إعداد وكتابة التقارير

ReportingReporting

موضوعات العرض

التقرير- 6مقدمة- 1 شروطالجيد

التقرير- 2 وقواعد- 7تعريف أسسالتقارير- 3 كتابة التقرير- 8أهمية شكلالتقارير- 4 إعداد- 9هدف خطوات

التقاريرالتقارير- 5 نصائح- 10أنواع

مقدمةأي تلعب ونشاط عمل في هاما دورا التقارير

البيانات تبادل بواسطتها يتم حيث ، مؤسسةفي= واإلدارات األقسام مختلف بين والمعلومات

الجهات وبين بينها أو المؤسسة داخلمن كوسيلة والتقارير ، األخر=ى والمؤسساتبين والتكامل التنسيق تحقق االتصال وسائل

المؤسسة . أنشطة

ماهو ماهو أوال: أوال: التقرير؟التقرير؟ :: الفعل " " تقريرتقرير " " كلمة من مشتقة األصل في هي

الرأي، أو المسألة قرر بمعنى حققهأى قرر..ووضحه

التقريرالتقرير : :ReportReport للبيانات كتابى عرض=هوم=ش=كلة أو م=عين= بموضوع= الخاصة= والحقائق= وا=لمعلوم=ات=

ذ=كر ما م=ع ، منظ=م م=بس=ط= وبأس=لوب= ، تحليليا عرضاإ=ليها " . ا=لتوصل تم= التي وا=القتراحات النتائج

قراءته=ا وبما أن= التقارير تعتبر تتم= رسمية م=س=تندات=بالدقة دائما تتصف أن يجب لذلك ، ا=آلخرين بواس=طة

والوضوح . والتركيز

ثانيا: أهمية كتابة التقارير.

لماذا نكتب التقارير؟

The importance of writing reports.The importance of writing reports.Why do we write reportsWhy do we write reports??

حياتنا التقاريرلكتابة في كبيرة أهميةفي تكمن األهمية تلك و العملية،

التالية :األسبابعملية - 1 في هاما دورا التقارير تؤدي

بيانات من تتضمنه بما التخطيطللخطة تفصيلية وبنود ومعلومات

تنفيذها . وآلية الموضوعةواإلحصائيات - 2 المعلومات لتبادل وسيلة

داخل المختلفة واإلدارات األقسام بينوبين وبينها أو المؤسسة المؤسسات

األخرى المعنية .الجهات

تاب===عفقد - 3 القرار اتخاذ عملية في التقارير تساعد

لوضع مركزا واضحا شامال تقريرا يساعدأقسام إحدى في معينة مشكلة أو معين

من وعاجل سريع قرار اتخاذ في المؤسسةالمسئولين . أحد قبل

والرقابة - 4 المتابعة في التقارير تساعد كماتنفيذها ومدى المختلفة اإلدارات على

للعمل . المنظمة واللوائح للتعليماتما - 5 لجميع والتوثيق للتسجيل وسيلة التقارير

مختلفة مهام من إنجازه تم

أهداف التقارير:

: بهدف تكون قد التقارير كتابةمن -1 القرار اتخاذ على المساعدة

. بالمعلومات التزويد خاللموظفى- 2 بين واالتصال التنسيق

المؤسسةالمؤسسة- 3 ألنشطة المتابعة

. المنفذة والمشاريع4. األداء- وتقييم الرقابة

تابع أهداف التقارير:

الزمة - 5 إدارية معلومات إعطاءللعمل.

مرتبطة - 6 ظاهرة تفسير . العمل بمستقبل

لتحسين - 7 جديدة أفكار عرضالعمل.

بيئة - 8 في محددة مشكلة دراسةالعمل.

المؤسس- 9 أنشطة اتتوثيقوالمشروعات.

أنواع: ثالثاالتقارير.Types of reportsTypes of reports

وفقا التقارير تنقسملألتى:-

الزمنية: للفترة طبقا أوالالموضوع: ثانيا

أنواع التقارير

الموضوع الزمنية الفترة

دورية غير دورية

أسبوعية يومية

سنوية ربع شهرية

سنوية سنوية نصف

تحليلية إنجازات

ومتابعة تقييم إحصائية

إدارية

التقرير إعداد شروط الجيد

ثالثة في الجيد التقرير شروط تلخيص يمكنخصائص :

Clarity الوضوح- 1Accuracyالدقة- 2Objectivityالموضوعية- 3 Concise اإليجاز- 4عرض- 5 فى المنطقى التسلسل

المعلومات Convinced اإلقناع- 5

ClarityClarity الوضوح

أساس هو وسهولته األسلوب وضوحكتابة طريق عن االتصال عملية نجاح

ذهن في التي الفكرة ولتصل ، التقاريرمن : البد قارئه إلى التقرير مقدم

سليم - 1 بشكل اللغوية المفردات اختيارالمصطلحات عن واالبتعاد وصحيح

اللغوية والمفردات المعقدة العلميةالفهم . صعبة

2- ، التقرير وفقرات عبارات ترابطواألفكار الجمل ربط وسائل واستخدام

AccuracyAccuracy الدقة

عند أو التقرير، موضوع عرض فى سواءبه المتعلقة والمعلومات البيانات جمع

المعلومات مصادر على واالعتماد. فيها الموثوق

ObjectivityObjectivity الموضوعية

الحقائق تعنى و عرض عند التحيز عدمالنتائج أو بالموضوع الخاصة

. بشأنه والتوصيات

ConciseConcise االيجازالمؤسسة - - 11 مدير أو للمسؤول يتسنى ال قد

وقد ، كاملة بدقة والتقارير الوثائق قراءةالعناوين ويقرأ كبيرة بسرعة صفحاتها يقلب

وذلك األهمية بالغة كانت مهما فقطاألفضل من كان لذا ، الصفحات عدد لكثرة

غير هو ما فكل الكتابة في واإليجاز االختصارالمهم قيمة من يقلل وهامشي ضروري

األفكار . من واألساسيواختيار- 2 لتأكيدها الهامة األفكار على التركيز

فمثال التقرير في لعرضها المناسب المكانفي التأكيد إلى تحتاج التي العبارة تكون قد

أن كما ، نهايتها أو مثال الفقرة بدايةالمعبرة الكلمات من أكبر عدد استخدام

تختلف خطوط أو أعرض بخطوط وكتابتهاالتقرير أو النص كلمات باقي سياق عن

وتأكيدها . إبرازها يحقق=

ConciseConcise االيجاز

للتقارير- 3 النجاح ضمان أردنا إذاإيصال في الضروري فمن المقدمة

مراعاة المنشود والهدف الرسالةاإللمام على القارئ لمساعدة اإليجاز

. ممكن وقت بأقل بالمحتوياتاأللفاظ- 4 باختصار اإليجاز تحقيق ويمكن

العبارات إلى واللجوء والتعبيراتبالمعنى تخل ال أنها طالما الموجزة

وعدم الفقرات إيجاز كذلك ، المقصودواحدة فكرة تخدم وأن إطالتها

المترابطة . الجمل من بمجموعة

فى المنطقى التسلسلالمعلومات عرض

Logical sequence for presenting information

بشكل • التقرير وعرض ترتيب الضرورى من: خالل من وذلك منظم، منطقى

لألحداث • الزمن الترتيب. بالتقرير الواردة

أمكن • كلما المكانى، الترتيبذلك.

عرض • عند التدرجإلى البسيط من الموضوعات

. تعقيدا فاألكثر المعقد

ConvincedConvinced االقناعدون التقرير في كاملة الحقائق ذكر به ويقصد

وال القارئ لذهن الملل يتسرب ال حتى تغييركاتب يفرق الشأن هذا وفي ، فيه يرد بما يقتنعووجهات واآلراء المطلوبة الحقائق بين التقرير

النظر .ما مراعاة من البد اإلقناع من عالية درجة ولتحقيق

يلي :وترك الشخصية اآلراء تدخل وعدم الموضوعية

التقارير في خاصة نفسها عن تتحدث الحقائقإلى تهدف وال بيانات إعطاء إلى تهدف التي

وتوصيات . مقترحات تقديموالقواعد المفردات واستخدام اللغوية السالمة

ألن وذلك ، ودقيق واضح مترابط بشكل اللغويةبموضوعه تخل التقرير في اللغوية األخطاء كثرة

هامة . أفكار من به يرد وماالتقرير مقدم كان فإذا تكتب بما الكامل االقتناع

الطرف إلى ذلك نقل صعب يكتب بما مقتنعا غيراآلخر .

أسس وقواعد يجب مراعاتهاأسس وقواعد يجب مراعاتها عند كتابة التقارير عند كتابة التقارير

تساعد. 1 واضحة أهداف إلى تقرير كل يحتاجتقرير ) التقرير وأسلوب المحتوى تحديد في

العمل سير معينة –عن إنجازات عن –تقريرلها حلول واقتراح مشكلة عن )تقرير

وكيف. 2 التقرير هذا قارئ معرفة من البدوالثقافي التعليمي مستواه وما ؟ يفكر

السابقة معرفته ومدى ؟ والوظيفيالمفردات النتقاء وذلك ؟ التقرير بموضوع

المناسبة . والعباراتواضحة. 3 ودالالت مؤشرات التقرير يتضمن أن

تقرير ) مثال كان فإن التقرير موضوع تؤكدفيعزز ما بمشروع الخدمات أداء مستوى عن

سابقة ونتائج مثال النجاح ونسب .)بمعدالت

تاب====عتاب====عوالتوثيق. 4 االقتباس بقواعد االلتزام

والمراجع المصادر إلى واإلشارةالمستخدمة.

استخدام. 5 يفضل لألسلوب بالنسبة ، الضرورية المباشرة الكلمات

، الفهم سهلة البسيطة والعباراتالخطابي األسلوب عن واالبتعاد

الدقيقة وغير االنفعالية والعباراتيخص فيما اللغة قواعد ومراعاة

وغيرها الربط وأساليب والنقط الفواصل.

تاب===عتاب===ع

الموضوع - 6 عرض يفضل للصياغة وبالنسبةمع ، ضرورية غير مقدمات دون مباشر بشكل

في التكرار وتجنب ، الرئيسية األفكار إبرازالجمل تجنب وكذلك ، والكلمات العباراتاألفكار بها تتداخل التي الطويلة والعبارات

فهمها . فيصعب7 .، الضرورية األمور من التقرير بشكل االهتمام

النهائية صورته في إخراجه و ، وتنظيمهشخصية عن يعبر والذي المطلوب بالشكل

بالموضوع اهتمامه ومدى كاتبه

شكل التقريرشكل التقريريلي : ما عادة الحجم كبير الرسمي التقرير يتضمن

على- 1 وتحتوى التقرير عنوان صفحة-: التالية البيانات

التقرير • موضوع أو عنوانالتقرير • معدى أسماءالتقرير • إصدار تاريخإليها • الموجه الجهة أو الشخص اسم

التقرير

تاب===عتاب===ع2 --: التالية البيانات على وتحتوى التقرير محتويات صفحة

التقرير .• عليها يشتمل التي الموضوعاتوأرقام • البيانية والرسومات بالجداول قائمة

التقرير . في صفحاتها3 --: اآلتى على ويحتوى التقرير من الرئيسى الجزء

• ، المشكلة أو المطروح بالموضوع التعريفالتقرير ) ( . مقدمة فيه البحث من والهدف

والربط • وتحليلها والمعلومات البيانات عرضوالمفاهيم المصطلحات وتوضيح ، بينها

المستخدمة .كالجداول • الالزمة اإليضاح وسائل استخدام

واألشكال التوضيحية والرسوم واإلحصائياتوغيرها .

تاب===عتاب===عالجزء الرئيسى من التقرير ويحتوى •

على اآلتى:-1 - ، المشكلة أو المطروح بالموضوع التعريف

التقرير ) ( . مقدمة فيه البحث من والهدفوالربط -2 وتحليلها والمعلومات البيانات عرض

والمفاهيم المصطلحات وتوضيح ، بينهاالمستخدمة .

كالجداول - 3 الالزمة اإليضاح وسائل استخدامواألشكال التوضيحية والرسوم واإلحصائيات

وغيرها .المقترحات - 4 وتقديم الدراسة نتائج

وقابلة واقعية تكون أن المهم ومن والتوصياتللتطبيق .

تاب===عتاب===عالخالصة أو الخاتمة وتحتوى على •

اآلتى:-المطروحة للموضوعات شامال ملخصا وتضم

جوانبها بمختلفReferencesالمراجع •

علمية مؤلفات سواء المراجع بأسماء كشفدوريات أو تقارير أو ودراسات بحوث أو

وغيرها .Appendixesالمالحق •

في ذكرها ورد التي والوثائق المالحق جميع وتضم التقرير

خطوات إعداد التقريرخطوات إعداد التقريروهي التقرير كاتب يتبعها أن يجب خطوات عدة هناك

كاآلتي: وتحليلها -1 وتحديدها بالمشكلة : الشعور

في التقرير كاتب مهارة على الخطوة هذه وتعتمد . التقرير كتابة مراحل أهم من وهي المشكلة تحديد

العام -2 وهيكله التقرير هدف : تحديدالمزايا يحقق العام وهيكله التقرير من الهدف تحديد

التالية:

والمنطقي - 3 المنظم العرض لألفكار.

من المناسب القدر التقرير في جزء كل lإعطاءاألخرى . باألجزاء مقارنة ألهميته وفقا االهتماممن لالنتهاء الالزمة والموارد والجهد الوقت تحديد

. التقرير كتابة

تاب====عتاب====عوتحليلها :-4 والمعلومات البيانات تنظيم

تتعلق التي أي التقرير تخدم التي واآلراء الحقائق بها ويقصدمحددة نتائج استخالص إلى وتؤدي مباشرة التقرير بموضوع

: من البد لذاسجالت،. ) … مراسالت، والمعلومات البيانات مصادر تحديد أ

الخ( مقابلة،. ) مالحظة، والمعلومات البيانات جمع طرق تحديد ب

) الخ … استبيان،والمعلومات. البيانات وترتيب تنظيم ج

) أن. ) … على الخ جداول، رسوم، للمعلومات البياني العرض دوتوضيح التعقيد وعدم البساطة العرض أساليب في يراعى

. الرسوم من كبير عدد استخدام تم إذا المعلومات مصادر . خاص ملحق في تكون أن يمكن البيانية

– : واضحة. منطقية تكون أن يجب وتحليلها البيانات تفسير lهمتحيزة .غير

العرض- : 5 طريقة وتحديد التقرير كتابة : الزمني. الجدول وضع أ

خطوة كل من لالنتهاء المناسب الزمن تحديد هنا يتممرحلة مباشرة تليها والتي األخيره الخطوة وهي

الكتابة : التقرير. كتابة ب

: اآلتي فيها ويراعىالتقرير لهدف ومحققا واضحا العنوان

عناوين وتحت متسلسلة، بصورة المعلومات عرضوفرعية رئيسية

المقدمة والمقترحات إليها التوصل تم التي النتائج بيان

تاب==عتاب==ع

: ج المراجعة. أسئلlة عدة على التقرير lكاتب lيجيب بها

هناك هل واضح؟ لتقlرير هل مثلبالصورة تغطيتها تتم لم ما نقlطة

. الخ … المناسبة : العرض. طريقة تحديد= د

مجموعة على سيعرض التقرير كان إذاطريقlة يحدد أن التقرير lكاتب فعلى

سيستخدمها التي والمعينات lالعرض   .   .

تاب==عتاب==ع

أفعل وال تفعلالقارئ .• الهتمام مثيرا تقريرك اجعلعالقات • ذات فرعية وأخرى رئيسية عناوين استخدم

مترابطة .ممال .• طويال تقريرك تجعل التحيز .• دون تام بحياد اكتبوالبراهين .• بالحجج تؤيدها أن دون معينة نتيجة إلى تصل الدقيقا .• تقريرك تجعل التي الحقائق كافة عن ابحثمعينة .• نقطة على يركز منها كل فقرات استخدموتصحيحها .• األخطاء مراجعة دون التقرير تطبع الالتقرير .• تقديم قبل المعلومات مصادر من تأكدالخط .• نمط في ونوع واألشكال الخطوط استخدمالمحدد .• الموعد في تقريرك قدمما • اآلخرين ينسى وقد هامة اتصال وسيلة التقرير أن تذكر

موثق . ألنه كتبته ما نسيان يمكنهم ال ولكن قلته

شكراشكرا لحسن لحسن

استماعكم استماعكمCFT يسرى حمدى