ห น า | 1
คมอการปฏบตงาน การประยกตใช “ Excel กบการบนทกบญช หลกการและเหตผล
จากการปฏบตงานตรวจสอบตามแผนการตรวจประจำาปของหนวยตรวจสอบภายใน พบวา ศนยฝกและอบรมเดกและเยาวชน สถานพนจและคมครองเดกและเยาวชน หลายหนวยงานยงปฏบตงานดานการบนทกบญชไมถกตองและไมเปนปจจบน
หนวยตรวจสอบภายในเหนความสำาคญของการบนทกบญช จงไดนำา Microsoft Excel มาประยกตใชกบการบนทกบญชเพอความสะดวก รวดเรว ลดขนตอนการปฏบตงานและขอมลถกตองเชอถอได เพอใหหนวยงานในสงกดสามารถนำาไปใชบนทกบญชเกณฑคงคาง (บญชมอ) ไดถกตองเปนปจจบนและเปนไปในแนวทางเดยวกน
วตถประสงค1.สามารถลดขนตอนในการบนทกบญช ประหยดเวลาในการปฏบต
งาน2.สามารถตรวจสอบความถกตองไดอยางรวดเรว ลดขอผดพลาดใน
การปฏบตงาน3.สามารถสอบทานงบทดลองใน Excel กบงบทดลองในระบบ
GFMIS 4.ชวยใหเกดเวลาวางเพอนำาไปใชสรางงานอนๆ ไดมากขน
ผลทคาดวาไดรบ
1. ใหหนวยงานในสงกดกรมพนจและคมครองเดกและเยาวชนมแนวทางปฏบตงานเกยวกบการบนทกบญชถกตอง และเปนไปในแนวทางเดยวกน
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------คมอการปฏบตงาน การประยกตใช “ Microsoft Excel กบการบนทกบญช”
ห น า | 2
2. ใหหนวยงานในสงกดกรมพนจและคมครองเดกและเยาวชนสามารถบนทกบญชไดเปนปจจบน และรายงานการเงนมความนาเชอถอ
3. ใหหนวยงานในสงกดกรมพนจและคมครองเดกและเยาวชนใชเปนแนวทางการควบคมและตรวจสอบการปฏบตงานเกยวกบการบนทกบญช
ขนตอน / วธการบนทกบญชเกณฑคงคาง โดยใช Excel
1. ใหบนทกรายการยอดยกมาในงบทดลอง (กรณอยดาน Cr. ใหพมพเครองหมาย นำาหนาตวเลข– ) ขอมลจะเชอมโยงไปทยอดยกมาของบญชแยกประเภททเกยวของ
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------คมอการปฏบตงาน การประยกตใช “ Microsoft Excel กบการบนทกบญช”
ห น า | 3
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------คมอการปฏบตงาน การประยกตใช “ Microsoft Excel กบการบนทกบญช”
กรณอยดาน Cr. ใหพมพเครองหมาย
ห น า | 4
2. บนทกรายการประจำาเดอน ใน Sheet รบ , Sheet จาย , Sheet ทวไป จนครบทกรายการ
3. ผลรวมสดทายของแตละรายการจะเชอมโยงไปทบญชแยกประเภทของสวนทเกยวของ
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------คมอการปฏบตงาน การประยกตใช “ Microsoft Excel กบการบนทกบญช”
ห น า | 5
4. ผลรวมของบญชแยกประเภทเชอมโยงขอมลไปทงบทดลอง
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------คมอการปฏบตงาน การประยกตใช “ Microsoft Excel กบการบนทกบญช”
ห น า | 6
5. ขอมลในงบทดลองจะเชอมโยงกบงบรายไดและคาใชจาย
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------คมอการปฏบตงาน การประยกตใช “ Microsoft Excel กบการบนทกบญช”
ห น า | 7
6. พมพรายงาน รายวนรบ จาย ทวไป – – , บญชแยกประเภท , งบทดลอง , งบรายไดและคาใชจาย (โดยซอนขอมลทวาง หรอไมไดใชกอนพมพ) พรอมทงลงลายมอชอผจดทำา/ผบนทกบญช ผตรวจสอบ และผอนมต
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------คมอการปฏบตงาน การประยกตใช “ Microsoft Excel กบการบนทกบญช”
ห น า | 8
แผนผงขนตอนการบนทกบญช
หลกเกณฑในการบนทกบญชเกณฑคงคาง โดย Excel -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------คมอการปฏบตงาน การประยกตใช “ Microsoft Excel กบการบนทกบญช”
รายวนรบ รายวนจาย รายวนทวไป
บญชแยกประเภท
งบทดลอง
งบรายไดและคาใชจาย
ห น า | 9
การนำา Excel มาประยกตใชกบการบนทกบญชเกณฑคงคาง (บญชมอ) ผใชตองทำาความเขาใจเกยวกบระบบ Excel ทเชอมโยงขอมลจากบญชรายวนตางๆ ไปยงบญชแยกประเภทและงบทดลองโดยอตโนมต เพอชวยใหการบนทกบญชถกตอง รวดเรว ประหยดเวลาและเปนมาตรฐานเดยวกน หนวยงานทประสงคจะใช Excel แทนการบนทกบญชมอ ใหถอปฏบตดงน
1. ความเขาใจในการใชระบบ Excel
1.1 เขาใจในระบบ Excel ทเชอมโยงขอมลในการบนทกบญชเกณฑคงคาง (บญชมอ)
1.2 เขาใจวธการบนทกรายการและพมพรายงานตาง ๆ เชน รายวนรบ จาย ทวไป บญชแยกประเภท และงบทดลอง– –
1.3 เขาใจวธการเพม/ลด บญชในรายวนรบ จาย ทวไป บญช– –แยกประเภท และงบทดลอง
1.4 เขาใจผงมาตรฐานบญช (รหสบญช) วธการตรวจสอบบญชตาง ๆ และการตรวจสอบเปรยบเทยบระหวางงบทดลองจากระบบ GFMIS กบงบทดลองจาก Excel2. การพมพรายงานและการจดเกบรายงาน
2.1 จดทำาหลกฐานการบนทกบญชใหถกตองครบถวน ตรงกบขอมลทบนทกในระบบ GFMIS (ขอมลทบนทกในระบบ GFMIS ตองถกตองครบถวนดวย) คอ ชอบญช รหสบญช จำานวนเงน ตองถกตามใบสำาคญ บนทกรายการดงกลาวในใบสำาคญลงบญชดานรบ ใบสำาคญลงบญชดานจาย และใบสำาคญลงบญชดานทวไป ใหผจดทำา/ผบนทกบญช ผตรวจสอบ และผอนมตลงลายมอชอใหครบถวน
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------คมอการปฏบตงาน การประยกตใช “ Microsoft Excel กบการบนทกบญช”
ห น า | 10
2.2 เมอพมพขอมลเขาส Excel (คอ บนทกบญชและตรวจสอบความถกตองเรยบรอยแลว) ทกสนเดอนใหพมพรายงาน รายวนดานรบ –จาย ทวไป บญชแยกประเภท และงบทดลอง จำานวน – 2 ชด ลงลายมอชอผบนทกหรอผจดทำา ผตรวจสอบ และผอนมต
ชดท 1 สงพรอมรายงานการเงนประจำาเดอน (ใหครบถวนแทนงบทดลองทจดทำาจากบญชมอเดม) ใหกองคลง กรมพนจและคมครองเดกและเยาวชนตามปกต
ชดท 2 จดเกบเขาแฟมเรยงลำาดบเดอนแทนการบนทกบญชมอ เกบไวเปนหลกฐานในการบนทกบญช และรอใหหนวยงานทเกยวของตรวจสอบ เชน หนวยตรวจสอบภายในหรอสำานกงานการตรวจเงนแผนดน
2.3 บญชเงนสดยงคงบนทกดวยมอทกวนทมการรบจายเงน สนวนปดบญชเงนสด จดทำารายงานเงนคงเหลอประจำาวน สงมอบเงนสดคงเหลอใหคณะกรรมการเกบรกษาเงนนำาเงนเกบเขาตนรภย ตามปกต
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------คมอการปฏบตงาน การประยกตใช “ Microsoft Excel กบการบนทกบญช”
Recommended
