamento de Contabilidad y costos.
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.
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CAPITULO II
MARCO TEÓRICO
2.1.- Antecedentes de la Organización
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A., es una empresa
de capital privado la cual presta servicios de calidad en cuanto a alquiler de
maquinaria pesada se refiere, contando con y una fuerza laboral de 120
trabajadores operando tres (3) turnos por día los 365 días del año. Esta pertenece a
la Corporación Marquez Barry, la cual inició sus operaciones el 08 de Mayo de
2001 con el nombre de MAQUINARIAS DE VENEZUELA, C.A., sin embargo en
el 2007 al integrarse un nuevo socio a la compañía decidieron cambiarle el nombre
a MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A; esta se encuentra
ubicada dentro de Hevensa, C.A. una empresa productora y comercializadora de
ferroaleaciones de manganeso y silicio, la cual es su principal cliente.
Misión
Prestar servicios de calidad y proporcionar soluciones rápidas y eficientes a las
necesidades de nuestros clientes, promoviendo a su vez el bienestar social de los
empleados y la comunidad.
Visión
Ser la mejor opción en el campo del alquiler de maquinaria pesada,
convirtiéndonos en aliados confiables y serios de nuestros clientes.
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.
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Estructura Organizacional
La empresa presenta una estructura organizacional de tipo funcional, conformada,
por una Presidencia Ejecutiva, ocho (4) gerencias principales y dos departamentos, lo
que garantiza al máximo la utilización de las habilidades técnicas del recurso
humano, basándose en la especialización ocupacional. Adicionalmente, permite
contacto directo entre los órganos o cargos interesados sin necesidad de seguir
estrictamente los canales formales e indirectos de comunicación.
Estas gerencias y departamentos tienen las siguientes funciones:
La Gerencia de Relaciones Industriales: se encarga de formular y aplicar las
Políticas y Estrategias Corporativas en el ámbito de socio-laboral,
comunicacional y de servicios al personal.
Gerencia de Comunicaciones: Se encarga de programar y prestar apoyo
técnico a los demás departamentos con respecto al uso y soporte del sistema
SAP actualmente utilizado por la empresa.
PRESIDENTE
GERENCIA DE RELACIONES
INDUSTRIALES
GERENCIA DE MANTENIMIENTO
INDUSTRIAL
ASESOR JURIDICO LABORAL
GERENCIA DE ADMINISTRACION
Y FINANZAS
DEPARTAMENTO DE COMERCIALIZACIÓN
Y VENTAS
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD Y COSTOS
GERENCIA DE COMUNICACIONES
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.
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La Gerencia de Administración y Finanzas: es la encargada de velar por la
administración y aseguramiento del rendimiento de los recursos financieros de
la empresa, además presta servicios de contabilidad, costos, comercialización
y ventas.
Gerencia de Mantenimiento Industrial: Se encarga del mantenimiento
mecánico de la maquinaria pesada de la compañía.
Departamento de Asuntos Legales (Asesor jurídico legal): representa a la
compañía ante terceros en todos los aspectos jurídicos en los que estén
involucrados sus derechos e intereses, garantizando su actuación dentro del
marco legal vigente.
Departamento de Contabilidad y costos: se encarga de prestar servicios de
contabilidad y costos a la gerencia de administración y finanzas de la
compañía.
Departamento de Comercialización y ventas: se encarga de realizar
licitaciones al mejor precio del mercado de manera competitiva y de realizar
la facturación del servicio de alquiler de maquinaria pesada, entre otras.
2.2.-Antecedentes sobre la investigación
De los trabajos de investigación relacionados con análisis del presupuesto de
gastos generales, se encontraron los siguientes:
Avendaño D. (2003), realizó un trabajo para la Universidad de los Andes en la
especialidad de administración mención Contabilidad y Finanzas, el cual tiene como
título “Análisis de los gastos de la Gerencia de Mantenimiento Industrial de
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A., con respecto al
presupuesto económico anual durante el primer trimestre del año 2003 Puerto
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.
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Ordaz-Estado Bolívar”. El autor concluye que algunas de las variaciones estaban
relacionadas con cargos erróneos y extraordinarios, adicionalmente, falta de personal
para el control presupuestario.
La relación que existe entre el trabajo de investigación antes mencionado y el
presente, es que el principal propósito es analizar los gastos de administración para
verificar los desvíos principales e identificar la falta de control presupuestario, las
recomendaciones del mismo se inclinan en la cultura presupuestaria, como factor del
éxito de la empresa.
Pinto Y. (2003), realizó un trabajo para la Universidad Nacional Experimental de
Guayana en la especialidad de administración, el cual lleva como título “Análisis de
las Desviaciones del Presupuesto y Gastos de Estructura en la Gerencia de
Mantenimiento Industrial (MAQUINARIAS FERROMINERA DE
VENEZUELA, C.A.), el autor concluye en que no existen criterios en cuanto a la
naturaleza de los gastos y que los mismos contienen características de recurrentes y
no son presupuestados.
Este trabajo de investigación se relaciona con el presente, en vista de que el autor
ubicó los principales factores que incidieron en los desvíos y recomendó tomar
medidas de control presupuestario para el mejoramiento de la gestión y mejor
elaboración del siguiente.
Inagas M. (2002), realizó un trabajo para la Universidad Nacional Experimental
de Guayana en la especialidad de Licenciatura en Contaduría Pública, el cual lleva
como título “Manual de normas y procedimientos de los gastos de estructura
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.”, el autor realiza un
levantamiento de todos los registros contables que se realizan por concepto de Gastos
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.
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operacionales y concluye la falta de conocimiento por parte de algunos departamentos
de las cuentas contables que se utilizan para el registro de los gastos operacionales.
El mencionado trabajo de investigación se relaciona con el presente, en vista que
se describen algunos de los registros contables que se realizan en el sistema SAP
durante el seguimiento del ejercicio económico el cual indicaremos en este trabajo.
2.3.- Bases Teóricas
El uso de los presupuestos en las empresas públicas y privadas, se ha convertido
en una herramienta de vital importancia, que permite hacer seguimiento a la gestión
de las mismas. Desde el mismo momento en que se plantea el problema del riesgo y
la incertidumbre, los hombres de negocio necesitan prever el fututo de las entidades a
su cargo. Para ello toman como referencia los propósitos y objetivos de la
organización en el tiempo y diseñan un sistema que relacione a la perfección los
objetivos y los recursos financieros disponibles, los informes periódicos y
procedimientos de control. Al respecto Gómez, R. (1994) define que presupuesto “es
una representación en términos contables de las actividades a realizar por una
organización para alcanzar determinadas metas y que sirve como instrumento de
planificación, coordinación y control de funciones”.
Por lo tanto, el presupuesto puede considerarse una parte importante del clásico
ciclo administrativo de planear, actuar y controlar o, más específicamente, como parte
de un sistema total de administración que incluye:
Formulación y puesta en práctica de estrategias.
Sistemas de Planeación.
Sistemas Presupuestales.
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.
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Organización.
Sistemas de Producción y Mercadotecnia.
Sistemas de Información y Control
A cualquier empresa industrial, comercial, de servicios para mantener sus
funciones normalmente le resulta ineludible adquirir ciertos bienes y servicios como
lo son: mano de obra, energía eléctrica, teléfono, papelería, entre otras erogaciones.
La empresa realiza un gasto cuando obtiene una contraprestación real de un
proveedor del exterior, es decir, cuando percibe alguno de estos bienes o servicios.
Así, incurre en un gasto cuando disfruta de la mano de obra de sus trabajadores,
cuando utiliza el suministro eléctrico para mantener operativas sus instalaciones, etc.
Al respecto Catacora F. (1996) define los gastos como “erogaciones que no se
relacionan de manera directa con la generación de ingresos, pero que son necesarios
para el funcionamiento de una compañía, por lo cual no son clasificados como un
costo” (pág. 102).
En general se entiende por gasto al sacrificio económico para la adquisición de un
bien o servicio, derivado de la operación normal de la organización, y que no se
espera que pueda generar ingresos en el futuro.
Las normas contables requieren que los gastos se contabilicen siguiendo el criterio
de devengado, que implica que el gasto se debe registrar en el momento en que ocurre
el hecho económico que lo genera, con independencia de si fue pagado o cobrado, o
de su formalización mediante un contrato o cualquier otro documento.
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.
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Importancia del Presupuesto
Según Gómez R. (1994) El presupuesto sirve como instrumento de planificación,
coordinación y control de las actividades financieras, puede ser variable, rígido y
ajustable por lo que su formulación permite el crecimiento de la organización
disminuyendo las desviaciones en la ejecución del mismo
Etapas del Presupuesto
Según Gomez R. (1994) Las etapas del presupuesto son las siguientes:
Formulación:
Es el proceso basado fundamentalmente en el cálculo o estimación de recursos
humanos, materiales y financieros, requeridos durante el período presupuestario. En
ella se consideran las metas y políticas generales emanadas de la empresa y es
responsabilidad de cada gerente de cada unidad formular su presupuesto.
Ejecución:
Este ciclo fundamenta su importancia en que las unidades involucradas, cumplan
con su asignación presupuestaria y que las mismas no sean utilizadas en fines
diferentes para los cuales fueron previstos, es decir, que la inversión debe estar
destinada al logro de los objetivos y metas establecidas en la formulación
presupuestaria.
Control:
Es el conjunto de actividades que se emprenden para medir y examinar los
resultados obtenidos en un periodo, para evaluarlos y decidir las medidas
presupuestarias que sean necesarias. Las actividades que se realizan en esta etapa
son:
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.
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- Preparar informes de ejecución parcial y acumulativa que
incorporen comparaciones numéricas y porcentuales de lo real y lo
presupuestado.
- Analizar y explicar las razones de las desviaciones ocurridas.
- Implementar correctivos o modificar el presupuesto cuando sea necesario.
Evaluación:
Consiste en preparar un informe crítico de los resultados obtenidos que contendrá
no sólo las variaciones sino el comportamiento de todas y cada una de las funciones y
actividades empresariales realizadas durante un período.
Aportes del Presupuesto
1) Señala con antelación las metas a alcanzar por la empresa.
2) Coordinar las actividades y propende a la colaboración de todos.
3) Centraliza el control mediante la delegación de autoridad y asignación de
responsabilidades.
4) Permite verificar los resultados obtenidos sobre la marcha advirtiendo a
tiempo las desviaciones del objetivo propuesto.
5) Muestra los éxitos alcanzados y las posibles fallas.
6) Enfatiza la política general de la empresa.
Diferencias entre presupuesto público y privado
Según Gomez R. (1994) Las diferencias entre presupuesto público y privado son
las que se enumeran a continuación:
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.
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1) Por la forma como se enfocan los ingresos y gasto. Los servicios públicos son
privativos del Estado, debido a que, por una parte, si son demasiado
productivos, serían una fuente desproporcionada de enriquecimientos en
manos de particulares. Otros servicios, por el contrario, son tan poco
lucrativos que nadie se ocuparía de ellos.
2) El presupuesto privado tiene fines de lucro. Siempre su objetivo será el de
optimizar las ganancias.
3) El presupuesto público es rígido, es decir, para ser modificado requiere un
proceso tan complicado casi como el de su elaboración. Si se hace necesario
aumentar alguna partida se acude al crédito adicional. Por el Contrario, el
Presupuesto privado es flexible y dinámico, a medida que se van efectuando
las comparaciones de lo presupuestado con lo real y se aprecian desviaciones
se efectúan los ajustes necesarios.
4) Por la forma como se perciben los ingresos en cada presupuesto, el estado
tiene como fuente de sus recursos ordinarios, los impuestos, tasas y
contribuciones.
Gastos
Según Polimeni R., Fabozzi F., y Adelber A.(1994) Definen el gasto como
“aquellos costos que han producido un beneficio y que luego se acaban, es decir, el
valor sacrificado que realiza la empresa para adquirir bienes o servicios mediante la
reducción bruta de los activos”.
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.
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Clasificación de los gastos.
Los autores Polimeni R., Fabozzi F., y Adelber A.(1994) Clasifican los gastos de
la siguiente forma:
Gastos de Administración y Venta:
Son los gastos que se componen de cuentas reguladas por las decisiones de tipo
político, tomadas en los altos niveles administrativos. No se relacionan directamente
con la tasa de producción; por lo tanto, la elaboración del presupuesto de estos gastos
asume un carácter diferente al de los gastos de fabricación.
Se denominan gastos de operación en estos rubros por el origen de las partidas, las
cuales son incurridas por las operaciones que realiza una entidad.
Gastos Generales:
Son todos aquellos gastos que no se relacionan con la producción ni distribución, y
los mismos se incurren en las áreas de responsabilidad que proveen supervisión y
servicio a todas las funciones de la empresa, más que ejecutar ninguna función en
particular. Por lo general son gastos constantes. Estos gastos se encuentran cercanos a
la alta gerencia, cada renglón de estos gastos debe identificarse directamente con un
centro o área de responsabilidad, donde cada gerente debe ser responsable por la
planificación y el control del gasto.
Gastos de Venta:
Comprenden todos los costos relacionados con la actividad de vender, la
distribución y la entrega de los productos a los clientes; es decir, los que se erogan
para suscitar el deseo de posesión por parte del público. La cuidadosa planificación
de estos gastos, afecta favorablemente al potencial de las utilidades de la empresa; los
dos aspectos principales en la planificación de estos gastos son:
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.
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Planificación y Control: En el desarrollo del plan táctico de utilidades, es esencial
lograr un equilibrio económico favorable entre el esfuerzo de ventas y los resultados
(ingresos) de las ventas.
Control de los Gastos de Venta: Es importante dedicar un serio esfuerzo al control
de los gastos de venta, ya que constituyen una parte sustancial de los gastos totales.
Gastos Fijos:
Son aquellos que no varían con la producción o la actividad productiva. Se van
acumulando principalmente por el sólo transcurso del tiempo; es decir, gastos
relacionados con el tiempo. Permanecen constantes en su importe durante un corto
período de tiempo dado, dentro de la amplitud relevante de actividad. Los gastos fijos
se incurren, por la tenencia de activos y los demás factores de producción.
Gastos Variables:
Se basan en la actividad y no en el transcurso del tiempo, porque los mismos se
incurren como resultados directos de la producción, la actividad productiva o el
trabajo desarrollado. Un gasto variable es necesariamente de cero a cero actividades.
Los gastos variables, aumentan o disminuyen directamente con los cambios en la
producción; por lo tanto, si se duplica la producción, el gasto también se duplica; o si
disminuye la producción, el gasto también.
Gastos Semivariables:
Los gastos semivariables o semifijos, aumentan o disminuyen al aumentar o
disminuir la producción o la actividad, pero no en proporción a los cambios en la base
de actividad. Estos gastos participan de algunas de las características, tanto de los
gastos fijos como de los variables.
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.
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Elementos esenciales de un sistema efectivo de control de gastos
Según Polimeni R., Fabozzi F., y Adelber A.(1994) los elementos esenciales de un
sistema efectivo de control de gastos son:
La alta administración debe brindar un apoyo activo y congruente al sistema
de control.
El control de gastos debe identificarse claramente como una responsabilidad
de línea.
Debe diseñarse el sistema de control, de modo que se ajuste a las
peculiaridades de la situación.
Deben desarrollarse estándares realistas de gastos (cifras del presupuesto),
para usarse como base en la medición del desempeño.
Deben elaborarse informes de desempeño periódicamente y a corto plazo.
Los estándares de gasto deben relacionarse con la producción real.
El sistema de control y los informes de desempeño que se generen, deben ser
simples y fáciles de entender por los distintos niveles de la administración.
El control de los gastos debe ejercerse antes de incurrir en los costos y no a
posteriori. Por lo tanto, para el control, los estándares de gasto deben emplearse de
dos maneras: Para controlar los gastos antes de incurrir en los mismos y para medir la
eficacia con la que fueron controlados los gastos.
El control de gastos debe aplicarse a los gastos antes de su asignación o
distribución.
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Para corregir las faltas de eficiencia, deben emplearse procedimientos
efectivos de seguimiento.
Diferencia entre Costo y Gasto:
Para Polimeni R., Fabozzi F., y Adelber A.(1994) Dos términos diferentes, costo y
gasto, a menudo se emplean en el mismo sentido. El costo se define como un desembolso
que se registra en su totalidad como un activo, y se convierte en un gasto cuando rinde sus
beneficios en el futuro. El gasto se define como un desembolso que se consume
corrientemente, o como un costo que ha rendido ya su beneficio.
Otra de las diferencias es que los costos están relacionados en forma directa con la
obtención de un ingreso para la empresa, mientras que los gastos en los que incurre la
empresa, no están relacionados con los ingresos operacionales, pero son necesarios para
que la empresa pueda operar.
Proceso básico del control:
Para Koontz H y Weihritch H. (1998) Debido a que los planes son el punto de
referencia para la creación de controles por parte de los administradores, el primer
paso del proceso de control es lógicamente establecer planes. Sin embargo, puesto
que los planes varían en lo que se refieren a su grado de detalle y complejidad, es
preciso establecer normas especiales debido a que los administradores no pueden
vigilarlos. Por definición, las normas son sencillamente criterios de desempeño,
existen muchos tipos de normas, entre las mejores se encuentran las metas u objetivos
verificables.
Medición del desempeño
De igual forma los autores Koontz H y Weihritch H. (1998) Consideran que
aunque no siempre practicable, la medición del desempeño, con base en normas, debe
realizarse idealmente con fundamento en la previsión, a fin de que las desviaciones
puedan detectarse antes de que ocurran y evitarse mediante las acciones apropiadas.
Si las normas son adecuadamente trazadas, y si se dispone de medios para determinar
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.
28
con toda precisión qué hacen los subordinados, la evaluación del desempeño real o
esperado se facilita enormemente.
Corrección de desviaciones:
Indica también Koontz H y Weihritch H. (1998) Que las normas deben reflejar los
diversos puestos de una estructura organizacional. Si el desempeño se mide en
correspondencia con ellas, es más fácil corregir desviaciones. En la asignación de
labores individuales o grupales, los administradores deben saber donde exactamente
aplicar medidas correctivas.
Registros contables
Según Catacora F. (1996) “El Registro Contable son todos los libros o documentos
que contienen todas las actividades de una empresa, que contienen o justifica una
transacción, asiento o cuenta, ejemplo: libros de Contabilidad, Facturas, Pólizas o
Comprobantes, Reportes, Informes Internos, entre otros”.
Se puede afirmar que los registros no son más que el proceso de asentar y
contabilizar todas las operaciones o acontecimientos mercantiles que se suscitan a
diario en cualquier empresa.
La transacción constituye la materia prima del proceso contable el cual consiste en
la identificación, registro y el resumen de sus reportes periódicos que habrán de ser
utilizados tanto por la administración como por otras personas con autoridad para
decidir. En la actualidad, los registros contables se hacen de forma sistematizada, ya
que permite agilizar el proceso de registro y contabilización de documentos logrando
así una gran efectividad. En MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA
C.A., el sistema de administración utilizado para el registro de las transacciones o
registros contables es el sistema SAP R/3.
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.
29
Sistema SAP R/3 (Sistema de Aplicación y Productos)
Es un software suministrado por la empresa SAP AG (Systeme, Anwendungen
und Produkte), este sistema comprende muchos módulos completamente integrados,
que abarca prácticamente todos los aspectos de la administración empresarial. Ha
sido desarrollado para cumplir con las necesidades crecientes de las organizaciones
mundiales y su importancia esta más allá de toda duda.
Módulos del sistema SAP
Gestión Financiera (FI): Libro mayor, libros auxiliares, ledgers especiales, etc.
Controlling (CO): Gastos generales, costes del producto, cuenta de resultados,
centros de beneficio, etc.
Tesorería (TR): Control de fondos, gestión presupuestaria, flujo de efectivo
Sistema de proyectos (PS): Grafos, contabilidad de costes de proyecto, etc.
Gestión de personal (HR): Gestión de personal, cálculo de la nómina,
contratación de personal, etc.
Mantenimiento (PM): Planificación de tareas, planificación de mantenimiento,
etc.
Gestión de calidad (QM): Planificación de calidad, inspección de calidad,
certificado de, aviso de calidad, etc.
Planificación de producto (PP): Fabricación sobre pedido, fabricación en serie,
Kanban, etc.
Gestión de material (MM): Gestión de stocks, compras, verificación de
facturas, etc.
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.
30
Comercial (SD): Ventas, expedición, facturación, etc.
Workflow (WF), Soluciones sectoriales (IS): Contienen funciones que se
pueden aplicar en todos los módulos
Estados Financieros
Según Catacora F. (1996) En el complejo mundo de los negocios, hoy en día
caracterizado por el proceso de globalización en las empresas, la información financiera
cumple un rol muy importante al producir datos indispensables para la administración y
el desarrollo del sistema económico de la misma. La contabilidad es una disciplina del
conocimiento humano que permite preparar información de carácter general sobre la
entidad económica. Esta información es mostrada por los estados financieros, que
comprende: Balance general y estado de resultados, por nombrar los dos (2) más
importantes. Las características fundamentales que debe tener la información financiera
son utilidad y confiabilidad. La utilidad, como característica de la información financiera,
es la cualidad de adecuar ésta al propósito de los usuarios, entre los que se encuentran los
accionistas, los inversionistas, los trabajadores, los proveedores, los acreedores, el gobierno
y, en general, la sociedad. La confiabilidad de los estados financieros refleja la veracidad
de lo que sucede en la empresa. Los Estados financieros, son aquellos documentos que
muestran la situación económica de una empresa, la capacidad de pago de la misma a una
fecha dada pasada, presente o futura, o bien el resultado de operaciones obtenidas en un
período pasado, presente o futuro en situaciones normales o especiales. Los mismos sirven
para tomar decisiones de inversión y crédito.
Al igual que muchas facetas de la administración los estados financieros pueden
proyectase, conociendo cada uno de los instrumentos que la componen pueden
estimarse para conocer la rentabilidad futura de los accionistas.
Procedimientos
Los procedimientos son aquellos que nos sirven de guía y de consulta para
conocer en forma secuencial y ordenada como dos o más personas realizan un
trabajo. Ante esto, Catacora (1996) lo define como " La realización de una serie de
labores en forma orgánica y guardando una sucesión cronológica en la manera de
realizar las labores" (pag.23). Por lo tanto, los procedimientos son un conjunto de
instrucciones que son establecidos para realizar alguna actividad, regular las
actividades administrativas en la empresa y establecen las pautas a seguir en
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.
31
diferentes áreas de la organización, siguiendo las normas, principios y políticas
emanadas de la alta gerencia.
Objetivos de los procedimientos
Indica Catacora F. (1996) Que el objetivo de los procedimientos “es la
simplificación de los métodos de trabajo, eliminando las operaciones innecesarias con
el fin de reducir los costos para dar fluidez y eficiencia a las actividades”.
Importancia de los procedimientos
Para Catacora F. (1996) Son importantes debido a que por medio de ellos, todos
los trabajos o actividades que se realicen en una empresa se pueden efectuar en forma
eficiente, efectiva y económica. Además los procedimientos representan una
herramienta práctica para la simplificación y especificación del trabajo.
Características de los procedimientos
Según Catacora F. (1996) las características más resaltantes de los procedimientos
son las siguientes:
- Unidad: Son los elementos materiales y humanos así como el objeto deseado
tomando en cuenta todas sus características.
- Coherencia: Que cada unos de los pasos sean sucesivos, complementarios y
que tiendan al mismo objetivo.
- Flexibilidad: Deben permitir resolver emergencias sin romper las estructuras
establecidas y que restablezcan el procedimiento al crear emergencias.
- Continuidad: Tienden a practicarse una vez establecidas las modificaciones
solo se agregan las ya establecidas.
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.
32
Tipos de procedimientos
Para Catacora F. (1996) En las empresas existen dos tipos de procedimientos: El de
Operaciones y el Administrativo.
Procedimientos de Operaciones: Establecen las pautas o instrucciones que dan a
los empleados u obreros encargados del proceso productivo en una empresa de
servicios los procedimientos operativos están orientados a establecer la forma de
realizar un determinado-trabajo.
Procedimientos Administrativos: Son los que regulan las actividades
administrativas en la empresa, establecen las pautas a seguir en las diferentes áreas de
la organización para que el personal realice las actividades administrativas en base a
dichas pautas que se basan en las normas, políticas y principios emanados desde la
alta gerencia u otro organismo ajeno a la organización que regula algunas actividades.
Procedimientos Contables: Son los procesos e instructivos que se utilizan para el
registro de las transacciones u otras operaciones en los libros contables. Algunos
ejemplos de procedimientos contables:
- Recepción de inventario
-Fabricación de productos
- Registro de estimaciones
- Distinciones de registros
Procedimientos no contables: Son aquellos que no afectan las cifras de los estados
financieros. Algunos ejemplos de este tipo de procedimiento son los siguientes:
- Procedimiento para cambiar datos de una cuenta corriente.
- Procedimiento para cambio de empleados
- Procedimientos para cambio de horario laborables
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.
33
- Procedimiento para tramitar reclamos de clientes.
Variable
Según el autor Sabino C. (1990) La variable es una característica (magnitud,
vector o número) que puede ser medida, adoptando diferentes valores en cada uno de
los casos de un estudio.
Variables independientes: Son las que el investigador escoge para establecer
agrupaciones en el estudio, clasificando intrínsecamente a los casos del mismo.
Variables dependientes: Son las variables de respuesta que se observan en el
estudio y que podrían estar influenciadas por los valores de las variables
independientes.
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.
34
Cuadro Nº 1
Operacionalización de las variables
Objetivo General: Analizar la ejecución presupuestaria de los gastos de
administración para el período Julio 2010 - Diciembre 2010 y su incidencia en
los Estados Financieros en la empresa MAQUINARIAS FERROMINERA DE
VENEZUELA, C.A.
Objetivos Específicos Variables Dimensión Indicadores Ítem
s
Describir el proceso de
elaboración del
Presupuesto económico
anual.
Proceso. Partidas
Presupuestaria
s
Revisión
Verificación
Procedimiento
s
1
2
3
Evaluar que los gastos
incurridos en el segundo
semestre de 2010 estén
registrados correctamente
en el sistema SAP.
Gastos Registros
contables
Cantidad 4
Determinar las áreas más
relevantes de los gastos de
administración
Direccion
es
Identificar los
Gatos
Gastos 5
Comparar el gasto real
con el prepuesto
económico de las áreas
más relevantes.
Gasto
Real
Identificar las
variaciones.
Presupuesto
Variaciones
Cuentas
6
7
8
Fuente: Villarroel, W (2008).
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.
35
CAPITULO III
MARCO METODOLÓGICO
Aplicada
Esta investigación es aplicada debido a que se analizó los reportes emitidos en el
departamento de contabilidad y costos para determinar las variaciones negativas con
respecto al presupuesto económico, con al finalidad de emitir soluciones para la
reducción de los gastos para el primer semestre del 2011. Al respecto la Universidad
Nacional Abierta (1985) establece que una investigación aplicada “es cuando se
buscan conocimientos con fines de aplicación inmediata a la realidad para
modificarla. Su propósito es presentar soluciones a problemas prácticos, mas que
formular teorías acerca de ellas”. (pág. 23).
Descriptiva
Por medio de ella se pudo obtener información acerca de los pasos que se llevan a
cabo en la realización del presupuesto, su ejecución o registros a través del tiempo y
la gestión mensual, con el fin de tener una idea de los acontecimientos. Al respecto
Tamayo y Tamayo (1993) comenta que: “Esta comprende la descripción, registro e
interpretación de la naturaleza actual, composición o proceso de los fenómenos. El
enfoque se hace sobre conclusiones dominantes o sobre como una persona, grupo o
cosa, se conduce o funciona en el presente, la investigación descriptiva trabaja sobre
realidades de hecho y sus característica es la de presentarnos una interpretación
correcta” (pág.35).
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.
36
Diseño de Investigación
De campo
Esta investigación es de campo debido a que la información se obtuvo en forma directa
en el departamento de contabilidad y costos, en donde se recogieron los datos e
informaciones acerca de la ejecución presupuestaria del segundo semestre del 2010 para
así determinar los puntos a los cuales hay que emitir una solución para la reducción de los
gastos. Al igual que el resto de las áreas al cual se le consultó las razones de las
variaciones actuales. Al respecto Sabino, C (1992) señala que investigación de campo: Es
aquella que se basa en informaciones o datos primarios obtenidos directamente de la
realidad. Su innegable valor reside en que el permite cerciorarse al investigador de las
verdaderas condiciones en que se han conseguido sus datos haciendo posible su revisión o
modificación en el caso de que surjan dudas respecto a su calidad. Esto, en general,
garantiza un mayor nivel de confianza para el conjuntó de la información obtenida. No
obstante, los diseños de campo presenta la clara limitación de su reducido alcance. Son
muchos los datos que no se pueden alcanzar por esta vía, ya sea por restricciones
temporales, por carencia de recursos o por muchas otras razones (pág.25).
Población y Muestra.
Tamayo y Tamayo (1997) definen a la Población como la totalidad del fenómeno
a estudiar de donde las unidades de población poseen una característica común la
cual se estudia y da origen a los datos de investigación (pág.92).
La población que conforma esta investigación son quince (15) analistas de costos
de las demás gerencias o departamentos y dieciséis (16) analistas de la gerencia de
contabilidad y costos. Mediante la opinión de los mismos se obtendrán información
adicional para soportar el trabajo de investigación.
Para Salkind (1999), “una muestra es solo representativa de una parte de la
población pero se utiliza para generalizar acerca de la población”. (pág.33).
La población y la muestra es la misma, en virtud de que el número de la población
es menor a 50 personas.
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.
37
Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos
Observación Directa
Esta técnica permitió recolectar en forma presencial los datos e informes para
identificar las variaciones presentes en la empresa MAQUINARIAS
FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A., con respecto al presupuesto, mediante
esto se puede deducir las explicaciones para indicar las posibles soluciones. Se utilizo
la observación directa, debido a que es el tipo de investigación donde el investigador
se encuentra en el sitio o lugar de la problemática. Al respecto Tamayo y Tamayo
(1993) comentan que la observación directa “es aquella en la cual el investigador
puede observar y recoger datos mediante su propia observación”. (pág.115).
Entrevista no estructurada
Por medio de esta técnica se indagó acerca de las explicaciones de las variaciones
negativas con respecto al presupuesto económico actual, para así tener una idea más
clara de cuales fueron las razones de estos desvíos y poder indicar las posibles
decisiones futuras. Además se obtuvo información acerca de las actividades que
realizan los tres analistas correspondientes a gastos generales, registros contables,
elaboración de presupuesto y emisión de informes. Al respecto Sabino, C (1987)
comenta que una entrevista No estructurada “Se realiza sin prever las preguntas, es
decir, que ni las preguntas ni las respuestas estén predeterminadas completamente”
(pág. 80)
Revisión Bibliográfica
Universidad Nacional Abierta (1990), “Es una técnica cuyo propósito esta dirigida
principalmente a racionalizar la actividad investigativa, para esto se realiza dentro las
condiciones que asegure la obtención y autenticidad de la información que busca con
relación al estudio o tema en particular”. (Pág. 52).
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.
38
Para llevar a cabo este trabajo resultó necesario acudir a fuentes bibliográficas
que permitieron ampliar los conocimientos acerca del tema en estudio. Esta técnica
se basa en la obtención de información mediante la revisión de material bibliográfico
tales como: textos, manuales de la organización, tesis e informes.
Permitirá sustentar la investigación por medio de revisión a libros, tesis, revistas,
diccionarios, manuales, reportes del sistema SAP/R3 y búsqueda en Internet,
logrando con ello una mayor autenticidad de la información.
Procedimientos y Análisis de los Datos
Técnica de Procesamiento de Datos
Para realizar el análisis de los gastos generales se utilizaron ciertas técnicas y
procedimientos que permitieron desarrollar la investigación de una manera más
acorde y menos compleja.
Castro (2003) “No son más que las diferentes operaciones que se pueden realizar
con los datos obtenidos a través de los instrumentos de recolección”. (pág.77)
Las técnicas a utilizar serán:
Fichas: Este instrumento fue utilizado por el investigador para anotar las
respuestas dadas por los analistas de la gerencia de contabilidad y costos y los
responsables de las Direcciones en estudio.
Revisión: verificación exhaustiva del registro contable de los gastos generales
contenidos en el sistema SAP R/3. Para realizar la revisión, se le solicita al sistema
mostrar las partidas individuales incluidas en los rubros bajo estudio, una vez
obtenida la información ésta se traslada, en forma de tabla, a hojas de cálculo de
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.
39
Microsoft Excel, esto a objeto de facilitar la manipulación de la información. La
revisión permitirá identificar rápidamente las partidas desviadas y proceder al análisis
de las mismas.
Registro: Es la técnica mediante el cual se indica la frecuencia con que ocurre un
hecho o fenómeno.
Clasificación: Es la técnica que consiste en la distribución de los datos obtenidos
en grupos, tomando en cuenta su topología, bien sean de manera cualitativa o
cuantitativa.
Tabulación: Es la técnica mediante la cual se expresan los valores
correspondiente a las distintas categorías a través de tablas.
Técnicas de Análisis de Datos
Castro (2003) “Se refiere a las distintas técnicas que se pueden utilizar con el fin
de interpretar los datos obtenidos”. (pág.78)
La técnica a utilizar fueron:
El Análisis: Procedimiento lógico, que consiste en descomponer el total del objeto
del conocimiento hasta llegar a conocer sus elementos.
La investigación requiere de esta técnica porque es necesario un análisis detallado
de las partidas individuales para poder identificar posibles registros erróneos o
recolectar evidencia suficiente que permitan sustentar las conclusiones y
recomendaciones de la investigación.
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.
40
CAPITULO IV
ANALISIS DE RESULTADOS
1.- Descripción del proceso de elaboración del Presupuesto Económico Anual
La elaboración del presupuesto de gastos generales o de administración, es una
actividad que involucra a todas las direcciones o áreas que conforman la empresa
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A., este proceso se inicia
tres meses antes de la finalización del periodo económico en ejecución, en
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A. el periodo económico
se inicia en el mes de julio y finaliza en el mes de junio del año siguiente, con lo cual,
a principios del mes de abril se realizan todos los preparativos necesarios para el
arranque del proceso del presupuesto. El proceso de formulación incluye el
establecimiento de lineamientos y premisas que permitirán a los usuarios (Analistas
de las áreas o direcciones), orientarse a la hora de determinar cada uno de los
requerimientos necesarios para el funcionamiento de sus áreas durante el siguiente
ejercicio. Estas premisas se dan a conocer en la reunión de lanzamiento del
presupuesto, con la participación de la Gerencia de Costos y el resto de las áreas
involucradas.
Estas premisas incluyen los siguientes puntos:
- Precios a utilizar en la elaboración del presupuesto (Por lo general son los del
mes de febrero del año en curso).
- Tipo de cambio a ser utilizado.
- Cambios de criterios, es decir, por ejemplo los gastos de computo eran
absorbidos por la Dirección de Sistema en el periodo actual para el siguiente
periodo cada área recibirá mediante una distribución la porción que le
corresponde.
- Actualización de los detalles de gasto y centros de costo.
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.
41
- Instructivo sobre el sistema de presupuesto, el cual permite la elaboración del
mismo por centro de costo y detalle de gasto.
Los gastos generales están conformados por los siguientes rubros principales:
- Alquileres
- Gastos de computo o sistemas
- Gastos de Oficina
- Movilidad, viajes y hotelería
- Mantenimiento/Conservación
- Servicios de terceros
- Seguros
- Donaciones
- Restos
Estos a su vez son desplegados en varios sub-rubros hasta el detalle de gastos el
cual indica el concepto a imputar. Cada gerencia posee un rubro en el cual esta la
mayor parte de su presupuesto que lo diferencia de las demás, ejemplo gerencia de
comunicaciones centraliza todos los gastos relacionado con adquisiciones de Pc`s el
cual esta en el rubro “Gastos de computo y sistemas”, el resto de las áreas o gerencias
no poseen este concepto. El departamento de contabilidad y costos, como ente
encargado de proporcionar la información necesaria para la elaboración del
presupuesto, identifica aquellas tarifas o precios necesarios en cada uno de los rubros
para la mejor elaboración del presupuesto, por ejemplo, podemos nombrar los
siguientes rubros:
- Viajes, movilidad y hotelería: se ubican las tarifas de hotel, viáticos,
pasajes, traslados y alquiler de vehículo, en el cual el usuario solo colocara la
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.
42
cantidades de veces que utilizará cada servicio y mediante la tarifa obtendrá
los de montos valorizados anuales que necesitará en su presupuesto:
- Servicios de terceros: se ubican las tarifas de limpieza, vigilancia,
auditoría externa, honorarios, entre otros.
A continuación se muestra el proceso de elaboración del presupuesto de gastos
generales:
RESPONSABLE ACCIÓN
1) Departamento de Contabilidad y
costos
A) Recopila la información de los precios
a utilizar en el presupuesto.
B) Elabora las premisas para el
presupuesto y convoca a reunión a los
responsables por gerencia.
2) Responsables por gerencia A) Recibe las premisas del Presupuesto,
y procede a su elaboración por centro de
costo y detalle de gastos.
B) Envía al departamento de costos la
base con los datos del presupuesto por
mes con su respectivo justificativo.
3) Departamento de Contabilidad y
costos
A) Recibe las bases con los datos de
presupuesto, introduce al sistema y
elabora informe comparativo.
B) Envía informe a la Gerencia de
administración y finanzas.
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.
43
4) Gerencia de Administración y
Finanzas
A) Recibe informe del presupuesto
B) Si no es aprobado es enviado al
departamento de contabilidad y costos
con los cambios solicitados.
C) Si es aprobado se envía al Presidente
para su aprobación.
.
5) Presidencia A) Recibe informe de presupuesto.
B) Si no es aprobado se informa sobre los
cambios a la Gerencia de Administración
y Finanzas.
C) Si es aprobado se Informa a la
Gerencia de administración y Finanzas.
6) Gerencia de administración y finanzas A) Recibe la no conformidad y envía a la
Gerencia de contabilidad y costos para su
cambio.
B) Si es aprobado informa a la todos los
involucrados.
C) fin del procedimiento.
2.- Evaluar que los gastos incurridos en el segundo semestre del año 2010 estén
registrados correctamente en el sistema SAP (Sistemas de Aplicaciones y
Productos)
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A., utiliza como
software de Gestión el sistema SAP (Sistemas, Aplicaciones y Productos), el cual se
maneja a través de una base que detalla cada gerencia o departamento hasta un nivel
de centro de costo y los rubros hasta un nivel de detalle de gastos.
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.
44
Los centros de costos están identificados por 5 dígitos cuya composición y
significado se presenta a continuación:
6 XX XX
Gasto Generales Dirección
Gerencia o
departamento
Ejemplo:
6 10 01
Gasto Generales Presidencia
Oficina del presidente
Para diferenciar los gastos a incurrir en el período, se utilizan clases de gastos
compuestas por ocho dígitos y cuya numeración comprende desde el 60300301 hasta
el 60900998 (véase anexo 1), es importante indicar que cada clase de gasto representa
una cuenta de mayor en el Plan de cuentas de MAQUINARIAS FERROMINERA
DE VENEZUELA, C.A., y que pueden ser clasificadas dependiendo del centro de
costos donde se imputa el gasto (centro de costo productivo o centro de costo de
gastos generales) en rubros distintos del estado de resultados de la empresa, en este
caso, en los rubros de mano de obra, ingresos por servicio o el rubro de Gastos de
Administración, cada dígito representa lo siguiente:
6XX XX XXX
Identifica el
Grupo de Gasto
Números fijos
no utilizados
actualmente, necesarios
para SAP
Especifica el tipo
de Gasto
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.
45
Ejemplo:
608 00 802
Servicios Intervalo de 00
Necesario para SAP
Consumo Telefónico
Registros contables en SAP
Los registros contables en SAP pueden ser originados en cuatro formas, la cuales
se detallaran a continuación:
- Facturas descentralizadas: son todos aquellos registros que realiza la
analista de Cuentas Por Pagar en el cual se acredita al proveedor y se debita al
gasto.
- Facturas centralizadas: están amparadas por una orden de compra y se
observan directamente en el sistema (Ver anexos 1 y 2).
- Consumo de almacén: es la solicitud de cualquier insumo o repuesto
existente en almacén, se carga al centro de costo y cuando se le da salida al
insumo se observa directamente en el sistema SAP-R/3 (Ver anexo 3 y 4).
- Provisiones: son registros utilizados por los analistas de costo mediante
el cual se devenga un gasto ya ocurrido pero que no se ha registrado a través
de factura descentralizada o centralizada (Ver anexos 5).
Los analistas de costos, realizan además de las provisiones otros registros que
aunque no disminuya o aumente los gastos, permite corregir malas imputaciones,
estos son conocidos como reclasificaciones. Existen varios casos de reclasificaciones,
que son:
- De un centro de costo a otro centro de costo, pero manteniendo el mismo
detalle de gasto.
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.
46
- De un detalle de gasto a otro detalle de gasto, pero manteniendo el mismo
centro de costos.
- De un centro de costo y detalle de gasto diferente.
Para registrar el traspaso se debe conocer con precisión los siguientes aspectos:
a) Se debe detectar el asiento contable que se desea reclasificar.
b) Precisar en que centro de costos o/y detalle de gasto involucrados en la
reclasificación.
c) Contar la opinión y consentimiento de las personas responsables del gasto
donde se realizará el cambio.
d) Monto en bolívares y dólares de la reclasificación.
Luego de tener en cuenta todos estos aspectos, se procede a corregir la mala
imputación mediante un asiento contable.
Provisiones.
Para realizar el asiento de provisión se debe seguir el siguiente esquema:
- El analista debe tener una autorización por escrito (correo con fondo de
seguridad) del usuario que requiera la provisión.
- Se tiene que conocer el nombre del proveedor, el monto, la fecha, número
de factura y que servicio prestó para la empresa.
- Esta cuenta se maneja en bolívares pero se debe saber la conversión en
dólares.
- El registro contable no se podrá realizar después del último de cada mes
en cierre.
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.
47
Reverso-Provisión.
Al realizar el reverso de una provisión, el analista debe saber con precisión los
posteriores aspectos:
a) Destacar cuales gastos entraron y están provisionados en meses anteriores.
b) Esta transacción se realiza el último día de cada mes, que se esté cerrando.
c) Observar que la factura corresponda con la provisión realizada en cuanto a
la fecha, servicio prestado y numero de factura.
d) El reverso de la provisión se efectuara por el monto exacto provisionado.
Se evaluaron un total de quinientos 500 registros del periodo Julio-Diciembre
2007 para identificar si existieron cargos erróneos, el resultado fue el siguiente:
Cuadro Nº 2
Resumen de registros en SAP en el período Julio-diciembre 2010
Conceptos Cantidad
Facturas descentralizada 320
Factura centralizadas 116
Recepción de almacenes 64
Total 500
Fuente: Sistema SAP
Cuadro Nº 3
Clasificación de registros en SAP en el período Julio-Diciembre 2010
Nº
Registros
Erróneos reclasificados
Erróneos no reclasificados
Buenos Total
Cantidad 61 48 391 500
% 12,2 9,6 78,2 100
Fuente: Sistema SAP.
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.
48
De la muestra analizada se determinó que casi un 22 % de los registros estaban
imputados de forma errónea, un 12,2 % fue corregido a través de la revisión de los
analistas de costos o por información suministrada por los usuarios de las áreas. Un
9,6 % de los registro quedaron mal imputados en rubros a los cuales no pertenecen y
fueron mostrados de esta manera en los estados financieros, aunque a nivel total el
monto se mantiene es de resaltar que por rubros existe discrepancias.
3.- Determinar las áreas más relevantes de los Gastos de Administración
Para determinar las áreas más relevantes se tomó como referencia el cuadro
comparativo de los gastos ejecutados para el periodo Julio-Diciembre del año 2010, y
se seleccionaron aquellas áreas cuyo % de variación con respecto al presupuesto
estaba por encima del 20%, el resultado se muestra en el cuadro siguiente:
Cuadro N° 4
GASTOS GENERALES POR DIRECCIÓN
Direcciones
Acumulado
En miles de Bs.
Real PEA Var
Comunicaciones 1.662 1.380 (282)
Tecnología 1.524 1.271 (253)
Relaciones Industriales 1.481 1.097 (385)
Mantenimiento Industrial 4.285 3.565 (720)
Comercialización y ventas 1.365 1.124 (241)
Otras 1.640 1.780 140
Total 11.958 10.217 (1.741) Fuente: Site DIAF (Costos)
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.
49
4.- Comparar el gasto real con el presupuesto económico de las áreas más
relevantes
Un control de gastos eficiente, requiere una revisión concienzuda de todos y cada
uno de los centros de costos y detalles de gastos cada mes, puede resultar que una o
más cuentas estén excedidas o tienen demasiado ahorro presupuestario durante el
mes. Esto ocurre por diferentes razones como lo son: las modificaciones internas en
cuanto a las tareas realizadas y las asignadas en el presupuesto, o por mal
imputaciones de algunos gastos. Las variaciones por ahorro son partidas
presupuestadas que no fueron utilizadas bien sea por una subestimación o que el
gasto no pudo ser realizado por factores internos de las unidades usuarias o externos
de las mismas, que inciden en la no realización del bien o servicio requerido. Para
realizar la comparación y determinar las áreas que están desviadas se consideró como
primer término, verificar los rubros que poseen mayor variación con el fin de
establecer el mecanismo para indicar las explicaciones, en el cuadro N° 5 se pueden
observar los resultados.
En este cuadro comparativo se puede determinar por cada uno de los rubros que
contemplan los gastos generales totales de MAQUINARIAS FERROMINERA DE
VENEZUELA, C.A., el gasto real, el presupuesto y la variación durante el segundo
semestre del 2010. Se puede observar una desviación total negativa de un 17 % por
encima del presupuesto, básicamente los rubros más afectados son: servicios de
terceros, gastos de cómputo, seguros y movilidad, viajes y hotelería para resaltar los
mas importantes. Existen otros rubros con desvíos negativos, pero en menor
dimensión. El rubro con ahorro es el de restos de gastos el cual contiene un 20 % por
debajo de lo presupuestado, básicamente por el sub-rubro recupero de servicios, que
son aquellas ganancias que poseen algunos centros de costos a través de la prestación
de un servicio a un externo.
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.
50
Cuadro N° 5
GASTOS GENERALES POR RUBROS
RUBROS
Acumulado Jul-Dic 2010
En miles de Bs.
Real PEA Var
Alquileres 161 75 (86)
Gastos de computo 2.070 1.793 (277)
Movilidad, viajes y hotelería 1.365 1.189 (176)
Gastos de oficina 527 471 (56)
Servicios de terceros 4.528 3.763 (765)
Seguros 2.924 2.559 (366)
Restos de Gastos 382 367 (15)
Total 11.958 10.217 (1.741) Fuente: (Costos)
A continuación, se indagó acerca de las áreas que habían generado las mayores
variaciones durante este semestre y se determinó que el desvío se concentraba en tres
gerencias principales, basándonos en el criterio explicado en el punto anterior, y
cuyos resultados se muestran en el cuadro N° 4, estas direcciones son:
Mantenimiento Industrial, Comunicaciones y Relaciones industriales. En el resto de
las áreas la variación fue positiva en un 8% con respecto al presupuesto.
A través de la indagación sobre los desvíos de estas áreas se pudieron determinar
las siguientes causas:
Comunicaciones: básicamente, motivado por el incremento en los precios de las
licencias de software los cuales no estaban previstos y el incremento en los consumo
de horas hombre de los analistas contratados, para cumplir con la demanda de
requerimientos realizada por las distintas gerencias y departamentos.
- Aumento en los requerimientos de asistencia técnicas como consecuencia de
problemas con algunos sectores de la planta, lo cual no estaba previsto y se
consideran como extraordinarios.
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.
51
- Mantenimiento Industrial: incremento en el precio del contrato de vigilancia
interna, el cual fue mayor al estimado en el presupuesto. Es de resaltar que no
existió modificación en cuanto a la dotación.
El analista requiere de mucho tacto y suspicacia, para dar al detalle la información
necesaria sobre el consumo de bienes y servicios que se utilizan en un período
determinado, para detectar cualquier equívoco y precisar las variaciones que
consecutivamente tendrá que justificar; su principal propósito es la revisión, para
determinar el estado actual de cada área de responsabilidad como los diferentes
gastos en los que incurran.
Cuando las variaciones son positivas, no se requiere llevar a cabo acciones
posteriores, pero sí determinar porque no se consumió un presupuesto que el
departamento o Gerencia asignó para ese momento. Cuando las variaciones son
negativas, se debe actuar de manera inmediata, dando los pasos necesarios para la
corrección de la anomalía, alineando así el detalle de gasto excedido dentro de los
parámetros establecidos.
En una empresa como MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA,
C.A., existen circunstancias imprevistas que pueden surgir en cualquier momento que
no son consideradas a la hora de realizar el presupuesto, pudiendo ocasionar grandes
variaciones.
La elaboración del informe permite la comunicación y visualización a los
diferentes gerentes de como va su gestión en cuanto a los Gastos Generales
ejecutados por sus áreas de responsabilidad, se verifica mes a mes que los gastos
reales y su presupuestación vayan encaminados, tal cual como fue planificado, y las
diferentes variaciones son asumidas con responsabilidad y seriedad, ya que todos los
datos contemplados en los diferentes informes serán datos históricos, señalando el
buen control en los procedimientos presupuestario y de gastos, acontecidos en la
empresa.
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.
52
Presentación de los resultados de la Encuesta
La encuesta fue aplicada a una muestra de 31 personas, las cuales conforman el
total de la población de los analistas del área de costos y el resto de las áreas de la
empresa. Está compuesta por siete (7) preguntas cerradas de respuestas sí o no, a
través de las cuales se obtuvo la opinión de las mismas acerca del procedimiento para
la elaboración del presupuesto, los informes de gastos, los registros contables y los
sistemas de gestión. La intención de la encuesta, es la de indagar acerca de las causas
que a nivel de gestión pudiesen estar generando los desvíos de los Gastos Generales
facilitando las recomendaciones para su corrección. Los resultados fueron los
siguientes:
1) ¿Esta de acuerdo con el procedimiento para la elaboración del presupuesto de
gastos generales?
Cuadro N° 6
NUMERO DE
PERSONAS
ALTERNATIVAS PORCENTAJES
19 SI 61,29%
12 NO 38,71%
Fuente: Entrevista realizada a los analistas de costo de Mafervenca.
Grafico 1. Representación porcentual de cuantas personas están de acuerdo con el procedimiento para
la elaboración del presupuesto de Gastos Generales.
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.
53
Análisis: de acuerdo a la encuesta realizada a los analistas se pudo determinar que
existe un 61,29 % que esta de acuerdo con el procedimiento para la elaboración del
presupuesto y existe un 39 % de los analistas que están en desacuerdo, alegando que
existen mucho retrabajos en algunas de las actividades (versiones, actualización de
tarifas) y que al momento de existir reducciones el área no es consultada, sino que se
entera al momento de recibir el presupuesto definitivo de los cambios finales.
2) ¿Considera que en la elaboración del presupuesto de gastos generales, el análisis y
verificación que realiza la Gerencia de Contabilidad y costos en cuanto a las tarifas y
otros datos a ser considerados para la elaboración del mismo son las correctas?
Cuadro N° 7
NUMERO DE
PERSONAS
ALTERNATIVAS PORCENTAJES
24 SI 77,42%
7 NO 22,58%
Fuente: Entrevista realizada a los analistas de costo de Mafervenca
Grafico 2. Representación porcentual de acuerdo a la elaboración del presupuesto de gastos generales,
el análisis y verificación que realiza la Departamento de Contabilidad y costos en cuanto a las tarifas y
otros datos a considerar para la elaboración del mismo son las correctas.
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.
54
Análisis: De acuerdo a la encuesta realizada a los analistas de costos se pudo
determinar que existe un 77,42 % de los analistas que están de acuerdo con los
lineamientos que realiza la Departamento de contabilidad y costos al momento de
elaboración del presupuesto, otro 22,58 % de los analistas considera que deben
revisarse los mismos, como punto primordial, el de las tarifas de los contratos debe
revisarse a fondo antes de presentarse el presupuesto definitivo.
3) ¿Conoce usted los rubros o partidas que conforman los Gastos Generales y que
cuentas contables están asociadas a los mismos?
Cuadro N° 8
NUMERO DE
PERSONAS
ALTERNATIVAS PORCENTAJES
21 SI 67,74%
10 NO 32,26%
Fuente: Entrevista realizada a los analistas de costo de Mafervenca
Grafico 3. Representación porcentual de acuerdo a los rubros o partidas que conforman los gastos
generales y las cuentas contables asociadas a los mismos.
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.
55
Análisis: en este punto de determinó que existe un 68 % de los analistas que conocen
cada uno de los rubros o partidas que conforman lo Gastos Generales, particularmente
incluye a los 16 analistas que conforman el Departamento de contabilidad y costos, el
resto, 32 % de los analistas afirma que no están familiarizados con los conceptos y su
ubicación dentro de los rubros, así como las cuentas contables asociadas a los
mismos, y al momento de elaborar el presupuesto o imputar algún gastos suelen
confundirse.
4) ¿Considera que existen muchos registros contables erróneos por desconocimiento
de los conceptos que contemplan los gastos generales?
Cuadro N° 9
NUMERO DE
PERSONAS
ALTERNATIVAS PORCENTAJES
31 SI 100,00%
0 NO 0,00%
Fuente: Entrevista realizada a los analistas de costo de Mafervenca.
Grafico 4. Representación porcentual de acuerdo a cuantas personas consideran que existen muchos
registros contables que han sido mal registrado por desconocimiento de los conceptos que contemplan
los gastos generales.
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.
56
Análisis: De acuerdo a la encuesta realizada se determinó que todos los analistas
están de acuerdo, en que el motivo principal de los registros erróneos en el sistema
SAP, se debe a desconocimiento por parte de las personas encargadas de realizar los
registros contables de los conceptos y la agrupación en la cual corresponde algún
gasto y su respectiva cuenta contable.
5) ¿Considera que los sistemas que permiten la gestión mensual de los Gastos
Generales, son de fácil navegación?
Cuadro N° 10
NUMERO DE
PERSONAS
ALTERNATIVAS PORCENTAJES
26 SI 83,87%
5 NO 16,13%
Fuente: Entrevista realizada a los analistas de costo de Mafervenca
Grafico 5. Representación porcentual de acuerdo a cuantas personas consideran que los sistemas que
permiten la gestión mensual de los gastos comparando con el presupuesto, son de fácil navegación.
Análisis: De acuerdo a la encuesta se pudo determinar que un 84 % considera que los
sistemas de gestión de control presupuestario son de fácil navegación tanto por área y
por rubros, y permite identificar la variaciones mas significativas y donde atacar para
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.
57
no ocasionar mas desvíos. Solo un 16 % considera que pueden mejorarse o en su
defecto debe de instruirse para su mejor aprovechamiento.
6) ¿Considera usted que algunas de las variaciones no relacionadas con eventos
extraordinarios, ocurridas durante el segundo semestre del 2010 pudieron haber sido
evitadas en el proceso de la elaboración del presupuesto?
Cuadro N° 11
NUMERO DE
PERSONAS
ALTERNATIVAS PORCENTAJES
17 SI 54,84%
14 NO 45,16%
Fuente: Entrevista realizada a los analistas de costo de Mafervenca
Grafico 6. Representación porcentual de acuerdo a cuantas personas consideran que algunas de las
variaciones no relacionadas con extraordinarias, ocurridas durante el segundo semestre del 2010
pudieron haber sido evitadas antes de la elaboración del presupuesto.
Análisis: De acuerdo a esta encuesta se considera que un 55 % de los analista
considera que si hubieran tomados alguna medidas ante de la elaboración del
presupuesto algunos de los desvíos mas significativos durante el segundo semestre
del 2010 no hubiese existido, el 45 % restante considera que se mostraría algunas
desviaciones que serian imposibles de medir ante de concluir la etapa presupuestaria.
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.
58
7) ¿Considera usted que algunas de las variaciones ocurridas durante el segundo
semestre del 2010 podrán ser mejoradas durante el primer semestre 2011, originando
al final del ejercicio 10-11 una compensación y por lo tanto una variación mas
pequeña?
Cuadro N° 12
NUMERO DE
PERSONAS
ALTERNATIVAS PORCENTAJES
12 SI 38,71%
19 NO 61,29%
Fuente: Entrevista realizada a los analistas de costo de Mafervenca
Grafico 7. Representación porcentual de acuerdo a que algunas de las variaciones ocurridas durante el
segundo semestre del 2010 podrán se mejoradas durante el primer semestre 2011, originando al final
del ejercicio 10-11 una compensación y por lo tanto una variación mas pequeña.
Análisis: De acuerdo a esta encuesta se determino que un 61 % considera que los
desvíos o variaciones negativas ocurridas durante el segundo semestre del 2010 no
podrán ser mejorados para el primer semestre del 2011. Un 39 % considera que el
desvío puede ser disminuido para el siguiente semestres y poder compensar la
variación del anterior, tomando algunas medidas de disminución de costos.
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.
59
CAPITULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
En el Departamento de contabilidad y costos se llevó a cabo el análisis de los gastos
generales con respecto al presupuesto económico anual, durante el segundo semestre
del año 2010 y su incidencia en los estados financieros, al finalizar esta investigación
se llegó a las siguientes conclusiones:
-El procedimiento del presupuesto no permite la participación de las áreas en la
aprobación del mismo, solo en la elaboración.
-Las tarifas de los contratos de gran relevancia en el presupuesto de gastos
generales, no son revisados exhaustivamente por el Gerente de administración y
finanzas, originando en la gestión variaciones negativas.
-Algunos analistas de costos no conocen con exactitud los rubros y conceptos que
contemplan los gastos generales.
-Existen cantidades de registro mal imputados, por lo tanto la información
mostrada en los estados financieros contiene gastos en rubros a los cuales no
pertenece.
-El “Site” de gestión presupuestaria es una herramienta de fácil manejo y
navegación que permite el análisis de las variaciones de las áreas.
-Deben considerarse todas las variables posibles que permitan considerar la mejor
estimación de los rubros más representativos de los Gastos Generales para disminuir
las variaciones durante la gestión.
-El departamento de contabilidad y costos es el ente responsable de generar las
propuestas necesarias que permitan compensar la variaciones generadas en el primer
semestre del año.
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.
60
Después de haber presentado las conclusiones anteriores, se recomienda lo siguiente:
-Permitir la participación de todas las áreas involucradas en el presupuesto en las
discusiones para conocer a fondo la apertura del mismo y que puedan ser defendibles
ante la alta Gerencia.
-Promover una mayor participación del departamento de comercialización y
ventas como soportes en la determinación de las tarifas que contemplan los contratos
de mayor relevancia en el presupuesto de gastos generales, esto con la finalidad de
conocer los montos exactos y que no existan variaciones en la gestión.
-Elaborar un instructivo con todos los rubros, detalles de gastos y conceptos que
contemplan los gastos generales y enviarlos vía mail a todos los analistas.
-Suministrar a las áreas que registran los gastos en el sistema SAP (Cuentas por
Pagar, almacenes, Contabilidad General, Administradores de Contratos) los rubros y
detalle de gastos, así como las cuentas contables correspondientes que contemplan los
gastos generales y solicitar el uso adecuado de los mismos.
-Elaborar un instructivo para el manejo de “Site” de gestión presupuestaria, para
facilitar su manejo y aprovechar de una mejor forma la herramienta.
-Garantizar el análisis de los rubros más desviados durante la gestión, y tomar las
previsiones necesarias para que las observaciones sean tomadas en cuenta en la
elaboración del presupuesto siguiente.
-Indicar a las áreas los rubros que deben ser atacados durante el primer semestre
del 2011 para disminuir los gastos y que se acoplen al presupuesto, esto tomando
iniciativas que permitan el mantenimiento de la función del área.
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.
61
RESEÑA BIBLIOGRAFICA
Asociación Venezolana de Presupuesto Público (1995). Aspectos conceptuales
metodológicos de presupuesto público venezolano. 3 era Edición.
CATACORA, Fernando (1996). Sistemas y Procedimientos contables. Caracas-
Venezuela Editorial McGraw-Hill.
CATACORA, Fernando (1996). Contabilidad. Caracas-Venezuela Editorial
McGraw-Hill.
GÓMEZ, R. Francisco (1994). Presupuesto. Caracas-Venezuela. Editorial Fragor.
KOONTZ H., Weihrich H. (1998). Administración. Editorial McGraw Hill.
POLIMENI R., Fabozzi F., Adelber A., (1994). Contabilidad de Costos. Editorial
Normos S.A. Colombia.
SABINO, Carlos (1990). El Proceso de Investigación. Caracas-Venezuela.
Editorial Panapo.
TAMAYO Y TAMAYO, Mario (1989). Proceso de la investigación científica.
Editorial Mimusa. Pág. 115.
UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA (UNA) (1990). Técnicas de
Documentación e Investigación. Caracas-Venezuela, Ediciones Lithno mundo.
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.
62
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.
63
Anexo A. Registro Contable factura centralizada.
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.
64
Anexo B. Ejemplo factura centralizada.
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.
65
Anexo C. Consumo de almacén.
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.
66
Anexo D. Registro de consumo de almacén.
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.
67
Anexo E. Provisión.
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.
68
Anexo F
PLAN DE TRABAJO
Actividades Semanas
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24
Inducción a las
Actividades x x
Entrenamient
o general en
cuanto a la
normativa
laboral y fiscal
vigente
x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x
Inducción para
el uso del
sistema SAP x x
Clasificación,
codificación y
registro
contable de las
transacciones
diarias
x x x x
Preparación de
la
documentación
soporte de los
gastos
generales
incurridos
x x x x x x
Correcto
archivo y
resguardo de la
documentación
soporte de los
gastos
incurridos
x x x
Elaboración de
conciliaciones
bancarias
x x
Análisis de las
principales
cuentas
contables
x x x x
Registro y
asiento de
operaciones
contables en el
sistema SAP
x x x x x x x x x