UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA (UTM)
MANUAL PENGGUNA (Kemaskini Sept 2017)
Sistem Modul eAktiviti ver 1.1
BAHAGIAN PERKOMPUTERAN PENYELIDIKAN (UTMRC)
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (PENYELIDIKAN DAN INOVASI)
© UTM 2017
Hak cipta terpelihara. Sebarang bahagian daripada manual ini adalah dilarang untuk disalin,
diedarkan atau diserahkan dalam bentuk apa jua sama ada elektronik, mekanikal, fotokopi, merekod
dan sebagainya atau disimpan di dalam pangkalan data atau sistem dalam bentuk apa jua tanpa
keizinan daripada Universiti Teknologi Malaysia.
Manual Pengguna Modul Aktiviti
Ogos 2017 Page 2 of 35
KANDUNGAN
1. Pengenalan 3
2. Keperluan Minima 3
3. Tatacara Penggunaan 4
3.1 Login Pengguna 5
3.2 Proses Memasukkan Data Aktiviti 7
3.3 Permohonan Bagi Pihak Ketua Projek 9
3.4 Maklumat Permohonan 11
3.5 Cadangan Program 19
3.6 Implikasi Kewangan 24
3.7 Wang Pendahuluan 27
3.8 Proses Pengesahan 30
3.9 Lampiran 27
3.10 Ringkasan Log Proses 32
3.11 Cetakan Permohonan 34
4. Kesimpulan 35
Manual Pengguna Modul Aktiviti
Ogos 2017 Page 3 of 35
1. Pengenalan
Sistem Modul Aktiviti UTM-RIS merupakan satu inisiatif dari Pejabat Timbalan Naib
Canselor (Penyelidikan dan Inovasi) Universiti Teknologi Malaysia yang dibangunkan
oleh Bahagian Perkomputeran Penyelidikan (UTMRC) bagi pemudahcara proses
permohonan aktiviti manual kepada yang lebih sistematik secara atas talian. Ianya
merupakan sebahagian usaha berterusan jabatan untuk memperbaiki mutu
perkhidmatan dan pengurusan dari masa ke semasa dengan penggunaan teknologi.
Sistem Modul Aktiviti UTM-RIS dapat mempercepatkan dan memudahkan proses
permohonan kertas kerja untuk menjalankan sebarang aktiviti dan penyampaian
diantara jabatan-jabatan di bawah Pejabat TNC(PI) dan ianya boleh dicapai oleh
pengguna pada bila-bila masa.
2. Keperluan Minima
Persekitaran pembangunan yang digunakan mempunyai konfigurasi seperti berikut :
Jenis Keperluan Aplikasi
Sistem Pengoperasian 1. Semua jenis sistem pengoperasian Windows.
Pelayar Web 1. Mozilla Firefox 2.0
2. Mozilla Firefox 3.0 & ke atas
3. Resolusi terbaik 1024x768
Jadual 2.1: Keperluan Minima
Manual Pengguna Modul Aktiviti
Ogos 2017 Page 4 of 35
3. Tatacara Penggunaan
3.1 Login Pengguna
Pengguna dikehendaki login ke dalam sistem mengguna id pengguna dan kata
laluan yang telah diberi (UTMHR). Langkah-langkah untuk log masuk ke dalam
sistem adalah:
Gambarajah 3.1(a): Antaramuka login alamat sistem UTMRIS
1) Pengguna memasukkan alamat pada pelayar iaitu:
https://utmris.utm.my:8443/rismenu/
2) Pengguna klik pada butang Login
2
1
Manual Pengguna Modul Aktiviti
Ogos 2017 Page 5 of 35
Gambarajah 3.1(b): Antaramuka login pengguna
3) Pengguna masukkan Nama Pengguna.
4) Pengguna masukkan Kata Laluan.
5) Pengguna klik pada butang Sign In
** Log in menggunakan akaun UTMHR/RADIS
3
4
5
Manual Pengguna Modul Aktiviti
Ogos 2017 Page 6 of 35
Gambarajah 3.1(c): Antaramuka utama sistem UTMRIS
Paparan utama ini memberikan maklumat
Manual Pengguna Modul Aktiviti
Ogos 2017 Page 7 of 35
3.2 Proses Memasukkan data aktiviti
Gambarajah 3.2(a): Akes ke antaramuka aktiviti
1) Pengguna pilih menu Aktiviti
2) Pengguna pilih menu Permohonan
3) Pengguna pilih Baru
1
3
2
Manual Pengguna Modul Aktiviti
Ogos 2017 Page 8 of 35
Gambarajah 3.2(b): Antaramuka Permohonan Baru (Activity)
1) Pengguna klik butang Tambah untuk memasukkan maklumat baru aktiviti
Gambarajah 3.2(c): Antaramuka Maklumat Permohonan Baru
1) Perincian untuk pengguna membuat permohonan baru
3.3 Permohonan Bagi Pihak Ketua Projek / PTJ
1
1
Manual Pengguna Modul Aktiviti
Ogos 2017 Page 9 of 35
Gambarajah 3.3(a): Antaramuka permohonan bagi pihak ketua projek/PTJ
1) Jenis Permohonan – Pilih permohonan pada dropdown list sebagai contoh “Permohonan bagi pihak ketua Projek/PTJ”. Wakil boleh mengisi bagi pihak KP dan ini memudahkan proses menyediakan maklumat di peringkat awal permohonan.
Gambarajah 3.3(b): Antaramuka untuk memilih ketua projek
1) Klik butang Sila pilih ketua projek untuk memilik ketua projek
1
1
Manual Pengguna Modul Aktiviti
Ogos 2017 Page 10 of 35
Gambarajah 3.3(c): Antaramuka carian ketua projek
1) Masukkan Nombor Pekerja / Nama
2) Klik Butang “Carian”
3) Klik pada nama ketua projek
Gambarajah 3.3(d): Antaramuka ketua projek yang dipilih
1) Pengguna perlu klik butang Select untuk butiran permohonan
1
1
2
3
Manual Pengguna Modul Aktiviti
Ogos 2017 Page 11 of 35
Gambarajah 3.3(e): Antaramuka maklumat pemohon ketua projek
MAKLUMAT PERMOHONAN
Gambarajah 3.4(a): Antaramuka penyenaraian maklumat permohonan
1) Klik pada tab “MAKLUMAT PERMOHONAN”
2) Pilih Jenis aktiviti
1
2
3
4
5
6
7
Manual Pengguna Modul Aktiviti
Ogos 2017 Page 12 of 35
3) Pilih Peringkat
4) Pilih samada melibatkan geran penyelidikan
Sekiranya melibatkan geran penyelidikan, maka perlu pastikan baki peruntukan
kewangan mencukupi kerana mempunyai proses kelulusan di peringkat urusetia RMC.
5) Pilih samada melibatkan penjanaan pendapatan
Manual Pengguna Modul Aktiviti
Ogos 2017 Page 13 of 35
6) Masukkan Tajuk Aktiviti
7) Klik butang Buat Baru
Gambarajah 3.4(b): Contoh Maklumat yang telah siap diisi
Manual Pengguna Modul Aktiviti
Ogos 2017 Page 14 of 35
Gambarajah 3.4(c): Antaramuka contoh tujuan permohonan
1) Klik untuk Maklumat Permohonan
2) Nyatakan Tujuan Aktiviti
3) Klik butang Simpan
Gambarajah 3.4(d): Antaramuka latar belatang aktiviti
1) Klik butang Tambah
1
2
3
1
Manual Pengguna Modul Aktiviti
Ogos 2017 Page 15 of 35
Gambarajah 3.4(e): Antaramuka penyenaraian untuk latar belakang
1) Masukkan Keterangan untuk Latar Belakang
2) Masukkan No Susunan
3) Klik butang Simpan
Gambarajah 3.4(f): Antaramuka senarai untuk keterangan latar belakang
1
2
3
Manual Pengguna Modul Aktiviti
Ogos 2017 Page 16 of 35
Gambarajah 3.4(g): Antaramuka objektif aktiviti
1) Klik butang Tambah
Gambarajah 3.4(h): Antaramuka penyenaraian untuk objecktif
1) Masukkan Keterangan untuk Objektif
2) Masukkan No Susunan
3) Klik butang Simpan
1
1
2
3
Manual Pengguna Modul Aktiviti
Ogos 2017 Page 17 of 35
Gambarajah 3.4(i): Antaramuka senarai objektif
Gambarajah 3.4(j): Antaramuka anjuran aktiviti
1) Klik butang Tambah
Gambarajah 3.2(k): Antaramuka penyenaraian untuk anjuran
1
1
2
3
Manual Pengguna Modul Aktiviti
Ogos 2017 Page 18 of 35
1) Pilihan Kategori
1) Keterangan Penganjur
2) Klik Butang SIMPAN
Gambarajah 3.4(l): Antaramuka senarai anjuran
Manual Pengguna Modul Aktiviti
Ogos 2017 Page 19 of 35
CADANGAN PROGRAM
Gambarajah 3.5(a): Antaramuka penyenaraian cadangan program
1) Klik pada tab CADANGAN PROGRAM
2) Pilih tarikh seperti berikut
i. Pilih bulan aktiviti bermula ii. Pilih haribulan aktiviti dijalankan iii. Pilih bulan aktiviti tamat iv. Pilih haribulan aktiviti akan berakhir v. Masukkan masa aktiviti bermula vi. Masukkan masa aktiviti berakhir vii. Klik butang Apply utk menyimpan maklumat data
1
2
3
4
5
6
7
8
i
ii
iii
iv
v
vi
vii
Manual Pengguna Modul Aktiviti
Ogos 2017 Page 20 of 35
3) Masukkan Tempat dimana aktiviti akan dijalankan
4) Klik butang SIMPAN
5) Masukkan Bilangan Peserta (Jangkaan)
6) Masukkan Keterangan Peserta aktiviti
7) Masukkan Senarai Jemputan VIP (Jika Ada)
Gambarajah 3.5(b): Contoh butiran program yang telah diisi
Manual Pengguna Modul Aktiviti
Ogos 2017 Page 21 of 35
Gambarajah 3.5(c): Antaramuka
1) Klik pada butang Tambah untuk menentukan tentatif program
Gambarajah 3.5(d): Antaramuka
1) Nyatakan tarikh program
2) Masukkan masa mula program yang ingin direkodkan
3) Masukkan masa selesai program yang ingin direkodkan
4) Nyatakan aktiviti yang akan dijalankan di dalam program
5) Klik pada butang Simpan untuk menyimpan maklumat tentatif program
3
1
2
1
4
5
Manual Pengguna Modul Aktiviti
Ogos 2017 Page 22 of 35
Gambarajah 3.5(e): Antara tentatif program yang telah direkod
Gambarajah 3.5(f): Antaramuka
1) Klik butang Tambah untuk masukkan maklumat penceramah
1
Manual Pengguna Modul Aktiviti
Ogos 2017 Page 23 of 35
Gambarajah 3.5(g): Antaramuka
1) Masukkan nama penceramah
2) Masukkan Institusi / syarikat Penceramah
3) Klik Butang Simpan untuk menyimpan maklumat
Gambarajah 3.5(h): Contoh Maklumat Penceramah Yang Telah Siap Diisi
3
1
2
Manual Pengguna Modul Aktiviti
Ogos 2017 Page 24 of 35
IMPLIKASI KEWANGAN
Gambarajah 3.6(a): Antaramuka
1) Klik pada Tab IMPLIKASI KEWANGAN
2) Klik Butang TAMBAH
Gambarajah 3.6(b): Antaramuka
1) Pilih jenis rekod kewangan
1
2
1
Manual Pengguna Modul Aktiviti
Ogos 2017 Page 25 of 35
a) Implikasi Kewangan (Perbelanjaan)
Gambarajah 3.6(c): Antara maklumat implikasi kewangan yg harus diisi sekiranya pengguna memilih perbelanjaan sebagai jenis rekod kewangan
b) Implikasi Kewangan (Pendapatan / Hasil)
Gambarajah 3.6(d): Antara maklumat implikasi kewangan yg harus diisi
sekiranya pengguna memilih pendapatan/hasil sebagai jenis rekod kewangan
Manual Pengguna Modul Aktiviti
Ogos 2017 Page 26 of 35
Gambarajah 3.6(e): Contoh Maklumat Hasil & Perbelanjaan yg telah siap diisi
Manual Pengguna Modul Aktiviti
Ogos 2017 Page 27 of 35
WANG PENDAHULUAN
Gambarajah 3.7(a): Antaramuka wang pendahuluan
1) Klik butang Wang Pendahuluan
2) Pilih Wang Pendahuluan
3) Klik butangSimpan
4) Klik butang Tambah
Gambarajah 3.7(b): Antaramuka penyenarian wang pendahuluan
1) Pilih Jenis perbelanjaan
2) Masukkan jumlah kuantiti
3) Masukkan keterangan
4) Masukkan kos per unit dalam (RM)
1
2
4
3
2
1
3
4
5
Manual Pengguna Modul Aktiviti
Ogos 2017 Page 28 of 35
Gambarajah 3.7(c): Antaramuka senarai wang pendahuluan
LAMPIRAN
Gambarajah 3.8(a): Antaramuka lampiran
1) Klik untuk Lampiran
2) Klik butang Tambah
1
2
Manual Pengguna Modul Aktiviti
Ogos 2017 Page 29 of 35
Gambarajah 3.8(b): Antaramuka penyanaraian lampiran
1) Klik untuk Pilih Jenis Lampiran
2) Masukkan Tajuk
3) Klik butang “Choose File” untuk pilih fail
4) Klik butang Simpan
Gambarajah 3.8(c): Antaramuka senarai lampiran
1
2
3
4
Manual Pengguna Modul Aktiviti
Ogos 2017 Page 30 of 35
PENGESAHAN
Gambarajah 3.9(a): Antaramuka
1) Klik pada Tab Pengesahan
2) Nyataan ulasan pengesahan tersebut
3) Klik pada butang simpan untuk menyimpan maklumat pengesahan
Gambarajah 3.9(b): Antaramuka contoh maklumat pengesahan yang telah diisi
1
2
3
Manual Pengguna Modul Aktiviti
Ogos 2017 Page 31 of 35
Gambarajah 3.9(c): Antaramuka
1) Klik pada butang Submit untuk menghantar pengesahan berikut
Gambarajah 3.9(d): Antaramuka
1) Klik butang “YES” untuk teruskan menghantar pengesahan
1
Manual Pengguna Modul Aktiviti
Ogos 2017 Page 32 of 35
RINGKASAN LOG PROSES
Gambarajah 3.10(a): Antara muka Ringkasan Log Proses
1) Klik pada Tab Ringkasan Log Proses untuk meyemak log proses yang telah dimasukkan
2) Klik butang All Submmited History
1
Manual Pengguna Modul Aktiviti
Ogos 2017 Page 33 of 35
Gambarajah 3.10(b): Contoh maklumat yang akan keluar selepas
pengguna klik butang ‘All submitted '
Gambarajah 3.10(c): Antaramuka email yang akan dihantar kepada
pengguna yang memasukkan semua maklumat untuk disahkan
Manual Pengguna Modul Aktiviti
Ogos 2017 Page 34 of 35
CETAKAN PERMOHONAN
Gambarajah 3.2q: Antaramuka Maklumat Permohon
1) Klik pada Cetak Permohonan untuk mencetak maklumat tersebut
Gambarajah 3.2q: Antaramuka
1) Maklumat permohon akan terus dimuatturun.
Manual Pengguna Modul Aktiviti
Ogos 2017 Page 35 of 35
Contoh hasil Format Cetakan Kertas kerja dan Surat Kelulusan yang dijana melalui sistem :-
4. Kesimpulan
Sistem permohonan kertas kerja (eAktiviti / ePaperWork) ini merupakan salah satu
inovasi baru yang membantu pihak pemohon untuk melengkapkan maklumat secara
atas talian. Semua dokumen dan bahan lampiran akan disemak oleh ketua bahagian
seterusnya akan diperakukan diperingkat urusetia TNCPI sebelum diluluskan. Sistem
ini turut membantu memudahkan pihak pemohon membuat semakan status
kelulusan secara telus dan surat kelulusan dan kertas kerja boleh dijana melalui
sistem.