การใช้งานโปรแกรม Excel เบื้องต้น

แนะนํา Microsoft Excelแนะนํา Microsoft Excel

ครูพีรญา ดนุขนุทด

แนะนํา Microsoft Excel

Microsoft Excel เป็นโปรแกรมประเภท สเปรดชีต(spreadsheet) หรือตารางคํานวณอิเล็กทรอนิกส์ที6ใช้เก็บบนัทึกข้อมลูในลกัษณะตา่งๆ

ซึ6งส่วนใหญ่มักเก็บข้อมูลประเภทการคํานวณ โดยจะเก็บซึ6งส่วนใหญ่มักเก็บข้อมูลประเภทการคํานวณ โดยจะเก็บข้อมลูลงในตารางสี6เหลี6ยมที6เรียกวา่ เซลล์ (Cell) ที6สามารถนําเอาเซลมาอ้างอิงใสใ่นสตูร เพื6อให้โปรแกรมคํานวณหาผลลพัธ์จากข้อมลูที6บนัทกึไว้ได้

2ครูพีรญา ดนุขนุทด

คุณสมบตัขิองโปรแกรม Excel

1.สร้างและแสดงรายงานของข้อมลู ตวัอกัษร และตวัเลข โดยมีความสามารถในการ จดัรูปแบบให้สวยงามน่าอา่น

2. อํานวยความสะดวกในด้านการคํานวณตา่ง ๆ

3. สร้างแผนภมูิ (Chart) ในรูปแบบตา่ง ๆ เพื6อใช้ในการแสดงและ3. สร้างแผนภมูิ (Chart) ในรูปแบบตา่ง ๆ เพื6อใช้ในการแสดงและการเปรียบเทียบข้อมลูได้หลายรูปแบบ

4. มีระบบขอความช่วยเหลือ (Help) ที6จะคอยช่วยให้คําแนะนํา ช่วยให้ผู้ ใช้สามารถทํางานได้อยา่งสะดวกและรวดเร็ว


คุณสมบตัขิองโปรแกรม Excel

5. มีความสามารถในการค้นหาและแทนที6ข้อมลู โดยโปรแกรมจะต้องมี ความสามารถในการค้นหาและแทนที6ข้อมลู

6. มีความสามารถในการจดัเรียงลําดบัข้อมลู6. มีความสามารถในการจดัเรียงลําดบัข้อมลู

7. มีความสามารถในการจดัการข้อมลูและฐานข้อมลู


องค์ประกอบที)สาํคัญของ Excel 2007 ประกอบด้วย

1. แม่แบบใหม่

แม่แบบใหม่จากเมนูเริ6ม (Start) สร้างเอกสาร Microsoft Office จะเปิดหน้าต่าง แม่แบบใหม่ หรือใช้แม่แบบ Microsoft Office Online จากปุ่ ม OfficeOffice จะเปิดหน้าต่าง แม่แบบใหม่ หรือใช้แม่แบบ Microsoft Office Online จากปุ่ ม Office




2. ปุ่ม Office ปุ่ ม Office คือ ปุ่ มที6ใช้ควบคมุคําสั6งหลกัเกี6ยวกบัการสร้างแฟ้ม การเปิดแฟ้ม การ บันทึก การบันทึกเป็น การพิมพ์ การส่ง การจัดเตรียม การประกาศ การปิด เอกสารลา่สดุ และ ตวัเลือกของ Excel


7

ประกาศ การปิด เอกสารลา่สดุ และ ตวัเลือกของ Excel



3. แถบเครื)องมือใหม่ที)ใช้ควบคุมคาํสั)งในโปรแกรม3.1 Ribbon Ribbon คือ แถบเครื6องมือชดุคําสั6งที6แบง่เป็นแท็บ ๆ อยูส่ว่นบน

ของหน้าตา่ง รองจากแถบชื6อ (Title bar) ซึ6งมาแทนแถบเมนใูนโปรแกรมเก่า

8

ของหน้าตา่ง รองจากแถบชื6อ (Title bar) ซึ6งมาแทนแถบเมนใูนโปรแกรมเก่า



3.2 ปุ่มคาํสั)ง ปุ่ มคําสั6ง เป็นปุ่ มไอคอนที6ใช้สั6งงาน ซึ6งอยูใ่นกลุม่ชดุคําสั6งบนแท็บคําสั6ง

3.3 แทบ็คาํสั)ง แท็บคําสั6ง คําสั6งตา่ง ๆ จะแสดงและรวมอยูด่้วยกนั เพื6อให้สามารถหา

9

แท็บคําสั6ง คําสั6งตา่ง ๆ จะแสดงและรวมอยูด่้วยกนั เพื6อให้สามารถหาปุ่ มคําสั6ง ที6ต้องการใช้ได้ตามต้องการ เริ6มต้นมีอยู ่7 แท็บ



3.4 แทบ็คาํสั)งตามบริบท แท็บคําสั6งตามบริบท เป็นแท็บคําสั6งที6จะปรากฏตามบริบทของงาน คือวตัถทุี6 กําลงัทํางานด้วยหรืองานที6กําลงัทําอยู ่แท็บนี Zจะมีสีสนัและมีคําสั6งที6เหมาะสําหรับนําไปใช้กบัสิ6งที6 เรากําลงัทํางานอยูม่ากที6สดุ



3.5 แถบเครื)องมือด่วน แถบเครื6องมือดว่น เป็นแถบเครื6องมือมาตรฐานเดียวที6ปรากฏใน Ribbon เพื6อให้เข้าถงึคําสั6งที6จําเป็นมากที6สดุอยา่งทนัใจในคลกิเดียว เช่น บนัทกึ เลกิทํา ฯลฯ โดยสามารถ เพิ6มเตมิคําสั6งได้ จากรายการคําสั6งเพิ6มเตมิ... และการเพิ6มโดยคลกิขวาที6ปุ่ มคําสั6งของ Ribbon

11

ทํา ฯลฯ โดยสามารถ เพิ6มเตมิคําสั6งได้ จากรายการคําสั6งเพิ6มเตมิ... และการเพิ6มโดยคลกิขวาที6ปุ่ มคําสั6งของ Ribbon


3.6 แถบเครื)องมือขนาดเล็ก แถบเครื6องมือขนาดเลก็ มีองค์ประกอบคล้ายกบัแถบเครื6องมือ โดยจะปรากฏ เป็นแบบโปร่งใสอยูเ่หนือข้อความที6เราเลือก เมื6อเลื6อนเมาส์ไปที6แถบเครื6องมือ จะแสดงให้เห็นชดั ขึ Zน เพื6อให้เราสามารถใช้การจดัรูปแบบได้อยา่งง่ายดาย เช่น ตวัหนาหรือตวัเอียง หรือเปลี6ยนแบบ


12

จดัรูปแบบได้อยา่งง่ายดาย เช่น ตวัหนาหรือตวัเอียง หรือเปลี6ยนแบบ อกัษร


การเรียกใช้โปรแกรม Microsoft Excel

การเรียกใช้โปรแกรม Microsoft Excel นั Dน สามารถ

เรียกใช้ได้ 2 วธิีง่ายๆ คือ

1. Double Click ที)หน้า Desktop1. Double Click ที)หน้า Desktop

2. Click ปุ่ม Start --> Programs --> Microsoft Excel


แนะนําหน้าตาโปรแกรม Microsoft Excel


แถบเครื)องมือ


รูปแบบการจัดเกบ็ข้อมูล

� ข้อมูลที)บันทกึใน Excel จะถูกจัดเก็บไฟล์ที)เรียกว่า Workbook ซึ)งแต่ละ workbook อาจประกอบด้วยตารางข้อมูลหลายหน้า โดยตารางข้อมูลแต่ละหน้านี Dมีชื)อเรียกว่า Worksheet

� การมีหลาย Worksheet ใน Workbook เดยีวทาํให้เราสามารถจดั� การมีหลาย Worksheet ใน Workbook เดยีวทาํให้เราสามารถจดัข้อมูลได้อย่างเป็นหมวดหมู่โดยแยกเกบ็ใน Worksheet ที)แตกต่างกัน


รูปแบบการจัดเกบ็ข้อมูล (ต่อ)

� ถงึแม้ว่าในแต่ละ Workbook หรือในแต่ละ Worksheet สามารถเก็บข้อมูลได้เป็นจาํนวนมาก โดยแต่ละ Worksheet สามารถบันทกึข้อมูลที)อยู่ในรูปของตารางได้มากถงึ 256x65536 ช่อง แต่ก็ไม่แนะนําให้เก็บข้อมูลทั Dงหมดไว้ใน Workbook เดยีว เพราะก็ไม่แนะนําให้เก็บข้อมูลทั Dงหมดไว้ใน Workbook เดยีว เพราะเมื)อ Workbook มีขนาดใหญ่ จะทาํให้เครื)องคอมพวิเตอร์ต้องใช้พื Dนที)ในหน่วยความจาํมากขึ Dน ซึ)งจะทาํให้ Excel ทาํงานช้าลง

� ดงันัDนจงึขอแนะนําให้แยกเก็บข้อมูลใน Workbook หลาย Workbook โดยเฉพาะอย่างยิ)ง ถ้าลักษณะของข้อมูลไม่เกี)ยวข้องกัน



� Worksheet จะถูกแบ่งเป็นช่องๆ ตามแนวแถว (Row) และคอลัมน์ (Column) ช่องเหล่านี Dสามารถเกบ็ข้อมูลได้และที)มีชื)อเรียกว่า “เซล” สาํหรับเซลที)มีกรอบเส้นดาํทบึล้อมรอบคือเซลที)พร้อมรับข้อมูลที)เราพมิพ์จากคีย์บอร์ด ล้อมรอบคือเซลที)พร้อมรับข้อมูลที)เราพมิพ์จากคีย์บอร์ด เมื)อเราต้องการป้อนข้อมูลในเซลใดเราต้องเลื)อนกรอบดาํไปที)เซลนัDนก่อนโดยใช้เมาส์ หรือคีย์บอร์ด



ในการสร้างชีต (Worksheet) ของ Excel จะต้องศกึษา

� เซลล์ (Cell) หมายถงึ เส้นแถวและเส้นคอลัมน์ตดักัน ทาํให้เกดิตารางเป็นช่องๆ แต่ละช่องจะมีชื)อกาํกับไว้ เช่น A1 คือ คอลัมน์ที) A และอยู่แถวที) 1 เป็นต้นที) A และอยู่แถวที) 1 เป็นต้น




� ชีต (Worksheet) หมายถงึหลายๆ เซลล์ รวมเป็น 1 ชีต ซึ)งเป็นพื Dนที)ทาํงานที)เราสามารถเหน็ได้ทั Dงหมด




� สมุดงาน (Workbook) หมายถงึแฟ้มข้อมูลของ Excel นั)นเอง ซึ)งประกอบด้วยหลายๆ ชีต เช่น Sheet1,Sheet2,Sheet3 สามารถเปลี)ยนชื)อ Sheet เหล่านี Dได้ และมีมากสุดถงึ 255 ชีต สามารถเปลี)ยนชื)อ Sheet เหล่านี Dได้ และมีมากสุดถงึ 255 ชีต รวมเป็น 1 สมุดงาน


การปิด Workbook

หลังจากที)เราทาํการบันทกึข้อมูลใน Workbook แล้วหากเรา ไม่ต้องใช้ Workbook นั Dนต่อไปก็ควรปิด Workbook นั Dนเสีย โดยไปที)� เมนูแฟ้ม --> ปิด� หากยังไม่ได้บันทกึข้อมูลใน Workbook ที)สั) งปิด Excel จะถามว่า� หากยังไม่ได้บันทกึข้อมูลใน Workbook ที)สั) งปิด Excel จะถามว่า

ต้องการบันทกึข้อมูลหรือไม่Yes ถ้าต้องการบันทกึข้อมูลNo ถ้าไม่ต้องการบันทกึข้อมูลCancel เพื)อยกเลิกคาํสั)งปิด Workbook


ออกจากโปรแกรม Microsoft Excel

การออกจากโปรแกรม Microsoft Excel นั Dน สามารถ

ทาํได้ 3 วธิีง่ายๆ คือ

1. Double Click ที)แถบชื)อเรื)องหรือ Title Bar1. Double Click ที)แถบชื)อเรื)องหรือ Title Bar

2. Click ที)มุมบนขวาของหน้าต่างโปรแกรม

3. เลือกปุ่ม Office --> ออกจาก Excel


ออกจากโปรแกรม Microsoft Excel


“ The End ”“ The End ”


Education

การใช้งานโปรแกรม Excel เบื้องต้น