1
Werven van vrijwilligers
Vorm, Wees, Draag Samen de vrijwilligersorganisatie
Nathalie Winters
2
www.kwadraet.be
vorming, training, opleiding en procesbegeleiding op maat
voor verenigingen, organisaties, besturen en bedrijven
3
Al dan niet toewijzen
aan taak of functie
onthalen
Actie
opstellen
wervingsplan
begeleiden
motiveren
waarderen
evalueren
bijsturen
beëindigen
Nathalie Winters
4
● Werven vraagt permanente aandacht & doorsijpelingstijd !!!
● Maak een actieplan met meerdere aantrekkingstechnieken en communicatiekanalen
● Het werven van nieuwe vrijwilligers begint bij het motiveren van de huidige vrijwilligers.
Succes verzekerd
5
Werven van vrijwilligers…
…een koud kunstje?
Nathalie Winters
6
Wat doen we vandaag?
Als deelnemer
�Leer je stapsgewijs een wervingsplan opstellen
�Sta je stil bij de sterktes en kansen van je organisatie
�Verwerf je een kader rond het opstellen van taakomschrijvingen en profielen
�Krijg je ideeën over het werven van potentiëlevrijwilligers
7
● Wat zorgt er voor dat jullie er in slagen vrijwilligers aan te trekken en/of te behouden?
● Wat zorgt er voor dat jullie er soms niet in slagen vrijwilligers aan te trekken en/of te behouden?
To do…
8
Hoe kan je ze strikken?wervingsplan?
9-stappenplan
● Wat
● Richtvragen/opdrachten
● Tips
9
identiteitHoe ziet de organisatie
eruit?
beeld of imago
omgeving
verleden
Bron: Basisboek vrijwilligersmanagement, 2009
Stap 1: analyseer
10
Identiteit
10Bron: VCOV - Vlaamse Confederatie van Ouders en Ouderverenigingen-studiedag Socius 2001
11
Imago● Kennen de mensen je organisatie in
jouw buurt of dorp? � Welk beeld hebben ze van je organisatie� Hoe denken ze over je werking?
● In welke mate is je organisatiegoed – te weinig – of foutief gekend?
● Hoe kan je dit te weten komen?
12 12
Wat leren we hieruit?
Sterktes [Strenghts] Zwaktes [Weaknesses]
Kansen [Opportunities] Bedreigingen [Treaths]
Sterkte- kansen analyse
Basis beleidsvisie en -plan interne en externe bevraging/stakeholders
13
"bouw voort op uw sterke
punten, verbeter uw zwakke
punten, grijp uw kansen en
vermijd bedreigingen"
[Henry Mintzberg]
14
Tips
●Onbekend maakt onbemind. Kom naar buiten en laat je zien. Bereid je wervingsterrein voor.
●Vertel wat je onderscheidt van de grijze massa
●Achterhaal de ware rede van iemands vertrek
Nathalie Winters
15 Nathalie Winters
Een doel dat de moeite waard is,
overbrugt de afstand
tussen jong en oud, tussen denker en
doener
“Daar doen we het voor”
16
Stap 2: doel Bepalen
Nathalie Winters
“Daar doen we het voor”
17
richtvragen
● Voor welke activiteiten, taken en/of functies zoeken we vrijwilligers?
● Hoeveel vrijwilligers zoeken we? � helpende handen voor een piekmoment � beperkt aantal mensen hele jaar door
beschikbaar?● Binnen welke termijn zoek je nieuwe
vrijwilligers?● Hoe lang moeten ze van de partij zijn?
Nathalie Winters
18
Aan de slag…
● Bedenk voor eigen organisatie een antwoord op de richtvragen
● Benoem binnen je groep één functiewaarvoor een collega-organisatie een geknipte vrijwilliger zoekt.
● Inventariseer de ta(a)k(en) binnen deze functie
Nathalie Winters
19
Tips
‘Schudden/delen/geven’●Splits algemene taken op in
deeltaken●Bied flexibele engagementen●Las een beurtrol in voor taken
die niemand graag doet
Nathalie Winters
20
Stap 3: Doelgroep bepalen
Nathalie Winters
21
Richtvragen
Wie zoeken we eigenlijk?
�Welke minimale en gewenste vaardigheden?
�Welke persoonskenmerken en houdingen vind je belangrijk?
�Over welke kennisinhouden beschikt de VW best?
�Verwachtingen inzake motivatie en tijdsbesteding
22
Aan de slag…
Stel een vrijwilligersprofiel op
Aan de hand van je taakomschrijving stelje, stap voor stap, criteria op waaraan de
kandidaat-vrijwilliger best voldoet
Nathalie Winters
23
Tips
● ‘Kandidaat-vrijwilligersbril’
● Leg de lat niet te hoog maar ook niet te laag: kennis kan je bijfietsen, vaardigheden verfijnen en talenten ontwikkelen
● Maak je taken en activiteiten divers, zo spreek je verschillende mensen aan. Je vindt ze op verschillende plaatsen.
Nathalie Winters
24
doelgroepen
�Inwijkelingen – sociale netwerken� Studenten� Jonge gezinnen: beleid!�Senioren� Tijd � Kennis� Ervaring�Maatschappelijk achtergestelde groepen�Jongeren – CV�Kleine organisaties: � wijk –en doelgroepgerichte werking
Nathalie Winters
25
Help, we need somebody,
Help, not just anybody,
Help, you know we need someone, help!!!
(Originele Lyrics: Help! The Beatles)
Popkoor zoekt helpende handenIets voor jou?
26
Stap 4: boodschap formuleren
Nathalie Winters
27 Nathalie Winters
Een verstaanbare oproep naar
nieuwe vrijwilligers is belangrijker
dan de verpakking van deze
boodschap
http://www.saveyourdarlings.be/nl/detail?id=31
28
RichtvragenDe 6 W’s
● Wie zoek je?● Wat zijn de taken?● Wie kan je meer informatie geven en
via welk nummer kan je hem of haar bereiken?
● Waarom zoekt de organisatie vrijwilligers?
● Waarom zou een vrijwilliger dit werk doen?
● Wat hebben wij te bieden ?Nathalie Winters
29
Aan de slag…
Beoordeel & verzin zelf
‘Wanted’-affiches
Nathalie Winters
30
Tips
● Trek de aandacht en val op. Kies een leuk beeld, een sprekende en aantrekkelijke boodschap
● Vorm en inhoud van de boodschap zijn even belangrijk
● Speel je troeven uit en vermeld wat jij te bieden hebt aan potentiële vrijwilligers
Nathalie Winters
31
Stap 5: Verkondig je boodschap
Nathalie Winters
32
richtvragen
�Welke aantrekkingstechnieken en communicatiekanalen gebruik je ?
�Zijn deze communicatiekanalentoegankelijk ?
�Zijn ze aantrekkelijk ?
�Hebben ze effect ?Opdracht Æ
33
Aan de slag
● Zoemsessie in groep - 3 succesvolste aantrekkingstechnieken
● plenum
Nathalie Winters
34
Communicatiekanalen
MONDELING:� Persoonlijk� In groep� Via tussenpersonen
Eigen publicaties:� Communicatiedragers: affiches met taakomschrijving,
folders, strooibriefjes, artikel in nieuwsbrief� Beeldmateriaal: videomontage over laatste activiteiten� E-communicatie
Media: � weekblad, vakblad, TV, radio internet websites, ...
•http://www.youtube.com/watch?v=lFZ0z5FmNg
35
Inzichten
Juist communicatiebuikgevoel:
26 april 2016
35
Nieuwsbriefcentraal!
Site
Bevraging
36
Aantrekkingstechniekeno Eenvoudige technieken: voorstellingsrondeso Het oog wil ook wat techniekeno Kom naar buiten techniekeno Toekomsttechnieken: netwerken opbouweno Koppeltechniekeno Ludieke techniekeno Piektechniekeno We trekken er op uit techniekeno Projectmatige technieken
Brochure ‘Vrijwilligers aantrekken is een kunst’ Downloads: http://hetpunt.vgc.be/publicaties/index.asp
37
Tips
● Gebruik 7 aantrekkingstechnieken en communicatiekanalen tegelijk
● Houd rekening met leeftijdspecifieke voorkeuren. Leeftijdsgenoten trekken elkaar aan, facebook prikkelt eerder jongeren
● +2 methode
Nathalie Winters
38
…met de +2 methode
Vrijwilligersaantrekken
Yves LarockStichting Lodewijk de Raet
39
Wil je binnen drie maanden meerbestuursleden?● gebruik de « +2 methode »● een kwestie van het gewoon te doen ● eerste stap:
� vraag de andere bestuursleden of ze nieuwe vrijwilligers willen
� indien ‘ja’, leg je de « +2 methode » uit● 95 % kans op succes
40
De « +2 methode »bedoeling
Binnen de drie maanden telt de bestuursvergaderingmet de hulp van alle vrijwilligersminstens 2 nieuwe vrijwilligers
41
De « +2 methode »3 grote stappen
1. namen zoeken en afspraken maken2. iedere VW spreekt minstens 2 mensen aan uit de brede
kennissenkring3. nieuwe mensen verwelkomen
elke stap duurt ongeveer 30 minuten
42
De « +2 methode »stap 1: namen en afspraken
tijdens een bestuursvergaderinga. beantwoord de vraag ‘Zoeken we mensen voor welbepaalde taken? Zo
ja, voor welke?’• Als het voor jullie onbelangrijk is welke taken de nieuwe bestuursleden zullen
moeten opnemen, dan is dat ook goed. b. iedereen noemt 2 tot 5 namen uit kennissenkring
• gepensioneerde kruidenier, loodgieter, loketbediende, familielid, buurvrouw, dokter, lid sportclub, enz. …
• nooit zeggen ‘die gaat dat toch niet willen doen’c. afspraken noteren op blad papier met titel « +2 »
• wie spreekt wie aan? tegen wanneer?• dit blad aan alle bestuursleden bezorgen
43
De « +2 methode »stap 2: kennissen aanspreken
● Ieder bestuurslid spreekt de afgesproken personen aan● Tips:
� kies een goed moment� vertel dat je op zoek bent naar extra bestuursleden� leg uit wat je afdeling allemaal doet� vertel waarom jij je engageert� zeg dat het absoluut niet moeilijk is om zich te engageren� vraag ‘Wil je het eens voor een half jaar proberen?’� beloof een goede verwelkoming
44
De « +2 methode »stap 3: verwelkoming
tijdens bestuursvergadering de nieuwelingen…a. zeer hartelijk verwelkomenb. vragen te zeggen wie ze zijn (naam, interesses…)c. vertellen wie de andere bestuursleden zijnd. kort vertellen wat de afdeling het komende half jaar zoal van plan ise. documentatie en eventueel een bloemetje geven
direct na de eerste twee à drie bijeenkomstena. individueel vragen ‘Hoe vind je het?b. ingaan op hun antwoord
45
Stap 6: Stel plan van aanpak op
Nathalie Winters
46
Richtvragen
● Waar en wanneer wervingsacties doen? (regelmatig, occasioneel, vastemomenten in een werkjaar of zodra de gelegenheid zich voordoet)
● Wie neemt welke taak voor z’n rekening?
● Hoeveel gaat het ons kosten?● Wie bepaalt het wervingsbudget● Wie stelt de begroting op?Nathalie Winters
47
Tips
● Eindverantwoordelijke schrijft actieplan
en coördineert de actie in praktijk
● Vraag naar wervingsmateriaal bij je
koepelorganisatie
● Reserveer een deel van je
opbrengstactiviteiten voor het
wervingsbudget (€ 0,10/per € winst)Nathalie Winters
48
Stap 7: wie doet wat wanneer
Actie Datum
Wie Materiaal
Budget
Actie 1: +2 methode•Taak 1: namen noemen•Taak 2: 2 mensen aanspreken•Taak 3:Nieuwe VW verwelkomen•…
Wanneer jij kan
elkeVW
flyer/’wantedaffiche’/uitnodiging
Drukkost flyer
Actie 2: ‘marktkraam’•Taak 1:•Taak 2:•Taak 3:•…
•Actie3: oproep ‘kerken leven’
49
Tips● Noteer de verschillende taken per actie
● Verdeel de taken over meerdere
personen. Zo geef je elke betrokkene
de kans om zijn of haar
verantwoordelijkheid op te nemen èn
zich belangrijk te voelen
● Vermeld bij elke actie een tijdsraming.
Herplan indien nodig. Nathalie Winters
50
Stap 8: Actie
Nathalie Winters
51
Tips
● Sterke schouders dragen zware lasten! Ga met z’n allen de straat op als het kan. Je straalt een energieke sfeer uit en dat werkt prikkelend voor kandidaat-vrijwilligers
● Ga met een collega-vrijwilliger op pad; gezellig en veiliger
Nathalie Winters
52
Stap 9: Evalueren
Nathalie Winters
53
Voorbereiding
Aankondiging
Werving
Evaluatie
Formuleren van
actiepunten
Waren er voldoende financiële middelen?
Hield iedereen zich aan de voorgeschreven taken?
Aantal vrijwilligers aangeworven
Aantal sollicitaties ontvangen
Evaluatie
Evaluatie
Evaluatie
Werd de timing gerespecteerd?
Aantal keer dat
vacature werd
bekeken (webstat)
Indicatoren
Zelfevaluatie
Bevragen sollicitanten
EVALUATIE VAN HET GEHEEL
54
Tips● Maak tijd vrij. Formuleer actiepunten en
verfijn je wervingsplan met het oog op een volgende cyclus
● Maak er een sfeervolle en tegelijk constructieve bijeenkomst van. Hou het plezant! Elke vrijwilliger zal gemotiveerd zijn om opnieuw mee te doen.
● Elk einde betekent een nieuw begin. Kandidaat vrijwilligers kloppen aan. Geef ze een warm onthaal zodat ze zich welkom voelen.
Nathalie Winters
55
Voorbereiding
Aankondiging
Werving
Evaluatie
Formuleren van actiepunten
DoelDoelgroep
Organisatie : draaiboek
Communicatie kanalen
Boodschap
OnthaalGesprekken
Kwantitatief
Kwalitatief
Budget