Import des emprunteurs
V 1.0 Groupe de compétences PMB http://pedagogie.ac-aix-marseille.fr/chamilo/
V e r s i o n d u d o c u m e n t V 2 . 0
D a t e 0 9 2 0 1 2
E d i t e u r P ô l e T I C E - R e c t o r a t d e l ' a c a d é m i e d ' A i x - M a r s e i l l e
R é d a c t e u r s
Auteur(s)
Extrait du document d'Alain SOULIER
Extrait du document d'Anne WIX
Modifié et adapté par Romaric PONCIN
L i c e n c e
Copyleft sous double licence GNU FDL & CCBYSA
Groupe de compétences PMB http://pedagogie.ac-aix-marseille.fr/chamilo/2
Sommaire
Introduction............................................................................................................................4
I Récupérer la base des emprunteurs (IACA, SIECLE, SCRIBE...) ..................................5
II Effacer les prêts..................................................................................................................6
III Modifier le fichier emprunteurs avec Libreoffice...........................................................9
IV Modifier le fichier emprunteurs avec excel..................................................................14
V Importer les lecteurs dans PMB la première fois..........................................................23
VI Import des lecteurs : mise à jour...................................................................................26
Conclusion...........................................................................................................................30
Groupe de compétences PMB http://pedagogie.ac-aix-marseille.fr/chamilo/
So
mm
air
e
3
Introduction
Avant propos
● Ce guide vous permettra d'importer les lecteurs en début d'année.
● Durée : 15 minutes
Ce qu'il faut savoir avant de commencer :
● Utiliser un tableur (Office ou Libreoffice)
● Copier-coller
Ce que nous allons apprendre à faire :
● Demander d'exporter le fichier des emprunteurs (IACA, SIECLE, SCRIBE)
● Effacer les données de prêt
● Créer une liste d'emprunteurs au format .csv
● Importer les lecteurs dans PMB
Attention
Les copies d'écran peuvent varier en fonction de votre choix de style PMB, les fonctions et outils
restent les mêmes.
Tout au long de ce tutoriel, des copies et des vidéos d'écran agrémenteront les explications.
Les animations et les illustrations ne sont actives que dans la version interactive.
Groupe de compétences PMB http://pedagogie.ac-aix-marseille.fr/chamilo/
Intr
od
uc
tio
n
4
I Récupérer la base des emprunteurs (IACA, SIECLE, SCRIBE...)
Remarque
Vous pouvez récupérer n'importe quel fichier à jour contenant les informations que vous désirez à
condition que le format du fichier soit .CSV ou .XLS (tableur).
Il est possible aussi de récupérer les informations de différents fichiers (Identifiant et mot de passe
IACA, adresse dans SIECLE) l'essentiel étant d'obtenir le fichier final tel qu'il est décrit dans ce
guide.
Concernant IACA le document suivant présente la procédure de récupération de la base emprunteurs.
Vous pouvez télécharger le fichier .pdf (FICHIER PDF POUR EXPORTER DEPUIS IACA) et le transmettre
à la personne en charge de IACA dans votre établissement afin qu'il vous fournisse les fichiers nécessaires
à l'import des utilisateurs dans PMB.
Attention
Si vous souhaitez des informations complémentaires : adresse, téléphone, date de naissance..etc.
Il est nécessaire de les demander car elles ne figurent pas dans le document ci-dessous !
FICHIER PDF POUR EXPORTER DEPUIS IACA
Groupe de compétences PMB http://pedagogie.ac-aix-marseille.fr/chamilo/
Ré
cu
pé
rer
la b
as
e d
es
em
pru
nte
urs
(IA
CA
, S
IEC
LE
, S
CR
IBE
...)
5
II Effacer les prêts
Attention
Ceci n'est pas nécessaire si vous avez laisser PMB gérer les numéros d'emprunteurs lors de
l'import précédent.
Pensez à imprimer les prêts restants avant toute manipulation !
Deux possibilités s'offrent à vous :
● Effacer les prêts en cours et les emprunteurs existants
● Effacer uniquement les prêts en cours et conserver les emprunteurs.
La deuxième solution peux poser problème si vous n'avez pas laisser PMB gérer les numéros
d'emprunteurs lors de l'import précédent.
Attention
Si les actions à réaliser ne sont pas incluses dans votre PMB vous pouvez vous rapprocher de
votre point ac@r ou solliciter le groupe PMB.
Vous les trouverez en téléchargement sur l'espace d'accompagnement en cliquant sur le lien
suivant : Télécharger les procédures prêts et emprunteurs
1/ Effacer les prêts en cours et les emprunteurs existants
Allez sur l'onglet Administration > Actions > Personnalisables
Groupe de compétences PMB http://pedagogie.ac-aix-marseille.fr/chamilo/
Eff
ac
er
les
prê
ts
6
Puis cliquez sur Actions à exécuter en administration > Remise du prêt à zéro > Exécuter
2/ Effacer les prêts en cours (en conservant les emprunteurs)
Allez sur l'onglet Administration > Actions > Personnalisables
Groupe de compétences PMB http://pedagogie.ac-aix-marseille.fr/chamilo/
Eff
ac
er
les
prê
ts
7
Puis cliquez sur Actions à exécuter en administration > Effacer les prêts uniquement (sans effacer les
emprunteurs) > Exécuter
Groupe de compétences PMB http://pedagogie.ac-aix-marseille.fr/chamilo/
Eff
ac
er
les
prê
ts
8
III Modifier le fichier emprunteurs avec Libreoffice
Importer les données de IACA et créer le fichier adapté pour PMB
Ouvrir le fichier .csv issu de IACA avec Libreoffice comme présenté dans les images suivantes :
- Choisir le bon format de séparateur (ici le point-virgule), un aperçu s'affiche
Groupe de compétences PMB http://pedagogie.ac-aix-marseille.fr/chamilo/
Mo
dif
ier
le f
ich
ier
em
pru
nte
urs
av
ec
Lib
reo
ffic
e
9
Modèle de tableau emprunteurs
Ouvrez ensuite le fichier modèle (téléchargez-le à cette adresse : modèle) de la même manière et de
préférence modifier le format des colonnes qui contiennent des chiffres : les dates de naissance, les sous-
groupe ou classe...etc. L'idéal est de choisir le format "texte" (sinon le format choisi doit être numérique
sans caractères spéciaux (de type /).
Groupe de compétences PMB http://pedagogie.ac-aix-marseille.fr/chamilo/
Mo
dif
ier
le f
ich
ier
em
pru
nte
urs
av
ec
Lib
reo
ffic
e
10
Groupe de compétences PMB http://pedagogie.ac-aix-marseille.fr/chamilo/
Mo
dif
ier
le f
ich
ier
em
pru
nte
urs
av
ec
Lib
reo
ffic
e
11
Notre objectif est d'obtenir à la fin un tableau dont la structure doit être la suivante :
(respecter l'ordre des colonnes et en gras ce qui est obligatoire!)
Nom / Prénom /Rue / Complément de rue /Code postal/ /Commune /Téléphone / Année de
naissance /Classe /Sexe/ Identifiant / Mot de passe
Par copie des colonnes utiles dans les modèles mis à votre disposition, déplacer et organiser les données.
Les champs concernant l'adresse peuvent rester vides mais chaque colonne doit exister.
Attention
Enfin pensez à supprimer la première ligne qui contient Nom Prénom etc...
Enregistrer le fichier :
Enregistrer sous > sous le nom du fichier choisir le type : Texte CSV (.csv) et cocher la case "Éditer les
paramètres du filtre"
Choisir le point-virgule " ;" et effacer le signe dans le séparateurs de texte.
Groupe de compétences PMB http://pedagogie.ac-aix-marseille.fr/chamilo/
Mo
dif
ier
le f
ich
ier
em
pru
nte
urs
av
ec
Lib
reo
ffic
e
12
Groupe de compétences PMB http://pedagogie.ac-aix-marseille.fr/chamilo/
Mo
dif
ier
le f
ich
ier
em
pru
nte
urs
av
ec
Lib
reo
ffic
e
13
IV Modifier le fichier emprunteurs avec excel
Importer les données de IACA et créer le fichier adapté pour PMB
Ouvrir le fichier .csv contenant les emprunteurs avec Excel 2007 comme présenté dans les images
suivantes :
Groupe de compétences PMB http://pedagogie.ac-aix-marseille.fr/chamilo/
Mo
dif
ier
le f
ich
ier
em
pru
nte
urs
av
ec
ex
ce
l
14
Choisissez bien le séparateur (ici la virgule) afin d'obtenir des colonnes dans l'aperçu.
Groupe de compétences PMB http://pedagogie.ac-aix-marseille.fr/chamilo/
Mo
dif
ier
le f
ich
ier
em
pru
nte
urs
av
ec
ex
ce
l
15
Modèle de tableau emprunteurs
Ouvrez ensuite le fichier modèle (téléchargez à cette adresse : modèle) de la même manière et de
préférence modifier le format des colonnes qui contiennent des chiffres : les dates de naissance, les sous-
groupe ou classe...etc. L'idéal est de choisir le format "texte" (sinon le format choisi doit être numérique
sans caractères spéciaux (de type /).
Groupe de compétences PMB http://pedagogie.ac-aix-marseille.fr/chamilo/
Mo
dif
ier
le f
ich
ier
em
pru
nte
urs
av
ec
ex
ce
l
16
Groupe de compétences PMB http://pedagogie.ac-aix-marseille.fr/chamilo/
Mo
dif
ier
le f
ich
ier
em
pru
nte
urs
av
ec
ex
ce
l
17
Notre objectif est d'obtenir à la fin un tableau dont la structure doit être la suivante :
(respecter l'ordre des colonnes et en gras ce qui est obligatoire!)
Nom / Prénom /Rue / Complément de rue /Code postal/ /Commune /Téléphone / Année de
naissance /Classe /Sexe/ Identifiant / Mot de passe
Par copie des colonnes utiles dans les modèles mis à votre disposition, déplacer et organiser les données.
Les champs concernant l'adresse peuvent rester vides mais chaque colonne doit exister.
Modifier le fichier emprunteurs avec Libreoffice
Importer les données de IACA et créer le fichier adapté pour PMB
L'animation ci-dessous explique comment procéder :
Ouvrir le fichier .csv issu de IACA avec Libreoffice comme présenté dans les images suivantes :
- Choisir le bon format de séparateur (ici le point-virgule), un aperçu s'affiche
Groupe de compétences PMB http://pedagogie.ac-aix-marseille.fr/chamilo/
Mo
dif
ier
le f
ich
ier
em
pru
nte
urs
av
ec
ex
ce
l
18
Modèle de tableau emprunteurs
Ouvrez ensuite le fichier modèle (téléchargez-le à cette adresse : modèle) de la même manière et de
préférence modifier le format des colonnes qui contiennent des chiffres : les dates de naissance, les sous-
groupe ou classe...etc. L'idéal est de choisir le format "texte" (sinon le format choisi doit être numérique
sans caractères spéciaux (de type /).
Groupe de compétences PMB http://pedagogie.ac-aix-marseille.fr/chamilo/
Mo
dif
ier
le f
ich
ier
em
pru
nte
urs
av
ec
ex
ce
l
19
Groupe de compétences PMB http://pedagogie.ac-aix-marseille.fr/chamilo/
Mo
dif
ier
le f
ich
ier
em
pru
nte
urs
av
ec
ex
ce
l
20
Notre objectif est d'obtenir à la fin un tableau dont la structure doit être la suivante :
(respecter l'ordre des colonnes et en gras ce qui est obligatoire!)
Nom / Prénom /Rue / Complément de rue /Code postal/ /Commune /Téléphone / Année de
naissance /Classe /Sexe/ Identifiant / Mot de passe
Par copie des colonnes utiles dans les modèles mis à votre disposition, déplacer et organiser les données.
Les champs concernant l'adresse peuvent rester vides mais chaque colonne doit exister.
Attention
Enfin pensez à supprimer la première ligne qui contient Nom Prénom etc...
Enregistrer le fichier :
Enregistrer sous > sous le nom du fichier choisir le type : Texte CSV (.csv) et cocher la case "Éditer les
paramètres du filtre"
Choisir le point-virgule " ;" et effacer le signe dans le séparateurs de texte.
Groupe de compétences PMB http://pedagogie.ac-aix-marseille.fr/chamilo/
Mo
dif
ier
le f
ich
ier
em
pru
nte
urs
av
ec
ex
ce
l
21
Attention
Enfin pensez à supprimer la première ligne qui contient Nom Prénom etc...
Enregistrer le fichier : Enregistrer sous > sous le nom du fichier choisir le type : CSV (séparateur : point
virgule) (*.csv).
Groupe de compétences PMB http://pedagogie.ac-aix-marseille.fr/chamilo/
Mo
dif
ier
le f
ich
ier
em
pru
nte
urs
av
ec
ex
ce
l
22
V Importer les lecteurs dans PMB la première fois
Dans PMB, sur l'onglet Administration, sélectionner dans le menu de gauche l'option Lecteurs puis en
haut Import lecteurs.
Cliquez sur Parcourir et sélectionner le fichier csv créé précédemment !
Décochez devant Les numéros d'emprunteurs (1) et cochez "les logins et les mots de passe" (2) (si ils
sont contenus dans le tableau !) puis cliquez sur "Import des élèves", faites la même opération pour les
professeurs à partir du fichier spécifique "professeur"en cliquant sur "Import des professeurs".
Groupe de compétences PMB http://pedagogie.ac-aix-marseille.fr/chamilo/
Imp
ort
er
les
le
cte
urs
da
ns
PM
B l
a p
rem
ière
fo
is
23
Vérifiez sur l'onglet Circulation -> Prêt de documents. Mettre une étoile dans le champ Recherche
d'emprunteur et cliquez sur Suivant. La liste des emprunteurs apparaît : la parcourir pour vérifier qu'il n'y a
pas eu d'anomalie !
Groupe de compétences PMB http://pedagogie.ac-aix-marseille.fr/chamilo/
Imp
ort
er
les
le
cte
urs
da
ns
PM
B l
a p
rem
ière
fo
is
24
Groupe de compétences PMB http://pedagogie.ac-aix-marseille.fr/chamilo/
Imp
ort
er
les
le
cte
urs
da
ns
PM
B l
a p
rem
ière
fo
is
25
VI Import des lecteurs : mise à jour
Dans PMB, sur l'onglet Administration, sélectionner dans le menu de gauche l'option Lecteurs puis en
haut Import lecteurs.
Cliquez sur Parcourir et sélectionner le fichier csv créé précédemment !
Décochez devant Les numéros d'emprunteurs (1) et cochez "les logins et les mots de passe" (2) (si ils
sont contenus dans le tableau !) puis cliquez sur "Import des élèves", faites la même opération pour les
professeurs à partir du fichier spécifique "professeur"en cliquant sur "Import des professeurs".
Groupe de compétences PMB http://pedagogie.ac-aix-marseille.fr/chamilo/
Imp
ort
de
s l
ec
teu
rs :
mis
e à
jo
ur
26
Vérifiez sur l'onglet Circulation -> Prêt de documents. Mettre une étoile dans le champ Recherche
d'emprunteur et cliquez sur Suivant. La liste des emprunteurs apparaît : la parcourir pour vérifier qu'il n'y a
pas eu d'anomalie !
Groupe de compétences PMB http://pedagogie.ac-aix-marseille.fr/chamilo/
Imp
ort
de
s l
ec
teu
rs :
mis
e à
jo
ur
27
Groupe de compétences PMB http://pedagogie.ac-aix-marseille.fr/chamilo/
Imp
ort
de
s l
ec
teu
rs :
mis
e à
jo
ur
28
Conservation des prêts de l'année précédente
Si vous choisissez de conserver les prêts avant la mise à jour, les emprunteurs concernés seront
affectés dans 2 groupes. La classe de l'année précédente et celle de l'année en cours. Après
régularisation des retours vous pourrez leur attribuer le bon groupe.
Groupe de compétences PMB http://pedagogie.ac-aix-marseille.fr/chamilo/
Imp
ort
de
s l
ec
teu
rs :
mis
e à
jo
ur
29
Conclusion
Ce que nous avons appris à faire :
● Effacer les prêts et les emprunteurs de l'année précédente
● Editer un fichier .csv
● Importer les élèves et les enseignants dans la base
Complément
Si vous avez des questions, n'hésitez pas à nous solliciter via le forum du cours "Accompagnement
des usages pédagogiques de PMB"1 dans la rubrique "Poser une question".
1 - https://pedagogie.ac-aix-marseille.fr/chamilo/main/forum/index.php?cidReq=PEDA01
Groupe de compétences PMB http://pedagogie.ac-aix-marseille.fr/chamilo/
Co
nc
lus
ion
30