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TECNICAS Y HERRAMIENTAS PARA LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS
DEFINICION DE ALCANCE EN PROYECTOS
REALIZADO POR:
IDROVO ANDREAPEREZ GERMAN
GARCIA RAUL
TUTOR: SAMUEL ANTONIO VARGAS VARGAS
2 junio, 2015
1
PROYECTO “CREACION DE UN CENTRO DE ESTUDIO PREUNIVERSITARIO
EN LA CIUDAD DE BOGOTA”
1. LUGAR DE EJECUCION Y DURACION DEL PROYECTO
-El proyecto se realizara en la ciudad de Bogotá, Colombia, el tiempo de desarrollo
es de 7 meses y el tiempo de vida del proyecto es de plazo indeterminado
2. ENTIDAD SOLICITANTE Y ENTIDAD EJECUTORA
Fundación Educa es la entidad solicitante y la Consultora Advance es la entidad
ejecutante
3. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO
Debido a las exigencias y su alto nivel de puntaje que hoy en idea se requiere para
poder ingresar a las Universidades, tanto públicas como privadas en Colombia La
Fundación Educa, ha visto la necesidad de crear un Centro de Estudios
Preuniversitarios en Bogotá con el fin de preparar a los estudiantes para el
examen del Senescyt (Secretaría de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e
Innovación).
El sistema de evaluación ha cambiado y mientras en épocas pasadas se evaluaba
por conocimientos, en la actualidad el sistema de evaluación y por ende las
actividades tanto presenciales en el aula como extra clase se están enfocando en
las competencias que se forman desde la formación básica de los estudiantes.
2
Lo anterior, busca generar en los estudiantes la capacidad más de conocer, de
saber que el estudiante tenga las capacidades, habilidades y aptitudes para
resolver las situaciones y problemáticas que se le presentan en la vida. (Ministerio
de Educación Nacional, 2008)
Por tanto se busca a través de este proyecto, dar solución a esta problemática con
el fin de que los jóvenes mejoren en sus habilidades, capacidades y aptitudes
para ingresar al sistema de educación superior.
El círculo de estudios contara con una amplia variedad de libros los cuales
aportaran una enseñanza didáctica; cubriendo con todo el prospecto del
postulante
La Fundación Educa se ha basado en los altos porcentajes de estudiantes que
reprueban el examen, siendo este de un 61%.
La Fundación Educa ha contratado los servicios profesionales de la Consultora
Advance, la cual cuenta con 7 años de experiencia en el mercado, con personal
capacitado en su área, por lo tanto garantiza la calidad de su trabajo.
La consultora Advance ha asignada al Ing. Fernando Toral como director del
proyecto el cual estará presente en toda la ejecución del mismo y será la persona
encargada de mantener la comunicación entre la Fundación Educa y la Empresa,
además entregara informes mensuales sobre el avance, cambios o inconvenientes
que se puedan presentar en el proyecto
4. CALIDAD Y PERTENECIA
Hoy en día conocemos la alta competitividad para el ingreso de diversas entidades
universitarias por eso nuestra prioridad es una buena enseñanza con valores
morales; que desarrollen al individuo y los forme académicamente con ayuda de
nuestra infraestructura, apoyo de textos y con charlas de orientación.
3
5. OBJETIVOS DEL PROYECTO
Principal:
Crear un Centro de Educación Preuniversitario en la ciudad de Bogotá enfocado a
la preparación de los estudiantes que se encuentran en el proceso de
presentación de pruebas para el ingreso a la educación superior.
Secundarios:
Establecer las didácticas y metodologías más eficientes con el fin de brindar a los
estudiantes las herramientas necesarias para la presentación de las pruebas de
ingreso a la educación superior.
6. ALCANCE DEL PROYECTO
La Fundación Educa cuenta con un edificio, que se encuentra ubicado en Bogotá
al norte de la ciudad, en la calle Pichincha 3-40 y Bolívar, en el cual funcionara el
Centro de Educación Preuniversitario.
Este edificio consta de tres pisos, de instalaciones de agua, luz, teléfono y
servicios higiénicos, el primer piso estará designado al área administrativa y el
segundo y tercer para las aulas, habrá tres aulas por piso y cada aula tendrá una
pizarra, un escritorio y 20 escritorios individuales.
Se establecen los siguientes requisitos:
- Se contratará los servicios de una empresa de Diseño para que realice el diseño
del Centro de Estudio Preuniversitario en la ciudad de Bogotá y la adecuación del
mismo.
- Se obtendrán los respectivos permisos para el funcionamiento del Centro de
educación Preuniversitario.
- Contratar personal capacitado en las áreas de: razonamiento lógico-matemático, razonamiento verbal, habilidades de comunicación, metodología de proyectos e inglés.
4
- Contratar personal administrativo: recepcionista, secretaria, administrador.
- Contratar los servicios de una empresa de limpieza el cual operara dos veces en el día.
- Los cursos se abrirán cada mes (primeros días) con una duración de 25 días de
clase para curso regular, 3 horas diarias (75 horas cátedra acumuladas) y 11 días
para los cursos de los sábados, 7 horas cada día (77 horas cátedra acumuladas),
ambos cursos tienen el mismo costo y nivel de exigencia, el número de alumnos
por clase es de 15, esto nos permite un óptimo desarrollo del mismo.
- El costo del curso tendrá un valor de 150 dólares aproximadamente por alumno.
- Se visitará todos los colegios educativos del norte de Bogotá con el fin de
promocionar el centro de estudio dirigido a preuniversitarios.
- Instalación de Wifi para el Centro Educativo.
7. ESTRUCTURA DEL TRABAJO DEL PROYECTO
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Finalización de la obra
Control de la obra
Obtención de permiso de
funcionamiento de los bomberos
Realización de entrevistas para área profesional
Distribución de horarios según materia dictada
Realización de la obra
Obtención de permiso de
funcionamiento municipal
Planificar apertura de cursos para el año lectivo 2016
Realización de entrevistas para
área administrativa
Obtención del permiso de
funcionamiento del Ministerio de
Educación
Contratación de la empresa de Diseño
Planificación de cursos
Contratar personal
Obtención de permisos legales
Diseño y adecuación de
edificio
CREACION DE UN CENTRO DE ESTUDIOS PREUNIVERSITARIOS EN LA CIUDAD DE BOGOTA
8. RIESGOS DEL PROYECTO
Riesgo Causa Posible impacto
No contar con todos
los recursos
Planeación
administrativa o
financiera.
No poder ejecutar el
proyecto. Gastar más de
lo planeado.
Alta competencia Altas necesidades en el
mercado, por lo cual se
crean muchas
instituciones de este tipo.
Retirada del mercado
9. VERIFICACION DEL ALCANCE
Dentro de las actividades planteadas en el alcance del proyecto se encuentran:
- Cotización de la empresa de Diseño
- Obtención de permisos para el funcionamiento legal de la institución.
- Modelo de pruebas a realizar a candidatos durante el proceso de selección para
el área administrativa y educativa.
- Cotización de la empresa de limpieza
- Formalización de los cursos, horarios y precios
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Obtención de permiso de
funcionamiento de los bomberos
10. CRONOGRAMA DEL PROYECTO
Nombre de tarea Duración Comienzo Fin Predecesoras
0 147 díaslun 11/05/15
mar 01/12/15
Diseño y adecuación del edificio 120 díaslun 11/05/15
vie 23/10/15
Contratación de la empresa de diseño 20 díaslun 11/05/15
vie 05/06/15
Realización de la obra 90 díaslun 08/06/15
vie 09/10/15
3
Recepción de la obra 10 díaslun 12/10/15
vie 23/10/15
4
Obtención de permisos legales 27 díaslun 26/10/15
mar 01/12/15
Obtención de permiso de funcionamiento del ministerio de educación
27 díaslun 26/10/15
mar 01/12/15
16,5
Obtebción de permiso de funcionamiento municipal
12 díaslun 26/10/15
mar 10/11/15
5
Obtención del permiso de los bomberos 2 díaslun 26/10/15
mar 27/10/15
5
Entrevistas de trabajo 39 díaslun 11/05/15
jue 02/07/15
Análisis y selección de hojas de vida 20 díaslun 11/05/15
vie 05/06/15
Entrevistas de trabajo 5 díaslun 08/06/15
vie 12/06/15
11
Examen médico 10 díaslun 15/06/15
vie 26/06/15
12
Contratación de personal 4 díaslun 29/06/15
jue 02/07/15
13
Planificación de cursos 30 díaslun 11/05/15
vie 19/06/15
Armar el pensum 20 díaslun 11/05/15
vie 05/06/15
Definir métodos de evaluación 5 díaslun 11/05/15
vie 15/05/15
Creación de cursos 10 díaslun 08/06/15
vie 19/06/15
16
7
11. Ruta Crítica
Diagrama de Gantt proyecto Creanción de un Centro de Estudio Pre Universitario 120 132 H=15135 147
110 120 H=0 12d0 20 H=0 20 110 H=0 110 1200 20 20 110
0 0 20d 90d 10d0 0
120 122 H=25145 147
2d0 20 H=108 20 25 H=108 25 35 H=108 35 39 H=108
108 128 128 133 133 143 143 14720d 5d 10d 4d
147 147120 147 H=0 147 147120 147
27d
0 20 H=100100 120
20d
20 30 H=117137 147
10d
0 5 H= 142142 147
5d
Inicio
Contratar empresa
Realización Obra
RecepciónObra
PermisoFuncionamiento Ministerio
PermisoMunicipi
PermisoBomberos
Análisis de hojas
Entrevistas
Examen Médico
Contratación Personal
Armar el pensum
Métodosevaluació
Creación de
Fin
La ruta crítica es la sucesión de actividades de mayor duración y nos ayuda a
determinar cuánto va a durar nuestro proyecto, con un diagrama como el anterior
podemos identificar las actividades que en determinado momento pueden iniciar
simultáneamente y cuales tienen que esperar a que se culmine otra para poder
iniciar, de igual forma podremos determinar la fecha de finalización más temprana
para el proyecto.
Como podemos observar en el gráfico anterior que es el correspondiente a la Ruta
Crítica de nuestro proyecto, se muestra el recorrido en el que nos basaremos para
alcanzar el objetivo de este proyecto, planteado para realizarse en 147 días.
8
12. PRESUPUESTO DEL PROYECTO
ITEMS ACTIVIDADES Unidad CantidadCosto
Unitario Subtotal Total
1 Diseño y adecuación del Centro de Estudios Preuniversitario m2 900 75,00 67.500,00 67.500,002 Obtención de permisos legales und. 1 2.500,00 2.500,00 2.500,003 Entrevistas de trabajo horas 39 42,45 42,45 1.655,554 Planificación de cursos horas 30 55,00 55,00 1.500,005 Equipos de Oficina 10.740,00
Escritorios para personal académico y administrativo und. 9 140,00 1.260,00Juego de escritorio-silla para aulas (6) und. 90 30,00 2.700,00Pizarras und. 6 80,00 480,00Equipos de computación: administrativo - aulas und. 9 600,00 5.400,00Impresoras und. 2 450,00 900,00
6 Infraestructura Tecnológica 10.620,00Proyectores und. 6 420 2.520,00AP (WiFi) und. 3 400 1.200,00Servidor und. 1 6500 6.500,00Multifuncional und. 1 400 400,00
7 Materiales de oficina y menaje mes 4,9 50,00 245,00 245,008 Gastos por limpieza y mantenimiento edificio mes 12 120,00 1.440,00 1.440,009 Servicios Generales 355,00
Consumo agua mes 1 120,00 120,00Consumo energía electrica mes 1 75,00 75,00Servicio internet banda ancha mes 1 80,00 80,00Servicio telefónico mes 1 80,00 80,00
10 Costos Personal Administrativo 18.360,00Secretaria-recepcionista mes 12 550,00 6.600,00Administrador-Contador mes 12 980,00 11.760,00
11 Costo personal Docente 24.000,00Materia: Razonamiento lógico matemático mes 12 500,00 6.000,00Materia: Razonamiento verbal mes 12 500,00 6.000,00Materia: Habilidades de comunicación mes 12 500,00 6.000,00Materia: Metodología de proyectos/ingles mes 12 500,00 6.000,00
TOTAL 138.915,55
Observaciones a tomar en cuenta:
1
Se estima un costo de 75 dólares por metro cuadrado, el edificio tiene 900m2. 2
Se estima un costo de 2500 dólares para que el Centro entre en funcionamiento por permisos y trámites ante el Ministerio de Educación, Municipalidad, Bomberos, entre otros.
3
Este rubro contempla gastos por trabajo a realizarse, con un asesor experto en el tema educativo. Se estima costo hora/hombre por $ 42.45 por 39 días. Los valores indicados son costos referenciales.
9
4Se considera como costo los honorarios profesionales que se estima gastar en un profesional acorde a las necesidades del proyecto, por un mes de trabajo
Se prevé trabajar con artesanos para obtener calidad y buenos precios de pupitres, sillas y pizarras, se estima un costo unitario por juego de escritorio-silla de $ 30 y pizarras de $ 80 c/u
8Se estima un gasto por mantenimiento y limpieza bajo contrato
11 Los docentes se estima trabajarán a medio tiempo, los valores registrados corresponden a estimaciones. En la formulación del proyecto se tendrá especificado la labor de cada uno y por ende su costo real.
13. CURVA DE RECURSOS
10
La curva de recursos es un sistema de gestión que nos muestra una medición del
desempeño del proyecto en lo relativo al presupuesto y su cronograma, partiendo
desde una línea base de acuerdo a lo planificado con un presupuesto calculado y
fijado en base a nuestra planeación de costos y un tiempo de ejecución bien
definido.
De tal manera que tendremos 3 líneas que nos permiten dar seguimiento al
proyecto.
La primera es la del valor planeado (PV) como la que se muestra en la gráfica
anterior donde se especifica el avance del proyecto y el dinero que se va a ejercer
durante la ejecución con forme avanzamos en el proyecto; como podemos
observar dicha gráfica nos indica período a período cómo se ejecutará el costo
respectivo de cada actividad, lo cual comparado con el plan ideal nos indica si
nuestro proyecto puede terminarse dentro del presupuesto especificado.
En nuestro proyecto ejerceremos $140,000 dll en 147 días de acuerdo a lo
planificado y sabemos que durante las primeras 8 semanas nuestros costos
deberían de ser inferiores a $20,000 dll y que entre la semanas 21-22 se habrán
gastado $60,000 dll aproximadamente.
No tendremos las 2 líneas faltantes por que dichas líneas se generan durante la
ejecución del proyecto pero se muestra un ejemplo de ellas en el siguiente gráfico.
11
La segunda línea se refiere al costo real (AC), que durante la ejecución nos va a
indicar el costo real del trabajo ejecutado. Lo ideal es que coincida con la línea del
valor planeado, sin embargo cualquier retraso o cambio durante la ejecución
afectará al presupuesto o al menos el tiempo de ejercerlo se verá afectado.
Y la tercera línea corresponde al valor ganado (EV) que es el valor estimado del
trabajo realmente realizado y que puede ser medido.
Realizar un corte durante la ejecución del proyecto nos ayuda a verificar que
estemos en tiempo y forma dentro de presupuesto si la variación en las curvas es
considerable, se tienen que hacer ajustes para poder llegar a una terminación
satisfactoria de nuestro proyecto.
12
Conclusiones
1. El Administrador de proyectos debe tener la visión financiera con el fin de
proyectar los costos, gastos y de esta forma realizar el presupuesto del proyecto.
2. A través del presente se proyecta determinar las posibles necesidades y
falencias con lo referente al sistema educativo y sus diferentes estrategias de
evaluación.
3. Una buena planeación de los proyectos en cuanto a sus aspectos principales,
como lo son el tiempo, alcance, costo y calidad, permiten la buena gestión de los
proyectos y por tanto garantiza o por lo menos prevé una mejor rentabilidad del
proyecto.
4. Las diferentes técnicas de administración del proyecto como lo son el método
PERT, ruta crítica, diagramas de Gantt, entre otras permite la buena gestión de los
proyectos, así como emplear de la mejor manera posible los recursos con los que
cuenta el Administrador de Proyectos.
5.- Las gráficas S son una herramienta que nos permite monitorear el tiempo de
ejecución y los gastos generados de acuerdo a l avance del proyecto, es
recomendable hacer varios cortes para verificar que estamos dentro de lo
planeado o para poder hacer algún ajuste en caso de ser necesario.
13
Bibliografía
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proyecto-como_292681/. Recuperado el 3 de Mayo de 2015, de
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Nacional, M. d. (s.f.). http://www.mineducacion.gov.co/1621/article-162392.html.
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http://ivanrivera-pmp.blogspot.com/2011/11/como-se-puede-definir-y-medir-el-
exito.html. Recuperado el 1 de Mayo de 2015, de http://ivanrivera-
pmp.blogspot.com/2011/11/como-se-puede-definir-y-medir-el-exito.html:
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