PetunjukOperasionalAplikasiDailyActivityMonitoringSystem
ModulRAPIMdanKEGIATAN
P u s i n t e k
S e k r e t a r i a t J e n d e r a l
K e m e n t e r i a n K e u a n g a n
2 0 1 1
1. DaftarIsi1. ..........................................................................................................................................1DaftarIsi
2. Pendahuluan..................................................................................................................................2
2.1 LatarBelakang................................................................................................................................2
2.2 Tujuan..............................................................................................................................................2
2.3 RuangLingkup................................................................................................................................2
3. AksesAplikasidanProsedurLogin...............................................................................................3
3.1 AksesAplikasi..................................................................................................................................3
3.2 ProsedurLogin................................................................................................................................3
4. MenuUtama...................................................................................................................................5
4.1 Dashboard.......................................................................................................................................5
4.2 DashboardManager.......................................................................................................................6
4.3 PreviewEselon2.............................................................................................................................7
5. RapimMonitoring..........................................................................................................................9
5.1 Rapat................................................................................................................................................9
6. PelaksanaanTindakLanjut..........................................................................................................26
6.1 DaftarTindakLanjutBerdasarkanStatus....................................................................................26
6.2 Komentartindaklanjut..................................................................................................................27
6.3 Usulanperpanjanganwaktu........................................................................................................28
6.4 Pencarian.......................................................................................................................................28
6.5 Statistik..........................................................................................................................................30
6.6 Cascadingtindaklanjut(khusususerexecutiveeselon2)..........................................................32
7. DashboardKegiatan....................................................................................................................34
7.1 KalenderKegiatan.........................................................................................................................34
7.2 FilterTahun....................................................................................................................................34
7.3 NavigasiMenu...............................................................................................................................34
7.4 StatistikKegiatan..........................................................................................................................34
8. KalenderKegiatan........................................................................................................................35
8.1 Kegiatan.........................................................................................................................................35
8.2 Kalender........................................................................................................................................42
8.3 StatistikKegiatan..........................................................................................................................43
1|H a l a m a n
2. Pendahuluan
2.1 LatarBelakangAdanyakebutuhanyangsangattinggiataspermintaanrapatyangberasaldariMenteriKeuangan
maupun dari Unit Eselon I lainnya di lingkungan Kementerian Keuangan, sehingga diperlukan
adanya suatu fasilitas pengelolaan yang baik dan akurat sesuai dengan tingkat kepentingan
terhadap permintaan rapat tersebut. Untuk mendukung aktivitas dan frekuensi permintaan
agenda rapat tersebut telah disiapkan suatu dashboard untuk memudahkan dan mengelola
agendarapatyangdapatdilakukansecaraonline.
2.2 TujuanDokumen inidimaksudkanuntukmenjadipedomanbagipenggunadalammenggunakanaplikasi
DailyActivityMonitoringSystem (DAMS)KementerianKeuanganuntukmodul rapimmonitoring
dankalenderkegiatan.
2.3 RuangLingkupRuang Lingkup materi yang dibahas pada petunjuk penggunaan Daily Activity Monitoring
System(DAMS)meliputi:
a) PenjelasanmengenaifungsidarimenumenuyangadapadaAplikasiDAMS;
b) LangkahlangkahpenggunaanfituryangdisediakanpadaAplikasiDAMS;
c) Petunjukpengisianform
2|H a l a m a n
3. AksesAplikasidanProsedurLogin
3.1 AksesAplikasi
3.1.1 Browser
Pada dasarnya semua browser dapat digunakan untuk mengakses Daily Activity Monitoring
System,akantetapilebihbaikjikausermenggunakanbrowserdengantipe:
InternetExploserversi7ataulebih MozillaFirefoxversi3.5ataulebih Opera(semuaversi) GoogleChromme(semuaversi) Safari(semuaversi)
3.1.2 PetunjukAksesAplikasi
Aksesbrowser PadakolomAddressketikhttp://pushaka.depkeu.go.idlalutekantombolenter
Gambar31Ketikkanalamatdiaddressbar
3.2 ProsedurLoginTampilansetelahuserberhasilmengaksesaplikasiDailyActivityMonitoringSystemditunjukkan
padagambar2.2.HalamaninimerupakanhalamanuntukprosedurLogin.
ProsedurLogindigunakanuntukprosesauthorisasiatauprosespengenalanpengguna.Proses
AuthorisasidilakukandenganmenggunakanUsernamedanPassword.
3|H a l a m a n
Gambar32HalamanLogin
3.2.1 PetunjukLogin
a. Masukkannamapengguna(userid)padakolomUsername.
b. MasukkankatakuncipenggunapadakolomPassword.
c. Klik Tombol Login, jikanamapenggunadan kata kunci valid akan tampilhalaman
DashboardDailyActivitysepertitampakpadaGambar4.1.Apabilanamapenggunadan
katakunciyangdiisikantidakvalidmakakolomusernamedanpasswordakankembali
kosong
4|H a l a m a n
4. MenuUtama
Gambar41HalamanDashboardDAMS
4.1 DashboardDashboarddariaplikasiDAMSterdiridarifitur:
4.1.1 PelaksanaanTindakLanjut
Berisimatriksjumlahpelaksanaantindaklanjutberdasarkanstatuspelaksanaannya.Pengguna
hanyadapatmengaksestindaklanjutyangmenjadiwewenangnya.
Keteranganwarnatindaklanjut:
Hijau(ontrack) :saatinibelummelewatibatasAkhirpenyelesaiantindaklanjutyangditentukan
Kuning(alert) :saatinisudahmelewatibataswaktupenyelesaiantindaklanjuttapibelummelebihi7hari
Merah(offtrack) :saatinisudahmelewatilebihdari7haribataswaktupenyelesaiantindaklanjut
Biru(selesai) :Pelaksanaantindaklanjutselesai
4.1.2 MeterTindakLanjut
Indikator status OnTrack, Alert, OffTrack dan Selesai terbanyak bagi Unit Eselon I dalam
bentukjarumjam.
5|H a l a m a n
4.1.3 StatistikTindakLanjut
Statistikstatuspelaksanaantindak lanjutuntuksemuauniteselon1ditampilkandalamgrafik
pie(diagramlingkaran)
4.1.4 Notifikasi
Pemberitahuanmengenaiperubahandankomentartentangtindaklanjut
4.1.5 FilterTahun
Digunakanuntukmenampilkaninformasididashboardberdasarkantahunyangdiinginkan
4.1.6 ShortcutIcon
Shortcutuntukmengaksesmenurapimdankalenderkegiatanperstatus
4.1.7 PreviewEselon2
Digunakan untuk mengakses halaman eselon 2. Preview eselon 2 hanya dapat diakses oleh
penggunadenganwewenangeselon1.
4.2 DashboardManager
4.2.1 EditMyProfil
Edit my profil digunakan untuk personalisasi aplikasi. Pengguna dapat memilih user ID dan
passwordyangakandigunakan.
4.2.2 AddUser(khususexecutive)
Menuadduserdigunakanuntukmenambahkanpenggunabaru.Formadduserdapatdilihat
padagambardibawahini.
Gambar42MenuAddUser
PetunjukPengisian:
6|H a l a m a n
a. UserID:isikandengannamapenggunayangakandigunakanuntukloginaplikasi
b. MemberName:Isikandengannamalengkappengguna
c. Password:Isikandengankatakunciyangakandigunakanuntukloginaplikasi
d. MemberLevel:pilihleveldaripenggunabaru
e. Unit:pilihunit
f. Msidn:masukkannomertelepondaripenggunajikadiperlukan
g. KlikSaveuntukmencreateuserbaru
4.3 PreviewEselon2User eselon 1dapatmemantaupelaksanaan tindak lanjut unit eselon 2 dibawahnya dengan
menggunakanlinkprevieweselon2yangterdapatdidashboard.
Gambar43Dashboardexecutiveeselon2
Tampilan untuk dashboard eselon 2 ditunjukkan pada gambar dibawah ini. Secara otomatis
tampilan dashboard untuk preview eselon 2 akan disajikan dalam jendela yang berbeda.
Tampilanlinkhalamandashboardeselon2,selainmonitoringtindaklanjut,hanyamenampilkan
menu untuk pengaturan rapat dan kegiatan yang ditunjukkan oleh iconicon yang ada di
sebelahkananhalaman.Fungsidarimonitoring tindak lanjut,pengaturan rapatdankegiatan
samasepertiyangakandijelaskanpadamenuRapimMonitoringdanpelaksanaantindaklanjut
dankalenderkegiatan.
7|H a l a m a n
Gambar44TampilanHalamanLinkDashboardEselon2
8|H a l a m a n
5. RapimMonitoring
5.1 RapatSubMenurapatterbagimenjadi5bagianyaitupermintaanrapat,persiapanrapat,pelaksanaan
rapat,penundaanrapatdanpembatalanrapat.Keseluruhanbagian inimerupakanurutandari
pelaksanaanrapatpimpinan.
5.1.1 PermintaanRapat
Menu ini berfungsi untuk menampilkan dan merekam data rapat yang diajukan oleh unit
EselonI.
5.1.1.1 Daftarpermintaanrapat
Rapat yang ditampilkan pada halaman permintaan rapat dibatasi hanya untuk rapat yang
diajukan oleh unit pengguna. Pada setiap nama rapat tercantum icon preview dan edit
permintaanrapat.
Gambar51PermintaanRapat
5.1.1.2 PetunjukMerekamPermintaanRapat
Kliktomboladdpermintaanrapat,akantampilformpermintaanrapatsepertiditunjukkanpada
gambar52dibawahini
9|H a l a m a n
Gambar52FormPermintaanRapat
5.1.1.2.1 FormPermintaanRapat
PetunjukPengisian:
a. Inisiator:Pilihunityangditunjuksebagaiinisiatorrapat
b. Unitaspimpinanrapat:pilihunityangmerupakanpimpinanrapat
c. TemaRapat:isikanpadakolominidengantemadarirapat
d. TemaRapat(FormatSMS):isikanpadakolomtemarapatinidenganformatSMS
e. TglRapat : isikankolom inidengan tanggaldaripermintaan rapat, format tanggal rapat
adalahdd/mm/yyyy
f. JamMulai:isikankolominidenganjammulairapatdalamformathh:mm:ss
g. Jamselesai:isikankolominidenganjamselesairapatdalamformathh:mm:ss
h. Jenis Rapat : kolom jenis rapat ini disediakan beberapa pilihan jenis rapat, klik pada
tomboldrilldownpadakolomjenisrapat.
i. StatusRapat:pilihsalahsatustatusrapatyanginginditambahkan
j. ImageTitle:pilihnamatitledariimagefileyangadayangsesuaidengantemarapat.
k. ImagePreview:kolominisecaraotomatisakantampilpreviewimagesesuaidengannama
fileyangtelahdiisikanpadakolomimagetitle.
l. Tombol Save : klik tombol ini apabila data permintaan rapat akan disimpan, kemudian
akan muncul message pertanyaan apakah yakin akan menyimpan data rapat tersebut.
Untukmenyakinkanbahwarecordtersebutbenarakandisimpan,kliktombolOK,untuk
membatalkankegiatanrekamdatakliktombolCancel.
m. TombolReload:untukmengosongkankembalifieldyangsudahterisi
n. TombolCancel:untukkeluardariformpengisian
10|H a l a m a n
Gambar53HasilPerekamanPermintaanRapat
5.1.1.2.2 FormPesertarapat
AddPesertaRapatdigunakanuntukmenambahkandatapesertapadadatarekamanrapat.
TampilanformuntukmenambahkanPesertaRapatterlihatsepertigambar53.
Gambar54FormPesertaRapat
PetunjukPengisian:
a. Peserta:Isikandengannamapesertarapat
b. Unit:Isikandenganunitasalpesertarapat
c. Instansi:Isikandenganinstansiasalpeserta
d. StatusHadir:Isikandenganstatusaslipeserta
11|H a l a m a n
5.1.1.2.3 FormAgendaRapat
Gambar55FormAgendaRapat
PetunjukPengisian:
a. AgendaRapat:Isikandenganuraianagendarapat
b. Klik tombol OK apabila record tersebut benar akan dihapus, untuk membatalkan
kegiatandeletetersebutkliktombolCancel.
5.1.1.3 Petunjukmenanggapipermintaanrapat(khusususerexecutive)
Adaduacarayangdapatdilakukanolehuserexecutiveuntukmenanggapipermintaan rapat
yaitu menyetujui permintaan rapat dan menunda permintaan rapat. Tanggapan permintaan
rapatdapatdilakukandenganmenggunakantomboldisampingnamarapat.
Tombolditunda
Tomboldisetujui
Gambar56DaftarPermintaanRapat
12|H a l a m a n
5.1.2 PersiapanRapat
5.1.2.1 Daftarpersiapanrapat
Pelaksanaan rapat berisi rapat yang berasal dari permintaan rapat yang telah disetujui oleh
executive.Rapatyangditampilkanpadahalamanpersiapan rapatdibatasihanyauntuk rapat
yangdiajukanolehunitpengguna .Padasetiapnamarapattercantum iconpreviewdanedit
permintaanrapat.
5.1.2.2 Detailpersiapanrapat
Detail persiapan rapat dapat dilihat oleh seluruh user, tampilan dari detail persiapan rapat
untukuserregulerditunjukkanpadagambarberikutini.
Gambar57DetailPersiapanRapat(regular)
5.1.2.3 Petunjukpengisiandetailpersiapanrapat(khusususerexecutive)
User Executive dapat melengkapi detail persiapan rapat dengan mengisi formform yang
tersedia. Pada user executive halaman detail persiapan rapat yang ditampilkan seperti
ditunjukkanpadagambar58dibawahini.
13|H a l a m a n
Gambar58DetailPersiapanRapat(executive)
5.1.2.3.1 JadwalRapat
Jadwalrapatsecaraterisiberdasarkandatapermintaanrapat.Proseseditdatadapatdilakukan
denganmengaksestomboledit.
5.1.2.3.2 FormAgendaRapat
Agenda rapat secara otomatis akan terisi berdasarkan data agenda rapat pada permintaan
rapat. Untuk mengedit atau menambahkan agenda rapat dapat dilakukan dengan langkah
langkahyangtelahdijelaskanpada5.1.1.2.3.
5.1.2.3.3 FormUndanganRapat
Formundanganrapatdapatdilihatpadagambar59dibawah.
Gambar59FormUndanganRapat
Petunjukpengisian:
a. TemaRapat:Secaraotomatisterisi(editpadajadwalrapat)
b. JenisRapat:SecaraOtomatisterisi(editpadajadwalrapat)
14|H a l a m a n
c. Inisiator:SecaraOtomatisterisi(editpadajadwalrapat)
d. TglRapat:SecaraOtomatisterisi(editpadajadwalrapat)
e. JamMulaidanJamSelesai:SecaraOtomatisterisi(editpadajadwalrapat)
f. UndanganNo:isidengannomorundanganyangakandikirm
g. Undangantgl:isidengantanggalundanganmenggunakanformatdd/mm/yyyy
h. LokasiRapat:Isikanlokasirencanapelaksanaanrapat
5.1.2.3.4 FormPesertaRapat
Peserta Rapat secara otomatis akan terisi berdasarkan data agenda rapat pada permintaan
rapat. Untuk mengedit atau menambahkan agenda rapat dapat dilakukan dengan langkah
langkahyangtelahdijelaskanpada5.1.1.2.1FormPesertaRapat.
5.1.2.3.5 FormFileBahanRapat
Penambahan bahan rapat dapat dilakukan dengan mengakses tombol add file. Form
PenambahanFileditunjukkanpadagambarberikutini.
Gambar510FormPenambahanFile
PetunjukPengisian:
a. TBRapatID:TerisisesuaidenganrapatIDdaribahanrapatyangakandilampirkan
b. NamaFile:Pilihfileyangakandilampirkan,denganmengaksestombolbrowse,seperti
terlihatpadagambar511dibawahini.
15|H a l a m a n
Gambar511PilihFile
c. DeskripsiFile:Tuliskandeskripsifileyangakandimasukkan
d. KelompokArsip:Pilihkelompokarsiptempatpenyimpananfile.Contohdarikelompok
arsipditunjukkanpadagambar512berikutini.
Gambar512KelompokArsip
e. Subkelompok Arsip : Pilih subkelompok arsip tempat penyimpanan file. Contoh dari
subkelompokarsipditunjukkanpadagambar513berikutini.
Gambar513SubkelompokArsip
f. LokasiArsip:Isikandenganinformasilokasitempatpenyimpananarsipfileberada.
g. Sekuritasfile:Pilihjenissekuritasfilebahanrapat.
16|H a l a m a n
5.1.2.4 Petunjukmenanggapipersiapanrapat(khusususerexecutive)
Ada dua cara yang dapat dilakukan oleh user executive untuk menanggapi persiapan rapat
yaitumenyetujuipersiapan rapatdanmenundapersiapan rapat.Tanggapanpersiapan rapat
dapatdilakukandenganmenggunakantomboldisampingnamarapat.
Tomboldisetujui
Tombolditunda
Gambar514DaftarPersiapanRapat
5.1.3 PelaksanaanRapat
5.1.3.1 DaftarPelaksanaanRapat
Pelaksanaan rapat berisi rapat yang berasal dari persiapan rapat yang telah disetujui oleh
executive.Rapatyangditampilkanpadahalamanpelaksanaanrapatdibatasihanyarapatyang
diajukanolehunitpenggunadan rapatdimanaunitpenggunamenjadipeserta rapat .Pada
setiapnamarapattercantumiconpreviewrapat.
Gambar515DaftarPelaksanaanRapat
17|H a l a m a n
5.1.3.2 DetailPelaksanaanRapat
Detailpelaksanaan rapatdapatdilihatolehseluruhuser, tampilandaridetailpersiapan rapat
untukuserregulerditunjukkanpadapenjelasanpenjelasandibawahini.
5.1.3.2.1 JadwalRapat
JadwalRapatberisiinformasimengenaipelaksanaankegiatan.
Gambar516JadwalRapat
5.1.3.2.2 PelaksanaanRapat
PelaksanaanrapatberisiAgenda,kesimpulandantindaklanjutyangdihasilkandarirapat.
UntuktindaklanjutrapatterdapatinformasitindaklanjutrapatsepertiID,penanggungjawab,
target penyelesaian dan status tindakan. Pelaksanaan rapat ditunjukkan pada gambar 517
berikut.
Gambar517PelaksanaanRapat
5.1.3.2.3 UndanganRapat
Berisiinformasiundanganrapatyangdikirimkan
5.1.3.2.4 PesertaRapat
Berisidaftarnamadanunitpesertarapat
5.1.3.2.5 PerisalahRapat
Berisidaftarnotulisyangbertugasselamarapatberlangsung
18|H a l a m a n
5.1.3.2.6 FileBahandanHasilRapat
Berisidaftarfilerapat,baikbahanmaupunhasil,yangberhubungandenganrapat.Download
filedapatdilakukanolehpenggunasesuaidenganketentuanyangdijelaskanpadapenjelasan
menuefilling.
5.1.3.3 Petunjukpengisiandetailpelaksanaanrapat(khusususerexecutive)
User Executive dapat melengkapi detail pelaksanaan rapat dengan mengisi formform yang
tersedia. Pada user executive halaman detail pelaksanaan rapat yang ditampilkan seperti
ditunjukkanpadagambardibawahini.
19|H a l a m a n
5.1.3.3.1 JadwalRapat
Jadwalrapatsecaraotomatisterisiberdasarkandatapersiapanrapat.Proseseditdatadapat
dilakukandenganmengaksestomboledit.
5.1.3.3.2 FormPelaksanaanRapat
Formpelaksanaanrapatdigunakanuntukmenambahkanhasilagenda,kesimpulandantindak
lanjutdarirapat.
Petunjukpengisian:
a. Agenda rapat :Agenda rapatakan terisisesuaidengandataagenda rapatyang telah
dimasukkansebelumnya.
b. Kesimpulan: Isikandengankesimpulankesimpulandariagenda rapat.Formpengisian
kesimpulanagendarapatdapatdilihatpadagambardibawahini.
Gambar518Formpengisiankesimpulan
c. Tindak Lanjut : Isikandengan tindak lanjuttindak lanjutdari kesimpulan rapat. Form
pengisiantindaklanjutdapatdilihatpadagambardibawahini.
20|H a l a m a n
Gambar519FormTindakLanjutRapat
BatasAkhir:isikandengantanggalbatasakhirpenyelesaiantindaklanjut PenanggungJawab : isikandenganpenanggung jawabdaritindak lanjutyangdibuat.
Tindak lanjut secara otomatis akan ditambahkan pada daftar tindak lanjut di unit
penanggungjawab
TindakLanjut:Isikandenganuraiantindaklanjut
5.1.3.3.3 FormUndanganRapat
Undanganrapatsecaraotomatisakanterisiberdasarkandataundanganrapatyangtelahada
sebelumnya. Penambahan dan edit peserta rapat dapat dilakukan dengan langkahlangkah
yangtelahdijelaskansebelumnya.
5.1.3.3.4 FormPesertaRapat
Peserta Rapat secara otomatis akan terisi berdasarkan data agenda rapat pada persiapan
rapat. Untuk mengedit atau menambahkan agenda rapat dapat dilakukan dengan langkah
langkahyangtelahdijelaskansebelumnya.
5.1.3.3.5 FormPerisalah
Formperisalahrapatdiisidengannamaperisalahyangbertugassaatrapatberlangsung.
Gambar520FormPerisalah
21|H a l a m a n
Petunjukpengisian:
a. NamaPerisalah:pilihsalahsatunamaperisalahyangadadicomboboxperisalah
b. Untuk menambahkan nama perisalah baru, dapat dilakukan dengan menggunakan
langkahlangkahyangtelahdijelaskanpada3.2.2AddUser
5.1.3.3.6 FormFileBahandanHasilRapat
PenambahanfilerapatLangkah langkah untuk menambahkan dan mengedit file bahan rapat sama dengan
yangtelahdijelaskanpadaFileBahanRapat.
EditdanHapusFileRapat(khusususerexecutive)Userexecutivedapatmelakukaneditataupenghapusanfilerapatdenganmengakses
tomboleditdanhapusdisampingketerangan file, sepertidiperlihatkanpadagambar
dibawahini.
MonitoringLogFile(khusususerexecutive)Menuinidigunakanuntukmemonitoringdanmencatataksesfileolehpengguna
TombolEdit
TombolHapus
ShowLogFile
Gambar521MonitoringLogFile
5.1.3.3.7 FormKomentarTindaklanjut
Userdapatmenambahkankomentarmengenaipelaksanaantindaklanjut.Notifikasimengenai
komentar tindak lanjut akan disampaikan melalui dashboard user executive dan dashboard
userdenganunityangbertanggungjawabpadapelaksanaantindaklanjut.
Formkomentartindaklanjutdiaksesdarilinkkomentardikolomtindaklanjut,sepertidapat
dilihatpadagambardibawahini:
22|H a l a m a n
Linkdetailtindaklanjut
Gambar521AksesDetailTindaklanjut
5.1.3.3.7.1 PemberiankomentarolehUserReguler
UserRegulerdapatmemberikankomentarpadapelaksanaan tindak lanjut,berupakomentar
dan usulan perpanjangan waktu. Tampilan link komentar tindak lanjut untuk user reguler
ditunjukkanpadagambardibawahini.
Gambar522LinkKomentartindaklanjutuntukuserregular
Formkomentartindaklanjutuntukuserregulerditunjukkanpadagambardibawahini
Gambar523FormPemberianKomentar(userregular)
23|H a l a m a n
PetunjukPengisian:
a. Komentar tindak lanjut : isikan dengan komentar bebas yang berhubungan dengan
pelaksanaantindaklanjut.
b. UsulanPeranjanganwaktu:Isikandenganalasanpermintaanperpanjanganwaktu
5.1.3.3.7.2 PemberianKomentarolehUserExecutive
Userexecutivedapatmemberikankomentarpadapelaksanaantindaklanjutberupakomentar,
usulanperpanjanganwaktudanpernyataantindak lanjuttelahselesaidilaksanakan.Tampilan
linkkomentartindaklanjutuntukuserexecutiveditunjukkanpadagambardibawahini.
Gambar524LinkKomentartindaklanjutuntukuserexecutive
Formkomentartindaklanjutuntukuserexecutiveditunjukkanpadagambardibawahini
Gambar525FormPemberianKomentar(userexecutive)
24|H a l a m a n
5.1.4 PenundaanRapat
5.1.4.1 Daftarpenundaanrapat
Rapatyangditampilkanpadahalamanpenundaanrapatberasaldarirapatdipermintaandan
persiapanrapatyangditunda.Padasetiapnamarapattercantumiconpreviewrapat.
5.1.4.2 Petunjukmenanggapipenundaanrapat(khusususerexecutive)
Penundaanrapatdapatditanggapidenganduacarayaitu,penjadwalanulangdanpembatalan.
Rapat yang dijadwalkan ulang akan kembali ke daftar permintaan rapat, sedangkan yang
dibatalkanakanmasukkepembatalanrapat.
Pembatalan
Penjadwalanulang
Gambar526PenundaanRapat
5.1.5 PembatalanRapat
5.1.5.1 Daftarpembatalanrapat
Rapatyangditampilkanpadahalamanpenundaanrapatberasaldarirapatdipenundaanrapat
yangdibatalkan.Padasetiapnamarapattercantumiconpreviewrapat.
5.1.5.2 Petunjukmenanggapipembatalanrapat(khusususerexecutive)
Pembatalan rapat dapat ditanggapi dengan dua cara yaitu, penjadwalan ulang dan
penghapusan jadwalrapat.Rapatyangdijadwalkanulangakankembalikedaftarpermintaan
rapat,sedangkanyangdihapuskanakanhilangdaridaftarrapat.
25|H a l a m a n
6. PelaksanaanTindakLanjutMenu pelaksanaan tindak lanjut ini berisi daftar tindak lanjut berdasarkan status tindakan.
Status tindakan berupa offtrack, ontrack, alert dan selesai. Status tindakan ini tergantung
padatanggaljatuhtempopenyelesaiantindaklanjut.
6.1 DaftarTindakLanjutBerdasarkanStatus
6.1.1 OffTrack
Statusofftrack = saat ini sudahmelewati lebihdari 7 haribataswaktupenyelesaian tindak
lanjut
Gambar61DaftarRapatDenganStatusOffTrack
6.1.2 OnTrack
Status OnTrack = saat ini belum melewati batas Akhir penyelesaian tindak lanjut yang
ditentukan
Gambar62DaftarTindakLanjutdenganStatusOnTrack
26|H a l a m a n
6.1.3 Alert
Status Alert = saat ini sudah melewati batas waktu penyelesaian tindak lanjut tapi belum
melebihi7hari.
Gambar63DaftarTindakLanjutdenganStatusAlert
6.1.4 Selesai
StatusSelesai=Tindaklanjuttelahdinyatakanselesai
Gambar64DaftarRapatdenganStatusSelesai
6.2 KomentartindaklanjutKomentartindaklanjutiniberisikomentartindak+lanjut.
Gambar65KomentarTindakLanjut
27|H a l a m a n
6.3 UsulanperpanjanganwaktuUsulan perpanjangan waktu ini berisi daftar permintaan perpanjangan waktu untuk status
tindak lanjut baik offtrack,alert maupun ontrack. Halaman usulan perpanjangan waktu
dilengkapi dengan fasilitas pencarian tindak lanjut, dengan jenis filter sesuai kebutuhan.
Tampilanhalamaninisepertiditunjukkanpadagambardibawahini.
Gambar66FormUsulanPerpanjanganWaktu
6.3.1 Petunjukeditusulanperpanjanganwaktu(khusususerexecutive)
User Executive dapat langsung mengakses tindak lanjut yang diusulkan untuk diperpanjang
waktupelaksanaannyadenganmengaksestomboledityangadadisebelahnamatindaklanjut.
EditTindakLanjut
Gambar67Usulanperpanjanganwaktu
6.4 PencarianFasilitaspencariandigunakanuntukmelaksanakanpencarianrapat,tindaklanjutdanfile.
28|H a l a m a n
6.4.1 Carirapat
Gambar68PencarianRapat
Pilihanfilter:
Rentangwaktupelaksanaanrapat Rentangwaktujatuhtempopelaksanaantindaklanjutrapat Deskripsirapat(jenis,unitinisiator,status,ID,temadanagendarapat) Hasilrapat(kesimpulan,tindaklanjut,pendukungdanstatustindakan)
6.4.2 Caritindaklanjut
Gambar69PencarianTindakLanjut
29|H a l a m a n
6.4.3 Carifile
Gambar610PencarianFile
PilihanFilter:
Namafile Deskripsifile Kelompokarsip Subkelompokarsip Lokasiarsipdimanafiletersebutdiletakan Statusfile
6.5 Statistik
6.5.1 Statistikrapat
Statistikrapatdigunakanuntukmenampilkanstatistikrapatberdasarkanpilihantampilanyang
disediakan.
Gambar611Statistikrapat
30|H a l a m a n
PilihanFilter:
Rangewaktupelaksanaanrapat TahunPelaksanaanRapat KelompokData(jenisrapatdanstatusrapat) TipeDiagram(bar,pie,line)
6.5.2 Statistiktindaklanjut1
Statistik tindak lanjut 1 menampilkan tindak lanjut berdasarkan pilihan tampilan yang
disediakan.
Gambar612Statistiktindaklanjut1
PilihanFilter:
Rangewaktujatuhtempotindaklanjut Tahunjatuhtempotindaklanjut KelompokData(penanggungjawab,statustindakan,jenisrapat) TipeDiagram(bar,pie,line)
6.5.3 Statistiktindaklanjut2
Gambar6113StatistikTindakLanjut
31|H a l a m a n
Ketikaclickiconpadadetail
Gambar614DetailStatistiktindaklanjut
Atauketikadipilihfilterberdasarpenanggungjawabakantampilstatistikerikut
Gambar615StatistikBerdasarkanPenanggungJawab
6.6 Cascadingtindaklanjut(khusususerexecutiveeselon2)User Executive eselon 1 dapat menurunkan tindak lanjut yang menjadi tanggung jawabnya
kepadaunitdibawahnya(uniteselon2)dengancaramelakukancascadingtindak lanjut.Cara
untukmelakukancascadingtindaklanjut.
Pilihtindaklanjutyangakanditurunkan
32|H a l a m a n
Pilihtombolcascade
Isiketerangantindaklanjutturunan(hasilcascading)kemudianklikSave
Tindaklanjutturunansecaraotomatisakanditampilkanpadahalamandashboardeselon2yang
diserahkantanggungjawabolehuniteselon1.
33|H a l a m a n
7. DashboardKegiatan
Gambar71DashboardKegiatan
Dashboardkegiatanterdiridarifitur:
7.1 KalenderKegiatanKalenderkegiatanyangberisikandaftaracarasesuai tanggalyang terteradidalamkalender,
dan berisi kalender detail harian yang berisikan jam dan agenda acara, tempat dan status
kegiatantersebut.
7.2 FilterTahunFilter tahun diperlukan untuk memudahkan pencarian kegiatan untuk dimunculkan di
dashboard.
7.3 NavigasiMenuNavigasimenudipergunakanuntukmempermudahmengakses langsungkepermintaanrapat
dannonrapatsertacarikegiatan.
7.4 StatistikKegiatanStatistikKegiatanbergunauntukmelihatstatistikjumlahkegiatanpertahun.
34|H a l a m a n
8. KalenderKegiatan
8.1 KegiatanSubmenu kegiatan terdiri atas 5 bagian yaitu, permintaan Kegiatan, Persiapan Kegiatan,
pelaksanaan Kegiatan, penundaan Kegiatan, pembatalan kegiatan. Keseluruhan bagian ini
merupakanurutandaripelaksanaankegiatanpimpinan.
8.1.1 PermintaanKegiatan
Menuiniberfungsiuntukmemintadanmenampilkankegiatanperbulan.
8.1.1.1 KalenderPermintaanKegiatan
Gambar81KalenderPermintaanKegiatan
8.1.1.2 MerekamPermintaankegiatan
KlikiconAddKegiatanpadasisikanankalenderkegiatanuntukmerekampermintaankegiatan.
Gambar82PermintaanKegiatan
JikaAddKegiatandiklik,makaakanmunculformrekampermintaankegiatan.
35|H a l a m a n
Gambar83FormAddKegiatan
PetunjukPengisian:
AgendaAcara,isikankolominidenganagendaacaradarikegiatantersebut. Sms Agenda Acara, isikan dengan kolom ini dengan uraian singkat untuk dapat
dikirimkanviasms.
Contact Person, isikan dengan nama yang diberi tanggung jawab terhadap kegiatantersebut.
Tgl Kegiatan, isikan kolom ini dengan kapan tanggal kegiatan itu diselenggarakandengan caramengisipada kolom tersebut ataudengan cara klikpada icon kalender
yangada.
JamMulai,isikanpadakolominidenganwaktukapankegiatandimulai. JamSelesai,isikanpadakolominidenganwaktukapankegiatantersebutselesai. Tempat,isikanpadakolominidenganlokasitempatkegiatantersebutterselenggara. Status Informasi,pilihpada radiobutton yangadakegiatan tersebutbersifatpribadi
ataudinas.
StatusKegiatan,kolominisudahterisiotomatisdenganstatuskegiatanKonfirmasi. JenisKegiatan,kolominisudahterisiotomatisdenganjeniskegiatanNonRapim. Keterangan,isikankolominidenganketerangandarikegiatantersebut. UntukmenyimpanrecordkegiatanituklikpadatombolSaveyangada,makamuncul
message seperti dibawah ini, klik OK untuk melanjutkan kegiatan, klik tombol
Canceluntukmembatalkankegiatantersebut.
8.1.1.3 PetunjukMenanggapiPermintaankegiatan(khusususerExecutive)
Adaduacarayangdapatdilakukanolehuserexecutiveuntukmenanggapipermintaankegiatan
yaitu menyetujui permintaan kegiatan dan menunda permintaan kegiatan. Tanggapan
permintaankegiatandapatdilakukandenganmenggunakantomboldisampingnamarapat.
36|H a l a m a n
Disetujui
Ditunda
Gambar84PetunjukPermintaanKegiatan(userexecutive)
8.1.2 PersiapanKegiatan
Menuiniberfungsiuntukmelihatdaftarkegiatanyangberstatuspersiapan.
Gambar85PersiapanKegiatan
8.1.2.1 PetunjukMenanggapiPersiapanKegiatan(khusususerexecutive)
Adaduacarayangdapatdilakukanolehuserexecutiveuntukmenanggapipersiapankegiatan
yaitumenyetujuipersiapankegiatandanmenundapersiapankegiatan.Tanggapanpersiapan
kegiatandapatdilakukandenganmenggunakantomboldisampingnamarapat.
Ditunda
Gambar86DetailPersiapanKegiatan
Disetujui
8.1.3 PelaksanaanKegiatan
Menuiniberfungsiuntukmelihatpelaksanaandanrealisasikegiatan.
37|H a l a m a n
Gambar87PelaksanaanKegiatan
Dalam kalender pelaksanaan kegiatan, jika tidak ada kegiatan yang terealisasi maka dalam
kalenderkegiatanakantulisan0Terealisasi.Untukmelihatdetaildaripelaksanaan,klik link
text pelaksanaan kegiatan pada kalender. Tampilan detail pelaksanaan dan terealisasi
kegiatanditunjukkanpadagambarberikutini.
Gambar88Pelaksanaandanterealisasikegiatan
8.1.4 PetunjukPengisianRealisasiKegiatan(khusususerexecutive)
Gambar89DetailPelaksanaandanTerealisasiKegiatan
Dalam detail pelaksanaan dan terealisasinya kegiatan, status pelaksanaan akan disesuaikan
dengan status kegiatan tersebut.Dalam kolom action terealisasi kegiatan, ada action untuk
menguploadgambar.Klikiconviewaddimagefileuntukmenguploadgambar.
38|H a l a m a n
Gambar810FormAddImageFile
Klikbrowseuntukmenguploadfilegambar.
Pilihsalahsatufilegambar.Jikasudah,kliktombolOpen. Isideskripsifile Pilihkelompokarsip
Kemudian, Subkelompok Arsip akan otomatis terbuka dan pengguna memilihsubkelompokarsip.
Jika semua telah terisi, klik tombol save untuk menyimpan gambar, untukmengulang kembali pengisian, Klik tombol Reload, dan jika membatalkan upload
gambar,kliktombolCancel.
Jika inginmelihathasiluploadgambar,padakolomaction,pilihviewadd imagefileuntukmelihathasilgambar.
39|H a l a m a n
40|H a l a m a n
Gambar811viewimage
Penggunabisamerekam terealisasi kegiatandenganmengklik tombol "add" yang ada satu
barisdengankolomterealisasikegiatan.
Gambar812FormAddKegiatanTerealisasi
Form add kegiatan terealisasi diatas juga merupakan form untuk merekam permintaan
kegiatan.
8.1.5 PenundaanKegiatan
Menuiniberfungsiuntukmelihatdaftarkegiatanyangditunda.
Gambar813PenundaanKegiatan
Untukmelihatdetailpenundaankegiatan,kliklinktextacarapadakalenderkegiatan.
Gambar814DetailPenundaanKegiatan
Untukmelihatdetailpenundaanrapat,klikiconactiondetail.
Gambar815DetailKegiatan
Untukmembatalkankegiatan,klikiconactiondibatalkan,sedangkanuntukmenjadwalulang
kembalikegiatan,klikiconactionjadwalulang.
8.1.6 PembatalanKegiatan
Menuiniberfungsiuntukmelihatdaftarkegiatanyangdibatalkanolehexecutive.
Gambar816PembatalanKegiatan
Kliklinktextacarapadakalenderuntukmelihatdetaildibatalkannyakegiatan.
Gambar817DetailPembatalanKegiatan
41|H a l a m a n
Klikiconactiondetailuntukmelihatdetailkegiatan. KlikiconactionhapusKegiatanuntukmenghapuskegiatan. Klikiconactionjadwalulanguntukmengulangkembalijadwalkegiatantersebut.
8.2 Kalender
8.2.1 KalenderHarian
Menu iniberfungsiuntukmelihatagendakegiatanperhari.Fungsiedithanyadapatdilakukan
olehuserexecutive,halamankalenderharianditunjukanpadagambarsepertidibawahini.
Gambar818DetailKalenderHarian
8.2.1.1 PetunjukMenanggapiKalenderHarian(khusususerExecutive)
Seperti gambar diatas, user executive bisa melakukan pembatalan kegiatan dan menjadwal
ulangkegiatan.
8.2.2 KalenderBulanan
Menu iniberfungsiuntulmelihatagendakegiatandalambentukkalenderperbulan.Halaman
Kalenderbulanansepertigambardibawahini.
Gambar819KalenderBulanan
8.2.3 KalenderTahunan
Menuiniberfungsiuntukmelihatjadwalkegiatanpertahun.Sepertigambardibawahini.
42|H a l a m a n
Gambar820KalenderTahunan
8.3 StatistikKegiatan
Gambar821StatistikKegiatan
Denganmengisikanparameteryangadadiatas,makatampilanstatistikkegiatandiatasakan
sesuaidenganparameteryang telahdiisikan,adapunkolomdariparameteryangadaadalah
sbb:mulaibulan,sampaibulan,tahun,kelompokdatayangterdiridaricontactperson,status
kegiatan, jeniskegiatan, status informasi,periodekegiatan serta type chart yang terdiridari
bentukPie,BarmaupunLine.
PetunjukPengisian:
MulaiBulan,pilihbulanuntukmelihatstatistikmulaidaribulanyangdipilih. SampaiBulan,untukmelihatstatistiksampaibulanyangdipilih. TahunKe,pilihtahununtukmelihatstatistiktahunyangdipilih. KelompokData,pilihkelompokdatayangadadikolom. TipeChart,pilihchartyangakanditampilkan.
43|H a l a m a n
1. Daftar Isi2. Pendahuluan2.1 Latar Belakang2.2 Tujuan 2.3 Ruang Lingkup
3. Akses Aplikasi dan Prosedur Login3.1 Akses Aplikasi3.1.1 Browser3.1.2 Petunjuk Akses Aplikasi
3.2 Prosedur Login3.2.1 Petunjuk Login
4. Menu Utama 4.1 Dashboard4.1.1 Pelaksanaan Tindak Lanjut4.1.2 Meter Tindak Lanjut4.1.3 Statistik Tindak Lanjut4.1.4 Notifikasi4.1.5 Filter Tahun4.1.6 Shortcut Icon4.1.7 Preview Eselon 2
4.2 Dashboard Manager4.2.1 Edit My Profil4.2.2 Add User (khusus executive)
4.3 Preview Eselon 2
5. Rapim Monitoring5.1 Rapat5.1.1 Permintaan Rapat5.1.1.1 Daftar permintaan rapat5.1.1.2 Petunjuk Merekam Permintaan Rapat5.1.1.2.1 Form Permintaan Rapat 5.1.1.2.2 Form Peserta rapat5.1.1.2.3 Form Agenda Rapat
5.1.1.3 Petunjuk menanggapi permintaan rapat (khusus user executive)
5.1.2 Persiapan Rapat5.1.2.1 Daftar persiapan rapat5.1.2.2 Detail persiapan rapat 5.1.2.3 Petunjuk pengisian detail persiapan rapat (khusus user executive)5.1.2.3.1 Jadwal Rapat 5.1.2.3.2 Form Agenda Rapat 5.1.2.3.3 Form Undangan Rapat5.1.2.3.4 Form Peserta Rapat5.1.2.3.5 Form File Bahan Rapat
5.1.2.4 Petunjuk menanggapi persiapan rapat (khusus user executive)
5.1.3 Pelaksanaan Rapat5.1.3.1 Daftar Pelaksanaan Rapat 5.1.3.2 Detail Pelaksanaan Rapat5.1.3.2.1 Jadwal Rapat 5.1.3.2.2 Pelaksanaan Rapat5.1.3.2.3 Undangan Rapat5.1.3.2.4 Peserta Rapat5.1.3.2.5 Perisalah Rapat5.1.3.2.6 File Bahan dan Hasil Rapat
5.1.3.3 Petunjuk pengisian detail pelaksanaan rapat (khusus user executive)5.1.3.3.1 Jadwal Rapat 5.1.3.3.2 Form Pelaksanaan Rapat 5.1.3.3.3 Form Undangan Rapat5.1.3.3.4 Form Peserta Rapat5.1.3.3.5 Form Perisalah5.1.3.3.6 Form File Bahan dan Hasil Rapat5.1.3.3.7 Form Komentar Tindak lanjut5.1.3.3.7.1 Pemberian komentar oleh User Reguler5.1.3.3.7.2 Pemberian Komentar oleh User Executive
5.1.4 Penundaan Rapat5.1.4.1 Daftar penundaan rapat5.1.4.2 Petunjuk menanggapi penundaan rapat (khusus user executive)
5.1.5 Pembatalan Rapat5.1.5.1 Daftar pembatalan rapat5.1.5.2 Petunjuk menanggapi pembatalan rapat (khusus user executive)
6. Pelaksanaan Tindak Lanjut6.1 Daftar Tindak Lanjut Berdasarkan Status6.1.1 Off-Track6.1.2 On-Track6.1.3 Alert6.1.4 Selesai
6.2 Komentar tindak lanjut6.3 Usulan perpanjangan waktu6.3.1 Petunjuk edit usulan perpanjangan waktu (khusus user executive)
6.4 Pencarian6.4.1 Cari rapat6.4.2 Cari tindak lanjut6.4.3 Cari file
6.5 Statistik6.5.1 Statistik rapat6.5.2 Statistik tindak lanjut 16.5.3 Statistik tindak lanjut 2
6.6 Cascading tindak lanjut (khusus user executive eselon 2)
7. Dashboard Kegiatan7.1 Kalender Kegiatan7.2 Filter Tahun7.3 Navigasi Menu7.4 Statistik Kegiatan
8. Kalender Kegiatan8.1 Kegiatan8.1.1 Permintaan Kegiatan8.1.1.1 Kalender Permintaan Kegiatan8.1.1.2 Merekam Permintaan kegiatan8.1.1.3 Petunjuk Menanggapi Permintaan kegiatan(khusus user Executive)
8.1.2 Persiapan Kegiatan8.1.2.1 Petunjuk Menanggapi Persiapan Kegiatan (khusus user executive)
8.1.3 Pelaksanaan Kegiatan8.1.4 Petunjuk Pengisian Realisasi Kegiatan (khusus user executive)8.1.5 Penundaan Kegiatan8.1.6 Pembatalan Kegiatan
8.2 Kalender8.2.1 Kalender Harian8.2.1.1 Petunjuk Menanggapi Kalender Harian (khusus user Executive)
8.2.2 Kalender Bulanan8.2.3 Kalender Tahunan
8.3 Statistik Kegiatan