2 eje tematico

Concepción Ferro

Claudia Patricia Flórez

María del Carmen López

Andrea Constanza Andrade

José Alberto García José Pastor Sanabria Millán

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOCIENCIA DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN

ARCHIVOS DIGITALESFebrero 2011

LA GESTIÓN ARCHIVÍSTICA DE DOCUMENTOS

ELECTRÓNICOS

Tutor

JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO

Profesional Ciencia de la Información

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOCIENCIA DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN

ARCHIVOS DIGITALESFebrero 2011


ELECTRÓNICOS

CONTENIDO

Introducción

Objetivos

1. La Gestión archivística de documentos electrónicos

2. El Archivo Digital

3. Áreas de Acción

4. Principios de la Gestión de archivos Digitales

5. Áreas de gestión de los archivos Digitales

Autentificación

Preservación

Organización

Acceso

Conclusiones

Bibliografía

INTRODUCCION

El desarrollo de la archivística ha estado enmarcado en los últimos 10 años por

disciplinas como la informática, la administración y la gestión de información, gracias

a las cuales es común escuchar sobre conceptos como gestión documental, gestión de

electrónica de documentos y gestión de información empresarial, los cuales convergen

en el campo de la administración de negocios. En un primer escenario, la tecnología

ha modificado enormemente, durante los último años la forma como se almacena,

genera, accede y usa la información, lo cual no solo ha traído como consecuencia el

cambio de paradigmas que hasta hace poco eran simples predicciones de los

tecnologistas, sin ninguna base empírica, caracterizada cada vez más por la creciente

clientela de información en soportes electrónicos.

Definir en que consiste la Gestión archivística de documentos

electrónicos

Definir que es Archivo Digital.

Identificar las areas de Acción.

Conocer en que consisten los principios de la Gestión de archivos

Digitales.

Describir las areas de gestión de los archivos Digitales.

OBJETIVOS

CREACIÓN Y CAPTURA EN UN ENTORNO SEGURO

La captura es un interface técnico entre el sistema de gestión de documentos y las aplicaciones de

trabajo (Word, email…), y una serie de reglas y procedimientos para ello. Los mecanismos de

captura deben asegurar que los documentos capturados son los apropiados, están completos,

incluyendo los metadatos y que se han establecido los vínculos con otros documentos dentro de la

agrupación en la que se integran.

SELECCIÓN Y DISPOSICIÓN DE CONJUNTOS DOCUMENTALES

Debe adoptarse en el momento de la creación del documento electrónico de acuerdo con el

calendario de conservación. El sistema debería posibilitar el alojamiento de los documentos

relacionados entre sí en expedientes y agrupaciones; si no, debe organizarlos de forma que más

adelante puedan ser sometidos a decisiones retrospectivas de selección.


DIGITALES

PRESERVACIÓN, TRANSFERENCIA Y CONSERVACIÓN DE CONJUNTOS

DOCUMENTALES:

Los conjuntos documentales que merezcan conservación permanente deben

haber sido identificados en el momento de su creación y/o como resultado de

un proceso de selección, de transferencia y de su custodia en un archivo

permanente. El archivero debe asegurar que se tienen en cuenta los

requisitos necesarios para su conservación a largo plazo.

Hace falta disponer de unos usos (best practices) y de normas sobre formatos

y transferencia de documentos, incluyendo la prevención y la conservación.


DIGITALES

La selección de formatos debe: Los tipos de formatos físicos pueden agruparse en:


DIGITALES

Minimizar el riesgo de bloquearse conformatos y aplicaciones propietarias.

Limitar el número de formatos paraminimizar el número de rutinas (paths) demigración.

Los formatos seleccionados deben poseeruna mínima conexión con las aplicacionesdepartamentales.

Reducir al mínimo, en el funcionamientodiario, la intervención de lainfraestructura tecnológica de undepartamento.

Los formatos seleccionados no deberíanexcluir añadidos y cambios futuros amedida que se produzcan nuevosdesarrollos.

Formatos de transferencia: deben comprender

el contenido, la estructura y el contexto del

documento y documentar que también se

conservan los metadatos a nivel de documento

y de expediente.

Formatos de preservación: asegurar la

integridad del conjunto y, al máximo posible, la

estabilidad.

METODOLOGIA ARCHIVISTICA PARA DOCUMENTOS ELECTRONICOS


DIGITALES

EL ARCHIVO DIGITAL

El archivo digital es una aplicación que permite el

almacenamiento y administración de los documentos electrónicos,

dándole al usuario acceso directo y recuperación ágil de los

mismos, al tiempo que se garantizan los niveles de acceso y

seguridad que la compañía requiere mediante el uso de esta

plataforma.

Un archivo digital, es todo programa que edites y guardes en el

computador desde un simple block de nota hasta u programa

ejecutable de grandes rasgos.

Los formatos de archivos digitales almacenan la información

codificando toda la imagen cada píxel de forma individual, esto

ocasiona que el archivo pese mucho (ocupa mucho espacio en MB

en el ordenador) pero, a cambio, no pierda ninguna clase de

información.

Actualmente existen muchas clases de archivos del tipo

informático, pero para guardar el archivo existen muchísimos

formatos y cada programa informático utiliza su propio tipo de

archivo o formato.


DIGITALES

ÁREAS DE ACCIÓN

En cuanto al manejo de la Gestión Documental comprende algo más que una readecuación y

renovación de técnicas archivísticas del profesional archivero. Las habilidades y

conocimientos que debe desarrollar este profesional se pueden resumir en cuatro áreas de

acción.

La primera está enfocada al análisis de procesos, es decir, a la descripción, caracterización

y reconocimiento de los procesos al interior de la organización como fuentes de generación

documental.

Una segunda área lo constituye el análisis de información documental, para lo cual debe

tener una amplia competencia en el manejo de generación documental, analizando en que

fases de los procesos de trabajo se producen documentos y los soportes o medios donde estos

se registran.

Una tercera área comprende la selección y valoración documental en los lugares donde se

genera y se dispone (archivos de gestión o de oficina), efectuando una preselección y pre

valoración de la misma.

Una cuarta área abocada al desarrollo de mecanismos de control, para verificar cómo se

está produciendo la documentación y cómo debe fluir sin interferencias, desvíos o retrasos

hacia el archivo o los lugares destinados para un depósito parcial o permanente.


DIGITALES

El proceso se ve enriquecido por los adelantostecnológicos al encontrar nuevos soportes paraalmacenar, acceder y usar la información, lo cualgenera cambios en el sistema tradicional degestión documental para incluirse en el procesoque facilitan los soportes electrónicos

PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN DE

ARCHIVOS DIGITALES

Dentro del desarrollo tecnológico de la archivística se

han integrado diferentes disciplinas que motivan

desarrollar la gestión de la información y la

automatización de los procesos, gracias a lo que hoy

en día se denomina como gestión de electrónica de

documentos.

Las organizaciones exitosas necesitan sistemas de

información para crear, mantener y utilizar los

documentos que permitan satisfacer sus necesidades

en cuanto a la organización y conservación del fondo

documental.


ARCHIVOS DIGITALES

En el entorno de la era electrónica, el desarrollo y la

implementación de dichos sistemas se requiere que el

programa de administración de documentos y

archivos electrónicos este basado en los siguientes

principios:

Identificable, esto significa que el programa debe

ser identificable desde otros programas

corporativos.

Soportado en políticas, las cuales deben estar

documentadas, autorizadas y divulgadas

institucionalmente.


ARCHIVOS DIGITALES

Planeado, es decir debe obedecer a un plan en dos

niveles: estratégico y operativo.

Asignado a una responsable, que tenga la función

específica de planearlos, desarrollarlo y

monitorearlo.

Localizado, esto quiere decir que el programa debe

ser ubicado adecuadamente dentro de la

estructura organizacional de la entidad.


ARCHIVOS DIGITALES

Organizado de acuerdo con las necesidades y la

estructura de la institución, la naturaleza del

negocio y el ambiente tecnológico.

Manejado por personas con habilidades y

conocimiento adecuados en el campo de la

información, la gestión de documentos y la

informática.


ARCHIVOS DIGITALES

Implementado en toda la organización de manera

sistemática y bajo la dirección de un gerente con

autoridad y autonomía.

Mensurable regularmente, a través de procedimientos

de auditoria de información


ARCHIVOS DIGITALES

AREAS DE GESTIÓN DE LOS ARCHIVOS DIGITALES

AUTENTIFICACIÓN

Su fin es identificar los elementos de los documentos

electrónicos que son necesarios para mantener su

autenticidad a lo largo del tiempo y fijar los controles que

se deben realizar para comprobar no sólo la integridad

física y lógica de los documentos, sino también su calidad

cuando se almacenan y transfieren a los diversos

depósitos.

Su método todavía está en fase de construcción y

posiblemente dará lugar a la publicación de una norma

internacional. Presenta una estrecha con:

• El proceso de reunión y captura de los documentos

• La conservación preventiva de su contenido y la

identificación y selección de las series.


DIGITALES

AREAS DE GESTIÓN DE LOS ARCHIVOS DIGITALESPRESERVACIÓN

La investigación en su preservación se enfrenta

fundamentalmente a dos retos:

Creación de depósitos de conservación adecuados, tanto físico-

lógicos (disquetes, discos compactos, video discos digitales, etc.)

para los originales y las copias, como contenedores y almacenes

de estos depósitos seguros, siempre en óptimas condiciones.

La adopción de nuevas y más urgentes medidas de actuación ya

que lo digital es más vulnerable al paso del tiempo que el

papel.

Mayor deterioro físico, Agentes:

Humedad, oxidación, manipulación.

Campos magnéticos, agentes bióticos, hongos

Obsolencia Técnica:

Depósitos: Expectativa de media de 5 a10 años. Se convierten en

obsoletos incluso antes de que se deterioren.

Hardware y Software:

Incompatibilidad, Obsolescencia mayor que la de depósitos.


DIGITALES


PRESERVACIÓN

PROGRAMA

Elaboración de un detallado programa de intervención, que

constará de tres partes:

Plan de preservación

•Planificar depósitos acordes con las normas de conservación.

•Medidas de seguridad informática contra robo e

intervenciones.

•Crear un reglamento para el uso y manipulación.

•Planes de emergencia: incendios, inundaciones.

Medidas de conservación

•De los soportes: agentes de deterioro bióticos, lumínicos y

climáticos.

•Del contenido: Virus informáticos.

•Reproducción del documento.

Restauración de documentos deteriorados


DIGITALES


PRESERVACIÓN

REPRODUCCIÓN

Realización de copias periódicas de seguridad de:

El documento en nuevos almacenes digitales.

Las copias de seguridad en otros almacenes.

Medidas contra la obsolescencia:

Guarda especificación de las versiones de los formatos junto

con la publicación para permitir su futura de codificación.

Migración de formatos: copia la publicación de un nuevo

formato.

Desarrollo de software que emule el funcionamiento de

hardware y software.


DIGITALES


ORGANIZACIÓN

Organización de los documentos manteniendo las agrupaciones

naturales. Identificación de:

Fondos y secciones mediante el análisis del fin, las funciones y los

órganos de las instituciones productoras.

La series mediante el análisis de los tipos documentales.

Clasificación y ordenación:

Cuadro de clasificación.

Descripción:

ISAD(G) Descripción multinivel

ISAAR(CPF) Control de puntos de acceso e índices contenido.

Valoración y selección:

Calendario de conservación y transferencias según la edad y el valor de

los documentos.


DIGITALES


ORGANIZACIÓN

Análisis de tipos documentales

Denominación de la serie o documento.

Definición de la serie.

Productor, órgano u oficina y función.

Fechas extremas

Legislación y normatividad que rige su producción.

Procedimiento y tramite de creación.

Descripción de documentos que forman la unidad documental.

Contenido (palabra clave)

Ordenación de la serie

Series o documentos precedentes

Series o documentos descendientes.

Series relacionadas

Documentos de recopilación.

Descripción física: soporte, tipo de archivo y volumen de megas.


DIGITALES

AREAS DE GESTIÓN DE LOS ARCHIVOS

DIGITALES

ACCESO

Evolución y difusión electrónica de:

Documentos:

Formato de texto: txt, pdf, rtf.

Formato de datos estructurados: bases de datos,

hojas de calculo.

Formatos de imagen fija o en movimiento: gif,

pict, jpeg.

Formatos de sonido.

Formatos de hipertexto: SGML, XML.

Formatos multimedia.

Instrumentos de descripción: EAD (DTD)

Modulo de recuperación de información

Servicio de información multimedia tipo WWW.


DIGITALES

CONCLUSION

Adopción de tecnologías de información coherentes con la realidad. la denominadarevolución de la información electrónica está suponiendo un enorme cambio en la forma detrabajo en las organizaciones. si cambian los métodos de trabajo, cambiarán, naturalmente,los productos de dicho trabajo: los documentos, los expedientes y los archivos.

los sistemas de gestión electrónica de documentos y los sistemas de gestión de archivosactuales pueden ser adaptados y/o integrados para hacer frente al tratamiento de losdocumentos electrónicos, pero difícilmente pueden incorporar, al mismo tiempo, lascaracterísticas funcionales de la práctica archivística tradicional.

La solución puede venir de un cambio estratégico. conceptualmente hablando, unaestrategia posible consiste en modificar el centro de atención desde el contenido de unregistro a su contexto; desde el registro en sí mismo a la función de dicho registro; desde lapreservación y acceso hacia la intervención en el proceso de creación.

El conocimiento de las normas y estándares del mercado marcan la pauta para la acer uso deellas, referenciarlas y aplicarlas de manera precisa asegura la operatividad dentro de unentorno que reclama cada vez más ser parte del mundo «digital»

BIBLIOGRAFÍA

• http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/2001/diciembre/9.pdf

• Zapata, Carlos Alberto . Administración y manejo dearchivos electrónicos. En http://eprints.rclis.org

http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/2001/diciembre/9.pdf














http://eprints.rclis.org/







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