« Les garanties financières :

Enjeux et risques » Jeudi 12 avril 2012 - Paris

Jean-François DHOURY Directeur de missions, Objectif Cash

Myriam RADI Product Manager Cash Management, SAGE

Animé par Sophie CHEVALIER, DAF- DFCG Île-de-France

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Les cautions et garanties sont des engagements juridiques et financiers importants qui permettent de sécuriser l’exécution des contrats et pour le vendeur de faciliter le financement de ses activités

Acheteur : Protection contre la défaillance du vendeur par la mise en œuvre d’une indemnisation

Vendeur :

- Crédibilisent son offre en montrant la solidité du crédit de l’entreprise auprès du système bancaire

- Parfois impératives pour obtenir la commande

- Permettent d’assurer le financement du BFR : encaissement d’acomptes-dispense de retenue de garantie

DEFINITION ET AVANTAGES DES GARANTIES

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Les garanties revêtent trois formes mais la plus courante est la plus contraignante :

La caution proprement dite : liée au contrat principal

La garantie à 1ère demande : indépendante du contrat principal

La Lettre de Crédit Stand By

MODALITES DE MISE EN PLACE DES GARANTIES

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Deux catégories : Les garanties de Marché et les garanties de paiement

Les Garanties de marché

- La garantie de soumission (Tender or bid guarantee)

- La garantie de restitution d’acomptes (Downpayment guarantee)

- La garantie de bonne fin ou de bonne exécution (Performance guarantee)

- La garantie de dispense de retenue de garantie (retention money guarantee)

Les garanties de paiement

- La garantie de paiement des sous-traitants

- Les Lettres de crédit stand by de paiement direct et commerciale

TYPES DE GARANTIES

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Le positionnement des garanties et des engagements financiers en fonction de l’évolution des activités opérationnelles

LES ENJEUX

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1 er enjeu : Les cautions et garanties représentent des engagements financiers importants au regard de la solvabilité de l’entreprise

• L’encours des Garanties peut atteindre prés de 50% de la valeur d’un contrat

• Le cumul des engagements de garanties données par une PMI exportatrice de biens d’équipements peut représenter entre 25 et 50 % de son chiffres d’affaires

• La mise en jeu intempestive d’une garantie de bonne fin ou de restitution d’acompte peut constituer une grave menace sur la solvabilité de l’entreprise

2 ème enjeu : Les cautions et garanties sont des opérations de crédit qui entrent dans les concours bancaires et doivent être gérées à ce titre

• Les garanties bancaires sont classées dans les opérations de crédit(art L-311-Code Monétaire)

• L‘ importance de l’encours de garanties(les garanties de bonne fin sont des découverts) va limiter la capacité

• financement d’exploitation et l’atteinte des plafonds peut gêner le développement de l’activité

• Le coût des commissions n’est pas négligeable

ENJEUX FINANCIERS

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3 ème enjeu : Les cautions et garanties sont soumises à des règles de gouvernance et

d’information financière

• Le montant des garanties données doit être préalablement autorisé par le Conseil d’Administration

• Les cautions-garanties données et reçues font partie des engagements hors bilan qui doivent mentionnés dans les Annexes aux Comptes

4 ème enjeu : Instruments complexes

• Les garanties exigent une compétence technique des gestionnaires et une organisation rigoureuse pour collecter des informations variées auprès d’acteurs multiples

• La collecte des informations concerne quasiment tous les services de l’entreprise et des acteurs externes (banquiers de l’entreprise et de l’importateur)

ENJEUX DE GOUVERNANCE

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5 ème enjeu : Un processus de gestion confronté à trois problématiques • Le chevauchement des garanties

Les garanties de tout type restent en vigueur tout le long du contrat alors que leur objet a disparu

• La gestion des dates de validité

La garantie reste dans les encours de la banque alors que la date de validité est expirée et que le bénéficiaire ne peut plus en droit exercer l’appel( problème récurrent avec les garanties de bonne fin)

• La difficulté à obtenir les mainlevées

Les gestionnaires confondent souvent dates de fin de contrat , dates de validité et mainlevée. Or la main levée est l’écriture d’annulation de la garantie dans les livres de la banque

6 ème enjeu : Nécessité d’un enregistrement formel, rigoureux , normalisé

• Un enregistrement selon 10 rubriques:

Parties en présence, date d’entrée en vigueur , objet, type, montant, contenu, conditions d’appel, validité, mainlevée, droit applicable et tribunal compétent

• Une vigilance accrue sur la rédaction du contenu, des conditions d’appel, de la désignation du tribunal

négocier des limites à l’appel sur demande( délais de grâce, réunions d’avancement, réunions points

critiques etc.)

ENJEUX DE GESTION

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1ère exemple : Groupe électrotechnique et composants électroniques. ( CA : 150 M€)

• Constats :

- Absence d’organisation : garanties initiées à la DAF, à l’ADV, au commercial selon les critères propres chaque service et à chaque société

- Absence de normalisation :suivi sur supports hétérogènes(papier, excel, applications de banques)

- Absence de formation des gestionnaires : sujet considéré comme accessoire délégué à des

opératrices de saisie ou des secrétaires commerciales

- Absence de gestion des dates de validité et des mainlevées par manque de visibilité

• Conséquences :

- Inventaire incomplet et mauvaise appréciation des risques car critères erronés

- Mauvaise évaluation des engagements

- Mauvaise application des délégations et des autorisations par le Conseil d’Administration

- Formalisation inappropriée d’où difficulté de compréhension des états par les membres du Conseil

- Gonflement de l’encours d’où dépassement des plafonds et gestion dans l’urgence pour obtenir les

mainlevées

RETOUR D’EXPERIENCE

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2ème exemple : Groupe du BTP (gros œuvre et chauffage). ( CA : 250 M€)

• Constats :

- Absence de centralisation : gestion déléguée au niveau des DAF des sociétés ou des

agences territoriales

- Hétérogénéité dans les dates d’établissement des documents de synthèse

- Absence de normalisation des présentations d’où difficultés pour consolider les différents

tableaux Excel

- Pas de gestion des dates de validité et des mainlevées dans les agences

• Conséquences :

- Pas d’inventaire permanent fiable

- Travail de centralisation et de consolidation des risques réalisé dans l’urgence

- Pas de gestion maitrisée des validités et des mainlevées d’où problèmes avec le donneur

d’ordre principal sur les garanties aux sous-traitants et négociations perturbées avec les banquiers sur les niveaux de crédit

RETOUR D’EXPERIENCE

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3ème exemple : Groupe plomberie industrielle. ( CA : 80 M€)

• Constats :

- Absence d’organisation : gestion entièrement déléguée aux chargés d’affaires et aux

secrétaires d’agences au gré des demandes

- Absence de normalisation sur les présentations et les rubriques à suivre

- Documents originaux conservés dans les dossiers à l’agence

- Impossibilité de retrouver le nom du gestionnaire chez le client

• Conséquences :

- Délais très longs pour obtenir les mainlevées

- Pas de gestion des validités et des mainlevées

- Difficultés pour le siège d’évaluer les engagements (travail d’inventaire lourd et

chronophage au moment des clôtures)

RETOUR D’EXPERIENCE

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Quelques axes de bonnes pratiques

• Mise en place d’ une organisation adéquate

- Une personne formée et identifiée dans l’organisation

- Une nomenclature comportant les 10 rubriques essentielles doit être établie

- Revue périodique avec les opérationnels

- Intégrer la revue dans les procédures de closing semestrielle et annuelle

• Utiliser un système d’enregistrement et de suivi

- Pour fiabiliser l’inventaire et la consolidation des données

- Pour gérer les dates clés(remise des documents pour recette définitive) et les demandes de mainlevées(circulation d’un récapitulatif)

- Partage des informations par les différents acteurs

RETOUR D’EXPERIENCE

APPORTS D’UN OUTIL DE GESTION ADAPTE

Disposer d’une solution unique au sein de l’entreprise centralisant l’ensemble des cautions

Abandonner le recours à Excel

Reporting en temps réel

Une gestion assistée de l’ encours

• Alerte sur dépassement d’autorisation

• Contrôle sur échéances et main levées

• Calcul des frais

• Historique

• Interfaces comptabilité/prévisionnel de trésorerie

Centralisation des cautions – saisie et consultation possible de manière décentralisée

Technologie innovante:

Client Outlook

L’addin Excel®

Portail Collaboratif

Reporting

Contrôles & Alertes

Dématérialisation

L’offre Sage

L’offre Sage Technologie Innovante : Client Outlook

• Le plug-in Outlook® : accédez directement depuis Outlook à Sage FRP Cautions Bancaires

Vous êtes dans Outlook®!

Sage FRP Cautions Bancaires s’intègre dans l’environnement familier de vos collaborateurs

Accédez à la saisie

L’offre Sage Technologie Innovante : Portail Collaboratif

• Le portail collaboratif pour disposer d’indicateur clé disponibles en temps réel

– Personnalisation par utilisateur de la page d’accueil

– Pages d’accueil composées de plusieurs onglets composés d’éléments de différentes formes : graphiques, listes, webnotes type post-it, etc….

– Alimentation de données internes ou externes (flux RSS)

L’offre Sage Technologie Innovante : Reporting

• Le portail collaboratif

– Indicateurs clés disponibles en temps réel

– Personnalisation des indicateurs par utilisateur ou groupe d’utilisateurs

– Pages d’accueil composées de plusieurs onglets composés d’éléments de différentes formes : graphiques, listes, webnotes type post-it, etc.

– Alimentation de données internes ou externes (flux RSS)

Accédez rapidement à une information claire, fiable et pertinente !

Encours par type de caution Encours par société

Le disponible par société

Les cautions dont la date de mainlevée est proche

L’offre Sage : Dématérialisation

Consultez les contrats et avenants rattachés à vos cautions

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