Tai lieu hoc tap. to chuc cong tac ke toan

MỤC LỤC

Bài 3: Tổ chức công tác kế toán (30 tiết).......................................................................863.1. Tổ chức bộ máy kế toán...........................................................................................863.1.1. Khái niệm, căn cứ xây dựng mô hình bộ máy kế toán............................................863.1.1.1. Khái niệm bộ máy kế toán...................................................................................863.1.1.2. Căn cứ xây dựng bộ máy kế toán........................................................................863.1.2. Các hình thức tổ chức bộ máy kế toán...................................................................863.1.2.1. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung.......................................................873.1.2.2. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán.......................................................883.1.2.3. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán.........................893.2. Tổ chức chứng từ kế toán.........................................................................................903.2.1. Nguyên tắc tổ chức chứng từ kế toán......................................................................903.2.2. Nội dung tổ chức chứng từ kế toán..........................................................................913.2.2.1. Xác định danh mục chứng từ...............................................................................913.2.2.2. Tổ chức lập chứng từ...........................................................................................923.2.2.3. Tổ chức kiểm tra chứng từ...................................................................................933.2.2.4. Tổ chức luân chuyển chứng từ............................................................................943.2.2.5. Tổ chức sử dụng chứng từ...................................................................................943.2.2.6. Tổ chức bảo quản, lưu trữ và hủy chứng từ........................................................953.2.3. Tổ chức lập và luân chuyển một số loại chứng từ kế toán chủ yếu.........................963.2.3.1. Tổ chức chứng từ tiền mặt...................................................................................963.2.3.2. Tổ chức chứng từ hàng tồn kho...........................................................................983.2.3.3. Tổ chức chứng từ lao động và tiền lương.........................................................1003.2.3.4. Tổ chức chứng từ TSCĐ....................................................................................1003.2.3.5. Tổ chức chứng từ bán hàng...............................................................................1013.3. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán.......................................................................1013.3.1. Khái niệm, nhiệm vụ tổ chức hệ thống TKKT......................................................1013.3.1.1. Khái niệm tổ chức hệ thống TKKT....................................................................1013.3.1.2. Nhiệm vụ tổ chức tài khoản kế toán..................................................................1023.3.2. Nguyên tắc tổ chức hệ thống TKKT......................................................................1023.3.3. Nội dung tổ chức TKKT.......................................................................................1023.3.3.1. Các yêu cầu khi tổ chức hệ thống tài khoản.....................................................1023.3.3.2. Xây dựng các loại tài khoản cho đối tượng hạch toán.....................................1033.3.3.3. Xây dựng nội dung, kết cấu, hình thức cho tài khoản.......................................1033.3.3.4. Xây dựng mối quan hệ ghi chép cho từng tài khoản.........................................1033.3.4. Chế độ tài khoản kế toán hiện hành và tổ chức vận dụng.....................................103

1

3.4. Tổ chức hệ thống sổ kế toán...................................................................................1053.4.1. Nhiệm vụ tổ chức hệ thống sổ kế toán..................................................................1053.4.2. Nguyên tắc tổ chức hệ thống sổ kế toán................................................................1063.4.3. Nội dung tổ chức hệ thống sổ kế toán...................................................................1063.4.3.1. Lựa chọn hình thức tổ chức sổ kế toán...............................................................1063.4.3.2. Lựa chọn chủng loại và số lượng sổ kế toán......................................................1073.4.3.3. Tổ chức xây dựng, thiết kế quy trình ghi chép sổ kế toán...................................1083.4.3.4. Tổ chức quá trình ghi chép vào sổ kế toán.........................................................1093.4.3.5. Tổ chức quá trình bảo quản, lưu trữ sổ kế toán.................................................1103.4.4. Các hình thức sổ kế toán........................................................................................1113.4.4.1. Hình thức sổ kế toán..........................................................................................1113.4.4.2. Hình thức kế toán nhật ký - Sổ cái......................................................................1113.4.4.3. Hình thức kế toán Nhật ký chung.......................................................................1123.4.4.4. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ.....................................................................1133.4.4.5. Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ...................................................................1143.4.4.6. Hình thức kế toán trên máy vi tính.....................................................................1143.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán.........................................................................1153.5.1. Khái quát chung về tổ chức hệ thống báo cáo kế toán..........................................1153.5.1.1. Khái niệm...........................................................................................................1153.5.1.2. Vai trò của chế độ báo cáo kế toán...................................................................1153.5.2. Nội dung tổ chức báo cáo kế toán.........................................................................1153.5.2.1. Quy định cơ cấu và mẫu biểu báo cáo kế toán...................................................1153.5.2.2. Quy định trách nhiệm lập, thời hạn lập và gửi báo cáo tài chính......................1163.5.2.3. Quy định trách nhiệm của người kiểm tra, kiểm soát báo cáo kế toán..............1173.5.2.4. Quy định nơi nhận hoặc công khai báo cáo kế toán..........................................1173.5.2.5. Quy định về phương pháp lập báo cáo kế toán..................................................1183.5.3. Tổ chức vận dụng chế độ báo cáo kế toán.............................................................118

2

Bài 3: Tổ chức công tác kế toán (30 tiết)

3.1. Tổ chức bộ máy kế toán

3.1.1. Khái niệm, căn cứ xây dựng mô hình bộ máy kế toán

3.1.1.1. Khái niệm bộ máy kế toán

Bộ máy kế toán ở đơn vị là tập thể cán bộ, nhân viên kế toán cùng thực hiện

toàn bộ công tác kế toán, thống kê và công tác tài chính (tài vụ) ở đơn vị.

3.1.1.2. Căn cứ xây dựng bộ máy kế toán

- Các đơn vị khác nhau về lĩnh vực hoạt động, quy mô và phạm vi hoạt động và

về nhiều yếu tố khác nữa, vì vậy không thể xây dựng được mô hình chung của bộ máy

kế toán cho mọi đơn vị, mà mỗi đơn vị phải tự xây dựng mô hình bộ máy kế toán ở

đơn vị mình cho phù hợp.

- Để xây dựng mô hình bộ máy kế toán ở đơn vị một cách khoa học và hợp lý

cần phải dựa vào các căn cứ sau:

+ Lĩnh vực hoạt động của đơn vị;

+ Đặc điểm và quy trình hoạt động của đơn vị;

+ Quy mô và phạm vi địa bàn hoạt động của đơn vị;

+ Mức độ phân cấp quản lý kinh tế, tài chính nội bộ;

+ Trình độ trang bị, sử dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán;

+ Biên chế bộ máy kế toán và trình độ nghề nghiệp của đội ngũ nhân viên kế

toán hiện có.

3.1.2. Các hình thức tổ chức bộ máy kế toán

- Hình thức tổ chức bộ máy kế toán là việc lựa chọn, xắp xếp bộ máy đó làm

việc theo dạng nào cho phù hợp với quy mô của doanh nghiệp, phù hợp với trình độ tổ

chức sản xuất và tổ chức quản lý của doanh nghiệp.

- Các căn cứ để lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán hợp lý:

+ Đặc điểm về tổ chức sản xuất kinh doanh, lĩnh vực sản xuất kinh doanh;

+ Qui mô, địa bàn hoạt động của doanh nghiệp (không gian bố trí các đơn vị);

+ Đặc điểm về tổ chức doanh nghiệp, mức độ phân cấp quản lý kế toán tài chính;

+ Biên chế và năng lực trình độ của đội ngũ kế toán của đơn vị;

+ Trình độ, trang thiết bị phương tiện kỹ thuật;

+ Điều kiện về thị trường và chiến lược phát triển của doanh nghiệp;

3

Các nhân tố và điều kiện này chi phối tác động lẫn nhau vì vậy phải phối hợp

các nhân tố và điều kiện trong một thực tế cụ thể để xác định được một hình thức tổ

chức bộ máy kế toán vừa khoa học vừa hợp lý;

Hiện nay có 3 hình thức tổ chức: Tổ chức công tác kế toán tập trung, tổ chức

công tác kế toán phân tán, tổ chức công tác kế toán nửa tập trung nửa phân tán.

3.1.2.1. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung

a) Nội dung

- Hình thức này thường được áp dụng cho các DN có hoặc không có đơn vị

trực thuộc, có quy mô vừa và nhỏ, công việc hạch toán không nhiều, hoặc đối với

những doanh nghiệp có quy mô lớn nhưng địa bàn tập trung, phương tiện thông tin

liên lạc dễ dàng;

- Theo hình thức này toàn doanh nghiệp (công ty, tổng công ty) chỉ có một

phòng kế toán trung tâm làm đơn vị kế toán cơ sở, còn các đơn vị trực thuộc không có

tổ chức kế toán riêng. Trong trường hợp này đơn vị trực thuộc chưa được phân cấp

quản lý kế toán tài chính nội bộ ở mức độ chưa cao;

- Phòng kế toán chịu trách nhiệm thực hiện toàn bộ công tác kế toán thống kê

tài chính trong toàn doanh nghiệp. Tại đơn vị trực thuộc có các nhân viên hạch toán

làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ để hàng ngày hoặc

định kỳ chuyển về phòng kế toán kiểm tra, luân chuyển và ghi sổ kế toán;

- Tổ chức theo hình thức này thì bộ máy kế toán ở doanh nghiệp là chủ yếu có

thể chia làm nhiều bộ phận như sau:

+ Bộ phận tài chính kế toán vốn bằng tiền, vay và thanh toán: Làm nhiệm vụ

giúp kế toán trưởng xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính doanh nghiệp, theo dõi

tình hình biến động về vốn bằng tiền, các khoản nợ phải thu phải trả, lập báo cáo lưu

chuyển tiền tệ và các báo cáo nội bộ khác;

+ Bộ phận kế toán tài sản cố định và hàng tồn kho;

+ Bộ phận kế toán chi phí nhân công và bảo hiểm xã hội;

+ Bộ phận tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành;

+ Bộ phận kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh;

+ Bộ phận kế toán tổng hợp và kiểm tra.

4

b) Sơ đồ

3.1.2.2. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán

a) Nội dung

- Hình thức này thường được áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô lớn, có

các đơn vị trực thuộc mà mỗi đơn vị trực thuộc đều được hạch toán tương đối hoàn

chỉnh, địa bàn phân tán. Theo hình thức này toàn doanh nghiệp vừa có một phòng kế

toán trung tâm làm đơn vị kế toán cơ sở (ở đơn vị chính: Công ty, tổng công ty...), vừa tổ

chức phòng kế toán ở đơn vị trực thuộc. Các đơn vị trực thuộc trong trường hợp này đã

được phân cấp quản lý kế toán tài chính nội bộ ở mức độ cao như được giao vốn, hạch

toán kết quả kinh doanh.

- Trong trường hợp này toàn bộ công việc kế toán tài chính của doanh nghiệp

được phân công như sau:

+ Phòng kế toán trung tâm: Thực hiện các phần công việc kế toán phát sinh ở

đơn vị chính và báo cáo kế toán phần công việc thực hiện. Xây dựng và quản lý kế

hoạch tài chính, hướng dẫn thực hiện công tác kế toán và thông kê, hướng dẫn kiểm tra

công tác kế toán ở các đơn vị trực thuộc, thu nhận kiểm tra báo cáo kế toán của các

đơn vị trực thuộc để tổng hợp lập báo cáo kế toán toàn doanh nghiệp;

+ Phòng kế toán ở các đơn vị trực thuộc: Xây dựng và quản lý kế hoạch tài

chính của đơn vị, tổ chức thực hiện toàn bộ kế toán ở đơn vị để định kỳ lập báo cáo kế

toán gửi về phòng kế toán trung tâm, tổ chức thống kê các chỉ tiêu kinh tế trong phạm

vi đơn vị để phục vụ yêu cầu quản lý của đơn vị trực thuộc.

5

KẾ TOÁN TRƯỞNG

Bộ phận kế

toán vật tư, hàng hoá

Bộ phận tài

chính

Bộ phận kế

toán TSCĐ và đầu tư dài hạn

Bộ phận kế

toán tiền

lương và

BHXH

BP kế toán chi phí sản xuất và

GTSP

Bộ phận

kế toán bán

hàng KQKD

Bộ phận

kế toán nguồn vốn và các quỹ

DN

Bộ phận kế

toán tổng

hợp và kiểm tra

Các nhân viên kinh tế ở các đơn vị trực thuộc

Quan hệ chỉ đạo

b) Sơ đồ78

3.1.2.3. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán

a) Nội dung

- Hình thức này thường được áp dụng cho các DN có quy mô lớn địa bàn

hoạt động rộng, có các đơn vị trực thuộc mà phân cấp quản lý kế toán tài chính là

khác nhau;

- Theo hình thức này toàn doanh nghiệp vẫn tổ chức phòng kế toán trung tâm

làm đơn vị kế toán cơ sở chính nhưng ở các đơn vị trực thuộc thì tuỳ thuộc vào đặc

điểm kinh doanh mà có thể tổ chức kế toán riêng hoặc không tổ chức hoặc phân định

một số phần hành giữa đơn vị trung tâm và đơn vị trực thuộc. Đây là hình thức kết hợp

hai hình thức trên, nếu ở các đơn vị trực thuộc đã được phân cấp quản lý kế toán tài

chính ở mức độ cao thì tổ chức công tác kế toán riêng, còn lại đơn vị chưa được phân

cấp quản lý kế toán tài chính thì không tổ chức kế toán riêng mà nội dung hoạt động kế

toán tài chính ở đơn vị này do phòng kế toán trung tâm đảm nhận.

- Công tác kế toán theo hình thức này được phân công như sau:

+ Phòng kế toán trung tâm: Xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính của doanh

nghiệp, thực hiện các phần hành công việc kế toán phát sinh ở đơn vị chính và đơn vị

trực thuộc không tổ chức kế toán riêng, hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán ở các đơn

vị trực thuộc có tổ chức kế toán riêng, thu nhận kiểm tra báo cáo kế toán của các đơn

6

Bộ phận tài chính

Kế toán vật tư, hàng hoá


Bộ phận kế toán hoạt động chung của doanh nghiệp

Bộ phận kế toán tổng hợp

Bộ phận kiểm tra kế toán

Phòng (tổ) kế toán ở các đơn vị phụ thuộc

Trưởng phòng (tổ trưởng) kế toán

Kế toán tài sản cố định

Kế toán tiền

lương và BHXH

Kế toán chi phí

sản xuất, giá

thành

Kế toán bán

hàng kết quả kinh

doanh

Kế toán tổng hợp


vị trực thuộc để lập báo cáo kế toán toàn doanh nghiệp.

+ Phòng kế toán ở các đơn vị trực thuộc có tổ chức kế toán riêng: Xây dựng và

quản lý kế hoạch tài chính của đơn vị, thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê,

định kỳ lập báo cáo kế toán gửi về phòng kế toán trung tâm.

+ Ở đơn vị trực thuộc không tổ chức kế toán riêng: Bố trí các nhân viên hạch

toán làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thực hiện từng phần hành công việc kế toán cụ

thể do phòng kế toán trung tâm phân công, định kỳ lập và gửi báo cáo đơn giảm các

phần hành về phòng kế toán trung tâm.

b) Sơ đồ

3.2. Tổ chức chứng từ kế toán

3.2.1. Nguyên tắc tổ chức chứng từ kế toán

- Căn cứ vào quy mô sản xuất – kinh doanh, loại hình hoạt động, trình độ,

cách thức tổ chức quản lý để xác định số lượng, chủng loại chứng từ kế toán và trình

tự luân chuyển chứng từ phù hợp;

- Căn cứ vào yêu cầu quản lý tài sản và các thông tin về tình hình biến động tài sản

để tổ chức sử dụng chứng từ thích hợp và luân chuyển giữa các bộ phận có liên quan;

7


Bộ phận tài chính Bộ phận

kế toán tài sản cố định

Bộ phận kế toán vật

tư hàng hoá

Bộ phận kế toán tiền

lương, bảo hiểm xã

hội

Bộ phận kế toán

...

Bộ phận kế toán

tổng hợp và kiểm

tra

Nhân viên kinh tế ở các đơn vị trực thuộc không có tổ chức

kế toán riêng

Phòng (tổ) kế toán ở các đơn vị trực thuộc

Trưởng phòng (tổ trưởng) kế toán

Kế toán TSCĐ

Kế toán vật tư, hàng hoá

Kế toán CPSX, giá

thành

Kế toán bán hàng

Kế toán tổng hợp


- Căn cứ vào nội dung và đặc điểm của từng loại chứng từ để xây dựng quy

trình luân chuyển chứng từ phù hợp cho từng loại;

- Căn cứ vào chế độ do Nhà nước ban hành được áp dụng thống nhất để tăng

cường tính pháp lý của chứng từ kế toán và bảo đảm cho chứng từ là căn cứ pháp lý

quan trọng trong ghi sổ kế toán, cung cấp thông tin cho quản lý.

3.2.2. Nội dung tổ chức chứng từ kế toán

3.2.2.1. Xác định danh mục chứng từ

- Xác định loại chứng từ

- Xác định nội dung và hình thức của chứng từ: chứng từ sử dụng phải có đủ

các yếu tố cơ bản cần thiết và các yếu tố bổ sung trên chứng từ.

a) Chứng từ kế toán được coi là hợp pháp phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Theo thông tư 200/2014/TT-BTC thì tất cả các chứng từ kế toán đều thuộc

loại hướng dẫn (không bắt buộc), doanh nghiệp có thể lựa chọn áp dụng theo biểu mẫu

ban hành hoặc tự thiết kế phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn

vị nhưng phải đảm bảo cung cấp những thông tin theo quy định của Luật kế toán và

các văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế;

- Nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính trên chứng từ kế toán không được viết

tắt, không được tẩy xoá, sửa chữa;

- Phản ánh đúng nội dung, bản chất nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh có liên

quan đến đơn vị;

- Chữ ký trên chứng từ phải đúng chữ ký của người có trách nhiệm liên quan,

những chứng từ giao dịch với pháp nhân bên ngoài thì liên gửi ra bên ngoài phải có

dấu của đơn vị kinh tế (nếu có).

b) Chứng từ kế toán được coi là hợp lệ phải là chứng từ hợp pháp và phải

đảm bảo các yêu cầu sau:

- Các số liệu thông tin phản ánh trên chứng từ phải đúng với thực tế về không

gian, thời gian, địa điểm và giá cả;

- Các số liệu được tính toán theo đúng phương pháp và đúng kết quả;

- Trường hợp đơn vị có sử dụng hệ thống định mức, đơn giá của Nhà nước thì

các chỉ tiêu trên chứng từ phải phù hợp với tiêu chuẩn định mức đơn giá trong từng

thời kỳ;

8

- Ngoài ra, với các chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế pháp lý giữa các pháp

nhân thì phải có chữ ký của người kiểm soát (kế toán trưởng) và người phê duyệt (thủ

trưởng đơn vị), đóng dấu đơn vị. Đối với các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ bán

hàng, cung cấp dịch vụ thì còn phải có thêm một số yếu tố thuế suất và số thuế phải

nộp. Còn có chứng từ có thể có thêm một số yếu tố bổ sung nhằm phản ánh các chỉ

tiêu mang tính đặc thù của ngành.

3.2.2.2. Tổ chức lập chứng từ

- Các nghiệp vụ kinh tế pháp sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán

đều phải lập chứng từ kế toán, chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp

vụ kinh tế tài chính;

- Tổ chức lập chứng từ là xây dựng qui chế lập và trách nhiệm hình thành của

chứng từ đảm bảo cho chúng hình thành theo đúng chế độ quy định, theo yêu cầu quản

lý và yêu cầu ghi sổ kế toán;

- Lập chứng từ phải đảm bảo các yêu cầu sau:

+ Có yếu tố cơ bản và yếu tố bổ sung (nếu có);

+ Lập theo mẫu hướng dẫn;

+ Ghi đủ các yếu tố của chứng từ;

+ Không tẩy xóa chứng từ, nếu lập sai thì phải hủy và lập lại;

+ Đảm bảo chế độ nhân liên theo yêu cầu luân chuyển chứng từ giữa các bộ

phận trong đơn vị và các phần hành kế toán.

- Xây dựng hệ thống chứng từ ban đầu theo các mẫu hướng dẫn để ghi nhận đầy

đủ thông tin về nội dung các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh. Tổ chức luân

chuyển chứng từ ban đầu khoa học, hợp lý để các bộ phận có liên quan thực hiện các

nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ có thể kiểm tra, ghi chép

hạch toán được kịp thời;

- Các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh hàng ngày ở tất cả các bộ phận trong

doanh nghiệp, liên quan đến người lao động vì vậy cần phải tổ chức thu nhận thông tin

bằng các chứng từ ban đầu ở tất cả các bộ phận. Chứng từ ban đầu giúp cho việc hạch

toán ban đầu được chính xác, đây là công việc khởi đầu của quy trình kế toán, tuy

nhiên không hoàn toàn do kế toán viên thực hiện mà do nhưng người làm việc ở các

bộ khác trong doanh nghiệp được phân công thực hiện với sự hướng dẫn, kiểm tra và

giám sát của phòng kế toán doanh nghiệp;

9

- Các nghiệp vụ nội sinh khi phát sinh cũng phải lập chứng từ kế toán làm căn

cứ ghi sổ. Đại bộ phận các chứng từ kế toán về nghiệp vụ nội sinh do các kế toán viên

lập. Doanh ngiệp cần xây dựng mẫu chứng kế toán về nghiệp vụ nội sinh do các kế

toán viên lập. Doanh nghiệp cần xây dựng mẫu chứng từ thống nhất, thích hợp với

từng loại nghiệp vụ nội sinh thường phát sinh trong doanh nghiệp (là các nghiệp vụ

phân bổ và trích trước chi phí để tính giá thành, phân bổ cho các đối tượng, các nghiệp

vụ liên quan đến việc xác định kết quả hoạt động kinh doanh - vẫn thường gọi là bút

toán điều chỉnh, bút toán kết chuyển).

3.2.2.3. Tổ chức kiểm tra chứng từ

- Chứng từ kế toán vừa là phương tiện chứa đựng thông tin vừa là phương tiện

truyền tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành ở

doanh nghiệp;

- Tổ chức phân công các kế toán viên chịu trách nhiệm thu nhận chứng từ về

từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính thuộc phần hành công việc của mình và bắt buộc

phải kiểm tra chặt chẽ chứng từ kế toán trước khi ghi sổ kế toán;

- Nội dung kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm: (khi tiếp nhận chứng từ kế toán

phải kiểm tra)

+ Kiểm tra việc ghi đầy đủ các yếu tố của chứng từ nhằm đảm bảo tính pháp lý

của số liệu kế toán;

+ Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kế toán tài chính trong chứng từ nhằm

đảm bảo việc tuân thủ các chế độ về quản lý kế toán tài chính của nhà nước ngăn chặn

kịp thời các hiện tượng tham ô lãng phí;

+ Kiểm tra tính hợp lý của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh

trong chứng từ. Tính hợp lý là nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh phải phù hợp với

kế hoạch, với dự toán hay hợp đồng, phù hợp với các định mức kinh tế kỹ thuật, phù

hợp với kỷ luật thanh toán, tín dụng, phù hợp với giá cả thị trường hiện tại;

+ Kiểm tra tính chính xác và trung thực của các thông tin trên chứng từ (bao

gồm nội dung chỉ tiêu, yếu tố số lượng và chất lượng, hiện vật và giá trị). Kiểm tra căn

cứ và phương pháp tính các chỉ tiêu giá trị phản ánh trong chứng từ nhằm bảo đảm

tính chính xác của số liệu kế toán;

Kiểm tra chứng từ kế toán (các thông tin về hoạt động kế toán tài chính) là một

chức năng của hạch toán kế toán vì vậy các kế toán viên phải coi trọng việc kiểm

10

chứng từ trước khi ghi sổ kế toán để bảo đảm chất lượng thông tin kế toán;

Muốn thực hiện tốt việc kiểm tra chứng từ kế toán đòi hỏi phải nắm chắc chế độ

quản lý kế toán tài chính hiện hành, năm chắc kỷ luật thanh toán, tín dụng, các định

mức kinh tế kỹ thuật có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, nắm chắc giá cả

thị trường về các đối tượng tính giá ở doanh nghiệp.

3.2.2.4. Tổ chức luân chuyển chứng từ

- Khái niệm: Để phục vụ cho công tác quản lý và công tác hạch toán kế toán,

chứng từ kế toán luân phải vận động từ bộ phận này sang bộ phận khác theo một trình

tự nhất định phù hợp với từng loại chứng từ và nghiệp vụ kinh tế phát sinh tạo thành

một chu trình gọi là sự luân chuyển chứng từ;

Chứng từ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính từ khi phát sinh đến

ghi sổ kế toán xong đưa vào bảo quản, lưu trữ có liên quan đến các bộ phận chức năng,

các cán bộ quản lý trong đơn vị, liên quan đến các bộ phận kế toán trong phòng kế

toán. Từng loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến các bộ phận, các cá nhân

nhất định, phù hợp với chức năng nhiệm vụ được phân công, vì vậy cần phải xây dựng

kế hoạch luân chuyển chứng từ kế toán thích hợp với từng loại nghiệp vụ kinh tế, tài

chính phát sinh ở đơn vị để các bộ phận chức năng, các cá nhân có trách nhiệm có thể

thực hiện được việc kiểm tra các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phản ánh trong

chứng từ và ghi chép hạch toán kịp thời theo nhiệm vụ được phân công;

Trong kế hoạch luân chuyển chứng từ cần phải quy định rõ trình tự luân chuyển

chứng từ kế toán từ khi lập hoặc thu nhận đến khi ghi sổ kế toán xong phải qua các bộ

phận quản lý hoặc cán bộ quản lý nào để xem xét, phê duyệt, kiểm tra nội dung kinh tế

phản ánh trên chứng từ; thời hạn lưu trữ chứng từ, chuyển chứng từ cho bộ phận kế

tiếp nhằm đảm bảo cho việc ghi nhận thông tin kế toán được kịp thời phục vụ tốt cho

việc quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị.

Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau:

- Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;

- Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám

đốc doanh nghiệp ký duyệt;

- Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán;

- Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.

3.2.2.5. Tổ chức sử dụng chứng từ

11

- Chứng từ là cơ sở để ghi sổ kế toán, số liệu để ghi sổ kế toán là số liệu của

chứng từ gốc hợp pháp và hợp lệ. Trước khi ghi sổ kế toán các kế toán viên phải phân

loại chứng từ theo các tiêu thức phân loại đã được xác định;

- Chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nước ngoài khi sử dụng để ghi sổ kế toán

phải được dịch ra tiếng việt;

- Căn cứ vào phương pháp kế toán của đơn vị, kế toán sử dụng chứng từ để ghi

sổ kế toán (sổ tổng hợp và sổ chi tiết):

+ Đơn vị sử dụng hình thức Nhật ký - Sổ cái: Từ chứng từ gốc (theo trình tự

thời gian) lập bảng tổng hợp chứng từ gốc rồi ghi vào Nhật ký - Sổ cái đồng thời ghi

vào thẻ, sổ chi tiết;

+ Đơn vị sử dụng hình thức Nhật ký Chung: Từ các chứng từ phát sinh ghi vào

2 sổ kế toán tổng hợp riêng biệt Sổ nhật ký chung và sổ cái, sau đó dùng các số liệu

trên chứng từ ghi vào sổ kế toán chi tiết;

+ Đơn vị sử dụng hình thức Chứng từ ghi sổ: Hình thức này tách rời việc ghi sổ

kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết thành 2 bước công việc độc lập nhau. Căn cứ vào

chứng từ hàng ngày kế toán lập thành các chứng từ ghi sổ, chứng từ ghi sổ là cơ sở ghi

sổ kế toán tổng hợp (sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái). Cơ sở để ghi sổ kế toán chi

tiết là các chứng từ gốc đính kèm chứng từ ghi sổ đã lập;

+ Đơn vị sử dụng hình thức nhật ký - chứng từ: Căn cứ vào chứng từ kế toán

tiến hành phân loại chứng từ đưa vào các bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại để lập

thành các nhật ký chứng từ. Nhật ký chứng từ ghi các nghiệp vụ cùng loại theo bên có

các tài khoản và ghi bên Nợ nhiều tài khoản. Các sổ chi tiết dựa trên các chứng từ gốc

và các bảng phân bổ để ghi sổ;

Chứng từ có ý nghĩa hết sức quan trọng đến việc ghi sổ kế toán và cung cấp

thông tin kế toán cho các đối tượng sử dụng vì vậy phải tổ chức việc lập, kiểm tra

chứng từ kế toán thật tốt để phản ánh trung thực tình hình kinh tế tài chính và kết quả

hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

3.2.2.6. Tổ chức bảo quản, lưu trữ và hủy chứng từ

Nghị định 128/2004/NĐ-CP ngày 31 tháng 5 năm 2004 của chính phủ hướng

dẫn thi hành luật kế toán. QĐ 218/2000/QĐ-BTC ngày 29 tháng 12 năm 2000 của Bộ

trưởng bộ tài chính ban hành chế độ chứng từ kế toán và mới nhất là TT 200/2014/TT-

BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 quy định:

- Tài liệu kế toán là chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo

12

kiểm toán, báo cáo kiểm tra và các tài liệu khác có liên quan đến kế toán;

- Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá

trình sử dụng. Người làm kế toán có trách nhiệm bảo quản tài liệu của mình trong quá

trình sử dụng;

- Tài liệu kế toán lưu phải là bản chính. Đối với chứng từ kế toán chỉ có một

bản chính nhưng cần phải lưu trữ ở cả 2 nơi thì một trong hai nơi được lưu trữ bản

chứng từ sao chụp;

- Chứng từ điện tử trước khi đưa vào lưu trữ phải in ra giấy để lưu trữ theo qui

định lưu trữ tài liệu kế toán. Trường hợp chứng từ điện tử được lưu trữ bản gốc trên

thiết bị đặc biệt thì phải lưu trữ các thiết bị đọc tin phù hợp để sử dụng khi cần thiết;

- Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp xếp

thành từng bộ hồ sơ riêng theo thứ tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm;

- Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán phải chịu trách nhiệm tổ chức

bảo quản lưu trữ tài liệu kế toán về sự an toàn, đầy đủ, hợp pháp của tài liệu kế toán;

- Tài liệu kế toán phải được lưu trữ tại kho lưu trữ của đơn vị. Kho lưu trữ tài

liệu kế toán phải có đầy đủ thiết bị bảo quản và bảo quản an toàn trong quá trình lưu

trữ theo quy định của pháp luật;

- Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu là 5 năm, 10 năm, 20 năm, có loại vĩnh

viễn (theo điều 40 của pháp luật kế toán). Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ sau 12 tháng

tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm, hoặc báo cáo quyết toán được duyệt;

- Tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ được phép tiêu hủy, khi tiêu hủy phải có

quyết định của Hội đồng đánh giá tài liệu lưu trữ.

3.2.3. Tổ chức lập và luân chuyển một số loại chứng từ kế toán chủ yếu

3.2.3.1. Tổ chức chứng từ tiền mặtChứng từ chi tiền mặt phải do người có thẩm quyền ký duyệt chi, kế toán trưởng hoặc người

được ủy quyền kỳ trước khi thực hiện.

Nghiệp vụ thu - chi tiền mặt

Thu tiền Chi tiền

1. Thu từ bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ 1. Chi do xuất quỹ nộp vào ngân hàng

2. Thu từ đi vay 2. Chi cho vay

3. Thu từ rút TGNH về nhập quỹ 3. Chi cho hoạt động đầu tư góp vốn

4. Thu từ các khoản nợ phải thu 4. Chi thanh toán các khoản nợ phải trả

5. Thu từ các khoản đầu tư chứng khoán, 5. Chi khác cho hoạt động sản xuất kinh

13

hoạt động tài chính, hoạt động khác. doanh.

a) Chứng từ sử dụng

- Biên lai thu tiền: Là chứng từ trung gian thu tiền trước khi nộp vào quỹ tập

trung của đơn vị;

- Phiếu thu: MS01-TT do kế toán thanh toán lập thành 3 liên, trong đó: liên 1 lưu

tại quyển, liên 2 giao cho người nộp tiền, liên 3 dùng để luân chuyển và ghi sổ kế toán;

- Phiếu chi: MS02-TT: Do kế toán trưởng hoặc kế toán tiền mặt lập thành 2 hoặc 3

liên, 3 liên trong trường hợp doanh nghiệp có đơn vị cấp trên trong đó liên 1 lưu tại quyển,

liên 2 dùng để luân chuyển và ghi sổ kế toán, liên 3 (nếu có) chuyển cho kế toán cấp trên.

b) Quy trình lập và luân chuyển của phiếu thu

Trong thực tế doanh nghiệp có thể áp dụng phương án 1 hoặc phương án 2 hoặc

kế hợp cả 2 phương án. Nếu thực hiện kết hợp cả hai phương án thì phải tuân thủ yêu

cầu sau:

Đối với nghiệp vụ thu tiền lớn có tính trọng yếu sử dụng phương án 1 để đảm

bảo tính chặt chẽ của nghiệp vụ. Thu tiền nhỏ có tính chất thường xuyên để đảm bảo

tính kịp thời của nghiệp vụ thu tiền và ghi sổ kế toán sử dụng phương án 2.

- Phương án 1

Trách nhiệm

Biểu công việc

Các bộ phận chức năngNgười nộp

tiềnKTT/Thủ

trưởng ĐVThủ quỹ

Kế toán thanh toán (KTTT)

1. Đề nghị nộp tiền

2. Lập phiếu thu

3. Ký phiếu thu

4. Thu tiền

5. Ghi sổ

6. Bảo quản Chứng từ - Phương án 2

Trách nhiệm

Biểu công việc

Các bộ phận chức năngNgười nộp

tiềnKTT/Thủ

trưởng ĐVThủ quỹ

Kế toán thanh toán (KTTT)

1. Đề nghị nộp tiền

2. Lập phiếu thu

3. Thu tiền

4. Ghi sổ

5. Ký phiếu thu

14

6. Bảo quản Chứng từ

c) Quy trình lập và luân chuyển của phiếu chi

Trường hợp doanh nghiệp có thể sử dụng phương án 1 hoặc phương án 2 hoặc

kết hợp cả 2 phương án thì phải thực hiện yêu cầu:

- Đối với nghiệp vụ chi tiền lớn có tính trọng yếu sử dụng phương án 1 nhằm

đảm bảo tính chặt chẽ của những nghiệp vụ chi tiền.

- Đối với nghiệp vụ chi tiền nhỏ mang tính chất thường xuyên cho hoạt động

sản xuất kinh doanh để đảm bảo tính kịp thời của nghiệp vụ chi tiền và ghi sổ kế toán

ta sử dụng phương án 2.Phương án 1

Trách nhiệm

Biểu công việc

Các bộ phận chức năngNgười có nhu cầu chi tiền

KTT/Thủ trưởng ĐV Thủ quỹ Kế toán thanh

toán (KTTT)1. Đề nghị chi tiền 2. Duyệt lệnh chi 3. Lập phiếu chi 4. Ký phiếu chi 5. Chi tiền 6. Ghi sổ 7. Bảo quản Chứng từ

Phương án 2

Trách nhiệm

Biểu công việc

Các bộ phận chức năngNgười có nhu cầu chi tiền

KTT thủ trưởng ĐV Thủ quỹ Kế toán thanh

toán (KTTT)1. Đề nghị chi tiền 2. Duyệt lệnh chi 3. Lập phiếu chi 4. Chi tiền 5. Ghi sổ 6. Ký phiếu chi 7. Bảo quản Chứng từ

3.2.3.2. Tổ chức chứng từ hàng tồn kho

a) Khái niệm hàng tồn kho

Hàng tồn kho là 1 bộ phận tài sản lưu động thường được lưu chuyển qua kho mà

doanh nghiệp mua về với mục đích để sản xuất ra sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ hoặc để bán.

b) Chứng từ sử dụng

- Biên bản giao nhận

Là chứng từ dùng để minh chứng tính chính xác của nghiệp vụ nhập hàng tồn

15

kho. Giữa 3 đối tượng: Người bán, người quản lý tài sản và thủ kho về mặt lý thuyết

biên bản kiểm nghiệp được lập cho tất cả các nghiệp vụ hàng tồn kho, nhưng trên thực

tế biên bản này chỉ được lập trong các trường hợp sau đây: Hàng nhập với khối lượng

lớn; hàng nhập không nguyên đai nguyên kiện rời lẻ; hàng nhập có tính chất cơ khí

hoá phức tạp.

- Phiếu nhập kho: MS01-PNKPhiếu này do cán bộ phòng cung ứng lập thành 3 liên, trong đó: liên 1 lưu tại

quyển, liên 2 giao cho người nhập hàng, liên 3 dùng để luân chuyển và ghi sổ kế toán.- Phiếu xuất kho: MS02-PXKPhiếu do cán bộ phòng cung ứng hoặc bộ phận có nhu cầu sử dụng vật tư lập

thành 3 liên, trong đó: liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao cho người nhận hàng, liên 3 dùng để luân chuyển và ghi sổ kế toán.

c) Tổ chức lập và luân chuyển phiếu nhập kho

Trách nhiệm

Biểu công việc

Các bộ phận chức năngNgười có nc nhập

hàng

Ban kiểm

nghiệm

Cán bộ phòng

cung ứng

Phụ trách cung ứng

Thủ kho

Kế toán HTK

1. Đề nghị nhập hàng 2. Biên bản kiểm nghiệm 3. Lập phiếu nhập 4. Ký phiếu nhập 5. Nhập kho 6. Ghi sổ 7. Bảo quản chứng từ

d) Tổ chức lập và luân chuyển phiếu xuất kho

- Phiếu xuất kho thường được lập thành 3 liên: liên 1: Thủ kho lưu để ghi thẻ kho và đối chiếu với kế toán, liên 2: Người nhận vật liệu, liên 3: Kế toán vật tư ghi sổ (sổ chi tiết vật tư) sau đó chuyển sang cho kế toán tập hợp chi phí sản xuất.

Trách nhiệm

Biểu công việc

Các bộ phận chức năng

Người có nhu cầu

Cán bộ phòng cung

ứng

KTT (thủ trưởng đơn

vị)

Thủ kho

Kế toán HTK

1. Đề nghị xuất dùng 2. Duyệt lệnh xuất 3. Lập phiếu xuất 4. Ký phiếu xuất 5. Xuất kho

16

6. Ghi sổ 7. Bảo quản chứng từ

3.2.3.3. Tổ chức chứng từ lao động và tiền lương- Chứng từ tiền lương, thu nhập phải trả, các khoản thanh toán gồm:+ Bảng phân bổ tiền lương và BHXH+ Bảng thanh toán lương và BHXH+ Bảng phân phối thu nhập theo lao động+ Các chứng từ chi tiền thanh toán cho người lao động+ Các chứng từ đền bù thiệt hại, bù trừ nợ.- Trình tự lập và luân chuyển chứng từ:

3.2.3.4. Tổ chức chứng từ TSCĐ

- Khi lập chứng từ tăng giảm TSCĐ phải phản ánh đúng nguyên giá.

- Chứng từ của chủ sở hữu thường là các chứng từ mệnh lệnh như các quyết định

về đầu tư, điều động liên doanh, quyết định về nhượng bán, thanh lý tài sản cố định.

- Chứng từ thực hiện việc giao nhận thanh lý, hoặc nhượng bán TSCĐ nó gắn

liền với từng TSCĐ.

- Trình từ luân chuyển chứng từ TSCĐ thể hiện như sau:

17

Chủ sở hữu TSCĐ

Các quyết định (chứng

từ mệnh lệnh)

Hội đồng giao thận thanh lý

TSCĐ

Biên bản giao, nhận thanh lý TSCĐ (chứng từ thực hiện)

Kế toán TSCĐ

Bộ chứng từ

Ghi thẻ

TSCĐTSCĐ

Ghi sổ TSCĐTSCĐ

Nơi sử dụng LĐ

Bộ phận quản lý

LĐ

Kế toán tiền

lương

Bảo quản, lưu trữ

Nghiệp vụ LĐ&TL

Lập bảng chấm

công; C.từ kết quả

LĐ

Ra các QĐ về cơ cấu

LĐ, lương, thưởng, phụ cấp

Lập bảng phân bổ TL; các chứng từ thanh toán; ghi sổ kế

toán

21 3 4

3.2.3.5. Tổ chức chứng từ bán hàng

- Hóa đơn bán hàng được thể hiện bằng các hình thức sau đây:

+ Hóa đơn theo mẫu in sẵn;

+ Hóa đơn in từ máy;

+ Hóa đơn điện tử;

+ Tem, vé, thẻ in giá thanh toán.

Bộ tài chính quy định mẫu hóa đơn, tổ chức hoặc cá nhân tự in hóa đơn bán

hàng phải được cơ quan tài chính có thẩm quyền thỏa thuận bằng văn bản.

- Hóa đơn bán hàng được lập thành 3 liên:

+ Liên 1: Thủ kho hoặc nhân viên bán hàng lưu để ghi thẻ kho và đối chiếu với

kế toán. (màu tím)

+ Liên 2: Giao cho khách hàng. (màu đỏ)

+ Liên 3: Kế toán lập chứng từ thu tiền và ghi sổ kế toán. (màu xanh)

- Trình tự luân chuyển chứng từ về bán hàng như sau:

Trách nhiệm

Biểu công việc

Các bộ phận chức năngNgười mua hàng

Cán bộ phòng KD

(phòng VT)

KTT/Thủ trưởng đơn vị

Thủ kho

Thủ quỹ

KT HTK (KTBH)

1. Đề nghị mua hàng

2. Viết hoá đơn

3. Ký hoá đơn

4. Viết phiếu thu

5. Ký phiếu thu

6. Thu tiền

7. Xuất hàng

8. Ghi sổ

9. Bảo quản chứng từ

3.3. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán

3.3.1. Khái niệm, nhiệm vụ tổ chức hệ thống TKKT

3.3.1.1. Khái niệm tổ chức hệ thống TKKT

Tổ chức hệ thống TKKT:

- Là quá trình thiết lập một hệ thống TK kế toán nhằm cung cấp các thông tin

18

tổng quát về từng loại tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh của đơn vị kế toán.

- Là việc tổ chức vận dụng phương pháp tài khoản để xây dựng hệ thống TK kế

toán trên góc độ ban hành chế độ và vận dụng chế độ cho đơn vị cơ sở trong nền kinh tế.

- Thực chất là xây dựng hệ thống các tài khoản ghi đơn, ghi kép để hệ thống

hóa các chứng từ kế toán theo thời gian và theo từng đối tượng cụ thể nhằm mục đích

kiểm soát, quản lý các đối tượng của kế toán.

3.3.1.2. Nhiệm vụ tổ chức tài khoản kế toán

- Xây dựng hệ thống tài khoản tổng hợp, tài khoản chi tiết, tài khoản so sánh,

tài khoản điều chỉnh, tài khoản ghi đơn, tài khoản ghi kép.

- Xây dựng chính sách kế toán gắn với nội dung, kết cấu cho từng loại tài

khoản, từng tài khoản.

- Xây dựng chế độ ghi chép trên tài khoản, mối quan hệ giữa các tài khoản.

- Xây dựng điều kiện vận dụng vào đơn vị cơ sở

3.3.2. Nguyên tắc tổ chức hệ thống TKKT

- Hệ thống tài khoản kế toán phải kiểm soát được các đối tượng trên các góc

độ tình hình hiện có và biến động tăng, giảm của chúng.

- Hệ thống tài khoản kế toán được xây dựng phải phù hợp với chế độ quản lý

và cơ chế quản lý trong giai đoạn lịch sử ban hành chế độ.

- Tổ chức hệ thống tài khoản phải tôn trọng tính đặc thù về đối tượng, về đơn

vị kế toán.

- Hệ thống tài khoản kế toán được tổ chức phải tuân thủ chuẩn mực kế toán

Việt Nam và chuẩn mực kế toán quốc tế.

3.3.3. Nội dung tổ chức TKKT

3.3.3.1. Các yêu cầu khi tổ chức hệ thống tài khoản

- Hệ thống tài khoản phải được chia thành từng loại, từng nhóm, từng tài

khoản với số hiệu và tên gọi dễ nhận biết giữa hình thức pháp lý và bản chất kinh tế

của đối tượng ghi trên tài khoản.

- Hệ thống tài khoản kế toán xây dựng phải có tính mở và tính thích ứng tính

tuân thủ cao khi ứng dụng, tính khả thi trong thực tiễn.

- Hệ thống tài khoản kế toán phải có tính logic về số hiệu, tên gọi, nội dung

ghi chép trên các tài khoản.

- Hệ thống tài khoản phải có tính thống nhất về đơn vị ban hành, phạm vi áp

19

dụng trong các ngành, đơn vị hạch toán cơ sở.

3.3.3.2. Xây dựng các loại tài khoản cho đối tượng hạch toán

Theo thông tư 200/TT – BTC ban hành ngày 22/12/2014 thì toàn bộ các tài

khoản kế toán được ghi kép, không có tài khoản ghi đơn.

3.3.3.3. Xây dựng nội dung, kết cấu, hình thức cho tài khoản

- Việc xây dựng hình thức kết cấu tài khoản dựa vào cách sắp xếp tài khoản

theo nguyên tắc phân loại tài khoản.

- Chọn hình thức mã hóa cho tài khoản dựa vào việc đánh số hiệu cho tài khoản.

- Xây dựng nội dung phản ánh của tài khoản dựa vào quy địn hạch toán trên

tài khoản để giới hạn phạm vi thông tin cần phản ánh trên tài khoản kế toán.

3.3.3.4. Xây dựng mối quan hệ ghi chép cho từng tài khoản

- Là việc thiết lập các quan hệ cho từng tài khoản trong nhóm, loại tài khoản.

- Phải liệt kê các nghiệp vụ kinh tế có thể phát sinh liên quan đến một đối

tượng cụ thể.

- Xác định các mối quan hệ có thể phát sinh giữa các đối tượng.

- Xây dựng các quan hệ ghi chép theo dạng đối ứng.

- Các quan hệ đối ứng có thể nảy sinh giữa các tài khoản tổng hợp, hoặc giữa

các tài khoản chi tiết.

3.3.4. Chế độ tài khoản kế toán hiện hành và tổ chức vận dụng

- Chế độ tài khoản kế toán hiện hành

Theo Thông tư 200/TT –BTC ngày 22/12/21014, bao gồm 8 loại tài khoản:

TK loại 1,2: Tài sản

TK loại 3: Nợ phải trả

TK loại 4: Vốn chủ sở hữu

TK loại 5: Doanh thu

TK loại 6: Chi phí kinh doanh

TK loại 7: Thu nhập khác

TK loại 8: Chi phí khác

TK loại 9: Xác định kết quả

- Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán trong doanh nghiệp

+ TK loại 1, 2: tùy theo tài sản của doanh nghiệp;

+ TK loại 3: tùy theo tính chất công nợ;

+ TK loại 4: tùy theo cơ cấu vốn chủ sở hữu;

+ TK loại 5, 6, 7, 8, 9: tùy theo loại hình doanh nghiệp, tính chất hoạt động, quy

mô của doanh nghiệp;

- Doanh nghiệp được cụ thể hóa, bổ sung thêm tài khoản chi tiết;

20

- Doanh nghiệp được đề nghị bổ sung tài khoản cấp 1 hoặc cấp 2;

- Việc cụ thể hóa hệ thống tài khoản kế toán chi tiết phải đảm bảo các yêu cầu:

+ Phản ánh, hệ thống hóa đầy đủ, cụ thể mọi đối tượng kế toán trong doanh nghiệp;

+ Phù hợp với những quy định thống nhất của Nhà nước và cấp trên;

+ Phù hợp với đặc điểm riêng của doanh nghiệp;

+ Phải hướng tới cung ứng thông tin thực hiện cho các công tác quản trị nội bộ.

* Đánh giá khái quát hệ thống tài khoản kế toán hiện hành

- Ưu điểm:

+ Một là, về số lượng tài khoản: Bộ tài chính đã kịp thời ban hành hệ thống tài

khoản với số lượng, tên gọi, nội dung phù hợp với từng quy mô hoạt động của các

doanh nghiệp lớn, vừa và nhỏ, phù hợp với đặc thù của các lĩnh vực kinh doanh ( xây

lắp, doanh nghiệp sản xuất, thương mại, dịch vụ...). Bên cạnh đó, nhận thức được

những đóng góp đáng kể của những doanh nghiệp vừa và nhỏ trong sự phát triển nền

kinh tế Việt Nam và đơn giản hóa hệ thống kế toán cho loại hình doanh nghiệp này

cũng như cập nhật những thay đổi về cơ chế, chính sách tài chính, Luật doanh nghiệp,

chuẩn mực kế toán... Bộ Tài Chính đã kịp thời ban hành các quyết định về việc sửa

đổi, bổ sung chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ.

+ Hai là, về ký hiệu và tên gọi của tài khoản: Hệ thống tài khoản đã được xây

dựng một cách khoa học hơn các hệ thống cũ, chúng đều được xây dựng trên cơ sở quá

trình tuần hoàn và luân chuyển của vốn, tính chất cân đối giữa vốn và nguồn vốn, giữa

chi phí và thu nhập và luôn được bổ sung, sửa đổi phù hợp với việc thu thập, xử lý và

cung cấp thông tin của tất cả các loại hình doanh nghiệp theo hướng phù hợp với các

chuẩn mực, nguyên tắc và thông lệ kế toán quốc tế.

+ Ba là, về tính logic: Hệ thống tài khoản được xây dựng một cách logic, tính

logic của hệ thống tài khoản kế toán được thể hiện qua số hiệu, tên gọi, trật tự, sắp xếp

của các tài khoản, nó thể hiện được vị trí của từng tài khoản trong hệ thống và sự liên

kết của các tài khoản thành loại, nhóm. Tính logic của hệ thống tài khoản tạo điều kiện

thuận lợi cho việc nhớ nội dung, kết cấu của từng tài khoản nói riêng và phương pháp

ghi chép các loại nghiệp vụ phổ biến nói chung, từ đó, tạo điều kiện thuận lợi cho việc

thực hiện công tác kế toán trong doanh nghiệp cũng như công tác phổ biến kiến thức

kế toán, đào tạo nhân viên kế toán.

+ Bốn là, tính mở: Trong điều kiện nền kinh tế thị trường ở nước ta đang trên

21

đà phát triển, thêm vào đó, hệ thống pháp luật trong lĩnh vực kinh tế đang xây dựng,

bổ sung, hoàn thiện, quá trình hội nhập và nền kinh tế thế giới ngày càng sâu rộng thì

những khái niệm, loại nghiệp vụ mới... ngày càng phong phú. Điều này đã được chứng

minh trong quá trình sửa đổi, bổ sung hệ thống tài khoản kế toán như: thuê tài chính tài

sản cố định, đầu tư và công ty liên doanh, liên kết... Bằng việc sử dụng hệ thống tài

khoản được ký hiệu bằng 3 chữ số trở lên, sự phân loại, phân nhóm tài khoản được

thực hiện theo cơ chế thoáng nên hệ thống tài khoản kế toán hiện hành có khả năng

thích ứng với sự thay đổi của các khái niệm, các quá trình kinh tế, hoạt động kinh

doanh mới trong tương lai.

- Nhược điểm:

+ Một là, tính thống nhất: Hệ thống tài khoản kế toán hiện hành chưa mang

tính linh hoạt cao do việc bắt buộc các doanh nghiệp phải áp dụng thống nhất các tài

khoản cấp 1, cấp 2 và một số tài khoản cấp 3. Tuy đã có luật kế toán nhưng trong điều

kiện khung pháp lý của Việt Nam chưa được hoàn thiện cụ thể, các chuẩn mực kế toán

Việt Nam chưa được ban hành đầy đủ nên hệ thống tài khoản kế toán hiện hành bị

sửa đổi, bổ sung một cách bị động, chắp vá liên tục, gây khó khăn, lúng túng cho các

đơn vị kế toán khi áp dụng. Mặt khác do những hướng dẫn sửa đổi bổ sung lại nằm

rải rác ở nhiều văn bản khác nhau, gây khó khăn cho việc cập nhật thông tin của

người làm kế toán.

Bên cạnh đó, hệ thống tài khoản kế toán hiện hành chưa dự đoán được những

thay đổi của cơ chế quản lý kinh tế, cơ chế tài chính và xu hướng hội nhập; do vậy, hệ

thống tài khoản này thường xuyên phải thay đổi, bổ sung khiến cho cán bộ kế toán

nhiều doanh nghiệp không kịp cập nhật, trở nên lạc hậu. Ngoài ra, trình độ của cán bộ

kế toán không đồng đều hầu như ít được đào tạo về tổ chức vận dụng chế độ kế toán

và trong chương trình giảng dạy kế toán ở các cơ sở.

+ Hai là, tính thống nhất: Do chế độ kế toán quy định hệ thống tài khoản kế

toán khác nhau và việc phân định đối tượng vận dụng không rõ ràng dẫn đến các

doanh nghiệp gặp khó khăn lúng túng trong công tác kế toán.

3.4. Tổ chức hệ thống sổ kế toán

3.4.1. Nhiệm vụ tổ chức hệ thống sổ kế toán

- Xác định rõ đặc điểm kinh doanh của đơn vị, tính chất của hoạt động kinh tế

- tài chính phát sinh, khối lượng nghiệp vụ phát sinh...; yêu cầu trình độ quản lý,

trình độ kế toán;... để xác định hình thức sổ kế toán áp dụng phù hợp.

22

- Nắm vững các nguyên tắc cơ bản quy định cho từng hình thức tổ chức sổ kế

toán như số lượng và kết cấu sổ sách, trình tự ghi chép và tính toán các chỉ tiêu,

không áp dụng lẫn lộn các hình thức sổ.

- Nắm vững tài khoản và nội dung phản ánh của các tài khoản trong từng loại

sổ, cách thức ghi chép, sửa chữa sai sót, nhầm lẫn (nếu có), cách thức thu thập, xử lý

và tổng hợp thông tin từ các loại sổ khác nhau.

- Nắm được nội dung công việc ghi chép, phản ánh hàng ngày (hoặc định kỳ),

công việc phải làm cuối tháng, cuối quý, cuối năm...

3.4.2. Nguyên tắc tổ chức hệ thống sổ kế toán

Việc tổ chức xây dựng hệ thống sổ và ghi chép kế toán một cách khoa học,

chính xác có một ý nghĩa quan trọng đảm bảo cho việc tổng hợp số liệu và cung cấp

thông tin kế toán, đảm bảo chất lượng của các chỉ tiêu báo cáo tiết kiệm được thời gian

công tác. Việc tổ chức hệ thống sổ kế toán phải đáp ứng các nguyên tắc sau:

- Bảo đảm tính thống nhất giữa hệ thống tài khoản với việc xây dựng hệ thống

sổ kế toán;

- Lựa chọn hình thức tổ chức sổ kế toán nào (hay hệ thống sổ kế toán nào)

phải phù hợp với năng lực và trình độ của cán bộ quản lý và kế toán viên;

- Tổ chức hệ thống sổ kế toán phải đảm bảo tính khoa học, tiết kiệm và tiện lợi

cho kiểm tra kế toán;

- Chỉ được mở một hệ thống sổ kế toán chính thức theo một trong các hình

thức tổ chức sổ kế toán theo quy định;

- Phải mở sổ kế toán và khóa sổ kế toán theo đúng quy định;

- Việc ghi chép trên sổ kế toán phải rõ ràng, dễ đọc và phải ghi bằng mực tốt,

không phai. Số liệu phản ánh trên sổ sách phải liên tục, có hệ thống, không được bỏ

cách dòng hoặc viết xen kẽ, đè chồng lên nhau. Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng

phương pháp thủ công có sai sót trong quá trình ghi sổ kế toán thì không được tẩy xoá

làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo một trong các phương

pháp kế toán

3.4.3. Nội dung tổ chức hệ thống sổ kế toán

3.4.3.1. Lựa chọn hình thức tổ chức sổ kế toán

Lựa chọn hình thức sổ kế toán cũng là một trong những nội dung quan trọng

của tổ chức công tác kế toán. Lựa chọn hình thức sổ kế toán phù hợp để sử dụng trong

23

công tác kế toán góp phần phát huy tác dụng của hạch toán kế toán, không những đảm

bảo cho việc thu nhận, hệ thống hóa thông tin kế toán đầy đủ, kịp thời, đáng tin cậy

phục vụ cho công tác quản lý kinh tế tài chính, mà còn giúp doanh nghiệp quản lý chặt

chẽ tài sản của doanh nghiệp, ngăn ngừa những hành vi làm tổn hại đến tài sản của

doanh nghiệp. Lựa chọn hình thức tổ chức sổ kế toán thích hợp dựa vào đặc điểm cụ

thể của từng đơn vị về quy mô, về tính chất hoạt động, về ngành nghề kinh doanh, về

trình độ cán bộ, về yêu cầu thông tin cung cấp cho quản lý, về điều kiện và phương

tiện vật chất hiện có...

3.4.3.2. Lựa chọn chủng loại và số lượng sổ kế toán

Như đã nêu ở phần trên, có nhiều cách thức phân loại sổ kế toán, tuy nhiên

trong phạm vi môn học chỉ giới thiệu việc phân loại sổ kế toán theo công dụng của sổ.

Trong đó:

- Sổ kế toán tổng hợp, gồm: Sổ Nhật ký, Sổ Cái.

- Số kế toán chi tiết, gồm: Sổ, thẻ kế toán chi tiết.

Nhà nước quy định bắt buộc về mẫu sổ, nội dung và phương pháp ghi chép đối

với các loại Sổ Cái, sổ Nhật ký; quy định mang tính hướng dẫn đối với các loại sổ, thẻ

kế toán chi tiết.

a) Sổ tổng hợp

Là loại sổ dùng để theo dõi những chỉ tiêu tổng hợp về một đối tượng nhất định,

sổ tổng hợp thường được ghi định kỳ và chỉ theo dõi đối tượng theo chỉ tiêu tiền tệ

(thước đo giá trị), được làm cơ sở để lập báo cáo tài chính, kế toán.

Sổ của phần kế toán tổng hợp gọi là sổ kế toán tổng hợp. Sổ kế toán tổng hợp

gồm: Sổ nhật ký và sổ cái.

b) Sổ Nhật ký

- Dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ kế

toán và trong một niên độ kế toán theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng các tài

khoản của các nghiệp vụ đó. Số liệu kế toán trên sổ Nhật ký phản ánh tổng số phát

sinh bên Nợ và bên Có của tất cả các tài khoản kế toán sử dụng ở doanh nghiệp.

- Sổ Nhật ký phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau:

+ Ngày, tháng ghi sổ;

+ Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;

+ Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

+ Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.

24

c) Sổ Cái- Dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ và

trong một niên độ kế toán cho 1 tài khoản riêng hoặc 1 số tài khoản có liên quan mật

thiết với nhau được quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho doanh

nghiệp. Số liệu kế toán trên Sổ Cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn,

tình hình và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

- Sổ Cái phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau:

+ Ngày, tháng ghi sổ;

+ Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;

+ Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

+ Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào bên Nợ hoặc bên Có

của tài khoản.

d) Sổ chi tiết- Sổ của phần kế toán chi tiết gọi là sổ kế toán chi tiết. Sổ kế toán chi tiết bao

gồm các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, sổ thẻ chi tiết.

- Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh

liên quan đến các đối tượng kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản

lý. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin phục vụ cho việc quản lý từng

loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí chi tiết, cụ thể mà sổ Nhật ký và Sổ Cái

chưa phản ánh được.

- Số lượng, kết cấu các sổ kế toán chi tiết không uy định bắt buộc. Các doanh

nghiệp căn cứ vào quy định mang tính hướng dẫn của Nhà nước về sổ kế toán chi tiết

và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp để mở các sổ kế toán chi tiết cần thiết, phù hợp.

3.4.3.3. Tổ chức xây dựng, thiết kế quy trình ghi chép sổ kế toán

a) Yêu cầu đối với việc ghi chép sổ kế toán

- Phải xây dựng, thiết kế được quy trình ghi chép sổ kế toán các loại cho phù

hợp với từng đơn vị;

- Phải chỉ rõ công việc hàng ngày, định kỳ, công việc cuối tháng... mà kế toán

phải tiến hành trên từng loại sổ và trong toàn bộ hệ thống sổ mà đơn vị sử dụng;

- Phải chỉ rõ trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận trong việc ghi chép, đối

chiếu, kiểm tra...

b) Mục đích- Việc ghi chép thông tin kế toán rõ ràng, đơn giản, dễ kiểm tra, tiết kiệm chi

phí hạch toán;

25

- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân công, phân nhiệm kế toán, đảm bảo cho

thông tin kế toán có độ tin cậy cao.

3.4.3.4. Tổ chức quá trình ghi chép vào sổ kế toán

a) Tổ chức quá trình ghi chép vào sổ kế toán

- Lựa chọn sổ phù hợp với nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh

- Lựa chọn phương tiện, kỹ thuật ghi sổ

- Đơn vị kế toán được ghi sổ kế toán bằng phương pháp thủ công hoặc ghi sổ kế

toán bằng máy vi tính.

- Trường hợp ghi sổ bằng phương pháp thủ công phải theo một trong các hình

thức kế toán và mẫu sổ kế toán theo quy định hiện hành. Đơn vị được mở thêm các sổ

kế toán chi tiết theo yêu cầu quản lý của đơn vị.

- Trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì doanh nghiệp được lựa chọn

mua hoặc tự xây dựng hình thức kế toán trên máy vi tính cho phù hợp. Hình thức kế

toán trên máy vi tính áp dụng tại doanh nghiệp phải đảm bảo các yêu cầu sau:

+ Có đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết để đáp ứng yêu

cầu kế toán theo quy định. Các sổ kế toán tổng hợp phải có đầy đủ các yếu tố theo quy

định của Chế độ sổ kế toán.

+ Thực hiện đúng các quy định về mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa chữa sổ kế

toán theo quy định của Luật Kế toán, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Kế toán và

quy định tại Chế độ kế toán này.

+ Doanh nghiệp phải căn cứ vào các tiêu chuẩn, điều kiện của phần mềm kế toán

do Bộ Tài chính quy định tại Thông tư số 103/2005/TT-BTC ngày 24/11/2005 để lựa

chọn phần mềm kế toán phù hợp với yêu cầu quản lý và điều kiện của doanh nghiệp.

b) Xác định trách nhiệm của người ghi sổ

- Sổ kế toán phải được quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm cá nhân

giữ và ghi sổ. Sổ kế toán giao cho nhân viên nào thì nhân viên đó phải chịu trách

nhiệm về những điều ghi trong sổ và việc giữ sổ trong suốt thời gian dùng sổ.

- Khi có sự thay đổi nhân viên giữ và ghi sổ, kế toán trưởng phải tổ chức việc

bàn giao trách nhiệm quản lý và ghi sổ kế toán giữa nhân viên cũ và nhân viên mới.

Biên bản bàn giao phải được kế toán trưởng ký xác nhận.

- Xây dựng mối quan hệ đối chiếu, cung cấp số liệu của các loại sổ

- Phải đảm bảo quan hệ kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các sổ kế toán với nhau

nhằm đảm bảo tính chính xác của hệ thống hoá thông tin kế toán.

26

c) Mở và ghi sổ kế toán

c1) Mở sổ

- Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm. Đối với doanh nghiệp mới thành

lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập. Người đại diện theo pháp luật và kế toán

trưởng của doanh nghiệp có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán ghi bằng tay trước khi

sử dụng, hoặc ký duyệt vào sổ kế toán chính thức sau khi in ra từ máy vi tính.

- Sổ kế toán phải dùng mẫu in sẵn hoặc kẻ sẵn, có thể đóng thành quyển hoặc

để tờ rời. Các tờ sổ khi dùng xong phải đóng thành quyển để lưu trữ.

- Trước khi dùng sổ kế toán phải hoàn thiện các thủ tục sau:

+ Đối với sổ kế toán dạng quyển

Trang đầu sổ phải ghi tõ tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán

và kỳ ghi sổ, họ tên, chữ ký của người giữ và ghi sổ, của kế toán trưởng và người đại

diện theo pháp luật, ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao cho người khác

Sổ kế toán phải đánh số trang từ trang đầu đến trang cuối, giữa hai trang sổ phải

đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán.

+ Đối với sổ tờ rời

Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên doanh nghiệp, số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ,

tháng sử dụng, họ tên người giữ và ghi sổ. Các tờ rời trước khi dùng phải được giám

đốc doanh nghiệp hoặc người được uỷ quyền ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào sổ

đăng ký sử dụng sổ tờ rời. Các sổ tờ rời phải được sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế

toán và phải đảm bảo sự an toàn, dễ tìm.

c2) Ghi sổ

Việc ghi sổ kế toán nhất thiết phải căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm

tra bảo đảm các quy định về chứng từ kế toán. Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc

phải có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý chứng minh.

c3) Khoá sổ

Cuối kỳ kế toán phải khoá sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính. Ngoài ra phải

khoá sổ kế toán trong các trường hợp kiểm kê hoặc các trường hợp khác theo quy định của

pháp luật.

3.4.3.5. Tổ chức quá trình bảo quản, lưu trữ sổ kế toán

Khi tổ chức quá trình bảo quản, lưu trữ sổ kế toán phải

- Xây dựng được quy trình ghi chép, xử lý, sử dụng và lưu giữ sổ các loại ở

từng khâu, từng nơi, từng bộ phận, từng cá nhân... gắn với trách nhiệm của từng người.

27

- Phải phân loại, sắp xếp sổ thuộc từng loại; trong đó lại sắp xếp theo thứ tự

thời gian phát sinh theo mỗi niên độ kế toán, bảo đảm hợp lý, dễ tra cứu, sử dụng khi

cần thiết.

3.4.4. Các hình thức sổ kế toán

3.4.4.1. Hình thức sổ kế toán

Khái niệm: Hình thức sổ kế toán là việc kết hợp cá loại sổ sách với nội dung

và kết cấu khác nhau trong cùng một quá trình hạch toán theo một trình tự hạch toán

nhất định nhằm rút ra các chỉ tiêu cần thiết cho quản lý.

Để thực hiện những yêu cầu và nguyên tắc tổ chức hệ thống sổ kế toán người ta

đã xây dựng được một số phương án tổ chức hệ thống sổ kế toán sử dụng cho các đơn

vị nói chung và cho các doanh nghiệp nói riêng gọi là hình thức kế toán. Các hình thức

kế toán phổ biến hiện nay ở các doanh nghiệp bao gồm: Hình thức kế toán nhật ký - Sổ

cái; hình thức kế toán nhật ký chung; hình thức kế toán chứng từ ghi sổ; hình thức kế

toán nhật ký chứng từ; hình thức kế toán trên máy vi tính.

3.4.4.2. Hình thức kế toán nhật ký - Sổ cái

TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN

THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ - SỔ CÁI

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

28

Chứng từ kế toán

Sổ quỹ

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Bảng tồng hợp chi tiết

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

NHẬT KÝ - SỔ CÁI

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

3.4.4.3. Hình thức kế toán Nhật ký chung


THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHUNG

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng


29

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Sổ Nhật ký đặc biệt


SỔ NHẬT KÝ CHUNG

SỔ CÁI

Bảng cân đối

số phát sinh


Bảng tổng hợp chi tiết

3.4.4.4. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN

CHỨNG TỪ GHI SỔ

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng


30


Sổ quỹSổ, thẻ kế

toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán

cùng loại

CHỨNG TỪ GHI SỔ

Sổ cái

Bảng cân đối số phát sinh


Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

3.4.4.5. Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ

TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN

NHẬT KÝ - CHỨNG TỪ

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng


3.4.4.6. Hình thức kế toán trên máy vi tính


THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH

31

Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ

Sổ, thẻ

kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp

chi tiết

NHẬT KÝCHỨNG TỪ

Sổ cái


Bảng kê


- BÁO CÁO TÀI CHÍNH

- BÁO CÁO KTQT

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

- Sổ tổng hợp- Sổ chi tiết

SỔ KẾ TOÁN

MÁY VI TÍNH

PHẦN MỀM KẾ

TOÁN

3.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán

3.5.1. Khái quát chung về tổ chức hệ thống báo cáo kế toán

3.5.1.1. Khái niệm

- Là những quy định về nội dung, kết cấu, biểu mẫu, trách nhiệm, thời điểm,

thời kỳ, phương pháp, nơi lập và nơi nhận các báo cáo kế toán.

- Là sự cụ thể hóa phương pháp tổng hợp và cân đối kế toán, là sản phẩm của

công nghệ kế toán ở từng đơn vị kế toán.

3.5.1.2. Vai trò của chế độ báo cáo kế toán

- Hướng dẫn các đơn vị kế toán trong công tác lập báo cáo kế toán;

- Bảo đảm yêu cầu chính xác, đầy đủ, thống nhất, khách quan của các thông

tin trình bày trên báo cáo kế toán;

- Bảo đảm quyền lợi hợp pháp của các đối tượng có lợi ích gắn trực tiếp hoặc

gián tiếp với kết quả kinh doanh của các doanh nghiệp.

3.5.2. Nội dung tổ chức báo cáo kế toán

3.5.2.1. Quy định cơ cấu và mẫu biểu báo cáo kế toán

a) Danh mục báo cáo tài chính năm

- Bảng cân đối kế toán, mẫu số B01 – DN

Phản ánh tổng quát tình hình tài sản và nguồn vốn chủ yếu của doanh nghiệp tại

một thời điểm nhất định dưới hình thái tiền tệ.

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, mẫu số B02 – DN

Phản ánh tổng quát tình hình và kết quả kinh doanh trong một kỳ kế toán của DN.

- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, mẫu số B03 – DN

Phản ánh việc hình thành và sử dụng lượng tiền phát sinh theo các hoạt động

khác nhau trong kỳ báo cáo của doanh nghiệp.

- Thuyết minh báo cáo tài chính, mẫu số B09 – DN

Trình bày khái quát đặc điểm hoạt động, đặc điểm chế độ kế toán được áp dụng,

tình hình và lý do biến động của một số đối tượng tài sản và nguồn vốn quan trọng.

b) Danh mục hệ thống báo cáo tài chính giữa niên độ

- Bảng cân đối kế toán giữa niên độ(dạng đầy đủ): Mẫu số B 01a – DN;

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giữa niên độ (dạng đầy đủ) : Mẫu số B 02a – DN;

- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ giữa niên độ (dạng đầy đủ): Mẫu số B 03a – DN;

- Bảng cân đối kế toán giữa niên độ (dạng tóm lược): Mẫu số B 01b – DN;

32

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giữa niên độ (dạng tóm lược) Mẫu số B 02b – DN;

- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ giữa niên độ (dạng tóm lược): Mẫu số B 03b – DN;

- Bản thuyết minh báo cáo tài chính chọn lọc Mẫu số B 09a – DN;

3.5.2.2. Quy định trách nhiệm lập, thời hạn lập và gửi báo cáo tài chính

a) Trách nhiệm lập BCTC

- Tất cả các doanh nghiệp độc lập (không nằm trong cơ cấu tổ chức của một

doanh nghiệp khác) có tư cách pháp nhân thì phải lập BCTC theo đúng quy định.

- Kế toán trưởng phải có trách nhiệm tổ chức và thực hiện việc lập, trình bày,

nộp, và công khai báo cáo kế toán tài chính theo đúng quy định hiện hành của pháp luật.

- Tất cả các doanh nghiệp thuộc các ngành, các thành phần kinh tế đều phải lập

và trình bày báo cáo tài chính năm. Các công ty, tổng công ty có các đơn vị kế toán

trực thuộc, ngoài việc phải lập báo cáo kế toán tài chính năm của công ty, tổng công ty

phải lập báo cáo tài chính tổng hợp hoặc báo cáo tài chính hợp nhất vào cuối năm tài

chính dựa trên báo cáo kế toán tài chính của các đơn vị kế toán trực thuộc công ty,

tổng công ty.

- Các doanh nghiệp niêm yết trên thị trường chứng khoán phải lập báo cáo kế

toán tài chính quý dạng đầy đủ.

- Công ty mẹ và tập đoàn phải lập báo cáo kế toán tài chính hợp nhất giữa quý

và báo cáo kế toán cuối năm theo quy định. Ngoài ra còn phải lập báo cáo tài chính

hợp nhất sau khi hợp nhất kinh doanh.

b) Thời hạn lập BCTC

Báo cáo tài chính được lập vào cuối mỗi quý và cuối năm để phản ánh tình hình

hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tại quý đó, năm đó.

c) Thời hạn nộp BCTC

c1) Đối với doanh nghiệp Nhà nước

- Thời hạn nộp báo cáo tài chính quý

+ Đơn vị kế toán phải nộp báo cáo tài chính quý chậm nhất là 20 ngày, kể từ

ngày kết thúc kỳ kế toán quý, đối với tổng công ty nhà nước chậm nhất là 45 ngày.

+ Đơn vị trực thuộc tổng công ty nhà nước nộp báo cáo tài chính quý cho tổng

công ty theo thời hạn do tổng công ty quy định.

- Thời hạn nộp báo cáo tài chính năm

33

+ Đơn vị kế toán phải nộp báo cáo tài chính năm chậm nhất là 30 ngày, kể từ

ngày kết thúc kỳ kế toán năm, đối với tổng công ty nhà nước chậm nhất là 90 ngày.

+ Đơn vị trực thuộc tổng công ty nhà nước nộp báo cáo tài chính năm cho tổng

công ty theo thời hạn do tổng công ty quy định.

c2) Đối với các loại doanh nghiệp khác

- Đơn vị kế toán là doanh nghiệp tư nhân và công ty hợp doanh phải nộp báo

cáo tài chính năm chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm; đối với

các đơn vị kế toán khác, thời hạn nộp báo cáo tài chính năm chậm nhất là 90 ngày.

- Đơn vị kế toán trực thuộc nộp báo cáo tài chính năm cho đơn vị kế toán cấp

trên theo thời hạn do đơn vị kế toán cấp trên quy định.

3.5.2.3. Quy định trách nhiệm của người kiểm tra, kiểm soát báo cáo kế toán

- Kiểm tra, kiểm toán báo cáo kế toán là xem xét, đánh giá việc tuân thủ pháp luật về

kinh tế, sự trung thực, chính xác của thông tin, số liệu kế toán trên các báo cáo kế toán.

- Người được giao nhiệm vụ thực hiện công việc kiểm tra, kiểm soát báo cáo kế

toán phải là người trung thực, khách quan có tình thần trách nhiệm, chưa vi phạm kỷ

luật lần nào, có trình độ chuyên môn phù hợp với nội dung kiểm tra.

- Người được giao nhiệm vụ thực hiện công việc kiểm tra, kiểm soát báo cáo kế

toán do thủ trưởng đơn vị quyết định và phải chịu trách nhiệm trước thủ trưởng đơn vị

về chất lượng, tính trung thực, hợp lý của các kết luận kiểm tra.

3.5.2.4. Quy định nơi nhận hoặc công khai báo cáo kế toán

Các loại doanh

nghiệp

Kỳ lập báo

cáo

Nơi nhận báo cáo

Cơ

quan

tài

chính

Cơ

quan

thuế

Cơ

quan

thống

kê

Doanh

nghiệp

cấp trên

Cơ quan

đăng ký

kinh

doanh

Doanh nghiệp nhà

nướcQuý, năm X X X X X

DN có vốn đầu tư

nước ngoàiNăm X X X X X

Các loại doanh

nghiệp khácNăm X X X X

34

3.5.2.5. Quy định về phương pháp lập báo cáo kế toán

Việc lập và trình bày báo cáo tài chính phải tuân thủ các yêu cầu qui định tại

Chuẩn mực kế toán số 21 - Trình bày báo cáo tài chính, gồm:

- Trung thực và hợp lý;

- Lựa chọn và áp dụng các chính sách kế toán phù hợp với qui định của từng

chuẩn mực kế toán nhằm đảm bảo cung cấp thông tin thích hợp với nhu cầu ra quyết

định kinh tế của người sử dụng và cung cấp được các thông tin đáng tin cậy, khi:

+ Trình bày trung thực, hợp lý tình hình tài chính, tình hình và kết quả kinh

doanh của doanh nghiệp;

+ Phản ánh đúng bản chất kinh tế của các giao dịch và sự kiện không chỉ đơn

thuần phản ánh hình thức hợp pháp của chúng;

+ Trình bày khách quan, không thiên vị;

+ Tuân thủ nguyên tắc thận trọng;

+ Trình bày đầy đủ trên mọi khía cạnh trọng yếu.

Việc lập báo cáo tài chính phải căn cứ vào số liệu sau khi khoá sổ kế toán. Báo

cáo tài chính phải được lập đúng nội dung, phương pháp và trình bày nhất quán giữa

các kỳ kế toán. Báo cáo tài chính phải được người lập, kế toán trưởng và người đại

diện theo pháp luật của đơn vị kế toán ký, đóng dấu của đơn vị.

3.5.3. Tổ chức vận dụng chế độ báo cáo kế toán

Đối với báo cáo tài chính bắt buộc thì dựa vào chế độ báo cáo kế toán của Nhà

nước để xác định.

Đối với báo cáo kế toán nội bộ thiết lập danh mục, nội dung, kết cấu theo quy

trình sau:

35

Yêu cầu thông tin của nhà quản trị doanh nghiệp

Danh mục và chỉ tiêu báo cáo

Kết cấu của báo cáo nội bộKết cấu của báo cáo hướng dẫn

Economy & Finance

Tai lieu hoc tap. to chuc cong tac ke toan