ALMACENAJE Y DISTRIBUCIÓN

CASO MAD CHIPS parte 2

Juan Carlos Viela

Caso Mad Chips

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MEJORAS APLICADAS EN LA PRÁCTICA

Sistema de control de la gestión operativa

Crear un nuevo sistema de control. El actual es demasiado extenso y no repara

en aspectos clave que inciden en el servicio al cliente. Algunos parámetros que

debiera contener:

o Unidades solicitadas por los técnicos

o Unidades reparadas en el laboratorio

o Personal empleado en almacén y laboratorio

o Eficiencia obtenida en el almacén y en el laboratorio de reparaciones

o Porcentaje de unidades servidas en el día de su petición

o Porcentaje de unidades reparadas en el plazo de una semana

o Rotación de existencias o cobertura del almacén

o Tasa de obsolescencia

o Valor medio y máximo de las existencias

El sistema de control incorpora objetivos y reseña las acciones y plazos previstos

para superarlos.

Gestión de existencias

Nombrar un responsable de gestión de stocks. Hay un claro desfase entre las

existencias almacenadas y las entregadas a los técnicos. Dado que los equipos

evolucionan con gran rapidez, se corre el riesgo de tener demasiadas existencias

obsoletas. Un responsable de gestión de stocks se ocupará de mantener de forma

dinámica los niveles adecuados de mercancía para dar un elevado servicio al

cliente con el mínimo capital inmovilizado.

Desprenderse de los excesos de repuestos. Los repuestos almacenados en

cantidades excesivas tienen un coste que aumenta con el tiempo de estancia en el

almacén. Una vía puede ser la depreciación total de dichos materiales, lo que

permite su destrucción; otra consiste en la venta en condiciones atractivas a

quien los pudiera necesitar.

Acopio de repuestos escasos. Los repuestos con existencias insuficientes

provocan problemas de servicio y una baja eficiencia en el almacén y en los

técnicos. Si un repuesto se pide y no está disponible, hay que buscar uno

alternativo y entregarlo al técnico, el cual lo instalará provisionalmente. Días

después, cuando el repuesto vuelva a estar disponible, el técnico tendrá que

instalarlo en lugar del colocado provisionalmente. Disponer del número

adecuado de unidades de repuesto evitará muchos de estos problemas. Las

consecuencias inmediatas son que el técnico puede resolver definitivamente más

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averías y que el número de movimientos en el almacén disminuye. Por tanto, la

eficiencia aumenta.

Almacén

Una referencia en una posición. Disponer de varias referencias en una misma

posición obliga a emplear un tiempo extra en encontrar la referencia adecuada.

Posiciones de almacenamiento modulares. El empleo de estanterías con baldas

ajustables aporta flexibilidad ante los cambios en el volumen total ocupado por

cada referencia. Un número reducido de tamaños de posiciones de

almacenamiento facilita enormemente las tareas de almacenamiento.

Codificación de posiciones. La señalización de posiciones de almacenamiento

con códigos alfanuméricos y de barras agiliza las tareas de búsqueda de

materiales en la preparación de pedidos.

Sistema informático

Enlace de información con otros sistemas. La creación de programas de enlace

del sistema informático del almacén con otros sistemas permite que, con un solo

acceso, la información esté actualizada y sin errores. Se evita, además, acceder a

otros sistemas, con el consiguiente ahorro de tiempo.

Definir un mapa de almacén. Crear una base de datos con las posiciones de

almacenamiento disponibles, sus características y status.

Lectura de códigos de barras. El empleo de códigos de barras mejora

notablemente el control de las operaciones de almacén, sin detrimento de los

tiempos de ejecución de las actividades de entrada y salida de mercancía.

Localización de materiales. El sistema debería dar información de la

localización de las mercancías durante la preparación de pedidos.

Depuración de información. Es posible que se haya perdido la disciplina de

ingreso de información en el sistema. La obtención de estadísticas fiables para el

sistema de control implica examinar regularmente la situación de todas las

unidades que llevan más de una semana pendientes de servir. Se pueden

encontrar unidades cuya situación no se actualizó, o unidades aún no servidas.

Sobre éstas, habrá que aplicar un procedimiento de seguimiento, con el fin de

promover su disponibilidad a la mayor brevedad posible.

Operativa de almacén

Codificación de materiales a la entrada. A todo material que entra por primera

vez al almacén se le coloca una etiqueta adhesiva con el código interno del

material, en caracteres alfanuméricos y en barras. Con esto, se agilizan las

operaciones posteriores del almacén.

Cambio del perfil del personal. Los cambios previos introducidos hacen que no

se precise de personal de almacén con alto conocimiento de los componentes

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informáticos. La mayoría del personal no precisa esta cualificación; basta con

que dos o tres personas del almacén tengan un alto conocimiento de

componentes y de su aplicación. En caso de dudas, darían el apoyo al resto de

personas.

Gestión de reparadores externos

Nombrar un responsable de reparadores externos. Las unidades enviadas a

reparar al exterior no se reparan solas. Si no se persigue regularmente su estado,

no se sabe cuándo estarán reparadas. Este responsable se encarga de realizar un

seguimiento sistemático de todas las unidades que no han sido reparadas en el

plazo de una semana, con el fin de acelerar su reparación.

Crear un informe de reparadores. Los tiempos de respuesta de los reparadores

tienen una influencia directa en la cantidad de existencias a mantener de un

material. Cuanto más tiempo se tarde en reparar una unidad, más existencia

habrá que mantener para dar un servicio adecuado al cliente. Un informe de

reparadores valora de forma objetiva su tiempo de respuesta y constituye una

herramienta importante para que la eficiencia operativa se mantenga.

Reconfigurar la red de reparadores externos. El muestreo sobre los reparadores

externos pone de manifiesto que existe un alto número de reparadores y una

proporción importante de reparaciones que tardan más de una semana en

efectuarse. El análisis pormenorizado de la cantidad de trabajo y el tiempo de

respuesta de cada reparador debería permitir:

o Configurar una red más racional de reparadores, con menos preparadores

y con mayor volumen de trabajo para cada uno de los resultantes.

o Descartar los reparadores más lentos en realizar su trabajo, y asignar el

trabajo que están realizando a otros más rápidos.

Con medidas de este estilo, la gestión de reparadores se puede simplificar de

manera considerable.