Как с помощью встреч формировать эффективную команду?ШКОЛА УПРАВЛЕНЧЕСКОГО МАСТЕРСТВА

Какие качества команды важны?

Зачем совещания/встречи?

Функция менеджмента по формированию коллектива

Какие бывают встречи?

Встреча - синонимы

Совещание

Собрание

Презентация

Планерка

Аудиенция

Прием

Заседание

Пленум

Съезд

Заседание

Съезд

Конгресс

Брифинг

Свидание

Раут

…

Кто участвует в совещаниях?

Реже, чем раз в месяц

Раз в месяц

Несколько раз в месяц

Несколько раз в неделю

Несколько раз в день

Расскажите одним предложением, как проходят совещания?

Почему совещания могут быть не эффективны?

5 Причин неэффективности совещаний

ПОЧЕМУ СОВЕЩАНИЯ НЕ РАБОТАЮТ?

КЕЙТ КИНАН «ПРОВЕДЕНИЕ СОБРАНИЙ И СОВЕЩАНИЙ»

1. Неуправляемая дискуссия

Если нет человека, ответственного за соблюдение регламента, собрание либо отклонится от цели, либо станет неуправляемым – и результата тоже не будет.

2. Отсутствие утвержденной повестки дня

Не зная точной цели встречи, люди не могут активно принимать участие в обсуждении вопросов, вынесенных на повестку дня. В этом случае дискуссия отклонится от темы и почти наверняка не достигнет поставленной цели.

3. Несерьезное отношение к мероприятию

Замена приглашенного участника.

Прием сообщений и телефонных звонков во время собрания.

Отсутствие необходимой информации для проведения заседания.

4. Плохие условия для проведения собрания

Долго

Холодно

Душно

Заглядывают в помещение

Разговоры на посторонние темы

5. Проведение бесполезных совещаний

Назначая совещание, подумайте, с какой целью вы хотите собрать людей и стоит ли его вообще проводить

Но вы же умеете искать решения?

В ГРУППАХ ПО 10-15 ЧЕЛОВЕК

ВЫБЕРИТЕ ЭКСПЕРТА

Цель обсуждения (15 минут)

Обсудить проблему

Обсудить возможные причины

Обсудить варианты решения

Предложить изменения, которые нужно внедрить, чтобы проблема разрешилась

Зафиксировать предложения в виде протокола и передать протокол эксперту

Обсуждаем типичные проблем в IThttp://www.cio.com/article/438930/Project_Management_The_14_Most_Common_Mistakes_IT_Departments_Make

Не хватает правильных людей с нужными навыками.

Нет опытных руководителей проектов

Команда не следует стандартным процессам

Команда слишком следует процессам

Не описываются изменения, вносимые в проект

Нет оперативного статуса проекта

Нет коммуникации с бизнес-владельцами и заинтересованными лицами

Не хватает времени определить объем проекта

Не отслеживается зависимость между проектами

Все удивляются Законам Мерфи

Слишком часто вносятся изменения в процессы

План проекта все время не закончен

Нет обратной связи по необоснованным срокам

Командой игнорируются проблемы

Эксперты возвращаются в команды

Эксперты возвращаются в команды и формируют в одно предложение вывод о том, что важно для эффективного проведения совещания

5 Ps Подготовки к совещаниям

Purpose (Цель) – Что мы хотим обсудить?

Product (Результат) – Что ожидается в качестве результата?

Participants (Участники) – Кто должен быть приглашен, и какие у них ожидания?

Probable issues (Возможные трудности) – Какие могут возникнуть препятствия при обучении?

Process (Процесс) – какие шаги должны быть сделать?

“

”

A facilitated session is a highly structured meeting in which the meeting leader (the facilitator) guides the participants through a series of predefined steps to arrive at a result that is created, understood, and accepted by all participants

MICHAEL WILKINSON, THE SECRETS OF FACILITATION : THE S.M.A.R.T GUIDE TO GETTING RESULTS WITH GROUPS

Что такое управляемое совещание?

Кто такое facilitator?

Главный секрет успешности изменений

Вы получите более эффективный результат, когда решение создано, понято и принято людьми, которые должны его использовать

Формула эффективности решения

Эффективное решение = Правильность Решения * Ответственность участников

Robert A. Zawacki «Transforming the Mature Information Technology Organization»

На какие части вы можете разбить встречу?

Типичная структура совещания

Открытие (5% времени)

Сбор данных (30-50% времени)

Генерация идей и решений (20-30% времени)

Формулирование решений (15-20% времени)

Закрытие (10% времени)

Время на переключение между активностями(10-15% времени)

Esther Derby, Diana Larsen «Agile Retrospectives : Making Good Teams Great»

Потренируемся?

Что нужно сделать, чтобы выполнялись домашние задания?

Выбираем 5 экспертов в группе

Проводим совещание

Результат публикуем на группе в фейсбуке

Шаг 1: Открытие

Цель: Сфокусировать участников на задаче

Поприветствовать

Поблагодарить

Напомнить про цель и продолжительность

Спросите всех участников

Очертите подход к сессии

Вариант «Открытие» - Вопрос

Попросить каждого ответить на вопрос:

Что вы ожидаете от встречи?

В двух-трех словах, ваше текущее внутреннее состояния

В данный момент, если бы вы были автомобилем (животным, растением), то каким автомобилем (животным, растением), вы себя ощущаете?

Вариант «Открытие» - ИПОЗ

Раздайте листики и попросить каждого участника анонимно определить себя в одну из категорий:

Исследователь – находится здесь, чтобы узнать максимум информации и получить все, что возможно

Покупатель – пришел, чтобы послушать идеи и выбрать одну главную для использования

Отдыхающий – пришел, чтобы занять время

Заключенный – пришел, но считает, что зря тратит время

Посчитайте количество и нарисуйте диаграмму

Вариант «Открытие» - Правила

Предложите группе определить 5-7 правил, по которым будет проводиться встреча

Запишите правила на лист

Шаг 2: Сбор данных

Цель: Создать общее, синхронизированное видение проблемы или задачи

Факты: События, метрики, что сделано, …

Мнения и ощущения

Вариант «Сбор данных» - Triple Nickels

Попросите каждого записать по одной идее или проблеме в течение 1 минуты (в реальной практике – по 5 идей в течение 5 минут)

Передайте листок по часовой стрелке и попросите написать мысли по тому, что написано на листке (1 минута на тренинге, 5 минут в реальной практике)

Передавайте листок, пока свои идеи не вернутся

Попросите каждого прочитать идеи

Обсудите идеи, предложения и возникшие мысли

Вариант «Сбор данных» - Определение сильных сторон

Разбиться на пары для 15 – минутного интервью, где один – спрашивает, второй - отвечает

Необходимо задавать вопросы по выяснению сильных сторон и возможностей:

Что привлекло собеседника в профессию?

Что было интересным и неожиданным на работе за последние недели?

Какие появились новые возможности?

Какие есть 3 идеи того, как улучшить работу в ближайшие неделю/месяц?

Попросите каждого прочитать идеи

Обсудите идеи, предложения и возникшие мысли

Шаг 3: Генерация идей

Цель: Вовлечь в обсуждение, «Почему» произошли те или иные события и идентифицировать точки влияния

Помогает создать общее понимание, как можно улучшить ситуацию и какие проблемы есть для решения

Вариант «Генерация идей» - 5 почему

Озвучьте тему

Попросите первого человека ответить на вопрос типа «Почему + возникновение проблемы»

После ответа, используйте ответ для формулировки следующего вопроса «Почему» следующему участнику

Обсудите, какой вариант «Почему» интересен для последующего анализа

Вариант «Генерация идей» - Приоритезация

Пусть каждый решит, какие три проблемы из списка – наиболее важные и назначит

3 балла – самой важной проблеме

2 балла – второй по важности

1 балл – третьей по важности

Просуммируйте все баллы и определите, какие проблемы и решения необходимо обсуждать

Шаг 4: Формулирование решений

Цель: создания плана для реализации улучшений

Не все улучшения могут быть реализованы (особенно, когда их много)

Создание «working agreement»

Вариант «Формулирование» - SMART цели

Создание целей, соответствующих SMART:

S – Specific – Конкретные

M – Measurable – Измеримые

A – Achievable – Достижимые

R – Relevant – Уместные

T – Timely – Временные

Шаг 5: Закрытие

Цель: завершить встречу на «позитиве» и получить обратную связь

Вариант «Закрытие» - +/Дельта

Спросите «Что было положительным за время последнего обсуждения»

Запишите варианты

Спросите «Что можно улучшить, чтобы в следующий раз активность прошла эффективнее»

Запишите варианты

Вариант «Закрытие» - Благодарность

Предложите по очереди поблагодарить каждого, используя шаблон «Спасибо [такому-то] за [что-то, сделанное на встрече]»

Тот, кого поблагодарили, должен благодарить следующим

Ведущий начинает благодарить первым

Вариант «Закрытие» - Return on Time Invested

Попросите всех оценить от 0 до 4, насколько полезно было проведено время:

4 – Высокая отдача, время проведено с большой пользой

2 – Баланс, результат соответствует затраченному времени

0 – Не получена выгода на затраченное время

Запросите дополнительную обратную связь, что можно улучшить в следующий раз

Домашнее задание

В течение недели провести совещание по предложенной структуре

Сравнить ход и результат обычного совещания и вновь проведенного

Написать отчет (не более 1 страницы А4) по тому, какая была выявлена разница при сравнении

Поместить отчет в группу в фейсбуке

Вопросы?

Книги

Кейт Кинан «Проведение собраний и совещаний»

Michael Wilkinson «The Secrets of Facilitation : The S.M.A.R.T Guide to Getting Results With Groups»

Robert A. Zawacki «Transforming the Mature Information Technology Organization»

Esther Derby, Diana Larsen «Agile Retrospectives : Making Good Teams Great»