UNIVERSIDAD TECNICA DE COTOPAXI SEDE «LA MANA»

TEMA:

PRESUPUESTO DE CAJA Y MANEJO DE EFECTIVO

DOCENTE:ING. VIVIANA CANDO

MATERIA:PRESUPUESTOS

CICLO:4to INGENIERIA COMERCIAL

INTEGRANTESANA TOAPANTAGISSELA VERA

MARIANA MIRANDAWALTER GUANOQUIZA MIRIAM CHASIPANTA

JENIFER CEVALLOS

Introducción

La finalidad de nuestra investigación se refiere al "Presupuesto de Caja". Una de las principales responsabilidades de la administración es planificar, controlar y salvaguardar los recursos de la empresa.

Son dos clases de recursos los que fluyen a través de muchos negocios: el efectivo y los activos distintos del efectivo. La planificación y el control de las entradas de efectivo, de las salidas de efectivo y el correspondiente financiamiento, constituyen una importante función en todas las empresas.

La presupuestación de caja o efectivo es una forma eficaz de planificar y controlar las salidas de éste, de evaluar las necesidades del mismo y de hacer uso provechoso de su excedente.

Objetivo General

Analizar cómo el presupuesto de efectivo se convierte en una importante herramienta de control administrativo al manejar entradas y salidas de dinero de la organización, así como la planeación de los recursos para no caer en los riesgos de la liquidez.

Objetivos Específicos

Investigar diversas definiciones de presupuesto y manejo de caja y analizarlas.

Determinar las principales características de presupuesto de caja.

Determinar la importancia de presupuesto de caja y manejo de efectivo.

El presupuesto de efectivo, también conocido como flujo de caja proyectado, es un presupuesto que muestra el pronóstico de las futuras entradas y salidas de efectivo (dinero en efectivo) de una empresa, para un periodo de tiempo determinado,

Ofrece a los encargados de la dependencia financiera de la empresa, una perspectiva amplia sobre la ocurrencia de entradas y salidas de efectivo

permitiéndole tomar las decisiones

adecuadas sobre su utilización y

manejo.

El presupuesto de caja y el manejo de efectivo

Nos permite prever la futura disponibilidad del efectivo (saber si vamos a tener un déficit o un excedente de efectivo) y, en base a ello, poder tomar decisiones.

Importancia

Solicitar oportunamente un financiamiento. Solicitar un crédito comercial Cobrar al contado y ya no al crédito

Si prevemos que vamos a tener un excedente de efectivo, podemos, por ejemplo: Invertirlo en la adquisición de nueva maquinaria o nuevos equipos o invertirlo

en la adquisición de mayor mercadería. Invertirlo en la expansión del negocio, usarlo en inversiones ajenas a la

empresa, por ejemplo, invertirlo en acciones.

Respecto a los pagos

Procurar el cumplimiento oportuno de las obligaciones.

Promover el establecimiento de las provisiones necesarias para el cumplimiento de obligaciones como impuestos.

Fijar políticas de pago

Respecto a los ingresos

Conocer la estimación correcta de los cobros

Precisar el financiamiento exterior.

Evaluar el cumplimiento de las decisiones tomadas

Procurar la obtención de líneas de crédito.

Generales

Mejorar el manejo de efectivo

Apoyar las decisiones sobre adquisición de bienes de operación Realizar coordinadamente los cobros y pagos.

OBJETIVOS DEL PRESUPUESTO DE CAJA

Pronósticos de ventas

Entradas de caja

Desembolsos en efectivo

Flujo neto de efectivo, caja final y financiamiento

Componentes fundamentales

El insumo fundamental en cualquier presupuesto de caja es el pronóstico de ventas, este es suministrado por el departamento de comercialización, con base en este pronóstico se calculan los flujos de caja mensuales que vayan a resultar de entradas por ventas proyectadas y por los desembolsos relacionados con la producción

Pronósticos externos: Estos están sujetos a la relación que se pueda observar entre las ventas de la empresa y determinados indicadores económicos como el Producto Interno Bruto y el Ingreso Privado Disponible, estos dan un lineamiento de cómo se pueden comportar las ventas en un futuro.

Pronósticos internos: Estos se basan fundamentalmente en una estructuración de los pronósticos de ventas por medio de los canales de distribución de la empresa. Los datos que arroja este análisis dan una idea clara de las expectativas de ventas.

El Pronóstico de ventas

Entradas de cajaLas entradas de caja incluyen la totalidad de entradas de efectivo en un período de tiempo cualquiera, entre los más usuales se encuentran las ventas al contado, el recaudo de las cuentas por cobrar o a crédito y todas aquellas que en el corto plazo sean susceptibles de representar una entrada de efectivo. El presupuesto de caja suministra cifras que indican el saldo final en caja, este puede analizarse para determinar si se espera un déficit o un excedente.

Desembolsos de efectivoLos desembolsos de efectivo comprenden todas aquellas erogaciones de efectivo que se presentan por el funcionamiento total de la empresa, en cualquier período de tiempo, entre los más comunes están las compras en efectivo, cancelación de cuentas por pagar, el pago de dividendos, los arrendamientos, los sueldos y los salarios, pago de impuestos, compra de activos fijos, pago de intereses sobre los pasivos, el pago de préstamos y abonos a fondos de amortización y la readquisición o retiro de acciones.

El flujo neto de efectivo, caja final y financiamientoEl flujo neto de efectivo de una empresa se encuentra deduciendo de cada mes los desembolsos de las entradas durante el mes.Agregando el saldo inicial en caja al flujo neto de efectivo de la empresa, puede encontrarse el saldo final de caja en cada mes y por último cualquier financiamiento necesario para mantener un saldo mínimo predeterminado de caja debe agregarse al saldo final en caja para hallar un saldo final de caja con financiamiento.

Interpretación del Presupuesto de caja:El presupuesto de caja suministra a la empresa cifras que indican el saldo final en caja, que puede analizarse para determinar si se espera un déficit o un excedente de efectivo durante cada período que abarca el pronóstico.El encargado del análisis y de los recursos financieros debe tomar las medidas necesarias para solicitar financiamiento máximo, si es necesario, indicando en el presupuesto de caja a causa de la incertidumbre en los valores finales de caja, que se basan en los pronósticos de ventas.

Reducción de la incertidumbre en el Presupuesto de cajaAparte del cuidado necesario en la preparación del pronóstico de ventas y todos los componentes del presupuesto de caja, hay dos maneras de reducir la incertidumbre Entendida como "la variabilidad de los resultados que realmente puede presentarse del presupuesto de caja en seguida se muestran estas opciones:

El primero consiste en preparar varios presupuestos de caja, uno inicial que se base en pronósticos optimistas, otro en pronósticos probables y otro en pronósticos pesimistas, para así ver el impacto que tendría en la empresa cada uno de los escenarios y hacer las correcciones y los planteamientos más adecuados al presentarse una situación adversa.

El segundo es un poco más complicado, es por medio de la simulación por computador, esta se basa en establecer una distribución de probabilidades acerca de los flujos de caja finales en un período de tiempo teniendo así una mayor confiabilidad de las posibles desviaciones y un análisis de riesgo más cercano a la realidad.

La preparación de un presupuesto de caja debe hacerse de forma muy cuidadosa ya que por estar tan íntimamente ligado con los datos de pronóstico, son estos los que permitirán tomar las decisiones adecuadas por los administradores financieros.

DESVENTAJAS DEL PRESUPUESTO DE CAJA

Uso de estimaciones.- El presupuesto de caja depende de la estimación de futuras ventas y futuros ingresos a recibir por dichas ventas. Los gerentes realizan la mejor estimación posible basada en su instinto más que en hechos.

Falta de flexibilidad.- Presupuestar involucra crear números para incluir en el presupuesto, publicar los números resultantes del presupuesto y distribuir estos reportes a la gerencia. Los presupuestos de caja incluyen información referida a las necesidades de financiamiento esperadas por la compañía.

Manipulación.-Los gerentes con motivos ocultos pueden manipular los números para lucirse ellos mismos. Un gerente que toma decisiones que impactan el presupuesto de caja puede subestimar los gastos para el período presupuestado.

Ausencia de factores no financieros.-Al utilizar un presupuesto de caja para analizar las necesidades financieras y las alternativas para satisfacerlas, los factores no financieros son omitidos.

MÉTODOS PARA REALIZAR EL PRESUPUESTO DE EFECTIVO

• Método Directo del Estado de Flujo del Efectivo• Método Indirecto del Estado de Flujo del Efectivo

Independientemente de cuál de los dos métodos se utilice para realizar el presupuesto de caja el resultado será el mismo.

Diferencia del Método directo con El Método Indirecto

Método directoEl Método Directo presenta los movimientos del efectivo ordenado según las categorías principales de pagos y cobros, por lo cual tenemos, Actividades de Operación, de Inversión y de Financiamiento.

Método indirectoMétodo Indirecto presenta los movimientos del efectivo ajustando la utilidad o pérdida en más o en menos por aquellos importes que no requirieron efectivo.

Manejo de efectivoEs registrar los movimientos de entrada y salida de dinero, generalmente se hace en empresas para los gastos diarios de caja chica, para los gastos de comida, artículos de limpieza y algún gasto que surja como un mantenimiento del inmueble.

IMPORTANCIA DEL MANEJO DE EFECTIVO La importancia del manejo de

efectivo en una empresa pequeña o grande radica en el análisis y control

de las repercusiones de la brecha entre el momento en que paga a sus

proveedores, empleados y el momento en que cobra sus facturas. Si no se cuenta con esta información es muy probable que la empresa se

quede sin recursos para seguir operando.

Para evitar este escenario hay que administrar

correctamente el flujo de efectivo, es decir, identificar

el ciclo de cómo se hacen todas las operaciones reales

en tu negocio.

LOS CUATRO PRINCIPIOS PARA EL MANEJO DE EFECTIVO

• Incrementar el volumen de ventas. • Incrementar el precio de ventas. • Mejorar la mezcla de ventas (impulsando

las de mayor margen de contribución). • Eliminar descuentos.

1. Siempre que sea posible se

deben incrementar las

entradas de efectivo"

• Incrementar las ventas al contado. • Pedir anticipos a clientes. • Reducir plazos de crédito.

2. "Siempre que sea posible se deben acelerar las entradas de

efectivo"

• Negociar mejores condiciones (reducción de precios) con los proveedores.

• Reducir desperdicios en la producción y demás actividades de la empresa.

• Hacer bien las cosas desde la primera vez (disminuir los costos de no tener calidad).

3. "Siempre que sea posible se

deben disminuir las

salidas de dinero

• Negociar con los proveedores los mayores plazos posibles.

• - Adquirir los inventarios y otros activos en el momento más próximo a cuando se van a necesitar.

4. "Siempre que sea posible se

deben demorar las salidas de

dinero"

PARA ADMINISTRAR CORRECTAMENTE EL MANEJO DE FLUJO DE EFECTIVO SUGERIMOS:

Identifica los plazos en que entra y sale el efectivo del negocio y determina si en la medida en que crece tu operación entrará más efectivo o requerirás más dinero.

Si tu ciclo financiero genera un excedente de efectivo, trata de sacarle el mayor rendimiento posible.

Si tu ciclo financiero requiere de financiamiento, entonces busca créditos con las tasas más bajas posibles y mejora tu cobranza.

Negociar plazos de pago más largos con tus proveedores, es una excelente opción para que el financiamiento no te cueste un centavo de intereses, utilízalo a tu favor, esto lo puedes hacer, por ejemplo, en pedidos importantes, entre mayor sea el volumen que compres, mayor será tu poder de negociación.

Al administrar tu flujo de efectivo, lo ideal es que la salida del dinero sea lo más lenta posible, para lograrlo sigue estas recomendaciones:

• Realiza tus pagos el último día que puedas hacerlo sin penalización. No pagues de manera anticipada.

• Paga con cheque, preferentemente los viernes (para que el fin de semana el dinero esté flotando en tu cuenta y no en la de tu proveedor).

• Aprovecha todos los descuentos disponibles por pronto pago.

• Crea una política de no adelantos en efectivo (tanto a externos como a empleados).

• Establece políticas y procesos de pago para minimizar la posibilidad de pagos fraudulentos por parte de colaboradores.

Otras herramientas disponibles para manejar tu flujo de efectivoLíneas de crédito, generalmente los bancos son menos propensos a prestar cuando a alguien le urge el dinero. Por eso, la recomendación es abrir líneas de crédito aunque no las necesites en el momento, de esta manera se tendrá disponible en caso de requerirlo.Asegúrate de que estas líneas de crédito te ofrezcan flexibilidad para obtener los recursos en el momento en que los requieras. También que puedas pagar anticipadamente el préstamo antes de tiempo sin penalización, ahorrándote así intereses.

Mejora la cobranzaPara empezar, revisa el desfase entre la venta a crédito del bien o servicio y la emisión del requerimiento de pago. Promueve una facturación frecuente y puntual de las cuentas por cobrar, evitando emitir las facturas a fin de mes, sino inmediatamente después de la venta.Si estás en posibilidades, pide un porcentaje de la venta como adelanto y no pierdas el control del producto o servicio que ofreces hasta que el cliente haga el pago final. Claro, esto no siempre es posible. Una práctica muy efectiva para acelerar la entrada de efectivo es ofrecer descuentos por pronto pago a tus clientes, a si los motivas para que cubran sus deudas lo antes posible. Por supuesto debes cuidar que el monto del descuento sea más alto que el rendimiento que obtendría el cliente si metiera ese dinero a una cuenta de inversión, por ejemplo, un descuento del 5% si el pago es inmediato, del 2% si el pago es en 15 días y el monto neto si paga a 30 días. Todas estas condiciones deben estar por escrito.

Estrategias básicas para el correcto manejo de efectivo

Las estrategias básicas que deberán seguir las empresas en lo referente a la administración del efectivo son las siguientes:

1.- Cubrir las cuentas por pagar lo más tarde posible sin ganar la posición crediticia de la empresa, pero aprovechando cualquiera de los descuentos en efectivo que resulten favorables.

2.- Utilizar el inventario lo más rápido posible, a fin de evitar existencias que podrían resultar en el cierre de la línea de producción o en una pérdida de ventas.

3.- Cobrar las cuentas pendientes lo más rápido posible sin perder ventas futuras debido a procedimientos de cobranza demasiado apremiantes. Pueden emplearse los descuentos por pronto pago, de ser económicamente justificables, para alcanzar este objetivo.