แบ่งปัน แนวทางการประยุกต์ใช้ Excel (เน้น Workshop)

แบงปนการประยกตใช Microsoft Excel ฉบบ Workshop: สมเกยรต ชวยมาก

1

ฟงกชนเกยวกบตวเลข

ฟงกชน ABS (แปลงตวเลขคาตดลบเปนคาบวก)

รปแบบ = ABS (ตวเลข) ตวอยางเชน

= ABS (-10) ผลลพธท�ไดคอ 10 = ABS (10) ผลลพธท�ไดคอ 10

ฟงกชน MOD (หาจานวนเศษทเหลอจากการหาร)

รปแบบ = MOD (ตวเลข, ตวหาร) ตวอยางเชน

= MOD (13, 12) ผลลพธท�ไดคอ 1 = MOD (13, 15) ผลลพธท�ไดคอ 13

ฟงกชน INT (ตดทศนยมท4งใหเหลอเฉพาะตวเลขจานวนเตม)

รปแบบ = INT (ตวเลข) ตวอยางเชน

= INT (97.21) ผลลพธท�ไดคอ 97 = INT (-97.21) ผลลพธท�ไดคอ -98

ฟงกชน TRUNC (ตดเอาตวเลขตามตาแหนงทระบโดย)

รปแบบ = TRUNC (ตวเลข, ตดก�ตาแหนง) ตวอยางเชน

= TRUNC (97.219, 0) ผลลพธท�ไดคอ 97 = TRUNC (-97.219, 0) ผลลพธท�ไดคอ -97 = TRUNC (97.219, 1) ผลลพธท�ไดคอ 97.2 = TRUNC (97.219, -1) ผลลพธท�ไดคอ 90


2

ฟงกชน ROUND (ปดตวเลขข4น/ลงตามหลก >=5 ปดข4น <5 ปดลง)

รปแบบ = ROUND (ตวเลข, ก�ตาแหนง) ตวอยางเชน

= ROUND(125.345,2) ผลลพธท�ไดคอ 125.35 = ROUND(125.345,0) ผลลพธท�ไดคอ 125 = ROUND(125.345,-2) ผลลพธท�ไดคอ 100

ฟงกชน ROUNDUP (ตดเอาตวเลขตามตาแหนงทระบแบบปดข4น)

รปแบบ = ROUNDUP (ตวเลข, ก�ตาแหนง) ตวอยางเชน

= ROUNDUP(125.345,2) ผลลพธท�ไดคอ 125.35 = ROUNDUP(125.345,0) ผลลพธท�ไดคอ 126 = ROUNDUP(125.345,-2) ผลลพธท�ไดคอ 200

ฟงกชน ROUNDDOWN (ตดเอาตวเลขตามตาแหนงทระบแบบปดลง)

รปแบบ = ROUNDDOWN (ตวเลข, ก�ตาแหนง) ตวอยางเชน

= ROUNDDOWN (125.345,2) ผลลพธท�ไดคอ 125.34 = ROUNDDOWN (125.345,0) ผลลพธท�ไดคอ 125 = ROUNDDOWN (125.345,-2) ผลลพธท�ไดคอ 100

ฟงกชน EVEN (ลงทายดวยเลขค)

รปแบบ = EVEN (ตวเลข) ตวอยางเชน

= EVEN (13) ผลลพธท�ไดคอ 14 = EVEN (-13) ผลลพธท�ไดคอ -14


3

ฟงกชน ODD (ลงทายดวยเลขค)

รปแบบ = ODD (ตวเลข) ตวอยางเชน

= ODD (13) ผลลพธท�ไดคอ 13 = ODD (-13) ผลลพธท�ไดคอ -13

ฟงกชน CEILING (ลงทายดวยตวเลขทตองการแบบปดข4น)

รปแบบ = CEILING (ตวเลข, ลงทายดวยอะไร) ตวอยางเชน

= CEILING (12.21, 0.25) ผลลพธท�ไดคอ 12.25 = CEILING (12.61, 0.25) ผลลพธท�ไดคอ 12.75 = CEILING (12.21, 10) -1 ผลลพธท�ไดคอ 19

ฟงกชน FLOOR (ปดลงใหลงทายดวยตวเลขทตองการ)

รปแบบ = FLOOR (ตวเลข, ลงทายดวยอะไร) ตวอยางเชน

= FLOOR (12.21, 0.25) ผลลพธท�ไดคอ 12.00 = FLOOR (12.61, 0.25) ผลลพธท�ไดคอ 12.50 = FLOOR (12.21, 10) -1 ผลลพธท�ไดคอ 9


4

ฟงกชนเกยวกบขอความ

ฟงกชนรวมขอความ (CONCATENATE)

รปแบบ = ขอความ1 & ขอความ2 & ขอความ... ตวอยางเชน

="Somkiat" & "Chuaymak" ผลลพธท�ไดคอ SomkiatChuaymak ="Somkiat" & "-" & "Chuaymak" ผลลพธท�ไดคอ Somkiat-Chuaymak ="(" & "Somkiat" & "-" & "Chuaymak" & ")" ผลลพธท�ไดคอ (Somkiat-Chuaymak)

ฟงกชนแบงขอความเปนคอลมน (Text to Column)

ข4นตอนการแบงขอความ

1. เลอกขอมล

2. เลอกเมน Data -> Text to Columns…

• Delimited (แบงขอความเปนคอลมนดวยเคร�องหมาย เชน Tab, Comma, Space, Other…)

• Fixed with (แบงขอความเปนคอลมนดวยตนเอง)


5

ตวอยางท 1

จากขอมลในเซลล A1 ตองการแบงขอความออกมา 2 คอลมนโดยแบงดวยเคร�องหมาย ;

ข\นตอนการแบงขอความ

1. เลอกขอมล (ในท�น\ คอเซลล A1)

2. เลอกเมน Data -> Text to Columns… 3. Step ท� 1 เลอก Delimited (เพราะตองการแบงดวยเคร�องหมายลบ-)

4. Step ท� 2 เลอก Semicolon

5. เม�อกดปม Finish แลวจะไดผลลพธดงรป


6


จากขอมลในเซลล A1 ตองการแบงขอความออกมา 2 คอลมนโดยแบงดวยเคร�องหมายลบ –




4. Step ท� 2 เลอก Other แลวพมพเคร�องหมายลบ



7


จากขอมลในเซลล A1 ตองการแบงขอความออกมา 2 คอลมนโดยแบงดวยตนเอง




4. Step ท� 2 ใชเมาสคลกตรงตาแหนงท�ตองการแบง



8

ฟงกชน LOWER (แปลงขอความใหเปนตวพมพเลก)

รปแบบ = LOWER (ขอความ) ตวอยางเชน

= LOWER (“SOMKIAT” ) ผลลพธท�ไดคอ somkiat = LOWER (“ChuayMak” ) ผลลพธท�ไดคอ chuaymak

ฟงกชน UPPER (แปลงขอความใหเปนตวพมพใหญ)

รปแบบ = UPPER (ขอความ) ตวอยางเชน

= UPPER (“somkiat” ) ผลลพธท�ไดคอ SOMKIAT

= UPPER (“ChuayMak” ) ผลลพธท�ไดคอ CHUAYMAK

ฟงกชน PROPER (แปลงขอความใหข4นตนคาดวยตวพมพใหญ)

รปแบบ = PROPER (ขอความ) ตวอยางเชน

= PROPER (“somkiat” ) ผลลพธท�ไดคอ Somkiat = PROPER (“somkiat chuaymak” ) ผลลพธท�ไดคอ Somkiat Chuaymak

ฟงกชน LEN (นบจานวนอกขระ)

รปแบบ = LEN (ขอความ) ตวอยางเชน

= LEN (“Somkiat” ) ผลลพธท�ไดคอ 7 = LEN (“Chuaymak” ) ผลลพธท�ไดคอ 8


9

ฟงกชน TRIM (จดระเบยบขอความใหเหลอ 1 เคาะวรรค)

รปแบบ = TRIM (ขอความ) ตวอยางเชน

= TRIM (“Somkiat Chuaymak” ) ผลลพธท�ไดคอ Somkiat Chuaymak = TRIM (“ Somkiat Chuaymak” ) ผลลพธท�ไดคอ Somkiat Chuaymak

ฟงกชน LEFT (ตองการขอความตามจานวนทระบ นบจากซาย)

รปแบบ =LEFT (ขอความ, ก�ตว) ตวอยางเชน

= LEFT (“Somkiat” , 3) ผลลพธท�ไดคอ Som = LEFT (“Somkiat” , 3) & "." ผลลพธท�ไดคอ Som.

ฟงกชน RIGHT (ตองการขอความตามจานวนทระบ นบจากขวา)

รปแบบ =RIGHT (ขอความ, ก�ตว) ตวอยางเชน

= RIGHT (“Somkiat” , 3) ผลลพธท�ไดคอ iat = RIGHT (“Somkiat” , 3) & "." ผลลพธท�ไดคอ iat. = PROPER (RIGHT (“Somkiat” , 3)) & "." ผลลพธท�ไดคอ Iat.

ฟงกชน MID (ตองการขอความนบจากตาแหนงทระบ)

รปแบบ =MID (ขอความ, ตาแหนงเร�มตน, ก�ตว) ตวอยางเชน

= MID (“Somkiat” , 4, 2) ผลลพธท�ไดคอ ki = MID (“Somkiat” , 4 , 2) & "." ผลลพธท�ไดคอ ki. = PROPER ( MID (“Somkiat” , 4, 2)) & "." ผลลพธท�ไดคอ Ki.


10

ฟงกชนเกยวกบวนท/เวลา

ฟงกชน TODAY (แสดงวนทปจจบน)

รปแบบ = TODAY ( ) ตวอยางเชน วนน\ คอวนท� 16/1/2008

= TODAY ( ) ผลลพธท�ไดคอ 16/1/2008 = TODAY ( ) +1 ผลลพธท�ไดคอ 17/1/2008 (หมายถงวนพรงน4) = TODAY ( ) -1 ผลลพธท�ไดคอ 15/1/2008 (หมายถงเมอวานน4)

ฟงกชน YEAR (แสดงเฉพาะตวเลขป)

รปแบบ = YEAR (วนท�) ตวอยางเชน

ฟงกชน MONTH (แสดงเฉพาะตวเลขเดอน)

รปแบบ = MONTH (วนท�) ตวอยางเชน

ฟงกชน DAY (แสดงเฉพาะตวเลขวน)

รปแบบ = DAY (วนท�) ตวอยางเชน


11

ฟงกชน DATE (แปลงขอมลใหเปนวนท)

รปแบบ = DATE (ป, เดอน, วน) ตวอยางท 1

วนน\ เปนวนท� 24/2/2008 อยากทราบวาอก 2 ป, 7 เดอน, 15 วน ตรงกบวนท�

เทาไหร

ตวอยางท 2 วนน\ เปนวนท� 24/2/2008 อยากทราบวาเม�อ 2 ป, 7 เดอน, 15 วน ท�ผานมา ตรงกบวนท�เทาไหร

ฟงกชน DATEDIF (คานวณอายแบบ ป, เดอนวน)

รปแบบ = DATEDIF (วนเร�มตน, วนสIนสด, ผลลพธ)

• ผลลพธ:ตวเลขจานวนป ใหใส “Y”

• ผลลพธ: ตวเลขจานวนเดอนทIงหมด ใหใส “M”

• ผลลพธ: ตวเลขจานวนวนทIงหมด ใหใส “D”

• ผลลพธ: ตวเลขจานวนเดอน (ตวเลขไมเกน 12) ใหใส “YM”

• ผลลพธ: ตวเลขจานวนวน (ตวเลขไมเกน 31) ใหใส “MD”


12

ตวอยางเชน คณณรงคเกดวนท� 24/2/1990 และวนน\ คอวนท� 1/1/2008 ตองการทราบวาตอนน\ คณณรงค อายก� ป

, ก�เดอน, ก�วน สามารถใสสตรไดดงน4

ผลลพธไดดงน4


13

ฟงกชนกาหนดเงอนไข

ฟงกชน IF 1 ช4น (ตรวจสอบเงอนไข 2 ผลลพธ)

รปแบบ = IF (เง�อนไข, ผลลพธเม�อเง�อนไขเปนจรง, ผลลพธเม�อเง�อนไขเปนเทจ) ตวอยางเชน

***ผลลพธท�ไดคอ Pass เพราะคะแนนสอบท�เซลล C4 มากกวา 50

ฟงกชน IF มากกวา 1 ช4น (ตรวจสอบเงอนไขมากกวา 2 ผลลพธ)

รปแบบ = IF (เง�อนไข1, จรง1, IF (เง�อนไข2, จรง2, IF (เง�อนไข3, จรง3... ตวอยางเชน

วธการใสสตรท�แสนจะงายดาย


14

ฟงกชน OR (เงอนไขมากกวา 1 เงอนไขพรอมกน ดวยคาวา หรอ)

รปแบบ = OR (เง�อนไข1, เง�อนไข2 ,...)

ตารางแสดงผลลพธจากเง�อนไข 2 เง�อนไข

เง�อนไข 1 เง�อนไข2 ผลลพธ

True True True

True False True

False True True

False False False

ตวอยางเชน


15

ฟงกชน AND (เงอนไขมากกวา 1 เงอนไขพรอมกน ดวยคาวา และ)

รปแบบ = AND (เง�อนไข1, เง�อนไข2 ,...)

ตารางแสดงผลลพธจากเง�อนไข 2 เง�อนไข

เง�อนไข 1 เง�อนไข2 ผลลพธ

True True True

True False Fasle

False True False

False False False



16

ฟงกชน IF ซอน OR (ตรวจสอบเงอนไขพรอมกนมากกวา 1 ดวยคาวา

หรอ)

รปแบบ = IF (OR (เง�อนไข1, เง�อนไข2 ,...), จรง, เทจ) ตวอยางเชน


17

ฟงกชน IF ซอน AND (ตรวจสอบเงอนไขพรอมกนมากกวา 1 ดวยคาวา

และ)

รปแบบ = IF (AND (เง�อนไข1, เง�อนไข2 ,...), จรง, เทจ) ตวอยางเชน


18

ฟงกชน COUNTIF (นบจานวนขอมลจากเงอนไขทระบ)

รปแบบ = COUNTIF (ชวงขอมล, เง�อนไขท�มคาอยในชวงขอมล) ตวอยางเชน


19

ฟงกชน SUMIF (รวมตวเลขจากเงอนไขทระบ)

รปแบบ = SUMIF (ชวงขอมล, เง�อนไขท�มคาอยในชวงขอมล, ชวงรวม)


20

ฟงกชนคนหาขอมล

ฟงกชน VLOOKUP (คนหาขอมลจากตารางแนวต4ง)

รปแบบ

= VLOOKUP (เง�อนไข, ตาราง, ลาดบท�คอลมนของผลลพธ, 1 หรอ 0)

ตวอยางท� 1 จากตารางขอมลตองการทราบเงนเดอนของมาล

อธบายสตร � =VLOOKUP หมายถง คนหาขอมลจากตารางแนวต\ง � A11 หมายถง เง�อนไข � A3:C8 หมายถง ตารางขอมล � 2 หมายถง หมายเลขคอลมนท�ตองการผลลพธ � 0 หมายถง ขอมลไมไดจดเรยง/คาท� Match กน


21

ตวอยางท� 2 จากตารางขอมลตองการตดเกรด โดยกาหนดเง�อนไขดงน\ - ถาคะแนนสอบไมถง 50 ไดเกรด F - ถาคะแนนสอบอยในชวง 50-59 ไดเกรด D - ถาคะแนนสอบอยในชวง 60-69 ไดเกรด C - ถาคะแนนสอบอยในชวง 70-79 ไดเกรด B - ถาคะแนนสอบ 80 -100 ไดเกรด A

วธทา

1. แปลงเง�อนไขมาเปนตารางเง�อนไขโดยเรยงตวเลขจากนอยไปมาก 2. ใชฟงกชน VLOOKUP ไปคนหาขอมลในตารางเง�อนไข

อธบายสตร � =VLOOKUP หมายถง คนหาขอมลจากตารางแนวต\ง � D4 หมายถง คาท�นาไปคนหา � $G$4:$H$8 หมายถง ตารางเง�อนไข � 2 หมายถง หมายเลขคอลมนท�ตองการผลลพธ (เกรดอยในคอลมนท� 2) � 1 หมายถง ขอมลจดเรยงจากนอยไปมาก


22

ฟงกชน HLOOKUP (คนหาขอมลจากตารางแนวนอน)

รปแบบ

= HLOOKUP (เง�อนไข, ตาราง, ลาดบท�แถวของผลลพธ, 1 หรอ 0) ตวอยางท� 1 จากตารางขอมลตองการทราบเงนเดอนของมาล

อธบายสตร

� =HLOOKUP หมายถง คนหาขอมลจากตารางแนวนอน � A9 หมายถง เง�อนไข ในท�น\ คอ Sakchai � B3:F5 หมายถง ตารางขอมล � 2 หมายถง หมายเลข Row ท�ตองการผลลพธ � 0 หมายถง ขอมลไมไดจดเรยง/คาท� Match กน


23

ตวอยางท� 2 จากตารางขอมลตองการตดเกรด โดยกาหนดเง�อนไขดงน\ - ถาคะแนนสอบไมถง 50 ไดเกรด F - ถาคะแนนสอบอยในชวง 50-59 ไดเกรด D - ถาคะแนนสอบอยในชวง 60-69 ไดเกรด C - ถาคะแนนสอบอยในชวง 70-79 ไดเกรด B - ถาคะแนนสอบ 80 -100 ไดเกรด A

วธทา

1. แปลงเง�อนไขมาเปนตารางเง�อนไขโดยเรยงตวเลขจากนอยไปมาก 2. ใชฟงกชน HLOOKUP ไปคนหาขอมลในตารางเง�อนไข

อธบายสตร � =HLOOKUP หมายถง คนหาขอมลจากตารางแนวนอน � D4 หมายถง คาท�นาไปคนหา � $B$12:$F$13 หมายถง ตารางเง�อนไข � 2 หมายถง หมายเลข Row ท�ตองการผลลพธ (เกรดอยใน Row ท� 2) � 1 หมายถง ขอมลจดเรยงจากนอยไปมาก


24

ฟงกชน ISNA (ตรวจสอบวาเปน #N/A หรอไม)

รปแบบ

= ISNA (คาท�ตองการตรวจสอบ) ตวอยางเชน

*** ใชฟงกชน VLOOUP คนหาขอมล จากตารางขางบน เปนการคนหาช�อตามรหสท�ระบ รหสใดท�ไมมช�อจะปรากฏผลลพธเปน #N/A (#N/A หมายถง ไมมขอมลหรอไมเจอขอมลน�นเอง) ตองการตรวจสอบ #N/A ดวยฟงกชน ISNA ดงรปขางลาง

*** ใชฟงกชน ISNA ตรวจวาวาเปน #N/A หรอไม

� ถาเปน #N/A จะไดผลลพธเปน TRUE � ถาไมเปน #N/A จะไดผลลพธเปน FALSE

*** ใชฟงกชน IF ตรวจวา

� ถาเปน FALSE ใหแสดงคาวา มขอมล � ถาเปน TRUE ใหแสดงคาวา ไมมขอมล


25

ฟงกชน MATCH (บอกลาดบทของขอมล)

รปแบบ

= MATCH (เง�อนไข, ชวงขอมล, 0) ตวอยางเชน

ฟงกชน INDEX (คนหาขอมลจากลาดบท)

รปแบบ

= INDEX (ชวงขอมล, ลาดบท�)



26

ประยกตใชงาน Data Validation

ตวอยางท 1 ตองการรบขอมลเฉพาะตวเลขเทาน4น

แนวคด ใชเมนคาส�ง Data, Validation วธทา

1. เลอกเซลลท�ตองการปอนขอมล เชน คอลมน A

2. เลอกเมนคาส�ง Data, Validation 3. เลอก Allow: Custom

4. ในชอง Formula: ใชฟงกชน ISNUMBER เขามาชวย โดยในวงเลบใหคลกเลอก Active Cell พรอมกบ Lock คอลมนดวย

5. คลกปม OK


27

ตวอยางท 2 ตองการรบขอมลเฉพาะขอความเทาน4น




4. ในชอง Formula: ใชฟงกชน ISTEXT เขามาชวย โดยในวงเลบใหคลกเลอก Active Cell พรอมกบ Lock คอลมนดวย



28

ตวอยางท 3 ตองการรบรหสทไมซ4ากน




4. ในชอง Formula: ใชฟงกชน COUNTIF เขามาชวย โดยในวงเลบใหคลกเลอก Active Cell พรอมกบ Lock คอลมนดวย

• รปแบบของฟงกชน = COUNTIF(ชวงเซลลท\งหมดท�ตองการปอนขอมล, Active Cell)

• = COUNTIF($A:$A, $A1) = 1 � $A:$A หมายถง ชวงเซลลท\งหมดท�ตองการปอนขอมล � $A1 หมายถง Active Cell � =1 หมายถง รบขอมลท�ไมซ\ากน



29

ตวอยางท 4 ตองการผลรวมของตวเลขในเซลล A1 ถง A3 ไมเกน 100


1. เลอกเซลลท�ตองการปอนตวเลข เชน A1 – A3


4. ในชอง Formula: ใชฟงกชน SUM เขามาชวย โดยในวงเลบใหคลกเลอก A1-A3 พรอมกบกดปม F4 เพ�อ Lock เซลลท�เลอกดวย

• = SUM($A$1:$A$3) <=100 � SUM หมายถง ฟงกชนหาผลรวม � $A$1:$A$3 หมายถง Lock เซลลท�ตองการปอนตวเลข � < =100 หมายถง ตวเลขตองไมเกน 100



30

ตวอยางท 5 ตองการคาเฉลยของตวเลขในเซลล A1 ถง A3 ไมเกน 100




4. ในชอง Formula: ใชฟงกชน AVERAGE เขามาชวย โดยในวงเลบใหคลกเลอก A1-A3 พรอมกบกดปม F4 เพ�อ Lock เซลลท�เลอกดวย

• =AVERAGE($A$1:$A$3)<=100 � AVERAGE หมายถง ฟงกชนหาคาเฉล�ย � $A$1:$A$3 หมายถง Lock เซลลท�ตองการปอนตวเลข � < =100 หมายถง ตวเลขตองไมเกน 100



31

ตวอยางท 6 ตองการคาสงสดของตวเลขในเซลล A1 ถง A3 ไมเกน 100




4. ในชอง Formula: ใชฟงกชน MAX เขามาชวย โดยในวงเลบใหคลกเลอก A1-A3 พรอมกบกดปม F4 เพ�อ Lock เซลลท�เลอกดวย

• =MAX($A$1:$A$3)<=100 � MAX หมายถง ฟงกชนหาคาสงสด � $A$1:$A$3 หมายถง Lock เซลลท�ตองการปอนตวเลข � < =100 หมายถง ตวเลขตองไมเกน 100



32

ตวอยางท 7 ตองการคาตาสดของตวเลขในเซลล A1 ถง A3 ไมเกน 100




4. ในชอง Formula: ใชฟงกชน MIN เขามาชวย โดยในวงเลบใหคลกเลอก A1-A3 พรอมกบกดปม F4 เพ�อ Lock เซลลท�เลอกดวย

• =MIN($A$1:$A$3)<=100 � MIN หมายถง ฟงกชนหาคาต�าสด � $A$1:$A$3 หมายถง Lock เซลลท�ตองการปอนตวเลข � < =100 หมายถง ตวเลขตองไมเกน 100



33

ตวอยางท 8 ตองการสราง Drop down List แบบธรรมดา



2. เลอกเมนคาส�ง Data, Validation 3. เลอก Allow: List

4. ปอนรายการในชอง Source: ชาย, หญง 5. คลกปม OK 6. ผลลพธจะได Drop down List ดงรป


34

ตวอยางท 9 ตองการสราง Drop down List แบบไมธรรมดา

โจทย ตองการนารายช�อเดอนใน Sheet1 มาสราง Drop down List ใน Sheet2


1. ใหต\งช�อกลมเซลลของรายช�อเดอนใน Sheet1

เลอกเซลลรายช4อเดอนแลวต6งช4อท4น4ครบ เชน ต6งช4อวา "ช4อเดอน" เสรจแลวกดปม Enter


35

2. เลอกเซลลท�ตองการสรางรายการใน Sheet2


5. ในชอง Source: ใหพมพเคร�องหมายเทากบแลวตามดวยช�อกลมเซลล 6. คลกปม OK 7. ผลลพธจะได Drop down List ดงรป


36

ตวอยางท 10 ตองการสราง Drop down List แบบไมธรรมดาสดๆ

โจทย ใน Sheet2 ตองการสรางรายการในคอลมน A กบ B โดยกาหนดเง�อนไขดงน\ 1. ถาในคอลมน A เปน ไตรมาส1 ในคอลมน B ตองมรายการเดอน มกราคม กมภาพนธ มนาคม 2. ถาในคอลมน A เปน ไตรมาส2 ในคอลมน B ตองมรายการเดอน เมษายน พฤษภาคม มถนายน 3. ถาในคอลมน A เปน ไตรมาส3 ในคอลมน B ตองมรายการเดอน กรกฎาคม สงหาคม กนยายน 4. ถาในคอลมน A เปน ไตรมาส4 ในคอลมน B ตองมรายการเดอน ตลาคม พฤศจกายน ธนวาคม


1. สรางตารางใน Sheet1 โดยแบงขอมลเปนไตรมาสตางๆ

2. เลอกตารางท�สรางไวในขอ 1


37

3. ต\งช�อกลมเซลลโดยการเลอกเมนคาส�ง Insert, Name, Create…

4. ทดสอบช�อกลมเซลลโดยการคลกดท� Name Box จะปรากฏช�อกลมเซลลตามหวตารางของขอมล (ไตรมาส 1, ไตรมาส 2, ไตรมาส 3, ไตรมาส 4)

5. ใน Sheet2 คอลมน A เลอกเซลล A2 เพ�อสรางรายการไตรมาส

6. เลอกเมนคาส�ง Data, Validation 7. เลอก Allow: List 8. ในชอง Source: พมพรายการ ไตรมาส1 - ไตรมาส4


เลอก Top row เพ�อต\งช�อกลมเซลลตามหวตาราง


38

10. ผลลพธในคอลมน A จะได Drop down List ดงรป

11. ตอไปในคอลมน B เลอกเซลล B2 เพ�อสรางรายการของเดอนตามเง�อนไขในคอลมน A


6. ในชอง Source: ใชฟงกชน IF เขามาชวยโดยพมพสตรดงน\ =IF($A2="ไตรมาส1",ไตรมาส1, IF($A2="ไตรมาส2",ไตรมาส2, IF($A2="ไตรมาส3",ไตรมาส3,IF($A2="ไตรมาส4",ไตรมาส4))))

� IF($A2="ไตรมาส1",ไตรมาส1 หมายถง ถา A2 เปนไตรมาส1 ใหนารายการของ ไตรมาส1 มาแสดงผล � IF($A2="ไตรมาส2",ไตรมาส2 หมายถง ถา A2 เปนไตรมาส2 ใหนารายการของ

ไตรมาส2 มาแสดงผล � IF($A2="ไตรมาส3",ไตรมาส3 หมายถง ถา A2 เปนไตรมาส3 ใหนารายการของ

ไตรมาส3 มาแสดงผล � IF($A2="ไตรมาส4",ไตรมาส4 หมายถง ถา A2 เปนไตรมาส4 ใหนารายการของ

ไตรมาส4 มาแสดงผล

14. คลกปม OK ทดสอบดผลลพธ


39


40

ประยกตใชงาน Conditional Formatting

ตวอยางท 1 สงใหเทสคนทไดคะแนนสงสด

แนวคด ใชเมนคาส�ง Format, Conditional Formatting วธทา

1. เลอกขอมลดงรป

2. เลอกเมนคาส�ง Format, Conditional Formatting 3. ใสสตรดงน\

� Condition1 เลอก Formula is เพราะตองการใสสตร � = $C2=MAX($C$2:$C$7) หมายถง ถาเซลล C2 เปนคาสงสดจากขอมลท\งหมด � $C2 หมายถง เซลลแรกของเง�อนไขท�กาหนด � MAX หมายถง ฟงกชนหาคาสงสด � $C$2:$C$7 หมายถง ขอมลของคะแนนท\งหมด


41

4. คลกปม Format… แลวเลอก Patterns เพ�อเทสท�ตองการ

5. คลกปม OK 6. ไดผลลพธดงรป

7. ทดสอบเปล�ยนคะแนนจาก 80 เปน 99 แลวสงเกตผลลพธ


42

ตวอยางท 2 สงใหเทสคนทไดคะแนนตาสด




� Condition1 เลอก Formula is เพราะตองการใสสตร � = $C2=MIN($C$2:$C$7) หมายถง ถาเซลล C2 เปนคาต�าสดจากขอมลท\งหมด � $C2 หมายถง เซลลแรกของเง�อนไขท�กาหนด � MIN หมายถง ฟงกชนหาคาต�าสด � $C$2:$C$7 หมายถง ขอมลของคะแนนท\งหมด


43



7. ทดสอบเปล�ยนคะแนนจาก 68 เปน 20 แลวสงเกตผลลพธ


44

ตวอยางท 3 สงใหเทสคนทไดคะแนนมากกวาคาเฉลย


1. ท�เซลล C9 ใหคานวณคาเฉล�ยรอไวกอน =AVERGAE(C2:C7)



� Condition1 เลอก Formula is เพราะตองการใสสตร � = $C2>$C$9 หมายถง ถาเซลล C2 มากกวาคาเฉล�ยในเซลล C9 � $C2 หมายถง เซลลแรกของคะแนนสอบ (Lock คอลมน) � $C$9 หมายถง เซลลท�คานวณคาเฉล�ยไวลวงหนา (Lock เซลล)


45




46

ตวอยางท 4 สงใหเทสดวย 2 เงอนไขพรอมกน แบบท1

โจทย ตองการเทสคนท�ไดคะแนนทฤษฎและคะแนนปฏบตท�มากกวา 50 แนวคด ใชเมนคาส�ง Format, Conditional Formatting วธทา



� Condition1 เลอก Formula is เพราะตองการใสสตร � =AND($C2>50, $D2>50) � AND หมายถง การตรวจสอบเง�อนไขดวยคาวา "และ" � $C2>50 หมายถง เง�อนไขท� 1 (คะแนนทฤษฎ) � $D2>50 หมายถง เง�อนไขท� 2 (คะแนนปฏบต)


47




48

ตวอยางท 5 สงใหเทสดวย 2 เงอนไขพรอมกน แบบท2

โจทย ตองการเทสคนท�ไดคะแนนทฤษฎ หรอ คะแนนปฏบตท�มากกวา 50 แนวคด ใชเมนคาส�ง Format, Conditional Formatting วธทา



� Condition1 เลอก Formula is เพราะตองการใสสตร � =OR($C2>50, $D2>50) � OR หมายถง การตรวจสอบเง�อนไขดวยคาวา "หรอ" � $C2>50 หมายถง เง�อนไขท� 1 (คะแนนทฤษฎ) � $D2>50 หมายถง เง�อนไขท� 2 (คะแนนปฏบต)


49




50

ตวอยางท 6 สงใหเทสแบบสลบแถว

โจทย ตองการเทสแบบสลบแถว (แถวเวนแถว) เพ�อสะดวกในการดขอมล แนวคด ใชเมนคาส�ง Format, Conditional Formatting วธทา



� Condition1 เลอก Formula is เพราะตองการใสสตร � =MOD(ROW($A2), 2) = 0 หมายถง ส�งใหเทสเฉพาะหมายเลข Row ท�หารดวย 2 ลงตว � MOD หมายถง ตองการจานวนเศษท�เหลอจากการหาร � ROW หมายถง บอกหมายเลข Row � $A2 หมายถง เซลลเร�มตนของตาราง � 2 หมายถง หมายเลข Row หารดวย 2 � =0 หมายถง หารดวย 2 ลงตว (ไดเศษ 0)


51




52

ตวอยางท 7 สงใหตเสนแบงกลมเพศชาย/หญง

โจทย ตองการตเสนแบงกลมเพศชาย/หญง เพ�อสะดวกในการดขอมล แนวคด ใชเมนคาส�ง Format, Conditional Formatting วธทา



� Condition1 เลอก Formula is เพราะตองการใสสตร � =$C2<>$C3 หมายถง เง�อนไขถาขอมลในเซลล C2 ไมเทากบ C3


53

4. คลกปม Format… แลวเลอก Border เพ�อตเสนแบง


เลอกตเสนเฉพาะ Bottom


54

ประยกตใชงาน Auto Filter

ตวอยางท 1 ทบทวนการใชคาสง Auto Filter

โจทย ตองการกรองขอมลเฉพาะเพศชาย แนวคด ใชเมนคาส�ง Data, Filter, Auto Filter วธทา


2. เลอกเมนคาส�ง Data, Filter, Auto Filter 3. ไดผลลพธดงรป

4. ตองการกรองขอมลเฉพาะเพศชาย สามารถทาไดดงรป

5. ไดผลลพธขอมลเพศชายดงรป


55

ตวอยางท 2 ทาใหคาสง Auto Filter ฉลาดข4นไดอยางไร

โจทย ตองการทราบผลรวม, คาเฉล�ยน, จานวนรายการ, คาสงสด, คาต�าสด ขณะท�กรองขอมล แนวคด - ใชเมนคาส�ง Data, Filter, Auto Filter - ใชฟงกชน SUBTOTAL รปแบบของฟงกชน SUBTOTAL =SUBTOTAL (หมายเลขฟงกชน, ชวงขอมล)

ตารางแสดงหมายเลขฟงกชนใน SUBTOTAL

หมายเลขฟงกชน ชอฟงกชน

9 SUM 2 COUNT 4 MAX 5 MIN 1 AVERAGE

วธการใชงานฟงกชน SUBTOTAL รวมกบ Auto Filter


2. เลอกเมนคาส�ง Data, Filter, Auto Filter 3. ไดผลลพธดงรป


56

4. ใชฟงกชน SUBTOTAL เพ�อทาให Auto Filter ดฉลาดข\น

5. ผลลพธจากขอมลท\งหมด

6. ผลลพธเฉพาะเพศชาย


57

ตวอยางการประยกตใชงานฟงกชน

ตวอยางท 1 ตองการตรวจสอบขอมลทซ4า

จากตาราง ตองการตรวจสอบในคอลมน A วาขอมลซ\าหรอไมโดยมเง�อนไขคอ ถาขอมลซ\าให

แสดงขอความวา "ซ\า" และถาขอมลไมซ\าใหแสดงขอความวา "ไมซ\า" แนวความคด

1. ตความคาวา ซ\า/ไมซ\า � ไมซ\า หมายถง นบได 1 � ซ\า หมายถง นบไดมากกวา 1

*** สรปวา ฟงกชนท�ใชสาหรบการนบดวยเง�อนไขคอ COUNTIF

รปแบบ =COUNTIF (ชวงขอมล , เง�อนไขท�ตองการนบ) อธบายสตร =COUNTIF ($A$2 : $A$7 , A2)

� $A$2 : $A$7 หมายถง ชวงขอมล (ขอมลท�มอย) � A2 หมายถง เง�อนไขท�ตองการนบ


58

2. ตความเพ�อใหไดผลลพธ ซ\ า / ไมซ\า

� ถานบไดมากกวา 1 ใหแสดงคาวา "ซ\า" � ถานบไดเทากบ 1 ใหแสดงคาวา "ไมซ\า"

***สรปวา ใชฟงกชน IF มาชวยตรวจสอบเง�อนไข

รปแบบ = IF(เง�อนไข , คาตอบเม�อเง�อนไขเปนจรง, คาตอบเม�อเง�อนไขเปนเทจ) อธบายสตร =IF(B2>1, "ซ\า", "ไมซ\า") � B2>1 หมายถง ตรวจสอบเง�อนไขวาตวเลขในเซลล B2 มากกวา 1 หรอไม � "ซ\า" หมายถง ถาเง�อนไขในเซลล B2 มากกวา 1 จรงใหแสดงคาวา "ซ\า" � "ไมซ\า" หมายถง ถาเง�อนไขในเซลล B2 เทากบ 1 ใหแสดงคาวา "ไมซ\า"


59

ตวอยางท 2 ตองการเทสขอมลทซ4า

จากตารางในตวอยางท� 1 ตองการใหโปรแกรมเทสเฉพาะขอมลท� "ซ\า"

แนวความคด � การเทสหมายถงการใชเมน Format, Conditional Formatting… � เง�อนไขในท�น\ คอขอความ "ซ\า"

วธทา 1. เลอกขอมลดงรป

2. เลอกเมน Format, Conditional Formatting… 3. กาหนดเง�อนไขดงรป

ตรวจสอบวา ถาขอมลในเซลล $C2 เปนคาวา "ซ\า" หรอไม ถาใชส�งใหเทส โดยการคลกปม Format… แลวไปเลอกสท�บตรรายการ Patterns


60

ตวอยางท 3 ตองการเปรยบเทยบขอมล 2 ตาราง

ตองการเปรยบเทยบ ตารางขอมลใหม กบ ตารางขอมลเกา วาซ\า/ไมซ\า

แนวความคด � ถาตรวจสอบขอมลวาซ\า/ไมซ\า เพยงตารางเดยว ใชฟงกชน COUNTIF � ถาตรวจสอบขอมลวาซ\า/ไมซ\า จาก 2 ตาราง ใชฟงกชน VLOOKUP

วธทา 1. ต\งช�อตารางขอมล เพ�อสะดวกในการนาไปใช และเขาใจสตรไดงายข\น โดยตารางขอมลเกา ใหต\งช�อ

วา "ขอมลเกา" และตารางขอมลใหมใหต\งช�อวา "ขอมลใหม" ดงรป

2. ใชฟงกชน VLOOKUP เปนตวชวยในการตรวจสอบ

ตองการนาขอมลใหมไปเปรยบเทยบกบขอมลเกา อธบายสตร =VLOOKUP(ขอมลใหม, ขอมลเกา, 1, 0) � VLOOKUP หมายถง ฟงกชนคนหาขอมล � ขอมลใหม หมายถง ช�อตารางขอมลใหม � ขอมลเกา หมายถง ช�อตารางขอมลเกา � 1 หมายถง คอลมนท� 1 (1 ตาราง/ 1 คอลมน) � 0 หมายถง ตองการคาท� Match กน


61

3. ผลลพธหลงการใชฟงกชน VLOOKUP

*** ขอสงเกต � #N/A หมายถง ขอมลไมซ\า � C, A หมายถง ขอมลท�ซ\ า

4. ตรวจสอบวาเปน # N/A หรอไม

� รปแบบของฟงกชน ISNA =ISNA(เซลล หรอขอมลท�ตองการตรวจสอบ) � ถาขอมลท�ตรวจสอบเปน #N/A จะไดผลลพธเปน TRUE � ถาขอมลท�ตรวจสอบเปน #N/A จะไดผลลพธเปน FALSE

5. ตองการแสดงผลลพธวา ซ\า/ไมซ\ า

อธบายสตร ตรวจสอบดวาขอมลใน F2 เปน FLASE หรอไม ถาใชใหปรากฏคาวา "ซ\า" ถาไมใชใหปรากฏคาวา

"ไมซ\า"


62

6. ถาตองการดขอมลท�มเฉพาะในตารางขอมลเกา โดยท�ไมมในตารางขอมลใหม สามารถทาไดดงรป

อธบายสตร =IF(ISNA(VLOOKUP(ขอมลใหม, ขอมลเกา, 1, 0)),ขอมลเกา,"") � IF หมายถง ตรวจสอบเพ�อนาผลลพธท�มเฉพาะในตารางขอมลเกามาแสดงผล � ISNA หมายถง ตรวจสอบวาเปน #N/A หรอไม � VLOOKUP หมายถง เปนการตรวจสอบขอมลจาก 2 ตาราง

ขอมลเกา ขอมลใหม


63

7. ถาตองการดขอมลท�มเฉพาะในตารางขอมลใหม โดยท�ไมมในตารางขอมลเกา สามารถทาไดดงรป

อธบายสตร =IF(ISNA(VLOOKUP(ขอมลเกา, ขอมลใหม, 1, 0)),ขอมลใหม,"") � IF หมายถง ตรวจสอบเพ�อนาผลลพธท�มเฉพาะในตารางขอมลเกามาแสดงผล � ISNA หมายถง ตรวจสอบวาเปน #N/A หรอไม � VLOOKUP หมายถง เปนการตรวจสอบขอมลจาก 2 ตาราง

ขอมลเกา ขอมลใหม


64

ตวอยางท 4 ตองการนบขอมลมากกวา 1 เงอนไขพรอมกน

โจทย: ตองการสรปขอมลวา แตละจงหวดแยกเปนชาย หญงจานวนก�คน

แนวความคด � การนบจานวนขอมลตามเง�อนไข ใชฟงกชน COUNTIF

วธทา 1. เพ�มคอลมนใหม โดยนาขอมลจงหวด มาเช�อมกบ เพศ

2. สรางตารางเพ�อสรปขอมลตามโจทย

3. พมพสตรเพ�อใหไดผลลพธดงรป


65

ตวอยางท 5 ตองการนบความถของชวงคะแนนสอบ

โจทย ตองการทราบความถ�ของคะแนนสอบ 0-10, 11-20, 21-30, 31-40, 41-50, 51-60, 61-70, 71-

80, 81-90, 91-100

แนวความคด � การนบความถ� (หรอจานวน) ขอมลเปนชวงตวเลขสามารถใชฟงกชน FREQUENCY เขามาชวย

รปแบบของฟงกชน FREQUENCY =FREQUENCY (ชวงขอมลตวเลข , ชวงขอมล Upper) *ชวงขอมลตวเลขในท�น\ คอ คะแนนสอบ *ชวงขอมล Upper ในท�น\ คอ E2 ถง E11


66

วธทา 1. เลอกเซลลผลลพธท\งหมด (ในท�น\ คอ F2 ถง F11)

2. พมพ =FREQUENCY( 3. เลอกชวงคะแนนสอบ (ในท�น\ คอเซลล A2 ถง A14) 4. พมพเคร�องหมาย , 5. เลอกชวงขอมล Upper (ในท�น\ คอเซลล E2 ถง E11) 6. พมพเคร�องหมาย ) 7. สดทายใหกดป ม Ctrl + Shift + Enter กจะไดผลลพธท�ตองการแลวครบ


67

ตวอยางท 6 ตองการแยก คานาหนาชอ ชอ และนามสกล

โจทย: ตองการแบง คานาหนาช�อ ช�อ และนามสกล ออกเปน 3 คอลมน

แนวความคด � ใชฟงกชน TRIM เพ�อจดระเบยบขอมลใหชดซาย และเหลอแค 1 วรรค � ใชฟงกชน LEFT เพ�อแสดงขอมลทางซายมอ � ใชฟงกชน RIGHT เพ�อแสดงขอมลทางขวามอ � ใชฟงกชน MID เพ�อแสดงขอมลท�อยตรงกลาง � ใชฟงกชน IF เพ�อเขามาชวยตรวจสอบเง�อนไข

วธทา 1. ใชฟงกชน TRIM เพ�อจดขอมลใหม


68

2. ตองการผลลพธเฉพาะ คานาหนาช�อ สามารถทาไดดงรป

อธบายสตร

=IF(LEFT(B2,6)="นางสาว", "นางสาว", IF(LEFT(B2,3)="นาง", "นาง",

IF(LEFT(B2,3)="นาย", "นาย")))

� ถาซายมอของขอมลใหม 6 ตว เปนคาวา นางสาว ใหแสดงผลลพธเปนคาวา นางสาว � ถาซายมอของขอมลใหม 3 ตว เปนคาวา นาง ใหแสดงผลลพธเปนคาวา นาง � ถาซายมอของขอมลใหม 3 ตว เปนคาวา นาย ใหแสดงผลลพธเปนคาวา นาย


69

3. ใชฟงกชน LEN เพ�อนบจานวนอกขระของคานาหนาช�อ

4. ใชฟงกชน FIND เพ�อคนหาตาแหนงของวรรค (Space)

อธบายสตร =FIND ( " " , B2) หมายถง คนหาวาวรรคอยในตาแหนงท�เทาไหร

5. ตองการผลลพธเฉพาะช�อ สามารถทาไดดงรป

รปแบบของฟงกชน MID = MID (ขอมล, ตาแหนงเร4 มตน, ตองการขอมลก4ตว) อธบายสตร =MID(B2, D2+1, E2-D2) หมายถง แสดงผลขอมลท�อยตรงกลาง

� MID หมายถง แสดงขอมลท�อยตรงกลาง � B2 หมายถง ขอมลท�เกบ (ในท�น\หมายถง ขอมลใหม) � D2 + 1 หมายถง ตาแหนงเร�มตน (ในท�น\หมายถงขอมลท�อยถดจากคานาหนาช�อ) � E2 – D2 หมายถง ตองการขอมลก�ตว (ในท�น\หมายถง ตาแหนงวรรคลบดวยจานวน

อกขระของคานาหนาช�อ)


70

6. ตองการผลลพธเฉพาะนามสกล สามารถทาไดดงรป

รปแบบของฟงกชน MID = MID (ขอมล, ตาแหนงเร4 มตน, ตองการขอมลก4ตว) อธบายสตร =MID(B2,E2+1,1000) หมายถง แสดงผลขอมลท�อยทางขวามอ

� MID หมายถง แสดงขอมลท�อยทางขวามอ (ในท�น\หมายถง นามสกล) � B2 หมายถง ขอมลท�เกบ (ในท�น\หมายถง ขอมลใหม) � E2 + 1 หมายถง ตาแหนงเร�มตน (ในท�น\หมายถง ขอมลท�อยถดจากตาแหนงวรรค) � 1000 หมายถง ตองการขอมลก�ตว (ในท�น\หมายถง ขอมลจากตาแหนงวรรค)


71

ตวอยางท 7 การแกปญหาเกยวกบการคานวณอายงาน

โจทย: จากขอมลตองการคานวณอายงานเปน ป พ.ศ. เดอน วน โดยสมมตวาวนน\ คอวนท�

30/05/2551 แนวความคด: เน�องจากขอมลท�ไดมาเปนตวเลข

� ใชฟงกชน Text ot columns… เพ�อแบงขอมลเปนคอลมน ป เดอน วน � ใชฟงกชน IF เพ�อแปลงขอมลใหเปน ป พ.ศ. � ใชฟงกชน DATE เพ�อรวมขอมลเปนวนท� � ใชฟงกชน TODAY เพ�อแสดงผลวนท�ปจจบน � ใชฟงกชน YEAR, MONTH, DAY เพ�อกาหนดวนท�ปจจบนใหเปนป พ.ศ. � ใชฟงกชน DATEDIF เพ�อคานวณอายเปน ป เดอน วน

วธทา 1. ใชฟงกชน Text ot columns… เพ�อแบงขอมลเปนคอลมน ป เดอน วน

เลอกขอมล

เลอกเมนคาส�ง Data, Text to coloumns… เลอก Fixed width

คลกตรงตาแหนงท�ตองการแบงขอมลเปนคอลมน แลวกดปม Finish


72

ไดผลลพธเปน ป เดอน วน ดงรป

2. ใชฟงกชน IF เพ�อแปลงขอมลใหเปน ป พ.ศ.

เน�องจากขอมลเปนท\งป ค.ศ. และ ป พ.ศ. กอนท�จะนาไปคานวณ ตองแปลงใหเปนหนวยเดยวกนกอน ซ�งในท�น\ตองการหนวยเปนป พ.ศ. โดยกาหนดเง�อนไขดงน\

� ถาซายมอ 2 ตวเปน 20 ใหนาไปบวกกบ 543 (แปลงป ค.ศ. เปน ป พ.ศ.) � ถาซายมอ 2 ตวเปน 19 ใหนาไปบวกกบ 543 (แปลงป ค.ศ. เปน ป พ.ศ.) � นอกเหนอจากน\นไมตองบวก (เพราะเปนป พ.ศ. อยแลว)

3. ใชฟงกชน DATE เพ�อรวมขอมลเปนวนท�

รปแบบของฟงกชน DATE = DATE (ป , เดอน , วน) อธบายสตร =DATE (B2 , C2 , D2)

� B2 หมายถง ขอมลป � C2 หมายถง ขอมลเดอน � D2 หมายถง ขอมลวน


73

4. เพ�มคอลมนวนท�ปจจบน

5. เน�องจากวนท�ปจจบนเปนหนวย ค.ศ. กอนท�จะนาไปคานวณตองแปลงเปนป พ.ศ. กอนดงน\

รปแบบของฟงกชน DATE = DATE (ป , เดอน , วน) อธบายสตร

� DATE (ปปจจบน + 543 , เดอนปจจบน, วนปจจบน) � YEAR หมายถง ขอมลป � MONTH หมายถง ขอมลเดอน � DAY หมายถง ขอมลวน � TODAY หมายถง ขอมลวนท�ปจจบน (ขอมล UPDATE ทกวน)

6. คานวณอายเปน ป เดอน วน ดวยฟงกชน DATEDIF

ฟงกชน DATEDIF (คานวณอายแบบ ป, เดอนวน) รปแบบ = DATEDIF (วนเร�มตน, วนส\นสด, ผลลพธ)

� ผลลพธ:ตวเลขจานวนป ใหใส “Y” � ผลลพธ: ตวเลขจานวนเดอนท\งหมด ใหใส “M” � ผลลพธ: ตวเลขจานวนวนท\งหมด ใหใส “D” � ผลลพธ: ตวเลขจานวนเดอน (ตวเลขไมเกน 12) ใหใส “YM” � ผลลพธ: ตวเลขจานวนวน (ตวเลขไมเกน 31) ใหใส “MD”

7. สดทายนาขอมลมารวมกนเพ�ออานแลวเขาใจไดงายข\น


74

ตวอยางท 8 การคานวณเกยวกบเวลา

โจทย: จากขอมลเก�ยวกบเวลาเร�มงาน 8:00 และเวลาเขางาน ตองการคานวณ

� สาย/ไมสาย � เวลาสาย (ช�วโมง : นาท) � เวลาสาย (เฉพาะช�วโมง) � เวลา (เฉพาะเศษนาท) � เวลาสายท\งหมด (นาท)

*** หมายเหต ขอมลเวลาตองปอนในรปแบบ HH : MM

แนวความคด: ขอมลเวลาสามารถนาไปคานวณไดเชนเดยวกบขอมลตวเลข วธทา 1. คานวณ สาย/ไมสาย

อธบายสตร � ถาเวลาเขางาน มากกวา เวลาเร�มงาน ใหแสดงคาวา สาย � ถาเวลาเขางาน นอยกวาหรอเทากบ เวลาเร�มงาน ใหแสดงคาวา ไมสาย


75

2. คานวณเวลาสาย (ช�วโมง:นาท)

อธบายสตร � ถาขอมลในเซลล C4 เปนคาวา สาย ใหนาเวลาเขางาน ลบดวย เวลาเร�มงาน � ถาขอมลในเซลล C4 เปนคาวา ไมสาย ใหแสดงผลเปน 0 � *** ถามปญหาเร�องการแสดงผล ใหเลอกไปท�เมนคาส�ง Format, Cells… เลอกรปแบบ Time

3. แสดงผลเวลาสายเฉพาะช�วโมง

รปแบบของฟงกชน HOUR =HOUR (เวลาช�วโมง : นาท)

4. แสดงผลเวลาสายเฉพาะเศษนาท

รปแบบของฟงกชน MINUTE =MINUTE (เวลาช�วโมง : นาท)

5. เวลาสายท\งหมดคดเปนนาท

อธบายสตร: นาช�วโมงในเซลล E4 แปลงเปนนาทโดยคณดวย 60 แลวนาไปบวกดวยนาทในเซลล F4


76

ตวอยางท 9 การคานวณเกยวกบวนและเวลาพรอมกน

โจทย: จากขอมลเก�ยวกบวนเวลาเร�มตน และวนเวลาส\นสด ตองการคานวณผลลพธออกมาเปน ก�วน ก�ช�วโมง

*** หมายเหต ขอมลวนเวลาตองปอนในรปแบบ dd/mm/yyyy hh:mm am/pm

แนวความคด: ขอมลเวลาสามารถนาไปคานวณไดเชนเดยวกบขอมลตวเลข � คานวณผลตางของวนเวลาส\นสดกบวนเวลาเร�มตน � คานวณหาจานวนวน � คานวณหาจานวนช�วโมง

วธทา 1. คานวณ คานวณผลตางของวนเวลาส\นสดกบวนเวลาเร�มตน

*** ถามปญหาเร�องการแสดงผล ใหคลกเลอกเมนคาส�ง Format, Cells… , General

2. คานวณหาจานวนวน

อธบายสตร: ใชฟงกชน INT เขามาชวย (จานวนวนในท�น\หมายถง ตวเลขจานวนเตม) *** ถามปญหาเร�องการแสดงผล ใหเลอกไปท�เมนคาส�ง Format, Cells…, General

3. คานวณหาจานวนช�วโมง


77

อธบายสตร: ใชฟงกชน HOUR เขามาชวย *** ถามปญหาเร�องการแสดงผล ใหเลอกไปท�เมนคาส�ง Format, Cells…, General

4. สรป เพ�ออานทาความเขาใจไดงายข\น

สารบญ

ฟงกชนเก�ยวกบตวเลข .................................................................................................................................. 1

ฟงกชน ABS (แปลงตวเลขคาตดลบเปนคาบวก) .............................................................................. 1 ฟงกชน MOD (หาจานวนเศษท�เหลอจากการหาร) ........................................................................... 1 ฟงกชน INT (ตดทศนยมท\งใหเหลอเฉพาะตวเลขจานวนเตม) ...................................................... 1 ฟงกชน TRUNC (ตดเอาตวเลขตามตาแหนงท�ระบโดย) .................................................................. 1 ฟงกชน ROUND (ปดตวเลขข\น/ลงตามหลก >=5 ปดข\น <5 ปดลง) .............................................. 2 ฟงกชน ROUNDUP (ตดเอาตวเลขตามตาแหนงท�ระบแบบปดข\น) .............................................. 2 ฟงกชน ROUNDDOWN (ตดเอาตวเลขตามตาแหนงท�ระบแบบปดลง) ........................................ 2 ฟงกชน EVEN (ลงทายดวยเลขค) ......................................................................................................... 2 ฟงกชน ODD (ลงทายดวยเลขค�) ........................................................................................................... 3 ฟงกชน CEILING (ลงทายดวยตวเลขท�ตองการแบบปดข\น) .......................................................... 3 ฟงกชน FLOOR (ปดลงใหลงทายดวยตวเลขท�ตองการ) ................................................................. 3

ฟงกชนเก�ยวกบขอความ .............................................................................................................................. 4 ฟงกชนรวมขอความ (CONCATENATE) ............................................................................................. 4 ฟงกชนแบงขอความเปนคอลมน (Text to Column) ........................................................................... 4 ฟงกชน LOWER (แปลงขอความใหเปนตวพมพเลก) ...................................................................... 8 ฟงกชน UPPER (แปลงขอความใหเปนตวพมพใหญ)...................................................................... 8 ฟงกชน PROPER (แปลงขอความใหข\นตนคาดวยตวพมพใหญ) .................................................. 8 ฟงกชน LEN (นบจานวนอกขระ) ......................................................................................................... 8 ฟงกชน TRIM (จดระเบยบขอความใหเหลอ 1 เคาะวรรค) ............................................................. 9 ฟงกชน LEFT (ตองการขอความตามจานวนท�ระบ นบจากซาย) ................................................ 9 ฟงกชน RIGHT (ตองการขอความตามจานวนท�ระบ นบจากขวา) ................................................ 9 ฟงกชน MID (ตองการขอความนบจากตาแหนงท�ระบ) .................................................................. 9

ฟงกชนเก�ยวกบวนท�/เวลา .......................................................................................................................... 10 ฟงกชน TODAY (แสดงวนท�ปจจบน) ............................................................................................... 10 ฟงกชน YEAR (แสดงเฉพาะตวเลขป) ............................................................................................... 10 ฟงกชน MONTH (แสดงเฉพาะตวเลขเดอน) .................................................................................... 10 ฟงกชน DAY (แสดงเฉพาะตวเลขวน) .............................................................................................. 10

ฟงกชน DATE (แปลงขอมลใหเปนวนท�) ......................................................................................... 11 ฟงกชน DATEDIF (คานวณอายแบบ ป, เดอนวน) .......................................................................... 11

ฟงกชนกาหนดเง�อนไข .............................................................................................................................. 13 ฟงกชน IF 1 ช\น (ตรวจสอบเง�อนไข 2 ผลลพธ) ............................................................................. 13 ฟงกชน IF มากกวา 1 ช\น (ตรวจสอบเง�อนไขมากกวา 2 ผลลพธ).............................................. 13 ฟงกชน OR (เง�อนไขมากกวา 1 เง�อนไขพรอมกน ดวยคาวา หรอ) ............................................ 14 ฟงกชน AND (เง�อนไขมากกวา 1 เง�อนไขพรอมกน ดวยคาวา และ)......................................... 15 ฟงกชน IF ซอน OR (ตรวจสอบเง�อนไขพรอมกนมากกวา 1 ดวยคาวาหรอ) ........................... 16 ฟงกชน IF ซอน AND (ตรวจสอบเง�อนไขพรอมกนมากกวา 1 ดวยคาวาและ) ........................ 17 ฟงกชน COUNTIF (นบจานวนขอมลจากเง�อนไขท�ระบ) .............................................................. 18

ฟงกชนคนหาขอมล .................................................................................................................................... 20 ฟงกชน VLOOKUP (คนหาขอมลจากตารางแนวต\ง)...................................................................... 20 ฟงกชน HLOOKUP (คนหาขอมลจากตารางแนวนอน) ................................................................. 22 ฟงกชน ISNA (ตรวจสอบวาเปน #N/A หรอไม) ............................................................................ 24 ฟงกชน MATCH (บอกลาดบท�ของขอมล) ..................................................................................... 25 ฟงกชน INDEX (คนหาขอมลจากลาดบท�) ....................................................................................... 25

ประยกตใชงาน Data Validation .................................................................................................................. 26 ตวอยางท� 1 ตองการรบขอมลเฉพาะตวเลขเทาน\น ........................................................................ 26 ตวอยางท� 2 ตองการรบขอมลเฉพาะขอความเทาน\น .................................................................... 27 ตวอยางท� 3 ตองการรบรหสท�ไมซ\ ากน ............................................................................................ 28 ตวอยางท� 4 ตองการผลรวมของตวเลขในเซลล A1 ถง A3 ไมเกน 100 ..................................... 29 ตวอยางท� 5 ตองการคาเฉล�ยของตวเลขในเซลล A1 ถง A3 ไมเกน 100 ..................................... 30 ตวอยางท� 6 ตองการคาสงสดของตวเลขในเซลล A1 ถง A3 ไมเกน 100 ................................... 31 ตวอยางท� 7 ตองการคาต�าสดของตวเลขในเซลล A1 ถง A3 ไมเกน 100 ................................... 32 ตวอยางท� 8 ตองการสราง Drop down List แบบธรรมดา ................................................................ 33 ตวอยางท� 9 ตองการสราง Drop down List แบบไมธรรมดา ........................................................... 34 ตวอยางท� 10 ตองการสราง Drop down List แบบไมธรรมดาสดๆ ............................................... 36

ประยกตใชงาน Conditional Formatting ...................................................................................................... 40 ตวอยางท� 1 ส�งใหเทสคนท�ไดคะแนนสงสด .................................................................................. 40 ตวอยางท� 2 ส�งใหเทสคนท�ไดคะแนนต�าสด ................................................................................... 42 ตวอยางท� 3 ส�งใหเทสคนท�ไดคะแนนมากกวาคาเฉล�ย................................................................. 44 ตวอยางท� 4 ส�งใหเทสดวย 2 เง�อนไขพรอมกน แบบท�1 ............................................................... 46 ตวอยางท� 5 ส�งใหเทสดวย 2 เง�อนไขพรอมกน แบบท�2 ............................................................... 48 ตวอยางท� 6 ส�งใหเทสแบบสลบแถว ................................................................................................. 50 ตวอยางท� 7 ส�งใหตเสนแบงกลมเพศชาย/หญง .............................................................................. 52

ประยกตใชงาน Auto Filter .......................................................................................................................... 54 ตวอยางท� 1 ทบทวนการใชคาส�ง Auto Filter .................................................................................... 54 ตวอยางท� 2 ทาใหคาส�ง Auto Filter ฉลาดข\นไดอยางไร ................................................................ 55

ตวอยางการประยกตใชงานฟงกชน ......................................................................................................... 57 ตวอยางท� 1 ตองการตรวจสอบขอมลท�ซ\ า ....................................................................................... 57 ตวอยางท� 2 ตองการเทสขอมลท�ซ\ า ................................................................................................... 59 ตวอยางท� 3 ตองการเปรยบเทยบขอมล 2 ตาราง ............................................................................ 60 ตวอยางท� 4 ตองการนบขอมลมากกวา 1 เง�อนไขพรอมกน ........................................................ 64 ตวอยางท� 5 ตองการนบความถ�ของชวงคะแนนสอบ .................................................................... 65 ตวอยางท� 6 ตองการแยก คานาหนาช�อ ช�อ และนามสกล ............................................................ 67 ตวอยางท� 7 การแกปญหาเก�ยวกบการคานวณอายงาน ................................................................. 71 ตวอยางท� 8 การคานวณเก�ยวกบเวลา ................................................................................................ 74 ตวอยางท� 9 การคานวณเก�ยวกบวนและเวลาพรอมกน ................................................................. 76

คานา เน�องจากโปรแกรม Microsoft Excel เปนโปรแกรมทมความสามารถท�หลากหลาย แต

ความสามารถท�เปนจดเดนจรงๆ กคอเร�องของการคานวณ คมอเลมน\จดทาข\นเพ�อประกอบการอบรมหลกสตร Workshop: Intermediate Excel Special

Function and Database เน\อหาจะเนนเร�องของการประยกตใชฟงกชนกบขอมลในรปแบบตางๆ เชน ตวเลข วนท� ขอความ เง�อนไข การคนหาขอมล รวมไปถงตวอยางการนาฟงกชนไปประยกตใชกบงานในชวตประจาวนไดจรง

ขอขอบพระคณครคอผให อาจารยบญเลศ อรณพบลย, อาจารยรวโรจน ทวชยนกลกจ หากเน\อหาในคมอเลมน\ ผดพลาด หรอมส�งท�ควรปรบปรง ผเขยนขอนอมรบไวแกไขปรบปรงใน

โอกาสตอไป

สมเกยรต ชวยมาก 30 พฤษภาคม 2551

Education

แบ่งปัน แนวทางการประยุกต์ใช้ Excel (เน้น Workshop)