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CIRCULAR INFORMATIVA:
RECOMENDACIÓN DE SUMINISTRO Y ARCHIVO DE INFORMACION
CON CARÁCTER MENSUAL
Huelva, 11 de octubre de 2016
Estimado cliente,
Los constantes y numerosísimos cambios normativos, las nuevas responsabilidades de
los administradores de sociedades, la presión fiscal actual, entre otras cuestiones,
hacen que los empresarios y los directivos deban prestar especial atención a la
llevanza de la administración del negocio para evitar riesgos innecesarios. Hoy día ser
administrador, es sin duda, una profesión de alto riesgo, por lo que debemos extremar
las precauciones para tener todos los aspectos legales perfectamente en orden.
Cabe destacar por ejemplo las obligaciones contenidas en el Reglamento de
Facturación, en el que se obligan a realizar las operaciones con una periodicidad
máxima mensual. También podemos nombrar los Planes de Cumplimiento Normativo
en los que se establece que la disponibilidad de recursos financieros es una obligación
del administrador de la empresa para el ejercicio de la actividad empresarial.
En este sentido permítenos los siguientes consejos al objeto de mejorar esta llevanza:
- El empresario o administrador debe guardar en una carpeta o en un sobre
todas las facturas de ingresos y gastos que durante un mes le vayan llegando.
En las facturas debemos anotar la forma y fecha de pago de la misma.
- Así mismo el empresario o administrador debe imprimir a final de cada mes en
papel o en un pdf un extracto de todos los bancos de la empresa en el que
quede perfectamente explicadas las operaciones en él efectuadas.
- Estos dos elementos, sobre con facturas y extractos de bancos deben ser
aportadas a la asesoría en los diez días siguientes después de cerrar el mes.
- La asesoría con estos datos contabiliza, estudia y elabora un informe mensual
que es remitido al cliente para el seguimiento mensual del negocio.
- Junto con el informe se devuelve la documentación para su archivo mínimo de
6 años.
Las normativa actual está endureciendo la responsabilidad de los empresarios y
administradores por lo que rogamos atiendas nuestros consejos para poder seguir en
un marco de seguridad jurídica. Aportar los documentos incompletos o fuera de
tiempo a la asesoría conlleva hacer el trabajo rápido y mal. Debemos concienciarnos
de que cada mes hay que cerrar la contabilidad y los bancos de este mes y dejar todo
bien contabilizado, analizado y archivado.
Por último es preciso la incorporación total de las empresas a la era digital. Todos los
trámites con seguridad social y Agencia Tributaria, y en breve con todo el resto de
administraciones, son ya por sus oficinas virtuales, por lo que es imprescindible poseer
un certificado digital, recibir las notificaciones por buzones virtuales e invertir en
software para la gestión de las empresas vía on line.
Atentamente
Tu gestor Eurosega.-
